Välj rätt affärssystem för att din organisation ska blomstra! - En guide till dig som funderar på att byta eller investera i ett ERP system. Innehåll Därför är ett affärssystem viktigt för tillväxten... 2 Välj rätt affärssystem för din organisation... 3 Standard eller kundanpassat affärssystem... 5
Därför är ett affärssystem viktigt för tillväxten I de flesta affärssystem finns det färdiga rapporter som kan analyseras direkt. Genom att anställda får tillgång till analysverktyg är det enklare att komma fram till bättre och snabbare beslut. Ett affärssystem är en stor del av ett företags verksamhet och livsnödvändigt för att kunna bedriva en verksamhet och kunna hänga med i den ständiga utvecklingen. För ett företag som är i tillväxt eller som planerar att expandera är valet av affärssystem en grundläggande faktor. Viktigt att påpeka är att ett affärssystem inte kan få ett företag att växa, men det kan med rätt användning göra det enklare för företaget att växa. Rätt affärssystem underlättar för företaget att samla information i en gemensam databas. När alla i företaget har tillgång till informationen blir det enklare att fatta rätt beslut. På en ständigt föränderlig marknad är det en avgörande faktor för om ett företag ska följa med i utvecklingen eller komma på efterkälke. Affärssystemets uppgift är att förenkla och effektivisera arbetsprocesserna på företaget. Det sparar både tid och pengar som kan användas till bättre saker. Därför är det viktigt att affärssystemet har ett gränssnitt som är enkelt att förstå och enkelt att arbeta i. Det är för att förenkla arbetsflödet i systemet och bli mer effektiv. Rätt affärssystem ger rätt verktyg för att kunna effektivisera arbetsprocesserna i företaget för att bli mer tids och kostnadseffektiva och därmed minska kostnaderna i verksamheten. Ett affärssystem ska helt enkelt göra vardagen lite enklare i verksamheten. Låt affärssystemet växa med företaget och inte vara en bromskloss som hindrar tillväxten. 2
Välj rätt affärssystem för din organisation När man är på jakt efter ett nytt affärssystem kan det upplevas som att det finns en hel djungel av alternativ. Därför är det bra att ha lite riktlinjer över vad man ska leta efter för att hitta ett som passar företaget. En grundregel att börja med är att titta efter affärssystem som marknadsförs i Sverige. De systemen är anpassade efter svenska förhållanden, kan hantera bokstäverna å,ä,ö och har en svensk support vilket underlättar en hel del. Första steget som företaget behöver göra är att dokumentera vilken funktionalitet som finns i det nuvarande affärssystemet och vilka sidosystem som används. Ta sedan en funderare över vilka moduler ni tycker är bra och vilka som behövs. Genom att se till företagets behov görs en lista med de moduler som ni prioriterar, tänk på att ett affärssystem inte kan lösa allt! När ni kommit fram till vilka behov som företaget har kan de översättas till krav eller riktlinjer av funktioner i det nya affärssystemet. Ta även i beräkning om företaget i framtiden förväntas expandera eller om det är i en bransch som ständigt förändras, då behöver ni även ta hänsyn till de aspekterna i sökandet efter affärssystem. Olika leverantörer fokuserar på olika branscher, kolla därför efter de leverantörer som verkar i din bransch. Idag har de flesta affärssystem en bred och djup funktionalitet med det räcker oftast inte då affärssystemet måste stödja alla affärsprocesser i verksamheten. 3
Bara för att ett affärssystem är anpassat efter din bransch så löser det inte alla era behov. De flesta leverantörer levererar lösningar som stödjer den grundläggande processen för branschen. Vill man sedan ha mer specifika funktioner finns det oftast kundanpassningar att göra för att affärssystemet ska passa ditt företag. När dessa punkter har gåtts igenom har djungeln av affärssystem drastiskt sjunkit och kvar finns endast ett fåtal leverantörer som kan leverera ett affärssystem som kan leva upp till ditt företags behov och önskemål. Sista steget är att välja en leverantör som ska leverera det nya affärssystemet. Referenser är oftast den bästa informationen för att hitta rätt leverantör. Få information av kunder i samma bransch som ni, eller som har liknade affärsprocesser som ni önskar. Genom att höra åsikter direkt från nuvarande kunder fås en mer ärlig bild av affärssystemet. Då ett affärssystem både kostar pengar och tar tid är det viktigt att det blir bra. Ta den extra tid som behövs för att hitta rätt i djungeln av affärssystem. 4
