Användarmanual Utbildningsdatabasen Selma för arbetet med programtillfälle forskarutbildningsstöd
Innehåll 1. Logga in och logga ut... 3 2. Process för att skapa programtillfällen vid KI... 4 3. Flikarna Skapa programtillfälle och Flytta upp programtillfälle... 5 4. Sök fram och granska programtillfälle... 5 5. Arbeta med programtillfälle... 6 Texteditor... 6 Flikarna NärVarHur och Studieavgifter... 7 Fliken Beskrivning... 7 Flikarna Ämnesord och Examensord... 9 Fliken Fritextord... 10 Fliken Kontakt... 10 Adress (används inte)... 10 Kontaktperson... 10 Webbadresser (Programwebbplats)... 11 Fliken Om inriktning... 11 Godkänna programtillfälle... 11 Checklista för granskning av programtillfälle... 12 2
1. Logga in och logga ut Logga in: När du loggar in i utbildningsdatabasen Selma använder du KI:s inloggningstjänst CAS som är en s.k. autentiseringstjänst. Du loggar in med ditt KI-ID och lösenord, d.v.s. samma användarnamn och lösenord som du använder för att logga in i KI:s webmail och PA-webben (Primula). För att logga in i Selma går du till adressen https://selma-ext-drift.its.uu.se/selma2-ki i din webbläsare. Logga ut: När du loggar ut ur Selma ska du också logga ut från CAS. Klicka på logga ut. Klicka sedan på Logga ut ur CAS eller stäng ned din webbläsare helt. 3
2. Process för att skapa programtillfällen vid KI Inför varje termin ska uppgifter gällande KI:s program läggas in i Selma för visning på ki.se och antagning.se. Processen nedan upprepas två gånger per år, först för den internationella antagningsomgången och sedan för den nationella antagningsomgången. 1. Systemförvaltaren för Selma kallar till möte för att ta fram tidsplan över antagningsomgångens arbete med programtillfällen i Selma. Med på mötet är Student- och karriärservice (UFS), Antagningsgruppen (UFS) och Fakultetskansliet (SIR) 2. Tidsplan för PH:s/ handläggaren på institutions arbete i Selma mejlas ut av på SoKs. 3. Förberedelser görs i Selma av Selmasupport, bl.a. skapas det nya läsåret (görs endast inför den internationella antagningsomgången). 4. Beslut om vilka programtillfällen som ges aktuellt läsåret fattas av Styrelsen för utbildning. 5. Selmasupport lägger upp beslutade programtillfällen i Selma enligt underlag från SIR samt redigerar uppgifter i flikarna NärVarHur och Studieavgifter enligt underlaget. 6. Programtillfällesuppgifterna redigeras av PH/handläggare på institution, förutom uppgifterna gällande Urval och Särskild Behörighet (i båda flikarna NärVarHur och Beskrivning), dessa uppgifter redigerar Antagningsgruppen. 7. Programtillfällena godkänns i Selma av PH/handläggare på institution och får därmed status 2. Godkänd av inst. 8. Fakultetskansliet granskar flikarna NärVarHur och Studieavgifter samt uppgifterna gällande Examen. De godkänner sedan tillfällena, och status ändras då till status 3. Godkänd av fak. 9. Programtillfällenas beskrivande text granskas av den s.k. kataloggruppen (SoKs, Antagningsgruppen inom UFS m.fl.). 10. Uppgifterna gällande Urval och Särskild behörighet (i båda flikarna NärVarHur och Beskrivning), redigeras av Antagningsgruppen. Om ett program har inriktningar läggs Särskild behörighet in i fliken Om inriktning. 11. Antagningsgruppen granskar urvalsmetod, anger anmälningskoder m.m. 12. Programtillfällena godkänns i Selma av Antagningsgruppen för överföring till Ladok/antagning.se. 13. Programtillfällena publiceras på www.ki.se av Antagningsgruppen och SoKs. 4
