Adress: Samhällsvetarhuset, SE-901 87 Umeå Mötesinformation Mötesdatum: 2014-10 -09 Kl. 17.15 Mötesplats: Ansvaret Närvarande Post Parsa Lalehzar Kabba Jallow Coenraad Coster Viktor Fredlund Maja Lundmark Lukas Norlund Sivermark Anna Neglén Daniel Andersson Josefine Rydell Ordförande Vice Ordförande Ledamot Ordf. Ekonomiutskottet Ordf. Näringslivsutskottet Ordf. Sociala utskottet Ordf. Utbildningsutskottet Ordf. Pubutskottet Ordf. Marknadsutskottet Inbjudna Owe R Hedström Inspektor HHUS (närvarade till kl. 19) Maria Kapell Utbildningsbevakare, Umeå Studentkår Carl Larsson Umeå Studentkår (närvarade till kl. 18.30) Sarah Mohammedi President AIESEC (närvarade till kl. 17.25) Justeras Viktor Fredlund Parsa Lalehzar, Ordf Maria Kapell, Sekr Justerare 1(10) justeringssignatur
1. Mötets öppnande Ordförande förklarar mötet öppnat kl. 17.27 2. Val av Sekreterare utse Maria Kapell till sekreterare. 3. Val av Justerare utse Viktor Fredlund och Parsa Lalehzar till justerare. 4. Föregående Protokoll Bakgrund: Protokoll från tidigare styrelsemöte. lägga föregående protokoll till handlingarna. 5. Godkännande av dagordningen godkänna dagordningen med följande ändringar: behandla meddelandepunkt 7. AIESEC som första punkt på dagordningen, behandla 5 och 6 före 4. Föregående protokoll, stryka 10. Marknadsföringsrapport, flytta 23. Uniaden till bli informationspunkt 14, resterande punkter flyttas därmed ner ett nummer, 2(10) justeringssignatur
lägga till 3 övriga punkter; 24.1 Information HHUS-dagen, 24.2 Äskning, 24.3 Presidiet informerar. 6. Närvarande bevilja alla närvarande med yttranderätt. Meddelandepunkter 7. AIESEC Föredragande: Sarah Mohammedi Sarah presenterar AIESEC och vad de kan erbjuda i ett eventuellt samarbete med HHUS. notera informationen. 8. Rapporter (Dras i korthet av berörda parter) Föredragande: Styrelsen Bilaga: 8. Verksamhetsberättelser lägga verksamhetsberättelserna till handlingarna. 9. Ekonomisk rapport Föredragande: Viktor Fredlund Bakgrund: Ekonomiutskottets ordförande presenterar ekonomiska situation Bilaga: 9. Financial report lägga den ekonomiska rapporten till handlingarna. 3(10) justeringssignatur
10. Marknadsföringsrapport - utgår detta möte 11. Utbildningsbevakaren rapporterar Föredragande: Maria Kapell Bakgrund: Maria presenterar aktuella frågor inom kåren och inom hennes arbetsområden. Kårens arbete med anonyma hemtentor/inlämningsuppgifter fortsätter, USBE är kontaktade för se om de vill testa detta på någon/några kurser, inväntar svar därifrån. Ett möte med universitetsservice och skrivningsbevakningen är bokat till den 23/10 för diskutera salstentamensrutinerna. Umeå studentkårs studentfackliga utbildningsdag äger rum den 22/10. notera informationen. 12. Kåren informerar Föredragande: Carl Larsson Bakgrund: Umeå Studentkår informerar om aktuella händelser. Bilaga: 12. Kåren informerar Carl berättar om statusen i frågan om digitala tentor, läkarprogrammet kommer göra en testomgång i januari och efter det finns det funderingar på testa på andra program som är intresserade, Carl åker tillsammans med universitetet på en konferens angående digitala tentor i november. Rektor har beslutat premieringen av studentfackligt engagemang vid ansökan om utlandsstudier tas bort. Umeå studentkår har i en skrivelse till universitetsstyrelsen framfört sitt missnöje med detta beslut, skrivelsen kommer behandlas vid universitetsstyrelsens nästa möte. UKÄ (universitetskanslersämbetet) kommer presentera ett förslag på nytt kvalitetsutvärderingssystem av lärosäten för högre utbildning den 22 oktober. notera informationen. 13. Informationspunkt HHUS Värdegrund Föredragande: Owe Hedström Owe informerar om det värdegrundsdokument han sammanställt och uppmanar styrelsen utgå från detta och själva utforma ett dokument för HHUS räkning. Att ha en gemensam värdegrund i 4(10) justeringssignatur
