Leksands kommun Kommunrevisionen. Kommunstyrelsen. Revisionsrapport

Leksands kommun Kommunrevisionen Kommunstyrelsen Revisionsrapport Kommunrevisionen har låtit granska effektivitet och ändamålsenlighet i processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministrationen. Den sammanfattande bedömningen är att processerna inom de granskade områdena i huvudsak är ändamålsenliga och stödjer styrningen av kommunen. Dock bedömer vi att det finns vissa förbättringsområden, huvudsakligen inom området ekonomisk uppföljning. Rapporten översändes härmed till kommunstyrelsen. Revisorerna kommer senare att utifrån granskningsresultatet föra ett samtal med kommunledningen Leksand 2013-01-25 Kerstin Furöstam Ordförande Ove Axelsson e u

www.pwc.com/se Granskning administrativa processer Revisionsrapport Leksands kommun Januari 2013 Ove Axelsson, certifierad kommunal revisor Rolf Hammar, certifierad kommunal revisor Göran Persson-Lingman, certifierad kommunal revisor

Innehållsförteckning Sammanfattning sid. 3 1. Inledning sid. 5 2. Kommunövergripande iakttagelser sid. 9 3. Ekonomiadministration sid. 15 4. Löneadministration sid. 34 5. Nämndsadministration sid. 44 2

Sammanfattning Kommunal Sektor har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Leksand kommun genomfört en granskning av kvalitet och effektivitet i de administrativa processerna avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration. Syftet med granskningen är att granska effektiviteten i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Sammanfattande revisionell bedömning redovisas på sidan 4. Iakttagelser och revisionella bedömningar inom respektive granskat område redovisas på nedanstående sidor: Ekonomiadministration Sammanfattande iakttagelser: sidorna 24-25 och 30 Revisionell bedömning: sidorna 32-33 Nämndsadministration Sammanfattande iakttagelser: sidan 51 Revisionell bedömning: sidan 53 Löneadministration Sammanfattande iakttagelser: sidan 41 Revisionell bedömning: sidan 43 3

Sammanfattande revisionell bedömning Den revisionsfråga som ska besvaras lyder: Har kommunen ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration? Vi bedömer att processerna inom de granskade områdena i huvudsak är ändamålsenliga och stödjer styrningen av kommunen. Som framgår av rapporten gör vi dock bedömningen att det finns vissa områden med förbättringsmöjligheter. Den övergripande revisionsfrågan har delats upp i fyra kontrollfrågor: Bidrar administrationen inom de granskade processerna till god styrning av kommunen? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna med tillfredsställande kvalitet? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna kostnadseffektivt? Är den totala tiden för administration rimlig i förhållande till andra kommuner? Kontrollfrågorna besvaras i anslutning till respektive granskningsområde tillsammans med mer detaljerade revisionella bedömningar. 4

Inledning 5

Bakgrund, syfte och revisionsfråga Bakgrund: Förvaltningsrevisionen syftar till att granska om styrelsens och nämndernas verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och om kontrollen är tillräcklig. Detta innebär bland annat att uppmärksamhet ska läggas vid granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, uppföljning och utvärdering av mål, organisationens funktionssätt, produktivitet, kvalitet och effektivitet. Syfte: Syftet är att granska kvalitet och effektivitet i de utvalda processerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Syftet är även att ge ett underlag för bedömning av hur mycket tid som används till all administration och hur det förhåller sig jämfört med andra kommuner. Granskningen ska på ett övergripande sätt besvara följande revisionsfråga: Har kommunen ändamålsenliga processer avseende ekonomi-, löne- och nämndsadministration? Kontrollfrågor: Bidrar administrationen inom de granskade processerna till god styrning av kommunen? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna med tillfredsställande kvalitet? Bedrivs administrationen inom de granskade processerna kostnadseffektivt? Är den totala tiden för administration rimlig i förhållande till andra kommuner? 6

Avgränsning I ekonomiadministration innefattar vi följande delprocesser: Redovisning (processer för hantering av leverantörs- och kundfakturor, kassa, interna affärer och löpande bokföring) Budgethantering Uppföljning inkl prognoser och bokslut I löneadministration innefattar vi följande delprocesser: Rapportering och attestering av löner Löneredovisning I nämndsadministration innefattar vi följande delprocesser: Löpande hantering av allmänna handlingar Sammanträdesadministration/ beredning Styrning och genomförande av utredningar Granskning av kvalitet I denna granskning ingår inte att särskilt granska den interna kontrollen. Det har inte gjorts några kontroller via stickprov av den löpande hanteringen. Däremot har det ställts ett antal webb-frågor till medarbetarna kring upplevelsen av kvalitet. Det är i första hand svaren på dessa frågor som utgör grunden för våra bedömningar av kvaliteten. Granskning av kostnadseffektivitet Denna del av granskningen var enligt projektplanen tänkt att bygga på en jämförelse med andra kommuner utifrån medarbetarnas svar på enkätens frågor 0m olika rutiner och deras bedömning av hur mycket tid som används inom olika processer relaterat till ett antal volymuppgifter för berörda områden. Då svarsfrekvensen på bedömningen av arbetad tid med olika processer blev låg och inte bedöms kunna användas som underlag för en generell uppskattning för kommunen, går kostnadseffektiviteten inte att bedöma. 7

