Intern miljörevision på Skolan för industriell teknik och management 2014-05-28 Rapport från intern miljörevision Skolan för industriell teknik och management (ITM)
Intern miljörevision på Skolan industriell teknik och management 2014-05-28 1 Information om revisionen 1.1 Datum och tid 2014-04-23, 09.00-14:30 2014-04-24, 09.00-15:15 1.2 Platser Deans Office, Teknikringen 30 Brinellvägen 68 1.3 Revisorer Birgitta Westin birwe@kth.se 08-790 8831 Sabine Micksäter sabinemi@kth.se 08-790 6087 1.4 Standard/kravdokument Miljöledningsstandarden ISO14001 Övergripande rutiner i KTH:s miljöledningssystem Rutiner, detaljerade mål och handlingsprogram för ITM-skolan 1.5 Omfattning Revisionen omfattar verksamheten vid Skolan för industriell teknik och management (ITM). 1.6 Intervjuade Jan Wikander, skolchef Pär Jönsson, vice skolchef Christina Carlsson, administrativ chef Annika Lilja, miljöombud Sofia Granberg, miljöombud Anna Thöresson Berg, HR-chef Anders Tilliander, föreståndare brandfarlig vara ITM Henrik Sahlström, inköpsansvarig Per Lundqvist, grundutbildningsansvarig Catarina Erlich, vice grundutbildningsansvarig Claes Tisell, programansvarig Anders Eliasson, programansvarig, Pro prefekt Anders Tilliander, föreståndare brandfarlig vara ITM Valter Ström, kemikaliekoordinator Dennis Andersson, KLARA-registrerare Jack Ivarsson, kemikaliekoordinator, MMK Per Risberg, kemikaliekoordinator, MMK 1 (7)
1.7 Syfte Syftet med revisionen var att granska miljöledningssystemet vid Skolan för industriell teknik och management. 2 Genomförande Under revisionen genomfördes planerade intervjuer med relevant personal, se 1.6. Ett besök gjordes på ett av skolans lab. I samband med revisionen genomfördes även granskningar av bla. följande dokument: Handlingsprogram för detaljerade miljömål för transporter, kemikalier och utbildning. Uppdragsbeskrivningar Miljöguiden Tillstånd Rutin för miljöorganisation på ITM-skolan Rutin för inköp på ITM-skolan Rutin för tjänsteresor Rutin för avfallshantering på EGI Rutin för genomförda utbildningar Rutin för internkommunikation av miljöledningssystemet 3 Resultat Revisionen har resulterat i åtta avvikelser. En förteckning med identifierade avvikelser återfinns i Bilaga 1. 4 Observationer och kommentarer Ledningen ITM:s skolchef, Jan Wikander beskrev ITM-skolans miljöarbete. På skolan finns en miljögrupp där skolans två miljöombud, vice skolchef ingår, vid behov kallas ytterligare funktioner till gruppens möten. Miljöombud och miljögrupp är relativt nya i organisationer, sedan september 2013. Miljögruppen träffas en gång i veckan. De har nära kommunikation med ledningsgruppen där också vice skolchef ingår. Ledningen har avsatt resurser och har kunskap om miljöarbetet och de lokala miljömål som satts upp. Hos ledningen finns ett stort engagemang och det märks tydligt i verksamheten att miljö och hållbarhetsfrågorna är viktiga för ITM-skolan och detta genomsyrar både utbildning och forskning samt det administrativa arbetet. Miljöledningssystemet Arbetet med ITM-skolans miljöledningssystem startade under september 2013 då miljöombuden tillträdde. Skolan har under kort tid arbetat fram en bra struktur och upprättat nödvändiga dokument för systemet. Funktionsbeskrivningar/uppdragsbeskrivningar har tagits fram och viktiga roller och ansvar har tydliggjorts. Flera personer är nya i sina roller och har precis startat upp sitt arbete. Miljöarbetet har förankrats väl i organisationen på flera sätt, ledningen får regelbunden information, miljöombuden har informerat samtliga avdelningar om miljöarbete och miljöledningssystemet. Ett projekt på skolnivå har startat med att förbättra intern och extern information. Information på intranätet är omfattande och tydlig samt lätt att hitta. När det gäller lagar och andra krav har skolan 2 (7)
