Projektnamn: Färdplan Flen Projektägare: Kommunfullmäktige Styrgrupp: Kommunstyrelsens arbetsutskott, Lars Rådh, Sari Eriksson, Karin Lindgren och Arne Fältin Projektledare: Karina Krogh Startdatum: Januari 2010 Slutdatum: December 2019 BP1 - Beslut att starta planeringsfasen Datum och underskrift Projektägare / finansiär Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 1 av 7
Innehållsförteckning 1. Grundläggande information... 3 1.1 Uppdragsbeskrivning... 3 1.2 Bakgrund... 3 1.3 Syfte och effektmål... 3 1.4 Avgränsning... 3 2. Projektmål... 3 2.1 Prioritering... 4 2.2 Koppling till andra projekt/processer... 4 2.3 Koppling till kommunens målområden... 4 2.4 Förutsättningar... 4 3. Tidplan... 4 4. Finansiering... 5 5. Beräknade kostnader och tidsåtgång... 5 5.1 Kompetensbehov... 5 5.2 Kostnadsramar... 6 6. Risker... 6 7. Rapporteringsrutiner... 7 Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 2 av 7
1. Grundläggande information 1.1 Uppdragsbeskrivning Färdplan Flen syftar till att skapa en positiv utveckling i Flens kommun genom ett långsiktigt och medvetet kommun- och varumärkesutvecklingsarbete i samverkan med näringsliv, föreningsliv och invånare i Flen. 1.2 Bakgrund Faktorer som påverkar Flens Kommun i dag och som lägger bakom initieringen af Färdplan Flen inkluderar Ett sjunkande befolkningstal, från 18735 invånare i 1965 till 16133 i 2008. Detta medför en minskning i skatteintäkter på 117 miljoner kronor. Omstruktureringar i näringslivet från en hög grad andel industrisysselsättning till en allt större tjänstesektor En utveckling från ett fåtal stora arbetsgivare inom industrin till ett stort antal småföretag En minskning av det kommersiella utbudet Dåliga placeringar i nationella undersökningar i förhållande till boende, besök och näringsliv. Utifrån denna bakgrund har Kommunfullmäktiga och Kommunstyrelsen under hösten 2009 beslutat att initiera projektet Färdplan Flen, ett 10-årigt kommun- och varumärkesutvecklingsprojekt för att bryta denna trend. 1.3 Syfte och effektmål Syftet med Färdplan Flen är att utveckla kommunen och förbättra Flens varumärke med fler och nöjdare kommuninvånare i år 2019 som effektmål. 1.4 Avgränsning Färdplan Flen kommer innehålla två delar; kommunutveckling och varumärkesarbete. Kommunutvecklingen innebär det konkreta förändringsarbete som handlar om service, bemötande, effektivitet och kvalitet i kommunens verksamheter, men också den fysiska miljön, ortsutveckling, kommunikationer, centrumutveckling och näringslivsarbete. Detta inkluderar att utveckla kommunen som en god och framsynt arbetsgivare i samverkan med de anställda och de fackliga organisationer. Varumärkesarbetet kommer att fokusera på hur vi uppfattar oss själva och hur andra uppfattar oss. Varumärket kommer att utvecklas och ändras i takt med det arbete som pågår inom kommunutvecklingen. 2. Projektmål Det övergripande effektmålet för Färdplan Flen är fler och nöjdare kommuninvånare. Strategiska mål för projektet kommer att tas fram i samverkan med invånare och näringsliv som en del av processen att ta fram en gemensam vision för Flen. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 3 av 7
Varje år kommer projektplaner för utveckling gentemot de strategiska målen att tas fram. Dessa kommer tillsammans med årsrapport om projektets utveckling rapporteras till Kommunfullmäktiga. Nulägesanalys vintern 2010 Projektplan som beskriver arbetsformer och processer för att fram vision och strategiska mål - vintern 2010 Kommunikations- och marknadsföringsstrategi som del av projektplanen 2010-2011 vintern 2010 Årliga projektplaner inklusive uppdaterat kommunikations- och marknadsföringsplan - hösten 2011 och därefter varje år fram till 2018 Utveckla och implementera metod för uppföljning och redovisning baserad på vision, mål och strategier med mättbara mål som integreras med kommunens mål i budget och årsredovisning sommaren 2011 Genomföra årlig varumärke- och kommunutvecklingskonferens med deltagande från näringsliv och föreningsliv varje år med start sommaren 2011 Årlig redovisning till kommunfullmäktiga med start hösten 2010 2.1 Prioritering De ovanstående målen är möjliga att nå inom de avsatta resurser för projektet. En vägning mellan tid, kostnad och kvalitet kommer att göras senare i projektplanen. 2.2 Koppling till andra projekt/processer Färdplan Flen är närt kopplat till en rad processer och projekt som redan pågår eller är i planeringsskede inom kommunen. T.ex. revidering av översiktsplan och fördjupning, utveckling av näringslivsstrategi och ortsutveckling. Det är av stor vikt att Färdplan Flen integreras med dessa initiativ och projekt, och det kommer att framgå i projektplanen hur detta göras. 2.3 Koppling till kommunens målområden Färdplan Flen är direkt kopplat till kommunens övergripande mål Fler och nöjdare kommuninvånare. Projektet förväntas att bidra direkt till detta mål. 2.4 Förutsättningar Projektet kommer att följa lagen om offentlig upphandling när externa tjänster användas i projektet. 3. Tidplan Tid Fas Resultat Sommaren 2010 Planerings- och visionsfas Projekt- och vintern 2011 kommunikationsplan Nulägesanalys Vision och strategiska mål framtagen i dialog med Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 4 av 7
