REKRYTERINGS- POLICY 2007-12-12
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 2 Syfte... 3 3 Kravprofil... 3 3.1 Analys... 3 3.2 Ansökningstid...4 3.3 Försök till samordning av annonsering... 5 3.4 Ansökningstid...5 3.5 Tidpunkt för annonsering... 5 4 Hantering av ansökningar... 5 4.1 Offentlighet och sekretess samt öppenhet... 5 4.2 Administrativ och praktisk hantering... 6 5 Urvalsanalys... 6 6 Anställningsintervju... 7 6.1 Deltagande vid intervjun... 7 6.2 Genomförande... 7 7 Referenser... 7 8 Meritutvärdering... 8 9 Anställningsavtalet... 8 10 Återkoppling/feedback... 9 Bilaga 1.... 10 Bilaga 2.... 12 Bilaga 3.... 13 2
1 Bakgrund Att anställa medarbetare är en av de största investeringarna en arbetsgivare gör. (Även om kostnaden härför inte återfinns i investeringsbudgeten). Det gäller i synnerhet inom en tjänsteproducerande verksamhet. Möjligheten att reklamera eller göra om en felaktig rekrytering är också starkt begränsade med hänsyn till både juridiska och ekonomiska faktorer. Att rekryteringen sker på ett professionellt sätt i hela sin kedja är avgörande för att få kvalité i hela processen. Hur vi lyckas med detta blir också den bild och image som vi förmedlar till arbetssökande om oss som arbetsgivare. Det är också väsentligt att de som söker, men inte erhåller jobb hos oss, får en bra behandling och feed-back på sitt deltagande. Den uppfattning de får om oss i en sådan situation förmedlas bland vänner och bekanta. Denna kategori blir någon form av ambassadörer för vår verksamhet, vare sig vi vill det eller ej. 2 Syfte Syftet med en rekryteringspolicy är följande Utgöra en kvalitetsribba för rekrytering och åstadkomma en samsyn hur rekryteringsprocessen ska gå tillväga i Eda kommun, oavsett förvaltning Ska utgöra ett verktyg eller lat-hund i det dagliga arbetet vid anställningar för förvaltningar, chefer och fackliga företrädare Visa omgivningen att rekryteringar är viktiga. (Det vore konstigt om vi inte hade något styrdokument för våra absolut största investeringar). 3 Kravprofil 3.1 Analys Rekrytering av en ny medarbetare bör starta så snart den ordinarie ska sluta sin uppsägning När en medarbetare slutar är också ett gynnsamt läge att undersöka huruvida behov finns att ändra tjänstens innehåll eller justera organisationen. Visserligen bör inriktningen alltid vara att befattningarnas innehåll och organisationsstrukturen ständigt skall uppdateras och omprövas med hänsyn till verksamhetens behov, oavsett storleken på personalomsättningen. Men när ordinarie personal slutar finns i praktiken bättre reella möjligheter att genomföra en sådan förändringsprocess, på ett mer förutsättningslös sätt, eftersom den ordinarie personalens kompetens inte behöver beaktas på samma sätt.. 3
3.2 Ansökningstid I dagens informationssamhälle finns en ständig informationsflod som konkurrerar om individernas uppmärksamhet. Det är därför extra viktigt att alla chefer har befogenhet och legitimitet att välja de media som de tror kan attrahera just den målgrupp som eftersöks. Av den anledningen tillämpar Eda kommun ingen begränsning i vilka media annonsering sker. Varje förvaltning får alltså själva fatta beslut härom i förhållande till de skiftande rekryteringsförutsättningar för resp kategorier. Obligatoriskt är dock att samtliga lediga tjänster skall utlysas externt i på följande platser/media. Kommunens hemsida IT- sajten Offentliga jobb AF Kommunens officiella anslagstavla Orsaken till dessa krav på externt kungörande av lediga tjänster är att Eda kommun av personalpolitiska skäl vill ha en öppenhet gentemot omgivningen som ger trovärdighet att vi anstränger oss till det yttersta för att få så många kvalificerade sökande som möjlighet till varje jobb. Ett sådant förhållningssätt förebygger också påståenden om svågerpolitik eller rykten att Eda kommun försöker begränsa kännedomen om lediga tjänster för att underlätta rekrytering av individer som en del är bekanta med, på bekostnad av kvalifikationskraven. Det ska m a o aldrig finnas något tvivel om att kommunen i varje rekryteringssituation gör sitt yttersta för att attrahera de mest kvalificerande medarbetaren För att underlätta annonsering finns annonsmallar framtagna i nätverket. Avsikten med annonsmallarna är också att försöka få ett gemensamt ansikte utåt vad gäller loggar och layout, med hänsyn till att vi av omgivningen uppfattas som en arbetsgivare, trots att vi har flera anställningsmyndigheter som äger anställningsrätten. Annonsen är den första kontakten med arbetsgivaren för många arbetssökande. Det är därför viktigt att annonsen är korrekt och vederhäftig när det gäller uppgifter om verksamheten, organisationen, kvalifikationer och arbetsuppgifter. 4
