Delårsrapport augusti 2013 Naturbruksstyrelsen

Sida 1(11) Delårsrapport augusti 2013 Naturbruksstyrelsen 1. Sammanfattning och slutsats Verksamheten har under det senaste månaderna präglats av de harmoniseringar av organisationen som inleddes under våren. Flera förändringar i tjänster har genomförts inte minst för att skapa förutsättningar för organisationen och chefer. Det har medfört att nya skolledningar finns eller är på gång på samtliga skolor och fyra skolor har nya rektorer. Utveckling och förändring av vår verksamhet har krävts utifrån bl.a. skollagen, rektors roll, minskad elevvolym, en ny gymnasiesärskolereform och för att skapa bättre förutsättningar att lösa vårt uppdrag från RUN. En gemensam vision och gemensamma mål för de kommande åren har arbetats fram. Antalet antagna till gymnasieskolan inför skolstarten var 261, vilket är 17 färre än 2012 (- 6 %). Andelen förstahandssökande av 16-årskullen är 1,4 %. Skolstarten har förlöpt väl på skolorna. Antalet antagna till gymnasiesärskolan uppgår till 17, vilket är i nivå med 2012. Antalet nettoårsarbetare inom förvaltningen har minskat från 380 till 368 jämfört med augusti föregående år, dvs en minskning med 12 nettoårsarbetare. Denna förändring speglar omorganisationen och minskningen kommer sannolikt att fortsätta under hösten. Sjukfrånvaron ligger på samma nivå som föregående år i augusti: 4,2% på förvaltningen. Det ekonomiska resultatet är + 2,6 mkr per sista augusti men bedöms sjunka under hösten. Förvaltningen prognostiserar ett nollresultat för 2013. Den sammantagna bedömningen är att förvaltningens arbete i stort präglas av det organisations- och kvalitetsarbete som pågår. Det finns en positiv syn på det förändringsarbete som inletts och att det kommer att leda till förbättrade resultat inom förvaltningen. På personalsidan hanteras förändringarna med hjälp av kompetent stöd från regionservice. Avseende ekonomi bedöms att förvaltningen fortsatt kommer att ha en ekonomi i balans. 3. Medborgar-/Patient-/Kundperspektivet 3.1 Verksamheternas mål i medborgar-/patient-/kundperspektivet Skolorna är viktiga utvecklingscentra på landsbygden. I den stora omorganisation förvaltningen nu genomgår försöker vi anpassa verksamheten ytterligare efter olika intressenters behov och önskemål. Det har bl.a. genomförts en målgruppsanalys bland elever som valt oss men senare valt bort oss och bland elever som inte har valt oss alls. Resultatet används i kommande förbättringsarbete. 3.3 Rättighetsfrågor En av skolorna har inlett en högre grad av tillgänglighetsanpassning under föregående år. Ett elevärende med en rullstolburen elev har medfört att lösningar pågår i både undervisnings-,

Sida 2(11) drifts- och internatbyggnader. Ombyggnadsarbetena beräknades vara klara i samband med höstterminsstarten 2013 men bedöms nu färdigställas i september. 4. Verksamhets-/Processperspektivet Arbetet under året har präglats av ett starkt fokus kring anpassning, utveckling och harmonisering av vår verksamhet utifrån bl.a. minskad elevvolym, en ny gymnasiesärskolereform, och vårt uppdrag från RUN. En gemensam vision och gemensamma mål för de kommande åren har arbetats fram. Förändringar av chefstrukturen, av stödfunktionerna och av organisationen för arbetet med skolorna som kompetenscentra har genomförts i syfte att skapa bättre förutsättningar att nå måluppfyllelse utifrån de styrdokument som gäller för skolans verksamhet och utifrån RUN:s uppdrag. Det omfattande förändringsarbete som verksamheten nu är mitt uppe i tar mycket tid och kraft, kommer att prägla arbetet under årets resterande månader och under 2014. Nya arbetssätt ska utvecklas och samarbete mellan skolorna ska göras möjligt genom större grad av samordning av bl.a. gemensam läsårsplanering och schemaläggning. Andra prioriterade områden under innevarande läsår är bl.a. utveckling av APL (arbetsplatsförlagt lärande), åtgärdsprogram och stöd för elever med särskilda behov och dokumentation av elevernas kunskapsutveckling. VAD-mål har tagits fram utifrån visionen Vi utvecklar kompetens i världsklass för en hållbar framtid och det goda livet. Mål för eleverna/studenterna är: - Alla elever på naturbruksprogrammet ska nå en yrkesexamen 2016 - Elevernas/de studerandes meritvärde ska höjas till 16,5 poäng till vt 2016 - Alla YH elever tar ut ett examensbevis. - 2016 har avhoppen minskat med 50 % jämfört med läsåret 2012-2013. - 2018 har skolorna inga avhopp - 2013 har skolorna 100 % nöjda elever En målgruppsanalys har genomförts i syfte att ta reda på vad elever tycker är viktigt för att söka till gymnasieutbildningar på någon av skolorna. Resultatet från den analysen kommer att användas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Från höstterminen läser samtliga elever inom gymnasieskolan i det nya systemet (GY 11). För gymnasiesärskolan innebär höstterminsstarten att de nya eleverna nu läser enligt den reformerade gymnasiesärskolan, GYS13. Under de närmsta fyra åren kommer utbildningen inom gymnasiesärskolan att bedrivas med två parallella system, vilket bland annat innebär olika program, ämnesplaner och betygssystem.

