1 Certifiering av Ladok-användare Självstudiematerial registrering i Ladok Avser utbildning på grund- och avancerad nivå Version 1.2 2011-01-20 1
2 0BRegistrering i Ladok... 2 0BRegistrering i Ladok... 3 3BStudiemedel... 3 4BHelårsstudent (HST/HÅS)... 3 5BKurser och kurstillfällen... 3 6BFristående kurser och kurser inom program med eller utan terminsregistrering... 3 7BRegistreringstyper... 4 8BStudieuppehåll och avbrott... 4 9Borttagning av kursregistrering... 4 1BRegistrering på fristående kurs och kurser inom program utan terminsregistrering... 5 01BRG01 Registrering en person... 5 71BFörslag på kursregistrering... 6 81BFörslag på kurs- och terminsregistrering... 6 91BFFG-reg på kurs, anmälningskod... 6 02BFO-reg på kurs... 7 12BOM-reg på kurs... 9 1BRG02 Kursregistrering av flera personer... 9 2BFFG-reg på kurs... 10 21BFFG-reg på kurs - utsökning via annan kurs, grupp, program... 12 32BFO-reg på kurs... 13 32BFO-reg på kurs... 14 42BOM-reg på kurs... 15 52BRG10 Avbrott på kurs... 17 31BRG11 Borttagning av kursregistrering... 17 2BRegistrering för program med terminsregistrering... 18 41BRG01 - Registrering en person... 18 62BFörslag termins- och kursregistrering... 18 72BFFG-registrering på kurs inom program med terminsregistrering... 20 82BOM-registrering på programtermin... 21 51BRG02 - Kursregistrering flera personer... 22 92BFFG-reg på kurs inom program med terminsregistrering... 22 61BRG03 - Terminsregistrering flera personer... 25 2
3 0BRegistrering i Ladok Registrering av en student i Ladok betyder att man lägger in uppgift om att studenten är närvarande och har påbörjat sina studier. Studenten blir antagen till ett program eller en kurs. Efter upprop, introduktionsmöte eller annan närvarokontroll registrerar man studenten. Det är också möjligt att låta studenterna själva registrera sig genom Ladok på webb. I en del högskolor är det tillåtet att registrera studenter utan att antagning finns. En förutsättning för registrering är att studenten finns inlagd ( etablerad ) i Ladok och att uppgift om grundläggande behörighet på kursens nivå (grund- eller avancerad) finns. 3BStudiemedel Centrala studiestödsnämnden har tillgång till uppgifter som finns inlagda i Ladok och registrering är en förutsättning för utbetalning av beviljade studiemedel. Det är alltså viktigt att lägga in registreringar så snabbt som möjligt vid kursstart. 4BHelårsstudent (HST/HÅS) Ladok fungerar som studentregister, men är dessutom ett redovisningsinstrument för högskolan. Universitet och högskolor får ersättning från staten utifrån registreringar och resultat. Varje registrering genererar ett antal helårsstudenter (HST eller HÅS ). En helårsstudent motsvarar registrering på 60 högskolepoäng. En student som registreras på en 15-poängkurs genererar 0.25 HST. Högskolan har ett uppdrag att producera ett bestämt antal helårsstudenter och får ersättning vars storlek beror på utbildningsområde. Högst ersättning per HST ges för konstnärliga utbildningar medan humaniora, teologi, juridik och samhällsvetenskaper får de lägsta beloppen. 5BKurser och kurstillfällen Varje kurs har en kurskod som gäller tills kursplanen ändras. Kurskoder består av sex tecken, vanligtvis en kombination av siffror och bokstäver. Varje gång kursen ges definieras ett kurstillfälle. Om en kurs t ex ges både dagtid och kvällstid en viss termin får kursen två unika anmälningskoder. Om kursen ingår i ett program med terminsregistrering skall kursen definieras i programplanen för aktuell termin. 6BFristående kurser och kurser inom program med eller utan terminsregistrering Kurser kan vara fristående eller ingå i ett eller flera program. Samma kurs kan både ges som fristående och ingå i program. Fristående kurser får en anmälningskod och registrering kan göras. Anmälningskoder listas i funktionen KA13. Program har antingen kursregistrering eller terminsregistrering. 3
4 För program med kursregistrering gäller följande: De kurser som kan ingå i program får förutom anmälningskod även programmärkning. En kurs som ges både som fristående kurs och programkurs kan ha samma anmälningskod. Man anger även vilken kurs som inleder programmet. När en student som har antagning till programmet blir registrerad på den inledande kursen eller en annan kurs som är kopplad till programmet, aktiveras programregistreringen. Vid terminsregistrering registreras studenten på en programtermin. Förutsättningen är att programterminen finns definierad i Ladok. Man anger vilka programterminer som skall ges en viss termin. Vilka kurser som går att läsa inom ett program anges i en programplan i Ladok, samt vilken/vilka programterminer kursen/kurserna ska läsas i. Inlagda programplaner kan ses i katalogfunktionen KA21 i Ladok. Man kan välja att kursregistrering sker automatiskt vid terminsregistrering eller att separat kursregistrera programstudenter. Ytterligare en förutsättning för registrering på programtermin är att studenten antingen har en antagning på programmet eller att studenten har flyttats upp från en tidigare programtermin. 7BRegistreringstyper Det finns tre registreringstyper: o o o FFG förstagångsregistrering på kurs eller programtermin FO fortsättningsregistrering anges från och med termin två när en kurs sträcker sig över flera terminer (första terminen har en FFG) OM omregistrering när en student inte avslutar kursen eller programterminen inom beräknad tid. FFG- och FO-registreringar är anslagsgrundande (HST). 