Region Skåne 2015 Gemensam Servicefunktion KC Ekonomi INTERN KONTROLL AV Regionstyrelsen (Regionstyrelsen/Regionala Utvecklingsnämnden/Personalnämnden) RAPPORT 2015 http://www.skane.se/
Inledning Inom ramen för Gemensam Servicefunktion ligger kunduppdraget intern kontroll av den kamerala delen som utföres av KC Ekonomi. Den interna kontrollen av Regionstyrelsen har utgått från den standardmall som KC Ekonomi/GSF har skapat för sina kunduppdrag, utifrån den centralt fastställda kontrollplanen med obligatoriska kontrollmoment. Granskningsrapportens inledning beskriver den interna kontrollens betydelse, vilket syfte granskningen ska uppnå samt en definition av riskbedömningens olika faktorer. Rapporten avslutas med en sammanfattande analys av granskningsutlåtande med rekommendation av förbättringsåtgärder. Intern kontroll Vid intern kontroll är det av stor vikt att säkerställa att kontrollmomenten, fastställda av Regionstyrelsen, ligger till grund för granskningen. Intern kontroll är inte enbart ett verktyg som granskar ekonomiska och administrativa rutiner utan även hur verksamheten bedrivs. Kontrollen är viktig för säkerhet och förtroende i offentliga organisationer. Det är av relevans att betrakta intern kontroll som en del i god ekonomisk hushållning. Den interna kontrollen ska säkerställa att en tillfredsställande god hushållning upprätthålls inom alla områden. Enligt reglementet för God hushållning och intern kontroll ska en kontrollplan årligen fastställas och där det ska följas upp hur den interna kontrollen fungerar i sin verksamhet. Som grund ska en risk- och väsentlighetsanalys genomföras och dokumenteras. Ett antal områden väljs ut för att särskilt bearbetas under verksamhetsåret i syfte att verifiera att fastställda mål och verksamhetsplan uppnås samt att riktlinjer och fastlagda kontroller upprätthålls och genomförs. Den interna kontrollplanen ska innehålla information om vilka processer och kontrollmoment som ska följas upp, metod, genomförd riskbedömning samt till vem resultatet rapporteras. KC Ekonomi har under 2015 enbart inriktat sig på ekonomiska kontroller för Regionstyrelsen. De interna kontrollerna har följt den plan som tagits fram för kunduppdrag inom KC Ekonomi. Syfte Gemensam Servicefunktion, KC Ekonomi utför på uppdrag en granskning av intern kontroll avseende Regionstyrelsen. Syftet med granskningen är att inhämta och dokumentera information om hur det ekonomiska arbetet bedrivs. Definition av riskbedömningens olika faktorer (sannolikhet x konsekvens) Sannolikhet: 1 osannolik = risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå 2 mindre sannolik = risken är mycket lite för att fel ska uppstå 3 möjlig = det finns en möjlig risk att fel ska uppstå 4 sannolik = det är mycket troligt att fel ska uppstå Konsekvens: 1 försumbar = obetydlig för intressenter och Region Skåne 2 lindrig = uppfattas som liten av intressenter och Region Skåne 3 kännbar = uppfattas som besvärande för intressenter och Region Skåne 4 allvarlig = så stor att fel inte får inträffa Riskbedömning: 4-8 = uppmärksamhet krävs 9-12 = reducera riskerna, åtgärder bör vidtas 13-16 = eliminera riskerna, direkt åtgärd ska vidtas
Resultat av granskningen Indelningen följer den plan som redovisas i separat bilaga Intern kontrollplan för Uppdrag inom KC ekonomi avseende redovisning och löpande ekonomiska kontroller. Planen visar de moment vi valt att granska år 2015. Attestförteckning 1 : Att registrerad beslutsattestbehörighet i ekonomisystemet följer beslutsunderlag. : Stickprov på att attestbehörighet i Raindance överensstämmer med upprättat beslutsunderlag. : Inga avvikelser funna mellan attestregistret i Raindance och behörighetsblanketter/inventeringslistor. Urval vid granskningen var ca 10 % av beslutsattestanterna. Attestförteckning 2 : Kontroll av överrensstämmelsen mellan attesträtt i HR-fönster och Raindance. : Stickprov på