Metod och genomförande För att fånga många personers syn på hur administrationen i Leksand kommun fungerar, har underlag samlats in via webbformulär/-enkäter. Urvalet av personer har varit chefer med ekonomi- och personalansvar samt administratörer inom de berörda områdena. Totalt har 119 respondenter representerande samtliga sektorer, haft möjlighet att besvara enkäterna. Personer med ekonomisk attesträtt men utan att vara chefer har inte deltagit i granskningen. Enkäterna har bestått av två delar och har syftat till att fånga synpunkter om funktionalitet, kvalitet och effektivitet inom de granskade områdena. Del ett av enkäten omfattade påståenden/frågor om olika rutiner/ processer där respondenten bedömde hur väl påståendet stämmer med förhållandena i Leksand kommun. 75 personer har svarat på denna del (en svarsfrekvens på 63 %) I del två har respondenten fått uppskatta den tid som hon/han under 2011 arbetat med olika arbetsuppgifter. All tid har fördelats efter det att semester och annan frånvaro räknats bort. Fördelning av tid har genomförts inom ett antal områden. Svarsfrekvensen för del två i granskningen uppgick endast till 32 % varför vi inte bedömer det som meningsfullt att försöka göra några analyser utifrån enkätsvaren. Detta innebär att projektplanens kontrollfrågor 3 och 4 inte kan besvaras. Som ett komplement till enkätsvaren har det gjorts gruppintervjuer med ett urval representativa medarbetare inom respektive processområde. Intervju har också genomförts med kommunchefen. Vid intervjuerna har det ingått att övergripande presenterat resultatet av svaren från enkäterna och stämt av hur detta stämmer med de intervjuades egen bedömning. Läsanvisningar: Diagrammen i rapporten speglar medarbetarnas svar på de frågor som ställts i webb-enkäten. I diagrammen redovisas svaren i procent i förhållande till antalet inkomna svar per ställd fråga. Respondenterna har haft 4 bedömningsval till respektive fråga; helt, i huvudsak, till viss del och inte alls. I några grafer anges siffror i de olika staplarna; dessa siffror anger antal personer som angett detta svarsalternativ. Resultaten från Leksands kommun har i vissa grafer jämförts med resultatet från åtta andra kommuner där motsvarande granskning genomförts. 8

Kommunövergripande iakttagelser 9

Sammanfattning av svar medarbetarnas bedömning per huvudområde Totalt har 52 frågor/ påståenden om effektivitet och kvalitet inom de granskade områdena besvarats av medarbetare i kommunen. Resultatet har sammanställts i ett antal huvudområden. Inom området övriga möten, följt av budget och uppföljning, finns de mest negativa synpunkterna.. 10

Sammanfattning av svar per sektor Resultatet från samtliga 52 påståenden/ frågor har sammanställts per sektor som de svarande tillhör. 11

Sammanfattning av svar per roll Resultatet från samtliga 52 påståenden/ frågor har sammanställts per roll som de svarande tillhör. Av svaren framgår att det finns vissa variationer i hur medarbetarna med olika roller bedömer hur väl de administrativa rutinerna fungerar. 12

Jämförelse av den samlade bedömningen för den totala administrationen mellan ett antal kommuner Vid en jämförelse med åtta andra kommuner framgår att medarbetarnas bedömning på en samlad nivå är relativt likvärdig. Däremot finns det en spridning på lägre nivå om hur olika områden fungerar. Detta visas på ett antal andra bilder i rapporten. 13

Sammanfattning av svar för verksamhets-/ enhetschefer jämfört med andra kommuner Resultatet från samtliga 52 påståenden/ frågor för alla verksamhets-/ enhetschefer är jämförd med svaren från andra kommuner. Dessa chefer har många gånger synpunkter på att de administrativa rutinerna borde stödja dem bättre. Av jämförelsen framgår att cheferna i Leksand till ca 40 % svarar att påståendena Inte alls eller endast Till viss del stämmer på hur bra olika administrativa rutiner fungerar i kommun. Cheferna i Leksand har den mest negativa bedömningen av samtliga kommuner i jämförelsen. 14