arbetat med laglistorna i Miljöguiden och beskriver för varje lagkrav hur man efterlever kraven. Utvärdering av lagefterlevnad har inte genomförts ännu, planeras till hösten 2014. Nödlägesberedskap Tydliga roller finns i skolan gällande brandskydd. Central brandskyddsansvarig saknas men Sofia Granberg, personaladministratör har en vikarierande roll. Föreståndare för brandfarlig vara finns centralt och även på flera avdelningar där detta är nödvändigt. Ett nätverk inom skolan för dessa har startats upp. Brandskyddsronder har gåtts och arbete pågår med att förbättra de brister som har framkommit vid dessa. Utbildningar för personal har planerats in. En grupp finns för t.ex. brandskyddsansvariga samt en för krisansvariga. Dessa två grupper drivs idag av miljögruppen. Rapportering av placering och mängder brandfarlig vara görs till säkerhetschef årligen. Utrymningsskyltar saknades på Brinellvägen 68, miljöombuden har kontaktat MBAs avdelningschef, som ansvarar, för att skaffa fram nya skyltar. Krisplaner håller på att arbetas fram per institution. Beräknas vara klar under juni 2014. Kemikaliehantering Skolan har inte använt KLARA systemet fullt ut på alla avdelningar och har därför inte genomfört kemikalieinventeringar. Riskbedömningar av kemikalier har inte genomförts. Utbildning och införande av detta sker under maj månad. Vid rundtur i några av labben på Brinellvägen 68 observerades flera omärkta dunkar med kemikalier som var placerade på golv och även utomhus fanns omärkta kärl. Kemikalier förvarades i träskåp som var olåst och utan ventilation, nytt skåp har beställts. Skyltar för parkeringsförbud saknades utomhus vid gasförrådet, vilket har påtalats för MBA som ansvarar för detta i samarbete med Akademiska Hus. Farligt avfall främst kemikalierester som skickas iväg finns förtecknat i fakturor som finns i Agresso. Information och utbildning ges till studenter på ett mycket bra sätt t.ex. Safety Guide på EGI. Ansvar i kemikaliehanteringen finns förtydligat i de uppdragsbeskrivningar som skolan har tagit fram nyligen. Rutiner för kemikaliehantering har upprättats för varje institution (EGI: på avdelningsnivå) som hanterar kemikalier och dessa var kända av de personer som intervjuades. Kompetens och utbildning för anställda En introduktionsutbildning ges till alla anställda från ITM-skolan centralt ca 2 gånger per år. Varje nyanställd kallas till denna introduktion. I introduktionen ingår t.ex. genomgång av intranätet där information om bl.a. miljöarbetet finns. Avdelningarna på skolan ansvarar för introduktionen till verksamheten och den kan variera beroende på hur verksamheten ser ut. ITM-skolan har valt att satsa på riktade utbildningar inom t.ex. brandskydd, kemikaliehantering för att stärka kompetens inom organisationen och för att miljö och säkerhetsfrågor är viktiga. Resurser har tilldelats särskilt för att styra upp arbetet. Inköp och upphandling Skolan gör numera enbart direktupphandlingar och avrop från ramavtal, i viss mån förekommer mindre inköp utanför ramavtal. Inköpsansvarig fungerar som stöd till de som vill genomföra en 3 (7)
direktupphandling. Administrativa verksamhetsansvariga (AVA) på institutionerna är ansvariga för att genomföra upphandlingar. Dessa utser även vem som får beställa. Upphandlingarna genomförs med hjälp av upphandlingsavdelningen på UF. En ny inköpspolicy för ITM-skolan har tagits fram liksom en rutin finns för inköp. Inköp görs enligt skolans rutiner men den övergripande rutinen inköp och upphandling var inte känd, däremot var upphandlingsavdelningens webbsidor och rutiner väl kända. Inköpsansvarig kände inte till den övergripande rutinen för upphandling men kände väl till upphandlingsavdelningens webbsidor och processer. Kärnverksamhet utbildning ITM-skolan arbetar med att miljö och hållbar utveckling i program och kurser på flera sätt. Moduler som används där t.ex. Gasuco ingår, vilket är ett spel där man lär sig om hållbarhetsfrågor. Modulen finns i på alla program i årskurs 1. Skolan har satsat egna pengar på minor field studies för att lyfta hållbarhetsfrågan och som ger en helhetsbild att hållbarhet. Innehåll i utbildningarna regleras i utbildningsplanerna. Skolan genomför programkonferenser för att gå igenom innehåll i utbildningar och vid dessa konferenser sprids information om miljö och hållbar utveckling. Skolan har upprättat ett detaljerat mål gällande miljö och hållbar utveckling i utbildningar. Uppföljning av hur arbetet fortskrider har ännu inte gjorts. 