1 (6) Från Reformklubben Till Sundbybergs stad OFFERT WORKSHOP OCH PLAN Reformklubben har nöjet att erbjuda Sundbybergs stad en offert på en workshop och plan för det demokratiprojekt i Rissne som kommunen ska genomgöra. Denna offert är inom ramen för befintligt ramavtal. BAKGRUND På kommunstyrelsens sammanträde den 16 september 2013 beslutade kommunstyrelsen i Sundbybergs stad att ge i uppdrag till kommunkontoret att genomföra en medborgardialog i Rissne. Tillsammans med boende, näringsliv, föreningar och andra lokala aktörer ska vi bidra till ett bättre Rissne med fokus på social hållbarhet. Delaktighet och inflytande, barns och ungas uppväxtvillkor, förutsättningar för fysiska aktiviterer och trygghet är angelägna frågor. Den primära målgruppen är boende i Rissne och genom olika former av dialog med boende och verksamma i Rissne ska ett åtgärdspaket i form av ett 10-punktsprogram tas fram. 10-punktsprogrammet kommer fungera som en checklista och innehålla tio punkter som ska leda till ett bättre och tryggare Rissne. Denna medborgardialog blir ett sätt att väcka engagemang hos de boende som sedan bör tas omhand i den ordinarie verksamheten, till exempel genom att föra utökade dialoger kring detaljplanerna längre fram. I projektet finns redan en promemoria som fungerat som beslutsunderlag i kommunstyrelsen. Nu behöver projektet bli tydligare. Reformklubben föreslår här att nyckelpersonerna i projektet samlas för en workshop ledd av Reformklubben där man tillsammans får mejsla fram hur projektet ska se ut. Reformklubben råder sedan kommunen att samla underlaget i en plan där viktiga parametrar preciseras så att kommunen kan starta det praktiska arbetet med projektet. Nedan presenteras ett förslag på upplägg av workshopen. SYFTE Syftet med dialogen är att Rissne ska bli en bättre och tryggare plats att bo och vistas på. MÅL De primära målen med projektet som Reformklubben uppfattat det är: Stärka närdemokratin i Rissne genom en medborgardialog. Få Rissneborna att engagera sig och bidra till framtagandet av ett 10-punktsprogram med åtgärder som ska göra Rissne till en bättre och tryggare plats att bo i och vistas på. Stärka Sundbybergs stads varumärke.
2 (6) Skapa kunskap internt i kommunen om medborgardialoger. FÖRSLAG WORKSHOP FÖR DEMOKRATIPROJEKTET Reformklubben föreslår att Sundbybergs stad samlar nyckelpersonerna på tjänstemannanivå i demokratiprojektet för att delta i en workshop. Syftet med workshopen är att skapa en gemensam bild av demokratiprojektet i Rissne och göra det tydligt hur projektet ska genomföras. De delar vi kommer att diskutera under workshopen är följande: Projektets namn Bakgrund Nulägesanalys Verksamhetsmål Kommunikationsmål Strategiska vägval Målgrupper Kanaler till målgrupperna Budskap Aktiviteter (finns givna tillfällen att utnyttja) Tidplan Synlighet av projektet (PR, media, det visuella uttrycket, talespersoner, språk osv.) Nedan presenteras ett översiktligt förslag på hur workshopen kan byggas upp utifrån det så kallade strategihjulet. (se bild)
3 (6) 12.30 Introduktion Workshopen inleds med att Reformklubben berättar lite om eftermiddagens upplägg och varför vi samlats och att Filippa Palmgren kort på ett par minuter får presentera projektet och beskriva bakgrunden till genomförandet. 12.40 Nulägesbild I detta inledande pass genomför vi en SWOT-analys för demokratiprojektet i Rissne för att ha möjlighet att definiera vilka styrkor och svagheter som finns i projektet och få en gemensam bild av dessa. Denna del är ofta viktig att genomföra för att undvika eventuella fallgropar senare i projektet. Lika viktigt som det är att nulägesbilden kartläggs under detta pass, är det att nyckelpersonerna ges möjlighet att träffas för att tala om projektet och få en gemensam bild av genomförandet. 13.10 Själva utformingen av projektet Nu går vi vidare och tittar framåt på själva utformningen av projektet. De parametrar vi diskuterar under resten av eftermiddagen är: Projektets namn Verksamhetsmål (slå fast dessa) Kommunikationsmål Målgrupper Kanaler till målgrupperna Budskap Aktiviteter (finns givna tillfällen att utnyttja) Tidplan Synlighet av projektet (PR, media, det visuella uttrycket, talespersoner, språk osv.) Under eftermiddagen kommer vi självklart att ta en bensträckare. 15.20 Summering och utvärdering av dagen Här summerar Reformklubben eftermiddagens workshop och alla deltagare får berätta lite kort om vad de tar med sig efter den genomförda workshopen. 15.30 Avslutning