Ekonomiadministration 15

Enskilda påståenden/ frågor inom området budget Kopplingen mellan verksamhetens mål och budget är det påstående som har mest negativa bedömningar. Även övriga påståendet får ett flertal negativa omdömen. Kommentarer: Ekonomiavdelningen/ staben ger stöd i budgetprocessen: Har själv fått efterfråga siffror och system. Ingen introduktion i ekonomiarbetet då jag började som verksamhetsansvarig chef. (Vid intervjuerna säger ekonomerna att om någon signalerar behov av stöd får de det. Förfrågan om stöd har alltid hög prioritet.) Verksamhetsmål och budget har tydlig koppling : Vilka verksamhetsmål? Har frågat efter dem sedan jag började hösten-11 Jag ser inte någon tydlig koppling mellan verksamhetsmål och budgeterat anslag på den nivå där jag verkar (enhetsnivå). Saknas tydliga politiska mål som går att knyta till verksamhetsmålen. Budgetuppföljningen fokuseras på om det är röda eller svarta siffror. Inte så mycket hur pengarna används eller varför man fått pengar över... 16

Jämförelse av koppling mellan verksamhetsmål och budget Kopplingen mellan verksamhetsmål och budget är generellt ett område att utveckla för alla kommuner som deltagit i denna typ av granskning. Det finns dock skillnad i graden av bedömd brist i denna koppling. I Leksand är det ca 40 % av de svarande som bedömer att det Inte alls finns koppling mellan verksamhetsmål och budget. Det finns i Leksand en tydlig skillnad mellan de olika sektorernas uppfattning där Vård och Omsorg tillsammans med Lärande och Stöd är mest negativa. Jämförelse: Andra kommuner Jämförelse : Sektorer inom kommunen 17

Enskilda påståenden/ frågor inom området uppföljning Det är ca hälften av de svarande som bedömer att både den ekonomiska informationen och ekonomiska prognoser inte alls eller endast till viss del är korrekt/ tillförlitlig. Kommentar systemstöd: Ekonomisystemet är tillräckligt bra utifrån våra behov att följa upp vår ekonomi Onödigt omständligt På enhetsnivå är det inte tillfredsställande. Om man är duktig på ekonomi så fungerar dom bra, annars tror jag inte att det är så lätt. Uppdrag som inte blir utförda. Ingen hjälp med analys från ekonomiavdelningen. Vårt verksamhetssystem är tillräckligt bra utifrån våra behov att följa upp vår verksamhet kopplat till vår ekonomi Verksamhetssystemet för bygg och plan är otillfredsställande. Supporten upphörde för flera år sedan. Systemet har kraschat flera gånger. Sårbar situation med stor osäkerhet. På enhetsnivå är det inte tillfredsställande. Svåröverskådligt. 18

Jämförelse korrekt ekonomiskt utfall och anpassad ekonomisk information Medarbetarna i Leksand gör, jämfört med ett antal andra kommuner, en tydligt mer negativ bedömning av hur korrekt den ekonomiska informationen är. Det finns även en tydlig bedömning att den ekonomiska informationen behöver anpassas till användarna. Av våra intervjuer framgår att detta är ett känt problem av ekonomerna och där det bl.a. hänvisas till att uppföljningssystemet är svårt för den enskilde användaren att anpassa. Ekonomerna säger att de arbetar för att göra det enklare. Påstående: Ekonomisk info är korrekt Påstående: Ekonomiska info är anpassad och enkel att förstå 19

Jämförelse tillförlitliga prognoser och vidtagna åtgärder Medarbetarna i Leksand bedömer i likhet med ett antal andra kommuner att tillförlitligheten i prognoserna inte är så bra. Merparten av svaren tyder dock på att det vidtas åtgärder vid prognoser om underskott. Här avviker sektor Vård och omsorg där ca 60 % bedömer att det endast Till viss del vidtas åtgärder. Påstående: Ekonomiska prognoser är tillförlitliga Påstående: Förvaltningen vidtar åtgärder vid prognos om underskott 20

Svarskommentarer Uppföljning (ej systemstöd) Enkelt och smidigt att få den ekonomiska information jag behöver Jag måste tjata mig till ekonomisk information som ska skrivas in i utskottsprotokollet. Varför kan man inte få avancerade inställningar redan från början när man loggar in? Nu måste man välja det varje dag man går in i systemet. Ekonomiavd har inte kunnat hjälpa mig med den saken. När man är ny så tycker jag att man kan få utbildning i dom olika programmen. Får ofta lära sig själv/fråga. Måste fråga ekonomiavdelningen om info (2 st) Jag får tillräckligt stöd från ekonomiavdelningen/ staben Har blivit mycket sämre Den ekonomiska information jag främst använder är anpassad efter mina behov och är enkel att förstå Vi har inte tagit oss tid och anpassat mina rapporter helt efter min verksamhet ännu. Så omständligt så när man gör verksamhetsförändringar så är det att få rapporter som vill. Den ekonomiska informationen är alltid korrekt Det tar tid innan budget finns tillgänglig i systemet. Siffror som ändras utan att jag informerats. Konteringar som görs på annat sätt än vad som bestämts. Ekonomiska prognoser är tillförlitliga Anser att det är för mycket fokus på budget (vilket ju bara är en kvalificerad gissning) och utfallet i förhållande till denna. Skulle önska mer fokus på prognos i förhållande till verkligheten istället. För många osäkra faktorer. T.ex. ändras kostnaderna för IT/telefoni i april månad. Verksamhetsbidragen är svåra att förutse och planera efter. Kostpengar som betalas tillbaka i mitten av december. 21

