PA 2.0 Projektdirektiv Projektdirektiv Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx PA 2.0 Mall från Tieto PPS (ME017, 3.0.0) Karin Berglind Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx Sida: 1 (6) Utgåva P1.0-1 www.tieto.se/pps
Godkännande av projektdirektiv och bilagor Beställare/Projektägare: Projektledare: Anna Lindholm/Christina Nilsson Karin Berglind 1 Projektnamn/identitet PA 2.0 2 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter (SSC), en statlig myndighet under Finansdepartementet som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel. Regeringen har beslutat att anslutningarna till Statens servicecenter ska ske under 2015 2019. Göteborgs universitet är, som alla myndigheter, ålagt att ansluta sig och kommer troligen att genomföra en anslutning under 2016. En avsiktsförklaring har skrivits där parterna kommit överens om att Statens servicecenter ska leverera tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration till Göteborgs universitet. I samband med detta sker en verksamhetsövergång av lönehandläggare, vilket innebär att Statens servicecenter placerar ett kontor i Göteborg där berörda medarbetare inom löneadministrationen vid universitetet erbjuds anställning. En anledning till att universitetet väljer att ansluta sig 2016 är att avtalet för det nuvarande personaladministrativa systemet Palasso då löper ut och att ett nytt system, Primula, införs. Vid anslutning till SSC måste en anpassning av systemet göras. Istället för att först införa Primula på egen hand och därefter anpassa systemet genomför universitetet införandet och anpassningen tillsammans med SSC på samma gång, vilket sparar universitetet arbetsinsatser, tid och kostnader. Universitetets nuvarande avtal för Palasso löper ut 2016-06-30. SSC har tecknat avtal med leverantören av Palasso för att säkra driften av sina befintliga kunder fram till och med 2018-12-31 Nya myndigheter som ansluts till SSC kan teckna ett hängavtal till detta. Den påbörjade anslutningsprocessen med SSC innebär att universitetets drift av Palasso är säkrad även efter 2016-06-30, för det fall implementeringen av Primula inte är slutförd vid detta datum, vilket ger universitetet bättre förutsättningar att genomföra projektet med mindre tidspress. Projektet ingår i gemensamma förvaltningens projektportfölj för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. Vid tiden för regeringens beslut om SSC som kom i november 2014 pågick redan en förstudie vid universitetet i syfte att kartlägga förutsättningarna inför bytet av PA-system från Palasso till Primula (se avsnitt 4 för underlag från förstudien). Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx Sida: 2 (6)
2.1 Omfattning Anslutning av universitetets löne-, rese- och utläggsadministration till Statens servicecenter genom verksamhetsövergång. Byte av personaladministrativt system från Palasso till Primula. I samband med anslutningen till Statens servicecenter och införandet av nya IT-system kommer verksamhetsprocesser vid Göteborgs universitets personaladministration att utvecklas. Ansvar och roller kommer att förtydligas och arbetssätt kommer att anpassas till de nya systemen, både vid personalenheten och vid samtliga institutioner och fakulteter. Under förstudien beslutades att universitetet i samband med bytet till Primula även ska byta från dagens rekryteringssystem E-rek till ReachMee. Vidare har förstudien Gemensam organisationshantering, som pågått under 2014, visat på behovet av förbättrat arbetssätt och systemstöd för att hantera organisationsdata 1 i de universitetsgemensamma systemen. Detta förändringsarbete har nära samband med bytet av personaladministrativt system och kommer därför att inkluderas i projektet. Det personaladministrativa systemet är ett centralt källsystem i universitetets systempark, och bytet från Palasso till Primula medför omfattande förändringar av integrationerna till omgivande system. Under förstudien beslutades att en större långsiktig insats för att renodla integrationslandskapet kommer att genomföras inom projektet. 3 Effektmål Effektmål Hur ska effekten mätas? När ska effekten mätas? 1 Tydligt ansvar och tydliga roller i PA processerna som berörs av överflyttandet till SSC. 2 Det ska bli lättare att: - Söka jobb - Använda egenrapporteringen 3 Processförändring: - Kapa ledtider - Säkra information 4 Säkerställa kvalitet & riktighet av den info som integreras genom ensade definitioner & utpekat ägarskap. 5 Robust integrationslösning som kan hantera förändringar i befintliga system + nya system med mindre resurser och kortare ledtid. Nöjdare medarbetare, mindre personberoende. Mäta nuläge och sätta mål för önskat läge efter projektets slut. Mäta nuläge och sätta mål för önskat läge efter projektets slut. Mäta nuläge och sätta mål för önskat läge efter projektets slut. Endast informationsmängder som har beslutade definitioner distribueras vidare till mottagande system. Efter varje förändring ställs utfallet mot en bedömning hur den skulle genomförts I den tidigare integrationslösningen 1 år efter övergången 1 år efter övergången 1 år efter övergången Vid projektets slut Efter projektets slut Ansvarig HR Chef HR Chef HR Chef IT Chef IT Chef 1 Till organisationsdata hör begrepp som är direkt relaterade till organisationen d.v.s. organisationsenhet, organisationstyp, organisationsstruktur, relationstyp och metadata Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx Sida: 3 (6)
