Uppdaterad: 2014-03-18 Lathund Tillsätt roller och behörigheter -Lägg in person i grupp/lag/arbetsrum -Rollista -Tillsätt roll -Behörighetslista -Tillsätt behörighet 1 1
Innehållsförteckning Inledning 3 Tilldela person 4 Grupper 4 Lägg in person i grupp/lag/familj eller arbetsrum 5 Roller 6 Filtrera roller 6 Vanliga fel 7 Vilken roll? 8 Tillsätt roll 10 Behörigheter 11 Vilken behörighet? 12 Tillsätt behörighet 13 2 2
Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Manualer Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig besöka vårt manualbibilotek på www.idrottonline.se. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer 10, Firefox och Google Chrome. Hjälp och support På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se. Beskriv noggrant ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Telefontid Torsdagar 12.00-16.00 Telefonnummer: 08-699 61 50 3 3
Tilldela person Grupper - Roller - Behörigheter Medlemmar kan läggas in i grupper samt tilldelas roller och behörigheter för att kunna administreras och administrera delar av föreningens IdrottOnlinesida. DENNA TILLDELNING GÖRS INNE UNDER PERSONENS PROFILKORT. Grupper Här läggs personen in i grupper/lag/familjer eller arbetsrum. Gruppen måste först vara skapad och detta görs under fliken Grupper. I första vyn syns vilka grupper/lag/familjer eller arbetsrum som personen är med i. För att lägga till eller ändra KLICKA PÅ REDIGERA. Här syns nu en överblick över alla grupper/lag/familjer eller arbetsrum som finns i föreningen. Överst syns de valda grupperna för den aktuella medlemmen. 4 4
Har föreningen fler idrotter så finns en filtreringsmöjlighet där man väljer idrotten som gäller. Klicka på PILEN TILL HÖGER för att se hela listan. VÄLJ RÄTT IDROTT. Lägg in person i grupp/lag/familjen eller arbetsrum Klicka i rutan till vänster om den gruppen/laget/familjen eller arbetsrummet som du vill lägga till personen i. Till höger ser du alla grupperna som finns. i de övriga listorna syns de 5 största ur respektive grupptyp. Efter önskat val klicka på VÄLJ högst upp till höger på sidan. Siffran till höger om gruppens namn berättar hur många medlemmar gruppen har. Jordgloben visar att gruppen är ett arbetsrum. 5 5
Roller Här tilldelas roller som kan ge personen en viss utökad inloggning. Rollerna sorteras in i olika kategorier beroende på vem som har skapat rollen. Alla roller har inte en utökad funktion utan indikerar endast att personen har denna roll inom föreningen. Här visas det hur du tilldelar rollerna samt vilka utökade inloggninsrättigheter rollerna ger. För att skapa en roll gå till fliken ROLLER. I första vyn syns vilka roller som personen har. För att lägga till eller ändra klicka på REDIGERA. Här syns nu en överblick över alla roller som finns att tilldela. Överst syns de roller som den aktuella medlemmen har i dagsläget. Filtrera roller Med hjälp av filtreringsverktyget hittar man lättare bland rollerna. Det går att filtrera roller som tillhör Föreningen eller Idrotten. VÄLJ I LISTAN. Vad är skillnaden? När ska jag välja vad? Föreningen väljs när personen ska kunna hantera hela föreningen oavsett idrottskoppling. Idrotten väljs när personen endast ska ha tillgång till den aktuella rollen under idrottssidan. Detta gäller framför allt när föreningen har fler idrotter. 6 6
Vem har skapat rollen? Ibland har det skapats flera roller med samma namn. Alla roller har inte en aktiv funktion så det gäller att välja rätt skapare till rollen för att den ska ge den behörighet som man önskar. Vill ni leta fram rollen som ger utbildningsmodulen så vet vi att det är SISU som är ägare till den rollen. Välj då SISU IDROTTSUTBILDARNA i listan. Filtreringsverktyget ska underlätta hittandet av roller. Om du inte vet ägaren till rollen välj ALLA och leta i listan eller sök på rollens namn. Vilken kategori har rollen? Aktiv, Aktivitetsledare, Anställd, Funktionär eller Organisationsledare. Utbudet av visade roller ändras beroende på vilka filtreringsval du gör. Alla roller finns inte under alla ägare och kategorier. SÖK MED HJÄLP AV ROLLENS NAMN. VANLIGA FEL! Rollen är utgråad och jag kan inte tillsätta den. Lösning: Se efter att du har filtreringsvalen inställda på rätt val. En roll kan finnas under Idrotten men inte under Föreningen. 7 7
