Uppdragsbeskrivning för Personligt ombud Skapad av: Uppdragsenheten Gäller från: 2015-12-01 Beslutad av: Förvaltningschef Reviderad den: Diarienummer: 1915-2015 Uppdragsbeskrivning Personlig ombudsverksamhet Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 1(10)
Bilagor:... 3 1 Uppdragsbeskrivning... 4 1.1 Personlig ombudsverksamhet... 4 1.2 Målgrupp... 4 1.3 Personlig ombudens arbetsuppgifter... 5 1.4 Avgränsningar... 5 1.5 Process och arbetsmetod... 5 1.6 Kompetens... 6 1.7 Planering/planer... 7 1.8 Kvalitetskrav... 7 1.9 Dokumentation... 7 1.10 Samverkansgrupp... 8 1.11 Samordning och samverkan... 8 2 Ansvar... 8 2.1 Tystnadsplikt/sekretess... 8 3 Uppföljning, utvärdering och kvalitetskontroll av verksamheten under avtalstiden... 9 3.1 Tillsyn... 9 3.2 Lex Maria, Lex Sarah,... 9 3.3 Anmälningsskyldighet vid misstanke om att barn eller unga far illa... 9 3.4 Systemfelsrapportering... 9 3.5 Rapportering... 9 3.6 Uppföljning och utvärdering... 10 3.7 Lokaler, utrustning, tekniska hjälpmedel... 10 4 Ekonomi... 10 Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 2(10)
Bilagor: Bilaga 1 Förordning (2013:522) Bilaga 2 Meddelandeblad 5/2011 Bilaga 3 Meddelandeblad 14/2000 Bilaga 4 Proposition 1993/94:218 Bilaga 5 Ledningssystem Bilaga 6 Miljöpolicy Bilaga 7 Lednings och informationsplan Bilaga 8 Ekonomi Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 3(10)
1 Uppdragsbeskrivning Uppdragsbeskrivningen är ett styrdokument för och beställning av den verksamhet som ska bedrivas. fastställer de dokument som ingår i uppdragsbeskrivningen. Dessa är underlag för tecknande av kontrakt mellan förvaltningschef och sektorchef inom vård- och omsorgsförvaltningen. 1.1 Personlig ombudsverksamhet Verksamheten ska tillhandahålla personlig ombudsverksamhet i Östersunds kommun och till kommuner där överenskommelse/avtal upprättats. Verksamheten personliga ombud ska bedrivas i enlighet med SFS 2013:522 (Svensk författningssamling: Förordning om statsbidrag till kommuner som bedriver verksamhet med personligt ombud för vissa personer med psykiska funktionsnedsättningar), Bilaga 1, samt socialstyrelsens meddelandeblad nr 5/2011, Bilaga 2. Där anges de bestämmelser och föreskrifter, villkor, förutsättningar, målgrupp, arbetsuppgifter och ansvar som ska uppfyllas för att statsbidraget ska erhållas. Enheten har en aktiv informationsskyldighet om verksamheten och deras innehåll, till målgrupp, närstående, god man/förvaltare och andra myndigheter. Enheten ska också vid förfrågan informera allmänheten i kommunen om sin verksamhet. Verksamheten ska bedrivas kontinuerligt under vardagar 8-17. Antalet klienter per personligt ombud ska maximalt uppgå till femton personer samtidigt. Syftet med verksamheten är att den enskilde ska ha bättre möjligheter att påverka sin livssituation och vara delaktig i samhället, ha möjligheter att leva ett mer självständigt liv och få en förbättrad livssituation, och ges möjligheter att få tillgång till samhällets utbud av vård, stöd och service på jämlika villkor samt rättshjälp, rådgivning och annat stöd utifrån sina egna önskemål och behov. få myndigheter, kommuner och landsting att samverka utifrån sina önskemål och behov 1.2 Målgrupp Verksamheten med personligt ombud riktar sig till personer som är 18 år eller äldre, som har psykiska funktionsnedsättningar och betydande och väsentliga svårigheter att utföra aktiviteter på olika livsområden. De enskilda som kan få stöd av personligt ombud ska ha sammansatta och omfattande behov av vård, stöd och service, rehabilitering och sysselsättning samt ha behov av långvariga kontakter med socialtjänsten, primärvården och den specialiserade psykiatrin och andra myndigheter. Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 4(10)
