1 (12) 2011 ORDLISTA Bilaga 1 Caspar Almalander, Eskilstuna Henrik Erngren, Malmö Anja Helldal, Ockelbo Elin Jonsson, Växjö Samuel Lindeborg, Falkenberg Eva Lindelöw Sjöö, Gävle Mats Nafsund, Västerås Magdalena Nordin, Karlskrona Thomas Sandh, Vetlanda Björn Skog, ES Solutions Susanne Strangert, Järfälla Elektroniskt Bevarande etapp 2 Slutrapport 2011-09-06 Sambruk 2011. Dokumentet får dock spridas enligt Creative Commons CC-BY-3.0
2 (12) n förklarar begrepp som används i de olika dokumenten som tagits fram under projektet Elektroniskt bevarande, etapp 2. Begreppen är inte formellt fastställda utan har visat sig vara användbara inom projektet. n har utarbetats under projektets slutfas med avsikten att förklara hur begreppen används i olika sammanhang i projektet. Vissa förklaringar har tagits direkt från de olika bilagorna. Nedan hittar du en lista över centrala begrepp. Ord som är kursiva i förklaringarna kan slås upp i ordlistan. Listan är baserad på en grundläggande ordlista utarbetad av gruppen för verksamhetssystem och leveranshandledning. Vissa termer har lagts till och definitioner har skrivits om. Begrepp Access Förklaring Access är mottagningsfunktionen för sökningar och hämtningar av information i e-arkiv. Se vidare e-arkiv och OAIS-modellen. AIP Allmän handling Arkiv Arkivansvarig Arkivbeskrivning Se arkivinformationspaket. Handling som förvaras hos myndighet och är antingen inkommen till eller upprättad hos myndighet, i enlighet med Tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Alla har rätt att begära ut handlingar hos svenska myndigheter, det vill säga ansöka om att få se handlingar. Allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretesskyddade enligt offentlighets- och sekretesslagen. Utlämnande av sekretesskyddade uppgifter beror på vem som frågar och i vilket syfte. Termen har flera olika betydelser: 1. En samling handlingar/information som hör till en viss person eller verksamhet, till exempel Alingsås kommuns byggnadsnämnd, och som överlämnats till en arkivinstitution för bevarande 2. En institution (arkivfunktion), till exempel ett stadsarkiv, som tar hand om och vårdar arkiverade handlingar 3. En arkivlokal 4. Filer som sällan används och lagras separat från andra filer 5. Inaktuella inlägg på en webbplats När vi i denna rapport använder ordet arkiv är det den första och andra betydelsen vi menar. Texterna själva klargör vilken betydelse vi avser i varje enskilt fall. Högsta ansvarig för myndighetens handlingar, ansvaret är ofta delegerat till förvaltningschefen. Översikt över en arkivbildares arkiv, arkivbildning och
3 (12) arkivverksamhet. Arkivbildare Arkivförteckning Arkivobjekt Myndighet, företag, förening, annan organisatorisk enhet eller enskild person genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Det kan till exempel vara en enskild politiker eller en förvaltning. Sökmedel där ett arkivs innehåll redovisas, vanligen systematiskt i serier och volymer. Man kan säga att arkivförteckningen är en lista över vad ett arkiv innehåller. Kan också utgöra kontrollinstrument. En enhet (handling, fil, informationspaket, informationsobjekt, dataobjekt, informationsobjekt + dataobjekt etc.) som har arkivlagts. Se även informationsobjekt. Arkivredogörare Arkivredovisning Person hos arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten, till exempel den som ansvarar för att säkerhetskopiera filer som fortfarande används i verksamheten eller registrerar inkomna handlingar i ett diarieföringssystem. Det är alltså en person som arbetar i en verksamhet (till exempel en förvaltning) som skapar handlingar, som senare kommer att överlämnas till en arkivinstitution. En presentation av hur exempelvis en myndighets arkiv är uppbyggt. Arkivredovisningen innefattar myndighetens diarium/register över allmänna handlingar, arkivförteckning, samt arkivbeskrivning. Se även beskrivande information. Arkivreglemente Arkivinformationspaket (AIP) Backup Bastjänster Begreppslista Beskrivande information Reglerar kommunens arkiv och dokumenthantering. Fastställs av kommunfullmäktige. Informationspaket som lagras i ett system för bevarande och som håller samman alla dataobjekt som behövs för att kunna bevara och lämna ut handlingar. Se säkerhetskopiering. Avser de tjänster som behövs för att uppfylla grundläggande och gemensamma krav på system för bevarande. En samling definitioner och beskrivningar av dataobjekt och datatyper. Den beskrivande informationen gör det möjligt att hitta i arkivet och veta vilken organisation och verksamhet som har gett upphov till handlingarna. Exempel på beskrivande information är arkivförteckning och arkivbeskrivning.