Medarbetarnas samlade bedömning av hanteringen inom området budget och uppföljning När alla påståenden inom området budget och uppföljning beaktas kan det konstateras att det för alla jämförande kommunerna finns en hel del synpunkter på att det finns delområden som kan utvecklas. Av medarbetarna i Leksand anser sig ca 40 % kritiska eller till viss del kritiska inom området budget och uppföljning. 22

Medarbetarnas samlade bedömning av hanteringen inom området budget och uppföljning Sektorerna Lärande och stöd samt Vård och omsorg är minst nöjda med hanteringen inom budget och uppföljning. 23

Sammanfattande iakttagelser budget och uppföljning Sammantaget budget och uppföljning Av resultatet kan utläsas ett stort missnöje med hur rutinerna fungerar inom området budget och uppföljning. För alla jämförande kommuner finns en hel del negativa synpunkter på dessa områden och där Leksand har de mest negativa synpunkterna av alla kommuner. Vid en jämförelse mellan sektorerna är medarbetare inom Lärande och stöd samt Vård och omsorg minst nöjda. Gäller särskilt verksamhetscheferna. Budget Kopplingen mellan verksamhetsmål och budget har fått flest negativa omdömen. Det finns i Leksand en tydlig skillnad mellan de olika sektorernas uppfattning där Vård och Omsorg tillsammans med Lärande och Stöd är mest negativa. Av de svarande inom Vård och Omsorg är det drygt 60 % som anger att det Inte alls finns någon koppling. Verksamhetscheferna bedömer att de får lite bättre stöd från ekonomerna i budgetarbetet än i samband med uppföljningar. Ca 70 % av verksamhetscheferna bedömer att de får Helt eller I huvudsak tillräckligt stöd i budgetarbetet medan det är knappt 60 % vid uppföljningen. 24

Sammanfattande iakttagelser budget och uppföljning, forts Uppföljning Det är ca hälften av de svarande som bedömer att den ekonomiska informationen inte alls eller endast till viss del är korrekt. Samtliga ekonomer och ekonomiassistenter som svarat gör dock bedömningen att informationen är korrekt. Det är verksamhetschefer och till viss del andra personalkategorier som är mest osäkra på kvalitén i den ekonomiska informationen. Endast 50 % av de svarande (verksamhetscheferna ca 40 %) bedömer att prognoserna är Helt eller I huvudsak tillförlitliga. Merparten av svaren anger att det vidtas åtgärder vid prognoser om underskott. Här avviker dock sektor Vård och Omsorg där ca 60 % bedömer att det endast Till viss del vidtas åtgärder. Det finns en tydlig uppfattning att den ekonomiska informationen är svår att förstå och behöver anpassas till användarna. Av våra intervjuer framgår att detta är ett känt problem av ekonomerna. Uppföljningssystemet bedöms svårt att individanpassa. Ekonomerna säger att de arbetar för att göra det enklare. 25

Enskilda påståenden/ frågor inom området leverantörsfakturor Medarbetarna är generellt nöjda, men ett antal synpunkter på hanteringen av inköp finns. Leksand s kommun saknar inköpssystem men har en gemensam avtalsdatabas. Av våra intervjuer framgår att den är svår att söka i och att det finns planer på en ny databas. Kommentarer: Beställningar via inköpssystemet sker på ett enkelt och smidigt sätt: Kommunen saknar avtal med alla som vi idag gör affärer med. Avtalsdatabasen borde effektiviseras. Hanteringen av leverantörsfakturor är enkel och smidig: Fakturor kommer fortfarande direkt till verksamheten trots att de ska gå direkt till fakturaenheten. Rutiner för leverantörsfakturor är säker Problem med sekretessfakturor. Problem kan uppstå vid ex semestrar, när andra ska kontera och skicka levfakturor vidare, som avser inköp som någon annan gjort. Hur vet man att fakturan är rätt? 26

Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området leverantörsfakturor Hanteringen av leverantörsfakturor är normalt sett ett område med många positiva synpunkter. Detta gäller även i Leksand. 27

Enskilda påståenden/ frågor inom området kundfakturor Medarbetarna i Leksand är till övervägande del nöjda med hanteringen inom området kundfakturor. Ekonomiassistenterna är de som registrerar kundfakturor i ekonomisystemet och de är inte så nöjda med systemet. Kommentar: Kundfakturor hanteras enkelt och smidigt: Svår modul i ekonomisystemet Skickas ibland till fel person Mycket dubbelarbete i och med att systemen inte är integrerade i ekonomisystemet (Bygg o miljö?) Underlag till kundfakturor är bra: Underlag från enhetschefer inte alltid korrekta. 28

Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området kundfakturor Hanteringen av kundfakturor är normalt ett område med många positiva synpunkter. Detta gäller även i Leksand. Det som gör att Leksand har lite mer negativ bedömning än genomsnittet för de andra kommunerna är kvalitén på underlagen för kundfakturor och ekonomisystemets hantering. 29

Sammanfattande iakttagelser leverantörsfakturor och kundfakturor Leverantörsfakturor Kundfakturor Leksand skannar sina leverantörsfakturor men hanterar även elektroniska fakturor (ca 60 % av fakturorna kommer elektroniskt). De flesta kundfakturorna skapas i olika verksamhetssystem och överförs till ekonomisystemet med automatik. Medarbetarna i Leksand är generellt nöjda med hanteringen av leverantörsfakturor. Manuella engångsfakturor skapas genom att underlag skickas till ekonomikontoret och där sker registrering i ekonomisystemet. Det är möjligt att betala fakturor via autogiro men det går inte att få en E-faktura. Medarbetarna i Leksand är generellt nöjda med hanteringen av kundfakturor. Det finns synpunkter på att förbättringar kan ske både när det gäller kvalitén på de underlag som blir engångsfakturor samt enkelheten vid själva hanteringen av kundfakturan i ekonomisystemet. Inköpsrutiner Det som önskas är ett bättre stöd när det ska göras inköp. Kommunen saknar i dag ett inköpssystem. Kommunen har alla ramavtal förtecknade i en databas men det finns flera synpunkter på att det är svårt att söka uppgifter i denna. 30

Revisionell bedömning ekonomiadministration 31

Revisionell bedömning ekonomiadministrationen Svaren på enkäten tillsammans med de intervjuer vi gjort med företrädare för ekonomikontoret ligger till grund för våra bedömningar. Budget Vi bedömer att den negativa uppfattningen rörande kopplingen mellan verksamhetsmål och budget inte är tillfredsställande och att åtgärder behöver vidtas för att förbättra detta område. Uppföljning Vi bedömer att det inte är tillfredställande att ca hälften av de svarande uppger att den ekonomiska informationen inte alls eller endast till viss del är korrekt. Samtliga ekonomer och ekonomiassistenter som svarat har dock angett att informationen är korrekt. Vi bedömer det som angeläget att ekonomifunktionen klarar ut i vilken omfattning det är en upplevd brist i informationen respektive omfattningen av eventuella faktiska fel i informationen. Uppföljning, forts Vi bedömer det vara tillfredsställande att merparten av svaren anger att det vidtas åtgärder vid prognoser om underskott. Vi bedömer att det finns anledning att ta signalerna på allvar om att stödet inte är bra från systemen när det gäller den ekonomiska uppföljningen. Signalerna är tydliga både i svaren och kommentarerna i enkäten samt ekonomernas bedömning vid intervjuerna. Vi bedömer att det finns anledning att analysera problemen med systemstödet i uppföljningen och vidta åtgärder för att öka enkelheten och förståelsen. Vi bedömer att det inte är tillfredställande att endast 40 % av de svarande verksamhetscheferna bedömer att prognoserna är Helt eller I huvudsak tillförlitliga. 32

Revisionell bedömning ekonomiadministrationen, forts Leverantörsfakturor Vi bedömer att processen avseende leverantörsfakturor är i huvudsak tillfredsställande. Inköpsrutiner Vi bedömer det som positivt att kommunen har alla ramavtal förtecknade i en databas men att det finns anledning att försöka förbättra möjligheterna att söka uppgifter i databasen. Vi bedömer att det kan tillföra bättre stöd och kontroll vid inköp genom att skaffa ett inköpssystem. Vi bedömer att detta även kan öka effektivitet i såväl inköps- som leverantörsfakturaprocessen, men att det behöver ske i samverkan med prioriteringar av annan systemutveckling. Totalbedömning Sammanfattningsvis bedömer vi att processerna inom ekonomiadministrationen till stor del stödjer en god styrning av kommunen och till övervägande delen bedrivs med tillfredsställande kvalitet. Kundfakturor Vi bedömer att processen avseende kundfakturor i huvudsak är tillfredsställande men att det finns tillräckligt med negativa synpunkter från svar och kommentarer i enkäten för att se över rutinerna för att skapa underlag till engångsfakturor. 33

Löneadministration 34

Enskilda påståenden/ frågor inom löpande lönehantering Det finns en skillnad mellan sektorerna där Vård och Omsorg har en mer positiv syn på både kontroll av underlag och hur de ska sparas. I förhållande till andra kommuner har Leksand de mest negativa omdömena inom dessa områden. Stödet i lönehanteringen bedöms av de flesta som tillräcklig. 35