8BStudieuppehåll och avbrott Studerande på program kan beviljas studieuppehåll en eller flera terminer. På fristående kurser finns ingen möjlighet till uppehåll. Avbrott betyder att studenten helt överger sina studier. Avbrott på kurs läggs in i funktionen RG10. Studieuppehåll och avbrott på program läggs in i SA45. Man skiljer mellan tidigt avbrott som sker inom tre veckor från kursstart och avbrott som läggs in efter vecka tre. Såväl avbrott som tidigt avbrott på kurs läggs in RG10. Högskolan får ingen ersättning (HST) vid tidigt avbrott. 9Borttagning av kursregistrering En kursregistrering kan tas bort om det är uppenbart att registreringen är felaktig. Om en student registrerat sig på en kurs, utan att ha presterat några poäng inom kursen, skall ändå registrering kvarstå, eftersom registreringen genererar ersättning från staten (HST). Särskild behörighet till funktionen krävs, och vilka som får behörigheten varierar mellan olika lärosäten. 4
5 1BRegistrering på fristående kurs och kurser inom program utan terminsregistrering 01BRG01 Registrering en person RG01 består av ett antal delfunktioner och med hjälp av dessa ges möjlighet att lägga in olika typer av registreringar för en person i taget. Endast de delfunktioner du har behörighet till visas i listan. Delfunktionerna är markerade i bilden nedan. I Personliga inställningar (under menyn Funktion ) anger du om du också vill se förslag till OMreg på kurs och/eller om du samtidigt med registrering på kurs också vill kunna lägga in grupp i kurs. Välj delfunktion i radiogruppen eller under Funktion i menyraden. Varje delfunktion är fristående. Det betyder att du kan byta person inne i en delfunktion utan att återvända till startformuläret. 5
6 71BFörslag på kursregistrering Ange termin och personnummer. De registreringar det finns underlag för söks fram och visas som förslag. Förslag på FFG-registrering grundar sig på antagning. Förslag på FO-registrering visas från och med termin två på kurs som löper över flera terminer. Det kan finnas villkor för registreringen, t. ex. förkunskapskrav, vilket i så fall visas i fältet Villkor. För att godkänna förslag till registrering skriver du ett J i rutan Reg. Skall ingen registrering ske fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Om det finns så många förslag att de inte ryms i bilden, läggs en rullist ut till höger om förslagen. Om du valt att kunna lägga in uppgift om grupp i kurs öppnas fält för detta. Spara genom att klicka på Uppdatera. När du är klar med funktionen kan du välja en ny delfunktion, antingen via menyraden under funktion, eller genom att stänga fönstret och göra ett nytt val i startformuläret. 81BFörslag på kurs- och terminsregistrering Delfunktionen visar förslag på terminsregistrering (se separat kapitel) men kan även användas för registrering på fristående kurs. 91BFFG-reg på kurs, anmälningskod Delfunktionen används för att lägga in förstagångsregistrering på kurs - utan föregående antagning till kursen. 6
7 Ange termin och personnummer. Senaste kursregistrering (och programantagning) visas. Ange anmälningskod. FFG-registrering kan göras på samtliga kurser under förutsättning att det finns en anmälningskod upplagd. Om studenten har antagning till ett program som kursen är kopplad till är programmet förvalt i fältet Program, annars står FRIST KURS som förval. Du kan även ange grupp i kurs. Klicka på Uppdatera. 02BFO-reg på kurs Delfunktionen används för att lägga in fortsättningsregistreringar på kurs. Ange termin och personnummer. De FO-registreringar som det finns underlag för söks fram och visas som förslag. Fyll i J och klicka på Uppdatera. Om en asterisk visas under rubriken Typ - FO2* - betyder det att studenten inte läser kursen i terminsordning pga uppehåll en eller flera terminer. 7
8 8
9 12BOM-reg på kurs Delfunktionen används för att lägga in omregistreringar på kurs. Ange termin och personnummer. De OM-registreringar som det finns underlag för söks fram och visas som förslag. Fyll i J för de kurser där omregistrering skall ske och klicka på Uppdatera. 1BRG02 Kursregistrering av flera personer I RG02 kan du förstagångsregistrera (FFG), fortsättningsregistrera (FO) och omregistrera (OM) flera personer på fristående kurs eller kurs inom program, med eller utan registreringsunderlag. I funktionen kan du söka ut förslag till registrering i de fall underlag finns i registret i form av antagningar eller tidigare registreringar. Du kan också registrera personer direkt, utan förslag. Under alternativet Funktion på menyraden finns Personliga inställningar där du bestämmer om du samtidigt med registrering vill lägga in uppgift om grupp i kurs. I delfunktionen skapas det arbetslistor och under Funktion kan du välja att inte bara se de listor du själv skapat utan alla som du är behörig till genom att bocka för Visa alla listor. Du kan också skriva ut listöversikten som visas i funktionen. 9
10 När funktionen startas görs automatiskt en genomsökning av påbörjade listor. Dina egna eller alla listor beroende på inställning, visas i listöversikten i startbilden. Endast de listor som hör till den valda delfunktionen visas i fönstret. Välj en delfunktion. Du ser bara de alternativ du är behörig till. Under listöversikt ser du även uppgifter om de tidigare skapade listor du är behörig att bearbeta. Påbörja en ny lista genom att markera Ny lista i listboxen och därefter klicka på Skapa ny lista. En tidigare påbörjad lista tar du fram genom att markera listan i listöversikten (alternativt ange listnumret vid Direktval av lista ) och klicka på Bearbeta lista. Du kan även välja att ta bort en lista som du vet inte kommer att bearbetas. 2BFFG-reg på kurs 10
Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Ange anmälningskod och tryck på Tab. Du kan söka fram anmälningskoden genom att trycka på sökknappen >> och fylla i sökformuläret. Du kan begränsa - söka ut endast studenter som skall läsa kursen inom ett visst program - genom att fylla i en programkod. Du kan också begränsa genom att skriva FRIST. Då får du bara med personer som skall läsa kursen som fristående kurs. Kursuppgifter visas. Tryck på Sök för att söka fram de antagna. Bilden Visa antal funna personer visar nu personerna, ett listnummer samt antal personer. Om du vill kan du nu gå in i begränsningspaketet genom att trycka på knappen Begränsa. När du bekräftar sökningen med OK sparas listan. Kommandot Personvis öppnar ett formulär för inmatning av personnummer. Inlagda personer sparas på en lista på samma sätt som efter sökning. Här kan du också importera personuppgifter från en fil. När du skapat en lista kan du välja: Skriv ut underlag inför uppropet; du får fram ett registreringsunderlag med plats för anteckning framför varje namn. Bearbeta lista - ett nytt fönster öppnas. Kursuppgifter och listan över de personer som sökts fram/angetts visas på skärmen. Det kan finnas villkor för registreringen, t ex förkunskapskrav, vilket i så fall visas i fältet Villkor. I rutan framför namnet fyller du i J för de personer som skall registreras. Personer som inte skall registreras markeras med N alternativt lämnas blanka, och registreras då inte. Du kan även stryka personer som inte ska registreras från listan genom att markera personen (raden blir gul) och trycka på Stryk. Observera att du bara stryker personen från den här listan, antagningen kvarstår. Du kan lägga in en förvald markering J eller N för alla. Om någon som ska registreras inte finns med kan du lägga till personer genom att klicka på Lägg till. 11 11
Under menyn Funktion hittar du en del genvägar och snabbkommandon för att bl a stryka, lägga till personer och spara. Du kan fylla i gruppkod i fältet Grupp i kurs om du i Personliga inställningar under Funktionsmenyn bockat för att det skall visas. Du sparar dina markeringar genom att trycka på Spara. Om du nu stänger fönstret, hittar du listan i listboxen under rubriken Listöversikt. Markera listan och du kan åter börja bearbeta den. För att registrera studenterna i listan måste du lägga in uppgifterna definitivt. När du tryckt på Definitiv inläggning är personerna registrerade. Listan försvinner. Du kan nu söka fram de registrerade i funktionen UT32. 12 21BFFG-reg på kurs - utsökning via annan kurs, grupp, program Fyll i termin och anmälningskod för den kurs där registrering skall ske. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Knappen Utsökning leder till det generella utsökningspaketet där du kan söka fram personer via registrering, resultat eller grupp. När du fått fram de personer du sökte, trycker du på Klar och lämnar sökpaketet. Klicka på OK och du kommer tillbaka till första bilden. När du skapat en lista kan du välja: Skriv ut underlag inför uppropet, du får fram ett registreringsunderlag med plats för anteckning framför varje namn. Bearbeta lista - ett nytt fönster öppnas. 12
13 Kursuppgifter och listan över de personer som sökts fram/angetts visas på skärmen. I rutan Reg fyller du i J för de personer som skall registreras. Personer som inte skall registreras markeras med N alternativt lämnas blanka, och registreras då inte. Du kan även stryka personer som inte ska registreras från listan genom att markera personen (raden blir gul) och trycka på Stryk. Du kan lägga in en förvald markering J eller N för alla. Om någon som ska registreras inte finns med kan du lägga till personer genom att klicka på Lägg till. Här kan du också importera personuppgifter från en fil. Under menyn Funktion hittar du en del genvägar och snabbkommandon för att bl a stryka, lägga till personer och spara. Du kan fylla i gruppkod i fältet Grupp i kurs om du i Personliga inställningar under Funktionsmenyn bockat för att det skall visas. Du sparar dina markeringar genom att trycka på Spara. Om du nu stänger fönstret, hittar du listan i listboxen under rubriken Listöversikt. Markera listan och du kan åter börja bearbeta den. För att registrera studenterna i listan måste du lägga in uppgifterna definitivt. När du är säker på att du markerat med J alla personer som skall registreras, trycker du på Definitiv inläggning. Nu är personerna registrerade. 13
14 32BFO-reg på kurs Fyll i termin och kurskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Alla aktuella kurstillfällen för fortsättningsregistrering söks fram och visas i listboxen. Markera aktuell rad. Du kan begränsa - söka ut endast studenter som skall läsa kursen inom ett visst program - genom att fylla i en programkod. Du kan också begränsa genom att skriva FRIST. Då får du bara med personer som skall läsa kursen som fristående kurs. Kommandot Sök söker fram personer som är aktuella för registrering på det kurstillfälle du markerat i listboxen. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret Visa antal funna personer. Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen Begränsa. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt. När du skapat en lista kan du välja: Skriv ut underlag inför uppropet; du får fram ett registreringsunderlag med plats för anteckning framför varje namn. Bearbeta lista - ett nytt fönster öppnas. 14