att attesträtt i Raindance överensstämmer med HR Fönster. : Den administrativa hanteringen av behörigheter för HR-fönster och Raindance sköts idag av GSF. Det innefattar upplägg av nya behörigheter, ändringar och utgallring. Till detta tillkommer också en årlig inventering av samtliga behörigheter. Det finns idag inget direkt samband mellan attestbehörigheten i Raindance och HR-fönster. Behörighetshanteringen för Raindance administreras av GSF-Ekonomiservice och för HR-fönster av GSF-lön. Den administrativa hanteringen av båda systemen är relativ likartad. För att en behörighet skall läggas upp eller ändras krävs det att en behörig chef skickar in en underskriven behörighetsblankett till GSF. Behörigheten ändras därefter utifrån vad som angetts på blanketten. Normalt krävs det att en ny blankett skickas in för varje ändring som skall göras. Undantag görs vid större verksamhetsförändringar eller då många individers behörigheter skall ändras på en och samma gång. Denna granskning har syftat till att jämföra om uppläggningen av behörigheter i HR-fönster överensstämmer med den behörigheten som finns i Raindance. Vi har gjort ett utdrag av samtliga behörigheter från dessa system och gjort ett urval på individer för att sedan matcha behörigheterna mellan systemen. Granskningen visar tydligt att det finns skillnader i enskilda attestanters behörighet mellan HR-fönster och Raindance. Denna bild är entydig på samtliga förvaltningar och bolag som granskats. Även om det finns skillnader mellan systemen på individers behörighet så är det vår bedömning att sannolikheten är liten att behörigheterna är felaktigt upplagda. Utifrån stickprovsgranskning och inventering är det vår bedömning att behörigheterna i systemen stämmer överens med så som behörighetsblanketterna är upprättade. Leverantörsfakturor : Att moms redovisas rätt på leverantörsfakturor avseende importmoms och extern inhyrning.
: Stickprov att beskattningsunderlaget från tullverket överensstämmer med deklarerat belopp avseende importmoms sker via Finans. Stickprov att moms som finns på faktura/hyresavi är lyft avseende extern inhyrning sker via Regionservice. : Granskningsmomentet förekommer ej inom Regionstyrelsen. Skattelagstiftning (Representation) Att reglerna för representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Stickprov att representation efterlevs och att rätt moms redovisas. Informationskrav såsom deltagarlista och syfte ska framgå. Den generella bedömningen är att representation inte redovisas på ett tillfredställande sätt. Granskningen visar avvikelser på att riktlinjer inte följs i en del fall avseende representation då det förekommer bristande information i form av syfte och deltagarlista, felaktigt momsavdrag samt i några fall har felaktigt konto använts. Skattelagstiftningen (Källskatt och sociala avgifter) Att källskatt och sociala avgifter redovisas på ett korrekt sätt. Stickprov på personalskulder och kontot för källskatt. Beslut togs på koncernnivå i Region Skåne tidigare under 2015 om att inte göra någon månatlig avstämning mellan filer för personalskulder och ekonomisystem, varför granskningsmomentet avseende sociala avgifter utgår. Under hösten har uppföljning utförts på koncernnivå mellan skuldfiler och ekonomisystem, för att ta ställning till om någon bokning ska ske. Redovisning av källskatt sker via Finans avseende hela Region Skåne, varför detta inte bokförs på förvaltningsnivå. Skattelagstiftningen (Moms, statsbidrag 6 %) Att moms, statsbidrag 6 % är korrekt redovisad. Kontrollera att 6 % moms är korrekt redovisad. Inga avvikelser funna. Fakturorna var utan moms samt underlagen stämmer med vad som är sökt (6 % moms) från Skatteverket. Urvalet sker på konto 58090, ansvar 71500 samt motpart 14**** och 19****. På det urval av leverantörsfakturor som granskades är den 6 % momsersättningen som är sökt från Skatteverket helt korrekt hanterad.