Sida 3(11) 4.1 Verksamheternas mål i verksamhets-/processperspektivet Antalet antagna till gymnasieskolan inför skolstarten var 261, vilket är 17 färre än 2012 (- 6 %). Av dessa är 59 elever antagna på introduktionsprogram och 202 på det nationella programmet. Andelen förstahandssökande av 16-årskullen är 1,4 %, i nivå med föregående år men betydligt lägre än tidigare år. Andelen flickor är 75 %, vilket är högre än tidigare år. Skolstarten har förlöpt väl på skolorna. Viss oro finns utifrån det förslag till beslut om framtida organisation som förvaltningen har arbetat fram. Antalet antagna till gymnasiesärskolan uppgår till 17, vilket är i nivå med 2012. Förhållandevis många studerande har fått finansiering från sina hemkommuner och påbörjar kurser inom gymnasial komvux på skolorna under höstterminen. Inom yrkeshögskolan söks utbildningarna om vart annat år. I 2013 års ansökningsomgång har ansökningar till totalt 10 utbildningar lämnats in vilket är fler än tidigare år. Framförallt omsökningar av befintliga utbildningar men också nya eller omarbetade utbildningar. Besked från YH-myndigheten om vilka utbildningar som beviljas utbildningsstart väntas under januari 2014. Den reformerade gymnasiesärskolan införs från och med höstterminen 2013 för åk 1, och naturbruksprogrammet kommer då att ha bytt namn till Programmet för skog, mark och djur. Utbildningen inom gymnasiesärskolan anpassas i sin struktur till gymnasieskolan. Under året präglas arbetet inom gymnasiesärskolan av införandet av reformen och de nyheter och förändringar som det för med sig. Utfall 2013 Mål 2013 Utfall 2012 Andel avhopp 5,9 % <5 % 5,8 % Miljömedvetande-index åk 1-2 71 nb / 85 sär 80 75 nb / 66 sär Andelen avhopp är i nivå med 2012 och lägre än åren dessförinnan, men når inte målet för 2013. En ökad tydlighet i profileringen av och informationen om skolorna, och det pågående arbetet utvecklingsarbetet med tydlig struktur och rutiner kring eleverna på skolan är faktorer som på sikt kommer att leda till att avhoppen minskar. Miljömedvetande-index för årskurs 1 och 2 mäts genom elevenkät. Utfallet för gymnasiesärskolan är betydligt högre än motsvarande utfall 2012, och ligger också över målet. Utfallet inom gymnasieskolan når inte upp till målet, och spridningen mellan skolorna är relativt stor. 4.1.1 Samarbetsprojekt Förvaltningen arbetar för att utöka samarbetet mellan skolorna. Detta mäts i antalet samarbetsprojekt och kommer rapporteras vid årsskiftet. Dessa projekt kan vara gemensamma elevaktiviteter, gemensamt nyttjande av lokaler. maskiner eller personal, gemensamma fortbildningsinsatser och liknande.

