Användarmanual Upphandlingsverktyget OPIC tendsign ANBUDSGIVARE
OPIC tendsign anbudsgivarkonto Via anbudsgivarkontot så genomförs hela anbudsprocessen, från att titta på förfrågningsunderlag, skicka anbud, hantera frågor och svar till att ta emot tilldelningsbeslut. Då OPIC tendsign är helt webbaserat så svarar leverantörerna via ett eget anbudsgivarkonto. Man registrerar sig på www.tendsign.com. Att lämna anbud i OPIC tendsign är kostnadsfritt. När man som leverantör registrerar sig får man tillgång till aktuella annonser och förfrågningsunderlag. Som leverantör så registrerar man sig via hemsidan www.tendsign.com. Du klickar först på rutan Lämna elektroniskt anbud. 2
Härifrån väljer du sen att registrera dig för ett användarkonto. 3
1 2 1. När du kommer till sidan för registrering så måste du uppge samtliga företagsuppgifter inklusive organisationsnummer. Detta för att den upphandlande myndigheten skall slippa att göra detta. Dessa uppgifter återanvänds sen genom hela upphandlingsprocessen. När du fyllt i dina uppgifter så avslutar du med att trycka på knappen Registrera. Därefter får du några sekunder senare ett mail med inloggningsuppgifter. 2. På varje sida finns en tydlig hjälptext och förklaring om hur du navigerar dig vidare i systemet. 4
När du fått dina inloggningsuppgifter så går du till www.tendsign.com för att logga in på ditt anbudsgivarkonto. När du loggat in så kommer du att gå igenom en 11 sidors kort beskrivning om hur anbudsgivarkontot fungerar. 5
När man loggat in via den länk som annonsen finns på så kommer du fram till den annons som du avser att svara på. Här kan du nu läsa själva annonsen och välja att skriva ut hela förfrågningsunderlaget eller att gå vidare in i det elektroniska underlaget genom att trycka på knappen skapa anbud. 6
1 3 2 1. När du klickat på knappen skapa anbud i föregående bild så kommer du till din egen anbudsprocess för just denna upphandling. 2. Här börjar du med att döpa ditt eget anbud. Sen klickar du dig vidare i processen via knappen Nästa steg. 3. Notera att på varje sida finns det en hjälptext för leverantören. Om du vill så kan du klicka bort denna och göra den osynlig. 7
1 3 2 När du gått vidare i din anbudsprocess så kommer du fram till steget Anbud. 1. Här finner du nu det elektroniska förfrågningsunderlaget (om myndigheten har använt sig av ett sådant) samt finner du de eventuella bifogade filer som de har valt att sända med sin förfrågan. Notera att under det elektroniska underlaget så kan du som leverantör klicka på rullgardinen och välja att filtrera hela underlaget och enbart ta fram t.ex. alla Skall-krav eller att titta på alla obesvarade frågor. 2. Om myndigheten har valt att sända med bifogade filer som de vill att ni skall läsa eller svara i, så är det viktigt att ni laddar upp filen och spara ner den på er egen hårddisk, och därifrån jobbar och svarar i den. Ni kan inte svara direkt i filen i systemet, för då sparas inte era svar. När ni svarat på alla eventuella frågor i filen så laddar ni upp den i nästa processteg, som heter Bifoga dokument för att sen gå vidare i processen och slutligen gå till processteget Skicka anbud. 3. Om du vill så kan du även härifrån välja att ta ut hela underlaget som en utskrift i PDF. 8
3 1 2 1. Om du väljer att klicka dig in på det elektroniska förfrågningsunderlaget så kommer du in till en sida där du på vänster sida finner en trädstruktur med huvudrubriker. Det är på det sätt den upphandlande myndigheten valt att bygga upp sin förfrågan. Genom att klicka på respektive rubrik, så kommer du in i respektive del. 2. När du klickar på en rubrik så hamnar du alltså rakt in i underlaget. Härifrån kan du läsa underlaget och dess frågor, och börja svara on-line direkt i formuläret. 3. När du svarat klart eller vill avbryta så klickar du bara på knappen Spara längst ner i formuläret eller på knappen Tillbaka högst upp i formuläret. Allt sparas från det sista steg du varit och jobbat inom. 9
När du känner dig färdig och har svarat på allt så går du vidare i processen genom att klicka på Nästa steg knappen. Då kommer du till steget Bifoga dokument. Härifrån kan du nu som leverantör bifoga eventuella dokument som du vill få med i anbudet. När du är färdig så klickar du bara på Nästa steg knappen. 10
Nästa steg i anbudsprocessen är att Skicka anbud. Härifrån klickar du på knappen skicka anbud för att skicka iväg det till myndigheten. När du trycker på knappen så får du först en fråga om du är säker på att du vill skicka iväg anbudet då det sen låses och inte går att redigera. Om du därifrån väljer OK så får du sen ytterligare en varning om du har några obesvarade frågor eller om du missat eventuella Skall-krav. 11
3 1 2 1. Om du försöker att skicka iväg anbudet med obesvarade frågor så får du alltså en röd tydlig varning med en text som förklarar att anbudet är ofullständigt och att du måste svara på frågorna för att kunna skicka in anbudet. 2. Du finner t.o.m. en siffra på antalet obesvarade frågor. Klickar du på den siffran så kommer du rakt in i underlaget och till de frågor du missat att svara på. Har du sen missat att svara JA på eventuella Skall-krav, så får du ytterligare två varningar med röd text innan anbudet kan skickas iväg. Alla dessa säkerhetsfaktorer är uppbyggda för att du som anbudsgivare inte skall kunna skicka in ofullständiga anbud, och för att upphandlaren skall slippa att få in och kontrollera eventuellt ofullständiga anbud med missade krav. 3. När du sänt in ditt anbud så går anbudet in i fasen att vänta, och ha koll på eventuella frågor och svar. Det finns tre steg kvar i processen, dessa är Komplettera, Besluta och Avsluta. Leverantören meddelas vidare i upphandlingen via sitt anbudsgivarkonto som är automatiskt kopplat till leverantörens egen e-post. 12
När du skickat in ditt anbud så skapas det automatiskt en sida som heter Anbudets startsida. Härifrån sköter du alla frågor och svar. Allt som händer under hela anbudsprocessen loggas för leverantören på denna sida. 13