CSAM
Roger Svensson
CSAM CONDEVOR SYSTEM ARCHIVE & ELIMINATION METHOD
Bakgrund
Bakgrund Syfte Strukturerat angreppssätt. Dokumenterade erfarenheter från tidigare A&E projekt
Övergripande elektroniska arkiveringar
Övergripande beskrivning på olika elektroniska arkiveringar Dokumentarkivering Dataarkivering Skanning Legal, verksamhet och teknisk Bolagsarkivering Printlist Förvaltning av arkivering
Övergripande elektroniska arkivering Arkiveringsprocess i företaget Införa Arkiv och Dokumenthanteringsplaner. Införs på alla dokument typer, fysiska och digitala. Mindre underhåll av företagsdokument. Hjälpmedel vid bolagisering, outsourcing och omorganisationer. Skydd av vitala dokument. Mindre underhåll av data. Frigöra datakraft, lagring. Följa legala arkiveringskrav. Följa verksamhetens krav.
Övergripande elektroniska arkivering Arkiveringsprocess i företaget forts Arkiv Plan. Ett övergripande dokument/direktiv/regler om grepp och riktlinjer att tänka på när analys av arkiveringsbehov ska utföras. En Arkiv plan innehåller b.l.a. Framtagning av regler som gäller för finansiell information. Vilka media som är godkända för arkivering. Övergripande beskrivning av arkiveringsprojekt. Regler för respektive arkiv. Arkiveringsinstruktioner. Roller och ansvar.
Övergripande elektroniska arkivering Varför är arkiveringsprojekt ofta problematiska? Ledningens stöd saknas; Ledningen har ofta inte förmåga att se vilka vinster som kan göras Ointresse från medarbetare; Arkiveringsprojekt betraktas sällan som roliga eller utvecklande Ovanliga projekt; Våra organisationer är t ex mer vana att driva systemutvecklingsprojekt. Strukturerat angreppssätt saknas. Otydliga strategier; Precis som att bolaget behöver en affärsplan eller en IT-strategi, behövs en arkiveringsstrategi. Gamla system; det är ofta svårt att hitta relevant kompetens som kan beskriva de gamla systemen. Inkonsekvent hantering av metadata; Över tiden förändras ofta innehållet i bolagets affärsobjekt. Otydliga krav; legala krav och verksamhetens krav.
Arkivering i SAP
Arkivering SAP Arkiv objekt i SAP System tillgänglighet Traditionell arkivering i SAP Snabbar och lättare uppgraderingar till högre softvara releaser Snabbare backup och recovery Nyttjande av resurser Minskar hårdvara kostnad för disk och minne, även adm kostanden minskar för detta. Svarstider Kortare svarstider för batch och online trafik
Arkivering SAP Data Arkivering i SAP, Hjälpmedel Archive Development Kit, Tillhandahåller en utvecklingsmiljö där programkod skrivs för att anropa arkiveringsobjekt SARA All dataarkivering börjar med transaktionen SARA ADM av arkiveringsschema Ändring av arkiveringsobjekt Optisk arkiveringsmetod(skanning, Konvertering av dokument till elektroniska formulär, Funktionalitet för sökning och hämtning av arkiverat data). Data Retention Tool Data extrakt uttag Hämta data från arkiv Data merge Generiska frågor ADK Archive link SAP SAP DRB AS PBS Skriver,läser och hämtar data ifrån fil-server DART Följa dokument genom olika processer
CSAM
CSAM Därför finns CSAM Ser helheten i arkiveringsproblematiken Hanterar tillägg till befintliga arkivobjekt i SAP på ett strukturerat sätt. Inte bara en teknisk arkivering, verksamheten är med som kravställare Analyserar legal krav
CSAM Condevor System Archive & Elimination Method CSAM Archive & Elimination Planning Archive Impl. Rollout / Execution TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 Finalization / Rollout Scope & Mapping Archive Design Elimination Ingår i Condevor Experience Framework Strukturerat angreppssätt är viktigt effektivitet, tydlighet, riskeliminering Medför planering av avveckling/arkivering redan när projekt startas Baseras på erfarenheter från tidigare A&E projekt Involverar och identifierar samtliga intressenter Generisk metod Effektiva mallar och dokumentering Jordnära arbetsredskap för våra konsulter och kunder