Svarskommentarer löpande lönehantering Bra rutiner avseende uppgifter som ligger till grund för löneutbetalning: Mycket krångligt system som ofta strular. För deltidspersonalen inom Brandkåren fungerar inte HEROMA, utan här hanterar jag lönerna manuellt med papper etc. vilket är tidskrävande. Det finns tydliga anvisningar och dokumenterade beskrivningar för våra lönerutiner: Det finns inget bra ställe /blankett där man som nyanställd enkelt kan läsa sig till vad som gäller i löne/ledigheter ol. Borde lätt kunna läggas ut på FC under Personal- o löneikonen! God kännedom om kontrollmoment i samband med attest: Fortfarande ingen utbildning/introduktion i detta. Har en duktig skolassistent. Tydligt hur olika löneunderlag ska kontrolleras och sparas: Vissa rutiner är enkla, andra är väldigt otydligt vad det är som gäller. Tillräcklig kompetens att utföra kontroller: Vet inte vilken kompetens som krävs eftersom jag inte vet vad det är som ska göras. Det finns tydligen en hel del buggar i systemet som gör att det känns osäkert när man lägger in olika uppgifter. Systemet hakar upp sig med jämna mellanrum. Det känns ofta som det är överbelastat o att det hänger sig/krånglar speciellt inför lönebryt. Problem med Heroma. Helt plötsligt kan jag inte signera. Tillräckligt stöd och support i lönehanteringen: Av de som jobbar på lönekontoret så får jag bra hjälp. Däremot är det svårt att själv klara sig bara systemets hjälp. 36

Enskilda påståenden/ frågor uppföljning av löner Det är stor andel av de svarande som bedömer att lönesystemet är svårt att förstå. Sektor Vård och Omsorg har även här en mer positiv bedömning än övriga sektorer. Vid intervjuerna säger personer från löneenheten att det är få signaler till dem om att systemet skulle vara svårt. En förklaring bedömer de kan vara att medarbetarna i verksamheten klarar ut detta genom att hjälpa varandra. Kommentarer: Jag följer upp våra lönekostnader/utbetalningar månadsvis Vi har inte den rutinen i nuläget. För komplicerat. Via utanordningslistor som ska kontrolleras och ok:as i Heroma Informationen i lönesystemet är korrekt/ enkel att förstå Det är mycket som är svårt att förstå hur det är uträknat och det känns sällan som det stämmer helt. Ibland är uppgifterna olika. Exempelvis antalet semesterdagar. Har varit en del problem med rapporter och statistik Svåra att förstå sig på och svåra att plocka ut. 37

Medarbetarnas samlade bedömning av hanteringen inom området löner Vid en jämförelse med övriga kommuner tillhör Leksand en av de kommuner där medarbetarna har den mest negativa bedömning av lönehanteringen. De områden där bedömningen i Leksand är mest negativ i förhållande till övriga kommuner är kontroll av löneunderlag och hur dessa ska sparas. 38

Medarbetarnas sammanfattande bedömning av hanteringen inom området löner fördelat per sektor Medarbetarna i sektor Vård och Omsorg är mer positiva i sin bedömning av hur hanteringen inom löneområdet fungerar. Detta är tydligast inom området kontroll av löneunderlag och hur de ska sparas. 39

Medarbetarnas sammanfattande bedömning av hanteringen inom området löner fördelat per roll Olika kategorier av medarbetare i Leksand redovisar stor skillnad i sin samlade bedömning av hur väl hanteringen inom området löner fungerar. 40

Sammanfattande iakttagelser löneadministration Leksand använder så kallad självservice där registrering av avvikelser från grundanställningen sker direkt i lönesystemet av medarbetaren själv (t ex frånvaro av olika slag). Den som är chef godkänner även dessa registreringar direkt i lönesystemet. Löneenheten genomför utbildningar i självservice för nyanställda och andra flera gånger per år och har frukostmöten med assistenter var 3:e månad. I förhållande till andra kommuner har Leksand de mest negativa omdömena när det gäller kontroll av löneunderlag och hur dessa ska sparas. Inom samma områden finns det samtidigt en tydlig skillnad inom kommunen där sektor Vård och Omsorg har en mer positiv bedömning än övriga sektorer. Olika kategorier av medarbetare i Leksand redovisar stor skillnad i sin samlade bedömning av hur väl hanteringen inom området löner fungerar. Stödet i lönehanteringen bedöms av de flesta som tillräcklig. Information med rutinbeskrivningar och instruktioner läggs normalt ut på First Class av löneenheten. Vid intervjuerna framkommer att det finns både en möjlighet och önskan från löneenheten att lägga in dessa uppgifter direkt i lönesystemets självservice så att det blir lättare för användarna att alltid ha tillgång till aktuell information. De intervjuade bedömer också att det skulle innebära färre frågor till löneenheten. Initialt innebär detta mer omfattande arbete för att rapportera in den information igen som redan finns i First Class. Hittills har löneenheten inte prioriterat detta i förhållande till andra arbetsuppgifter. I kommentarerna noteras att det finns störningar i lönesystemet. Vid intervjuerna verifieras detta med tillägget att det är mest störningar i samband med versionsuppdateringar av systemet. 41