5 Goda exempel Skolchefens engagemang och tilldelning av resurser har medfört att skolan på kort tid har kommit långt i det systematiska miljöarbetet. Vice skolchef chef sitter med i miljögruppen och miljöombudet är ledningskommunikatör, detta har medfört att miljöfrågorna och det systematiska arbetet lyfts i t.ex. ledningsgruppen. Skolan har två miljöombud där ena miljöombudet har avsatt 40 % i tid till miljöarbetet/miljöombudsrollen. Detta medför at ITM-skolan på kort tid har kommit lång i implementeringen av miljöledningssystemet. Uppdragsbeskrivningar finns upprättade för viktiga roller inom miljö, arbetsmiljö och säkerhet på skolan, vilket tydliggör ansvarsfördelning. Olika grupper finns inom skolan inom t.ex. kemikaliehantering, brandskydd vilket lyfter frågan och gör att hela skolan arbetar på ett mycket bra sätt och medför kunskapsöverföring mellan avdelningarna. 6 Rekommendationer (och slutsatser) Det finns en tydlig handlingsplan och styrning av miljöarbetet på ITM-skolan. Ledningen har engagerat sig i miljöfrågorna och har tilldelat resurser till arbetet. Miljöombuden driver miljöarbetet på ett mycket bra och föredömligt sätt och skapar engagemang i miljöfrågorna. Till exempel har skolans sommarfest med miljö som tema. Skolan har inte tidigare arbetat enligt lagkrav för att uppfylla miljölagstiftning (och arbetsmiljölagstiftning). Det är viktigt att skolans arbete med kemikaliehantering nu görs efter nya upprättade rutiner. 4 (7)
Revisorerna rekommenderat att ITM-skolan fortsätter att jobba på det sättet som man under kort tid har börjat med. De nya roller, grupper/nätverk och ansvar som har fördelats och tydliggjorts är viktiga för det fortsatta arbetet. Bilagor Bilaga 1: Förteckning över identifierade avvikelser 5 (7)
Bilaga 1: Lista över avvikelser Avvikelsenummer Kravelement Avvikelse IR-ITM-001 ISO14001 krav 4.4.6, IR-ITM-002 ISO14001 krav 4.4.6, Kemikalieinspektionens förskrifter om kemiska produkter och biotekniska organismer, KIFS 2008:2, kap 2, 7 Övergripande rutin för Inköp och upphandling var inte känd hos inköpsansvarig. Omärkta dunkar påträffades i labb och verkstäder, vilka var omärkta och placerade direkt på golv. Förvaring av kemikalier sker därför inte säkert ur miljösynpunkt. Beredskap för eventuellt läckage bör finnas genom t.ex. invallning och absorptionsmaterial. Kemiska arbetsmiljörisker, AFS 2011:19 IR-ITM-003 IR-ITM-004 Förordning om verksamhetsutövares egenkontroll, SFS 2009:901 MR-004 Rutin för kemikaliehantering ISO14001 krav 4.4.6, AFS 2011:19 Kemiska arbetsmiljörisker MR-004 Rutin för kemikaliehantering ISO14001 krav 4.4.6, Rutin saknas för att registrering av kemikalier sker vid leverans, samt att kemikalieinventering inte genomförs årligen för alla avdelningar inom skolan. Årsförbrukning av kemikalier dokumenteras ej. (Identifierades även vid kemikalierevisionen utförd av Goodpoint). Riskbedömningar av kemikalier utförs inte enligt lagkrav eller KTH:s rutin. Lokal rutin saknas där genomförande och ansvariga ska framgå. (Identifierades även vid kemikalierevisionen utförd av Goodpoint). IR-ITM-005 AFS 2011:19 ISO14001 krav 4.4.6, Register över arbetstagare som hanterar CMRämnen finns inte. Enligt AFS 2011:19 Kemiska arbetsmiljörisker ska det finnas ett register över arbetstagare som exponeras för CMR ämnen. Det ska dessutom finnas en dokumenterad utredning om möjlighet att ersätta produkt. Rutin saknas där genomförande, dokumentation och ansvariga ska framgå. (Identifierad avvikelse från kemikalierevision, 6 (7)
utförd av Goodpoint). IR-ITM-006 ISO14001 krav 4.5.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs Lagefterlevnadskontroll utförs ej (Identifierade vid kemikalierevision, utförd av Goodpoint). IR-ITM-007 ISO14001 krav 4.4.2 Introduktion av nyanställda på laboratoriet görs inte konsekvent och dokumenteras inte. Gäller Materialvetenskap och Maskinkonstruktion (Identifierad avvikelse från kemikalierevision, utförd av Goodpoint). ITM-008 ISO14001 krav 4.4.6, Årlig sammanställning av farligt avfall genomförs ej. Avfallsförordningen SFS 2011:927 7 (7)