Granskning av ansvarsutövande och intern kontroll år 2014 Samordningsförbundet i Sundsvall Revisionsrapport LANDSTINGETS REVISORER
2015-04-21 14REV77 2(7) Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 2 Syfte, revisionsfrågor... 3 3 Revisionskriterier... 3 4 Metod... 3 5 Resultat av granskningen... 4 5.1 Verksamhetsplan och budget 2014-2016... 4 5.1.1 Verksamhetsmål... 4 5.1.2 Finansiella mål... 5 5.2 2014 års verksamhet... 5 5.3 Intern kontroll... 6 5.4 Övriga noteringar... 6 6 Revisionell bedömning... 6
2015-04-21 14REV77 3(7) 1 Bakgrund Sundsvalls kommun, Landstinget Västernorrland, Försäkringskassan och Länsarbetsnämnden bildade i december 2004 ett förbund för finansiell samordning. Samordningsförbundet bildades med stöd av lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser (2003:1210) och är en egen juridisk person. Samordningsförbundets styrelse har, enligt lagen om finansiell samordning, ansvar för förbundets verksamhet, räkenskaper och interna kontroll. Förbundets revisorer, utsedda av förbundets parter, ska årligen granska om styrelsen har skött verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig. 2 Syfte, revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma hur styrelsen har genomfört sitt uppdrag att sköta verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. I granskningen ingår även att bedöma om styrelsens interna kontroll är tillräcklig. De av kommunen, landstinget och Försäkringskassan valda revisorerna har enats om granskningens inriktning och omfattning. De revisionsfrågor som ska besvaras är följande; - Har förbundets styrelse genomfört de åtaganden som framgår 2014 års verksamhetsplan? - Har styrelsens verksamhetsmål och finansiella mål uppnåtts? - Har styrelsen en tillräcklig intern kontroll? 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs revisionskriterier främst av lagen om finansiell samordning (2003:1210), kommunallagen, aktuella styrdokument för förbundet (t ex förbundsordning, avtal), verksamhetsplan för 2014 samt plan för intern kontroll. 4 Metod Granskningen har genomförts med stöd av intervjuer av verkställande tjänsteman samt genomgång av styrelsens årsredovisning, protokoll och övriga handlingar. Rapporten är sakgranskad av samordningsförbundets verkställande tjänsteman.
2015-04-21 14REV77 4(7) 5 Resultat av granskningen 5.1 Verksamhetsplan och budget 2014-2016 Av styrelsens verksamhetsplan för 2014 framgår att det övergripande målet under perioden 2014 2016 är att inom Sundsvalls kommuns geografiska område svara för finansiell samordning inom rehabilteringsområdet mellan kommunen, landstinget, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen i syfte att uppnå en effektiv resursanvändning. 5.1.1 Verksamhetsmål Styrelsens mål för verksamheten under 2014 är följande; - Förbundet ska verka för att medlemmarna ska få en ökad kunskap om respektive parts uppdrag och ansvarsområde i syfte att identifiera hinder och i möjligaste mån överbrygga dessa med stöd av förbundet - Arbeta för att få utökade anslag från huvudmännen från 2015 - Insatser ska göras för att nya ansökningar kommer till förbundet - Under året ska ett ägarsamråd genomföras med förbundets huvudmän - Genomföra kontinuerliga träffar mellan chefsgruppen och styrelsen i samordningsförbundet för att få en ökad samsyn - Genomföra aktiviteter för att sprida kunskap om samordningsförbundets syfte, verksamhet och resultat - Förbundet ska ha en sund ekonomisk förvaltning och utnyttja sina resurser på ett effektivt sätt samt fortsätta utveckling av effektiva administrativa och ekonomiska rutiner - Deltagande i regionala och nationellt nätverk för samordningsförbund Verksamhetsplanen redogör för de insatser som styrelsen har beslutat att finansiera under 2014 samt för nya projekt/verksamheter som kan bli aktuella men som vid fastställandet av verksamhetsplanen hade beslut om finansiering. För de insatser som styrelsen beslutat att medfinansiera inför 2014 anges följande mål; - Minst 50 % av de individer som ingår i aktuella insatser ska öka sin förmåga till förvärvsarbete eller studier - 85 % av deltagarna ska ha upplevt att insatsen har hållit god kvalitet - Över 75 % av alla avslutade projektdeltagare ska uppleva en god effekt - En jämn könsfördelning eftersträvas
