Förslag till Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge Verksamhetsplan 2016 inklusive underlag för 2017 Organisation Styrgrupp Samordnare Nätverk Byggchefer Bygghandläggare Presidie- och handläggarträffar Projekt Fastställd av styrgruppen 2016-xx-xx Dnr 16RKxxx 1
Innehåll Uppdrag och mål... 3 Organisation... 3 Styrgrupp... 3 Samordnare... 4 Verksamhetsplan och budget... 4 Verksamhetsberättelse... 4 Nätverk... 4 Träffar för handläggare och förtroendevalda... 5 Projekt... 5... 6 Policy vid aktiviteter... 6 Externa samarbeten... 6 Kommunikation... 7 Blogg... 7 Kontaktpersoner... 7 Nyhetsbrev... 7 Omvärldsbevakning och marknadsföring... 7 Verksamhetsplan 2016... 8 Preliminär aktivitetsplan... 8 Styrgrupp... 8 Nätverk... 9 Träffar för handläggare och förtroendevalda... 9 Projekt... 10... 10 Underlag för verksamhetsplan 2017... 12 Styrgrupp... 12 Nätverk... 12 Träffar för handläggare och förtroendevalda... 12 Projekt... 12... 12 Juridik... 12 2
Uppdrag och mål Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge är ett samarbete mellan kommuner och länsstyrelsen i Kronobergs län, Region Kronoberg och Ronneby kommun i Blekinge län. Syftet med samarbetet är att effektivisera kommunernas bygglovshantering och tillsyn enligt plan- och bygglagen. Byggsamverkan omfattar till viss del även samhällsplanering. Genom samverkan och externa samarbeten kan kommunerna förstärka varandras utveckling för att nå byggsamverkans mål om samsyn och rättssäkerhet, ett effektivt arbetssätt och kontinuerlig kompetensutveckling. Initiativ och goda exempel inom och utanför länen lyfts fram och kommunerna kan dra nytta av varandras erfarenheter och kunskap. I flera kommuner råder en situation med hög personalomsättning eller svårighet att rekrytera medarbetare med rätt kompetens och erfarenhet. Byggsamverkan är därför även ett sätt att behålla kompetent personal i regionen genom att stimulera gruppkänsla och arbetsglädje med hjälp av teamarbeten och gemensamma aktiviteter. Byggsamverkan Kronoberg-Blekinges verksamhet består i huvudsak av: långsiktigt arbete i målstyrda nätverk, temastyrda handläggarträffar och träffar för politiker, tidsbegränsade projekt, t.ex. tillsynsprojekt eller projekt för att ta fram informationsmaterial, handledning eller annat gemensamt underlag, och kompetenshöjande insatser genom utbildning, kurser och seminarium. Organisation Styrgrupp Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge är en självständig verksamhet inom Region Kronoberg utifrån ett samverkansavtal med medlemmarna. Verksamhetens inriktning bestäms av en styrgrupp som består av en representant för Region Kronoberg och en från respektive medlem, vanligtvis avdelnings- eller förvaltningschefen som har befogenhet att representera medlemsorganisationen. Styrgruppen sammanträder en gång per kvartal. Vid årets första möte redovisas en sammanställning av föregående års ekonomi och verksamhet. Vid årets övriga sammanträden redovisas kvartals- eller delårsredovisning. Verksamhetsplan och budget fastställs under hösten. Ändringar i verksamhetsplan och budget kan tas vid årets övriga styrgruppsmöten. Kvartalsredovisning Kvartal 4 Kvartal 1 Årsredovisning, verksamhetsberättelse Delårsredovisning, verksamhetsplan, budget Kvartal 3 Kvartal 2 Kvartalsredovisning 3
Styrgruppen tar även beslut i principiellt viktiga frågor samt godkänner projektplan och slutrapport för gemensamma projekt. Då styrgruppen sammanträder utses en justerare. Beslut som är av stor betydelse för verksamheten, t.ex. beslut om verksamhetsplan, budget, och avtalsändringar, ska protokollföras och justeras. Övriga beslut och diskussioner sammanfattas i minnesanteckningar. Det är inte obligatoriskt för medlemmarna att delta på styrgruppsmöten, men det är närvarande styrgruppsrepresentanter som har rösträtt. Vid förhinder kan ersättare skickas, som då har samma beslutanderätt