4 (12) Bevara Bevarandeinformation Bevarandestrategi Databärare Dataobjekt Datarepresentation Diarieföring, diarium DIP Document Type Definition Vårda och förvara databärare så att informationen på dem finns kvar för all framtid. Dokumenterar det som behövs för att förvalta informationen i arkivet. Det handlar om hur informationen relaterar till annan information, beroenden av teknisk miljö, förändringar som informationen genomgått, möjlighet att kontrollera äkthet och ursprungligt sammanhang när det gäller digital proveniens. Bevarandeinformation kan hanteras som metadata, som struktureras till exempel enligt metadatastandarden PREMIS. Plan för hur elektroniska handlingar ska förvaltas (vårdas) för att kunna bevaras för framtiden. Fysiskt underlag för handlingar/information, till exempel en CD-skiva eller en hårddisk. Ett objekt som kan läsas av en dator, som en filtyp som skapas av en viss programvara. En elektronisk handling kan bestå av ett eller flera dataobjekt. Kodad representation för text, bild, ljud med mera. Att diarieföra handlingar innebär att man registrerar handlingar som kommer in till en verksamhet eller skickas ut från en verksamhet, till exempel e-mejl, rapporter, med mera. Diariet används som sökinstrument när man i efterhand letar efter en handling. Ett diarieföringssystem är ett elektroniskt diarium, där man ofta också kan spara hela filer. Se informationspaket för utlämnande. En mall för hur ett XML-dokument ska byggas upp. (- Karin Bredenberg, Riksarkivet) Se även märkspråk och extensible Markup Language. Dokumenttypsdefinition Dokumenthanteringsplan Se Document Type Definition Lista över en verksamhets alla förekommande handlingar och hur de hanteras. Specificerar fysiskt lagringsmedium, tid för leverans och om handlingarna ska bevaras eller gallras. Andra namn kan vara arkivplan, arkiveringsplan, dokumentoch gallringsplan, och dokumentplan. DTD E-arkiv Se Document Type Definition Det finns två sätt att se på e-arkiv. Termen kan stå för den information som ska bevaras från kommunens verksamheter i elektronisk form, tillsammans med de IT-system och den
5 (12) kompetens (utbildad personal, med mera) som behövs för att bevara informationen för framtiden. Man kan även säga att e-arkivet utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format, med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enlighet med arkivförordningen eller andra bestämmelser utfärdade av arkivmyndigheten. - Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande (Dnr RA 22-2007/3552) http://www.riksarkivet.se/sve/dokumentarkiv/filer/rapport% 20om%20e-arkiv.pdf ) Se även information, elektronisk information, system för bevarande och system för långsiktig informationsförsörjning. E-förvaltning E-förvaltning är verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. - Handlingsplan för eförvaltning - Nya grunder för ITbaserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning. Utgiven av Finansdepartementet, regeringskansliet. Beslut fattat 2008. http://www.regeringen.se/content/1/c6/09/65/12/4ffd1319.pdf Elektronisk handling Elektronisk information Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med andra kapitlet, tredje paragrafen tryckfrihetsförordningen. Med elektronisk information (eller information) menar vi i slutrapporten de digitala allmänna handlingar som finns i kommunen. Det kan handla om allt från text till video, från ljudupptagningar till kartor, från register till webbsidor. Se även e-arkiv och information. Emulera extensible Markup Language Hård- eller mjukvara som har till uppgift att efterlikna annan hård- eller mjukvara, till exempel ett program som kan läsa textfiler vilka är så gamla att programmet man skapade dem i inte finns kvar. Ett vanligt sätt att lagra och utbyta elektronisk information. (- Karin Bredenberg, Riksarkivet) Se även Document Type Definition och märkspråk. För mer information om XML se: http://www.w3schools.com/xml/default.asp
