Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 TERMINOLOGI

Transkript

1 E-utvecklingsråd i Jönköpings län Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län 2016 TERMINOLOGI

2 [Orden handling och information kallas här för det inom e-arkiv mer relevanta information, kort skrivet info ] Access Accession Ad acta till handlingarna Akt Allmän handling Arkiv Arkivansvarig Arkivbeskrivning Arkivbildare Arkivbildning Arkivdepå Arkivexemplar Arkivfragment Arkivförteckning Arkivinventering Access är mottagningsfunktionen för sökningar och hämtningar av information i e-arkiv. (Se vidare e-arkiv och 0AlS-modellen) Tillväxt i arkiv eller arkivinstitution. Anger att ett ärende är avslutat, alltså en allmän handling Sammanlagda handlingar i ett och samma ärende. När ärendet är ad acta, är akten färdigbildad och inga ytterligare handlingar får tillföras. Info som upprättats hos eller inkommit till en myndighet och som alla, både svenska och utländska, medborgare har rätt att ta del av om inte sekretess gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen Bestånd av info som uppkommit hos en arkivbildare som en följd av dess verksamhet. Anställd som utsetts att formellt ansvara för en myndighets arkivverksamhet t.ex. administrativ chef eller motsvarande. Kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet. Myndighet, organisation, bolag eller enskild person som genom egen verksamhet alstrar och samlar handlingar, vilka bildar ett arkiv. Ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form. Arkivlokal, kan ofta vara externt belägen Det eller de likalydande exemplar av handling/information som en arkivbildare bevarar. Rest av arkiv som till större delen gått förlorat. Systematisk innehållsförteckning över ett arkiv. Värdefullt sökverktyg. a) Genomgång av en arkivbildares handlingsflöde för att kartlägga arkivbildningen och skapa förutsättningar för gallring och redovisning i arkivförteckning. b) Kontroll av arkivets innehåll mot arkivförteckningen c) Insamling av uppgifter om arkiv inom ett geografiskt eller på annat sätt avgränsat område. Arkivläggning Placering av handlingar/information i förutbestämd ordning efter handläggning eller annan åtgärd

3 Arkivobjekt Arkivinstitution Arkivläggning Arkivmyndighet Arkivredogörare Arkivredovisning (Beskrivande information) Arkivreglemente Arkivverksamhet Avställning Arkivvård Arkivinformationspaket (AIP) Backup En enhet (handling, fil, informationspaket, informationsobjekt, dataobjekt etc) som har arkivlagts. (Se även informationsobjekt) Institution med uppgift att förvara, vårda och tillhandahålla arkiv, exempelvis Landsarkivet i Vadstena. Placering av handlingar i en viss förutbestämd ordning sedan ett ärende avslutats, t.ex. enligt gällande handläggningsordning. Myndighet som utövar tillsyn över andra myndigheters arkiv och arkivverksamhet men även har rätt att överta arkiv. Person hos arkivbildare med uppgift att utföra vissa moment inom arkivverksamheten Presentation av hur t.ex. en myndighets arkiv är uppbyggt. Innefattar myndighetens diarium/register över allmänna handlingar, arkivförteckning och arkivbeskrivning. I verksamhetsbaserad arkivredovisning ingår dessutom processbeskrivning och klassificeringsstruktur samt oftast även dokumenthanteringsplanen. Reglerar kommunens arkiv och dokumenthantering. Fastställs av kommunfullmäktige. Samlingsbegrepp för registrering av info, val av material och metoder, styrning av arkivbildningen genom avgränsning, strukturering, redovisning och beslut om bevarande/gallring, förvaring/lagring, vård/skydd samt tillhandahållande och levandegörande av arkiv. Uttagande av redan arkiverade handlingar ur en ordning för att arkivera dem i en annan ordning. Förekommer exempelvis i ett PA-system där avställning sker vid uppsägning eller personalavgång. Åtgärder i syfte att organisera, redovisa, skydda, avgränsa, bevara och gallra arkiv. Informationspaket som lagras i ett system för bevarande och som håller samman alla dataobjekt som behövs för att kunna bevara och lämna ut handlingar. Den extra kopia som sparas på separat media, för att kunna användas om originalet skadas eller försvinner. (Notera särskilt att säkerhetskopiorna eller backupbanden inte är något system för bevarande) Bastjänster Begreppslista Behörighet Avser de tjänster som behövs för att uppfylla grundläggande och gemensamma krav på system för bevarande. En samling definitioner och beskrivningar av dataobjekt och datatyper. Rätt att ta del av t.ex. sekretesskyddad information