som ordinarie styrgruppsmedlem. Samordnare Arbetet inom Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge samordnas av en samordnare som har Region Kronoberg som arbetsgivare och som även är samordnare för Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge. Samordnarens uppdrag är att ta fram den verksamhetsplan och budget som beslutas av byggsamverkans styrgrupp och att leda arbetet enligt dessa dokument. Samordnaren är även sammankallande och adjungerad till styrgruppen, och ansvarar för rapportering av verksamheten till styrgruppen och den regionala utvecklingsnämnden inom Region Kronoberg. Verksamhetsplan och budget Samverkansavtalen mellan Region Kronoberg och medlemmarna styr vissa frågor som t.ex. finansiering, ansvar och återrapportering av verksamheten. Verksamhetsplanen kompletterar avtalen genom att beskriva organisationens uppbyggnad och aktiviteter. Verksamhetsplanen omfattar arbetet två år framåt och revideras årligen av styrgruppen. Byggsamverkan Kronoberg-Blekinges verksamhet finansieras främst av medlemsavgifter och bidrag från medlemmarna. En budget tas fram i samband med verksamhetsplanen och omfattar även den två år framåt, och revideras årligen. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen redovisas senast vid årets första styrgruppsmöte och beskriver vilka aktiviteter som genomförts under föregående år. Samtidigt görs en årsrapportering av ekonomin. Avvikelser från verksamhetsplan och budget ska motiveras. Löpande verksamhetsredovisning sker under övriga styrgruppsmöten. Nätverk Genom Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge träffas medlemmarna regelbundet inom nätverk, för möjlighet till kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Nätverken syftar till att effektivisera arbetet inom området och stärka tillsynen genom likartad tolkning av lagstiftningen. Utöver träffar sker detta även genom regelbunden kontakt via e-post. Nätverken har tagit fram en nätverksplan med målsättning och prioritering av aktiviteter som ska revideras årligen. Inom nätverken kan det bildas arbetsgrupper för att ta fram gemensamma mallar, rutiner eller bedömningsgrunder. Nätverken kan även jobba med temaområden i tillsynen för att öka kunskapen inom en del av nätverkets tillsynsområde. arna arrangeras och leds av värdkommuner som utses av styrgruppen. Värdskapet omfattar ett kalenderår i eller är uppdelat per halvår beroende på vad som passar de olika nätverken. Värdkommunen ansvarar för dagordningen vid träffarna, att sammankalla och bjuda in till möte samt att se till att minnesanteckningar skrivs och skickas till nätverkets deltagare och samordnaren av miljö- och byggsamverkan. Samordnarens roll är att bevaka arbetet i de olika nätverken för samordning med miljö- och byggsamverkans övriga verksamhet. De 4
nätverksträffar där värdkommunen består av få handläggare kan samordnaren gå in och hjälpa till vid planering, sammankallning, inbjudan och ta mötesanteckningar. Det finns även ett chefsnätverk som består av styrgruppsrepresentanter och andra intresserade som har en ledande, samordnande eller liknande roll hos medlemmarna. Utöver kunskaps- och erfarenhetsutbyten för att utveckla och effektivisera medlemmarnas egna organisationer, har nätverksdeltagarna till uppdrag att bidra med synpunkter och förslag för att driva och utveckla byggsamverkans verksamhet. Chefsnätverket träffas tre gånger per år, vanligtvis i samband med styrgruppsmöten. Även nätverket för handläggare träffas tre gånger per år. Träffar för handläggare och förtroendevalda Utöver långsiktigt arbete i målstyrda nätverk arrangeras fristående handläggarträffar som fokuserar på aktivt deltagande eller praktiska exempel genom t.ex. studiebesök, workshops, erfarenhetsutbyte genom diskussioner, eller föredrag om arbetssätt eller tillsynsarbete. Handläggarträffarna har i första hand något av följande syften: tillsynsvägledning från statliga verk eller samverkan med andra myndigheter eller organisationer, erfarenhetsutbyte inom ett område, studiebesök eller föreläsning med efterföljande diskussion för samsyn, eller tillfälle att träffas och knyta kontakter inom ett specifikt område eller i ett större sammanhang. En årlig handläggarträff anordnas tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge och riktar sig mot alla eller en stor del av de anställda på miljö- och byggkontoren. Om handläggarträffen är tematiskt uppbyggd ska temat beröra många, t.ex. kommunikation, arbetssätt eller sektorsövergripande samarbeten. Handläggarträffen kan omfatta tillsynsvägledning och information från länsstyrelser, andra myndigheter eller organisationer kring t.ex. myndighetsutövning och rättssäkerhet. Förutom kunskapsuppbyggnad är syftet med handläggarträffen att träffa kollegor på andra miljö- och byggkontor för att lära känna varandra, skapa kontakter och byta erfarenheter. Vart tredje år förlängs handläggarträffen till att omfatta två dagar, för att skapa ytterligare tid till teamarbete och stimulera arbetsglädje. Det anordnas även en till två träffar per år för förtroendevalda i miljö- och byggpresidier i Kronobergs och Blekinge län. Träffarna arrangeras av värdkommuner som utses av styrgruppen. Värdkommunen ansvarar för att ta fram dagordningen, medan samordnaren för miljösamverkan har i uppdrag att bjuda in till träffen och se till att minnesanteckningar förs. Syftet med träffarna är främst att lyfta initiativ och goda exempel inom miljö och hälsa, samhällsplanering och byggande, men kan också innebära tillsynsvägledning och aktuell information inom nämndernas ansvarsområden. Projekt Byggsamverkan driver även tillsynsprojekt eller projekt för att ta fram handledning eller annat gemensamt underlag för prövning eller tillsyn. Projekten kan även ha som syfte att sprida information eller genomföra utbildningsinsatser. Projekt ska beskrivas i en projektplan som anger syfte och mål, behov av resurser, tidsplan och plan för utvärdering och uppföljning av målen. För varje projekt utses en arbetsgrupp med projektledare som ska driva projektet framåt och ta fram den projektplan och slutrapport som ska godkännas av styrgruppen. 5
För varje projekt utses även en referensgrupp med personer som bidrar med kunskap och kompetens. De kan företräda andra myndigheter eller organisationer, byggföretag, fastighetsägare eller ha aktuell forskning att tillföra projektet. Tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge anordnas regelbundet en tredagars utbildning om kommunikation och bemötande för anställda på miljö- och byggkontoren. Ämnen som behandlas på utbildningen är: bemötande och/eller motiverande samtal, självkännedom och kroppsspråk, retorik och argumentation, rollen som myndighetsperson, samt hot och våld. Varje mandatperiod anordnar miljö- och byggsamverkan en utbildning för förtroendevalda i samarbete med länsstyrelserna i Kronoberg och Blekinge. Syftet är att erbjuda en utbildning för politiker kring de grundläggande reglerna för den kommunala verksamheten och myndighetsutövning enligt miljöbalken och plan- och bygglagen. Utöver dessa återkommande utbildningsinsatser anordnas ytterligare några utbildningsdagar årligen, efter prioritering av önskemål från medlemmarna själva samt en årlig utbildningsdag för miljö- och byggcheferna. Byggsamverkan arrangerar utbildningar med syfte att möjliggöra kompetensutveckling till en rimlig kostnad och restid. Policy vid aktiviteter Vid val av plats för utbildningar är det olika faktorer som styr. Möjlighet till kollektivt resande väger tungt, likaså konferensanläggningens möjlighet att tillgodose behoven (t.ex. grupprum, ljudanläggning, tillgänglighet, specialkost och miljöaspekter samt service i övrigt). Kostnaden i förhållande till arbetsinsats för samordnaren är en annan faktor