Sid 1(5) Rektorskansliet Internrevision Håkan Tegnefur Styrelsen och rektor Kostnadsfördelning på projekt Vi har i enlighet med fastställd revisionsplan för verksamhetsåret 2002 utfört granskning inom området kostnadsfördelning på projekt. A. GRANSKNINGENS INRIKTNING OCH OMFATTNING För att ge en rättvisande bild av vad olika verksamheter kostar och i vilken grad erhållna medel täckt kostnaderna måste alla kostnader fördelas på projekt. Vissa av dessa kostnader som t.ex. löneomkostnader, lokaler och avskrivningar fördelas ofta enligt schabloner. Vi har granskat i vilken omfattning och med vilka metoder kostnaderna fördelas på projekt i bokföringen och i vilken mån fördelningen kan anses vara rättvisande. Granskningen har genomförts genom enkät till samtliga institutioner med kompletterande uppföljningssamtal. B. RAPPORTFORM Våra iakttagelser avrapporteras enligt god internrevisionssed i form av en så kallad avvikelserapport, vilket innebär att endast de brister vi funnit rapporteras. Processer som fungerar tillfredsställande kommenteras inte, inte heller relationen mellan andelen välfungerande respektive bristfälliga processer. Vår rapport ger därmed inte en heltäckande bild av granskat område. C. IAKTTAGELSER I SAMBAND MED VÅR GRANSKNING Vid vår granskning har vi funnit att influtna medel i detta sammanhang kan grupperas som anslag till grundutbildningen (GU), anslag till forskningen (fo) samt externa medel, omfattande både bidrags- och uppdragsmedel. I vår rapport kommer vi att redovisa våra iakttagelser uppdelade på dessa grupper. 581 83 Linköping Besöksadress: Hus Origo, Universitetet Tel 013-282502 Fax 013-282822 Datorpost: HakTe@Rek.LiU.SE
Sid 2 Fyra institutioner har olika påslag för alla tre grupperna, elva institutioner har samma påslag för anslag GU och fo men annat påslag för externa medel och sex institutioner har samma påslag på alla influtna medel. Institutionerna uppger att förenkling av påslagshanteringen eller att externa medel inte får beskattas för mycket är anledningen till att man inte använder olika påslag. Vi anser dock att påslagen borde vara olika i samtliga grupper för att spegla de faktiska förhållandena (motiveras vidare nedan). Effekten av denna förenkling blir att pengar förs mellan de olika grupperna på ett icke kontrollerat och öppet sätt. I regleringsbrevet anges att medel endast får flyttas inom verksamhetsgrenen forskning och forskarutbildning i viss omfattning, alltså inte mellan de olika grupperna. Förfarandet med icke differentierade påslag riskerar därmed att strida mot regleringsbrevet. Ungefär hälften av institutionerna lyfter av påslagen från inkommande medel innan medlen fördelas till projektet och ca hälften fördelar påslaget som en bokförd kostnad. Fördelningsbasen för påslaget är på mer än hälften av institutionerna inkomster (operiodiserade influtna medel) och hos resterande institutioner är det intäkter (periodiserade influtna medel). Vid fördelning på inkomster på projekt som löper över flera bokslut kommer hela påslaget att belasta projektet första bokslutet, vilket leder till att projektet kommer att bli felaktigt periodiserat. De universitetsgemensamma avgifterna uppgår 2002 till 6,99 %. Fördelningen till institution baseras på historiska intäkter, varför fördelningsbeloppet är fixt. Några institutioner har valt att ta ut ett högre procenttal i sin fördelning på projekt. Speciellt vid fördelning med basen inkomster kan underlaget för fördelning variera från år till år, både uppåt och nedåt. Det kan då vara motiverat att ta ut ett högre procenttal för att institutionen ska få täckning för den från universitetet fakturerade avgiften. Under 2002 fördelas både biblioteksavgiften och lokalkostnaderna efter samma modell (dock inga lokalkostnader inom HU). Institutionerna får ett anslag som motsvarar den del av biblioteksavgiften/lokalkostnaden som belastar anslagsverksamheten. Den fulla kostnaden