1.3 Personlig ombudens arbetsuppgifter Ett personligt ombud ska arbeta på den enskildes uppdrag men med syftet att så långt det är möjligt uppnå ändamålet/syftet med verksamheten. Konkreta arbetsuppgifter kan vara: Att tillsammans med klienten identifiera och formulera hans/hennes behov av vård, stöd, service, rehabilitering och sysselsättning Att tillsammans med klienten se till att olika huvudmäns insatser planeras, samordnas och genomförs Bistå klienten i kontakter med olika myndigheter Se till att klienten får vård, stöd och service, rehabilitering och sysselsättning utifrån egna önskemål, behov och lagliga rättigheter Verka för att klienten får tillgång till rehabilitering, sysselsättning och/eller arbete. Verksamhetens målsättning utifrån den enskildes behov 1.4 Avgränsningar Att ombudet arbetar på klientens uppdrag med att stödja klienten för att uppnå sina egna mål Samma ombud över tid (i största möjliga mån) Arbeta långsiktigt och med tålamod Etablera en förtroendefull men professionell relation Arbeta i trygg och anpassad miljö för klienten Utgå från nuläget och klientens aktuella hälso- och funktionsnivå Arbeta aktivt för att skapa goda relationer med olika myndigheter, professioner och funktioner Utifrån den enskildes önskan vara behjälplig vid samordning insatser. Detta kan ske genom att delta i nätverksträffar, påtala behov av SIP (samordnad individuell plan) individuell plan LSS, genomförandeplan o.s.v. Det ingår inte i personliga ombudens arbetsuppgifter att: Ta över huvudmännens ansvar för samordning av insatser från olika myndigheter Utföra vård- och/eller behandling som ges enligt hälso- och sjukvårdslagen. Att fatta beslut om insatser enligt socialtjänstlagen eller lag om stöd och service till vissa funktionshindrade 1.5 Process och arbetsmetod Verksamheten ansvarar för att utveckla och kvalitetssäkra en effektiv process som ska ha en rättssäker karaktär trots att verksamheten inte verkställer beslut som föregås av myndighetsutövning enligt LSS eller SoL. Verksamheten ska ta emot ansökningar och chef (samordnare) gör en bedömning tillsammans med ombuden Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 5(10)
1.6 Kompetens om den sökande tillhör målgruppen eller inte, prioritet vid kö mm. Chef (samordnare) överlämnar uppdraget till lämpligt ombud. Verksamheten ska utveckla metoder och arbetssätt kring klientarbetet för att uppnå bästa tänkbara resultat. Exempel på arbetssätt: Personliga ombudens arbetsprocess brukar delas in i tre faser. Fas 1: Lära känna Skapa förtroende Ordna ev. akuta situationer, åtgärder Fas 2: Inventera behov Resonemang kring orsak - verkan (hjälp att se och förstå konsekvenser) Formulera mål Skapa en planering Fas 3: Förbereda klienten på avslut Glesare kontakter Sammanfatta Insatsen från början till slut Framtida strategier, kontakter o.s.v. Eftersom det råder sekretess mellan olika myndigheter är klientens medverkan en förutsättning. Endast i yttersta nödfall bör ombudet arbeta med fullmakt från klienten och då skall det vara begränsat i både tid och innehåll. Det ingår också att utveckla arbetet kring att identifiera och rapportera brister, som gör att klinternas behov inte blir tillgodosedda, till ledningsgrupp m.fl. Insatsen personligt ombud är ett stöd baserat på expertkunskap. De ska tillhandahålla ett kvalificerat stöd i form av samordning av insatser. Det ska vara professionellt men baserat på personlig lämplighet. Kvalifikationer och personliga egenskaper som de personliga ombuden bör ha beskrivs i Välfärd och valfrihet service, stöd och vård för psykiskt störda, SOU 1992/73, Bilaga 3 och i regeringens proposition 1993/94:218, Bilaga 4. De personliga ombuden bör ha ingående kunskaper om samhället och relevant lagstiftning goda kunskaper om psykisk funktionsnedsättning lång erfarenhet av relationsskapande arbete mycket god samarbetsförmåga. Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 6(10)