som spelar in, samt möjligheten för föredragshållare att ta sig till platsen inom rimlig restid. I samband med utbildningar är det även vanligt att andra än byggsamverkans egna medlemmar bjuds in för att få ner deltagaravgiften. Det kan därför vara lämpligt att förlägga utbildningen på en plats som är enkel att ta sig till även från angränsande län, med i första hand kollektivtrafik. De årliga handläggarträffarna bör däremot förläggas vartannat år i Kronobergs län och vartannat år i Blekinge län. I samband med dessa träffar får gärna miljön och omgivningen vara av stor betydelse vid val av plats, för att öka kreativiteten och arbetsglädjen. Övriga nätverks- och handläggarträffar kan ske på konferensanläggningar, hyrlokaler eller hos värdkommuner beroende på ekonomi och antal deltagare. Vid alla typer av träffar bör det underlättas för samåkning om kollektivtrafik inte är tillgänglig eller tar lång tid. Om det är möjligt bör mötestider anpassas efter tåg- och bussavgångar. Aktiva val kring hållbar mat med mindre miljöpåverkan ska eftersträvas. Konferensanläggning eller restaurang som kan erbjuda naturbeteskött, ekologisk, vegetarisk eller närproducerad mat ska väljas i möjligaste mån. Externa samarbeten På flera håll i Sverige pågår dialoger kring uppstart av byggsamverkan enligt modellen för miljösamverkan, som finns i de flesta län. Om fler byggsamverkan startar kan samarbetet mellan dessa utvecklas likt det samarbete som finns mellan regionala miljösamverkan och 6
Miljösamverkan Sverige, med bl.a. årliga träffar för samordnare och projektledare med syfte att utveckla verksamheterna, samt samarbeten kring utbildningar och aktiviteter. För att öka dialogen med näringslivet kan företag och organisationer delta i byggsamverkans aktiviter på olika sätt. Branschorganisationer, byggföretag eller konsultfirmor deltar i många fall vid utbildningstillfällen genom att hålla föredrag. Nätverken genomför studiebesök där t.ex. byggföretag ges möjlighet att framföra sina synpunkter och budskap. Företag och organisationer kan även bjudas in att delta i referensgrupper vid projekt. Kommunikation Blogg Byggsamverkan Kronoberg-Blekinges blogg (http://blogg.regionkronoberg.se/miljo-bygg) är en av de viktigaste kanalerna för kommunikation. Den är gemensam med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge och samlar all information om miljö- och byggsamverkans verksamhet. På bloggen finns även kontaktuppgifter och e-postlistor, som kan användas för informations-, kunskaps- och erfarenhetsutbyte. Bloggen kommer så småningom att flyttas till Region Kronobergs hemsida och ändrar webbadress i samband med detta. Kontaktpersoner Varje medlem i Byggsamverkan Kronoberg-Blekinge utser en kontaktperson som ansvarar för att ta emot och sprida information från byggsamverkan till den eller de som informationen berör på förvaltningen, samt att informera samordnaren om förändringar av personal. Den information som berör nätverkens arbete och träffar sprids istället via nätverkets e- postlista, där samtliga deltagare i nätverket ska finnas med. Nyhetsbrev Ett digitalt nyhetsbrev publiceras på bloggen fyra gånger per år. Nyhetsbrevet innehåller uppdateringar om Byggsamverkan Kronoberg-Blekinges verksamhet, vilka aktiviteter som varit och är på gång. Omvärldsbevakning och marknadsföring Byggsamverkan utför även omvärldsbevakning, genom att bl.a. samordnaren deltar på projekteller informationsträffar som anordnas av tillsynsvägledande myndigheter eller andra aktörer. Marknadsföring sker förutom genom bloggen och sociala medier (Twitter). 7
