Senast reviderad: 2009-09-16 Senast reviderad av: Martin Fransson Styrande dokument GÄLLANDE BESLUT: KOMMUNÖVERGRIPANDE RIKTLINJER INOM SÄKERHETSOMRÅDET Antagna av kommunstyrelsen 2009-09-08 157 Datum att gälla från och med 2009-09-08 Senaste revidering i Dnr 2009:407 1
Innehållsförteckning: Säkerhet Riktlinjer med ingresser Innehållsförteckning sid 1 Generella riktlinjer sid 2 Intern säkerhet (Säkerhet i vardagen) sid 2 - Kartläggning av risker i verksamheten sid 2 - Utbildning och information sid 3 - Personsäkerhet sid 3 - Egendomsskydd sid 3 - Brandskydd sid 4 - Informationssäkerhet sid 4 - Ekonomisk säkerhet sid 5 - Samhällsplanering, planer och bygglovshantering sid 5 - Säkerhetsskydd sid 6 - Incident- och skaderapportering sid 6 - Kontroll och uppföljning sid 7 Krishantering sid 7 - Kriser och extraordinära händelser sid 7 - Krisstöd sid 8 - Risk- och sårbarhetsanalys (RSA) sid 8 Försäkringar sid 9 1
Generella riktlinjer De generella riktlinjerna är av övergripande karaktär och har inte någon naturlig hemvist inom något av sakområdena. Kommunens säkerhetsfunktion är sammankallande för en riskhanteringsgrupp där varje förvaltning och bolag ska vara representerad Säkerhetsfunktionen ansvarar för att senaste version av de övergripande riktlinjerna finns tillgängliga för berörda Verksamhetsspecifika riktlinjer ska delges säkerhetsfunktionen På varje arbetsplats ska en aktuell verksamhetsanpassad akutpärm finnas upprättad Brottslighet inom eller mot kommunen ska i normalfallet polisanmälas Varje arbetsplats ska omfattas av en intern krisstödsorganisation Intern säkerhet (Säkerhet i vardagen) Intern säkerhet är ett samlingsbegrepp som vi använder för säkerhetsarbetet i vardagen. Det interna säkerhetsarbetet syftar till att genom förebyggande åtgärder förhindra eller minimera störningar och skador på personal, tillgångar eller verksamheter. Kartläggning av risker i verksamheten En del i det systematiska arbetsmiljöarbetet består av att kartlägga vilka risker som finns i verksamheten. Rutiner och blanketter för hur detta ska gå till finns under Personalinfo. Besiktningsunderlaget/checklistan omfattar olika områden och bör användas som ett komplement till rutinerna under Personalinfo. Vid kartläggning av risker i verksamheten ska rutiner under Personalinfo avseende kartläggning av arbetsmiljön tillämpas 2
Utbildning och information För att alla anställda och förtroendevalda ska kunna ta ansvar att verka för en hög säkerhet är utbildning och information av stor betydelse. Utbildningens omfattning är beroende av verksamhetens art och riskbild. Såväl övergripande som verksamhetsspecifika riktlinjer, rutiner och regler behöver tas med. Utbildningsplan ska finnas Register över vilka som genomgått utbildning ska finnas Introduktion för nyanställda, vikarier m.fl. ska även omfatta säkerhet och vilka riktlinjer och instruktioner som gäller inom verksamhetsområdet Personsäkerhet Med personsäkerhet avses åtgärder som syftar till att skapa en trygg och säker miljö för anställda, förtroendevalda och för andra som berörs av kommunens verksamheter. Särskilt fokus ska läggas på speciellt utsatta grupper och verksamheter. Under Personalinfo hittar du Växjö kommuns policy för Hot och våld. Där finns också anvisningar för hur man hanterar arbetsmiljörisker. Rutiner och instruktioner i akutpärmen och under Personainfo ska följas Egendomsskydd För att minska antalet inbrott, stölder, skadegörelse och sabotage i Växjö kommuns egendom och verksamheter krävs ett godtagbart skydd. Genom förebyggande insatser, vilka kan vara av både tekniska och organisatorisk karaktär, kan antalet skador och avbrott minskas och genom tidig upptäckt konsekvenserna begränsas. Tekniska skydd kan dock inte helt eliminera möjligheterna för obehöriga att beträda lokalerna, utan skall ses som ett komplement till övriga förebyggande rutiner. Egendomsskydd handlar också om hur anställda m.fl. nyttjar, vårdar och förvarar 3
