Minnesanteckningar från miljöchefsträff (nätverksträff)

Transkript

1 Minnesanteckningar från miljöchefsträff (nätverksträff) Den 27 maj 2015 i Ljungby Deltagare: Anders Karlsson, Ronneby kommun Anette Andersson, Tingsryds kommun Ann-Sofi Persson, Ljungby kommun Bertil Bengtsson, Lessebo kommun Carola Gunnarsson, Alvesta kommun Madeleine Karlsson, Länsstyrelsen i Kronobergs län Malin Augustsson, Region Kronoberg Maria Levin, Växjö kommun Martin Berntsen, Markaryds kommun Mathias Karlsson, Älmhults kommun Rekrytering av ny samordnare för miljö- och byggsamverkan Malin informerade om rekryteringsprocessen för ny vikarierande samordnare för miljö- och byggsamverkan. Tjänsten avser troligen perioden 1 oktober 2015 till 31 augusti Anneli Ekstedt (som inte hade möjlighet att närvara på miljöchefsträffen) har ställt frågan ifall en representant för styrgruppen får delta i rekryteringsprocessen. Det var dock ingen av de närvarande på miljöchefsmötet som kände att de hade tid för detta. Andra synpunkter och önskemål som kom upp var att det är viktigt med arbetslivserfarenhet inom något relevant område och att antingen Malin eller Heidi deltar i rekryteringsprocessen och vid intervjuer. Aktuellt inom kommunerna I Växjö kommun har man infört ny taxa för miljöbalkens område och samtidigt sett över klassningen av verksamheter. För att få samsyn inom olika tillsynsområden och

2 hitta former för effektivare tillsyn har man även delat in kontoret i olika områden (livsmedel, hälsoskydd, avlopp, lantbruk, industri/handel, MEVA mark, energi, vatten, avfall) som har regelbundna möten där de delar med sig av sin kunskap och erfarenheter. Miljökontoret i Växjö har jobbat med Lean i 3-4 år. En av de första grupperna att börja var lantbruksgruppen och sedan har övriga grupper hakat på efter hand. Vissa grupper har därför inte kommit lika långt i sitt arbete. På Länsstyrelsen i Kronobergs län är Madeleine tillbaka som funktionsledare på heltid. Några har kommit tillbaka från föräldraledigheten och länsstyrelsen har även fått eller kommer att få ett par nyanställda. I samband med detta kommer branschfördelningen att ses över för att det även ska finnas minst två personer som kan varje område. I Älmhults kommun har man satsat på enskilda avlopp genom en projektanställning. Även de kommunala reningsverken kommer tittas på lite mer noga och ev. även lantbruken i år. Även i Ljungby har man satsat på avloppstillsyn, där man tänkt till lite extra kring tillgången på gräventreprenörer i området. I Alvesta kommun har man sedan 2006 satsat på enskilda avlopp och kommer uppnå målet om att i år ha inventerat 80 % av kommunens avlopp. Troligtvis kommer även 100 % att vara inventerade i år och dessutom är de flesta dåliga avlopp åtgärdade. I Ljungby kommun har man nyligen anlitat Jonas Christensen (Ekolagen) för en lyckad utbildning för nämndspolitiker kring deras roll och med bra exempel från verkligheten. I bl.a. Alvesta läggs mycket tid på vindkraftsärenden och likaså i Ronneby, där man har jobbat länge med ett klagomålsärende. I Ronneby är även PFOS en stor fråga. Tillsynsplaner, behovsutredningar och effektivt arbetssätt I Alvesta kommun tidsredovisar man i Ecos, inte enbart den tid som läggs på ett ärende utan även övrig tid. Varje handläggare har även en egen planering, en handläggarplan som visar hur man prioriterat sin tid under en månad. Carola kan utifrån denna göra kvartalsredovisning. Det sker även en utvärdering med varje medarbetare en gång i måndagen, ibland mer sällan.