6 (12) Förteckna Gallra Redovisa handlingar enligt verksamhetsbaserad arkivredovisning, eller enligt allmänna arkivschemat. Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför: Informationsförlust förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet Vid kontrollerad gallring av elektroniska handlingar måste man se till att man tar bort filerna så att de inte heller kan återskapas. Gallringsbeslut Handling Handlingsslag Formellt fastställande av arkivmyndighet att handlingar/uppgifter ska eller får förstöras. Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Det kan till exempel vara ett ark papper med text, en CD-skiva med datafiler på, en datafil, ett fotografi, ett kassettband med en ljudinspelning. I en process, till exempel att administrera skolskjutsar hanteras ett antal handlingar. Det kan vara en ansökan och ett beslut till exempel. När samma typer av handlingar tillkommer varje gång processen genomförs, talar man om dem som ett handlingsslag. Vi kan kalla handlingsslaget skolskjutshandlingar. I handlingsslaget ingår olika handlingstyper, som ansökan om skolskjuts och beslut om skolskjuts. Se även handlingstyp och process. Handlingstyp I en process genomförs en rad aktiviteter. I processen att administrera skolskjutsar kan det handla om att ta emot en ansökan, utreda om personen har rätt till skolskjuts och fatta beslut. Om en viss typ av handling tillkommer varje gång aktiviteten genomförs talar man om en handlingstyp. I den här aktiviteten tillkommer handlingstypen ansökan om skolskjuts. Se även handlingsslag och process. Information Med information menas varje typ av kunskap som kan utbytas, och denna information uttrycks alltid av någon typ av data.
7 (12) Se även e-arkiv och elektronisk information. Informationsansvarig Informationsförvaltning Informationsförsörjning Informationsmodell Informationsobjekt Detsamma som arkivansvarig. I praktiken samma sak som arkivvård. Att tillhandahålla information, både inom den egna organisationen och för utomstående. Långsiktig informationsförsörjning innebär att informationen ska finnas tillgänglig även i framtiden. Detta är den utmaning som detta projekt startat för att lösa, eftersom digitala lagringsmedier som hårddiskar och CD-skivor har begränsad livslängd. De program som vi använder idag kommer i framtiden att ha bytts ut mot nya versioner, vilket betyder att filer vi skapar idag kanske inte kan öppnas av framtidens program. En grafisk och textuell beskrivning av strukturer och innehåll för den information I verksamheten som ska hanteras I ett informationssystem. Ett informationsobjekt består av innehållsinformation, bevarandeinformation, paketeringsinformation och beskrivande information. Det vill säga all den information som behövs för att kunna hitta, läsa och förstå en handling eller handlingar som ska arkiveras. Varje typ av information motsvaras av ett eller flera dataobjekt och den representationsinformation som behövs för att tolka dataobjekten. Ett informationsobjekt kan till exempel vara ett ärende med tillhörande handlingar och registeruppgifter. Informationspaket Informationspaket för utlämnande (DIP) Informationssäkerhet Informationsägare Struktur för att hålla samman och förklara samband mellan filer som hör till ett informationsobjekt. Dissemination Information Package. Det informationspaket som lämnas ut från e-arkiv till konsumenten (det vill säga den som begärt att få ut informationen). Att säkerställa sekretess, riktighet och tillgänglighet för information och informationstillgångar. Varje enskild myndighet ansvarar för den information som finns i myndighetens verksamhetssystem, och är därmed också ägare till informationen. Detta innebär att informationsägaren är ansvarig för att förvalta informationen, göra sekretessprövningar av samt lämna ut begärda allmänna handlingar. När information överlämnats till en arkivmyndighet tar denna över ansvaret och blir då en ny informationsägare.
