SAFE WORK Instruktioner till Företagets egen sida - för dig som är chef/kontaktperson på ett entreprenadföretag 013-04-09
Innehållsförteckning 1. Information om Företagets egen sida...3. Lägga till en användare som har en egen e-postadress...6 3. Lägga till en användare som inte har en egen e-postadress...8 4. Ta bort en användare... 10 5. Kontrollera om en person har genomfört utbildningen... 11 6. Skriva ut en sammanställning över alla personers status... 1 7. Skriva ut ett utbildningsbevis/diplom... 13 8. Redigera en persons uppgifter... 14 För teknisk support, kontakta: Ampere Media AB, www.amperemedia.se Kontorstid mån-fre kl. 9-17 tel: +46 6-10 4 90 e-post: support@amperemedia.se 013 Ampere Media AB
1. Information om Företagets egen sida Med hjälp av Företagets egen sida kan du som kontaktperson/chef enkelt själv följa upp vilka personer som har genomfört en utbildning och klarat det avslutande testet. Du kan kontrollera en enskild persons status eller skriva ut en lista över samtliga personers status. Vid behov kan du skriva ut utbildningsbeviset/ diplomet som varje person bör ha med sig under arbetet. Personer som inte längre arbetar på ditt företag tar du enkelt bort ur ditt företags register så att detta alltid hålls aktuellt. (Om någon person har registrerat fler än ett användarkonto är rekommendationen att du tar bort det äldsta användarkontot eller det som inte har något godkänt utbildningsbevis). Med hjälp av Företagets egen sida kan du om du vill i förväg registrera berörd personal och skicka en inbjudan via e-post med en uppmaning att genomföra utbildningen. På detta sätt blir det enkelt för personalen att komma igång med utbildningen. Varje person får då ett e-postmed-delande som innehåller en direktlänk till utbildningen. Meddelandet liknar det du fick med länken till Företagets egen sida. Beställaren ska ha skickat ett e-postmeddelande till dig som säger att du har blivit utsedd till företagets kontaktperson. Sök efter ett meddelande från noreply@amperemedia.se Sök även i mappen för skräppost. Klicka på länken under 3. FÖRREGISTRERING OCH UPPFÖLJNING för att öppna ditt företags egen sida. TIPS! Spara länken till Företagets egen sida i din webbläsares Favoriter så slipper du leta efter e-postmeddelandet när det är dags för din uppföljning. 3
1 3 4 5 1. Verifikationskod Under företagsnamnet visas verifikationskoden som ditt företag har fått. Det är denna verifikationskod som ditt företags personal ska ange om de skapar sina användarkonton själv. I så fall behöver du även informera personalen om adressen till utbildningen.. Kontaktuppgifter Stämmer namnet på ditt företag? Stämmer namn och e-postadress? Innan du börjar använda Företagets egen sida bör du först kontrollera att de kontaktuppgifter som din beställare har angett är korrekta. Är uppgifterna felaktiga ska du kontakta din beställare. Kontakta även din beställare om du anser att det är någon annan på ditt företag som ska vara kontaktperson. 3. Giltighetstid Vanligtvis är verifikationskoden endast giltig under en begränsad tid. Här ser du mellan vilka datum den är aktiv. När sista dagen har passerats går det inte längre att genomföra utbildningen. Det går inte heller att öppna Företagets egen sida. 4. Användarbegränsning I vissa fall har beställaren satt en begränsning på hur många personer som kan genomföra utbildningen. Här ser du hur många. Kontakta din beställare om du tror att de är fler personer som ska göra utbildningen än vad som är satt som maximalt antal användare. 5. Utbildningsbevis På raden för antal utbildningsbevis visas hur många personer som klarat utbildningens avslutande test. 4
6 7 6. Historik I historiken visas vad som skett på Företagets egen sida t.ex. när en användare lagts till eller tagits bort. 7. Lägga till användare Som kontaktperson/chef kan du även kalla personal till utbildningen på ett annat sätt. Då använder du funktionen Lägg till användare som finns mitt på Företagets egen sida under rubriken registrera användarkonton. Hur du gör detta förklaras utförligt i instruktionerna, Lägga till en användare 5
. Lägga till en användare som har en egen e-postadress För att lägga till en person som har en egen e-postadress gör du så här: 1. Klicka på texten Lägg till användare.. Ange personens fullständiga namn, både förnamn och efternamn. 1 3. Välj Använd e-post som inloggning. 4. Ange personens e-postadress. OBS! Det är mycket viktigt att du anger rätt e-postadress annars får personen inte någon kallelse att gå utbildningen. 3 5. Ange personens mobilnummer. 6. Ange e-postadressen till den person du vill ska få information att personen du lägger till har klarat det avslutande testet. 7. Avsluta med att klicka på knappen Lägg till användare. 4 5 6 7 6
