1 Manual för diarieföring i W3D3 vid Stockholms universitet Stockholms universitet Tekniska avdelningen 2012-05-10
Innehåll Kortfattat om diarieföring 3 Startmenyn 5 Sökmenyn 6 2 Söka på olika sätt 8 Sökresultatet 9 Fler sökmöjligheter 10 Diarieutdrag 11 Skapa nytt dokument 12 Skapa nytt ärende 14 Radera i diariet 15 Lägga in en fil i W3D3 16 Avsluta ett ärende i W3D3 16 Snabbkommandon i W3D3 16 Kontakt 16
Kortfattat om diarieföring Allmänna handlingar ska diarieföras. Undantag får göras för handlingar av uppenbar ringa betydelse för verksamheten (t.ex. inbjudningar, diverse förfrågningar, reklam). Exempel på handlingar som diarieförs: Ansökningar till utlysta anställningar, ansökningar om stipendier och bidrag, kontrakt, avtal, remisser, överklaganden, anmälningar, upphandlingar, anhållan om entledigande, anhållan om anstånd med studier. 3 Diarieföringen innebär att dokumenten i ett ärende hålls ihop och tilldelas ett gemensamt löpnummer. Detta diarienummer gäller inte bara den första handlingen i ett ärende, utan även alla in- och utgående handlingar som följer därefter. Diarieföring ska ske utan dröjsmål. Detta innebär att registrering bör ske samma dag som handlingen kommit in eller upprättats. En tjänsteman som har fått en handling ställd direkt till sig, måste därför se till att handlingen omgående lämnas till registrator/motsv. för diarieföring. Om en handling felaktigt har sänts till Stockholms universitet, ska universitetet enligt lag vidarebefordra handlingen till rätt adressat. Registrator ska alltid underrättas om ett ärende får en ny ansvarig handläggare. Vissa inkomna handlingar, t.ex. information från utomstående myndigheter, kräver ingen annan åtgärd än att en kopia tas för någons eller någras kännedom, samt att originalet förvaras hos registrator. Sekretessbelagda handlingar måste diarieföras, annars kan man inte sekretessbelägga uppgifter i handlingen. Det är handläggaren som avgör om ett ärende eller del av ett ärende ska sekretessbeläggas. Handläggaren måste för registrator ange vilket lagrum som åberopas. Sekretessen måste prövas varje gång ett sekretessbelagt ärende begärs utlämnat. Registrator hänvisar till handläggaren för sådan prövning. Enligt myndighetsförordningen ska myndigheter senast den 1 mars varje år lämna en förteckning till Justitiekanslern (JK) över de ärenden som kommit in till myndigheten före den 1 juli året innan, men som inte avgjorts vid årets utgång. Ansvaret för att sammanhålla detta, ligger vid Stockholms universitet på Sektionen för arkiv och registratur.
Obs! Det är ytterst viktigt att ansvarig handläggare ser till att avsluta ett ärende, då beslut i ärendet har fattats och se till att sända samtliga originalhandlingar tillbaka till registrator. Mer information om diarieföring finns på: http://www.su.se/medarbetare/service/arkivering-diarieforing/registrator 4
Startmenyn 5 Den här menyn är det första du ser när du loggat in i W3D3. Sidans innehåll kan naturligtvis variera, så det ser kanske inte exakt likadant ut hos dig.
Sökmenyn För att söka/ta fram ett befintligt ärende, tryck: Ctrl 1 (Obs! Se sid 16) 6 När du tryckt Ctrl 1 ser du sökmenyn ovan i ett pop-up-fönster. Om du inte ser menyn, kan det bero på att din dator har blockerat möjligheten till pop-up-fönster. Information om detta brukar stå i ett fält i övre delen av fönstret. Om du klickar på fältet, kan du välja att godkänna pop-upfönstret för det aktuella tillfället eller permanent.