4 Underlag Förstudierapport Nytt personaladministrativt system 1.1 inkl. bilagor: o Utredning lönekörning och semesterskuld PA_HR förstudie o Projektförslag Byte av personalsystem o PA rapport integrationsbeskrivning v2 o Förstudierapport Gemensam organisationshantering 1.1 o 141107 rapportanvändning 130101 till 140930 PA datalager Avsiktsförklaring SSC Finansdepartementets pressmeddelande oktober 2014 5 Kontaktpersoner Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten Staffan Gunnarsson, Sektionschef/Systemförvaltare, Personalenheten Roger Haglund, Rekrytering Tommy Christensen, Verksamhetsövergång En inledande intressentanalys har gjorts under förstudien och redovisas i avsnitt 2.1 i Förstudierapport Nytt personaladministrativt system 1.1 6 Tidsplan och kalkyl för förberedelserna Åtagande t o m Tidpunkt Kalkyl timmar Kalkyl utlägg BP1 SG juni 990 h BP3 SG i sept 600 h 7 Projektmål, krav och önskemål 7.1 Resultat Resultaten kopplade till projektets effektmål. EffektMål Universitetets löne-, rese- och utläggsadministration är överflyttad till SSC 1,2,3 Berörda verksamhetsprocesser och arbetssätt inom personalområdet är förändrade 1,2,3 och implementerade i hela verksamheten. Projektet skall möjliggöra att alla verksamheter som upprättar information arbetar på ett korrekt sätt. Samtliga berörda har fått möjlighet att ställa om till nya arbetssätt genom att projektet i 1,2 samarbete med linjeorganisationen säkerställt att verksamhet och kompetens har utvecklats och förberetts inför förändringen. Gemensamt arbetssätt runt hantering av organisationsförändringar som berör IT 4 system. Personaladministrativt system är bytt från Palasso till Primula, med drift och support 1,2,3 hos SSC. Rekryteringssystem är bytt från E-rek till ReachMee, med drift och support hos SSC 1,2,3 Renodling av integrationslandskapet. 5 Gemensam organisationsdatabas är utvecklad och driftsatt. 5 Projektet skall skapa förutsättningar för kommande utveckling av Datalager rapporter 5 och vyer genom att systemförvaltarna för datalager verifierar sina krav på system och data för organisation. Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx Sida: 4 (6)
7.2 Tidpunkt Projektet startar under april 2015 med den inledande fasen Definiera som ska förbereda för anslutningen. Definiera beräknas pågå t.o.m. juni/aug 2015. I denna fas ingår planering av resterande delar av projektet. Projektet ska bland annat definiera de tjänster som ska levereras av SSC och ett avtal om detta ska tecknas mellan SCC och GU. Därefter ska tjänsterna implementeras och driftsättas. Den preliminära tidplanen är att tjänsterna levereras till universitetet fullt ut hösten 2016. Den exakta tidpunkten avgörs längre fram, beroende på vad som händer under Definierafasen. För en översikt över SSC generella anslutningsprocess, se bild nedan. 7.3 Kostnad Projektets totala budget är uppskattad till mellan 19,3 och 23,3 Mkr. I nuläget finns en stor osäkerhet kring kostnaden både avseende integrationer och projekt och anslutningskostnader för SSC. Avsatta medel i budgetramen för projektet är 25,1 Mkr. Efter projektfasen Definiera kan ett säkrare estimat ges för den totala projektkostnaden. 7.4 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,3 Tidpunkt 0,2 Kostnad 8 Finansiering Projektet finansieras med universitetsgemensamma investeringsmedel. Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx Sida: 5 (6)
9 Övrigt Interna Styrgruppen är tillsatt enligt följande: Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten. Ordförande i styrgruppen Sören Ehrnberg, IT-chef, IT-enheten Anette Gillek, Sektionschef, IT-enheten Anna Lindholm, Områdeschef, Administrativt stöd Laura Ojanen Prytz, Ekonomicontroller, Områdeskansli administrativt stöd Lena Rogström, prefekt Institutionen för Svenska språket, Humanistiska Fakulteten Göran Liljedal, administrativ chef, Sahlgrenska Akademin Projektcontroller: Ylva Wridell, Projektkontoret Gemensam styrgrupp med SSC: Charlotte Johansson Ahlström, SSC, Ordförande Hans Tynelius, SSC Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten. Ordförande i styrgruppen Anna Lindholm, Områdeschef, Administrativt stöd Projektledare SSC: Susanne Lindestam Öktem Projektledare GU: Karin Berglind All dokumentation från förstudien finns på Box i mappen Förstudie personaladministrativt system All dokumentation om projektet samlas på Box i mappen HR 2.0. Gemensam samarbetsyta med SSC. 10 Referenser Ref.nr. Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum Filnamn: Projektdirektiv PA 2.0 2015 06 29.docx Sida: 6 (6)