8 (12) Ingest Ingest är mottagningsfunktionen för leveranser av information till e-arkiv. Se vidare e-arkiv och OAIS-modellen. Innehållsinformation Klassificeringsstruktur Konvertering De elektroniska handlingar som är det som är föremål för bevarande i e-arkivet. Innehållsinformation är också hur handlingarna ska se ut och eventuell funktionalitet som ska bevaras (till exempel hyperlänkar på en webbplats) Struktur som representerar verksamheten, och som används för klassificering av handlingsslag. Överföring av text eller bilder från ett format till ett annat format. Se även normalisering och transformering. Kravspecifikation Leveranspaket (SIP) Leveransöverenskommelse Medium Mellanarkiv/närarkiv Metadata En lista över krav och önskemål som en beställare (till exempel en kommun) har på en produkt de önskar köpa. Kravspecifikationen presenteras för potentiella tillverkare, som i sin tur får presentera sina produkter och huruvida de uppfyller kraven som köparen har. Submission Information Package (SIP). Den information som producenten (verksamheten) levererar till systemet för bevarande i form av ett leveranspaket. Det dokument som beskriver vad producent och arkiv har kommit överens om ska levereras. I leveransöverenskommelsen specificeras de objekt som ska överföras (innehåll, paketering, modeller, avtal), hur det ska gå till, kontroller som ska genomföras, förändringshantering, tidplan och liknande. Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Förr eller senare kommer viss information, till exempel äldre avtal, inte längre att behövas i en verksamhets dagliga arbete. Man kan dock anse att den fortfarande är till nytta, och därför inte redo att skickas till slutarkivering. Ett mellanarkiv är ett system för bevarande som är till för sådan information som flyttats ur ett verksamhetssystem, men ändå är tillgängligt för verksamheten. Metadata betyder data om data, det vill säga beskrivningar av exempelvis en textfil. Det kan vara beskrivande information om innehållet, vilket filformat filen har, när den skapades, vem som skapade den och så vidare. Det finns ett antal standarder man kan följa för att bestämma vilken metadata som ska användas.
9 (12) Migrera Märkspråk Flytta information till nya databärare, flytta över program, data eller hårdvara till annan tillämpning eller plattform. Markup language, en uppsättning regler som anger hur man i dokument explicit infogar information om struktur, bearbetning och/eller presentation av innehållet. Det vill säga allt det i ett dokument som inte är innehåll som exempelvis taggarna i XML. (- Karin Bredenberg, Riksarkivet) Se även extensible Markup Language och Document Type Definition. Normalisering Ett sätt att försöka säkra ett instabilt format genom att konvertera till ett säkrare målformat. Vid normalisering kan målformatet vara ett enklare format. Det kan innebära gallring genom att funktionalitet eller information går förlorad. Se även konvertering och transformering. OAIS-modellen Närarkiv Objektreferens Offentlighetsprincipen Pre-Access OAIS står för Open Archival Information System. Det är en modell, utvecklad av NASA (USAs rymdfartsmyndighet), för lagring av digital information. Grundtanken är att information hanteras i paket: Leveranspaket (SIP) för information som överlämnas till ett system för bevarande från ett verksamhetssystem Arkivinformationspaket (AIP) som lagras i system för bevarande Informationspaket för utlämnande (DIP) när information hämtas ur systemet Se mellanarkiv. Det unika namn som till exempel ett informationsobjekt eller dataobjekt (elektronisk fil) har i under en leverans eller i system för bevarande. Med offentlighetsprincipen menas tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Här fastställs att alla har rätt till insyn i Sveriges myndigheter, genom rätten att hos alla svenska myndigheter begära ut allmänna handlingar. Tjänst som tillhandahåller funktioner för att skapa förfrågningar gällande strukturkrav och ta emot svar samt förmedla dem vidare tillbaka till avsändaren. Se även e-arkiv och OAIS-modellen. Pre-Ingest Tjänst som tillhandahåller funktioner för att omvandla ostrukturerad information till strukturerad enligt gällande leveransspecifikationer.