fördelas. Mellanskillnaden mellan kostnaden och anslaget, det så kallade betinget, ska belasta de externa medlen (inom HU faktureras dock enbart betinget ut till institutionerna). Flertalet av institutionerna hanterar dessa anslag och kostnader centralt. För att få täckning av betinget läggs det in som en del av påslaget. Vi har dock konstaterat att en tredjedel av institutioner fördelar ut betinget med samma procent på anslagsverksamhet och externa medel, vilket innebär att pengar flyttas mellan de olika inkomstgrupperna. Hanteringen inom HU medför att en del av kostnaderna för GU redovisas inom HU-kansliet och en del på respektive institution, vilket försvårar uppföljningen av kostnaderna för GU. Fyra institutioner har olika institutionspåslag för anslag GU och fo. Institutionens kostnader för GU borde rimligen vara högre än för fo, eftersom GU förutom basadministrationen även behöver studierektorer, studievägledare, studerandeexpeditioner, omfattande kopiering, mm. Denna extraadministration hanteras olika mellan fakultetsområdena. Inom tekniska fakulteten får institutionerna ett extra anslag
Sid 3 för denna verksamhet, inom filosofiska fakulteten får institutionerna HÅS/HÅPersättning och inom medicinska fakulteten hanteras grundutbildningen av fakulteten. Även om man från tekniska fakulteten får anslag för extraadministrationen så borde de verkliga kostnaderna inte mer än i undantagsfall sammanfalla med extra-anslaget. Vi anser därför att institutionerna med anslagsmedel från filosofiska och tekniska fakulteten borde ha olika institutionspåslag för GU och fo för att ge en rättvisande kostnadsfördelning. Ämnesgemensamma kostnader (motsvarande) och kostnader för individen i form av dator, kompetensutveckling som inte är knutet till ett projekt, mm finansieras via påslag på några institutioner. Resterande institutioner uppger att detta får finansieras med överskottsmedel i efterhand. Vi anser att det finns en risk för att institutionens påslag uppfattas som att det täcker alla indirekta kostnader, vilket det inte gör på merparten av institutionerna. Flera institutioner uppger att påslaget är för litet för att täcka de indirekta kostnaderna, speciellt på externa medel. Orsaken till att nödvändigt påslag inte tas ut uppges vara att medelsgivaren inte tillåter högre påslag, projektet inte tål högre påslag och att man därför tar underskottet centralt eller att institutionsstyrelsen inte anser att externa medel kan beskattas hårdare. Dessa kommentarer speglar väl att ekonomisystemets projektredovisning inte har en entydig betydelse. Den uppfattas blandat som redovisning av vad finansiären godkänner att medlen används till, redovisning av vad erhållna medel räckt till att finansiera eller efterkalkyl. Detta visar sig också i att de faktiska kostnaderna, speciellt lönekostnader, i många fall bara bokförs till den nivå som medlen räcker till. Vi anser inte att det är acceptabelt att projektredovisningen inte har ett enhetligt syfte. Det finns också risk för att redovisningens utfall används vid kalkylerande av begäran om nya medel, vilket riskerar leda till att för lite pengar begärs. Vidare finns risk för att projektet blir felaktigt periodiserat om inte kostnader kontinuerligt till fullo förs till projekt som sträcker sig över flera bokslut. På samtliga institutioner är den ackumulerade semesterlöneskulden bokförd centralt. Denna skuld måste täckas via påslag på projekten. Vi kan samtidigt konstatera att cirka hälften av institutionerna har centrala underskott. Det innebär att institutionspåslagen på dessa institutioner är för låga. Interna avgifter för utförda tjänster förefaller sällan belastas med påslag, vilket kan bero på osäkerhet om hur ekonomihandbokens regler ska tillämpas. För enheter som har en betydande andel interna tjänster och där de inte belastas med påslag får övriga medel bära ett för högt påslag. Ovanstående brister riskerar sammantaget att medföra att verksamhetsgrensredovisningen blir felaktig och att medel flyttas mellan grenarna på ett okontrollerat och otillåtet sätt. För externa uppdrag gäller avgiftsförordningens krav på full kostnadstäckning. Våra iakttagelser visar att det finns stor risk att många projekt inte bär sina fulla kostnader och att anslag eller bidrag subventionerar uppdragen utan att detta tydligt visas. När det gäller externa bidrag har många givare begränsningar i hur stor
