Schemaläggning inom vård- och omsorgsverksamheten i Norrköpings kommun 2015-02-17

Schemaläggning inom vård- och omsorgsverksamheten i Norrköpings kommun 2015-02-17

Inledning Frågan om arbetstidens förläggning under dygnet och under veckan är en viktig fråga både för arbetsgivaren och för medarbetarna. Det finns ett antal bestämmelser i lagstiftningen, i rikstäckande centrala avtal, i lokala avtal inom Norrköpings kommun och i kommunens personalpolitiska förhållningssätt som alla är styrande för hur arbetstiden kan förläggas och har oftast sin grund i arbetsmiljö- och hälsoperspektivet. Den forskning som finns om arbetstid och hälsa visar att det mest hälsosamma är att ha regelbunden arbetstid på dagtid. Men viss verksamhet, bland annat inom kommunens vård- och omsorg, förutsätter att medarbetarna arbetar under dygnets alla timmar. Här visar forskningen att schema i dessa fall ska vara så regelbundna som möjligt, det vill säga ca 5 arbetspass i följd och kortare lediga perioder däremellan. Schemat bör även ha så kallad medsolsrotation, vilket innebär att varje arbetspass börjar senare än gårdagens pass, vilket automatiskt medför en längre dygnsvila. Forskningen visar att längden på dygnsvilan har stor påverkan på den upplevda hälsan när man har oregelbundna arbetstider. Som verksamhetsansvarig chef har man ansvar för att bemanningen motsvarar verksamhetens behov och att aktuella arbetstidsscheman följer lagstiftning, avtal och lokal personalpolitik och även så långt möjligt tar hänsyn till medarbetarnas önskemål om förläggning av arbetstiden. När det gäller delaktighet och inflytande är kommunens inställning att medarbetarna så långt möjligt ska ha inflytande även över hur arbetstiden ska förläggas, men lagar, avtal och verksamhetens behov kommer alltid i första hand. Frågor om vilka arbetstider verksamhetens kräver och hur arbetstiden därför ska förläggas är naturliga och viktiga frågor att diskutera och skapa förståelse för på samverkansråd och arbetsplatsträffar. Nedan sammanfattas lagstiftningen, centrala och lokala avtal, kommunens personalpolitik samt råd och ytterligare information att tänka på när ett arbetstidsschema ska fastställas. Om dygnsvila Lagstiftningen Alla arbetstagare ska ha minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila per 24 timmarsperiod. Det innebär att det exempelvis inte går att ha ett arbetspass som slutar klockan 21.00 och att nästa pass börjar klockan 07.00 nästa dag. Det är ett absolut krav, att dygnsvila ska vara sammanhängande

Avtal Under förutsättning att dygnsvilan i genomsnitt under begränsningsperioden inte understiger elva timmar, kan dygnsvilan i undantagsfall minskas till att omfatta lägst nio sammanhängande timmar under varje period om 24 timmar. Trots att avtalet medger undantag är parterna överens om att regeln om elva timmars dygnsvila bör följas så långt det är möjligt. Forskning inom området visar också att den faktor som mest negativt påverkar den upplevda hälsan är kort dygnsvila (Sthlm:s universitet, Stressforskningsrapport nr 324). Forskning om arbetstid och hälsa visar också att om man har oregelbundna arbetstider är så kallad medsolsrotation i schemat att föredra ur ett hälsoperspektiv. Det betyder att varje arbetspass bör följas av ett där man börjar lika sent eller senare än dagen innan. Arbetspass där man slutar sent, till exempel kl 21, bör följas av ledig dag. Med detta förhållningssätt blir dygnsvilan också längre. Som ett hjälpmedel för att beräkna dygnsvilan finns schemasimuleringsverktyget Optimal brytpunkt. Verktyget finns på intranätet under Chef/arbetsgivarfrågor/arbetstid/schemasimulering. Om veckovila Lagstiftning Enligt arbetstidslagen ska en veckovila på 36 timmar sammanhängande ledighet läggas ut per sjudagarsperiod. Avtal I avtal regleras att anställda som har arbetstid både vardagar och sön/helgdagar ska ha 9 lediga dagar per 4 veckors schemaperiod, det vill säga ett genomsnitt på 2,25 lediga dagar per vecka. Motsvarande ska gälla vid längre begränsningsperiod. Om antalet lediga dagar i schemaperioden blir ojämnt, avrundas uppåt. Till exempel blir 2,25 lediga dagar per vecka i ett sexveckorsschema 13,5 som avrundas uppåt till 14 lediga dagar per 6 veckor. Antal lediga dagar per schemaperiod gäller oavsett sysselsättningsgrad, det innebär att lägre sysselsättningsgrad inte automatiskt innebär fler lediga dagar. Ett arbetsmiljömässigt bra schema bör inte innehålla mer än 5 arbetsdagar i följd, dock ska dessa sammantaget inte omfatta mer än 40 timmar. Det bör vara två lediga dagar mellan arbetsperioder.

