Protokoll Km 249/2012 Kultur- och medborgarnämnden Datum: 2012-11-14 Klockan: 17:00 20:20 Plats: Rum 400, Stadsbiblioteket Närvarande ledamöter Behcet Barsom (KD) 130-149 Eva Eriksson (S) 130-149 Börje Ström (FP) 130-149 Johnny Andersson (S) 130-149 Birgitta Almgren (S) 130-149 Farhan Mohammed (S) 130-134 Anna Theodossiou (KD) 130-143 Ingvar Bilock (C) 130-149 Isac Nordin (M) 130-149 Kerstin Ejdertoft (M) 130-149 Eva Hesse Almqvist (M) 130-149 Kerstin Cederström (FP) 130-149 Marcus Johansson (MP) 130-149 Johanna Kroon (V) 130-149 Tjänstgörande ersättare Hanna Altunkaynak (S) Ersätter Maja Gullberg (S) 130-149 Edvard Sköllerfalk (KD) Ersätter Anna Theodossiou (KD) 144-149 Christina Gransten (C) Ersätter Farhan Mohammed (S) 135-149 Närvarande ersättare Zara Domargård (FP) 130-149 Övriga Annica Andersson, enhetschef 130-149 Sonja Bejstam, ekonom 130-149 Lilian Eriksson, förvaltningschef 135-149 Birgitta Wörman, kontorschef 130-149 Ingmarie Wiggh, stadsarkivarie 130-149 Jan Rindar, planerare 130-149 Ulf Lindin, enhetschef 130-134 Maria Schultz, 130-135 planerare/chefsstödjare Lars-Gunnar Olsson, planerare 130-134 Ellinore Heidevik, student 130-149 Christer Klingberg, bibliotekschef 130-149 1
Maria Gren, sekreterare Justerat den 2012-11-20. Behcet Barsom, ordförande Eva Hesse Almqvist, justerare Justeringen tillkännagiven på kommunens anslagstavla den 2012-11-22. 130 Protokolljusterare Handläggare: Maria Gren Ordinarie: Eva Hesse Almqvist (M) Ersättare: Kerstin Cederström (FP) Ordinarie: Eva Hesse Almqvist (M) Ersättare: Kerstin Cederström (FP) 131 Godkännande av dagordning Handläggare: Behcet Barsom - Dagordningen godkänns. - Dagordningen godkänns med tillägg av ledamotsinitiativet Ta bort Bonnier-reklamen från stadsbibliotekets (Örebro kommuns) hemsida från Johanna Kroon (V) under punkten Övriga frågor. 2
132 Verksamhetsavtal med Föreningen Tegelbruket Ärendenummer: Km 330/2012 Handläggare: Lars-Gunnar Olsson Våren 2009 ansökte KFUM Örebro och Sensus om kommunalt stöd för ett allaktivitetshus vilket resulterade i en gemensam avsiktsförklaring senare samma år med inriktning på en anläggning i Markbackens centrum. Kommunen köpte centrumanläggningen av Örebrobostäder AB enligt beslut av kommunstyrelsen i december 2010. Kommunstyrelsen godkände den aktuella investeringen i december 2010 med tilläggsbeslut för ökade produktionskostnader i juni 2011. Örebrobostäder AB gavs i uppdrag att genomföra projektet. I juni 2010 fick Kultur- och medborgarnämnden i uppdrag att teckna driftavtal med berörda föreningar. Föreliggande avtal föreslås tecknas med Föreningen Tegelbruket som bildats gemensamt av föreningarna för det aktuella projektet. Verksamheten påbörjas fullt ut 1 januari 2013. Som framgår av den ekonomiska redovisningen i bilaga 2 går Kultur- och medborgarnämnden in i det aktuella projektet med befintlig budget som förstärks med ökat driftbidrag från kommunstyrelsen för kostnadsökningarna. sunderlag 1. i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige angående Tegelbruket (bil. 1). 2. Kommunledningskontorets redovisning av ekonomin för Tegelbruket (bil.2). 3. Förslag till verksamhetsavtal för Tegelbruket utarbetat i samverkan mellan förvaltningen och Föreningen Tegelbruket (bil.3). 4. Förslag till hyreskontrakt mellan Kultur- och medborgarnämnden och Föreningen Tegelbruket (bil. 4). 1. Verksamhetsavtal med Föreningen Tegelbruket godkänns. 2. Hyreskontrakt mellan Kultur- och medborgarnämnden och Föreningen Tegelbruket godkänns. Nämndens behandling Efter diskussion om hyresvärdsfrågan förtydligar ordföranden att Kulturoch medborgarnämnden blir mellanhand mellan Lokalförsörjningsenheten och Föreningen Tegelbruket. 3
