2011 Arbetarnas bildningsförbund Portalen 2.0 [LATHUND ANMÄLNINGAR, ONLINEBETALNINGAR, AVANMÄLNINGAR OCH KREDITERINGAR] En lathund som beskriver nyheter i Gustav avseende anmälningar, hur man publicerar arrangemang och skriver för webben samt hantering av onlinebetalningar i PayEx-admin.
Innehåll Att välja typ av anmälning som arrangemanget accepterar... 1 Anmälningsbar... 1 Direktanmälan... 1 Onlinebetalning... 2 Att skriva för webben i Gustav... 2 WebRubrik Publiceringsintervall... 2... 2 WebText... 3 Att hantera anmälningar i Gustav... 4 Anmälningsbar... 4 Direktanmälan... 4 Onlinebetalning... 5 Att kreditera en onlinebetalning i Gustav... 5 Att kreditera en onlinebetalning i PayEx-admin... 5 Om något går fel i webbanmälan... 5 Besökaren hör av sig... 6 Besökaren hör inte av sig... 6
Att välja typ av anmälning som arrangemanget accepterar Nu finns det tre alternativ att välja för hur/om ett arrangemang accepterar anmälan via webben. Observera! Det är nödvändigt att välja minst Anmälningsbar på webbpublicerade studiecirklar om du vill att besökaren på www.abf.se ska kunna anmäla sig. Alternativen har ingen betydelse för kulturarrangemang i denna release men kommer att få det senare. Alternativen inkluderar alltid det föregående valet. Det vill säga, om du markerar Direktanmälan så är arrangemanget även Anmälningsbart. Om du markerar Onlinebetalning så är även Direktanmälan och Anmälningsbar aktiv på arrangemanget (även om markeringarna saknas) På alla anmälningsalternativ kontrolleras om personnumret besökaren matat in redan finns i Gustavs personregister. Hittas personnumret uppdateras personen med de uppgifter som matats in. Om det inte hittas läggs en ny person upp med de uppgifter besökaren matat in. Anmälningsbar Aktiverar anmälningsformuläret på arrangemangets (idag endast studiecirklar) webbsida. Endast fakturalternativet finns tillgängligt som betalningsalternativ. Ingen kontroll görs på antal platser och om besökaren anmäler sig blir deltagaren i Gustav webbanmäld reserv Direktanmälan När besökaren anmäler sig kontrolleras om det finns platser kvar på arrangemanget. Om så är fallet, skapas direkt en godkänd deltagare. Om arrangemanget är fullt, får man en fråga om man vill anmäla sig som reserv. Endast fakturalternativet finns tillgängligt som betalningsalternativ. Observera! Var noga med max antal platser på arrangemang där ni väljer direktanmälan. 1
Onlinebetalning Låter besökaren betala arrangemanget med kort/internetbank eller faktura, i övrigt som Direktanmälan. Observera! Om avgiften är 0 och/eller startdatum saknas fungerar inte onlinebetalning, även om det är markerat. Att skriva för webben i Gustav Att webbpublicera ett arrangemang innebär att vi blir publika för våra kunder och möjliga deltagare. Vi behöver skriva texter riktade till våra besökare. Under våren har utbildningar genomförts som bland annat tagit upp Webbtonalitet, hur man skriver för ABF samt att skriva Sökmotoroptimerat. Läs mer att kommunicera externt för ABF. Utbildningar samt övningsuppgifter finns på vårt intranät: på infobanken. Allt om portalen och attäven publicera arrangemang http://intranet.abf.se/?portalpageid=11006 http://www.abf.se/infobank/kommunikation/kommunicera-abf/episerver-webb-infobank-community/ WebRubrik Arrangemangets rubrik så som det presenteras på www.abf.se i sökresultat med mera. Om ingen WebRubrik angivits används arrangemangets namn. För att sätta rubrik på arrangemang har vi en enkel formel: VERB + SUBSTANTIV + PLATS Det innebär att