15 Kursuppgifter och listan över de personer som sökts fram/angetts visas på skärmen. I rutan framför namnet fyller du i J för de personer som skall registreras. Personer som inte skall registreras markeras med N alternativt lämnas blanka, och registreras då inte. Du kan även stryka personer som inte ska registreras från listan genom att markera personen (raden blir gul) och trycka på Stryk. Du kan lägga in en förvald markering J eller N för alla. Under menyn Funktion hittar du en del genvägar och snabbkommandon för att bl. a. stryka, lägga till personer och spara. Du sparar dina markeringar genom att trycka på Spara. Om du nu stänger fönstret, hittar du listan i listboxen under rubriken Listöversikt. Markera listan och du kan åter börja bearbeta den. För att registrera studenterna i listan måste du lägga in uppgifterna definitivt. När du är säker på att du markerat med J alla personer som skall registreras, trycker du på Definitiv inläggning. Nu är personerna registrerade. Du kan nu söka fram de registrerade i UT32. 42BOM-reg på kurs Fyll i termin och kurskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Kommandot Sök söker fram personer som är aktuella för omregistrering på angiven termin och kurskod, dvs. personer som är FFG-registrerade på kursen tidigare terminer och som saknar slutbetyg på kursen. Du kan begränsa sökningen till att omfatta enbart registrerade under viss terminsintervall. När utsökningen är klar visas sökresultatet i formuläret Visa antal funna personer. Du har där möjlighet att gå till det generella begränsningspaketet via knappen Begränsa. Där kan du t.ex. via knappen Kurs begränsa så att du bara får med de personer som har en FFG-registrering föregående termin. När du bekräftar utsökningen sparas listan och listnummer sätts automatiskt. Kommandot Personvis öppnar ett formulär för inmatning av personnummer. Inlagda personer sparas på en lista på samma sätt som efter sökning. Här kan du också importera uppgifter från en fil. 15
16 När du skapat en lista kan du välja: Skriv ut underlag registreringsunderlag med plats för anteckning framför varje namn. Bearbeta lista - ett nytt fönster öppnas. Kursuppgifter och listan över de personer som sökts fram/angetts visas på skärmen. I rutan framför namnet fyller du i J för de personer som skall omregistreras. Personer som inte skall omregistreras markeras med N alternativt lämnas blanka, och omregistreras då inte. Du kan även stryka personer som inte ska omregistreras från listan genom att markera personen (raden blir gul) och trycka på Stryk. Du kan lägga in en förvald markering J eller N för alla. Om någon inte finns med men ska omregistreras kan du lägga till personer genom att klicka på Lägg till. Under menyn Funktion hittar du en del genvägar och snabbkommandon för att bl. a. stryka, lägga till personer och spara. När du tryckt på Definitiv inläggning är personerna omregistrerade. Listan försvinner. Du kan söka fram de omregistrerade i funktionen UT32. 16
17 52BRG10 Avbrott på kurs I RG10 lägger du in personvis - tidigt avbrott (inom 3 veckor från kursstart), avbrott (mer än 3 veckor från kursstart) eller tar bort avbrott. Markera en delfunktion samt ange personnummer och termin för förstagångsregistreringen för aktuell kurs. Därefter trycker du på Sök och får fram kurser där ett avbrott kan läggas in respektive tas bort Genom att bocka för rutan Avbr öppnar du fältet för avbrottsdatum. När detta är ifyllt (ÅÅMMDD), kan du uppdatera. Borttagning av avbrott sker på samma sätt. Här bockar du för rutan Bort och uppdaterar, varefter avbrottet är borttaget. 31BRG11 Borttagning av kursregistrering I funktionen RG11 kan en kursregistrering tas bort. Särskild behörighet krävs till funktionen. 17
18 2BRegistrering för program med terminsregistrering 41BRG01 - Registrering en person RG01 består av ett antal delfunktioner och med hjälp av dessa ges möjlighet att lägga in olika typer av registreringar för en person i taget. Endast de delfunktioner du har behörighet till visas i listan. Kapitlet visar endast funktioner och delfunktioner för program med terminsregistrering. Delfunktionerna är markerade i bilden nedan. Välj delfunktion i radiogruppen eller under Funktion i menyraden. Varje delfunktion är fristående. Det betyder att du kan byta person inne i en delfunktion utan att återvända till startformuläret. 62BFörslag termins- och kursregistrering Delfunktionen används för att lägga in förstagångs- och omregistreringar (FFG och OM) på programtermin och förstagångs-, fortsättnings- och omregistreringar på kurs (FFG, FO och OM). Innevarande termin står som förslag när du öppnar delfunktionen och i nästa fält fyller du i personnummer. De registreringar som det finns underlag för (via antagning, uppflyttning och tidigare registreringar) söks fram och visas som förslag. Vilka som visas är kopplat till din behörighet att registrera (behörighet att registrera på visst program t.ex.). I Personliga inställningar (under menyn Funktion ) anger du om du också vill se förslag till OMreg på kurs och/eller om du samtidigt med registrering på kurs också vill kunna lägga in grupp i kurs. 18