Viktiga personliga egenskaper är att kunna upprätthålla och bibehålla en relation till sina klienter kunna hjälpa klienten att föra fram sina synpunkter på ett konstruktivt sätt förstå och ha ett seriöst intresse för arbetets komplexa, ibland ömtåliga uppdrag ha en mycket god förmåga att möta olika slags människor individuellt och i grupp ha gruppledarerfarenhet ha mod och beredskap att klara och förhålla sig konstruktivt i svåra och oväntade situationer kunna tala och skriva i klartext vara beredd att aktivt delta i handledning. Det är viktigt att patient-, brukar- och anhörigorganisationer samverkar vid rekrytering och anställning när det är möjligt. Andra exempel på önskvärda kvalifikationer beskrivs i Socialstyrelsens Rätt kompetens hos personal i verksamheter för personer med funktionsnedsättning (Vägledning för arbetsgivare). Kunskap om de psykiska funktionerna enlig ex ICF Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa. (övergripande, kognitiva och övriga) Kommunikation och bemötande Olika funktionsnedsättningar och dess konsekvenser Individuell planering, trygghet och säkerhet mm Alternativa kommunikationssätt eller kommunikationshjälpmedel Kunskap om de den enskilde: personlighet, individuella styrkor och svårigheter 1.7 Planering/planer 1.8 Kvalitetskrav Att identifiera behov och önskemål är ett viktigt grundläggande arbete som skall följas av en planering om hur ombudet och klienten skall uppnå behov och önskemål. Vem som ska göra vad i arbetet och när. En plan bör upprättas där det står nerskrivet vad ombudet och klienten kommit överens om. Planen ska följas upp och revideras under arbetets gång vid behov. Insatsen personligt ombud skall vara av god kvalitet och kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Vård- och omsorgsförvaltningen har ett ledningssystem som ska stödja de olika verksamheternas kvalitetsarbete, Bilaga 5. Kvalitetskraven kan komma att ändras under avtalstiden. 1.9 Dokumentation Verksamheten har ingen dokumentationsskyldighet. Den plan som upprättas och de anteckningar som sker räknas som arbetsanteckningar/arbetsmaterial. Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 7(10)
Detta material ska gallras när det inte längre är aktuellt, beroende på när ärendet anses avlutat. Material som ses som sekretesshandlingar skall förvaras säkert. Var och en av dem som har tillgång till material ansvarar för god hantering; ordning och reda samt förvaring av materialet på säkert sätt. 1.10 Samverkansgrupp För verksamheten ska det finnas en samverkansgrupp med representanter för ingående kommuner, landstingets primärvård och psykiatri, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Patient-, brukar- och anhörigorganisationer ska erbjudas att delta i samverkansgruppen. Den lokala samverkansgruppen ska prioritera inom målgruppen efter de lokala förhållanden som råder i den aktuella kommunen. Detta görs vid planering inför nästkommande år och förs in i verksamhetsplaneringen. Samverkansgruppen arbetar strategiskt för att använda personliga ombudens kunskaper och erfarenheter för att förbättra villkoren för hela gruppen personer med psykisk funktionsnedsättning. 1.11 Samordning och samverkan I kommunens samordningsansvar ingår att identifiera brister i serviceutbud och verka för att dessa undanröjs. Det ingår också att identifiera icke tillgodosedda behov och föra dessa kunskaper vidare i t.ex. uppföljningar och planering av framtida insatser och verksamheter. Se vidare systemfelsrapportering. Frivilligorganisationers och föreningars erbjudanden om insatser ska uppmuntras och tas till vara på bästa möjliga sätt för klientens räkning. Syftet är att utifrån deras önskemål öka möjligheterna till ett aktivt och meningsfullt liv i gemenskap med andra. Verksamheten ska också samarbeta med Region Jämtland Härjedalen, övriga myndigheter, organisationer och föreningar för den enskildes bästa. Se mer utförligt under rubrikerna uppdrag och arbetsuppgifter samt ledningsgrupp. 