föreningen skapar stor trovärdighet och gör så alla som är del av organisationen känner sig delaktiga. Värdegrundsdokumentet bör sedan gå ut till medlemmar, företag och sponsorer. notera informationen. 14. Informationspunkt Uniaden Föredragande: Maja Lundström Bilaga: 23. Uniaden belägga punkten med sekretess. Beslutspunkter 15. Aktier Kårhuset Bilaga: 14.1 Beslutspunkt aktieköp, 14.2 belägga punkten med sekretess. 16. Utbildningsbevakare Föredragande: Maria Kapell Bilaga: 15.1 Utkast ny arbetsbeskrivning, 15.2 fastställa den reviderade arbetsbeskrivningen för tjänsten Studentombud vid Betsek & HHUS. 5(10) justeringssignatur
17. Hårdvara kassasystem Föredragande: Daniel Andersson Bilaga: 16. Underlag hårdvara kassasystem oktober Daniel förklarar de bara kollat på detta alternativ på grund av den goda relation som redan finns med Roger. Coenraad har dock kollat på lite andra alternativ och det ser ut som alla är väldigt lika i pris. Diskussion kring om det är bäst hyra eller köpa. Daniel och Viktor funderar över detta och kollar upp vad som är bäst. godkänna Daniel i samråd med Viktor köper in nya kassaapparater för max 45 000 kr inklusive moms. 18. DJ Utrustning Föredragande: Daniel Andersson Bilaga: 17.1 Underlag DJ utrustning, 17.2, 17.3 Daniel förklarar offerterna mer ingående. Precis som på föregående punkt så är detta det enda alternativet som kollats upp, en lång och god relation med Nisse på Ljudmontage ligger bakom. ge Daniel, tillsammans med Taymaz, möjlighet genomföra dessa förändringar i E-pubens ljud- och ljussystem för en kostnad av 18613 kr inklusive moms och godkänna månadsavgiften som med det nya systemet ligger på 3000 kr i månaden och inte läggs någon moms på. Diskussionspunkter 19. HHUS Get Some Föredragande: Viktor Fredlund Bilaga: 18. HHUS Get Some Styrelsen är positiva till detta förslag och tror detta kan få HHUS mer bli en del av studentlivet och bli mer integrerat i studenternas sätt tänka. 6(10) justeringssignatur
Var ska ansvaret ligga och hur ska detta organiseras? Förslag Kabba blir ytterst ansvarig och puben och sociala tillsammans kör första eventet under Halloween. Styrelsen samlar idéer och skickar dem till Kabba. Kabba tar fram en ungefärlig plan med koncept, evenemang och datum för HHUS Get some till den 17 oktober. 20. Varumärket SU Föredragande: Lukas Norlund Sivermark Bilaga: 19. Underlag för Varumärket SU Styrelsen diskuterar stärka varumärket hos alla utskott, med utgångspunkt i Sociala utskottet. Alla är överlag positiva och överens om Sociala (och även de andra utskotten) behöver ett stärkt varumärke för nå ut mer till medlemmarna. Josefine tycker dock inte en egen Facebookgrupp bör skapas för något utskott eftersom det tar bort bilden av HHUS som en enhetlig förening. Om utskottens varumärken ska stärkas så är ett första steg i detta förändra hemsidan så alla utskott får en egen flik så de blir lätt hitta och tydligt vad de olika utskotten arbetar med. Parsa lyfter frågan om det kan bli aktuellt med en reglementesändring om alla utskotten ska ha egna varumärken, just nu så finns tre varumärken reglerade; HHUS, E-puben och Ekbladet. Styrelsen är överens om en varumärkesstärkning för alla utskott och förslaget är börja med förändra hemsidan där Sociala utskottet kan vara utgångspunkt. Kabba tar fram underlag på tre olika alternativ för en ny hemsida till nästa styrelsemöte. 21. Studieresa SU Föredragande: Lukas Norlund Sivermark Bilaga: 20. Underlag Studieresa Lukas förtydligar detta underlag kan ses som en utgångspunkt i diskussionen hur styrelsen ser på skicka iväg aktiva inom styrelsen/ledningen på studieresor för utveckla HHUS verksamhet. Styrelsen är överens om det är ett bra koncept men efterfrågar det måste finnas en konkret plan med syfte, kostnad och även en avrapportering efteråt så resan verkligen kommer till nytta. I nuläget finns inga riktlinjer för vilka som får åka och i vilka syften, de utskott som vill göra en studieresa får presentera förslaget för styrelsen som sedan far beslut i varje enskilt fall. 7(10) justeringssignatur