Sida 4(11) 4.4 Prestationer Elevveckor är verksamhetens viktigaste prestationsmått. Detta tas fram och analyseras vid årsbokslutet. 5. Medarbetarperspektivet Förvaltningen har fortsatt sitt arbete med anpassningar till 2011 års skolreform och den fortsatta nedgången av elelvkullarna. Vi ser över organisationsstrukturen och personalens kompentenser utifrån skollagens krav och näringens behov. Det pågår också en översyn av läsårets förläggning för att eleverna skall få rätt förutsättningar för gymnasiearbetet. För att möta näringens framtida krav anpassar vi våra utbildningar och detta påverkar personalorganisationen. 5.1 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Övergripande mål i medarbetarperspektivet är "kompetent och engagerad personal" samt "god psykisk och fysisk arbetsmiljö där personalen känner att de är en viktig del av verksamheten". För att uppnå detta mäter naturbruksstyrelsen, utöver de regionprioriterade målen, andelen behöriga lärare samt ett Nöjd-Medarbetar-Index (NMI) och ett Delaktighetsindex. Andel behöriga lärare rapporteras i årsredovisningen. Nöjd-Medarbetarindex (NMI) och Delaktighetsindex: Båda indexen har tidigare mätts via en medarbetarenkät. Den har tidigare genomförts 2002, 2008 samt 2011. Regionens första gemensamma medarbetarenkät har påbörjats nu i september och resultat kommer finnas till årsbokslutet. Kompetent och engagerad personal Utöver regionens prioriterade mål har naturbruksstyrelsen fastställt egna styrtal. Utöver de regioncentrala målen utgör dessa styrtal indikatorer på "kompetent och engagerad personal" och "goda psykosociala och fysiska arbetsförhållanden där personalen känner att de är en viktig del av verksamheten". Övriga mål Regionens mål att inte ha ofrivilligt deltidsanställda kommer inte att kunna nås. Trenden med minskade elevkullar gör att förvaltningen tvingas dra ned på sysselsättningsgraden för ett antal medarbetare främst lärare som besitter specialkompetens som måste behållas men i minskad omfattning. En kompetens- och bemanningsplan för att bland annat komma tillrätta med detta håller på att upprättas. 5.4 Personalvolym Antalet nettoårsarbetare inom förvaltningen har minskat från 380 till 368 jämfört med augusti föregående år, dvs en minskning med 12 nettoårsarbetare. Den administrativa personalen har ökat med 9,2 årsarbetare med detta beror till stor del på

Sida 5(11) den omorganisation förvaltningen genomgår där ledarkompetensen spetsas och annan verksamhetspersonal har mindre administrativa uppgifter. Omställningsarbete pågår för ett antal medarbetare med administrativa uppgifter. Vi har även visstidsanställd ett antal elevambassadörer som arbetar med att marknadsföra skolorna. Den pedagogiska personalen har minskat med 11 årsarbetare vilket bedöms bero på naturlig personalomsättning. Antal nettoårsarbetare kommer fortsatt minska i och med att uppsägningar träder i kraft under det närmaste året. 5.5 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron ligger på samma nivå som föregående år i augusti: 4,2% på förvaltningen. Männen har ökat sin fråvaro något medan kvinnornas har sjunkit marginellt. Sjukfrånvaro augusti 2013 (2012 års inom parantes): Kvinnor 4,9 % (5,1%) och män 3,2 % (2,8%). Långtidsfrånvaro har ökat från 57,4% till 59,6%. Kvinnorna har högre långtidsfrånvaro. 5.6 Bemanningsföretag Kostnader för bemanningsföretag, tkr Periodutfall 2013 Periodutfall 2012 Prognos 2013 Dec 2012 Läkare Sjuksköterskor Övriga 14 6 14 6 Totalt 14 6 14 6 Förvaltningen använder i mycket liten grad bemanningsföretag. Utfallet på kontot avser en verksamhetsnära tjänst. 7. Ekonomiperspektivet Naturbruksförvaltningen har inlett en omfattande översyn av verksamheten. Organisationsförändringar har genomförts och bidrar till ökade kostnader på personalsidan under omställningsperioden. Enheterna ser över alla övriga kostnader för att minska de negativa effekterna av detta. 7.1 Verksamheternas mål i ekonomiperspektivet Naturbruksstyrelsens övergripande mål i ekonomiperspektivet är att förvaltningens budget är i balans. Den faktor som påverkar vårt ekonomiska utfall mest är tillströmningen av gymnasieelever. Höstens intag innebär en nedgång av elever både på gymnasiesär och gymnasiet. Detta påverkar förvaltningens intäkter negativt. Motsatt förhållande har vi på vuxenutbildningssidan där vi har fler utbildningar i gång än tidigare år. Kommunerna har under 2013 varit mer betalningsvilliga för dessa utbildningar vilket bromsar den negativa trenden. Vårt mål är att vi genom den omorganisation vi genomgår ska kunna bli mer