3.3 Försök till samordning av annonsering Innan annonsering sker i tidningar skall dock personalavdelningen kontaktas för avstämning. Anledningen härtill är att kommunen eftersträvar samla ihop flera annonser från olika förvaltningar, i syfte att kunna införa en större samlingsannons med flera olika jobb. En sådan annons har till sin storlek ett bättre blickfång och kan därför få en större uppmärksamhet. 3.4 Ansökningstid Policyn är att ansökningstiden för platsannonser skall vara minst 14 dagar för att kommunen ska framstå som trovärdig när det gäller ett handlande som sörjer för att många uppmärksammar annonsen. 3.5 Tidpunkt för annonsering Det finns inga restrektioner eller påbud för cheferna under vilka tidpunkter de kan annonsera efter medarbetare. Däremot finns det mer eller mindre lämpliga tidpunkter för detta samt andra beteenden som kan vara bra att känna till. Exempelvis är det mindre lämpligt att gå ut för att söka medarbetare under pågående huvudsemester eller den första veckan efter nyår. Däremot har det gjorts undersökningar som tyder på att många är mest motiverade att söka nytt arbete strax efter huvudsemestrarna, då man fått tillfälle att reflektera, vilket kan vara av fördel att veta när det gäller svårrekryterade kategorier. 4 Hantering av ansökningar När ansökningstiden är slut ska varje sökande få ett skriftligt meddelande från arbetsgivaren som dels bekräftar att vi mottagit deras ansökan, dels ger besked om när intervjuer planeras genomföras och när rekryteringsprocessen beräknas bli slutförd. Detta meddelande görs på ett speciellt kort med kommunens logga på som personalavdelningen tillhandahåller. 4.1 Offentlighet och sekretess samt öppenhet Platsansökningar definieras som offentliga handlingar inom stat, kommuner och landsting. Det ska därför vara naturligt att tillämpa en öppenhet när övriga medarbetare eller individer utifrån vill ta del av ansökningshandlingarna. 5
En del sökanden vädjar dock om anonymitet i rekryteringsprocessen, oftast för att inte störa relationen med sin nuvarande arbetsgivare. Med hänsyn till offentlighetsprincipen kan ett sådant önskemål i ett skarpt läge inte tillgodoses. Däremot kan vi som arbetsgivare vädja till media och övrig omgivning att den sökande vill vara anonym, vilket brukar respekteras åtminstone av flertalet medier. Eda kommun tillämpar inte s k avidentifiering av ansökningar. Orsaken till detta är dels att det kräver en större grad av administrativa resurser, dels att sannolikheten att delar av identiteten på den sökande röjs i slutskedet på rekryteringen, såsom kön och nationalitet, ändå är stor. Eda kommun förutsätter dessutom att cheferna är så professionella vid rekrytering att de i varje läge gör sitt yttersta för att rekrytera den mest kvalificerade, oavsett etiskt och religiöst ursprung. 4.2 Administrativ och praktisk hantering Med tanke på att inkomna ansökningar tilldrar sig stort intresse från bl a övriga medarbetare, underlättas denna omständighet av om en förteckning upprättas över de sökand och deras meriter. En sådant dokumentation ger en mer överskådlig bild av de sökandens meriter, och kan ur administrativ synpunkt lätt lämnas över till intresserade, istället att de ska bläddra igenom varje enskild ansökan, var för sig, hos den tjänsteman som handlägger rekryteringsärendet. 5 Urvalsanalys Det är den som har delegationen i anställningsärenden som ytterst fattar beslut hur många som ska kallas till intervju, och vem som ska komma i fråga för anställningen. I realiteten är det dock lämpligt att analysarbetet av de sökandes meriter görs i samarbete med de närmaste medarbetarna som skall jobba med personen. Ett praktiskt tillvägagångssätt kan vara att chefen ger förslag på de kandidater som ska väljas ut, varefter man för en dialog med personalen/facket om dessa har en likartad uppfattning eller om det är ytterligare kandidater som bedöms intressanta. En god regel kan härvid vara att hellre välja ut för många till intervju i förhållande till arbetsgivarförslaget, än att hamna i oenighet i början av rekryteringsprocessen kring vilka personer som anses lämpliga att intervjua. Efter intervjutillfällen brukar man ofta hitta en gemensam värdegrund vilka kandidater som ska gå vidare, om kravprofilen varit tydlig. 6