Verksamhetsplan 2016 Preliminär aktivitetsplan Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Handläggarträff Byggchefsmöte Nyhetsbrev Presidieträff Byggchefsmöte Handläggarträff Nyhetsbrev Byggchefsmöte Nyhetsbrev Presidieträff Byggchefsmöte Nyhetsbrev Administratörsträff Byggnätverk Naturvård och strandskydd Styrgrupp: årsrapportering ekonomi och verksamhetsberättelse för 2015, beslut om verksamhetsplan och budget 2016-2017 byggchefer Klarspråk Byggnätverket Ventilation och obligatorisk ventilationskontroll Planhandläggare Byggnätverk KA+KP Styrgrupp: Kvartalsredovisning byggchefer Årlig handläggarträff tillsammans med miljösamverkan Styrgrupp: delårsrapportering, beslut om verksamhetsplan och budget 2017-2018 Naturvård och strandskydd Kommunikation och bemötande 2 av 3 dagar Byggnätverk Styrgrupp: Kvartalsredovisning byggchefer Forts. Kommunikation och bemötande 1 av 3 dagar Styrgrupp Styrgruppsmedlemmar 2016: Anders Karlsson, Ronneby kommun Anette Andersson, Tingsryds kommun Bertil Bengtsson, Lessebo kommun Carola Gunnarsson, Alvesta kommun Heidi Samuelsson, Region Kronoberg Karin Holst, Uppvidinge kommun Lars Wennerstål, Växjö kommun Lennart Dahlberg, Ljungby kommun Lennart Grimsbo, Länsstyrelsen i Kronobergs län Martin Berntsen, Markaryds kommun Mathias Karlsson, Älmhults kommun Samordnaren är adjungerad till styrgruppen 8
Under 2016 planeras fyra styrgruppssammanträden. Nätverk Aktiva nätverk under 2016: Byggnätverket (för bl.a. bygglovshandläggare och byggnadsinspektörer) Naturvård och strandskydd Byggchefsnätverket Nätverk för planhandläggare Administratörer Byggnätverket träffas 3 gånger under året (2 gånger på våren och en gång på hösten). Syftet med byggnätverket är att handläggarna och inspektörerna ska kunna diskutera tillämpning av PBL i samband med bygglov, förslag på beslut m.m. Även chefsnätverket träffas tre gånger under året, i samband med styrgruppsmöten. Nätverksplanerna ska granskas och vid behov revideras under året. Under 2016 påbörjas ett nytt nätverk om naturvård och strandskydd tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge. Samordnaren för miljö- och byggsamverkan ansvarar för nätverket under 2016, och preliminärt 2017. Från 2018 eller redan 2017 anordnas nätverksträffarna istället av en värdkommun. Syftet med nätverket är att i första hand diskutera tillämpning i strandskyddet, förslag på beslut och kartmaterial m.m. Ett nätverk för planhandläggarna i kommer att startas upp under 2016. Planen för framtida träffar kommer att läggas vid uppstartsmötet. Syftet med nätverket är att handläggarna ska kunna diskutera tillämpningen av PBL vid handläggningen av planer, Ett nätverk för administratörerna på miljö- och byggkontoren har startats upp. Planen är att träffas en gång om året och vid eventuellt behov. Syftet med nätverket är få ett gemensamt forum att byta erfarenheter och kunna ställa frågor kring registrering och arkivering av ärenden, PUL och ärendehanteringsprogram m.m. Träffar för handläggare och förtroendevalda Presidieträffar Under 2016 planeras två träffar för miljö- och byggpresidier i Kronoberg och Blekinge län tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge. Uppvidinge kommun är värdkommun för vårens träff och Alvesta kommun är värd för en träff under hösten. Årlig handläggarträff Miljö- och byggsamverkan anordnar en endagars årlig handläggarträff enligt upplägget som beskrivs i verksamhetsplanen. Innehåll och eventuellt tema bestäms tillsammans med styrgruppen. Externa träffar Länsstyrelsen i Kronobergs län anordnar kvartalssamtal om fysiskt planering ca fyra gånger per år. Kommunerna kan även delta på länsstyrelsens planberedning en dag i veckan. Länsstyrelsen samarbetar även med andra länsstyrelser (främst Jönköpings län) för gemensamma träffar eller utbildningsinsatser. 9
