Möte 2 EBH-STÖDETS BESLUTANDEGRUPP Mötesdatum 19 februari 2015

Sida 1 av 6 Anteckningar 2015-02-25 Möte 2 EBH-STÖDETS BESLUTANDEGRUPP Mötesdatum 19 februari 2015 Närvarande: Ulf Larsson (UL), Naturvårdsverket, Ola Drewes (OL) Naturvårdsverket, Magnus Langendoen (ML), Lst Västerbotten, Pär Nilsson (PN), Lst Jönköping, Britt-Marie Ruther (BR), Lst Jönköping, Lars Svensson (LS), Lst Jönköping, Nicklas Boussard (NB), Lst Stockholm, Paula Nilsson (PaN), Lst Västra Götaland, Karin V Olsson (KO), Lst Västra Götaland Frånvarande: Carl Mikael Strauss (CMS), Naturvårdsverket 1. Utveckling av EBH-stödet Pågående utvecklingsinsats Den 26-27 februari är det driftsättning av sprint 2, andra hälften av den utvecklingsinsats som kravställdes för hösten 2014. De tester som hittills har gjorts under återtestveckan (vecka 8) har gått bra och det är endast mindre rättningar som återstår. Utvecklingskonsulten på Altran rättar löpande under veckan när vi hittar kvarstående fel. Alla förutsättningar föreligger för att driftsättningen av nya utvecklingen nästa vecka ska gå bra. EBH-stödets samordnare har, med stöd av förvaltningsledare Lst IT (LS), lyft till chefsnivå inom Lst IT de brister som finns med vissa sidor av samarbetet med den externa konsulten. Kritiken från Lst kommer nu att tas vidare på den nivån, med ambitionen att komma fram till en långsiktigt bra lösning. Flagga för förorenade områden i fastighetsregistret Projektet om att flagga för information i Fastighetsregistret har kommit en bit till framåt. Länsrådsgrupp 6 har sagt att de vill gå vidare med ett förslag som innebär att en hänvisning om att fastigheten finns registrerad i EBH-stödet ska läggas till i Fastighetsregistret. Det alternativet är även Lantmäteriet positiva till. Nästa steg är att en av projektets deltagare, Christer Idström från Lst Blekinge, kommer att hålla en presentation om vårt arbete för Länsrådsgrupp 6 den 24 februari i Stockholm. Projektgruppen har redan skrivit ett förslag på en hemställan som måste göras om inför det nya beslutet om en hänvisning ifall det kommer att krävas annars kommer projektgruppen ta fram ett förslag och skicka vidare till länsråden så deras ordförande Susanna Löfgren kan skriva under och innan den skickas till Regeringen. 2. Projektet Kommunernas tillgång till EBH-stödet Projektledare NB berättade kort vad som hänt sedan sist inom projektet Kommunernas tillgång till EBH-stödet. NB har avstämningsmöten varje vecka tillsammans med EBH-stödet samordnare PaN och KO för att komma vidare i arbetet. Det har under föregående vecka tagits fram ett informationsblad, som kommer att användas för att sprida information om projektet fortsättningsvis. Det har redan skickats ut till bland

Sida 2 av 6 andra EBH-stödets beslutandegrupp och ett flertal andra personer som är klart att de kommer att vara delaktiga i projektet. Inför att hitta kontaktpersoner på kommunerna har Nicklas skickat ut en e-post till alla samordnare med en förfrågan vem som kan vara kontaktperson på respektive länsstyrelse. Tanken är att en person per län har direktkontakten med kommunerna i det egna länet. Kontaktpersoner från Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Kommunala Miljö chefer (KMC) kommer att vara delaktiga i projektets styrgrupp. NB ska planera in ett första styrgruppsmöte in inom snar framtid. Personerna på SKL kommer att vara delaktiga när det gäller frågor av både teknisk karaktär, såsom vilka IT-system kommunerna använder, och av juridisk karaktär, t.ex. avtal. Det pågår ett arbete för att skapa både en arbetsgrupp och en referensgrupp med personer både från länsstyrelsen, kommunerna och NV. NB har börjat arbeta på en aktivitetslista för arbetsuppgifter inom projektet. 