49. Protokoll för styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 21 december i Perstorps Bygdegård, kl. 18:00 Närvarande: Raymond Andersson Johan Sköld, Kassör Robert Sjöberg Stefan Johnsson Peder Blidfors Martin Westlund Carl Fredrik Gabrielsson Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Nya aktiviteter 7. Frågor för beslut 8. Ekonomisk rapport 9. Övrig information 10. Nästa möte 11. Mötet avslutas 49.1 Mötets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna och öppnade mötet. 49.2 Val av sekreterare och justeringsman Till Sekreterare valdes Peder Blidfors och till justeringsman Martin Westlund. 49.3 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. 49.4 Godkännande av föregående protokoll Protokoll 48 godkännandes. 49.5 Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Mötet beslutade att styrelsen kontaktar Norrby och redovisar att kostnaden är hög för anslutning av Norrby. Det finns ingen budget som visar att Norrby kan komma med i etapp2 med bidrag från Länsstyrelsen. Ett optionsavtal kommer att erbjudas för de intilliggande fastigheterna. Om Norrby kan bidra med eget arbete t.ex grävning ökar möjligheten att optionen kan infrias. Robert och Stefan kontaktar Norrby mellan jul och nyår. Ett tillägg till fastighetsanslutningsavtal från Fredrik kommer och bifogas protokollet. Länsstyrelsen kräver två offerter för inköp av material (slang, fiberkabel mm). Krav på två offerter gäller för inköp av material upp till en kostnad på150000kr. Valet av leverantör skall dokumenteras. För Fredriksberg upprättas ett speciellt fastighetsanslutningavtal. Styrelsen beslutade att Fredriksberg inte kan få bidrag. Detta skall ej fördyra för övriga medlemmar i etapp 2. Om det blir pengar över i etapp 2 skall motsatt Fredriksberg inte få pengar tillbaka mera än vad kostnaden blir om de hade fått bidrag. Upphandling av operatör för övertagande av nätet diskuterades. Finansieringsplanen skall kompletteras och sändas till länsstyrelsen. 1
Raymond gick igenom alla kommentarer/förslag till ändring av mallen för fastighetsanslutningsavtal och tog också emot ytterligare synpunkter från styrelsen vid genomgången. Det har kommit ett meddelande från Länsstyrelsen angående regler för bredbandsstöd. Se bifogad kopia. Information skall fördelas till föreningens medlemmar om att beslut för etapp 2 Information skall gå ut till medlemmarna om att beslut kommer att tas av länsstyrelsen i januari/februari 2016. Information också om att idag finns en indikation på en betalning 24000kr för etapp2 per fastighet. En påminnelse skall gå ut till de medlemmar i etapp1 som inte svarat på enkäten. Redovisade problem kommer att förmedlas till Utsikt. 49.6 Nya aktiviteter och frågor Aktivitetslista Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 26/10 Enkäten till fastigheter i etapp 1 skall undersökas om den kan presenteras på internet En undersökning skall sändas till fastigheterna i etapp 1 för att undersöka nöjdheten med fiberanslutningen Brunnarna ses över med avslutet i etapp 2 samtliga brunnar Sätta upp egna stolpar på de privata vägarna inget krav från Utsikt Carl Fredrik Snarast Öppen Styrelsen I samband med avslut i etapp 2 Öppen Stefan snarast Öppna Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status Finansieringsplanen skall kompletteras och sändas till länsstyrelsen. Upphandling av övertagandet av nätet skall påbörjas Johan Snarast Öppen Raymond Snaratst Öppen Offerter för inköp av material (slang, fiberkabel mm) skall begäras Alla i styrelsen skall granska kalkyl fil i ECEL som visar kostnader för etapp 2 och för olika kombinationer av fastighetsanslutningar. Dator funktionen Ledningskollen för etapp2 skall användas enligt anvisning från Länsstyrelsen. Alla i styrelsen Snarast Öppen Martin, Stefan Snarast Öppen 2/11 2/11 Prata med Norrby om ett optionsavtal Robban, Stefan Snarast Öppen Förslag på hur Fredriksberg ska finansieras Johan Snarast Öppen 2
Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 26/10 Komplettera med ett avtal mot Vägverket för väg nr 1114 Raymond Snarast Stängd 21/12 6/10 6/10 6/10 Mallen för fastighetsanslutning skall ändras så att texten blir anpassad för etapp 2. Sändes ut för granskning. I avtalet för markupplåtelse justeras texten så att när rutan därvid är kryssad skall ingen ersättning utgå. Raymond sänder email till Carl Fredrik om de uppgifter som skall redovisas till länsstyrelsen. En skärmdump från sidan på portalen skall spara till slutredovisningen. Referens till e mail från länstyrelsen den 6/10. Berörda markägare får markrättsavtalet Raymond Snarast Stängd 21/12 Robert Nästa möte Stängd 21/12 Avtal om samläggning med Vattenfall Raymond Nästa möte Öppen Stängda aktiviteter tas de bort på näst följande protokoll. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Texten skall ändras till aktuell text. 49.7 Frågor för beslut 49.8 Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Ekonomirapport bifogas protokollet 49.9 Övrig information Beslutslogg 26/10 Fredriksberg skall vara med i etapp 2 och har möjlighet att få pengar tillbaka. Beslutade om att använda Lantmäteriets tjänst för att bevisa för Länsstyrelsen hur det ser ut med fastigheterna i våra områden för bidragsansökan. En betaltjänst. 6/10 Betalningsnivån beslutades till 23000kr per fastighet för anslutning i etapp 2 men med förutsättning att föreningen får bidrag i oktober. Beloppet skall betalas in till föreningen senast 31 november. Information om inbetalningen skall bifogas kallelsen till medlemsmötet. 6/10 Två tabeller över uteslutna medlemmar skall utgå mötesprotokollen 15/9 Mötet beslutade att stängda aktiviteter i styrelseprotokoll skall vara kvar tills protokollen är justerade. I därefter följande protokoll tas stängda aktiviteter bort från protokollen. Styrelsen beslutade att ansvarig mot Vattenfall är Raymond Andersson Styrelsen beslutade om ansvarsområden som gäller mot bidragsansökan. Ansvarig för ekonomin: Joan Sköld, Ansvarig för upphandlingar: Carl Fredrik Gabrielsson, Ansvarig Projektledare Raymond Andersson, Ansvarig för det tekniska Robert Sjöberg. Styrelsen beslutade att använda kostnadskalkylen 06 03 som underlag för bidragsansökan 3
21/4 21/4 20/1 13/11 9/9 9/9 25/8 25/8 11/8 11/8 3/6 3/6 3/6 Styrelsen beslutade att styrelsens ledamöter själva skriver ut de handlingar som är aktuella för styrelsemötena. Styrelsen beslutade att ha medlemsmöte tisdagen den 2 juni Styrelsen beslutade att andelsmodellen bestäms efter att Etapp 2 är klart Medlemmar som inte betalt medlemsavgiften för utesluts, medlemmar som inte betalt avgiften för utesluts efter årsskiftet /15, se bifogad lista. Andelsmodell för föreningen skall vara klar till föreningsmötet Styrelsen beslutade att all överskott i ekonomin skall fonderas tills vidare. Alla nya projekt i föreningen måste vara självbärande ekonomiskt för att få startas. Styrelsen beslutade att använda Visma TendSign annonsering för upphandling av operatör till Etapp 2. Styrelsen beslutade om föreningsmöte den 24 november Styrelsen beslutade att utesluta de medlemmar som inte betalt medlemsavgift och betala tillbaka insatsen. Styrelsen beslutade att stänga etapp 2.fredagen den 10 oktober. Styrelsen beslutade att om vi inte får behålla materialet från etapp 1 och använda i etapp 2 skall vi be Utsikt ordna med transporten och skicka räkning till oss Styrelsen beslutade Medlemsmöte för Etapp 2 måndagen den 6 oktober i Perstorps bygdegård Styrelsen beslutade att föreningen skall sättas upp egna stolpar på de privata vägarna med optoskyltar Föreningen står för Slangarna på tomterna och extra slangar Krav på kontinuerligt medlemskap för att få installation och ta del av ev. återbetalning: gäller från betald insats Styrelsen beslutade att vi sätter upp märkstolpar vid genomföringar