Sid 4 andel av medlen som får användas till gemensamma avgifter. Denna begränsning medför att projekten inte blir fullt finansierade från givaren utan måste ha medfinansiering. Genom bristerna i redovisningen blir ofta inte dessa underfinansieringar synliga. Underfinansieringen borde öppet redovisas så att institutionen kan ta ett beslut om medfinansiering och öppet redovisa tillförda medel. På många projekt bokförs istället bara kostnader till den nivå som erhållna medel räcker till och medfinansieringen sker dolt genom att projektets övriga kostnader hamnar på andra projekt och även verksamhetsgrenar. Under 2001 träffade Sveriges universitets och högskoleförbund (SUHF) en överenskommelse med forsknings/vetenskapsråden m.fl. om minst 30 % påslag för indirekta kostnader och lokaler. Samtidigt visar andra beräkningar som SUHF låtit göra att påslaget borde vara någonstans i intervallet 45 60 %. Överenskommelsen avser hur indirekta kostnader får beräknas vid ansökan om medel. Siffrorna ger dock även anvisningar om vilken nivå på indirekta kostnader som borde bokföras i ekonomiredovisningen. Påslaget i överenskommelsen beräknas på direkta kostnader, exkl. lokaler. Inom universitetet beräknas hur mycket ett projekt ska belastas i bokföringen för indirekta kostnader och lokaler istället på influtna medel. Om ovanstående påslag räknas om till avlyft fås 23 % respektive 31 38 %. För 2002 har institutionerna beslutat om avlyft på externa medel med mellan 23 och 31 %, exkl. HU-institutionerna som inte har lokalkostnader. D. REKOMMENDATIONER Vi anser att projektredovisningen inte speglar de verkliga kostnaderna som hör ihop med projektet, vilket leder till en felaktig kostnadsbild och att intäkter och kostnader inte matchas. Vidare finns det risk för att universitetet flyttar pengar mellan de olika grupperna på ett sätt som strider mot regleringsbrevet och att projekt blir felaktigt periodiserade. Vi rekommenderar därför: - att universitetet beslutar att intäkter och kostnader ska redovisas på projekt på sådant sätt att projektredovisningen utgör en efterkalkyl. Härigenom uppnås bl.a. ett rimligt korrekt underlag för framtida kalkyler för att begära medel, en möjlighet till bedömning av det ekonomiska utfallet samt ett aktivt beslut om hantering av övereller underskott. - att påslagen fördelas på en periodiserad bas (intäkter, kostnader) och bokförs som kostnader. En fördelning av gemensamma kostnader på institution via påslag på lönekostnaderna speglar bäst en fördelning på kostnadsdrivande faktorer, som vi anser man bör tillämpa i enlighet med god redovisningssed. Det är viktigt att påslagets storlek sätts så att det täcker samtliga kostnader, även ämnesgemensamma (motsvarande) och egen allmän kompetensutveckling mm. Eventuellt kan det vara motiverat att fördela kostnader för icke homogen användning av undervisningslokaler, dyrbar utrustning mm som fördelade direkta kostnader eller använda olika påslagssatser beroende på område.
Sid 5 - att alla intäkter/anslag och kostnader fördelas på projekt för att inte bara ge en rättvisande bild av verksamhetens resultat, utan även dess intäkter och kostnader. Det medför bl.a. att samtliga kostnader och intäkter/anslag för lokaler och bibliotek fördelas på projekt (inte bara betinget) samt att HU-kansliet belastar respektive gottgör institutionerna för dessa resurser. Håkan Tegnefur Internrevisionschef Kopia till: Karin Hendelberg, RRV