I listan över anslutna användare har den nya personen lagts till. E-postadressen är understruken, detta indikerar att personen har e-postadressen som login. Systemet har även skickat ut ett e-postmeddelande med information om att utbildningen ska gås igenom och adressen dit mm. Här finns en direktlänk till utbildningen och information om hur inloggning går till. Första gången får personen ange ett lösenord och bekräfta detta. Därefter kan utbildningen startas genom ett klick på Godkänn och logga in. 7
3. Lägga till en användare som inte har en egen e-postadress För att lägga till en person som inte har en egen e-postadress gör du så här: 1. Klicka på texten Lägg till användare.. Ange personens fullständiga namn, både förnamn och efternamn. 1 3. Välj Använd mobilnummer som inloggning. 4. Ange personens mobilnummer. 3 OBS! Det är mycket viktigt att du anger rätt mobilnummer annars kommer personen inte kunna logga in i utbildningen. 5. Ange e-postadressen till den person du vill ska få information att personen du lägger till har klarat det avslutande testet. 6. Avsluta med att klicka på knappen Lägg till användare. 4 6 8
I listan över anslutna användare har den nya personen lagts till. Mobilnumret är understruket vilket indikerar att personen saknar e-postadress och har mobilnumret som login. OBS! Eftersom personen inte har någon e-postadress måste du informera denne på annat sätt t.ex. muntligt om hur användarkontot aktiveras. Informera om följande: Webbadressen till utbildningen, www.fortumgeneration.safework.se Att personen är förregistrerad och enbart behöver aktivera sitt användarkonto, fältet längst ned till vänster på inloggningssidan. Att förregistreringen har skett med mobilnummer och att det är detta som ska användas som Login. Verifikationskoden som ska anges. Därefter kan utbildningen startas genom ett klick på knappen Logga in. 9
4. Ta bort en användare För att ta bort en person från listan över anslutna användare gör du så här: 1 1. Klicka på soptunnan framför personens namn.. I fönstret som öppnas klickar du på knappen OK. Nu har personen försvunnit från Företagets egen sida. OBS! Personen har enbart tagits bort från detta företags egen sida men finns fortfarande kvar i det samlade utbildningsregistret. Eftersom det finns personer som arbetar åt flera entreprenadföretag samtidigt måste de kunna finnas vara kvar på ett annat företags egen sida. 10
5. Kontrollera om en person har genomfört utbildningen För att kontrollera om en person har genomfört en utbildning gör du så här: 1 3 1. Kontrollera om namnet är grått eller svart. Den svarta färgen indikerar att personen har startat utbildningen. I så fall visas även texten status längs ut till höger. Den grå färgen indikerar att personen inte har varit aktiv alls dvs. inte ens har startat utbildningen.. Klicka på texten status. 3. I fältet som öppnas under namnet som visar en grön bock att personen har klarat utbildningens avslutande test. För godkända personer visas hur länge utbildningsbeviset är giltigt. 11
6. Skriva ut en sammanställning över alla personers status För att på ett snabbt sätt få en överblick över samtliga personers status gör du så här: 1 1. Klicka på ikonen med ett dokument och texten Utskrivbar lista. OBS! Det kan ta en stund att skapa listan om företaget har många anslutna användare. 4 3. På den nya sidan som visas är personerna grupperade efter vilka som varit aktiva och startat utbildningen respektive vilka som inte har varit det. Under respektive aktiv persons namn kan du se om denne har klarat utbildningen eller ej. 3. Den gröna bocken framför namnet indikerar att personen är godkänd. Dessutom visas hur länge utbildningsbeviset är giltigt. 4. Hela listan kan skrivas ut om du klickar på ikonen med en skrivare och texten Skriv ut. 1
7. Skriva ut ett utbildningsbevis/diplom För att skriva ut ett utbildningsbevis/diplom gör du så här: 1 1. Klicka på texten status till höger om personens namn. Då öppnas ett fält under namnet som visar om personen har klarat utbildningens avslutande test eller ej.. Klicka på utbildningens namn för att öppna utbildningsbeviset/diplomet som en PDF-fil. Nu kan du skriva ut utbildningsbeviset/diplomet eller spara detta på din dator och vid behov skicka detta till personen. På sidan två finns ett utbildningsbevis i kreditkortsstorlek. Detta bör klippas ut och tas med under arbetet. OBS! På utbildningsbeviset finns angivet hur länge detta är giltigt och uppgifterna som använts som Login. Personen behöver därmed bara komma ihåg lösenordet vid nästa inloggning. 13
8. Redigera en persons uppgifter Om du märker att en person har uppgifter som inte är aktuella längre t.ex. att mobilnumret har ändrats så kan du inte ändra uppgifterna via Företagets egen sida. Den enda som kan uppdatera ett skapat konto är personen själv. Detta görs via sidan Mina uppgifter i början på utbildningen. OBS! Meddela gärna personer som har felaktiga uppgifter att de bör uppdatera sitt användarkonto. 14