2 Ansvar 2.1 Tystnadsplikt/sekretess Enheten ska se till att all personal undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt 29 LSS, 15 kap 1 SoL samt Lagen om yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område. Enheten ska övervaka att den tystnadsplikten efterlevs. Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 8(10)
3 Uppföljning, utvärdering och kvalitetskontroll av verksamheten under avtalstiden 3.1 Tillsyn Inspektionen för vård- och omsorg ansvarar för tillsynen av personlig ombudsverksamheten. 3.2 Lex Maria, Lex Sarah Ombudsverksamheten är i juridiskt perspektiv varken en socialtjänstverksamhet eller en hälso- och sjukvårdsverksamhet och omfattas således varken av Lex Sarah eller av Lex Maria. Även om det inte finns någon skyldighet att anmäla enligt dessa lagrum skall personliga ombuden påtala genom avvikelserapportering eller genom att rapportera systemfel att man sett ett missförhållande eller en vårdskada. Enheten ska vid avvikelse- och systemfelsrapportering följa de instruktioner och rutiner som har utarbetats av vård- och omsorgsförvaltningen 3.3 Anmälningsskyldighet vid misstanke om att barn eller unga far illa Verksamheten ska enligt socialtjänstlagen 14 kap 1 anmäla om misstanke finns om att barn eller en ung person far illa eller riskerar att fara illa. Anmälan görs till socialförvaltningen. 3.4 Systemfelsrapportering 3.5 Rapportering Personliga ombuden har i uppdrag att identifiera och rapportera systemfel. Syftet är att kartlägga och skapa underlag för att åtgärda de brister som finns i de offentliga systemen som gör att klientens behov inte blir tillgodosedda. Verksamheten ska rapportera systemfelen till ledningsgruppen. Ledningsgruppen är en strategisk ledningsgrupp som genom arbetet med bristerna får goda möjligheter att förbättra det egna kvalitetsarbetet och höja kostnadseffektivitet i den egna organisationen. Enheten ska vid avvikelse- och systemfelsrapportering följa de instruktioner och rutiner som har utarbetats av vård- och omsorgsförvaltningen Enheten ska lämna in de uppgifter som vård- och omsorgsnämnden och/eller socialnämnden kan behöva för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet till andra myndigheter exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen. Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 9(10)
Socialstyrelsen har ett nytt regeringsuppdrag gällande personlig ombudsverksamhet och länsstyrelsen ansvarar för att betala ut och följa upp statsbidraget. Därför ska verksamheten rapportera till länsstyrelsen och/eller socialstyrelsen de uppgifter som efterfrågas. 3.6 Uppföljning och utvärdering Uppföljningen är en del i nämndens ledningssystem för kvalitet som är under utveckling. har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering av mål och riktlinjer samt kvaliteten i verksamhetens insatser. Kvalitetsrapport ska lämnas till vård- och omsorgsnämnden årligen. Kvalitetsrapporten ska innehålla uppgifter som visar resultatet av arbetet enligt verksamhetsplanen. Ekonomisk rapport ska lämnas årligen i slutet av februari efter förvaltningens bokslut. 3.7 Lokaler, utrustning, tekniska hjälpmedel Chef för personliga ombud ordnar och bekostar administrativa lokaler och personallokaler inklusive utrustning, inventarier och abonnemang för verksamheten. 4 Ekonomi Ekonomi regleras enligt bilaga. Bilaga 8 Uppdragsbeskrivning, 2015 2015-09-01 10(10)