3. Flikarna Skapa programtillfälle och Flytta upp programtillfälle Flikarna Skapa programtillfälle och Flytta upp programtillfälle används för att skapa nya programtillfällen och för att flytta upp föregående läsårs programtillfällen. Beslut om nya programtillfällen och uppflyttning av tidigare läsårs programtillfällen tas av Styrelsen för utbildning, och det är Selmasupport som lägger in uppgifterna i Selma enligt underlag från dem. 4. Sök fram och granska programtillfälle När du ska söka fram det programtillfälle du vill arbeta med finns det olika sätt att begränsa sökningen på, t.ex. genom att ange termin, status, programkod/del av programkod, benämning/del av benämning. Du söker alltid inom ett läsår i taget. Glöm inte att byta Institution till Styrelsen för utbildning innan du påbörjar din sökning. Söka fram programtillfälle - så här gör du: 1. Byt institution till Styrelsen för utbildning. 2. Sök fram det program du ska arbeta med genom att välja läsår och ange programkoden, alternativ använd dig av övriga begränsningsmöjligheter för din sökning. 3. Klicka på Sök. 4. När du har klickat på Sök ser du en resultatlista med klickbara rubriker. Om du har sökt fram fler än ett programtillfälle kan du sortera på rubrikerna genom att klicka på dessa. Granska programtillfälle - så här gör du: 1. Bocka i rutan framför programmets benämning och klicka sedan på länken Granska. 5
2. Ett granskningsfönster visas. Här kan du skriva ut texten eller klistra in den i ett Worddokument ifall du vill kommunicera med någon som inte är Selmaanvändare. Klicka på Skriv ut, avbryt och kopiera texten till ett Worddokument. 5. Arbeta med programtillfälle När du påbörjar ditt arbete är programtillfällets flikar i normalfallet redan ifyllda. Det beror på att Selmasupport, efter beslut av Styrelsen för utbildning, har flyttat upp programtillfällen från föregående läsår. Dessa flikar ska du nu granska och redigera. I de fall ett nytt programtillfälle har lagts upp av Selmasupport är alla flikar förutom NärVarHur och Studieavgifter tomma. Om ett program ges både HT och VT, eller om det har inriktningar, är det viktigt att tänka på att alla flikar är gemensamma för programmets alla tillfällen, med undantag för fliken NärVarHur och fliken Om inriktning(visas endast om programmet har inriktningar). Gör du en ändring i någon av de gemensamma flikarna för ett tillfälle slår den ändringen igenom för programmets alla tillfällen samma läsår. Texteditor När du arbetar i fliken Beskrivning har du möjlighet att använda dig av den texteditor som finns i varje textfält. Du kan t.ex. använda dig av punktlistor och lägga in länkar. Funktioner i texteditorn: Maximera textrutan - Knappen används för att maximera textrutan och sedan återställa denna. Fet stil Kursiv stil Punktlista Tabell används inte Länk -För att lägga till en länk markera önskad text, klicka på länk-ikonen och skriv in webbadressen. Om du vill att webbadressen ska vara länk, klicka på länk-ikonen och skriv in webbadressen. För att redigera eller ta bort länken, högerklicka i länken och välj önskat alternativ. 6
Flikarna NärVarHur och Studieavgifter Om det program du arbetar med ges på distans ska du fylla i antalet obligatoriska träffar i fliken NärVarHur, i övrig ska du inte fylla i några uppgifter i den fliken. De flesta uppgifterna i fliken har redan granskats/redigerats av Selmasupport, förutom uppgifterna om Urval och Särskild behörighet. Dessa uppgifter kommer antagningsgruppen att arbeta med vid ett senare skede i processen. Fliken Studieavgifter är redan granskad/redigerad av Selmasupport. Redigera fliken NärVarHur (endast om programmet ges på distans) - så här gör du: 1. Klicka på programmets benämning. Du hamnar då i programtillfällets första flik, NärVarHur. 2. Här ska du fylla i antal obligatoriska träffar. Klicka sedan på Spara. Fliken Beskrivning Under fliken Beskrivning ska programmet beskrivas utförligt. Varje rubrik har ett svenskt och ett engelskt inmatningsfält, det engelska inmatningsfältet ska endast envändas för internationella kandidat- och masterprogram. Vid användning av de engelska textfälten måste svensk och engelsk text alltid vara speglingar. Ta kontakt med Redaktören (SoKs) vid frågor om formulering av texter. Redigera fliken Beskrivning - så här gör du: 1. Klicka på fliken Beskrivning. 2. Granska och redigera uppgifterna under de olika rubrikerna. Varje textfält kan nås via snabblänken med samma namn. De engelska textfälten används endast för internationella kandidat- och masterprogram. Rubriker att fylla i: Katalogtext (texten visas inte på ki.se utan är den text som visas på studera.nu, Sök & jämför utbildning). - Håll denna text kortfattad och kärnfull, ca 110 ord. Texten behöver bara skrivas på svenska. Omfattning - t.ex. 3 år, startar höst och vår. 7