Yrkande Kerstin Ejdertoft (M), Eva Hesse-Almqvist (M), Isac Nordin (M), Kerstin Cederström (FP), Börje Ström (FP) och Marcus Johansson (MP) yrkar att till protokollet få bifoga ett särskilt yttrande. Proposition Ordföranden ställer först förvaltningens förslag under proposition och finner att bifalla detta. Därefter ställer ordföranden yrkandet om ett särskilt yttrande under proposition och finner att bifalla även detta. således 1. Verksamhetsavtal med Föreningen Tegelbruket godkänns. 2. Hyreskontrakt mellan Kultur- och medborgarnämnden och Föreningen Tegelbruket godkänns. 3. Moderaterna, Folkpartiet och Miljöpartiet får bifoga ett särskilt yttrande till protokollet. 133 Föreningsdrift av Markbackens Kultur- och fritidscenter Ärendenummer: Km 405/2012 Handläggare: Lars-Gunnar Olsson Centrumanläggningen i Markbacken kommer efter om- och tillbyggnad att kallas Tegelbruket och vara helt klar för verksamhet fr.o.m. 1 januari 2013. Örebro kommun och KFUM Örebro och Sensus enades i slutet av 2009 om en avsiktsförklaring för den verksamhet som avses starta i Markbackens centrumanläggning fr.o.m. 2013. De båda föreningarna tar in sina ordinarie verksamheter i den nya anläggningen och dessa skall arbetas samman med Markbackens Kultur- och fritidscenter till en gemensam verksamhet. Avsiktsförklaringen medför att driftansvaret för Markbackens Kultur- och fritidscenter snarast möjligt bör överföras till Föreningen Tegelbruket genom direktupphandling. Först då kan de aktuella verksamheterna arbetas samman innan fler verksamheter kan tas in i anläggningen. Avtalstiden föreslås vara 2 år med förlängning 2 år om parterna är överens om detta. sunderlag Handlingar delas ut vid gruppmöten i samband med nämndsammanträde. Samverkansprotokoll 4
1. Kultur- och medborgarnämnden genomför en direktupphandling av verksamheten vid Markbackens Kultur- och fritidscenter. 2. Förvaltningschefen får i uppdrag att träffa avtal med Föreningen Tegelbruket från 2013-01-01. 3. Entreprenadersättningen ska täckas inom ramen för Fritid Ungdoms budget 2013. 1. Kultur- och medborgarnämnden genomför en direktupphandling av verksamheten vid Markbackens Kultur- och fritidscenter. 2. Förvaltningschefen får i uppdrag att träffa avtal med Föreningen Tegelbruket från 2013-01-01, efter genomförd MBL-förhandling. 3. Entreprenadersättningen ska täckas inom ramen för Fritid Ungdoms budget 2013. 134 Bidrag till föreningsdrivna samlingslokaler Ärendenummer: Km 425/2012 Handläggare: Jan Rindar Utifrån extramedel 2012 har ett tillfälligt bidrag på 350 tkr gjorts tillgängligt för renovering och upprustning av föreningsdrivna lokaler på landsbygden. Sista ansökningsdag var den sista oktober 2012. Sju föreningar har inkommit med ansökningar om bidrag för renoveringar om totalt 474 873 kr. sunderlag Underlag för fördelning av detta bidrag utgår från de ansökningar och verifikationer som föreningarna kommit in med. - Inkomna ansökningar enligt lista beviljas. - Inkomna ansökningar enligt lista beviljas. 5
135 Projektdirektiv - Framtagande av en arbetsmodell för implementering och förverkligande av nationell, regional och lokal kulturpolitik Ärendenummer: Km 406/2012 Handläggare: Behcet Barsom Kommundirektören har gett programdirektören för Samhällsbyggnadsområdet i uppdrag att ta fram en modell för implementering och förverkligande av intentionerna när det gäller den nationella, regionala och lokala kulturpolitiken. Kommunstyrelsen har beslutat att remittera projektdirektivet till Kultur- och medborgarnämnden för yttrande till kommunledningskontoret senast den 16 november 2012. En parlamentariskt tillsatt grupp från Kultur- och medborgarnämnden framför i ett yttrande sina synpunkter på projektdirektivet. sunderlag Tjänsteskrivelsen Förslag till projektdirektiv - Framtagande av en arbetsmodell för implementering och förverkligande av nationell, regional och lokal kulturpolitik Ordförandes förslag till Kultur- och medborgarnämnden 1. Kultur- och medborgarnämnden godkänner yttrandet. 2. Yttrandet skickas vidare till kommunledningskontoret för vidare beredning. 1. Kultur- och medborgarnämnden godkänner yttrandet. 2. Yttrandet skickas vidare till kommunledningskontoret för vidare beredning. 136 Kulturföreningsbidrag 2013 Ärendenummer: Km 422/2012 Handläggare: Jan Rindar årligen om fördelning av kulturföreningsbidrag till föreningar som under året inkommit med ansökningar inför nästkommande år. En sammanställning av årets ansökningar och ett förslag till fördelning presenteras här av Kultur- och fritidsförvaltningen. 6