4 (6) FÖRSLAG PLAN FÖR DEMOKRATIPROJEKTET Efter genomförd workshop är vår idé är att Reformklubben tar fram en konkret plan utifrån det underlag som framkommer under workshopen. Syftet med att samla innehållet i en plan är att kommunen ska ha möjlighet att snabbt komma upp på banan och kunna påbörja det faktiska arbetet. Här går vi från beslutsunderlag till action och i planen ingår också viktiga strategiska vägval och framgångsfaktorer. De delar som ingår i planen är: Projektets namn Bakgrund Nulägesanalys Verksamhetsmål Kommunikationsmål Strategiska vägval Målgrupper Kanaler till målgrupperna Budskap Aktiviteter (finns givna tillfällen att utnyttja) Tidplan Synlighet av projektet (PR, media, det visuella uttrycket, talespersoner, språk osv.) ANALYS Bakgrund, verksamhetsmål och kommunikationsmål I bakgrunden framgår varför kommunen ska satsa på projektet och vilka verksamhetsmål projektet har. Här preciseras även vilka kommunikationsmål projektet ska ha. Kommunikationsmålen är till för att stötta verksamhetsmålen. Nulägesanalys Här görs en nulägesanalys med utgångspunkt i den SWOT-analys som genomförs under workshopen. STRATEGI Målgrupper och budskap Här fastslås målgrupper och vilka budskap kommunen ska fokusera på. Under rubriken målgrupper kommer vi att föreslå vilka målgrupper ni i första hand bör prioritera. Detta för att tydliggöra hur ni sedan ska prioritera bland de givna aktiviteterna.
5 (6) Kommunikationsmål Här presenterar vi kommunikationsmål utifrån resonemanget på workshopen. Kommunikationsmålen ska stötta verksamhetsmålen. Strategiska vägval Här presenterar vi några vägval kommunen bör göra för att bli framgångsrika i sitt arbete med medborgardialogen. Exempel på ett strategiskt vägval kan vara att avsätta tillräckligt med interna resurser för projektet eller veta hur man ska använda det resultat man begär in i dialogen. Kanalval Här visar vi vilka kanaler som kan fungera för respektive målgrupp. Aktiviteter Här kommer en lista med förslag på de aktiviteter vi kommit fram till på workshopen och som vi råder kommunen att satsa på. FÖRESLAGEN KONSULT Till uppdraget föreslår Reformklubben följande konsult: Lisa Wärn är tf affärschef för kommungruppen på Reformklubben. Lisa arbetar med flertalet kommuner i Stockholmsområdet och har stor erfarenhet från dialogprojekt, mediearbete, strategiskt kommunikationsarbete, kriskommunikation etc. Lisa har stor erfarenhet av att arbeta i politiskt styrda organisationer. Under fem år i Regeringskansliet var Lisa pressekreterare och sakkunnig åt dåvarande näringsminister och vice statsminister Maud Olofsson. Under sin tid i Regeringskansliet hanterade Lisa alla områden som sorterar under Näringsdepartementet, men framförallt stimulans av entreprenörskap. Men att arbeta för en minister tillika partiledare innebär att man måste ha bred kunskap inom de flesta politikområden. Som pressekreterare skötte Lisa alla ministerns mediekontakter, planerade mediearbetet, skötte medierådgivning och kriskommunikation. Både som pressekreterare och politiskt sakkunnig arbetade Lisa mycket med PR och opinionsbildning. TIDPLAN Reformklubben har avsatt tid för en workshop på eftermiddagen den 22 november kl. 12.30-15.30 i Reformklubbens lokaler på Kungsgatan 42. Reformklubben kan författa planen så snart workshopen är genomförd. Leverans av planen kan ske senast en vecka efter genomförd workshop, men självklart så snart som möjligt.
6 (6) KOSTNAD Workshop 18 000 kronor I priset ingår förberedelse och genomförande av workshopen. Själva genomförandet av workshopen genomförs av en konsult på plats (se föreslagen konsult). Plan 22 000 kronor Totalt: 40 000 kronor ÖVRIGT Offerten gäller en månad från datering. Samtliga priser är angivna exklusive moms. Eventuella kostnader för resor, lokaler, tv-fotograf för medieträning, bud mm tillkommer. Inga utlägg över 1000 kronor görs utan kundens medgivande. För inköpta tjänster görs ett administrativt påslag med 10%. Reformklubben fakturerar för sitt arbete den sista i den månad som arbetet utförts. Reformklubben tillämpar en betalningstid om 30 dagar, givet att inget annat är överenskommet. Lisa Wärn