4 Bestånd Samlingsbegrepp för en grupp av eller samtliga samlingar på en arkivinstitution. Beständighet Bevara Bevarandeinformation Bevarandestrategi Databärare Dataobjekt Destruktion Datarepresentation Deponera Diarium Diarieplan (dossierplan) Förmåga hos handlingar/upptagningar/information att under lång tid motstå förändringar och sönderfall. Förvara och vårda databärare så informationen på dem finns kvar för alltid. Dokumenterar det som behövs för att förvalta informationen i arkivet. Det handlar om hur informationen relaterar till annan information, beroenden av teknisk miljö, förändringar som informationen genomgått, möjlighet att kontrollera äkthet och ursprungligt sammanhang när det gäller digital proveniens. Bevarandeinformation kan hanteras som metadata, som struktureras till exempel enligt metadatastandarden PREMIS. Plan för hur elektroniska handlingar ska förvaltas (vårdas) för att kunna bevaras för framtiden. Fysiskt underlag för handlingar/information, till exempel en CD-skiva eller en hårddisk. Ett objekt som kan läsas av en dator, som en filtyp som skapas av en viss programvara. En elektronisk handling kan bestå av ett eller flera dataobjekt. Förstöring av information till oläsbarhet Kodad representation för text, bild, ljud med mera. Överföra eller leverera arkiv eller samling med bibehållen ägandeoch förfoganderätt Systematisk registrering av handlingar som kommer in till en verksamhet eller skickas ut från en verksamhet, till exempel e-mejl, rapporter, med mera. Diariet används som sökinstrument när man i efterhand letar efter en handling. Ett diarieföringssystem är ett elektroniskt diarium, där man ofta också kan spara hela filer. Systematiskt ordnad plan för klassificering av ärenden och handlingar avsedd att ligga till grund för registrering och arkivläggning efter ämne. DIP Document Type Definition (DTD) Dokumenthantering Dokumenthanteringsplan Se informationspaket för utlämnande En mall för hur ett XML-dokument ska byggas upp. (Sve. dokumenttypsdefinition) Samlingsbegrepp för postöppning, registrering, val av material och metoder, styrning av arkivbildningen genom avgränsning, strukturering och beslut om bevarande eller gallring, förvaring/lagring, vård/skydd samt tillhandahållande av information. Plan över en verksamhets alla förekommande handlingar och hur de hanteras hos en arkivbildare och som bl.a. kan innehålla uppgifter om fysiskt lagringsmedium, seriebildning, arkivläggning och bevarande/gallring.

5 Dossié(-r) Duplikat E-arkiv Handlingar eller akter i ärenden rörande samma ämne som placerats tillsammans. Dokument/handling som överensstämmer med originalet Det finns två sätt att se på e-arkiv: 1. Det kan stå för den information i elektronisk form, som ska bevaras från kommunens verksamheter, tillsammans med de IT-system och den kompetens (kompetent personal, med mera) som behövs för att bevara informationen för framtiden. 2. Man kan även säga att e-arkivet utgörs av myndighetens elektroniska handlingar oavsett format - med tillhörande dokumentation - som anses arkiverade i enlighet med arkiv-förordningen eller andra bestämmelser utfärdade av arkivmyndigheten. - Rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande (Dnr RA /3552) 20om%20e-arkiv.pdf (Se även information, elektronisk information, system för bevarande och system för långsiktig informationsförsörjning) E-förvaltning Verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning som drar nytta av informationsoch kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. - Handlingsplan för eförvaltning - Nya grunder för IT-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning. Utgiven av Finansdepartementet, regeringskansliet. Beslut fattat Elektronisk handling Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med andra kapitlet, tredje paragrafen tryckfrihetsförordningen. Allmän handling i elektronisk form. Elektronisk information Emulera Med elektronisk information (eller enbart information ) menar vi i slutrapporten de digitala allmänna handlingar som finns i kommunens olika verksamhetssystem. Det kan handla om allt från text till video, från ljudupptagningar till kartor, från register till webbsidor. (Se även e-arkiv och information) Hård- eller mjukvara som har till uppgift att efterlikna annan hård- eller mjukvara, till exempel ett program som kan läsa textfiler vilka är så gamla att programmet man skapade dem i inte finns kvar. extensible Markup Language Ett vanligt sätt att lagra och utbyta elektronisk information. (XML) För mer information om XML se: (Se även Document Type Definition och märkspråk) Förteckna Gallra Redovisa handlingar enligt verksamhetsbaserad arkivredovisning, eller enligt allmänna arkivschemat. Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar;