25 föreningar ansöker om kulturföreningsbidrag inför 2013 varav två nya föreningar. En förening som erhöll bidrag 2012 avstår från att söka inför 2013. sunderlag sunderlaget bygger dels på de uppgifter som angivits i ansökningshandlingarna utifrån de verksamheter som föreningarna planerar inför 2013, dels utifrån den totala budget som förväntas under 2013. 137 Bidrag till studieförbunden 2013 Ärendenummer: Km 423/2012 Handläggare: Jan Rindar årligen om bidrag till folkbildningen. Nämnden har tidigare år tagit beslut om den totala bidragssumman. Totalsumman fördelas sedan mellan de olika studieförbunden genom en fördelningsmodell som bygger på statens riktlinjer för fördelning av bidrag till folkbildningen. Denna fördelningsmall utgår från antal genomförda studietimmar, evenemang samt föregående års bidragsnivå. sunderlag Inkomna ansökningar från studieförbunden Inkomna ansökningar grundar sig på bidragsnivån 2012. Kultur- och fritidsförvaltningen har genomfört fördelningsberäkningen i den fördelningsmall som tidigare använts av länsbildningsrådet. 7
138 Revidering av kommungemensam arkiveringsplan 2012 Ärendenummer: Km 408/2012 Handläggare: Ingmarie Wiggh Nytt revideringsförslag från stadsarkivet till den kommungemensamma arkiveringsplanen innehåller 44 helt nya handlingstyper och 42 förändrade poster. Två generella beslut om gallring ingår i revideringen. Det ena gäller pappershandlingar som skannats och därefter återfinns i kommunens digitala system, exempelvis W3D3. Det andra gäller loggfiler för e-post. Övriga nu aktuella handlingar återfinns främst inom de sociala och omvårdande verksamheterna. Helt nytillkomna handlingar är betygsdokumenten från de fristående skolorna som genom nya skollagen (2010:800) ska tas om hand av kommunerna och där får statusen som allmänna offentliga handlingar enligt tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. sunderlag Förslag till revidering av kommungemensam arkiveringsplan 2012-10-19. Endast nya och ändrade poster medtagna. Komplett arkiveringsplan med arkivmyndighetens beslut gällande bevarande och gallringsfrister finns digitalt tillgänglig på IOR. 139 Sammanträdestider 2013 Ärendenummer: Km 424/2012 Handläggare: Maria Gren Kommunstyrelsen fattade den 16 oktober 2012 beslut om rekommendationer gällande program- och driftnämndernas sammanträdestider 2013. Driftnämnderna rekommenderas förlägga sina sammanträden till veckorna 3, 7, 11, 15, 20, 24, 34, 38, 42, 47 och 50. Program- och driftnämnder rekommenderas vidare att inte planera sina sammanträden till onsdagseftermiddagar. Förvaltningen har utifrån detta tagit fram ett förslag på sammanträdestider för 2013. Följande tider föreslås: 8
Torsdagen den 17 januari kl. 17.00 Torsdagen den 14 februari kl. 17.00 Torsdagen den 14 mars kl. 17.00 Torsdagen den 11 april kl. 17.00 Torsdagen den 16 maj kl. 17.00 Torsdagen den 13 juni kl. 17.00 Torsdagen den 22 augusti kl. 17.00 Torsdagen den 19 september kl. 17.00 Torsdagen den 17 oktober kl. 17.00 Torsdagen den 21 november kl. 17.00 Torsdagen den 12 december kl. 17.00 140 Granskningsrapport - Internkontroll 2012 Ärendenummer: Km 316/2012 Handläggare: Sonja Bejstam Internkontroll syftar till att säkerställa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig rapportering och information om verksamheten samt efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Den kommungemensamma granskningen 2012 omfattar: kartlägga var i organisationen