Om raster Lagstiftning Rasterna ska förläggas så att medarbetarna inte utför arbete mer än fem timmar i följd. Rasternas antal, längd och förläggning skall vara tillfredsställande med hänsyn till arbetsförhållandena. Rastens förläggning och längd ska framgå av schemat. Avtal Rast under nattarbete får bytas ut mot måltidsuppehåll utan särskilt avtal om detta. Om det i undantagsfall är nödvändigt att byta rast mot måltidsuppehåll under dagarbete kan kommunen och berörda fackliga organisationer träffa ett lokalt kollektivavtal om detta. Först när parterna blivit överens i frågan om att byta rast mot måltidsuppehåll kan detta genomföras. Gör alltid en bedömning av rastens längd, både ur ett verksamhetsperspektiv och ur ett hälsoperspektiv. För verksamheten kan det ibland vara viktigt att den anställde är kvar lite längre på eftermiddagen och en 60-minutersrast kan därför vara bäst. Ur ett hälsoperspektiv är dessutom 60 minuters rast att föredra, särskilt vid arbetspass som överstiger 8 timmar. Det ger möjlighet både till en matbit och till en promenad utomhus samt fysisk avspänning. Rasten ska vara minst 30 minuter och som mest 60 minuter per arbetspass. Under rasten är man inte skyldig att stanna kvar på arbetsplatsen. Endast om det finns lokalt kollektivavtal kan rast ersättas med måltidsuppehåll. Om arbetspassens längd Lagstiftning Arbetstidslagen har inga begränsningar beträffande arbetspassens längd, förutom det som följer av bestämmelsen om 11 timmars dygnsvila. Arbetsgivaren ska sträva efter att arbetspassets längd normalt inte ska överstiga 10 timmar inklusive en rast på 60 minuter men på enheter där verksamhetens specifika förutsättningar kräver längre turer så måste man förhålla sig till lag och avtal, vilket i vissa fall kan innebära längre turer.