6 förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför: informationsförlust förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet Gallring ska alltid ske efter på förhand fastställda rutiner. Gallring är endast tillåten under förutsättning att nämnden/styrelsen har beslutat om gallring, i t.ex. en dokumenthanteringsplan. Vid kontrollerad gallring av elektroniska handlingar måste man se till att man tar bort filerna så att de inte heller kan återskapas. Gallringsbeslut Gallringsfrist Formellt beslut om vad som får gallras i ett arkiv och under vilka former det skall ske. Den tid som ska förflyta innan beslutad gallring verkställs. Gallringsprotokoll Dokumentation av verkställd gallring. Handling/Information Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Det kan till exempel vara ett ark papper med text, en CD-skiva med datafiler på, en datafil, ett fotografi, ett kassettband med en ljudinspelning. Handlingsslag Handlingstyp I en process, till exempel att administrera skolskjutsar hanteras ett antal handlingar. Det kan vara en ansökan och ett beslut till exempel. När samma typer av handlingar tillkommer varje gång processen genomförs, talar man om dem som ett handlingsslag. Vi kan kalla handlingsslaget skolskjutshandlingar. I handlingsslaget ingår olika handlingstyper, som ansökan om skolskjuts och beslut om skolskjuts. Mängd av handlingar som uppkommer genom att en process genomförs upprepat. I en process genomförs en rad aktiviteter. I processen att administrera skolskjutsar kan det handla om att ta emot en ansökan, utreda om personen har rätt till skolskjuts och fatta beslut. Om en viss typ av handling uppkommer varje gång aktiviteten genomförs, talar man om en handlingstyp. I den här aktiviteten uppkommer handlingstypen ansökan om skolskjuts. Handling som uppkommer genom att en process genomförs upprepat. Information Informationsansvarig Informationsförvaltning Med information menas varje typ av kunskap som kan utbytas, och denna information uttrycks alltid av någon typ av data. Detsamma som arkivansvarig. I praktiken detsamma som arkivvård.

7 Tillhandahållande av information, både inom den egna organisationen och för utomstående. Långsiktig informationsförsörjning innebär att informationen ska finnas tillgänglig* även i framtiden. *En utmaning som är nog så svår att lösa, eftersom digitala lagringsmedier som hårddiskar och CD-skivor har begränsad livslängd. De program som vi använder idag kommer i framtiden att ha bytts ut mot nya versioner, vilket betyder att filer vi skapar idag kanske inte kan öppnas av framtidens program. Informationsmodell Informationsobjekt Informationspaket En grafisk och textuell beskrivning av strukturer och innehåll för den information I verksamheten som ska hanteras I ett informationssystem. Ett informationsobjekt består av innehållsinformation, bevarandeinformation, paketeringsinformation och beskrivande information. Det vill säga all den information som behövs för att kunna hitta, läsa och förstå en handling eller handlingar som ska arkiveras. Varje typ av information motsvaras av ett eller flera dataobjekt och den representationsinformation som behövs för att tolka dataobjekten. Ett informationsobjekt kan till exempel vara ett ärende med tillhörande handlingar och registeruppgifter. Struktur för att hålla samman och förklara samband mellan filer som hör till ett informationsobjekt. Informationspaket för utlämnande (DIP) Informationssäkerhet Informationsägare Ingest (eng. ta in föda ) Dissemination Information Package - Informationspaket för spridning. Det informationspaket som lämnas ut från e-arkiv till konsumenten (det vill säga den som begärt att få ut informationen). Att säkerställa sekretess, riktighet och tillgänglighet för information och informationstillgångar. Varje enskild myndighet ansvarar för den information som finns i myndighetens verksamhetssystem, och är därmed också ägare till informationen. Detta innebär att informationsägaren är ansvarig för att förvalta informationen, göra sekretessprövningar av, samt lämna ut begärda allmänna handlingar. När information överlämnats till en arkivmyndighet tar denna över ansvaret och blir då en ny informationsägare. Ingest är mottagningsfunktionen för leveranser av information till e-arkiv. Innehållsinformation Klassificeringsstruktur Konvertering De elektroniska handlingar som är föremål för bevarande i e-arkivet. Innehållsinformation är också hur handlingarna ska se ut och eventuell funktionalitet som ska bevaras (till exempel hyperlänkar på en webbplats) Struktur som representerar verksamheten, och som används för klassificering av handlingsslag. Överföring av text eller bilder från ett format till ett annat format. Se även normalisering och transformering.