Projekt Projekt inom nätverk Det finns möjlighet att bedriva projekt inom nätverken. Exempel på projekt är tillsynsprojekt eller informationsinsatser, t.ex. att ta fram gemensam information till kommunernas hemsidor. Det kan även vara projekt för att ta fram gemensamma rutiner, mallar, vägledningar m.m. Nätverk som har önskemål om projekt lämnar in en projektplan till samordnaren, enligt beskrivningen i verksamhetsplanen. Projektplanen godkänns av styrgruppen, om projektet överensstämmer med miljösamverkans syfte, mål och budget samt deltagarnas tillsynsplaner och resurser. Samordnaren kan delta som projektledare vid behov och möjlighet. Samordnaren kan även behöva hjälpa till med externa kontakter, t.ex. beställningar och bokningar. Kommunikation och bemötande En tredagars utbildning anordnas tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge för nyanställda och andra intresserade på miljö- och byggkontor. Ämnen som preliminärt behandlas på utbildningen är bemötande och/eller motiverande samtal, självkännedom och kroppsspråk, retorik och argumentation, rollen som myndighetsperson, samt hot och våld. Syftet är att genomföra en testomgång av utbildningen, för att därefter avgöra hur ofta utbildningen ska erbjudas och om det behövs externt samarbete. Klarspråk En utbildning om klarspråk anordnas tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge. Syftet är att genom föredrag, genomgång av i förväg inskickade texter och eventuellt praktiska övningar ta reda på vad klarspråk är och varför det är viktigt, få en grundläggande förståelse för hur man kan skriva klarspråk samt känna sig motiverad att använda kunskaperna. Ventilation och fukt En kurs om ventilation och obligatorisk ventilationskontroll (OVK) anordnas under 2016. Kontrollansvariges uppgifter enligt PBL och PBL:s krav på kontrollprogram Under 2016 kommer en utbildning hållas i kontrollansvariges uppgifter enligt PBL och PBL:s krav på kontrollprogram. Den kommer främst att fokusera på hur man som handläggare ska förhålla sig till de kontrollprogram som kommer in till byggkontoren. Övrigt Det finns utrymme för byggsamverkan att anordna ytterligare en eller fler utbildningar enligt önskemål som dyker upp efter hand. 10
11
Underlag för verksamhetsplan 2017 Observera att verksamhetsplanen för år 2017 är preliminär och kommer att revideras och fastställas under 2016. Styrgrupp Under 2017 planeras fyra styrgruppssammanträden. Nätverk Aktiva nätverk under 2017: Byggnätverket (för bl.a. bygglovshandläggare och byggnadsinspektörer) Naturvård och strandskydd Byggchefsnätverket Ev. nätverk för planhandläggare Nätverken träffas ca 3 gånger under året. Nätverksplaner ska granskas och vid behov revideras under året. Träffar för handläggare och förtroendevalda Presidieträffar Under 2017 anordnar byggsamverkan två träffar för miljö- och byggpresidier i Kronoberg och Blekinge län tillsammans med Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge. Lessebo kommun är värdkommun för vårens träff och Ljungby kommun är värd för en träff under hösten. Årlig handläggarträff Miljö- och byggsamverkans årliga handläggarträff omfattar två dagar under 2017. Projekt Effektivare plan- eller byggprocess Eventuellt kan det bli aktuellt med ett gemensamt projekt kring effektivisering av plan- eller byggprocessen, där kommunerna tillsammans tittar på vad som kan göras för att utveckla framtagandet av detaljplaner eller bygglovsprocessen, t.ex. flöde, mallar, blanketter, information och hemsida. Utvärdering av byggsamverkan Byggsamverkan påbörjades 2012 i Kronobergs län och 2015 anslöt den första medlemmen i Blekinge län. En utvärdering av samverkansmodellen kommer att genomföras under 2017 för att fånga upp det som fungerat bra och bidragit till byggsamverkans syfte och mål, samt beskriva det som inte lyckats lika bra. Juridik Praktisk tillämpning av förvaltningslagen och hur man skriver bra och rättssäkra beslut. Eventuellt sker samarbete med miljösamverkan genom gemensam halvdag med tillämpning av 12
förvaltningslagen och separat halvdag med fördjupning i miljöbalken respektive plan- och bygglagen. Övrigt Det finns utrymme för byggsamverkan att anordna ytterligare en eller fler utbildningar enligt önskemål som dyker upp efter hand. 13