kommunens egendom. Lokaler, fordon, verktyg mm är arbetsredskap som inte är avsedda för privat användning. Dokumentet Riktlinjer för lås och larm gäller Dokumentet Rutiner och instruktioner för kameraövervakning gäller Det ska finnas dokumenterade rutiner för nyckel-, kort- och kodhantering Gå hem för dagen - rutiner ska finnas Instruktioner för användning, skötsel och förvaring av värdefull egendom ska finnas Brandskydd Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) innebär att man arbetar med åtgärder för att förebygga brand och för att begränsa skador till följd av brand. Dessa åtgärder kan vara av såväl teknisk som organisatorisk karaktär. SBA innebär exempelvis att man utbildar sin personal, dokumenterar sitt brandskydd och att man följer upp arbetet genom interna kontroller. Alla verksamheter ska bedriva SBA i enlighet med kommunens SBA-manual Respektive nämnd har det övergripande ansvaret för brandskyddsarbetet inom förvaltningen. Brandskyddsuppgifterna fördelas till förvaltningschef enligt rutiner i SBA-manualen Informationssäkerhet Med information avses all information oberoende av i vilken form eller miljö den förekommer. Med informationssäkerhet avses i huvudsak att säkerställa sekretess, riktighet och tillgänglighet avseende information och informationstillgångar. Riktlinjer 4
Informationssäkerheten ska uppnå MSBs (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) Basnivå för informationssäkerhet (BITS) Ekonomisk säkerhet Begreppet ekonomisk säkerhet omfattar kommunens alla ekonomiska transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Alla anställda ska verka för en god ekonomisk säkerhet genom att följa anvisningar som finns inom de olika områdena. Riktlinjer Vid upphandling ska upphandlingsenhetens anvisningar följas Växjö kommuns reglemente för intern kontroll och för kontroll av ekonomiska transaktioner ska tillämpas Samhällsplanering, planer och bygglovshantering Att bo i en trygg och säker miljö uppfattas idag som en mycket väsentlig del i människors vardag och boende. Det är därför viktigt att i ett så tidigt skede som möjligt beakta dessa frågor, också för att slippa merkostnader för förbättringar i ett senare skede. Enligt MB (miljöbalken) och PBL (plan- och bygglagen) ska en riskoch sårbarhetsanalys tas fram för större stadsutvecklingsprojekt där det finns behov. Riktlinjer I planarbete ska även beaktas risken för brott mot person och/eller egendom enligt BoTryggt 05 I bygglovshantering ska Besiktningsunderlag/checklista följas Restriktionskarta över Växjö kommun utgör underlag för eventuell särskild prövning vid handläggning av detaljplan, bygglov, marklov eller förhandsbesked. Särskild instruktion finns hos berörda förvaltningar och hos centrala säkerhetsfunktionen. 5
Säkerhetsskydd Syftet med säkerhetsanalysen är att undersöka vilka uppgifter i Växjö kommun som skall hållas hemliga och vilka anläggningar/verksamheter som kräver ett säkerhetsskydd med hänsyn till rikets säkerhet eller skydd mot terrorism. Med säkerhetsskydd avses bland annat tillträdesbegränsning, skyddsåtgärder för sekretessbelagd information och säkerhetsprövning av personal. Kommunstyrelsen skall utse en säkerhetsskyddschef enligt Säkerhetsskyddslagen (1996:627). Säkerhetsskyddschefen (säkerhetschefen) ansvarar för att det finns en säkerhetsanalys Incident- och skaderapportering Syftet med incident- och skaderapportering är i grunden att minska antalet skador, olyckor och tillbud i kommunen. För att lyckas med detta krävs ett aktivt förebyggande arbete där lärdom av tidigare inträffade händelser och incidenter dras. En noggrann rapportering av inträffade skador ger ett underlag till att identifiera