8 Kravspecifikation Leveranspaket (SIP) En lista över krav och önskemål som en beställare (till exempel en kommun) har på en produkt de önskar köpa. Kravspecifikationen presenteras för potentiella tillverkare, som i sin tur får presentera sina produkter och huruvida de uppfyller kraven som köparen har. Submission Information Package (SIP). Den information som producenten (verksamheten) levererar till systemet för bevarande i form av ett leveranspaket. Leveransreversal Följesedel vid leverans av arkivhandlingar/arkivinfo Leveransöverenskommelse Det dokument som beskriver vad producent och arkiv har kommit överens om ska levereras. I leveransöverenskommelsen specificeras de objekt som ska överföras (innehåll, paketering, modeller, avtal), hur det ska gå till, kontroller som ska genomföras, förändringshantering, tidplan och liknande. Läggprincip Medium Mellanarkiv Metadata Migrera Märkspråk Normalisering OAIS-modellen Ordnande av pappershandlingar i fallande ordning så att den yngsta handlingen kommer överst. Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Förr eller senare kommer viss information, till exempel äldre avtal, inte längre att behövas i en verksamhets dagliga arbete. Den är fortfarande till nytta i enstaka fall och därför inte redo att skickas till slutarkivering. Ett mellanarkiv är ett system för bevarande som är till för sådan information som flyttats ur ett verksamhetssystem, men ändå är tillgängligt för verksamheten. Data om data, det vill säga beskrivningar av exempelvis en textfil. Det kan vara beskrivande information om innehållet, vilket filformat filen har, när den skapades, vem som skapade den och så vidare. Det finns ett antal standarder man kan följa för att bestämma vilken metadata som ska användas. Flytta information till ny databärare, flytta över program, data eller hårdvara till annan tillämpning eller plattform. Markup language. En uppsättning regler som anger hur man i dokument explicit infogar information om struktur, bearbetning och/eller presentation av innehållet. Det vill säga allt det i ett dokument som inte är innehåll som exempelvis taggarna i XML. Se även extensible Markup Language och Document Type Definition. Ett sätt att försöka säkra ett instabilt format genom att konvertera till ett säkrare målformat. Vid normalisering kan målformatet vara ett enklare format. Det kan innebära gallring genom att funktionalitet eller information går förlorad. Se även konvertering och transformering. OAIS står för Open Archival Information System. Det är en modell, utvecklad av NASA (USAs rymdfartsmyndighet), för lagring av digital information. Grundtanken är att information hanteras i paket:

9 Leveranspaket (SIP) för information som överlämnas till ett system för bevarande från ett verksamhetssystem Arkivinformationspaket (AIP) som lagras i system för bevarande Informationspaket för utlämnande (DIP) när information hämtas ur systemet Objektreferens Det unika namn som till exempel ett informationsobjekt eller dataobjekt (elektronisk fil) har i en leverans eller i system för bevarande. Offentlighetsprincipen Med offentlighetsprincipen menas tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Här fastställs att alla har rätt till insyn i Sveriges myndigheter, genom rätten att hos alla svenska myndigheter begära ut allmänna handlingar. Pre-Access Tjänst som tillhandahåller funktioner för att skapa förfrågningar gällande strukturkrav och ta emot svar samt förmedla dem vidare tillbaka till avsändaren. (Se även e-arkiv och OAIS-modellen) Pre-Ingest Tjänst som tillhandahåller funktioner för att omvandla ostrukturerad information till strukturerad enligt gällande leveransspecifikationer. (Se även e-arkiv och OAIS-modellen) Process Proveniens Proveniensprincipen Rensa Representationsinformation I en process genomförs en rad aktiviteter. I processen att administrera skolskjutsar kan det handla om att ta emot en ansökan, utreda om personen har rätt till skolskjuts och fatta beslut. Avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten. (Se även handlingstyp och handlingsslag) Arkivhandlingens/-informationens härkomst eller ursprung. Vilken arkivbildare gav upphov till handlingen/informationen? Den princip enligt vilken ett arkiv sammanhålls som en enhet och ordnas i enlighet med arkivbildarens organisation och verksamhet och i en inre ordning som speglar dess tillkomstsituation. Det betyder att man i efterhand inte kan blanda handlingar från olika arkiv med varandra eller göra ändringar i handlingarnas ursprungliga ordning och organisation. Avlägsna handlingar/uppgifter som inte är allmänna och inte behöver sparas. Till exempel kladdlappar (som saknar betydelse för att kunna förstå ett ärende), utkast eller överflödiga kopior. Även att avlägsna gem, häftklammer, plastfickor mm. Information som behövs för att kunna tolka ett dataobjekt. Exempel på representationsinformation är vilket filformat en bitström* har. Representationsinformation används för att tolka ett dataobjekt för att få ett informationsobjekt. (* bitström = En överföring av uppgifter i binär eller digital form.) Representationsjournal Pappershandlingar tillhörande digital journal, som av någon anledning inte digitaliserats