10 (12) Se även e-arkiv och OAIS-modellen. Process I en process genomförs en rad aktiviteter. I processen att administrera skolskjutsar kan det handla om att ta emot en ansökan, utreda om personen har rätt till skolskjuts och fatta beslut. Se även handlingstyp och handlingsslag. Proveniensprincipen Redovisningsprinciper Representationsinformation Rensa Sekretess SIP System för bevarande Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet. Det betyder att man i efterhand inte kan blanda handlingar från olika arkiv med varandra, eller göra ändringar i hur handlingarna från början är organiserade. Se arkivredovisning! Information som behövs för att kunna tolka ett dataobjekt. Exempel på representationsinformation är vilket filformat en bitström har. Representationsinformation används för att tolka ett dataobjekt för att få ett informationsobjekt. Avlägsna sådant som inte är allmän handling. Till exempel kladdlappar som saknar betydelse för att kunna förstå ett ärende, utkast eller överflödiga kopior. Även om du har rätt att begära ut allmänna handlingar kan det förekomma sekretesskyddad information. Det är exempelvis sådan information som kan kränka någon eller leda till ekonomisk skada för någon om den kommer ut. Detta kan innebära att du kan få kopior av begärd handling med känslig information censurerad, eller att din begäran kan avslås. Se leveranspaket. Ett system för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras, dokumenteras samt överföras till nya databärare. De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna inom systemet ska kunna överföras till format för bevarande. - Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande (Dnr RA 22-2007/3552) http://www.riksarkivet.se/sve/dokumentarkiv/filer/rapport% 20om%20e-arkiv.pdf ) Notera att ett system för bevarande i sig är en del av vad som
11 (12) utgör ett e-arkiv, tillsammans med informationen som bevaras och den mänskliga kompetens som krävs för att kunna bevara och använda informationen. Se även e-arkiv och system för långsiktig informationsförsörjning. System för långsiktig informationsförsörjning En alternativ term för system för bevarande, föreslagen av Riksarkivet i Förstudie om e-arkiv och e-diarium. Termen system för långsiktig informationsförsörjning (SLI) föreslås användas istället för system för bevarande, då system för bevarande enligt förstudien låter som ett system endast tänkt att användas till passiv lagring. SLI ses som en vidare term, som bättre kan uttrycka att systemet även är menat för gallring, återsökning och tillhandahållande av information. Se även e-arkiv och system för bevarande. Systemdokumentation Systemägare Säkerhetskopiering Transformering Dokumentation av ett system som behövs för att kunna överföra, förstå och återskapa handlingar. Den som har ansvar för verksamhetssystemet eller systemet för bevarande. Detta innefattar den praktiska driften av systemet men bör även ha ansvar för exempelvis säkerhetskopiering. Systemägaren kan vara densamma som informationsägaren, men behöver inte vara det. Den extra kopia som sparas på separat media, för att kunna användas om originalet skadas eller försvinner. Notera särskilt att säkerhetskopiorna eller backup-banden inte är något system för bevarande. Att omvandla från en informationsstruktur till en annan, exempelvis från en XML-struktur till en annan XML-struktur. Se även konvertering och normalisering. Ursprungligt skick Verktyg Verksamhetssystem Handlingar skall kunna presenteras med samma innehåll och form över tid, även om programvaror som presenterar handlingarna förändrats. Programvara eller applikation för att konvertera filer, avställa data ur en databas eller extrahera metadata. Verktyg kan också vara centrala databaser, register eller tjänster för bevarandeplanering. Ett system som samlar, lagrar, bearbetar och distribuerar information inom en viss verksamhet. Det kan till exempel vara ett diarieföringssystem på en kommunal förvaltning. Informationen ska vara åtkomlig och användbar för dem som använder systemet. Ett informationssystem är ett system som
12 (12) består både av både mänskliga aktiviteter och den tekniska utrustning som används. Vårda Vårdinsats XML Arkivvård innebär att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. Vårdinsats innebär en göra en insats av slaget arkivvård. Se extensible Markup Language.