3. Förstudien Avveckling av EPi-Server Den 12 februari färdigställdes förstudien om avveckling av EPi-Server av Mats Högberg, utvecklingskonsult på Altran. Den skickades samma dag ut till beslutandegruppen och förvaltningsledarna på Lst och NV. Syftet med förstudien var att dels se över alternativa lösningar för att avveckla EPi-Server och att samtidigt se över möjligheter att modernisera koden och även se över möjligheterna till informationsöverföring till och från andra system inför kommunaccessen. I förstudien beskrivs två alternativa förslag för avveckling av EBH-stödet, inklusive preliminärt estimat på tidåtgång. Den presentation med för- och nackdelar med de två alternativen som under mötet användes som diskussionsunderlag inför beslut om eventuell avveckling av EPi-Server finns bilagd mötesanteckningarna. Alternativ 1: Behåll befintlig funktionalitet och design men ta bort beroendet av EPi- Server. Fördelar med alternativ 1 är att vi kommer ifrån beroendet av EPi-Server och detta innebär att licenskostnaderna för EPi-Server försvinner och vi slipper den EPi-specifika koden. Nackdelar med förslaget är att systemet kommer även fortsatt att vara byggt på en snårig kod, vilket ger mindre möjlighet till ändringar i koden och mycket mindre utrymme för nyutveckling. Utvecklingskostnader blir högre; det tar lägre tid per utvecklingsinsats. Det uppskattade estimatet för utvecklingsinsatsen för alternativ 1 är 600-700 timmar. I tid kan detta jämföras med den senaste utvecklingsinsatsen, som har pågått från oktober 2014 till driftsättning i februari 2015, och som har tagit cirka 700 timmar i utvecklingstid för konsulten Altran. Frågor som uppkom under diskussionen om alternativ 1 var bland annat hur mycket kortare tid det kommer att ta per utvecklingsinsats om vi väljer att bygga bort EPi-server. Frågan har efter mötet lämnats vidare till Mats Högberg, Altran.

Sida 3 av 6 Se förstudien för utförligare beskrivningar. Det kommer också en komplettering inom kort, där konsulten besvarar de frågor som ställdes innan och under mötet. Alternativ 2: Utgå från önskad funktionalitet och skapa ett nytt EBH-stödet 3.0, samtidigt som beroendet av EPi-Server tas bort. Fördelar med alternativ 2 är att vi kommer ifrån beroendet av EPi-Server, vilket innebär att licenskostnaderna för EPi-Server försvinner och vi slipper den EPi-specifika koden, på samma sätt som i alternativ 1. Alternativ 2 innebär därutöver att man lämnar befintlig funktionalitet och skapar en helt ny. I det nya EBH-stödet kan man skriva in ny funktionalitet som underlättar för användarna. Om en ny kodbas byggs upp kan koden förenklas, vilket innebär kortare tid per utvecklingsuppgift vid ny utveckling. Det blir samtidigt enklare för nya utvecklare att sätta sig in i koden, vilket innebär en minskad sårbarhet vid byte av utvecklingskonsulter. LS informerade om att det nuvarande avtalet med Altran gäller under två år framöver. Med förenklad kod underlättas även möjligheten att personal inom Lst-IT kan vara med och utveckla mindre uppgifter. Frågan ställdes under mötet om det även kan bli möjligt för någon på verksamhetssidan att göra mindre förändringar, vilket dock i nuläget är mer osäkert hur vi ställer oss till. I nuvarande EBH-stödet finns det mycket som är ologiskt konstruerat, vilket konstaterats av KO och PaN i samband med såväl utredning av systemets brister inför kravställan som i samband med tester av tidigare och pågående utvecklingsinsatser. Med alternativ 2 är det möjligt att välja att bygga in så kallade automattester i systemet. Det innebär att systemet i samband med all ny utveckling med automatik testar att det nya inte krockar med något befintligt och att det stämmer överens med den kod som redan finns. Detta ger en säkrare testning, med mindre risk att något förbises vid test. Det minskar också tiden avsevärt för de tester som måste utföras inom verksamheten av länsstyrelsens samordnare och av andra inom länsstyrelsen som bidrar med test av ny utveckling. I det befintliga EBH-stödet finns inte automattester inbyggt. Såväl utvecklingskonsulterna på Altran som EBH-stödets samordnare har vid det här laget en relativt omfattande erfarenhet av hur väldigt omfattande testning som krävs för att försöka hitta och rätta till egendomligheter som dyker upp i samband med ny utveckling i det nuvarande EBH-stödet. När man ändrar på ett ställe påverkas något helt annat på ett helt annat ställe i applikationen. Det finns en som vi upplever det oöverskådlig mängd ologiska samband, som medför att det både krävs mycket tid av verksamheten för tester och