Hur många arbetspass i följd Forskning om arbetstid och hälsa visar entydigt att schemat ska vara så regelbundet som möjligt, det vill säga att man bör undvika koncentrerade arbetsperioder som följs av längre lediga perioder. För nattpersonal Lagstiftning Arbetstidslagen anger att i den dygnsvila som alla arbetstagare har rätt till ska tiden mellan midnatt och klockan 5 ingå. Avvikelse från detta får göras om bland annat allmänhetens behov kräver att verksamheten bedrivs även mellan midnatt och klockan 5, såsom till exempel vård- och omsorg. Vård- och omsorgskontoret har beslutat att nattarbete i deras verksamhet innebär att man arbetar som mest 85 % av en heltid nattetid. Verksamhetens behov avgör hur stor del av tjänsten som förläggs till natt men kan som mest utgöra 85 % av en heltid. Den som vill arbeta mer än 85 % får övrig tid förlagd som arbetspass på kvällar. Kvällpassen kan sträcka sig från tidigast klockan 15 och fram till klockan 23 eller så länge behovet finns, undantag för arbetsplatsmöten då passet kan börja klockan 13.00. Om det blir tid mellan arbetsplatsträffen och nattpasset, anses det inte som en delad tur. I Norrköpings kommun blandas inte dag- och nattjänstgöring. Helgarbete En medarbetare ska inte arbeta mer än varannan helg i genomsnitt, men medarbetare som önskar arbeta helg oftare ska inte hindras från detta. Med helg menas lördag och söndag. För nattjänstgörande personal avses nätterna fredaglördag och lördag-söndag. Om inflytande på arbetstiden Norrköpings kommun har sedan länge eftersträvat att medarbetarna ska ha så stort inflytande över sin arbetstid som är möjligt. Lagar och avtal samt verksamhetens behov kommer alltid i första rummet men därefter ska anställda kunna påverka sin arbetstidsförläggning. Denna möjlighet tar dock inte bort chefens ansvar för att schemat också ska vara arbetsmiljömässigt långsiktigt hållbart. Forskning inom området visar också att inflytande över arbetstiden är en faktor som påverkar den upplevda hälsan positivt.

Önskad sysselsättningsgrad I Norrköpings kommun ska det vara möjligt att jobba heltid för de som vill. Arbetar du deltid och vill gå upp i tid har du möjlighet till önskad höjd sysselsättningsgrad så snart som möjligt, men senast tolv månader efter din anmälan Det inte är givet att ett behov av mer resurser för att kunna erbjuda exempelvis heltid uppstår på din arbetsplats inom tolv månader. Den önskade sysselsättningsgraden kan därför erbjudas helt eller delvis på en annan enhet än din egen. Om du är intresserad av att ändra din sysselsättningsgrad ska du vända dig till din chef med en skriftlig anmälan, se bilaga 4. Om flytande tid, timbank, flexibel arbetstid Eftersom kommunen och de fackliga organisationerna inte har kollektivavtal om flytande tid eller timbank, ska all arbetstid schemaläggas. Det innebär att schemat varken får innehålla för mycket eller för lite tid i förhållande till aktuell sysselsättningsgrad. Om schemat Schemat ska följa V Verksamhetens behov V Lokala kollektivavtal och riktlinjer (det finns ett fåtal arbetstidsavtal, avtal om bilaga J och måltidsuppehåll) V Allmänna bestämmelser (bilaga till vårt kollektivavtal) V Arbetstidslagen, arbetsmiljölagen och om möjligt ta hänsyn till V medarbetarens önskemål Utöver schematurerna ska schemablanketten också visa V Arbetsplats V Namn på berörd medarbetare V Medarbetarens sysselsättningsgrad V Rasternas förläggning och längd V Summa utlagda timmar

Om administrativ hantering av schemaförslag, se bilaga 1 Kommunal Alla schemaförslag ska MBL-förhandlas med centrala fackliga företrädare i Kommunal vilket rent praktiskt kan ske per post/mail och telefon. Praktisk hantering: Schemaförslaget skickas till Kommunal senast 3 veckor före startdatum. Involvera gärna medarbetarna i framtagandet av schemaförslag. Reglerna kring förskjuten arbetstid, ( 23 Allmänna bestämmelser) som kan ge enskilda medarbetare rätt till ersättning i upp till tio dagar om nytt schema delges för sent. Alla scheman ska mbl-förhandlas med Kommunal. Kommunal återkopplar inom 7 dagar, därefter kan chef besluta om nytt schema. Chef lämnar nytt schema till medarbetare senast 14 dagar före startdatum. Chef ansvarar för att MBL-protokoll upprättas i efterhand, se bilaga 2 och 3. Postadressen är: Kommunal, Hospitalsgatan 20, 601 81 Norrköping, eller på epost: sydost.ost@kommunal.se Övriga personalorganisationer För övriga personalorganisationer sker samverkan på enheten och det fastställda schemat lämnas till medarbetare senast 14 dagar före startdatum. Övriga upplysningar För ytterligare information i frågor om schema och arbetstidsförläggning kontaktas personalkontorets HR-konsulter och förhandlare.