Skattelagstiftningen (Manuella kundfakturor) Att momskod är rätt på manuella kundfakturor. Kontrollera att manuella kundfakturor har rätt momskod. Inga avvikelser funna. Granskningen visar att fakturorna har korrekt momskod. Projektmedel Att projektanmälan, slutredovisning och balansering sker enligt Region Skånes riktlinjer. Stickprov på projekt och undersöka om dessa följer riktlinjer och anvisningar. Riktlinjer för redovisning av projektmedel uppfordrar till som minimum att projekten skall ha dokumentation på projektets syfte, ansvarig, finansiär, tidplan, finansiärens villkor, ekonomisk kalkyl/budget, löpande bokföring och slutredovisning. Redovisningen av projekt har skötts på ett bra sätt. Det finns 149 projekt med transaktioner på 2015. Stickprov 1-10 kontrollerades per 150430 och stickprov 11-20 kontrollerades per 150930. På ett projekt saknas avstämningsblankett för 2014 och 2015, projektets tidsplan är överskridet. Balansering har gjorts gällande samtliga projekt i urvalet. Gåvor och donationer Att utbetalning av gåvor och donationer sker enligt riktlinjer. Stickprov att utbetalning av gåvor och donationer sker enligt gåvogivarens villkor. Gåvor och donationer förekommer ej inom Regionstyrelsen. Kassahantering Att Region Skånes anvisningar för kontantkassor och dagskassor efterlevs. Stickprov av den löpande redovisningen samt antal makuleringar i förhållande till omsättning. Beräkning av förhållandet kort/kontant. Det finns inga kontant- och dagskassor inom Regionstyrelsen.
Reseräkningar Denna kontroll avser reseräkningar registrerade i HR-fönster under första halvåret 2015 via självservice för Regionstyrelsen. Begreppet reseräkning innehåller inte bara reseersättningar utan även personliga utlägg av de mest skilda slag. Även friskvårdsräkningar har granskats. Att inlämnade kvitton överensstämmer med vad som faktiskt har utbetalats via löneutbetalningsrutinen. Kontroll att angivna körsträckor är rimliga och att syftet med resan framgår. Kontroll av moms. Kontroll av tid mellan utbetalningsdatum och tidpunkt för händelsen som föranleder en reseräkning. Eftersom attesten i HR-fönstret är elektronisk har ingen attestkontroll utförts. En speciell kontroll bör göras av att rätt person har attesträtt för resp. ansvarsområde. Utlandsresor hanteras i särskild ordning och registreras på Löneservice i en modul till HR-fönster som heter Travel. Underlaget är här då en traditionell reseräkningsblankett med bifogade originalkvitton. Föregående års metod med stickprov har i år ersatts med riktade kontroller av framförallt höga belopp som utbetalats mot reseräkning som underlag. Underlag för att hitta reseräkningar (som inom parentes sagt finns i pärmar hos Löneservice, sorterade i personnummerordning, blandat för alla förvaltningar), har skapats via HRfönstrets ombokningsklient. Urvalet är de vanligaste konton som används för utbetalningar via reseräkning. Resultat analys Årets kontroll av reseräkningar visar på en förbättringspotential. I regionens lönesystem (HR-fönster) registrerar medarbetaren sin reseräkning i Självservice och skriver därefter ut en kopia där originalkvitton bifogas. Både registrerad reseräkning (elektronisk) och kopia med kvitton (internpost) skickas till chefen för attest. Chefen attesterar direkt i HR-fönster och skickar pappersreseräkning med kvitton i original till Löneservice för arkivering. På Löneservice sker ingen granskning av det inskickade underlaget. Ur kontrollsynpunkt borde kvitton kunna skannas in och bifogas till respektive reseräkning. När det gäller ersättning för resa med egen bil och traktamenten finns inget krav att skicka underlag till Löneservice eftersom kvitton då saknas. Brister som påpekats vid den interna kontrollen avseende reseräkningar för Regionstyrelsen är att i några fall hittas inte något underlag, en felaktig friskvårdsersättning samt fel moms vid ersättning för personligt utlägg. Granskningen visar även på tre reseräkningar som avser 2014. När det gäller hur stor del av utbetalningarna som inte avser föregående månad, utan är äldre än så ser det ut så här för Regionstyrelsen: Belopp (kr) Förvaltning Sent I tid Total Andel sent 71 Regionstyrelsen 1 027 212 2 205 411 3 232 623 31,8% Som sent utbetald reseräkning räknas det som är daterat 2 månader eller tidigare från utbetalningstillfället. Behörighet i Raindance Kontroll av externa användare med attestbehörighet i Raindance. Matchning av attestregister Raindance mot anställda i HR-fönster. Har externa användare rätt behörighet, är den aktuell samt att det finns blankett. Inga avvikelser funna då det finns blankett/inventeringslista som avser de externa användarna. En användare har blivit passivsatt i Raindance i enlighet med inventeringslistan. Tre användare har aldrig varit inloggade i Raindance i Regionstyrelsen. Förvaltningen är informerad om att även dessa tre användare eventuellt bör avslutas i Raindance.