att det krävs mycket utvecklingstid av konsulterna för att spåra hur sambanden ser ut och rätta det vi från verksamhetens sida felrapporterar. Länsstyrelsen har riktlinjer för webbtjänster. Alla webbaserade system ska uppfylla vissa krav och följa en viss standard. Vid ny- och vidareutveckling av EBH-stödet måste man ta hänsyn till dessa riktlinjer. Dagens EBH-stöd uppfyller inte riktlinjerna och kan heller inte utvecklas på så sätt att riktlinjerna uppfylls. Med alternativ 2 görs en total omskrivning av bakomliggande kod. Det är då möjligt att anpassa systemet redan från start till de krav som ställs av Länsstyrelsens riktlinjer för webbtjänster. Nackdelar med alternativ 2 är att det blir en hög engångskostnad för att göra denna utvecklingsinsats. Det uppskattade estimatet i förstudien är 1000-1200 timmar. När summan,

Sida 4 av 6 900 000 kr, som har sökts för avveckling av EBH-stödet räknas om till timmar enligt den högsta faktiska kostnaden för konsult på Altran får vi ett resultat på att 1140 timmar, vilket ryms inom det uppskattade estimatet. Under diskussionen om alternativ 2 uppkom frågor om vad estimatet inkluderar. Är det tid för hela utvecklingsinsatsen, från uppstartsmöten, kravställning, tester etc.? Frågan har efter mötet lämnats vidare till Mats Högberg, Altran. Om alternativ 2 beslutas har vi möjlighet att påverka utvecklingen och möjlighet att anpassa systemet. Altran föreslår att vi under denna utvecklingsinsats i sådant fall ska arbeta så kallat Agilt. Detta innebär att vi utvecklar en bit i taget och utvärderar en bit i taget. Vi kravställer i intervall, exempelvis för de närmaste tre veckorna och testar sedan efter utveckling och ser inför nästa treveckorsperiod om det är någon del vi behöver anpassa eller att man behöver tänka om någonstans. Tanken är i detta fall att börja kravställan med en workshop, där personer från Länsstyrelsen med olika kompetens träffar utvecklare på Altran med olika kompetens för att komma fram till vad vi vill ha av EBH-stödet 3.0. Estimeringen av tid är en uppskattning från konsultens sida och är beroende även av hur mycket vi som beställare vill ska utvecklas, vilket man förslagsvis även kan diskutera gemensamt med konsulten i samband med en inledande workshop. Om alternativ 2 väljs blir det stopp för annan utveckling medan det nya tas fram. I verksamhetsplaneringen för året finns dock med möjligheten att under våren bygga bort EPi- Server och sedan påbörja annan ny utveckling under hösten 2015, där kommunernas tillgång till EBH-stödet också har hög prioritet när ny utveckling planeras. Av förstudien framgår att det är möjligt att driva projektet Kommunernas tillgång till EBHstödet parallellt med alternativ 2. Det är möjligt att koppla till kommuner antingen när utvecklingen av ny kod är klar eller medan den pågår, vilket som. Det som kan påverka är att om nya användare från kommunerna som inte tidigare har arbetat i EBH-stödet ska lära sig systemet kan det ur pedagogisk synvinkel vara rimligt att inte ställa nya användare för att lära sig ett system först och några månader senare lära om till ett lite annorlunda system. Det finns dock inga tekniska hinder för att kommunerna kopplas till även när en eventuell utveckling av ny kod pågår. Inom arbetet med kommunaccessen är avsikten att både handläggare på kommunen ska få tillgång till EBH-stödet och att det också ska skapas möjligheter till informationsöverföring mellan EBH-stödet och olika handläggningsstöd som finns i kommunerna. För detta krävs utveckling både från EBH-stödets sida och inom de andra system som EBH-stödet ska kunna kommunicera med. Denna utvecklingsprocess kräver utvecklade kontakter med de konsulter som driftar de andra systemen, en utveckling som också är möjlig att driva parallellt med eventuell uppbyggnad av ny kod i EBH-stödet. Under mötet framkom också önskemål att få en mer utförlig beskrivning av nyttorna med de olika alternativen. Frågan har efter mötet lämnats vidare till Mats Högberg, Altran. Se förstudien för utförligare beskrivningar. Det kommer också en komplettering inom kort, där konsulten besvarar de frågor som ställdes innan och under mötet.