6 Anställningsintervju 6.1 Deltagande vid intervjun En anställningsintervju kräver en hel del planering för att kunna genomföras på ett professionellt sätt. Då anställningsintervjuer ofta tilldrar sig stort intresse från övriga medarbetare i organisationen, finns en viss risk för att det kan bli för många deltagande verksamhetsmänniskor vid intervjutillfället. Ju fler medarbetare som deltar vid anställningsintervjun, desto svårare blir förutsättningarna att matcha varandra i själva intervjusituationen, samtidigt som det kan påverka förutsättningen för en öppen dialog gentemot de sökande. Chefen bör därför på förhand göra klart vilka medarbetare som ska vara med vid intervjutillfället och reflektera över i vilken omfattning de kan tillföra något 6.2 Genomförande En förutsättning för att lyckas genomföra en bra anställningsintervju är att de medverkande tillsammans formerar sig kring hur presentationen, informationen om verksamheten, och strukturen med frågebatteriet ska läggas upp. Syftet med intervjun ska i första hand vara att krypa under skinnet på de sökande för att få veta så mycket som möjligt om deras professionella förutsättningar och personlighet. Inte att informera om sin egen verksamhet. Det är viktigt att komma ihåg ovanstående när man disponerar tiden för intervjun. I bilaga 1 finns även råd, tips och idèer om förhållningssätt och exempel på misstag kring anställningsintervjuer I bilaga 2 finn en grov disposition som kan tjäna som lathund hur hela anställningsintervjun kan byggas upp. I bilaga 3 finns ett förslag på en meny på standardiserat frågebatteri som kan vara till hjälp när det gäller att hitta relevanta frågor inför intervjun 7 Referenser Referenser är en viktig källa för att kunna bedöma den sökandes karaktäristika, i den miljö där den tidigare vistats, och därmed kunna göra en prognos på anställbarheten i den nya verksamheten. Huruvida man ska ta referenser efter eller före intervjutillfället, så finns två skolor. Den ena hävdar att det senare är att föredra då det kan ge värdefull kompletterande information som man kan använda sig av vid intervjusituationen. Andra hävdar att 7
referenstagningen efter intervjun är att föredra, då det möjliggör kompletterande frågor till referenten utifrån de egna iakttagelserna och ev slutsatser man själv gjort under intervjun. Vad som här är att föredra är en smaksak. Det går naturligtvis också att ringa referenserna både före och efter intervjutillfället. Kom ihåg att i första hand använda referenser vilka har erfarenhet av den sökande i en professionell situation. De referenser som saknar professionella erfarenheter av den sökande eller har personliga relationer till den samma bör tillmätas mindre vikt. 8 Meritutvärdering När meriter, intervjuer och referenser utvärderas upprättas ett förslag till vem som man vill förorda för anställningen. När det gäller chefstjänster eller andra arbetsledarbefattningarna måste det förslag som upprättas förhandlas med de fackliga organisationerna enligt 11 MBL, innan beslut. Någon motsvarande förhandlingsskyldighet föreligger dock inte när det gäller övriga anställningar. Däremot bör man ha en muntlig kontakt med fackliga representanter för att informera om vilka kandidater som föreslås av arbetsgivaren, även om det i en sådan situation inte föreligger någon formell förhandlingsskyldighet. Skulle man inte komma överens vid MBL-förhandlingen måste arbetsgivaren iaktta en uppskovsskyldighet med anställningsbeslutet i 7 dagar. Under denna tid har den fackliga organisationen rätt att fundera på huruvida man vill gå vidare med central förhandling. 9 Anställningsavtalet När samråd och ev förhandling är klar beträffande vem som skall förordas, fattar den som har delegationen beslut om anställningen. Det är alltid den som är mest kvalificerad som ska erhålla jobbet oavsett kön, etisk och religiös bakgrund, sexuell läggning etc. Om man är tveksam till om den man bedömer som mest kvalificerad är kommer att klara jobbet, finns möjlighet att provanställda i 6 månader. I så fall måste dock detta föregås av MBL 11 förhandling. Om man efter utvärdering kommer fram till att fler har exakt samma kvalifikationer för anställningen bör i första hand ev internsökande komma ifråga. Finns inga internsökanden som har samma kvalifikationer som den bästa externsökanden bör det den sökande prioriteras vars kön är underrepresenterat på arbetsplatsen.. Orsaken härtill är att arbetsplatserna i regel fungerar bäst om de har en balanserad könsfördelning. 8