näringsliv och föreningsliv Interna projekt för utveckling av bemötande, kvalitet och effektivitet 2012 2013 Projektutveckling i förhållande till strategiska målen Delprojektplaner Redovisning till kommunfullmäktiga Implementering av styrsystem 2014 Projektutveckling i förhållande till de strategiska målen Delprojektplaner Redovisning till kommunfullmäktiga 4. Finansiering Medel för projektet har avsatts från medel budgeterat inom ökning av befolkningstalet. 5. Beräknade kostnader och tidsåtgång 5.1 Kompetensbehov Roller i projektet inkluderar: Projektägare; kommunfullmäktiga som har delegerat detta ansvar till Kommunstyrelsens arbetsutskott. Styrgrupp; Kommunstyrelsens Arbetsutskott + representanter för ledningsgruppen Projektledare; Karina Krogh, Strategiska Staben, heltid Projektadministratör, halvtid Referensgrupp; näringsliv och nätverket av bygderåd i Flens kommun, träff ungefär varannan månad. Delprojektägare för de olika delprojekten kommer att utpekas tillsammans med styrgrupper. Likadan kommer delprojektledare och arbetsgrupper för de olika delprojekt att tillsättas löpande och om möjligt med folk från olika förvaltningar och när relevant med externa parter. Projektledning; projektledaren och delprojektägarna. Kunskap om att arbeta med och leda projekt krävs för alla implicerade och i synnerlighet för styrgruppen och projektledare som utpekas löpande. En utbildning inom projektledning kommer att anordnas under hösten 2010. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 5 av 7
Kunskaper om och kompetenser i medborgardialog kommer att krävs. Kompetensutveckling inom detta område kommer att inkluderas i projektplanen. 5.2 Kostnadsramar Kostnadsrammorna är beskrivna i budgeten och fördelas mellan Projektledning; personalkostnad inkl. sociala avgifter, rekrytering, transport och material Kommunikation och information; nulägesanalys, informationsmaterial, evenemang och marknadsföring Kompetensutveckling och omvärldsanalys; utbildning, seminarier, studiebesök och konsulttjänster Undersökningar och informationsinsamling; medborgarundersökningar genom enkäter, paneler, intervju, etc. Ortsutveckling; processtöd, information, evenemang, etc. Projektpengar; quick fix, etc. 6. Risker Risk värderas utifrån sannolikhet och dets påverkan på projektet. En skala från 1-3 användas. 1 innebär liten sannolikhet att risken kommer att hända, 3 mycket stor sannolikhet. 1 att påverkan på projektet är minimal om risken händer och 3 mycket stor påverkan på projektet. Värden på sannolikhet och påverkan multipliceras och detta indikerar det övergripande risktalet. Risk Åtgärd Ägare Sannolikhet/påverkan Bristande engagemang från näringsliv och föreningsliv Processer utvecklas det närings- och föreningsliv löpande informeras om och Styrgrupp och projektledare 2/3 6 Otydlig arbetsfördelning och prioritering internt ledar till otillräckliga resurser för de olika delprojekt Otillräcklig kunskap om projektmodell ledar till att projekt inte genomförs Otillräcklig uppföljning på vision och strategi ledar till bristande uthållighet involveras i projektet Ledningsgruppen involveras i identifieringen av fokusområden och delprojekt Projektutbildning genomföras Styrsystem införas som integrerar projektets mål med kommunens budgetoch resultatuppföljning. Ledningsgruppen och projektledare 2/2 Lars Rådh 1/3 Ekonomichef och projektledare 4 3 3/3 9 Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 6 av 7
7. Rapporteringsrutiner En kommunikationsplan för projektet kommer att utvecklas under hösten 2010. Inom den kommer kommunikationsformer och fora att identifieras som säkerställer att inte bara styrgruppen men så många som möjligt kan följa projektets utveckling. Projektmodellen kommer att användas för alla delprojekt och uppdrag inom Färdplan Flen. Därmed kommer det att finnas projektplaner inklusive tidsramar, budget och process för rapportering och beslutstagande inom de enskilda projekten. Projektledaren för Färdplan är ansvarig för att genom delprojektägarna att följa upp på delprojekten inom alla delprojekten och sammanställa detta för projektledningen. Övergripande statusrapporter kommer att sammanställas till styrgruppen. Referensgruppen kommer att sammankallas varannan månad och frågas till råd om processen och utvecklingen i projektet. Centrala samverkansgruppen kommer med jämna mellanrum att informeras om projektets utveckling. Hela projektet kommer att redovisas till kommunfullmäktiga en gång årligen tillsammans med projektplan för kommande året. Ett styr- och ledningssystem kommer att utvecklas som en del av projektplanen för att säkerställa att de mål och den uppföljning som bör ske inom Färdplan flen integreras med de mål och det uppföljningsarbete som kommunens löpande budget- och resultatuppföljning. Beslutad i Kommunstyrelsen 101129 Sidan 7 av 7