Sida 6(11) kostnadseffektiva och sparsamma och på så sätt kunna nå en budget i balans. 7.2 Ekonomiskt resultat Per sista augusti ligger resultatet strax över budgeterad nivå vilket bedöms resultera i att målet om ett nollresultat kan uppnås för helåret 2013. Resultaträkning Periodens utfall Helårsresultat Utfall Budge Utfal Förändrin Progno Budge Utfal Avvikels Förändrin t l g s t l e g t.o.m. t.o.m. t.o.m. utfall/ per t.o.m. t.o.m. prognos/ prognos/ Utfall samt 1308 1308 1208 utfall 1308 1312 1212 budget utfall helårsbedömning mnkr mnkr mnkr % mnkr mnkr mnkr mnkr % Statsbidrag 2,1 0,6 1,3 64,6% 2,1 1,0 2,1 1,1 0,7% Erhållna bidrag 83,9 83,2 84,7-1,0% 126,4 124,8 126,8 1,6-0,3% Övriga intäkter 112,8 113,7 118,3-4,6% 170,6 170,5 181,3 0,1-5,9% Verksamhetens intäkter 198,7 197,5 204,3-2,7% 299,1 296,3 310,2 2,7-3,6% Personalkostnade - r 117,2-115,8 - - -1,6% -178,9-176,5-2,4-1,7% 119,2 182,0 - Övriga kostnader -74,6-75,4-79,6-6,2% -113,3-113,1-0,2-7,2% 122,0 Avskrivningar -3,9-4,0-3,6 8,8% -6,0-6,0-5,4 0,0 11,0% Verksamhetens - kostnader 195,8-195,2 - - -3,3% -298,2-295,5-2,7-3,6% 202,4 309,4 Finansiella intäkter/kostnader m.m. Obeskattade reserver -0,4-0,5-0,4-0,8-0,8-0,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Resultat 2,6 1,8 1,5 0,0 0,0-0,1 0,1 Större avvikelser i procent mot budget förkommer på statsbidrag och avskrivningar. Detta beror till stor på en större tilldelning av bidrag för elevhälsovården än beräknat samt en återhållsamhet gällande investeringar p.g.a. vår omorganisation. Avvikelsen beror också på återbetalningar av punktskatter som inte tidigare budgeterats. Förvaltningen håller budgeten för konton som ingår i regionfullmäktiges beslut. Då vår verksamhet är starkt konkurrensutsatt är vi dock beroende av marknadsföring och information

Sida 7(11) och kan inte göra samma besparingsåtgärder. 7.3 Åtgärder vid ekonomisk obalans Resultatet per sista augusti är +2,6mkr. Då förvaltningen inte har vikarier under sommarmånaderna är resultatet alltid positivt vid delårsbokslutet per sista augusti. Med tanke på att en större del av elevintäkterna i år kommit under vårterminen då elevantalet varit betydligt större än under den kommande höstterminen har ett antal åtgärder vidtagits för att uppnå ett nollresultat: - Central kontroll vid nyrekrytering av medarbetare och andra personalförändringar - Stärkt kontroll av inköpsorganisationen inom förvaltningen samt tillfälligt investeringsstopp - Försäljning av utrustning - Ökad satsning på vuxenutbildningar Förvaltningens prognos för 2013 är +/- noll. 7.4 Eget kapital Naturbruksstyrelsen planerar inte att använda eget kapital under året. För 2013 prognostiseras ett nollresultat villket medför oförändrat eget kapital vid årets slut. Naturbruksstyrelsens egna kapital var 2,4 mkr vid ingången av 2013. 7.5 Investeringar Naturbruksstyrelsen har i budget medgett skolorna utrustningsinvesteringar under året på 9,5 mkr för 2013. Efter augusti har investeringarna uppgått till 2 047 tkr. Till en följd av vår omorganisation så sker få investeringar just nu vilket innebär att årets investeringsnivå inte landar högre än ca 5 000 tkr. 8. Bokslutsdokument och noter Rapportrad Not 1 Utfall ack Budget ack Avv ack Avv ack % Utfall ack fg år Ägarintäkt 80 619 80 619 0 0% 79 500 Försäljn Utbildning 75 431 75 922-491 -1% 81 093 Fsg övriga tjänster 2 22 483 25 449-2 966-12% 22 255 Fsg material och varor 12 514 10 877 1 637 15% 12 573 Övriga intäkter 3 7 695 4 670 3 025 65% 8 856 Intäkter 198 743 197 537 1 206 1% 204 277 Lönekostnad -81 633-79 332-2 301-3% -83 380 Semesterlöneskuld mm 4 230-906 1 136 125% 378 Sociala avgifter -34 074-33 682-392 -1% -34 713 Övriga personalkostnader -1 757-1 889 133 7% -1 463 Personalkostnader -117 233-115 809-1 424-1% -119 178

