Manual WebSesam S2 Version: 1 Ansvarig: Jessica Isaksson
2(21) ÄNDRINGSFÖRTECKNING Version Datum Ändring Beslutat av Datum 1. 2011-03-18 Nyutgåva
3(21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 FÖRHÅLLNINGSREGLER 4 2 STARTA WEBSESAM 5 3 VÄLKOMMEN TILL WEBSESAM 6 4 HJÄLPMEDEL 7 5 INDIVIDKORT 10 6 VARUKATALOG 11 7 SÖK ARTIKEL 13 8 KUNDORDER 14 9 ARBETSORDER 17 10 CFR 18 11 MEDDELANDEN 19 12 DINA UPPGIFTER 20 13 ALLMÄN INFO 21
4(21) 1 FÖRHÅLLNINGSREGLER I WebSesam har varje användare ett personligt användarnamn och lösenord som är kopplat till förskrivaren. Förskrivarens namn kommer att kopplas till allt som registreras i WebSesam. All din aktivitet i systemet kommer att loggas. Låna därför inte ut ditt användarnamn och lösenord! Tänk på att du hanterar personuppgifter och att brukaren ska informeras om att dennes uppgifter kring hjälpmedelslånen dataregistreras. När du beställer kan du inte välja vilken betalare du vill, utan betalaren styrs utifrån den rekvirent du är kopplad till. Är du kopplad till flera rekvirenter kan du välja betalare. Du kan inte i textrutan ange t ex patienten ska betala själv. Beställningar av vissa hjälpmedel kan i nuläget inte ske via WebSesam. Hjälpmedel med kostnadstak, där hela eller viss del av kostnaden ska faktureras brukaren, kan inte hanteras i WebSesam. De förskrivningar som ska kompletteras med ett utprovningsprotokoll eller beredningsunderlag, exempelvis lyftar, sängar, arbetsstolar och rullstolar, kan inte hanteras i WebSesam. Se förskrivardirektiven på www.jll.se/hmc för information. För vissa hjälpmedel, exempelvis vissa rullstolar, gäller att förskrivningen ska läggas i prioritetsordning av konsulent innan den går till leverans eller tekniker. Därför kan de inte hanteras i WebSesam. Många tillbehör har inte ett beställningsbart Sesamnummer, och kan därför inte hanteras i WebSesam.
5(21) 2 STARTA WEBSESAM För att starta WebSesam måste du ha tillgång till Microsoft Explorer. Starta Explorer och ange adressen www.jll.se/hmc för att komma till Hjälpmedelscentralens hemsida. Klicka på länken För förskrivare i vänstermenyn, därefter på WebSesam. På sidan för WebSesam finns en länk till både skarp- och demoversion (se bilden). Klicka på WebSesam Inlogg för att få upp inloggningsrutan. Här anger du ditt användarnamn och lösenord (se bilden).
6(21) 3 VÄLKOMMEN TILL WEBSESAM När du startat WebSesam möts du av den här bilden: Din användaridentitet vid inloggningen styr vilket namn som visas på skärmen. Detta namn kommer att sättas som avsändare på samtliga transaktioner du gör i WebSesam. Användarnamnet styr även vilken kund och vilket lager du är kopplad till. I översta fältet visas ditt namn och din organisation samt fyra kommandon: information ger dig information om vilken sida du är inne på i systemet (används t ex om du kontaktar supporten). Här finns även en utskriftsfunktion (nytt i Sesam2). När du klickar på hjälp öppnas ett fönster med hjälptext om den bild du befinner dig på. Kommandot avsluta använder du för att logga ut ur WebSesam. Denna manual hittar du i S2 under Allmän info i den blå högermenyn (manualen finns även på HMC s hemsida) I den blå högerspalten finns de funktioner du kan välja. Observera att det som i Sesam Classic hette Ordination nu heter Kundorder. På startsidan visas de meddelanden/ordinationsbekräftelser du fått. Meddelanden kan även läsas via menyvalet Meddelande i högerspalten.