19 Förslag till terminsregistrering grundar sig på programantagning och uppflyttning. Kurser som lagts in vid uppflyttning (SA41) eller genom kursval (SA33) och som har markerats för att generera automatisk registrering visas inte här. Inte heller kurser inom program som ska fortsättningsregistreras. Dessa kurser blir registrerade samtidigt med terminsregistreringen. Under rubriken Förslag till kursregistrering visas samtidigt kurser utanför programplanen som det finns en antagning till eller som ska ha en fortsättningsregistrering. När studenten har fått en terminsregistrering för innevarande termin visas följande förslag till kursregistrering: omregistrering på redan registrerade kurser, kurser inlagda som valda men som inte markerats för att generera automatiskt registrering, samt kurser som lagts in som valda efter att terminsregistreringen är gjord. För att godkänna förslag till registrering skriver du ett J i rutan. Skall ingen registrering ske fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Om det finns så många förslag att de inte ryms i bilden, läggs en rullist ut till höger om förslagen så att fler förslag kan "rullas" fram. Spara genom att klicka på Uppdatera. När du är klar med funktionen kan du välja en ny delfunktion, antingen via menyraden under Funktion, eller genom att stänga fönstret och göra ett nytt val i startformuläret. 19
20 72BFFG-registrering på kurs inom program med terminsregistrering Delfunktionen används för att lägga in förstagångsregistrering på kurs inom program direkt utan föregående antagning eller val av kursen. Vid registreringen markeras inom vilket program/inriktning kursen skall läsas. Innevarande termin står som förslag när du öppnar delfunktionen och i nästa fält fyller du i personnummer. Uppgifter om studentens aktuella programantagningar och senaste kursregistreringar relaterat till den termin du angett visas i den övre delen av bilden. Fyll i kurskod för den kurs det ska läggas in registrering på. Alla giltiga förslag till programmärkning av kursen söks automatiskt fram och läggs i en rullgardinslista. Med högre behörighet kan du i denna funktion, efter varning, "tvinga" in kurser i ett program som normalt inte ligger inom programplanen. Spara genom att klicka på Uppdatera. 20
21 82BOM-registrering på programtermin Den här delfunktionen används för att lägga in omregistreringar på programtermin för program med terminsregistrering. Innevarande termin står som förslag när du öppnar delfunktionen och i nästa fält fyller du i personnummer. Samtliga möjliga omregistreringar på programtermin visas som förslag i bilden. Du registrerar genom att skriva J i kolumnen "Reg". Skall ingen registrering ske fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Om det finns så många förslag att de inte ryms i bilden, läggs en rullgardinslista ut till höger om förslagen. Spara genom att klicka på Uppdatera. 21
22 51BRG02 - Kursregistrering flera personer Endast de delfunktioner du har behörighet till visas i listan. I RG02 finns det endast en funktion speciellt för program med terminsregistrering, vilken är markerad i bilden nedan. 92BFFG-reg på kurs inom program med terminsregistrering I denna funktion kan du lägga in registrering på kurser som finns inlagda som valda i SA33 eller SA34. Under alternativet Funktion på menyraden finns Personliga inställningar där du bestämmer om du samtidigt med registrering vill lägga in uppgift om grupp i kurs. I delfunktionen skapas det arbetslistor och under Funktion kan du välja att inte bara se de listor du själv skapat utan alla som du är behörig till genom att bocka för Visa alla listor. Du kan också skriva ut listöversikten som visas i funktionen. När funktionen startas görs automatiskt en genomsökning av påbörjade listor och dina egna, eller alla listor beroende på inställning, visas i listöversikten i startbilden. Endast de listor som hör till den valda delfunktionen visas i fönstret. 22
23 Börja med att klicka på Skapa ny lista. Du kommer då till en ny bild där du söker ut alla som valt kursen och som utgör underlag för registrering Fyll i termin och kurskod. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Du har möjlighet att begränsa - söka ut endast dem som skall läsa kursen inom ett visst/vissa program - genom att fylla i en programkod. Du kan söka fram kurs- och programkod genom att trycka på sökknappen >> och fylla i sökformuläret. Kommandot Personvis öppnar ett formulär för inmatning av personnummer. I samma formulär kan du också importera personuppgifter från en fil. Inlagda personer sparas på en lista på samma sätt som efter sökning. Tryck på Sök för att söka fram de personer som är aktuella för registrering. Under Sökresultat visas personerna, ett listnummer samt antal personer. Om du vill kan du nu gå in i begränsningspaketet genom att trycka på knappen Begränsa. När du bekräftar sökningen med OK, sparas listan. 23
24 När du skapat en lista kan du välja: Skriv ut underlag inför uppropet; du får fram ett registreringsunderlag med plats för anteckning framför varje namn. Bearbeta lista - ett nytt fönster öppnas. I bearbetningsläget anger du J på de studenter som ska ha en registrering och N eller lämnar blankt för dem som inte ska ha någon registrering. Det går att lägga in en förvald markering. Om grupp i kurs är valt i personliga inställningar kan du samtidigt lägga in grupp i kursmarkering. Det går att ta ut underlagslista även från denna bild, via Funktion. Om du har lagt in markeringar i kolumnen Reg och sparat, kommer dessa med ut på underlagslistan. Registreringarna läggs in först är du klickat på Definitiv inläggning, varvid arbetslistan försvinner. 24