kontanthantering sker om nämnderna efterlever 5 och 25 i LAS verksamhetens rutiner för hanteringen av inkomna/utgående handlingar. Finns det rutiner? Hur ser dessa rutiner ut? att delegationsordning finns, är aktuell och efterlevs verksamhetens rutiner för att förse kundtjänsten med relevant information, uppföljning från 2010 Efter genomförande av risk- och väsentlighetsanalys så valdes också följande nämndspecifika granskningsområden: alla stadsdelsbibliotek ska redovisa sina samarbetsaktiviteter med externa aktörer i civila samhället rutiner vid bluffakturor förekomsten av inventarieförteckningar 9
sunderlag Granskningen har utgått från granskningsplanen för internkontroll 2012. Det material som samlats in har gällt utdrag ur verksamhetssystemen Raindance och Personec samt rutindokument. Intervjuer har genomförts med chefer inom Kultur- och fritidsförvaltningen eller annan ansvarig. 141 Internkontrollplan inför 2013 Ärendenummer: Km 392/2012 Handläggare: Sonja Bejstam Riktlinjen för internkontroll syftar till att säkerställa att nämnderna upprätthåller en tillfredställande internkontroll, vilket innebär att följande mål uppnås: - En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet - Tillförlitlig rapportering och information om verksamheten - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer, mm. Valet av nämndspecifika granskningsområden ska ske utifrån en risk- och väsentlighetsanalys. Förvaltningskontor Kultur och Fritid genomförde hösten 2011 en omfattande riskanalys som under hösten 2012 setts över och kompletterats. Då detta arbete genomfördes gemensamt för Kultur- och medborgarnämndens och Fritids- och turistnämndens verksamheter så har en gemensam granskningsplan tagits fram. Utifrån de genomförda riskanalyserna och den omorganisation som förvaltningskontoret står inför så föreslås att den nämndspecifika granskningen ska bestå av: 1. Open Art en granskning av den nya organisationen (gäller endast Kultur- och medborgarnämnden) 2. Om delegationsordningen efterlevs i samband med attester 3. Om kontering sker korrekt efter införande av ny kontoplan sunderlag Risk och väsentlighetsanalyser: - Effektivare lokalutnyttjande i våra lokaler - Bidragshantering - Det civila samhället - Ekonomiområdet 10
142 Ekonomisk månadsrapport Ärendenummer: Km 98/2012 Handläggare: Sonja Bejstam Förvaltningens ekonom ger en uppföljning av det ekonomiska läget. sunderlag Ekonomisk månadsrapport delas ut vid gruppmöten i samband med nämndsammanträde. 143 Budget och budgetförutsättningar 2013 Ärendenummer: Km 350/2012 Handläggare: Sonja Bejstam Förvaltningens ekonom informerar om budget och budgetförutsättningar för 2013. 11
144 Inventering av konstsamling Ärendenummer: Km 398/2012 Handläggare: Annica Andersson I Verksamhetsplan 2012 fick Konsthallen i uppdrag att komma med förslag till konstförsäljningar för att fylla på det inrättade stipendiet för fortbildning, resor och kontakter med internationella nätverk för våra lokala bildkonstnärer. Konsthallschefen har inventerat kommunens konstsamling och i dagsläget finns inga lämpliga konstverk tillgängliga för försäljning. Det bedöms lämpligt att konsthallschefen en gång per år inventerar konstsamlingen för eventuell försäljning. 145 Information från presidieberedning Handläggare: Behcet Barsom Ordföranden informerar att många förändringar kommer att ske 2013. Nämndens behandling 146 Förvaltningschefens information Handläggare: Lilian Eriksson Förvaltningschefen informerar muntligt om aktuella ärenden. 12
147 Inkomna skrivelser Inkomna skrivelser meddelas nämnden via e-post samt i pärm som cirkulerar under sammanträdet. 148 Anmälan av delegationsbeslut Ärendenummer: Km 426/2012 Förteckning över beslut fattade på delegation meddelas nämnden via e-post samt i pärm som cirkulerar under sammanträdet. 149 Övriga frågor Johanna Kroon (V) inkommer med ledamotsinitiativet "Ta bort Bonnierreklamen från stadsbibliotekets (Örebro kommuns) hemsida". På Örebro stadsbiblioteks hemsida kan medborgare söka efter böcker att låna. Om en bok man söker efter är utlånad kommer istället en länk upp som hänvisar medborgaren att köpa den. Länken går till en sida kallad Prispallen 13