7(21) 4 HJÄLPMEDEL Via menyvalet hjälpmedel i högerspalten kan du via person- eller vårdenhetsnummer söka fram vilka hjälpmedel en patient/vårdenhet har (se bilden). Välj om du vill söka efter en patient eller vårdenhet. Fyll i personnummer och klicka på sök. Skriv samtliga siffror i en följd, utan bindestreck. Du behöver inte skriva in sekelsiffra. I bilden hjälpmedel per mottagare visas patientens namn och adressuppgifter och därefter de hjälpmedel som ordinerats (se bilden). För varje hjälpmedel visas positionsnummer, artikelnummer, artikelbenämning, ev. individnummer, ordinationsdatum, ordinerat antal, leveransdatum och levererat antal. Vill du se vilka hjälpmedel patienten haft tidigare klickar du på återlämnade hjälpmedel. För att beställa ett nytt hjälpmedel till patienten klickar du på beställ, kontrollerar uppgifterna och klickar på fortsätt (se bilden).
8(21) Vill du se vilka arbetsordrar som finns registrerade för patienten klickar du på registrerade AO. Vill du skapa en hämtorder klickar du på hämtorder (nytt för WebSesam 2, se bilden). Vill du ha information om någon av de artiklar som patienten har, klickar du på önskat artikelnummer och väljer artikelinformation eller kundordöversikt. Finns komponenter till artikeln visas dessa genom en parentes efter artikelnumret, t ex 11288 (7) anger sju komponenter. För individmärkta hjälpmedel kan du nå individkortet genom att klicka på individnumret (se bilden).
9(21) Även här kan du klicka på ett artikelnummer för att gå till någon av funktionerna artikelinformation eller ordinationsöversikt. Ordinationsöversikten visar aktuell information om valt hjälpmedel. Du får uppgifter om vem som är ordinatör/rekvirent respektive betalare. Ordinationsnummer och ordinationsdatum visas (se bilden). I bilden visas en sammanställning om aktuell ordination och hjälpmedlet. Överst visas brukarens namn och personnummer, därefter ordinatör/rekvirent. Du kan klicka på ordinatörens namn för ytterligare uppgifter. De hyresuppgifter som visas är avtalsnumret mellan mottagare och betalare samt under vilken tid hyresavtalet löper. Saknas t.o.m-datum gäller avtalet tills vidare. Artikelnummer, artikelbenämning, individnummer och artikelenhet visas. Finns en beställning kopplad till kundordern visas beställningsnumret.
10(21) 5 INDIVIDKORT I funktionen individkort söker du via individnummer fram information om ett visst hjälpmedel (se bild). Ange individnummer och klicka på sök. Känner du inte till hela individnumret kan du skriva de inledande siffrorna efterföljda av en asterisk (*). Alla individer som börjar på dessa tecken visas då i en lista. Även här kan du lägga en hämtorder genom att klicka på hämtorder. Detta är nytt för Sesam 2. Information om individen och brukaren visas på skärmen. Du kan se artikelnummer, benämning, serienummer, lager, leverantörsnummer och -namn, samt datum för senaste förebyggande underhåll. Klicka på artikelnummet för att gå till artikelbilden med information om artikeln. Klicka på komponenter för att få information om ingående komponenter. Klicka på registrerad AO för att få information om det finns några arbetsorder registrerade på denna individ. När du klickar på brukarens namn visas en meny med bilder du kan hoppa till: återlämnade hjälpmedel, hjälpmedel och arbetsorder. Klicka på önskat alternativ för att gå till aktuell bild.
11(21) 6 VARUKATALOG För att leta i hela artikelsortimentet klickar du på menyvalet Varukatalog i högerspalten. Då visas alla produktområden. Klicka på beskrivningen för önskat produktområde, t ex Hjälpmedel vid förflyttning. Via produktområde, undergrupper och sökgrupper visas de artiklar som ingår. Klicka på önskat artikelnummer för att gå till artikelbilden. Har du kommit till varukatalogen via en kundorderrad finns en kolumn med beställningsrutor. Klicka i rutan för de artiklar du vill beställa och därefter på beställ, för att ta med artiklarna tillbaks till kundorderraden. Artikelbilden innehåller information om vald artikel och kan även innehålla ett foto av artikeln. Samtliga leverantörer och deras respektive artikelnummer visas.