man först beskriver aktiviteten och sedan orten. Exempel: Teckna Manga i Olofström Spela gitarr i Lomma Testa improvisationsteater på Södermalm Publiceringsintervall Ange det datum från och med samt till och med du vill att arrangemanget ska vara synligt på www.abf.se. Arrangemanget är synligt mellan de datum som har angivits i fr o m respektive t o m till vänster om publiceringsdatum. Om t o m datum är tomt, är arrangemanget publicerat t o m startdatumet på arrangemangets första flik. Observera! Om även startdatum är tomt, publiceras inte arrangemanget. Exemplen nedan visar hur man kan göra: Arrangemangen startar 8 september och ska visas mellan 23 augusti och 3 september: Skriv 201008-23 i publiceringsdatum fr o m och 2010-09-03 i publiceringsdatum t o m samt 2010-09-08 i Startdatum på arrangemangets första flik. Arrangemangen startar 8 september och ska visas mellan 23 augusti och startdatumet: Skriv 201008-23 i publiceringsdatum fr o m, lämna publiceringsdatum t o m tomt och skriv 2010-09-08 i Startdatum på arrangemangets första flik. Arrangemangen startar 8 september och ska visas mellan 23 augusti och 22 september (tre veckor efter startdatumet): Skriv 2010-08-23 i publiceringsdatum fr o m och 2010-09-22 i publiceringsdatum t o m samt 2010-09-08 i Startdatum på arrangemangets första flik. 2
Inget bestämt om arrangemangets startdatum, det ska visas mellan 23 augusti och 31 december: Skriv 2010-08-23 i publiceringsdatum fr o m och 2010-12-31 i publiceringsdatum t o m. Tips! Arrangemang som saknar startdatum ges lämpligen samma slutpubliceringsdatum, t.ex. 31/6 eller 31/12. Gå igenom vilka som är aktuella för nästa termin och ändra slutpubliceringsdatum inför halvårs och årsskiften. I de flesta fall är det inte intressant att visa kulturarrangemang efter startdatumet, fyll i publiceringsdatum fr.o.m. och startdatum men lämna publiceringsdatum t o m tomt. WebText Här handlar det om Du och Vi. Alltså, ringa in besökarens behov och erbjud ABFs lösning. Börja med att tala till Du. Berätta sedan vad studiecirkeln Vi erbjuder. 100 till 250 tecken är en lämplig textmassa för ingressen. Skärmbild 1, En WebText med "Du & Vi" perspektiv. I den här lathunden berör vi inte hur man jobbar i EPiServer. Utbildningar samt övningsuppgifter för EPiServer finns på vårt intranät: http://intranet.abf.se/?portalpageid=11006 3
Att hantera anmälningar i Gustav Vidare hantering av arrangemang där det kommit in webbanmälning beror på vilken anmälningstyp man valt. Anmälningsbar Deltagaren blir reserv och får status ej kontrollerad. Som tidigare kan ni söka efter arrangemang där det kommit in webbanmälda, ej kontrollerade reserver genom att söka arrangemang med följande inställningar på fliken Ledare/artist/deltagare: Arrangemang med sådana anmälningar visas också på startsidan i Gustav. Varje deltagare måste kontrolleras och anmälas på arrangemanget och kallelse/faktura måste skapas. Direktanmälan Deltagaren blir anmäld och godkänd under förutsättning att det finns platser kvar på arrangemanget. Om det inte finns platser kvar, blir besökaren via anmälningformuläret informerad om att arrangemanget är fullt och man kan om man önskar anmäla sig som reserv. Om deltagaren anmäler sig till ett arrangemang med direktbokning eller onlinebetalning och väljer faktura som betalningssätt, skapas en godkänd deltagare men ingen kallelse/faktura skapas och skickas ut. Om övriga deltagare på arrangemanget inte är kallade skapar detta inga problem, inför starten skapas kallelse/faktura till alla deltagare enligt normala rutiner. Om arrangemanget är publicerat även efter att kallelse skickats ut måste en speciell sökning göras för att hitta de arrangemang som det kommit till anmälningar på. Markera Kallelse till delt på arrangemangets första flik när ni publicerar arrangemang med direktbokning eller onlinebetalning: Markera Ej kallade på första fliken i sök arrangemang och Webanmälda på fliken Ledare/artist/deltagare, så hittar ni alla arrangemang där det finns ej kallade, webanmälda, deltagare: 4