Vid sökning på diarienummer räcker det att söka på löpnumret (de fyra mellersta siffrorna i diarienumret, t.ex. SU 619-2804-10). Skriv in löpnumret i fältet för löpnummer och tryck på Enter/Retur. Obs! Resultatlistan kan visa träffar på samma löpnummer för olika år. Kontrollera därför noga, att du öppnar rätt års ärende! I exemplet på bilden nedan, finns träffar för både 2008, 2009, 2010 och 2011. 7
Söka på olika sätt 8 Det går att kombinera olika fält, t.ex. alla Petra som sökt doktorandtjänster (Dossiénr: 617) se bild ovan. (Diariebeteckning = Dossiénr). Om du inte vet diarienumret, kan du söka i fältet Ärendemening. Skriv in ärendemeningen eller del av ärendemening, t.ex. Utlysning av anställning, Kontrakt, Överklagande. Obs! Ju mer gemensamt fastställda och standardiserade ärendemeningar vi använder, desto fler träffar får vi vid sökning. Rådgör därför gärna med förvaltningens huvudregistratorer om det finns en vedertagen benämning på de ärendetyper som du ofta diarieför. Om du söker på ett namn, får du olika resultat beroende på om namnet söks som Avs./mottagare eller som Motpart. (Fältet har dubbel funktion).
Motpart kan vara namn på person, företag, myndighet eller organisation, som skrivits in i diariet som motpart när ärendet skapades. Avs./mott: Namn på person, företag, myndighet eller organisation vilken/vilka skickat dokumentet eller till vilken/vilka dokumentet skickats. Sökresultatet 9 För att ta del av informationen om ett visst dokument i ärendet (t.ex. dok nr 302 i exemplet ovan) klickar du på dokumentets länk under Åtgärd/Handling ). Observera i detta exempel, att under Avs.mott i högra kolumnen, står först namnet på den som rekommendationsbrevet gäller, därefter den som rekommenderar och sist dennes universitet/högskola. Detta för att man skall få träff oavsett om man söker på den som rekommendationsbrevet gäller eller den som skickat brevet.
10 När du kommer in i dokumentinformationen ser du många uppgifter. I detta exempel ser man att det gäller ett rekommendationsbrev som inkommit med e-post 18 januari 2011. Det framgår också att det är en inkommande handling och i informationsfältet står att en bilaga medföljer. Om det finns flera bilagor anges endast bilagor, däremot inte hur många. I namnfältet står vem rekommendationsbrevet gäller, samt vem som skickat rekommendationsbrevet och var denne är verksam. Fler sökmöjligheter Som du ser på sökmenyn, kan du även söka fram ärenden via fälten Handläggare, Avdelning etc.
Diarieutdrag 11 Om du vill ta fram ett diarieutdrag för ett visst ärende, klickar du på symbolen Generera rapport i menyraden överst i bilden. (För muspekaren över symbolerna tills du hittar rätt symbol). Välj därefter vilken typ av lista du vill ha.
Skapa nytt dokument ( Dokument benämns som handling i W3D3. På Stockholms universitet underdelas emellertid ett ärende i dokument med dokumentnummer). 12 För att skapa ett nytt dokument i ett befintligt ärende, tryck: Ctrl N I fältet Åtgärd/handling skriver du vilken typ av dokument det gäller, t.ex. Ansökan, Avtal, Komplettering, Rekommendationsbrev, Sakkunnigutlåtande, Yttrande, Brev till sakkunniga, Meddelande till sökande, Överklagande, Motivering. Därefter skriver du om det gäller e-post eller post (benämns brevdatum ) och avslutningsvis datum då brevet/e-postmeddelandet upprättades/skickades från avsändaren (inkommande) eller upprättades/skickades från Stockholms universitet (utgående). Obs! Glöm inte att inkomna pappersdokument skall ankomststämplas!