25 61BRG03 - Terminsregistrering flera personer Funktionen används för att lägga in terminsregistreringar: förstagångsregistreringar (FFG) och omregistreringar (OM) på programtermin. Terminsregistrering görs per program och för en programtermin i taget. Vid registrering på program med inriktningar måste både program och inriktning anges. Registrering kan göras med eller utan utskrift av registreringsunderlag. Ny lista skapas via utsökning av personer som är uppflyttade till nästkommande programtermin. För att kunna OM-registrera på viss programtermin i RG03 förutsätts att du har gjort uppflyttning med villkor och att det finns personer som blev "ej godkända" vid uppflyttningen. Personer som är uppflyttade men inte längre aktuella för registrering kommer på varningslista som kan skrivas ut. När funktionen startas görs automatiskt en genomsökning av påbörjade listor och dina egna listor i visas i listöversikten i startbilden. Endast de listor som hör till vald typ av registrering visas. I funktionsmenyn kan alternativet Visa alla listor bockas för. Då visas alla listor som du är behörig till per registreringstyp. Börja med att välja typ av registrering under Välj alternativ. Antingen bearbetar du en redan skapad lista eller så gör du en ny. När du påbörjar en ny lista ska Ny lista vara markerad och därefter ger du kommandot skapa ny lista. Du kommer då till nästa bild där du söker ut personer som skall registreras. Listnummer skapas automatiskt för de nya listorna. 25
26 Utskrift av registreringsunderlag görs normalt direkt efter utsökningen med hjälp av knappen "Skriv ut underlag. För att arbeta med listan klickar du på Bearbeta lista. Listan tas fram på skärmen och personer som skall registreras markeras med J. Blank eller N medför ingen registrering. Det går att lägga in förvald markering av J eller N. Under menyn Funktion hittar du möjlighet att skriva ut ytterligare registreringsunderlag när du har listan i bearbetningsläge. Inlagda registreringsmarkeringar skrivs då ut på underlaget. Efter att listan är sparad och klar, gör du definitiv inläggning varvid registreringarna går in och listan raderas. Samtidigt med terminsregistreringen läggs registreringar in på valda kurser inom programmet. Fellista skrivs ut om inläggning av kursregistreringar misslyckas. Lista som inte avslutas tas bort genom att markera den i listöversikten och sedan ange "Ta bort lista". 26
Test Registrering Fråga 1 Vad betyder det att en student är registrerad? Ditt svar När studenten ansöker om att läsa vid ett lärosäte så lägger handläggare in ansökningsuppgifterna i Ladok och då kan personen sägas vara registrerad. En registrering sker efter att personen är antagen till ett program eller en kurs och det markerar att studenten är närvarande och har påbörjat sina studier, studenten har en registrering på programmet eller kursen. Så fort någon blir antagen till en utbildning vid lärosätet så är den samtidigt registrerad. Registrerad och antagen betyder alltså samma sak. Så snart en student har påbörjat sin utbildning och blivit godkänd på första examinationsuppgiften, rapporteras resultatet i Ladok. När resultatet är inrapporterat så blir studenten per automatik registrerad på kursen. Fråga 2 Vad betyder Helårsstudent (HST)? Svaret kan inte innehålla fler än 100 ord. Ditt svar:
Fråga 3 Koppla ihop förkortningen av registreringstyperna med rätt textförklaring Dra streck mellan rutorna för att matcha svaren FFG = Fortsättningsregistrering FO = Förförstagångsregistrering OM = Omregistrering Fråga 4 Vad krävs för att en student ska registreras på en kurs? Ditt svar Studenten måste vara antagen till kursen. Det finns inga krav för registrering, jag kan registrera vilken student som helst direkt i RG01. Kursansvarig måste först besluta vem som får läsa på kursen. När studenten har gjort sin första examination inom kursen kan jag registrera studenten.
Fråga 5 Hur får du i RG01 - Registrering, en person fram en students samtliga registreringsmöjligheter? Ditt svar Jag klickar i radioknappen OM-reg på kurs. I menyalternativ Special väljer jag Registrera student på allt. Jag klickar i radioknappen Förslag termins- och kursregistrering (alternativ Förslag kursregistrering för lärosäten som inte har terminsregistrering på program). Jag trycker på tangentbordsknapp F6 och matar in studentens personnummer. Fråga 6 Vad kan du göra under menyalternativ Funktion och menyvalet Personliga inställningar i RG01? Ditt svar I Personliga inställningar anger jag om jag också vill se förslag till OM-reg på kurs och/eller om du samtidigt med registrering på kurs också vill kunna lägga in grupp i kurs. Det finns inget menyval som heter Personliga inställningar i RG01. I "Personliga inställningar" lägger ladokgruppen in uppgift om särskilda behörigheter jag, exempelvis om jag ska ha behörighet att ta bort en kursregistrering. I "Personliga inställningar" kan jag lägga in kontaktuppgifter som skrivs ut på registreringsbeviset som jag skriver ut efter gjord registrering i RG01.