10 Sekretess Serie Även om du har rätt att begära ut allmänna handlingar kan det förekomma sekretesskyddad information. Det är exempelvis sådan information som kan kränka någon eller leda till ekonomisk skada för någon om den kommer ut. Detta kan innebära att du kan få kopior av begärd handling med känslig information avidentifierad (censurerad) eller att din begäran kan avslås. (Begränsning av rätten att ta del av allmän handling regleras i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen) Svit av handlingar eller volymer som utgör fortsättning på varandra eller är av likartat slag, och som skapats genom arkivbildares verksamhet eller ett senare ordningsarbete. Seriesignum (Signum) Seriebeteckning enligt arkivförteckningen. SIP Se leveranspaket (SIP) System för långsiktig informationsförsörjning En alternativ term för system för bevarande, föreslagen av Riksarkivet i Förstudie om e-arkiv och e-diarium. Termen system för långsiktig informationsförsörjning (SLI) bör användas istället för system för bevarande, då system för bevarande enligt förstudien låter som ett system som endast är tänkt användas till passiv lagring. SLI ses som en vidare term, som bättre kan uttrycka att systemet även är menat för gallring, återsökning och tillhandahållande av information. (Se även e-arkiv och system för bevarande) Systemdokumentation Dokumentation av ett system. Behövs för att kunna överföra, förstå och återskapa handlingar. Systemägare Den som har ansvar för verksamhetssystemet eller systemet för bevarande. Detta innefattar den praktiska driften av systemet men systemägaren bör även ha ansvar för exempelvis säkerhetskopiering. Systemägaren kan vara densamma som informationsägaren, men behöver inte vara det. Säkerhetskopiering Extra kopia som sparas på separat media, för att kunna användas vid förlust av originalinformationen. [Notera särskilt att säkerhetskopiorna eller backupbanden inte är något system för bevarande] Tillgänglighet Möjlighet att utnyttja resurser efter behov i förväntad utsträckning och inom önskad tid. Transformering Att omvandla från en informationsstruktur till en annan, exempelvis från en XML-struktur till en annan XML-struktur. (Se även konvertering och normalisering) Typarkiv Urvalsbevarande. Att bevara ett arkiv i sin helhet eller typexemplar av serier, av arkiv och serier som i övrigt gallrats.

11 Typexemplar kallas varje enskild handling/information i ett typarkiv. Upptagning handlingar/uppgifter som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Urkund Handling som är eller har varit rättsligt bindande. Ursprungligt skick Handlingar/info skall kunna presenteras med samma innehåll och form över tid, även om programvaror som presenterar handlingarna förändrats. Verifiering Identitetskontroll vid t.ex. inloggning. Används för att selektera behörighet till t.ex. sekretessbelagd information. Verktyg Programvara eller applikation för att konvertera filer, avställa data ur en databas eller extrahera metadata. Kan också vara centrala databaser, register eller tjänster för bevarandeplanering. Volym Beteckning för fysisk enhet som innehåller arkivhandlingar/-information och samtidigt utgör beståndsdel i en serie, exempelvis boxar eller pärmar. Volymbildning Sammanförande av arkivhandlingar/info till en volym, t.ex. pärm eller box. Verksamhetssystem Ett system som samlar, lagrar, bearbetar och distribuerar information inom en viss verksamhet. Det kan till exempel vara ett diarieföringssystem på en kommunal förvaltning. Ett informationssystem är ett system som består både av både mänskliga aktiviteter och den tekniska utrustning som används. Vårda Arkivvård innebär att organisera, redovisa, skydda, avgränsa och gallra arkiv. XML Se extensible Markup Language. Ämnesordna Arkivlägga efter sak eller ämne Överlämna Formellt överföra arkivansvar