Standard eller kundanpassat affärssystem Marknaden för affärssystem består av allt från standardsystem till de som kan anpassas i all oändlighet. Den ena sidan av leverantörer erbjuder öppna system som kan anpassas efter kundens unika behov medan andra menar att de redan erbjuder ett komplett affärssystem och därför saknas anledning till kundanpassningar. Frågan många ställer sig är då vad som passar företaget bäst? För att reda ut detta lite bättre börjar vi med att reda ut vad ett standard affärssystem respektive ett kundanpassat affärssystem är och vad de kan betyda för företaget som köper systemet. Standard affärssystem Fördelarna med ett standardsystem är att de går snabbt att implementera, är billigare då inga kundanpassningar behöver göras som kostar pengar. Företaget kommer igång fort med det nya systemet och det är mindre strul med installation och uppdateringar då allt är standard. Eftersom att företaget måste anpassa sig till affärssystemet och inte tvärt om kan företaget bli tvingade till omorganisering vilket kan leda till en effektivisering av arbetsprocesserna. Många företag arbetar på samma sätt som de alltid gjort utan att reflektera över vad de skulle kunna göra bättre. Fördelar: Snabbt att implementera Kostnadseffektivare Du kommer igång fort Mindre strul eftersom allt redan är klart Enkelt att uppgradera Nackdelarna med en standardlösning är att eftersom det är just en standardlösning så är det organisationens arbetsprocesser som behöver förändras för att passa affärssystemet och inte tvärt om. Att ändra på en väl inarbetad arbetsprocess kan vara en stor utmaning som kräver ett helt nytt tänk i hela organisationen, omorganiseringar och utbildning av personalen. Vissa organisationer känner att deras arbetsprocess blir hämmad av 5
ett standardsystem och att de inte kan vara lika kreativa som de skulle önska. Vissa företagsledare tror att bara för att det är ett standardsystem med en standardinstallation så krävs det knappt någon installation alls utan går att använda direkt. Många blir då besvikna och känner sig lurade när de inser att så inte är fallet. Felet många gör med standardsystem är att de tar för lätt på implementationen av affärssystemet. Nackdelar: Kan vara svårt att ändra en inarbetad arbetsprocess Vissa företagsledare tror att de knappt behövs någon installation alls, bara att tuta och köra! Interna processer måste anpassas till systemet Minskad kreativitet Kundanpassat affärssystem Fördelarna med att kunna anpassa affärssystemet är att det kan anpassas efter företaget och dess arbetsprocesser. Företaget slipper att ändra sina arbetsprocesser och kan istället få ett affärssystem som kan hjälpa dem att effektivisera sina nuvarande processer. Då ett standardsystem aldrig kan anpassas efter ett specifikt företag är kundanpassningar bra för de organisationer som har mer komplexa arbetsprocesser som är svår att förändra. Vissa företag är även rädda för att deras verksamhet ska hämmas av ett standardsystem. Fördelar: Anpassas efter ditt företags arbetsprocess Kan vara kreativ Nackdelarna med kundanpassade affärssystem är att det blir dyrare att göra anpassningar än att använda ett standardsystem. Eftersom kundanpassningarna är utvecklade för organisationen bidrar de även till en mer komplex process vid en uppgradering av systemet. Systemet är mer känsligt och kräver mer tid vid en uppgradering. Vissa företag fastnar i kundanpassningsträsket och gör fler anpassningar än vad organisationen egentligen kräver. Även ett affärssystem som går att anpassa har en grundfunktionalitet som oftast täcker det grundläggande behovet i organisationen. 6
Nackdelar: Dyrare att utveckla kundanpassningar Svårare att uppgradera (mer komplext), systemet är känsligare Är det svart eller vitt, standard eller kundanpassningar? Beslutet mellan affärssystem är inte svart eller vitt mellan en standardlösning och ett anpassat system. Då även ett anpassningsbart affärssystem består i grund och botten av grundfunktionalitet som oftast redan täcker organisationens grundläggande behov. Om ett företag behöver kundanpassningar eller inte, beror först och främst på hur komplext grundsystemet är. Sedan påverkas det till stor grad på hur komplexa arbetsprocesser företaget har. I dag är alla affärssystem mer komplexa och därför behövs det inte längre lika många eller omfattande anpassningar som tidigare. Grundfunktinaliteten är mer komplex och omfattande idag. Därför är inte längre processen med kundanpassningar lika omfattande, dyr och tidskrävande som för några år sedan. De företag som har mer avancerade arbetsprocesser kräver skräddarsydd funktionalitet ovanpå grundfunktionaliteten för att kunna behålla sina konkurrensfördelar jämtemot konkurrenterna. Medan för de företag som har enklare arbetsprocesser räcker det oftast med ett standardsystem. Det som är rätt för ett företag behöver därför inte vara rätt för ett annat företag, även om det är inom samma bransch. Nyckeln till framgång är att hitta den rätta mixen mellan standardfunktionalitet och kundanpassade lösningar. Affärssystemet oavsett funktionalitet måste även vara flexibelt och kunna anpassas utefter att organisationen växer och att marknaden ständigt förändras. 7