CSAM Några erfarenheter Syftet med arkiveringen Engagera informationsägare och mottagare Fånga kraven Legala krav Verksamhetskrav Sammanfoga affärslogik med arkivrecords Koppla arkiveringskrav o ansvar till affärsprocesser Skillnad på backup och arkivering? Identifiera befintliga arkiveringsrutiner Engagera expert-användare
CSAM Legala krav exempel (bokföringslagen) Väsentlig räkenskapsinformation såsom: Tillgångar Leverantörsskulder Kundfordringar Huvudbok Controlling Redovisningsenhet Kund Distribution Inköp Personalinformation
CSAM Verksamhetskrav exempel Garantier, reklamationer, återkrav Spårbarhet Patent-tvister Embargo Farligt gods Omorganisationer Ekonomisk konsolidering Miljöavgifter
CSAM System Archive & CSAM Elimination Method Archive & Elimination Planning Archive Impl. Rollout / Execution TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 Finalization / Rollout Scope & Mapping Archive Design Elimination PROTOTYP Scope Spec & Design Output from system Input to archive Evaluation Mål med prototyp? Vilka frågor skall besvaras? Vilka risker vill vi eliminera? Inventera involverade system Vilka system ingår? Vilka personer ingår? Plan för prototyp Detaljspec, system Konstruera Behov av aggregerad Test av information information. Rätt arkiv format Arkivobjekt Rätt sökmöjligheter Sökbart (index) Design på hur arkiv info ska presenteras Metadata Teknisk miljö Arkivlösning Design, output Design, input Design arkiv struktur Konstruera Är all info med? Konvertering Användartest Utvärdering Tekniska aspekter Användbarhet Affärsmässiga aspekter
CSAM CSAM Hanterar Verksamhet och legala krav. Analys av processer och objekt. Angreppssätt vilken typ av arkivering behövs utföras. Basis, Dokument, Data arkivering, Office eller Mail?
Faser i ett data arkiveringsprojekt SAP CSAM Archive & Elimination Planning Archive Impl. Rollout / Execution TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 Finalization / Rollout Scope & Mapping Archive Design Elimination PROTOTYP Planera projekt Data analys Design Konceptuell Lösning Test Projekt ledare Vilken del av IT systemen Superusers (legal) Applikations representant Tabell storlek Tillväxt takt Befintliga arkivobjekt Beroenden Legala krav Åtkomst krav Behörigheter Lagrings medium Dokumentation (legal) Arkiveringskoncept Verksamhet Teknisk Implementationsplan Aktiviteter Tidplan Arkiveringsplan lång sikt Hantering av arkiveringsfiler Utvärdering av testfas Förberedelser Implementation Uppföljning
CSAM Effekter med användning av CSAM Med en arkiveringslösning; Får du ett skalbart och integrerad lösning för all arkivering rörande all affärs data. Slutanvändare har åtkomst till arkiverat data på ett säkert och strukturerat sätt. Enhetlig rollbaserad behörighetsadministration o säkerhet. Skalfördelar; Med kostnader för licenser, drift, & förvaltning jämfört med att ha många olika arkiveringsstragier. Spårbarhet; Vi kan verifiera att elektroniska dokument möter legala krav på spårbarhet. Kan vi spåra en ekonomisk transaktion hela vägen ut till kund. Minska förvaltningskostnader; Generellt gäller att 90 % av förvaltningskostnaderna minskas, där systemen är frysta.
CSAM Effekter med användning av CSAM forts. Arkiveringsdata; Lagras på ett icke ändringsbart media och i ett komprimerat format. Frigör resurser; Personal ifrån gamla system, kan gå över till att arbete med de nya systemen. Löpande arkivering; Arkivering av data ifrån SAP systemen. Detta medför bättre svarstider. På sikt; All arkivering till samma arkiv. Använda sig av samma gränssnitt för återsökning av data.
CSAM