Revisionell bedömning löneadministration 42

Revisionell bedömning löneadministration Svaren på enkäten tillsammans med de intervjuer vi gjort med företrädare för löneenheten ligger till grund för våra bedömningar. Vi bedömer att det finns åtgärder att vidta för att förbättra kunskapen om vilka kontroller som ska göras av löneunderlag och hur dessa ska sparas. Vi bedömer det som positivt att löneenheten kontinuerligt erbjuder utbildningar samt särskilda träffar med assistenterna (frukostmöten). Dessa bidrar positivt till bättre kunskap, färre fel, färre serviceärenden m.m. och därmed en effektivare hantering. Vi bedömer att möjligheten att lägga in information direkt i lönesystemet på det sätt som de intervjuade lönehandläggarna beskriver, skulle bidra till en effektivare hantering genom färre fel och serviceärenden m.m. om det genomförs. Vi bedömer det som viktigt att arbeta för att de störningar som finns i lönesystemet kan minimeras då det både skapar irritation hos medarbetarna och negativt påverkar en effektiv hantering. Vi bedömer att de som ansvarar för lönehanteringen inklusive lönesystemet är medvetna om de brister som framkommer i svaren på enkäten och arbetar för att minska dessa. Vi bedömer det vidare som viktigt att aktivt prioritera åtgärder med förbättringar så att dessa har en utgångspunkt i ett effektivt arbetssätt på lång sikt (inte snabba kortsiktiga åtgärder om det inte är akut). Totalbedömning Sammanfattningsvis bedömer vi att processerna inom löneadministrationen i huvudsak stödjer en god styrning av kommunen och bedrivs med tillfredsställande kvalitet. 43

Nämndsadministration 44

Enskilda påståenden/ frågor inom området allmän ärendehantering Kommentarer: En digital ärendehandbok håller på att arbetas fram och är klar inom kort. Utbildningar kommer att ske i slutet av augusti 2012 för samtliga handläggare. Enkelt och smidigt att söka i diariesystemet: Ologiskt, Det kan vi inte göra själva, Måste kontakta adm service som får söka åt mig, Önskar att det fanns en möjlighet att själv kunna söka fram handlingar. Vi har en dokumenthanteringsplan, men den är några år gammal och inte anpassad till den nya organisationen. En ny dokumenthanteringsplan ska tas fram 2013. Hantering av allmänna handlingar: Dålig info när man kommer som ny om gällande regler. 45

Enskilda påståenden/ frågor inom områdena formalia och uppföljning av nämndärenden Tydliga direktiv vid utredningsuppdrag: I den upphandling som pågår för LSS - där är det mkt undermåligt det finns ingen projektbeställning, okunskapen är total. Ofta luddiga beslut, speciellt kring finansiering. Många gånger vaga och oklara beslut Det finns sällan några extraärenden. Däremot förekommer det att något ärende på föredragningslistan ej är komplett när kallelsen skickas ut. 46

Enskilda påståenden/ frågor inom området beredning och sammanträden Kommentarer: I ärendehanteringsprojektet har en enhetligt mall för tjänsteutlåtande tagits fram. Utbildning av handläggare i ärendehanteringsprocessen kommer att ske augusti 2012, och därefter kommer mallen att användas fullt ut. Sektorn har en mall som de flesta (men inte alla) använder. Adm service ärendehanteringsprojekt ska ta fram gemensamma rutiner och blanketter. Vi håller på att utveckla mall. Effektiva möten: Enda gången de inte är det är när vi har externa besökare som inte riktigt förstår vikten av att hålla tilldelad tid. 47

Medarbetarnas bedömning av hanteringen inom området nämndsadministration Med de förhållanden som var rådande vid tiden för besvarande av enkäten låg medarbetarnas bedömning ungefär på ett medel vid jämförelsen med åtta andra granskade kommuner. Vi har noterat att det efter det att enkäten genomfördes har genomförts ett antal utbildnings- och utvecklingsprojekt inom de områden som fått mest negativa omdömen. 48

Nämndsadministration sammanfattande synpunkt per sektor Medarbetarna inom de fyra sektorerna har i stort sett likartad uppfattning kring kvalitet och effektivitet rörande de nämndsadministrativa processerna. En något mer positiv syn kan dock skönjas inom sektorn för vård och omsorg. 49