Fråga 7 Vad kan det bero på att du inte får fram registreringsförslag i RG01 för en student? Ditt svar: Fråga 8 Vad bör du göra när kommentaren VI visas i fältet Villkor i RG01- Förslag termins- och kursregistrering? Ditt svar VI är förkortning för Villkor. Det är enbart ren information om att villkor finns. Jag bortser helt och hållet från kommentaren och registrerar studenten. VI är förkortning för Vet Inte. Studenten har ännu inte bestämt sig för att läsa kursen. VI är förkortning för Vill Inte. Studenten har tackat nej till kursplatsen. Vi är förkortning för Villkor. När en student blivit antagen med villkor ska institutionen kontrollera att villkoren är uppfyllda innan registreringen sker.
Fråga 9 När ska du lägga in uppgift om Tidigt avbrott på kurs? Ditt svar När en person som är antagen till kurs, men inte registrerad ännu, lämnar återbud före kursstart. När en student registrerad på kurs avbryter studierna sista veckan på terminen. När en student inte deltar i ett tentamenstillfälle trots anmälan. När en student inom tre veckor från kursstart meddelar att han eller hon avbryter studierna på kursen. Fråga 10 Förklara hur du gör för att registrera en person på en kurs. Ditt svar:
Fråga 11 Vad innebär en fortsättningsregistrering (FO-registrering)? Ditt svar När en kurs är planerad att läsas över mer än en termin blir studenten förstagångsregistrerad (FFG) första terminen, men fortsättningsregistrerad (FO) följande termin/-er. En student fortsättningsregistrerar sig i slutet på varje termin för att markera att studierna ska fortsätta nästkommande termin. En student fortsättningsregistrerar sig i slutet på varje termin för att på så vis markera att han eller hon fortfarande är aktiv. Fortsättningsregistrering innebär att studenter med antagningsvillkor uppfyllt villkoren vid kursstart och får fortsätta studierna. Fråga 12 Vad ser du i RG01 - delfunktionen Förslag termins- och kursregistrering när du har matat in aktuell termin och studentens personnummer? Ditt svar Jag ser de registreringar, FFG, FO eller OM, som det finns underlag för via antagning, uppflyttning och tidigare registreringar, Endast de alternativ som jag är behörig att registrera på visas. Jag ser de FFG-registreringar som det finns underlag för via antagning, uppflyttning och tidigare registreringar, Endast de alternativ som jag är behörig att registrera på visas. Jag ser bara registreringar för fristående kurs, FFG, FO eller OM., Endast de alternativ som jag är behörig att registrera på visas. Jag ser bara registreringar på programtermin, FFG eller OM., Endast de alternativ som jag är behörig att registrera på visas.
Fråga 13 Vad innebär asterisken i fältet Typ? Ditt svar Finns det en asterisk '*' vid regtypen, t.ex. FO 2*, betyder det att förslaget inte följer kursens plan. Asterisken dyker upp när en person har haft "uppehåll i kursen" en eller flera terminer. Finns det en asterisk '*' vid regtypen, t.ex. FO 2*, betyder det att studenten egentligen är antagen vid annat lärosäte men har fått dispens att läsa här. Finns det en asterisk '*' vid regtypen, t.ex. FO 2*, betyder att kursen är nedlagd. Finns det en asterisk '*' vid regtypen, t.ex. FO 2*, betyder att kursen ges på kvällstid.
Fråga 14 Hur gör du när du vill kursregistrera flera personer på en och samma gång (och på samma kurs)? Beskriv vilken funktion du använder, och hur du arbetar i funktionen. Ditt svar:
Fråga 15 Hur gör du för att få fram underlag för kursregistrering i funktionen RG02 (det vill säga få en lista med alla personer antagna till en viss kurs, som du exempelvis kan ta med på ett uppropstillfälle)? Ditt svar:
Fråga 16 Hur gör du för att på snabbast möjliga sätt registrera samtliga personerna på listan, ringa in rätt funktionsval i bilden på RG02. Fråga 17 Kan jag bearbeta en och samma lista i RG02 - Kursregistrering, flera och delfunktionen FFGregistrering på kurs vid flera olika tillfällen? Ditt svar Nej, när jag väl påbörjat en bearbetning av listan måste jag vid ett och samma tillfälle fullfölja registrering för samtliga personer och definitivt. Ja, jag kan bearbeta listan vid flera tillfällen förutsatt att jag inte definitivinlägger registreringarna utan endast sparar de inmatningar jag gjort vid varje tillfälle. Nej, bearbetning och registrering av personerna på listan måste ske inom ett dygn från det att listan skapades. Ja, jag kan bearbeta listan vid flera tillfällen, förutsatt att jag vid varje tillfälle definitivinlägger registreringen för de studenter jag har bearbetat och gjort markering J för.