Vilken roll? Medlemsregistret och Föreningsinfo Huvudadministratör Tilldelas och tas bort av helpdesk@rf.se Klubbadministratör Tilldelas utav huvudadministratören Redigerarläge Huvudadministratör Redaktör hemsida Administratör hemsida Skillnad på dessa roller. Redaktör hemsida Administratör hemsida Tilldelas och tas bort av helpdesk@rf.se Tilldelas av klubb eller huvudadministratören Tilldelas av klubb eller huvudadministratören Skapa och redigera sidor. Har större behörighet än Redaktör hemsida. Denna kan även ändra utseendet på hemsidan. Välja boxinställningar och färger. Administrera aktivitetsfliken, men ej närvaroregistrera. För att kunna skicka nyhetsbrev behöver Redaktör hemsida även ha rollen Redaktör nyhetsbrev. Skicka in LOK stödsansökan Ordförande Kassör LOK stödsansvarig firmatecknare Skicka in Idrottslyftet samt Anläggningsbidrag Ordförande Kassör Idrottslyftsansvarig firmatecknare Utbildningmodulen Utbildningsansvarig förening Utbildningsansvarig förbund Närvaroregistrera via appen Gruppadministratör och Aktivitetsledare Denna rollen skapas själv av föreningens klubbadministratör eller huvudadministratör. Den kan döpas till Tränare, Lagledare eller liknande men måste vara skapad under Aktivitetsledarkategorin för att ge rätt funktion. Observera att båda rollerna behövs för registrering via appen. 8 8
Närvaroregistrera via LOK fliken Aktivitetsledare Denna rollen skapas själv av föreningens klubbadministratör eller huvudadministratör. Den kan döpas till Tränare, Lagledare eller liknande men måste vara skapad under Aktivitetsledarkategorin för att ge rätt funktion. Tillsätta och skapa avgifter Ordförande Kassör och Klubbadministratör Tillsätts av huvudadministratören Ordförande och kassör behöver även ha rollen klubbadministratör Huvudadministratör Administratör föreningansökan Tillsätts av helpdesk Tillsätts av klubb-/förbunds- eller huvudadministratören Övriga roller har ingen aktiv funktion utan är en markering i systemet. 9 9
Tillsätt roll Klicka i RUTAN till vänster om den roll som du vill lägga till på personen. Klicka på VÄLJ när du är klar. Glöm ej att Spara innan du avbryter sessionen. Siffran till höger om rollens namn visar hur många i föreningen som har denna roll. Huvud- eller klubbadministratören tillsätter alla roller i föreningen. Undantag är rollen Huvudadministratör som ändras och tillsätts av helpdesk@rf.se 10 10
Behörigheter Flera behörigheter är detsamma som en roll. Vill du begränsa tillgången till ett visst område eller en viss funktion är det en behörighet som du ska tillsätta på personen. Du hittar behörigheterna under personens profil. I första vyn syns vilka behörigheter som personen har. För att lägga till eller ändra klicka på REDIGERA. Är det så att personen har en roll tilldelad så kommer flera behörigheter att vara markerade. Här skiljer det sig på om RULLISTAN ÄR INSTÄLLD PÅ FÖRENINGEN eller någon av de idrotter som föreningen utövar. Är en behörighet utgråad och går inte att ändra eller lägga till betyder det att du behöver ändra rullistan till ex. Föreningen. 11 11
Vilken behörighet? Alla föreningar har inte tillgång till alla behörigheter. Detta beror på att vissa behörigheter är kopplade till licenser vilket inte alla använder sig av. Här nedan och i vyn i alla exempel visas alla behörigheter. Var inte orolig om någon fattas i din förening. Det är inget fel utan endast så att ni ej har tillgång till dem. Avgifter Hantera avgifter Denna behörighet är ny fr.o.m December 2013. Den ger tillgång till avgiftshanteringen även om du inte har rollen ordförande eller kassör. Personen kan tillsätta och skicka ut avgifter men ej skapa! Observera att personen även behöver rollen Klubbadministratör för att komma åt medlemsregistret. Hemsida Administrera hemsida Redigera hemsida Licenser Administrera licenser Ansök om licenser Hantera kategorisering Hantera licenser Meddelande Skicka brev Personadministration Skapa medlem Skapa medlem som ska godkännas 12 12
Tillsätt behörighet Klicka i rutan till vänster om den behörighet som du vill lägga till på personen. Klicka på VÄLJ när du är klar. Glöm ej att SPARA innan du avbryter sessionen. Högst upp till vänster ser du vilka behörigheter som personen har. 13 13