Exempel på hur du skriver i fältet Åtgärd/handling för inkommande handling: Ansökan, e-post 2010-12-05 eller Ansökan, brevdatum 2010-12-05 Exempel gällande utgående handling via e-post eller post: Meddelande till sökande, e-post 2010-12-05 eller Brev till sakkunniga, brevdatum 2010-12-05 (Om en handling som inkommit via post saknar brevdatum, anger du dagens datum, därefter gör du noteringen Ej brevdatum i fältet Information ) 13 I fältet Riktning, markerar du om det är ett utgående eller inkommande dokument. Exempel på utgående dokument är brev/e-post till myndigheter, organisationer, privatpersoner och företag, men även då t.ex. universitetsförvaltningen skriver till en institution inom Stockholms universitet är det ett utgående dokument sett ur förvaltningens perspektiv. För institutionen blir det däremot ett inkommande dokument. Exempel på inkommande dokument är brev/e-post från myndigheter, organisationer, privatpersoner och företag, men även då t.ex. en institution på Stockholms universitet skriver till förvaltningen, är det ett inkommande dokument sett ur förvaltningens perspektiv. För institutionen blir det däremot ett utgående dokument. Extern referens: Ibland kan det förekomma två diarienummer för ett och samma ärende, dels universitetsförvaltningens diarienummer men även motpartens (annan institution eller avdelning inom SU) eller en extern parts diarienummer, som det i så fall är bra att notera i detta fält. I fältet Information skriver du in uppgift om t.ex. handlingen inkluderar bilagor, om dokumentet saknar underskrift, om brevdatum saknas, om ett beslut tagits i t.ex. en fakultetsnämnd, om kopia skickats till annan part etc. Till sist skriver du in namnet på den person från vilket handlingen kommer (inkommande) eller till vem handlingen skickas (utgående) i fältet Namn. Vi skriver alltid i ordningen förnamn efternamn. Vid ansökningar räcker det med namnet. Vid korrespondens med exempelvis sakkunniga, tjänstemän etc, skrivs deras namn och därefter deras arbetsplats, t.ex: Karl Karlsson/Juridiska fakultetskansliet/lunds universitet.
Vid sakkunnigutlåtanden/rekommendationsbrev, skrivs först namnet på den person utlåtandet gäller, därefter namnet på den sakkunnige och till sist den sakkunniges arbetsplats, t.ex: Ang: Eva Andersson/Günther Kohl/Universität Hamburg Om utlåtandet gäller flera personer, räcker det med att skriva den första i förteckningen med tillägget m.fl, till exempel: Ang: Eva Andersson m.fl./günther Kohl/Universität Hamburg Obs! Kom ihåg att spara det skapade dokumentet genom att trycka: Ctrl S 14 Skapa nytt ärende För att skapa ett nytt ärende i W3D3, måste det finnas ett första dokument som initierar ärendet. Man får alltså inte skapa tomma ärenden. För att skapa ett nytt ärende, tryck Ctrl I (I som i Initiera) Se till att rätt serie är markerad och klicka på Skapa ärende. I ärendekortet som öppnas, står överst ärendets tilldelade löpnummer och år, t.ex: SU 1234-11. Till detta läggs ett dossiénummer som du väljer från diarieplanen utifrån ditt ärendes innehåll, så att ett komplett diarienummer skapas, t.ex: SU 301-1234-11. Om du diarieför för en institution, tillkommer ett institutionsnummer i början av diarienumret, t.ex: SU 456-301-1234-11. Obs! Fyll i rutan JK uppe till höger, om ärendet är externt, d.v.s. inkommande skrivelser från andra myndigheter, organisationer och privatpersoner. Även överklaganden, externa utlysningar av stipendier etc. gällande studenter vid Stockholms universitet, räknas i detta fall som extern part och markeras som JK. För interna skrivelser inom Stockholms universitet, avtal etc. samt utlysning av anställningar eller utlysning av interna stipendier, görs ingen JK -markering. I fältet Ärendemening skriver du in ärendets rubrik eller en kortfattad beskrivning av ärendet, om rubrik saknas. Skriv gärna enligt stilen i följande exempel, så att benämningarna blir lika och sökbara över hela SU:
Överklagande angående antagning till kompletteringsutbildning, e-post 2011-08-22 eller Utlysning av stipendium för forskning inom västerländsk folkmusik, brevdatum 2011-08-25 eller Avtal mellan Stockholms universitet och Kungliga Musikhögskolan angående Vivaldi-projektet, brevdatum 2011-08-02. 15 Obs! Personnamn skrivs aldrig i ärendefältet, eftersom innehållet framgent kan komma att bli offentligt sökbart. Därför är det inte lämpligt att exempelvis personer anmälda för misstanke om fusk, står namngivna i ärendefältet. Eventuella personnamn skrivs i stället in i fältet Motpart i ärendekortet samt fältet namn i handlings/dokumentkortet. Undantaget är naturligtvis personnamn som ingår i t.ex. stiftelsers eller myndigheters namn. T.ex: Eva Karlssons stiftelse eller Gustaf Björks gymnasium. I exemplet med överklagandet ovan, skriver du namnet på den som överklagar i fältet Motpart. I exemplet med avtalet, skriver du namnet på motparten samt eventuell handläggare eller avsändare, t.ex. Kungliga Musikhögskolan i Stockholm/Amanda Moll. Klicka på Handläggare och markera den handläggare vid Stockholms universitet, som ansvarar för ärendet. Fyll även i ansvarig Avdelning och Diariebeteckning (Dossiénummer). I fältet Bevakningsdatum kan du ange t.ex. sista dag för olika typer av ansökningar. När du har fyllt i ärendekortet skapar du ett första dokument (se sid 7). Dokumentet ska ha exakt samma innehåll i fältet Åtgärd/Handling som fältet Ärendemening i ärendekortet, eftersom det första dokumentet är det dokument som initierat ärendet. Eventuella ytterligare handlingar som senare tillförs ärendet, diarieförs som dokument nr 2,3,4 etc. Radera i diariet Obs! Det är inte tillåtet att radera innehåll i diariet. Om du diarieför fel, skriver du t.ex. UTGÅR! FELAKTIGT DIARIEFÖRT! i ärendemeningsfältet och i fältet Information. Skriv motsvarande på ett papper och lägg i akten, så att antalet dokument överensstämmer med
diariet. Om den felaktiga diarieföringen beror på handläggaren, skall han eller hon skriva motsvarande intygande dokument. Lägga in en fil i W3D3 Om du vill lägga in en fil i W3D3, klickar du på ikonen Bifoga fil uppe i menyraden när du skapar ett dokument. När du klickat på ikonen, kan du bläddra bland dina dokument och ange vilken fil du vill lägga in i W3D3. 16 Avsluta ett ärende i W3D3 Vänligen kontakta förvaltningens huvudregistratorer för information om hur ett ärende avslutas i diariet. Kontakt Kontakta gärna Sektionen för arkiv och registratur vid eventuella frågor. E-post: registrator@su.se Snabbkommandon i W3D3 Söka: Ctrl 1 (alternativ: Sök via ärendekort i vänstermenyn) Nytt dokument: Ctrl N (alternativ: symbolen Ny åtgärd/handling ) Nytt ärende: Ctrl I (I som i Initiera. Alternativ: Symbolen Initiera ärende i vänstermenyn). Spara: Ctrl S (alternativ: symbolen Spara )
Om dessa snabbkommandon inte fungerar, kan det bero på vilken webbläsare du använder, samt inställningarna för pop-up-fönster på din dator. Här följer några alternativa kommandon: Söka: Klicka på Sök i vänstra menyraden i det första fönstret som öppnades när du loggade in. Klicka därefter på söksymbolen i övre menyraden. Nytt dokument: Klicka på symbolen Ny åtgärd/handling i övre menyraden i ärendekortet. Nytt ärende: Klicka på Initiera ärende i vänstra menyraden i det första fönstret som öppnades när du loggade in. Klicka därefter på Initiera ärende i övre menyraden. 17 Spara: Klicka på Spara -symbolen i övre menyraden.