Utökade kontrollmoment Utdelning bidrag Att utdelning av bidrag sker enligt beslutade policys. Kontroll av att lämnade bidrag till organisationer, föreningar mm sker i enlighet med beslutade policys. Kontroll av att utdelade bidrag sker i enlighet med beslutade policys. Inga avvikelser funna. Regionstyrelsen har i enlighet med Folkhälsoberedningens beslut (2015-01-23) om beviljat ekonomiskt stöd till organisationer/föreningar utbetalat bidrag enligt beslutad budget. Detta har skett i enlighet med beslutade policys. Bokföringen av utdelade bidrag sker på konto 58090, ansvar 50676, motpart 1400 och aktivitetskod 5F96. Bokföringen är lätt att följa och dokumentationen är i god ordning. Sammanfattning Vår granskning av Regionstyrelsen visar att generellt sett så fungerar redovisning och rutiner tillfredställande inom granskningsmomenten: attester, statsbidrag (6 % moms), momskod på kundfakturor, projektmedel och utdelade bidrag. Nedan följer en sammanfattning på avvikelser som vi funnit i vår granskning. Skattelagstiftning (Representation) Den generella bedömningen är att representation inte redovisas på ett tillfredställande sätt. Granskningsmomentet visar att avvikelser förekommer vad gäller bristande information, korrekt redovisad moms samt i en del fall felaktigt konto. Projektmedel Redovisningen av projekt har skötts på ett bra sätt. Balansering har gjorts enligt riktlinjer för samtliga projekt i urvalet. På ett projekt saknas avstämningsblankett för 2014 och 2015 och projektets tidsplan är överskridet. Reseräkningar Brister som påpekats vid den interna kontrollen avseende reseräkningar för Regionstyrelsen är att i några fall hittas inte något underlag, en felaktig friskvårdsersättning samt fel moms vid ersättning för personligt utlägg. Rekommendationer av förbättringsåtgärder Attestförteckning 2 Slutsatsen är att det inte förekommer några felaktigt upplagda behörigheter. Vi vill dock belysa att det förekommer skillnader på en attestants behörighet mellan systemen. Det finns inga uppenbara risker med ovanstående men ger ändå en signal om att förvaltningen bör tänka på att korrigera behörigheterna i båda systemen samtidigt då ändringar är påkallade. Skattelagstiftning (Representation) Regionstyrelsen bör, enligt vår bedömning, säkerställa att den interna kontrollen avseende representation förbättras ytterligare. Under november 2014 ägde informationstillfällen rum till verksamhetens chefsstöd avseende representation. Vi kan se en liten förbättring gällande hantering av representationsfakturorna under 2015 jämfört med 2014. Det finns dock fortfarande behov av riktade utbildningsinsatser avseende representation. Under året bör också löpande kontroller tillämpas vad gäller representation och momsavdrag. Behörighet Ekonomisystem När en person slutar och anställningen upphör i HR fönster är det viktigt att även personens behörighet i Raindance avslutas. En behörighetsblankett, med markering att personen ska avslutas, måste skickas in.
Reseräkningar HR-fönster förutsätter att varje anställd känner till gällande regelverk för resor och att registreringen blir korrekt gjord när det gäller val av orsak, ev. förmånsbeskattning och olika momssatser. Det är viktigt att de attestansvariga förstår sin roll och sitt ansvar att kontrollera att rapporterade uppgifter är korrekta enligt Region Skånes regelverk och den skattelagstiftning som gäller. Eftersom närmare 32 % av reseräkningarna inte kan betalas ut inom en månad från tidpunkten för händelsen, rekommenderas en riktad informationsinsats som poängterar konsekvensen av sent inkomna underlag.