12(21) Hyra, försäljningspris och giltighetsdatum visas enligt den prislista du är knuten till. Du kan se det antal disponibla enheter av artikeln som finns i förrådet. Dessutom visas beräknat leveransdatum utifrån artikelns tillgänglighet, lager, ledtider från leverantör och möjlig leveransdag via turbilsstyrning om du skulle beställa artikeln idag. Klicka på beställ för att beställa artikeln i kundorderfunktionen.
13(21) 7 SÖK ARTIKEL Du kan enkelt söka efter en artikel. Du kan söka utifrån ett eller flera sökbegrepp och ange antingen hela sökbegreppet eller bara några tecken. Tryck på pilarna för att se vilka leverantörer alt. ISO-koder som finns. Du kan söka fram artiklar hos en viss leverantör genom att markera leverantören i listan. Du kan även ange ett antal kända siffror i början av leverantörens artikelnummer, då listas alla artiklar som börjar på denna sifferkombination. Du kan också söka efter artikelbenämningar. Vid sökning på bord kommer alla artiklar med artikelbenämningar som innehåller bord, t ex gåbord, duschbord, rullbord et c att listas. De artiklar som matchar din sökning visas i en lista och du kan klicka på den artikel du vill ha information om. Då kommer du till bilden artikelinformation. Klicka på beställ för att beställa artikeln i kundorderfunktionen.
14(21) 8 KUNDORDER Kundorder i Sesam 2 motsvaras av Ordination i Sesam Classic. Detta är den första bilden för hjälpmedelsordination. Kommer du till bilden via Hjälpmedel eller CFR är aktuellt personnummer redan ifyllt. För att beställa hjälpmedel från hjälpmedelscentralen ska beställning vara markerad. Klicka på fortsätt för att gå vidare till kundorderraderna. Nästa steg i beställningen är att registrera vilka artiklar som ska beställas. I bilden visas patientens namn. Ange artikelnummer för den artikel du vill beställa och vilket antal enheter du vill beställa. Du kan söka artiklar via menyvalen Varukatalog och Sök artikel. Klicka på spara ändringarna för att uppdatera och visa ordinationsraderna. Registrera artikelnummer och antal samt klicka på spara ändringarna för samtliga artiklar du vill beställa. Genom att klicka i rutan i kolumnen ta bort markeras raden för borttagning, verkställ därefter borttagningen med knappen spara ändringarna.
15(21) Du kan skriva egen informationstext till artikelraderna i fältet för tilläggstext i samband med att du registrerar en artikel. Vill du lägga till en text i efterhand skriver du in texten, markerar rutan under kolumnen text för den rad texten ska tillhöra och trycker på spara ändringarna. Leveransdatum är preliminärt och beräknas med hänsyn till disponibelt saldo, turbil mm. Definitivt leveransdatum får du med orderbekräftelsen i meddelandefunktionen. När du registrerat samtliga artiklar klickar du på fortsätt för att skapa din order. Klickar du på avbryt makuleras samtliga ordinationsrader och du kommer tillbaka till första ordinationsbilden. I denna bild visas samtliga uppgifter från din ordination. Finns fler rader än vad som ryms på skärmen visas rullningspilar. Använd dessa för att se samtliga rader. Patient- och rekvirentuppgifter visas. Ange om leveransadressen ska hämtas från förskrivare, rekvirent eller patient. Du kan också skriva in eller ändra leveransadressen i fälten. I rutan övrig information kan du skriva ett meddelande till HMC som hamnar på plocklistan i förrådet obs! Denna information når inte konsulenterna! Därunder visas ordinationsraderna och ordinationens totalpris.
16(21) Klicka på verkställ för att sända iväg ordinationen. När ordinationen sänts iväg visas dess referensnummer på skärmen. Du kan klicka på numret för att se ordinationen. I bilden Dina uppgifter kan du se samtliga ej slutlevererade ordinationer som ligger öppna på HMC för din räkning. Här visas både nya och restnoterade ordinationer.