3 De olika dokumenten/programmen är ännu inte sammankopplade (men det är ett mål) utan sammanställningarna får göras manuellt. Tidsredovisningen är ett bra sätt att få fram behovet av vilka resurser som behövs. Om ingen tidsredovisning görs finns det inget underlag för att visa resursbrist, annat än stressnivå och hälsan hos handläggarna. Tidsredovisningen kan även användas som verktyg när man ska ta fram en ny taxa. Det går även göra en snabbvariant med tidsstudie över ett par månader. En annan fördel med tidsredovisningen är att man lättare kan identifiera tidstjuvarna och att även handläggarna själva tydligt kan se vad de lägger sin tid på (Martin). I en textmall/tillsynsplan ges en förklaring till siffrorna från tidsredovisningen och den planerade tiden. Samma rubriker används i alla dokument för att få en röd tråd. Det finns även en kvalitetsgrupp som jobbar mycket med behovsutredningen, rutiner och mallar m.m. I Alvesta har man även en årsklocka som redovisar aktiviteter varje månad, t.ex. regelbundna städdagar där man går in i diariet för översyn av öppna ärenden. De flesta kommuner tidsredovisar livsmedelstillsynen, men inte miljöbalkstillsyn eller på byggsidan. Ljungby kommun tidsredovisade för några år sedan, men då enbart enstaka områden, t.ex. tillsyn av C-verksamheter som en grupp. Underlaget är dock en bra grund för tillsynsplaneringen, även om det försvinner mycket tid till råd och vägledning, remisser m.m. För stora remisser kan en stor del av en heltidstjänst försvinna. I år kommer de börja redovisa några ärenden i Miljöreda eftersom de gått över till riskbaserad taxa. Det krävs dock konstant påminnelse innan man kommit in i det. Ann-Sofi tipsade om att några kommuner i Jönköpings län har tagit fram exempel på tillsynsplan för byggkontor. Ann-Sofi skickar ut detta dokument. För att tillsynsplanerna ska vara till hjälp måste de användas regelbundet på ett eller annat sätt. De ska även skickas in till länsstyrelsen för årlig granskning, då länsstyrelsen har möjlighet att reagera om de ser att behovet är större än resurserna.

4 I Älmhults kommun har man tagit fram tillsynsmål för att koppla tillsynsplanen till miljömålen. Arbetet började med att fundera över var tillsynen gör störst nytta, för vilka miljömål (och åtgärdsprogram). Det resulterade i 10 tillsynsmål till Besöken och tillsynen riktas därefter mot dessa mål vad är viktigast att titta på? Det kan även bli aktuellt med fler men kortare besök istället för vart tredje år, för att få fram en beteendeförändring, vilket kan vara svårare med längre intervall mellan besöken. Motiverande samtal är viktigt. Vid tillsynen läggs fokus på de tre största riskerna med tillsynen, genom dialog med verksamhetsutövaren och deras egna riskbedömning. I Älmhult tar man även fram en skriftlig uppdragsbeskrivning för varje medarbetare som är kopplad till tillsynsmålen, tillsynsplanen i övrigt, nämndens resultatmål och kommunens värdegrunder. Medarbetarsamtalen m.m. kopplar sedan till medarbetarens uppdrag. De flesta kommuner prioriterar bort uppsökande verksamhet, t.ex. när det gäller strandskydd och nedskräpning, annat än när man ser något som är riktigt illa. I Ljungby gör den nya riskbaserade taxan att mindre U-verksamheter prioriteras bort, men tanken är att få mer tid för dessa när övriga verksamheter kan klassas ner i tillsynsbehov. En genomgång av den riskbaserade taxan gjordes, där Ann-Sofi bl.a. visade att några riskpoäng plockats bort i SKL:s mall för den grundläggande riskklassningen (t.ex. farliga kemikalier) eftersom det saknas underlag. Grundklassningen gör man en gång (krävs stora förändringar för att ändras) och den ligger till grund för den årliga avgiften. Därefter jobbar man med erfarenhetsklassningen som kan ge extra riskpoäng efter varje besök, men poäng kan även dras ifrån om verksamheten jobbar förebyggande. Riskpoäng genom erfarenhetsklassning innebär att ytterligare avgift kan faktureras (utöver årsavgiften), medan förebyggande arbete kan sänka den årliga avgiften. Erfarenheten i Ljungby är att den riskbaserade taxan leder till i stort sett samma tillsynstid som tidigare inom miljöområdet, men betydligt mer inom hälsoskydd som

5 då kan prioriteras upp. I Ljungby har man valt att inte göra riskklassning av alla verksamheter på en gång, utan att lägga till verksamheter områdesvis. En dialog fördes även kring uppföljning av verksamhetsplanen. Själva planeringen är en viktig lärandeprocess i sig, men det ansågs även viktigt att utvärdera och sätta ord på varför det blev som det blev, hur man lagt om arbetet för att parera/förhindra misstag och vad man kunde ha gjort annorlunda. Madeleine framförde att det är viktigt för arbetsmiljön. Handläggare är bra på att ta på sig skulden och det är därför viktigt att kunna visa vad som dök upp istället, som gjorde att man inte hann med. I Alvesta skriver man upp löpande vad som kommit upp som störning eller när man fått hoppa in och hjälpa någon annan. Det varierar lite mellan kommuner och länsstyrelsen hur ofta man har uppföljning och redovisning. Ytterligare en fråga som kom upp var hur vi kan kvalitetssäkra inspektionerna och perspektivet vem jobbar vi för? Den riskbaserade taxan är ett sätt att kvalitetssäkra tillsynen, där man kan se förbättringar genom hur verksamheterna har minskat sin avgift/klassning. Att jobba strukturerat med Lean eller överskådliga scheman är ett annat sätt att effektivisera arbetet och synliggöra arbetsbelastning per individ och genom fördelning över året. Nästa träff Nästa träff är den 2 oktober, med kombinerad styrgrupps- och nätverksträff. Malin Augustsson Samordnare Miljösamverkan Kronoberg-Blekinge