Sida 8(11) Köp verk.nära tjänster o utb 5-10 365-9 633-733 -8% -10 446 Köp av material och varor -13 666-13 691 26 0% -13 990 Hyror -16 857-17 153 296 2% -18 605 Fastighets o energikostnader 6-9 847-11 105 1 258 11% -10 172 Förbrukning matr o inv -4 379-4 303-77 -2% -4 454 Transportmedel -5 454-4 403-1 051-24% -4 636 Administrativa kostn -5 739-5 011-728 -15% -5 693 Övriga kostnader -7 751-10 064 2 313 23% -9 891 Ankomstregistrerade fakturor -581 0-581 -1 717 Avskrivn o finansiella poster -4 276-4 533 257 6% -4 026 Dummykod 0 0 0 0 Övriga kostnader -78 915-79 897 982 1% -83 631 Kostnader -196 148-195 705-442 0% -202 809 Resultat 7 2 595 1 832 763 1 469 Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys 1308 1208 Löpande verksamhet Årets resultat 7 2 595 1 469 Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar 3 893 3 579 Utrangeringar/nedskrivningar 0 0 Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 8-314 -165 Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital 6 174 4 883 Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd -141 184 Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar -990-5 624 Ökning+/minskning av kortfristiga skulder -9 655-17 157 Kassaflöde från löpande verksamhet -4 612-17 714

Sida 9(11) Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0-1 Investeringsverksamhet Investeringar -2 046-3 432 Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 314 170 Aktier och andelar -267-290 Kassaflöde från investeringsverksamheten -1 999-3 552 Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder -3 890-3 677 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner 0 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten -3 890-3 677 ÅRETS KASSAFLÖDE -10 501-24 944 Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar 9-3 934 8 030 Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar 9-14 435-16 919 Kontroll av årets kassaflöde -10 501-24 949 Differens 0-5 Not Utfall Utfall Balansräkning 1308 1212 Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar

Sida 10(11) - byggnader och mark 0 0 - maskiner och inventarier 10 22 230 24 214 - pågående investeringar 137 0 Finansiella anläggningstillgångar 11 3 322 3 055 Summa anläggningstillgångar 25 689 27 269 Omsättningstillgångar Förråd 14 484 14 343 Kortfristiga fordringar 22 547 21 557 Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel 9-14 435-3 934 Summa omsättningstillgångar 22 596 31 966 Summa tillgångar 48 285 59 235 Eget kapital Eget kapital 2 293 2 379 Bokslutsdispositioner 0 0 Årets resultat 2 595-86 Summa eget kapital 4 888 2 293 Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder 22 391 26 281 Kortfristiga skulder 21 006 30 661 Summa skulder 43 397 56 942 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 48 285 59 235 1. Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. 2. Den stora avvikelsen mot budget beror att det under sommarmånaderna inte kommer intäkter för kost och logi, återhämtning bör ske under hösten.3. Återhållsamheten är stor i förvaltningen men mycket inköp sker inför höstterminen. 3. Alla skolor har varit försiktiga in sin budget vad gäller övriga intäkter. 4. Semesterlöneskulder fluktuerar stort under året. 5. Köp av utbildning fler elever under våren än under kommande höst för utomlänselever enligt samverkansavtalet gör ett högre utfall än budgeterat efter första terminen. 6. Vintern har varit mindre snörik och mildare en föregående år så fastighetskostnaderna har varit lägre än beräknat, kan förändras om vintern kommer tidigt.

Sida 11(11) 7. Resultatet efter sommaren är enligt budget positivt, detta beror på att verksamheten är mindre aktiv under sommarperioden. 8. Avyttnings av inventarier till en följd av minskade elevkullar. 9. Vår stora interkommunala fakturering som sker två gånger, mars och september. Våra likvida medel är nu låga och stiger i oktober för att därefter sjunka igen fram till februari. 10. Anläggningstillgångarna består till större delen av maskiner och inventarier. Cirka 2 % är fordon 11. De finansiella anläggningstillgångarna består av andelar i de ekonomiska föreningar som Naturbruksstyrelsen levererar produkter till.