Introduktion och Beskrivning - dessa textfält bildar tillsammans den programinformation som visas på ki.se. Text under Introduktion utgör brödtexten under programmets benämning. Text under Beskrivning visas under rubriken Beskrivning på ki.se. Textfältet Introduktion bör innehålla ca 40 ord. Textfältet Beskrivning bör innehålla ca 240 ord. Text under Introduktion visas här på ki.se Text under Beskrivning visas här på ki.se Information om distansutbildningen - fyller du endast i om det rör sig om en distansutbildning. Exempel på hur texten skulle kunna formuleras: Utbildningen är till stora delar distansbaserad, med 2 dagar undervisning på campus varje månad. Tillgång till internet krävs då distansundervisningen sker via Karolinska Institutets webbaserade lärplattform PingPong. Särskild behörighet - ska du inte fylla i. Antagningsgruppen granskar/redigerar dessa uppgifter efter att du är färdig med ditt arbete. Urval - ska du inte fylla i. Antagningsgruppen granskar/redigerar dessa uppgifter efter att du är färdig med ditt arbete. Studiestart höst och vår - ange höstterminens/vårterminens första vecka. Ex. v. 36. I det engelska textfältet ska du ange löpande text och inte vecka. Efter studierna - en ca 40 ord lång beskrivning. Examen - ska innehålla samma uppgifter som utbildningsplanen för programmet. Granska och redigera om aktuellt. Vid frågor, ta kontakt med handläggare på SIR. 3. Intresseområden ska du inte lägga till, detta används inte på KI. 4. När du är färdig med ditt arbete, klicka på Spara. Observera att för programtillfällen som har flera inriktningar eller som ges både HT och VT så gäller alla uppgifter i fliken för alla programmets tillfällen D.v.s. redigerar du uppgifter i fliken Beskrivning för den ena inriktningen/terminen slår ändringen igenom för alla tillfällen samma läsår. 8
Flikarna Ämnesord och Examensord Ämnesord och examensord används vid sökning på antagning.se. Där kan man filtrera sin sökning bl.a. gällande examen och ämne (ämnesträd). Därför är det obligatoriskt att i Selma ange minst ett ämnesord och ett examensord. Om någon ändring av ämnesord eller examensord ska ske måste detta först stämmas av med SIR. Redigera ämnesord - så här gör du: 1. Klicka på fliken Ämnesord. 2. Här kan du välja om du vill se alla ämnesorden i bokstavsordning eller per ämnesområde (klicka på ämnesgruppens länk under rubriken Visa ämnesgrupp). 3. Klicka på Spara, de valda ämnesorden syns nu i rutan till höger. Vid ändring av ämnesord, ta kontakt med handläggare på SIR. Redigera examensord - så här gör du: 1. Klicka på fliken Examensord. 2. Bocka för den/de examina som gäller. Klicka på Spara, examensordet visas i rutan till höger. Vid ändring av Examensord, ta kontakt med handläggare på SIR. Observera att för programtillfällen som har flera inriktningar eller som ges både HT och VT så gäller alla uppgifter i fliken för alla programmets tillfällen. D.v.s. redigerar du uppgifter i fliken Examensord eller Ämnesord för den ena inriktningen/terminen slår ändringen igenom för alla tillfällen samma läsår. 9
Fliken Fritextord Här anger du de fritextord som studenterna får träff på när de använder fritextsökning på antagning.se. Ange inte ämnesord, examensord, fritextorden är till för att fånga upp begrepp som inte framgår av tillfällets uppgifter i övrigt. Ett tillfälle som har 15 fritextord inlagda, varav läkare är ett, kommer att hamna längre ner på resultatlistan på antagning.se än ett tillfälle som bara har läkare inlagt som fritextord. Observera att fliken Fritextord kan innehålla ord som uppenbart inte har något med programmet att göra (t.ex. krokuseros). Dessa fritextord används för att skapa listor på ki.se och får inte ändras/tas bort. Ta kontakt med SoKs om du har några frågor om fritextorden. Redigera fritextord - så här gör du: 1. Ange max 15 svenska och engelska