Sida 5 av 6 Nollalternativet: Behålla EPi-Server, samt behålla befintlig kodbas oförändrad OD saknar i förstudien beskrivning av nollalternativet. Detta alternativ innebär att EPi-Server behålls och ingenting förändras med systemet i övrigt. Befintlig kodbas behålls som den är. Om vi inte avvecklar EPi-Server kvarstår de komplikationer som följer av systemets koppling till Epi. De övriga snårigheterna i koden som vid varje utvecklingsinsats kräver extra utvecklingstid kvarstår också. Systemet har begränsningar med avseende på vad som kan utvecklas och inte, vilket beskrivs i förstudien. Kostnad för grundlicensen kvarstår. Den kommer att öka vid den tidpunkt man i framtiden väljer att uppgradera till nyare licens. I tillägg till grundlicensen finns ytterligare tre licenser, för produktionsmiljö, utvecklingsmiljö och testmiljö. De årliga kostnaderna för produktionsmiljön beräknas som 0,2*grundlicensen och höjs i motsvarande grad om grundlicensen uppgraderas. Det finns i nuläget ingen uppgift om att kostnaderna för testmiljön skulle höjas. Däremot behövs en utökning av licensen för utvecklingsmiljön till en fleranvändarlicens, för att utvecklingskonsulterna ska kunna arbeta effektivt när fler än en behöver arbeta samtidigt med EBH-stödets utveckling. LS kommer att ta reda på vad en flerlicens kostar. Andra alternativ OD lyfte att det också kan finnas andra lösningar än att bygga bort EPi-Server, som kan vara att exempelvis några utvecklare på Lst-IT går på en EPi-kurs i någon vecka. EBH-stödets livscykel? Den stora frågan som behöver besvaras oberoende av vilket alternativ som väljs är var EBHstödet befinner sig i sin livscykel. Hur ska systemet användas i framtiden? Det har hänt mycket med utvecklingen av IT-system under de senaste sex åren. Nuvarande kodbas i EBH-stödet är från 2009. På några års sikt kommer det sannolikt inte att fungera att behålla en äldre kod. Även om alternativ 1 väljs kommer det sannolikt att bli nödvändigt att inom några år bygga om koden, under förutsättning att EBH-stödet ska finnas kvar som nationellt register över förorenade områden. Det finns många nya funktioner som är möjliga att utveckla i en miljö som byggs upp idag, men som inte är möjliga att utveckla i EBH-stödet med systemets befintliga kodbas. Avgörandet handlar i sådant fall om ifall man vill ta en kostnad nu eller väljer att ta en motsvarande utvecklingskostnad några år framåt i tiden i stället, samt konsekvenserna av dessa båda alternativ. Jämförelse gjordes under mötet med systemet Miljöreda, vars gränssnitt är av äldre årgång och ännu inte har ersatts av ny version. Miljöredas förvaltning arbetar dock för att byta och uppgradera till Vision. Att koden i det befintliga EBH-stödet har så pass stora komplikationer inbyggda kan även ha påverkats av att EBH-stödet kravställdes och togs fram under stark tidspress. ML var med under framtagandet av det nya systemet och berättade att processen då hade varit mycket tidspressad. Inför nästa möte Inför nästa möte behöver driftskostnaderna för EBH-stödet klargöras. LS berättade att i dagsläget har Lst-IT en konstant driftskostnad för systemet som är samma från år till år. Till

Sida 6 av 6 denna driftskostnad tillkommer en engångskostnaden för ny licens på 150 000 kr. Bestämmer vi att fortsätta med EPi-Server kommer engångskostnaden för licensen sannolikt att öka om ett år eller två år. När man byter till ny licens kommer detta att medföra en årlig kostnadsökning från 19 000 kr till 49 000 kr för EBH-stödet produktions miljö, eftersom denna beräknas som 0,2 * grundlicensen. Därtill läggs kostnad för testmiljön samt för fleranvändarlicenser för utvecklingsmiljön. Inför nästa möte ska en tabell tas fram som visar de kostnader som finns för systemet idag. För de olika alternativen ska kostnader räknas ut både med och utan EPi-server. Efter mötet sammanställdes de frågor som framkommit och skickades vidare till Mats Högberg. Användarrådets samordnare har godkänt att Altran kommer att lägga ytterligare ca 3 timmar på att besvara frågorna, för att vi ska få ett så bra beslutsunderlag som möjligt. På nästa möte måste ett beslut tas om vilket alternativ som väljs, om vi ska kunna hålla uppe den takt som behövs i utvecklingen under detta verksamhetsåret. Inför nästa möte är det därför nödvändigt att alla har läst förstudien och den komplettering med svar på ställda frågor som inom kort kommer att skickas ut, och att även frågan om de olika alternativens för- och nackdelar har diskuterats med alla andra som kan vara berörda av beslutet. Användarrådets samordnare KO och PN hoppas på beslutandegruppens förståelse för att det är nödvändigt att komma fram till ett beslut under det mötet, så vi får klart enligt vilket alternativ vi ska arbeta vidare med vårens utveckling av EBH-stödet. Nästa möte Den 17 mars kl 14.45 15.45.