Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 1 [16] Plats och tid sammanträdesrummet, Vallhamn kl.14.00 16.15 Beslutande Övriga närvarande Ersättare Lars-Ola Andersson (M), ordförande Hans Kristensson (FP) Henry Hermansson (C) Rigmor Friis (S) Christer Tegemo (S) Dan Gustavsson (KD) Emilio Cotroneo (V) Tjänstemän Berndt Grönlund, vd Janne Gregoriusson, driftingenjör Stefan Skoglundh, förvaltare Maria Berndtson, assistent Zumra Boskovic, projektledare Janina Liljekvist, ekonom Ann Gustavsson, sekreterare Utses att justera Christer Tegemo (S) Justeringens plats och tid Kommunhuset 2012-12-13 kl 13.00 Paragrafer som justeras 55 69 Underskrifter Sekreterare Ann Gustavsson Ordförande Lars-Ola Andersson (M) Justerare Christer Tegemo (S)
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 2 [16] TBAB 55 Mötets öppnande Ordförande förklarar dagens styrelsemöte öppnat.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 3 [16] TBAB 56 Val av justerare Styrelsen ska välja justerare till dagens mötesprotokoll. Styrelsen väljer Christer Tegemo (S) till justerare av dagens mötesprotokoll.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 4 [16] TBAB 57 Fastställande av dagordning Styrelsen går igenom dagordningen. Styrelsen fastställer dagordningen med följande ändringar och tillägg: Christer Tegemo (S): Fråga om tillgång till bebyggelsebar mark. Frågan besvaras under punkten Pågående projekt.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 5 [16] TBAB 58 Protokoll från föregående möte Protokollet från styrelsemötet 2012-10-17 gås igenom. Styrelsen noterar protokollet från styrelsemötet 2012-10-17 och lägger detta till handlingarna.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 6 [16] TBAB 59 Energiredovisning/Systematiskt arbetsmiljöarbete Driftingenjör Janne Gregoriusson lämnar aktuell energiredovisning och status för bolagets fastigheter samt informerar om insatserna i det systematiska brandskyddsarbetet. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 7 [16] TBAB 60 Pågående projekt VD Berndt Grönlund informerar om bolagets pågående projekt. Christer Tegemo (S): Fråga om tillgång till bebyggelsebar mark. VD svarar att kommunens mark- och exploateringsavdelning förväntas köpa in råmark och att bolaget köper den mark man behöver av kommunen för framtida byggnation. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 8 [16] TBAB 61 Uthyrningsläget Förvaltare Stefan Skoglundh informerar om uthyrningsläget i bolagets fastighetsbestånd. Lägenheter: 2012-11-01 var samtliga lägenhet uthyrda. 121201 var 1 lägenhet outhyrd. Omflyttningar: November: 6 st varav 3 st inom beståndet. December: 6 st varav 1 st inom beståndet. Lokaler: Samtliga lokaler är uthyrda. Parkeringsplatser: Av bolagets 343 parkeringsplatser var 25 platser outhyrda 2012-12-01. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 9 [16] TBAB 62 Rapport från bolaget VD Berndt Grönlund informerar om bolagets pågående verksamheter. Hyresförhandlingarna är klara. 12 december blir förhandlingsresultatet officiellt. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 10 [16] TBAB 63 Ändring av köpoäng i lägenhetskön I samband med att bolaget ändrade bostadskö för några år sedan från manuellt hanterad till anmälan via hemsidan, infördes också ett köpoäng-system. Bolaget ville gynna de som redan är hyresgäster, och som av någon anledning vill byta boende. Intentionen var att om man så vill ska man kunna bo hos oss från tonåring, barnfamilj och sedan som pensionärer. Jämförelser har gjorts med en del bostadsföretag i närliggande kommuner. Föreligger förslag till förändrat köpoäng-system för styrelsens godkännande. Förslag på köpoäng-system delas ut på mötet. Tjänsteutlåtande Bolagets tjänsteutlåtande daterat 2012-11-14. Styrelsen beslutar att 1 poäng ges per dag i lägenhetskön. Den som redan är hyresgäst hos bolaget och står i kö får efter 180 dagar 2 poäng per dag. Åldersgränsen för att sätta upp sig i kön ska vara 18 år. Det nya kö-poängsystemet gäller från och med 2013-01-01.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 11 [16] TBAB 64 Ekonomisk rapport per 2012-11-30 samt låneportfölj VD Berndt Grönlund och ekonom Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget till och med 2012-11-30 samt informerar om aktuell låneportfölj. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 12 [16] TBAB 65 Budget 2013 Förslag till budgetdokument för Tjörns Bostads AB har tidigare sänts ut till styrelsen. Föreligger förslag till budget 2013 för Tjörns Bostads AB för styrelsens godkännande. Styrelsen godkänner upprättat förslag till budget 2013 för Tjörns Bostads AB.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 13 [16] TBAB 66 Revisions-PM avs löpande granskning för verksamhetsåret 2012 Bolagets auktoriserade revisionsbyrå Ernst & Young AB, genom Bjarne Fredriksson har upprättat revisions-pm efter deras löpande granskning av verksamhetsåret 2012. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 14 [16] TBAB 67 Omförhandling av lån samt ny swap På styrelsemötet 2012-10-17 gavs ekonomiansvarig Janina Liljekvist delegation att omförhandla lån som förfaller till betalning. Ekonom Janina Liljekvist informerar att tre av bolagets lån på totalt 61 MSEK har omförhandlats till bättre lånevillkor. Styrelsen är positiv till att bolaget amorterar. Omförhandling av ytterligare lån kommer att ske i slutet av januari månad. I övrigt noterar styrelsen informationen.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 15 [16] TBAB 68 Sammanträdesordning 2013 Föreligger förslag till sammanträdesordning 2013 för styrelsen i Tjörns Bostads AB enligt följande: Beredningar: 5 mars, 7 maj, 1 oktober, 19 november. Samtliga beredningsmöten är tisdagar med start kl 13.00. Styrelsemöten: 20 mars, 22 maj, 15 oktober, 10 december. Mötena 20 mars och 22 maj är onsdagar med start kl 14.00. Mötena 15 oktober och 10 december är tisdagar med start kl 14.00. Bolagsstämma: 16 maj (även bolagsdag kl 16.00 18.00) Styrelsen fastställer sammanträdesordning 2013 för Tjörns Bostads AB enligt ovan.
Styrelsemöte nr 4 2012-12-05 16 [16] TBAB 69 Attestinstruktioner och attestordning Föreligger förslag till reviderade attestinstruktioner och attestordning för styrelsens godkännande. Styrelsen fastställer föreslagna attestinstruktioner och attestordning för Tjörns Bostads AB.