2015-04-21 14REV77 5(7) 5.1.2 Finansiella mål Verksamhetsplanen för 2014 anger följande finansiella mål; - Förbundets resultatmål för 2014 är att minska det egna kapitalet för att sedan 2015 ha en budget i balans - Förbundet ska bedriva en verksamhet med god ekonomisk hushållning Av styrelsens budget framgår att man avsatt 2 996 000 kronor för finansiering av projekt, vilket motsvarar 80 % av den totala budgeten (3 743 000 kronor). Eftersom årets intäkter uppgår till 3 miljoner kronor innebär lagd budget att styrelsen avser att förbruka en del av tidigare års överskott. 5.2 2014 års verksamhet Styrelsens årsredovisning för 2014 innehåller en redogörelse för utfallet av styrelsens och förbundets arbete. För respektive finansierad insats eller projekt finns en redogörelse för både det verksamhetsmässiga utfallet och det ekonomiska resultatet. Under 2014 har förbundet finansierat följande projekt: - Ungdomsrådgivningen (500 tkr) - Mellansteget (280 tkr) - KrAmi (500 tkr) - Förbättrad samverkan tidigt vid ohälsa (94 tkr) - Arbetsmarknadstorg (956 tkr) - NPF utredningar (510 tkr) Det samlade ekonomiska utfallet innebär att förbundet finansiering under 2014 uppgick till 2 840 000 kronor vilket kan jämföras med budget som var 2 996 000 kronor. Kommentarer Styrelsens rapportering om såväl eget arbete som finansierad verksamhet är innehållsrik och tydlig. Ovan angivna mål för verksamhet och för inriktningen på parternas samverkansarbete har kommenterats i styrelsens verksamhetsberättelse. Resultat eller utfall av förbundets specifika mål för deltagare i insatser eller projekt framgår inte av styrelsens årsredovisning (att minst 50 % av deltagarna ska öka sin förmåga till förvärvsarbete eller studier, att 85 % ska ha upplevt att insatsen har hållit god kvalitet, att över 75 % av ska uppleva en god effekt av insatsen och att en jämn könsfördelning eftersträvas). En jämförelse med föregående år visar att förbundet under 2014 har finansierat något färre projekt. Den samlade kostnaden för finansierad verksamhet har ökat till 2 840 000 kronor (f å 2 690 000 kronor).
2015-04-21 14REV77 6(7) Totalt har förbundet använt 76 % av årets budget för att finansiera projekt, vilket är lägre än föregående år och mindre än budget. 5.3 Intern kontroll I samband med en granskning av den interna kontrollen (maj 2013) noterades att det fanns brister i kontrollen av de projekt som styrelsen finansierar. För att förbättra den interna kontrollen rekommenderas styrelsen att säkerställa att den har tillgång till handlingar från projektens redovisning (verifikat), så att det är möjligt att kontrollera att anvisad finansiering används i enlighet med avtal och överenskommelser. Enligt uppgift har förbundet med anledning härav ändrat sina ruiner och tillser att man får underlag som gör det möjligt att kontrollera projektens kostnader. Vidare beslutade styrelsen i november 2013 om en plan för intern kontroll. Styrelsens mål för den interna kontrollen under 2014 är att säkerställa att resursanvändningen sker enligt tagna beslut och att säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning. Kommentarer Av styrelsens protokoll framgår att man regelbundet får rapporter om de verksamheter som förbundet finansierar och om förbundets ekonomi. Dock saknas rapportering om utfallet av genomförda internkontrollaktiviteter vilket innebär att det är svårt att bedöma uppnådda resultat. Styrelsens årsredovisning innehåller heller inte någon rapportering om den interna kontrollen. 5.4 Övriga noteringar Under det gångna året har styrelsen vid ett flertal tillfällen diskuterat möjligheten att skapa ett större samordningsförbund tillsammans med kommunerna i Ånge, Timrå och Härnösand. Landstinget Västernorrland, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen har för sin del ställt sig positiva till ett större samordningsförbund. Inför 2015 får Samordningsförbundet i Sundsvall en utökad budget; 4 miljoner konor vilket kan jämföras med nuvarande 3 miljoner kronor. I samband med genomgången av styrelsens protokoll har noterats att protokollen vid några tillfällen inte har varit tillgängliga för allmänheten inom stipulerad tid (14 dagar). Det finns i detta sammanhang skäl att erinra om att protokoll, enligt lagen om finansiell samordning ( 19), ska tillkännages på anslagstavlan hos varje kommun och landsting som är medlem i förbundet. 6 Revisionell bedömning Styrelsens årsredovisning för 2014 redogör för det gångna årets verksamhet, inklusive en rapportering om utfallet av de verksamheter som förbundet har finansierat. Av styrelsens redovisning framgår också at t de finansiella målen har nåtts. Styrelsens rapportering kan dock förbättras så att den innefattar samtliga mål i verksamhetsplanen.
2015-04-21 14REV77 7(7) Sammantaget har styrelsen, enligt vår bedömning, genomfört de åtaganden som anges i 2014 års verksamhetsplan och i stort uppnått angivna mål. Styrelsen har antagit en plan för den interna kontrollen. Trots att det inte möjligt att få del av rapporter om utförd kontroll är vår bedömning att styrelsen håller på att etablera former för intern kontroll. Vår samlade bedömning att styrelsen därmed har skapat förutsättningar för en tillräcklig intern kontroll. Härnösand dag som ovan Certifierad kommunal revisor