Löneförmåner och andra anställningsvillkor bör klaras ut med den sökande INNAN anställningsbeslutet fattas, så båda parter känner till förutsättningarna för avtalet. Avvaktar man med att klara ut sådana villkor tills EFTER anställningsbeslutet, finns risk att hamna i en utpressningssituation som arbetsgivare, med svåra förhandlingar som följd, p g a att man haft olika förväntningar. 10 Återkoppling/feedback Som nämndes inledningsvis är det viktigt att de som inte kommer ifråga för anställningen men som varit på intervju får en muntlig kontakt och feed-back på sitt deltagande, och motivering till arbetsgivarens anställningsbeslut. Även om ett sådant negativt besked inte alltid tas emot med glädje av den sökande uppskattas en sådan återkoppling som något bra. Med hänsyn till att dessa personer oavsett om vi vill det eller ej kan bli någon form av ambassadör för vår verksamhet är en denna feed-back även viktig för oss. 9
Bilaga 1. Här medan följer några tips, förhållningssätt och misstag kring anställningsintervjuer att tänka på - Öppna gärna intervjun med att presentera deltagarna med namn och funktion. Detta ger den sökande en bättre bild av de församlade och varför de är där. Det finns annars risk med att den intervjuade funderar på detta under själva intervjun, vilket skäl fokus och energi. - Börja intervjun med att berätta lite om verksamheten och organisationen. Detta ger den sökande en chans att ytligt bekanta sig med deltagarna, vilket underlättar kommunikationen när frågedelen börjar - Kom från början överens om en stomme till frågebatteri och en tidsdisposition som är relevant utifrån aktuell tjänst. Hjälp varandra att sedan ställa kompletterande frågor. Om man från början kommer överens om ungefär likvärdiga frågor till de sökande, så underlättar detta även den senare utvärderingen. - Undvik för många frågor som kan besvaras med ja eller nej. De används i regel snarare för att bekräfta ens egna uppfattningar om den sökande, än att de hjälper till för att krypa under skinnet på den sökande. - Försök istället att ställa frågor som tvingar den intervjuade att visa ansiktet eller korten beträffande motivation, kunskaper socialkompetens, etc. - Vänta med ev känsliga frågor till den senare delen av intervjun. Då har man förhoppningsvis byggt upp ett förtroende och kommunikation under den första delen av intervjun, varför det då kan bli lättare att hantera sådana frågor. - Ta gärna upp frågan kring löneanspråken vid intervjutillfället. Vänta man med denna fråga till den sökande känner sig mer utvald blir det i regel svårare att komma överens om ett rimligt lönevillkor. 10
- Lämna besked vid intervjun när beslut ska fattas om anställningen. Detta uppskattas av de sökande, som kanske också har sökt fler jobb, samtidigt som det blir en tidplan/målsättning för den egna organisationen att hålla tempo. - Vid intervjutillfället är det också lämpligt forum att ta upp frågan om kompletterande referenser, om man bedömer att de som lämnats ut är får få. 11
Bilaga 2. Exempel på övergripande struktur vid anställningsintervju 1. Presentation av de församlade. 2. Ev orientering om kommunen dess geografi, näringsliv etc 3. Information om organisationen 4. Information om arbetsplatsen och jobbet 5. Försök få personen själv att tala genom styrda frågor 6. Ev lön, arbetstider anställningsvillkor 7. Resekostnadsersättning 8. Avslutning 9. Rundvandring på arbetsplatsen 12
Bilaga 3. Tips på frågebatteri vid intervju - Kan Du berätta lite grand om Din bakgrund och vad som gjort att Du sökt Dej till Dina tidigare yrken? - Vad är orsaken till att Du intresserat Dej för just det här jobbet? - Vi har ju beskrivit anställningens uppgifter för Dej. Vilka av dessa finner Du mer resp mindre intressanta, om Du får gradera dessa utifrån eget intresse? - Om vi leker med tanken att Du skulle få välja bort vissa uppgifter inom anställningen vilka skulle det bli då? - Vad anser Du Dig själv ha Dina svagheter och styrker inom Din profession? - Vilka starka rsp svaga sidor, med anledning av ovan, önskar Du främst förbättra? - Var anser du dig ha för- och nackdelar som person? - Vilka resultat har du uppnått som du är stolt över, såväl privat som på Dina tidigare eller nuvarande arbeten? - Kan Du ge några exempel på områden eller situationer där Du någon gång haft motgångar resp lyckats inom Dina tidigare anställningar? - Vad är det som driver och motiverar Dej inom denna profession? - Vi har talat lite om vilka krav och förväntningar vi har på Dej. Men vilka krav och förväntningar har Du på omgivningen och arbetsgivaren för att Du skall trivas? - Hur är Dina familjeförhållanden? - Vad tror Du att Du gör om 5 år? - Vad gör Du på fritiden när Du inte arbetar? 13