fritextord. Varje ord räknas, t.ex. teknisk fysik är två ord. Separera ord med mellanslag. Stora eller små bokstäver spelar ingen roll. 2. Klicka på Spara. Observera att för programtillfällen som har flera inriktningar eller som ges både HT och VT så gäller alla uppgifter i fliken för alla programmets tillfällen. D.v.s. redigerar du uppgifter i fliken Fritextord för den ena inriktningen/terminen slår ändringen igenom för alla inriktningar/terminer samma läsår. Fliken Kontakt Under fliken Kontakt kan du lägga till kontaktuppgifter och webbadresser som sen visas på ki.se. Observera att för programtillfällen som har flera inriktningar eller som ges både HT och VT så gäller alla uppgifter i fliken för alla programmets tillfällen. D.v.s. redigerar du uppgifter i fliken Kontakt för den ena inriktningen/terminen slår ändringen igenom för alla tillfällen samma läsår. Adress (används inte) Kontaktperson I dagsläget läggs kontaktpersoner in i Selma endast för internationella kandidat- och masterprogram. Lägg till kontaktperson - så här gör du: 1. Klicka på fliken Kontakt och sedan på länken Lägg till kontaktperson. 2. Fyll i uppgifter på svenska och engelska och klicka på Spara. 10
Redigera kontaktperson - så här gör du: 1. Klicka på länken Redigera vid kontakten du vill ändra. 2. Gör ändringar och klicka på Spara. Ta bort kontaktperson - så här gör du: 1. Klicka på länken Ta bort för den kontakt du vill ta bort. Webbadresser (Programwebbplats) Här kan du lägga in länkar till programwebbplatsen. Skulle du vilja lägga in ytterligare webbadresser utöver programwebbplatsen, ta kontakt med Redaktören på SoKs. Observera att länken till programwebbplatsen måste bytas ut vid ny utbildningsplan. Lägg till webbadress - så här gör du: 1. Klicka på länken Lägg till webbadress. 2. I Länknamn anger du länkens benämning på den svenska och den engelska siten. 3. Lägg in URL:en till programwebbplatsen och tryck på knappen Spara. Redigera eller ta bort webbadress - så här gör du: 1. Klicka på länken Redigera vid webbadressen som du vill ändra. 2. Gör ändringar och klicka på Spara. 3. Vill du ta bort en webbadress - klicka på länken Ta bort. Fliken Om inriktning Fliken Om inriktning visas endast om programmet har olika inriktningar. Fliken används i dagsläget endast för att lägga in uppgifter i textfältet Särskild behörighet för den specifika programinriktningen. Detta görs av Antagningsgruppen. Inga andra textfält ska fyllas i. Godkänna programtillfälle När du är klar med ditt arbete ska du godkänna programtillfället under fliken NärVarHur. Efter att du har godkänt programtillfället ska det granskas och godkännas av handläggare på Fakultetskansliet. Godkänna programtillfälle - så här gör du: 1. Sök fram programtillfället och klicka på fliken NärVarHur. 2. Klicka på knappen NärVarHur klart längst ner till vänster. 3. Tillfället får då status 2. Godkänd av inst och du är klar med ditt arbete. 11
Checklista för granskning av programtillfälle Flik i Selma: Granskad av Selmasupport Att tänka på: NärVarHur Ja Endast fältet Antal obligatoriska träffar ska fyllas i/granskas om programmet ges på distans. Övriga uppgifter - ej aktuellt att granska/redigera. Studieavgifter Ja Ej aktuellt att granska/redigera. Beskrivning Nej De engelska inmatningsfälten används endast för internationella kandidat- och masterprogram. Särskild behörighet och Urval - granskas av antagningsgruppen senare i processen Textfältet Katalogtext visas inte på KI.se, utan skickas till studera.nu. Ska därför inte anges på engelska. Ämnesord Nej Ta kontakt med Fakultetskansliet vid eventuell ändring. Examensord Nej Ta kontakt med Fakultetskansliet vid eventuell ändring. Fritextord Nej Ta kontakt med SoKs vid frågor. Kontakt Nej Kontaktperson läggs endast in för internationella kandidat- och masterprogram. Ska annan länkning göras än till programwebbplatsen, ta kontakt med SoKs. Om inriktning Nej Fliken visas endast om programmet har inriktningar. Textfältet Urval läggs in av Antagningsgruppen, övriga fält ska vara tomma. 12