Nämndsadministration sammanfattande synpunkt per roll Sammanställningen nedan visar hur de olika kategorierna totalt sett ser på nämndsadministrationens ändamålsenlighet. Som framgår av sammanställningen är det ytterst få medarbetare som uttryckt stort missnöje med de nämndsadministrativa processernas funktionalitet. Till övervägande delen avges positiva svar, särskilt från de närmast berörda (verksamhetsansvariga chefer, nämndsekreterare samt kommun- och förvaltningsledning). Grafen ger en bild av att personalsekreterarna är ganska negativa men man ska då ha i minnet att det är en liten grupp som dessutom endast besvarat ett fåtal av alla de påståenden som fanns att ta ställning till inom det nämndsadministrativa området. 50

Sammanfattande iakttagelser nämndsadministration I jämförelsen med åtta granskade kommuner pekar svaren på att Leksand vid tidpunkten för enkätens besvarande låg på ett medelvärde inom området nämndsadministration. Enkäterna visar att respondenterna är relativt nöjda med diariesystemet. Flera chefer uttryckte att de önskar ha egen åtkomst till systemet för att slippa gå via assistent Dokumenthanteringsplanen behöver uppdateras utifrån den förändrade nämnds- och förvaltningsorganisationen. Det anses allmänt att det finns tydliga anvisningar kring hur allmänna handlingar ska hanteras, dock anses till viss del att det borde vara en bättre information om detta vid introduktion av nya medarbetare. Mallen för tjänsteskrivelser ansågs vid enkättillfället inte helt ändamålsenlig och användes inte av alla handläggare. Det angavs av respondenterna att enhetliga rutiner för tjänsteskrivelsemallar och beredningsrutiner kommer att tas fram. Ny gemensam mall har därefter tagits fram i ärendehanteringsprojektet och utbildningar har hållits. Av svaren framgår att organisationen för beredningsarbetet varierar mellan utskotten allt från en tydlig organisation till i stort sett obefintlig. Ett av utskotten har en tydlig rutin för uppföljning och återrapportering av fattade beslut. Uppföljning sker till viss del i två utskott. Tio respondenter anger (något förvånande) att de inte anser sig beröras av hantering av allmänna handlingar. Av svaren att döma behandlas i huvudsak inte ärenden om de inte annonserats i kallelsen I tre av fyra utskott finns rutiner för vid vilken tid ärenden ska vara inlämnade till sekreteraren för att komma upp till politisk behandling. I två utskott anser sekreterarna att ärenden kommer in i rätt tid medan det endast till viss del fungerar i de andra två utskotten. Det upplevs att direktiv i samband med utredningsuppdrag inte i tillräcklig omfattning är tydliga. 51

Revisionell bedömning nämndsadministration 52

Revisionell bedömning nämndsadministration Svaren på den enkät som ligger till grund för denna granskning visade på ett antal förbättringsområden. Vid de uppföljande intervjuer som genomfördes i slutet av oktober 2012 informerades om de åtgärder som vidtagits utifrån kommunens egna mätningar. Av kommunen vidtagna åtgärder har beaktats i vår revisionella bedömning Vi bedömer det vara positivt att det nu finns ett avsnitt kring hantering av offentlighetsprincipen i introduktionen av nya medarbetare. Vi bedömer att den negativa synen på mallar för tjänsteskrivelser tydligt har förändrats efter det att nya mallar tagits fram vilka också varit föremål för utbildning för handläggarna. Vi bedömer att det finns en tydlig beredningsmodell och att det finns tydliga instruktioner för vilka rutiner som gäller för handläggarna när de ska lämna in ärenden till sekretariatet för vidare politisk behandling. Vi bedömer att s.k. extra ärenden inte förekommer i en omfattning som är anmärkningsvärd Vi bedömer att kommunstyrelsen vid fattandet av beslut av uppdragskaraktär bör eftersträva att formulera besluten så att de innehåller tidsangivelser då utredningsuppdrag ska vara färdiga och återrapporterade. Vi bedömer att det pågått (och pågår) ett lovvärt arbete med att strama upp och tydliggöra de administrativa processerna. Genom egna enkätundersökningar har kommunstyrelsen en bild av inom vilka områden det finns förbättringsområden. Totalbedömning Sammanfattningsvis bedömer vi att processerna inom nämndsadministrationen i huvudsak stödjer en god styrning av kommunen och bedrivs med tillfredsställande kvalitet. 53

Granskning administrativa processer 2013-01-25 Rolf Hammar Projektledare Ove Axelsson Uppdragsansvarig 2010. All rights reserved. Not for further distribution without the permission of. "" refers to the network of member firms of PricewaterhouseCoopers International Limited (IL), or, as the context requires, individual member firms of the network. Each member firm is a separate legal entity and does not act as agent of IL or any other member firm. IL does not provide any services to clients. IL is not responsible or liable for the acts or omissions of any of its member firms nor can it control the exercise of their professional judgment or bind them in any way. No member firm is responsible or liable for the acts or omissions of any other member firm nor can it control the exercise of another member firm's professional judgment or bind another member firm or IL in any way. 54