enbart på allmän väg då vi inte kan se att det är ett krav för enskilda vägar. Styrelsen beslutade att dela upp anslutningarna på styrelsemedlemmarna och göra egenkontroll på de fastigheter som skall fibreras, se bilaga Egenkontroll. BESLUT: Reglera felaktigheter i avgifter Hur ska projekteringskostnad göras per medlem eller fastighet? BESLUT: Per fastighet. JS ordnar med indrivning av kostnader. Sättning av kvarvarande brunnar skall sättas under två helger 23/24 8 samt 30/31 8 Två grävarlag/ helg Styrelsen kom fram till att skadorna på utsikts stamnät vid lilla Bänorp inte ligger under föreningens ansvar Styrelsen beslutade om att betala för adressändring av den nya styrelsen Styrelsen beslutade att Olof kollar och ev. justerar texten i avtalet som gäller Hantering vid överlåtelse av fastighet Styrelsen beslutade att Siwert, Olof samt Johan ställer samman en gemensam kalkyl inklusive moms som vi skall förhålla oss till, därefter kan vi ta beslut hur momsen kommer att påverka slutprognosen. 4
3/6 14/4 19/3 19/3 10/2 10/2 17/12 17/12 2/10 6/8 6/8 27/6 27/6 14/5 Styrelsen beslutade att avsluta ärendet med vattenfall angående samförläggning av slang, inte genomförbart. Styrelsen beslutade att betala till Bolagsverket för att registrera den nya styrelsen. 900 kr. Styrelsen beslutade att en ny Projektskylt skall införskaffas, den tidigare är borta ca.300 kr. Projekteringsavgiften skall betalas separat och inte hopräknat i betalningsåtagandet. Styrelsen beslutade att all bokföring skall finnas hos kassören Styrelsen beslutade att ändra sluttidpunkten för projektet till den 31/10 Styrelsen beslutade att en ny värdering kring de extra 2000 kr som gäller vid ny anslutning. Styrelsen beslutade att en påminnelse skall skickas ut angående medlemsavgiften samt att projekteringsavgiften skall betalas av de fastigheter som ännu inte har gjort det. Styrelsen beslutade att Siwert Westlund och Johan Sköld upprättar rutiner för attestgången i föreningen, klara instruktioner tas fram Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA plan. Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om 3 5000 kr betalas. Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25 slangarna Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om 10.000 SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreningen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. 5
14/5 14/5 Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåttagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 20/3 Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåttagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1 10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig. Beslutslogg endast kopplade till ekonomiska beslut. 21/12 Fakturan för kartor till 244,10kr Länsstyrelsen skall betalas 26/10 Ersättning skall betalas ut till 213,33kr Raymond för färgpatoner till skrivare Styrelsen beslutade att inköpa Ca. 20 stolpar för markering av 7500 kronor inklusive moms övergångar vid enskilda/privata vägar 13/11 Styrelsen beslutade att 4500 kr+ moms Bidragsgrundande använda Visma TendSign annonsering för upphandling av operatör till Etapp 2. Faktura från Mårten Engholm 131 250 kr. Bidragsgrundande 6
14/4 17/12 2/10 6/8 27/6 30/5 14/5 Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA plan. 500 (exkl. moms) Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor c:a 1000 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos projektören (PEAB) Max 5.000 Bidragsgrundande Fortsatt arbete hos Max 10.000 Bidragsgrundande projektören (PEAB) Slutförande av projektering Ca 4000 kr Bidragsgrundande innestående Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande EU skylt 215 Bidragsgrundande 49.10 Nästa möte Ordförande kallar till styrelsemöte i januari 2016. 49.11 Mötet avslutas Ordförande tackade för visat intresse och avslutade mötet. Justeringsman Mötets ordförande 7