Förslag till Lukas och Sociala utskottet är först ta kontakt med andra föreningar här på Umeå universitet och hämta inspiration från dem eller bjuda in föreningar från andra Handelshögskolor till Umeå för delta på något av Socialas evenemang och på det sättet utbyta erfarenheter. Anna föreslår Sociala utskottet kolla upp en fotbollsturnering som Jönköpings studentkår anordnar, det kanske kan vara något för dem åka på. lägga denna diskussion till handlingarna. 22. Ledningsmöten Föredragande: Daniel Andersson/ Johan Moberg Bilaga: 21. Minska antalet ledningsmöten Styrelsen diskuterar om de fysiska ledningsmötena ska vara kvar eller om det fungerar lika bra maila ut informationen. De fysiska mötena bör vara kvar men upplägget för mötena skulle kunna ändras för få fler från ledningen komma på dem. Förslag rena faktapunkter, bland annat vad som händer i utskotten, kan mailas ut men mötena behövs för ledningen ska ha möjlighet ses och utbyta erfarenheter med varandra. Kabba uppmanar utskottsordförandena ställa krav på ledningen de ska delta på ledningsmötena. Den största frågan är hur ledningsmötena bör utformas för göra dem mer raktiva för ledningen gå på. utskottsordförandena, till nästa styrelselunch den 16 oktober, samlar in synpunkter från sina utskott på hur de tycker ledningsmötena bör utformas. 23. The Scholar Magazine Föredragande: Maja Lundmark Bilaga: 22. The Scholar Magazine Styrelsen tycker det finns mycket potential i ett eventuellt samarbete med The Scholar Magazine. Maja poängterar de är media och HHUS måste tänka efter vad som bör profileras och nyttja dem i ett bra syfte. Förslag komma igång med detta samarbete genom ett konkret evenemang, kanske Fashion Week? 8(10) justeringssignatur
lägga denna punkt till handlingarna. 24. Övriga punkter 24.1 Information HHUS-dagen Föredragande: Josefine Rydell Josefine berättar om planerna för HHUS-dagen. Preliminärt datum är den 5 december, vilket är veckan efter tenta och passar därför bra. Ett nytt koncept är planerat detta år för göra dagen större och bättre nå ut till studenterna. Montrar från företag och utskott kommer sättas upp i Lindellhallen och tanken är det ska vara en mysig känsla med tillfälle mingla runt och få information om HHUS verksamhet. Planer på ha en lunchföreläsning, EPP och sedan en temafest på kvällen. Styrelsen är väldigt positiva till Marknad tänker stort när det gäller HHUS-dagen och tror det kommer nå ut till studenterna och göra HHUS syns. Maja är osäker på om datumet är bra eftersom det ligger i nära tid med många andra event. Josefine förklarar de har kollat på andra datum men det är svårt få ett datum i december som passar alla och inte krockar med något annat. lägga notera informationen. 24.2 Äskning Föredragande: Viktor Fredlund Viktor informerar USBE vill ha en budget utgå ifrån, vilket han ska skicka till dem på måndag. Alla skickar in till Viktor innan måndag vad utskotten vill ha, välj från leverantörslistan som alla fått. Kläder som ska beställas skickas till Kabba. Viktor väljer ut det som är vettigt av det utskotten skickat in och gör en budget och skickar till USBE. notera informationen. 24.3 Presidiet informerar 9(10) justeringssignatur
Parsa informerar om tre punkter som presidiet diskuterat: Att HHUS anordnar frukostbjudningar för medlemmar styrelsen är positiva. Att införa internetbaserade lösningar vid betalning för evenemang styrelsen är positiva. Att HHUS som en del i internationaliseringsprocessen lägger ut all information som ska ut på hemsidan och Facebook enbart på engelska, även svenska evenemang, där måste det dock skrias ut evenemanget är på svenska. notera informationen. 25. Sekretess belägga 14. Uniaden och 15. Aktier Kårhuset med sekretess. 26. Mötets avslutande Ordförande förklarar mötet avslutat kl. 22.40. 10(10) justeringssignatur