och analysera risker i kommuns verksamheter. Motåtgärder kan därefter sättas in på utsatta områden och på sikt kan den totala säkerheten inom kommunen öka. Även i budgetarbetet är dessa uppgifter till stor hjälp. Det är också en förutsättning för att erhålla rimliga försäkringsvillkor och premier. Alla skador och incidenter, avseende såväl material, person och IT, ska kontinuerligt rapporteras i kommunkoncernens skaderapporteringssystem Redovisning av incident och skaderapporteringen ska ske en gång årligen till KS av KLF:s säkerhetsfunktion avseende materialskador och av KLF:s personalkontor avseende personskador/incidenter 6
Kontroll och uppföljning Ett väl fungerande systematiskt säkerhetsarbete förutsätter en väl fungerande uppföljning och kontroll. Syftet med ett strukturerat kontrollprogram är att man kan säkerställa nivån på säkerhetsarbetet och vidta de åtgärder som krävs för att man ska nå sina mål. Ett hierarkiskt uppbyggt kontrollprogram underlättar rapportering av säkerhetsarbetets nivå inom verksamheten och till centrala säkerhetsfunktionen som samordnar kommunens säkerhetsarbete. Kontrollprogrammen ska i möjligaste mån samordnas med andra egenkontroller, som exempelvis skyddsrond. Varje förvaltningschef/vd ansvarar för att det finns ett dokumenterat kontrollprogram som är relevant för respektive verksamhet Kontrollprogrammet bör innehålla rapporteringsrutiner och checklistor Resultat av kontrollprogrammen rapporteras årligen till den centrala säkerhetsfunktionen Krishantering Krishanteringsbegreppet innefattar hur vi organiserar oss och vilka åtgärder vi vidtar i samband med allvarliga och extraordinära händelser. Kriser och extraordinära händelser En allvarlig händelse är en händelse som är så omfattande eller allvarlig att resurserna måste organiseras, ledas och användas på ett särskilt sätt. För att en händelse ska betecknas som extraordinär* krävs att den avviker från det normala och innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning på samhällsviktig verksamhet. Händelsen ska dessutom kräva skyndsamma insatser. * efter bedömning av krisledningsnämndens ordförande Kommunen ska ha en övad och utbildad krisledningsorganisation 7
Det ska finnas en kommunövergripande ledningsplan för kriser och extraordinära händelser. Planen antas för varje mandatperiod Varje förvaltning/bolag skall ha verksamhetsspecifik ledningsplan för hantering av allvarliga störningar och kriser (som kan drabba den egna verksamheten) Krisstöd Krisstödsorganisationen (POSOM) har till uppgift att minska eller förhindra personliga kriser hos kommunens medborgare i samband med större kriser eller olyckor. Säkerhetsfunktionen ansvarar för att en kommunövergripande förstärkningsresurs, (POSOM) finns Risk- och sårbarhetsanalys (RSA) Risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) följer en modell som innebär att man identifierar, bedömer och hanterar olika risker som kan innebära störningar i verksamheten. Säkerhetsfunktionen samordnar arbetet med att identifiera, analysera och hantera risker kopplade till extraordinära händelse Varje förvaltningschef/vd ansvarar för att identifiera, analysera och hantera risker inom sitt verksamhetsområde Säkerhetschefen samordnar upprättande av pandemiplan och är sammankallande i kommunens pandemigrupp 8
Försäkringar Försäkringar ska skydda kommunen från stora kostnader om en allvarlig skada inträffar. Då kommunen har en hög självrisk finns ett internt självrisksystem för förvaltningar och de bolag som har lokaler där förvaltningarna är hyresgäster. För att nå bästa resultat ska central upphandling tillämpas. Upphandling sker genom upphandlingsenhetens försorg. Koncerngemensam försäkringsupphandling ska tillämpas. Beslut om undantag fattas av kommunchefen Kommunen ska använda sig av försäkringsmäklare 9