17(21) 9 ARBETSORDER Arbetsorder använder du för att beställa en konsultation eller en reparation. Bästa sättet att lägga en arbetsorder är när du är inne på sidan Hjälpmedel per mottagare. Ange personnummer och klicka sök. Du får nu upp en lista över de hjälpmedel som mottagaren har. Om du klickar på artikelnumret får du upp en liten meny där du väljer Arbetsorder. Tillbehör som behövs för att en arbetsorder ska kunna utföras beställs som övriga hjälpmedel, i meddelanderutan skriver du arbetsorder är skriven. I arbetsordern till tekniker skrivs tillbehör är beställda. Ange typ av åtgärd. Fyll sedan i fältet Felbeskrivning, där du med egna ord ger en kortfattad beskrivning av felet. Ange också här om reservdelar är beställda. Meddela i felbeskrivningsrutan aktuellt telefonnummer till patient/anhörig/personal, så att tekniker kan få tillgång till hjälpmedlet och utföra arbetet. Klicka på Hämtas eller utföres. Välj om adressen ska hämtas från kund eller mottagare, fyll i ev. portkod. Tekniker/konsulenter avgör om arbetet ska hämtas eller utföras på plats.
18(21) 10 CFR Vill du se vilka hjälpmedel en viss person har, men saknar uppgift om personnummer, kan du söka i Centrala folkbokföringsregistret, CFR, via menyn i högerspalten. I CFR kan du söka utifrån ett eller flera sökbegrepp och ange antingen hela sökbegrepp (t ex Berglund i namnfältet) eller bara några tecken (t ex Berg ). Ju mer du preciserar sökbegreppet, desto fortare går sökningen och desto färre personer kommer att visas. Klicka på namnet på för den person du vill ha mer information om. Denna personinformation visas för den person du valt. Har personen hjälpmedel visas länken hjälpmedel efter personuppgifterna. Klicka på länken för att gå till hjälpmedelsbilden. För att beställa hjälpmedel till personen klickar du på beställ.
19(21) 11 MEDDELANDEN I bilden visas de meddelanden/ordinationsbekräftelser du fått, med uppgift om avsändare, typ av meddelande och ankomstdatum. Ett kuvert indikerar ett oläst meddelande. När du läser meddelandet ändras ankomstdatumet till rött, och kuvertet försvinner. Tar du bort ett meddelande försvinner det från listan. Ett meddelande från avsändaren Hjälpmedelscentralen innehåller en orderbekräftelse från HMC. Klicka på ankomstdatumet för att läsa meddelandet. Vill du inte spara meddelandet klickar du i rutan ta bort meddelande och trycker på verkställ.
20(21) 12 DINA UPPGIFTER I denna bild finner du uppgifter om din användaridentitet i Sesam: vilken rekvirent och betalare du tillhör, samt vilket lager och förråd du är kopplad till. Du har också möjlighet att söka bland befintliga kundorder och arbetsorder. Om du klickar på öppna kundorder visas samtliga ordinationer som är registrerade, men där slutleverans ännu ej skett. Accessrättigheter anger vilka patienter du har rätt att handlägga eller se uppgifter om. Du kan bli tilldelad tillfällig accessrätt för enstaka patienter utanför ditt ordinarie område. Du kan titta på en kundorder genom att klicka på referensnumret respektive kundordernumret. Vill du leta efter andra kundorder än dina egna, kan du söka genom att ange förskrivare/beställare eller kundordernummer och därefter klicka på sök. Det räcker med att fylla i sökbegrepp enbart i ett fält. Du behöver inte heller ange hela numret i fälten utan kan ange så många siffror du känner till, varpå alla kundorder som börjar med denna/dessa siffror kommer att visas. Du kan också söka bland befintliga och levererade beställningar. Sök genom att ange kundordereller följesedelsnummer och klicka på sök. Restnoterade rader visas inte.
21(21) 13 ALLMÄN INFO Funktionen allmän info i funktionsmenyn visar olika typer av information och dokument som HMC valt att lägga upp. Här hittar du till exempel denna manual (finns även på hemsidan). Informationen kan läggas allmänt som i bilden ovan, eller kopplat till en viss ISO-kod (se nedan). Att information finns att läsa visas genom en röd stjärna efter texten i varukatalogen.