Resfria möten en handledning
Nya sätt att mötas Telefonmöte Webbmöte Videomöte Kombinationer 2 2010-06-11
En massa på pluskontot Ekonomiska vinster Mer tid för arbete Mindre restid Minskad stress Större flexibilitet Miljövinster 3 2010-06-11
Exempel på när det passar att mötas resfritt Inom organisationen Upp till två timmar När mötesdeltagarna har träffats innan Rutinartade möten, presentationer, uppföljningar Spridning av i huvudsak enkelriktad information till större grupper När deltagarna är vana vid att delta i ett resfritt möte Vid oplanerade möten i större, spridda organisationer 4 2010-06-11
10 steg Systematiserat arbetssätt Någorlunda kronologisk ordning Arbeta parallellt också ok 5 2010-06-11
Analysera utgångsläget Översiktlig spaning Hur reser ni idag? Kostnader för tjänsteresor? Behov för kommunikation? Vad säger resepolicyn? Sammanställ potentialen 6 2010-06-11
Förankra satsningen och avsätt resurser Ledningens engagemang är viktigt Ledningen bör föregå med gott exempel 7 2010-06-11
Etablera en arbetsgrupp Bred sammansättning Ledningsrepresentant Personalrepresentant IT-/nätverkstekniker Reseadministratör Ytterligare nyckelpersoner Helst ej lett av den mest tekniskt intresserade 8 2010-06-11
Identifiera kommunikationsbehov och intresse för resfria möten Mer ingående och detaljerad analys Resvanor Målgrupper Möteskultur Intresse för resfria möten Formulera utgångsläge Fundera på mål som går att mäta mot 9 2010-06-11
Analysera tekniska förutsättningar Befintlig teknisk utrustning Tecknade abonnemang på tjänster Säkerhetskrav Tillgång till support Förutsättningar hos dem ni ofta kommunicerar med 10 2010-06-11
Välj ut och införskaffa lämplig utrustning/tjänst Tekniskt utrustning och/eller tjänst? Efterfråga funktionalitet Kompatibelt med dem ni ofta kommunicerar med Bra kvalitet Rätt val avgörande för framgång 11 2010-06-11
Etablera styrmedel och rutiner för resfria möten Tydliga regler och rutiner Styrdokument / mötespolicy / resepolicy System för bokning och inbjudan 12 2010-06-11
Utse ansvariga Bokning Drift Support Utbildning Uppföljning Samma person kan ha flera ansvarsområden 13 2010-06-11
Informera och sälj in Intranät, personaltidning, anslagstavlor, arbetsplatsträffar m.m. Prova-på-evenemang Engagera, informera och utbilda Visa på alla nyttor, inte bara ekonomiska Ledningen föregår med gott exempel 14 2010-06-11
Följ upp och synliggör Antal, attityder, kostnader m.m.? Vinster/förluster (ekonomi, miljö, hälsa, kvalitet)? Behov av ytterligare insatser? Sprid resultat 15 2010-06-11
Fällor Man glömmer ta reda på vad som behövs innan investering görs För stort tekniskt intresse hos ansvarig för implementering Undermålig utrustning/tjänst köps in Utrustningen finns i externa lokaler (gäller större organisation) Interndebitering, vilket ofta leder till sämre genomslag Krånglande teknik utan möjlighet till stöd 16 2010-06-11
Framgångsfaktorer Ledningen är förebild och driver på Olika delar av organisationen engageras i implementeringen Utrustningen/tjänsten är av hög kvalitet och enkel att använda Förutsättningar ges för brett genomslag Bra stöd finns för utbildning, val av mötesform, planering i förväg m.m. Anställda får prova på 17 2010-06-11
Effekter Bättre arbetsmiljö Bättre balans mellan arbete och fritid Minskade reskostnader Ökad kvalitet i verksamheten med snabba, flexibla möten och mindre uppbunden restid Minskad miljöpåverkan tack vare färre resor 18 2010-06-11
Goda exempel Vasakronan och Logica minskade koldioxidutsläppen från tjänsteresor med 40% Logica anger att mötesdisciplinen och effektiviteten har förbättrats Tullverket ersatte under ett år 16 000 mil flygresor med videomöten Volvo Personvagnars medarbetare reser mindre, har mer effektiva möten och får större möjlighet att arbeta internationellt 19 2010-06-11
Resfria möten en handledning Läs mer: www.trafikverket.se/resfri 20 2010-06-11
Lokaler för resfria möten En kartläggning i Göteborg Läs mer: www.trafikverket.se/resfri 21 2010-06-11