Hålltider vid fastställande av nytt arbetsschema. Bilaga 1 Personalresurser och ev. önskemål planeras mot behov Verksamhetens behov kartläggs/analyseras Dialog kring förslag, ChefˆMedarbetare Schemaförslag sänds till Kommunal senast 3 veckor före startdatum Chef beslutar om nytt schema och delger medarbetare senast 14 dagar före startdatum Startdatum för nytt schema 10 veckor 9 veckor 8 veckor 7 veckor 6 veckor 5 veckor 4 veckor 3 veckor 14 dagar 7 dagar Leveranstid för schematjänstanvändare: Schematjänstanvändare: Personaldatabas inlämnad Schematjänstanvändare: Deadline för justeringar i schemaboken Schematjänstanvändare: Leverans-datum Schematjänstanvändare: Planeringsförutsättningar och medarbetares önskemål lämnas in reglerna kring förskjuten arbetstid, ( 23 Allmänna bestämmelser) som kan ge enskilda medarbetare rätt till ersättning i upp till tio dagar om nytt schema delges för sent

MBL-PROTOKOLL 1(1) 2015-03-01 Vård och omsorgskontoret Adiba Ibrahim, Enhetschef, 011-15 00 00 Närvarande För Norrköpings kommun Adiba Ibrahim För Kommunal Stina Svensson Justering Adiba Ibrahim jämte Stina Svensson Förhandling enligt MBL 11 om nytt schema vid enhet X 1 Arbetsgivaren har för avsikt att förändra schemat enligt bilaga 1. Arbetstagarorganisationen har inget att erinra mot arbetsgivarens förslag. 2 Förhandlingen förklaras avslutad. Vid protokollet Adiba Ibrahim Justering Adiba Ibrahim Stina Svensson Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun 011-15 00 00 vardochomsorgskontoret@norrkoping.se Vård och Omsorgskontoret Internet www.norrkoping.se

MBL-PROTOKOLL 1(1) 2015-03-01 Vård och omsorgskontoret Kaj Andersson, Enhetschef, 011-15 00 00 Närvarande För Norrköpings kommun Kaj Andersson För Kommunal Stina Svensson Ibrahim Justering Kaj Andersson jämte Stina Svensson Förhandling enligt MBL 11 om nytt schema vid enhet X 1 Arbetsgivaren har för avsikt att förändra schemat enligt bilaga 1. Arbetstagarorganisationen har erinringar enligt bilaga 2. Arbetsgivaren vidhåller sitt förslag. 2 Förhandlingen förklaras avslutad. Vid protokollet Kaj Andersson Justering Kaj Andersson Stina Svensson Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun 011-15 00 00 vardochomsorgskontoret@norrkoping.se Vård och Omsorgskontoret Internet www.norrkoping.se

1(1) Anmälan om ändrad sysselsättningsgrad I Norrköpings kommun ska det vara möjligt att jobba heltid för de som vill. Arbetar du deltid och vill gå upp i tid har du möjlighet till önskad höjd sysselsättningsgrad så snart som möjligt, men senast tolv månader efter din anmälan Det inte är givet att ett behov av mer resurser för att kunna erbjuda exempelvis heltid uppstår på din arbetsplats inom tolv månader. Den önskade sysselsättningsgraden kan därför erbjudas helt eller delvis på en annan enhet än din egen. Om du är intresserad av att ändra din sysselsättningsgrad ska du vända dig till din chef med en skriftlig anmälan. Förnamn Efternamn Personnummer Önskad sysselsättningsgrad Datum Underskrift Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Rådhuset 011-15 00 00 norrkoping.kommun@norrkoping.se 601 81 Norrköping Internet www.norrkoping.se