Fråga 18 Vad är skillnaden mellan Tidigt avbrott och Avbrott? Ditt svar Det är ingen skillnad. "Tidigt avbrott" betyder att studenten tackar nej till platsen innan kursstart och "Avbrott "när studenten avbryter studierna efter kursstart. "Tidigt avbrott" betyder att studenten meddelar avbrott inom tre veckor från kursstart och "Avbrott" att studenten avbryter studierna från och med fjärde veckan från kursstart. Tidigt avbrott medför att lärosätet inte får statliga medel för registreringen. "Tidigt avbrott "innebär att studenten avbryter studierna under de tre första månaderna av terminen, och "Avbrott "att studenten avbryter studierna de tre sista månaderna av terminen. Lärosätet får pengar för registreringen oavsett vilket avbrott som läggs in. Fråga 19 Kan du ta bort en felaktigt gjord registrering? Ditt svar Nej det går inte. Ja genom att kontakta den person som har särskild behörighet till funktionen för borttagning av registrering. Ja det gör jag i RG01. Ja det gör jag i UT10.
Fråga 20 Vilket svarsalternativ beskriver hur du lägger in ett Avbrott korrekt i RG10? Ditt svar Radioknapp "Avbrott på kurs" är förvald när jag öppnar RG10, jag skriver in kurskoden på den kurs som studenten jag avser lägga in avbrott på är registrerad, klickar Sök. Listan med kursregistrerade visas, jag klickar på rätt personnummer och klickar på knappen Stryk. Sedan på knapp Uppdatera. Radioknapp "Avbrott på kurs" är förvald när jag öppnar RG10. Jag klickar på knappen Sök, och får en lista på alla registreringar på lärosätet. Listan är personnummersorterad så jag letar fram studenten jag ska lägga in avbrott på, klickar på rätt personnummer. Klickar på knappen Stryk och därmed har studenten avbrott på kursen. Radioknapp "Avbrott på kurs" är förvald när jag öppnar RG10, knappar in personnumret i fältet Personnummer. Jag anger inom vilken Termin jag vill se registreringar och klickar på knappen Sök. Nu listas studentens samtliga kursregistreringar. Jag klickar i rutan Avbr vid rätt kurskod, anger eventuellt avbrottsdatum och klickar på Uppdatera. Nu har studenten avbrott på kursen. Radioknapp "Avbrott på kurs" är förvald när jag öppnar RG10. I funktionen finns ett stort fritextfält där jag manuellt knappar in uppgifter om studenten, namn, personnummer och vilken kurs som studenten har avbrutit. När alla uppgifter är ifyllda klickar jag på knappen Uppdatera. Därmed har studenten avbrott på kursen. Fråga 21 Vad betyder FFG-registrering? Ditt svar Studenten är förstagångsregistrerad på kursen eller programmet den terminen. Studenten är registrerad på annat lärosäte den terminen. Studenten är får inte delta i examinationer inom kursen. Studenten har betyg på hel kurs.
Fråga 22 Vad betyder OM-registrering? Ditt svar Studenten har resttentor inom kursen. Studenten har registrerats (FFG) på kursen eller programmet en föregående termin, och registrerats på samma kurs om igen denna termin för att slutföra kursen. Studenten har underkänt på kursen. Studenten får fortsätta utbildningen OM han eller hon blir godkänd på nästkommande examination. Fråga 23 Om studenten väljer att avsluta sina studier på exempelvis en fristående kurs, vad ska du göra då i Ladok? Ditt svar Jag gör ingenting i Ladok, men meddelar examinatorn att studenten avbrutit studierna. Jag lägger in ett så kallat återbud i SA03. Jag lägger in avbrott på kurs i RG10. Jag lägger in avbrott på kurs i RG01.
Fråga 24 Vad krävs för att du ska kunna registrera en person på en utbildning, kurs eller program? Flera svar är möjliga. Ditt svar Personen måste vara antagen till kursen eller programmet. Jag måste ha behörigheter till registreringsfunktionerna i Ladok. Kurs- eller programansvarig måste ha godkänt att personen får läsa på utbildningen. Personen måste tidigare ha läst på lärosätet. Fråga 25 När du har registrerat studenter på en kurs, kan du efter registrering någonstans få fram en lista på alla kursregistrerade? Ditt svar Ja, i funktionen UT32 - Registrerade på kurs. Nej, inte om jag glömde att skriva ut underlagslistan innan jag uppdaterade registreringarna. Ja, i funktionen RG02 - Kursregistrering flera personer. Nej, jag måste kontakta de som antar studenterna till utbildningen så skickar de en lista på alla registrerade.
Fråga 26 Om du har lagt in ett avbrott på kurs på en student, och studenten ångrar sig, vad kan du göra då? Ditt svar Ingenting, beslutet om avbrott kvarstår. Ingenting, men studenten kan själv logga in i Ladok och på så vis ta bort avbrottet. Jag kan ta bort det inlagda avbrottet i RG10 (i samma funktion där avbrott och tidigt avbrott läggs in). Det går inte att lägga in avbrott på kurs. Fråga 27 Om du i RG02 söker fram alla antagna till en kurs, men inte ska registrera alla personer på listan, hur gör du då? Flera svar är möjliga. Ditt svar Alla antagna ska registreras, jag anger J i Reg-rutan, sparar och lägger in registreringen definitivt. Jag lämnar Reg-rutan tom eller anger ett N för Nej för de personer som inte ska registreras. Jag markerar de personer jag inte ska registrera och klickar på knappen Stryk. Då försvinner personerna från listan. Jag kontaktar antagningsansvariga och ber dem ta bort antagningen för de personer som inte ska registreras.