och som ägs av Bonnierkoncernen. Det är en prisjämförelsesajt som listar upp till tre olika förlag där man kan köpa boken. Åtminstone två av de listade förlagen ägs till största del av Bonnierkoncernen. Det är fel att Örebro kommun och stadsbiblioteket hänvisar medborgare att köpa böcker som de i själva verket vill låna gratis. Att man länkar till ett privat vinstdrivande företag som i sin tur hänvisar till sina egna förlag gör inte saken bättre. Johanna Kroon (V) yrkar därför på att länken till Prispallen och uppmaningen att köpa boken ska tas bort från stadsbibliotekets hemsida. Johanna Kroons (V) förslag till Kultur- och medborgarnämnden - Länken till Prispallen och uppmaningen att köpa boken ska tas bort från stadsbibliotekets hemsida. - Ledamotsinitiativet bejakas under förutsättning att det inte får några negativa konsekvenser. 14
: Verksamhetsavtal med Föreningen Tegelbruket Km 330/2012 Särskilt yttrande Tegelbruket Kultur och Medborgarnämnden har idag fattat beslut om samarbetsavtal och hyreskontrakt med föreningen Tegelbruket på uppdrag av Kommunstyrelsen. Samtidigt som Folkpartiet, Moderaterna och Miljöpartiet deltagit i detta beslut vill vi genom ett särskilt yttrande till protokollet ge synpunkter på hela projektet och dess utveckling. Vi har stark tro på värdet av ett rikt föreningsliv. Kombinationen föreningsliv -barn och ungdom ser vi som särskilt prioriterat i likhet med andra partier. Vi är dock kritiska till ett för omfattande ekonomiskt stöd från kommunen. Den egna drivkraften hos föreningen och dess medlemmar måste alltid uppmuntras och stärkas. Det kan bland annat ske genom att kommunen konsekvent följer upp de åtaganden som man förbundit sig till genom överenskommelsen Samverkan i Örebro mellan civila samhället och kommunen Projektet Tegelbruket har hämtat sin ursprungliga inspiration från Fryshuset i Stockholm. Från början var satsningen i Örebro tänkt i mindre format. Driftskostnaden för nybyggnation och renovering av lokaler i Markbacken skulle bli ca 4 mnkr/år. Idag har kommunens åtagande växt till 8,5 mnkr. (10,7 mnkr med ÖBO:s stöd inräknat) Innebörden av detta fördubblade åtagande kan bli att annan lika viktig verksamhet bland barn och ungdom som kommunen stöder får mindre resurser. Vi har i kommunstyrelsen 2011 reserverat oss för de ökade produktionskostnader som då godkändes. Hela projektet Tegelbruket bygger på två aktörers medverkan och utgår från dessa aktörers speciella kompetens och förutsättningar. Föreningen öppnar visserligen för anslutning av ytterligare aktörer, men inget förbinder dem att utöka medlemsbasen. I ett läge där föreningen inte kan ta det fulla ansvaret för verksamheten och betalningsansvar (ur avtalstext) är det oklart vad som händer liksom vad som sker vid en konkurs. Föreningen kan häva avtalet, men kommunen är i detta läge den enda part som har ekonomiska möjligheter att driva verksamheten vidare. Man äger dessutom fastigheten. Om inga andra parter kan gå in i föreningen innebär det att verksamheten måste drivas av kommunen med avsevärt högre kostnader som följd. Kommunalt driftansvar skulle också vara helt emot de tydliga intentionerna med projektet. Folkpartiet, Moderaterna och Miljöpartiet vill understryka vikten av att kommunen genom Kultur och Medborgarnämnden noggrant följer föreningens utveckling genom att till fullo utnyttja sin möjlighet att adjungeras till verksamhetsråd och styrelse och att nämnden kontinuerligt informeras om verksamhetens utveckling. Börje Ström, Kerstin Cederström (FP), Isac Nordin, Eva Hesse-Almqvist, Kerstin Ejdertoft (M) Marcus Johansson (MP)