Generera och skriv ut kallelse/faktura till de nya deltagarna. Om arrangemanget startar inom några dagar, ta också kontakt via epost eller telefon. Onlinebetalning Observera! Vid onlinebetalning skapas en kallelse/faktura på deltagaren, det gör att man alltid får frågan om man vill generera kallelse när man manuellt lägger till deltagare på ett arr där det kommit in en onlinebetalning. Svara nej på frågan om det inte är dags att kalla deltagarna. De som onlinebetalar får kallelse på skärm och via e-post direkt vid anmälan. Att kreditera en onlinebetalning i Gustav Tala i första hand med SamC om hur ni ska hantera kreditering1 av redan betalda fakturor i Gustav. Sök faktura. Ange ArrangemangsNr, Markera Fakturor, Onlinefakturor Notera/Kopiera ReferensNr Kreditera fakturorna Att kreditera en onlinebetalning i PayEx-admin Logga in i PayEx-admin 2, https://secure.payex.com/admin/logon.aspx Leta upp fakturan med hjälp av Transaction search och OrderID där OrderID är fakturans RefNr du noterat/kopierat från Gustav. Klicka på Transaction number Klicka på Credit för att kreditera fakturan. Om något går fel i webbanmälan När en besökare anmäler sig och onlinebetalar samverkar 3 olika system. Portalen, Gustav samt betalningsleverantören PayEx. Om något går fel i kommunikationen mellan dessa system finns bakomliggande rutiner för att hantera detta. 1 2 Kontrollera med SamC om vem som ska sköta om krediteringar. Användarnamn och lösenord till PayEx-admin tillhandahålls av din kundansvarige på SamC 5
Du ska aldrig manuellt ta bort en deltagare som onlinebetalat för att hantera uppkomna fel. Det sköts av systemet och hanteras efter vilken typ av fel som inträffade. En onlinefaktura som av någon anledning inte betalmarkerats av systemet på 24 timmar tas bort automatiskt. Besökaren hör av sig Det måste passera minst 30 minuter från anmälningstillfället innan du som handläggare kan hantera fel i Gustav. Be alltid den som hör av sig att avvakta i 30 minuter och kontrollera sin inkorg efter post från noreply@abf.se. Om deltagaren hör av sig och 30 minuter har passerat sedan deltagaren försökt anmäla sig kan du: 1. Leta upp arrangemanget och kontrollera att personen finns med på deltagarfliken. 2. Om personen inte finns med, anmäl deltagaren som vanligt, annars fortsätt till punkt 3. 3. Personen finns med på Deltagare fliken och det finns en ej betalmarkerad onlinefaktura. a. Fråga deltagaren om de accepterar en faktura istället för kort/internetbankbetalning. b. Markera Lås registrering för att förhindra att deltagaren tas bort av systemet efter 24 timmar. c. Efter 24 timmar eller efter den rutin ni är van att använda. Sök reda på ej betalda onlinefakturor äldre än 24 timmar. i. Sök faktura. ii. Markera Fakturor, Onlinefakturor, Ej betalda. iii. Skriv ut fakturakopia. Skärmbild 2, Fliken deltagare i Gustav "Lås registrering" Besökaren hör inte av sig Du behöver inte göra något. En onlinefaktura som ej betalmarkerats inom 24 timmar tas bort automatiskt. 6