SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (14) Plats och tid E 520 kl 13:15-16:00 Beslutande Stefan Bergman ordförande Britt-Marie Lundström Karl-Erik Gustavsson Margareta Lundgren Robert Ignberg Catarina Lundberg Leif Holmkvist Lillian Carlstén tjg ersättare Nils E Vesterberg Övriga deltagande Elsy Larsson ersättare Erik Lundgren Jan Wiberg projektchef Ulrica Marklund enhetschef ekon, kl 13:15-13:55 Kent Nygren förvaltare Claes-Bertil Söderlund revisor, kl 13:15-14:30 Kjell Eriksson revisor, kl 13:15-14:30 Thomas Nordenstam revisor, kl 13:15-14:30 Hallgerd Pettersson sekreterare Utses justera Nils E Vesterberg Paragrafer 101-110 Underskrifter.. /Stefan Bergman, ordförande/ /Hallgerd Pettersson, sekreterare/.. /Nils E Vesterberg, protokollsjusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har ss upp Anslaget tas ner efter 2007-11-21 2007-11-27 2007-12-11 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret Hörnellgatan 5, Skellefteå Underskrift. Hallgerd Pettersson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Information Revisionen Revisorerna går igenom revisionsrapporten som delgetts nämnden. Revisorerna har granskat: Fastighetsnämndens ansvarsutövande Lokalförsörjning Koncernsamverkan För utveckla nämndens ansvarsutövande lämnas följande rekommendationer: Vilka uppdrag Vilka lagar som styr och de följs Bevakning av uppdrag från fullmäktige ska bli bättre Formulera mätbara mål Hur ekonomiska rapporteringen ska utformas tex investeringsprojekt I protokoll avser återrapportering visa hur nämnden värderar mottagen information Externa avtal ska antingen skrivas under av ordförande eller förvaltningschef. tacka för lämnad redovisning
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Fa 101 Au 59 Dnr 07 2400 104 Gränsdragning mellan fastighetskontoret och hyresgäst Fastighetskontoret har utarbetat förslag till en ny gränsdragningslista (se bilaga) mellan fastighetskontoret och de kommunala förvaltningar som hyr. Syftet med gränsdragningslistan är klarlägga vem som har åtaganden gällande anskaffning, tillsyn, drift och underhåll i byggnader och installationer i fastighetskontorets fastigheter. Den nya föreslagna listan fokuserar mer på vad hyresgästen helt eller delvis har ansvar för, övrigt ligger på fastighetsägaren. Den förra gränsdragningslistan togs fram 1997 och som underlag låg en modell upprättad av f d byggnadsstyrelsen som omarbetades för bättre överrensstämma med kommunal verksamhet. Kriterierna som låg till grund för förslaget är: Jordabalkens definition av begreppet fastighet Traditionell definition av kommunal fastighetsförvaltning Ansvarsfördelning utifrån kompetens och koncernnytta För få en samsyn gällande gränsdragning är det viktigt berörda nämnder och förvaltningar ges möjlighet inkomma med synpunkter innan den slutliga listan fastställs. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar remittera förslag till gränsdragningslista till berörda nämnder och ge de möjligheter inkomma med synpunkter innan den 31 januari 2008. bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Fa 102 Au 60 Dnr 05 2510 062 Premiepengar för minskad skadegörelse Fastighetsnämnden beslutade 2005-08-31 91 om ett nytt premiesystem för motverka skadegörelse i grundskolor. Premiesystemet innebär : Varje skola, indelat i rektorsområde får ansöka om premie för man har ett aktivt skadeförebyggande arbete I ansökan ska man beskriva vad man ämnar göra eller har gjort för på ett aktivt sätt motverka skadegörelse Ansökan skickas till fastighetskontoret Fastighetskontoret och skol- och lokalgrupp utser vilka som får premier Skador som elever ska ersätta utreds som tidigare i en dialog mellan fastighetskontoret och skolledningen Vidare beslutade fastighetsnämnden 2007-01-17 10 även gymnasieskolorna skulle ingå i premiesystemet. För fastighetskontoret tillsammans med skol- och kulturkontoret och gymnasiekontoret skall kunna utse vilka skolor som skall premieras så behöver det förtydligas vilka krav som skall ställas på en ansökan. Fastighetskontoret anser ansökan skall innehålla följande kriterier: Skola Antal elever Plan/mål för det förebyggande arbetet Elevmedverkan i framtagande av målen Aktiviteter för minskad skadegörelse Uppföljning av aktiviteterna/målen Ansökan skall vara fastighetskontoret tillhanda senast den 31:a mars.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar fastställa ovan nämnda kriterier för vad en ansökan om premiepengar ska innehålla bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Kommunstyrelsen Fa 103 Au 61 Dnr 07 0530 020 Reaförlust vid försäljning av fd apoteket, Skelleftehamn Kommunstyrelsen beslutade 2007-03-06 100, om försäljningav fd apoteket i Skelleftehamn. Försäljningen inbringar 20 000 kronor. Till det kommer en avstyckningskostnad för fastighetskontoret, den beräknas tillca 16 000 kronor. Återstående restvärde på planerad avskrivning är 808 465 kronor. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen finansierar återstående restvärde på 808 465 kronor gällande fd apoteket i Skelleftehamn bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Kommunstyrelsen Fa 104 Au 62 Dnr 07 0850 098 Anskaffning av 4 servicebilar till städavdelningen Anställning som ambulerande städare vid städavdelningen innebär man nyttjar sitt privata fordon. Detta begränsar möjligheten både kunna anställa och kunna ta anställning eftersom många innehar körkort men inte bil. Bilarna fördelas enligt följande: Ambulerande 1 Ambulerande 2 Ambulerande 3 Ambulerande Öst Kostnaden för en servicebil blir ca 5 500 kr/månad, totalt 22 000 kr/månad. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna inköp av 4 servicebilar till städavdelningen. föreslå kommunstyrelsens arbetsutskott godkänna inköp av 4 servicebilar till fastighetskontorets städavdelning bifalla arbetsutskottets förslag undersöka möjligheten köpa in gasdrivna bilar.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Fa 105 Au 63 Dnr 07 2400 107 Försäljning av bostadsrätt Fastighetskontoret äger en bostadsrätt i Burträsk. Det är en 1-rums lägenhet med kokvrå om 39 kvm. Bokfört värde är 0 kr. Nuvarande hyresgäst är intresserad av köpa bostadsrätten och fastighetskontoret gör bedömning bostadsrätten inte är strategisk i en långsiktig planering. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar ge fastighetskontoret i uppdrag sälja ovannämnda bostadsrätt och ge fastighetsnämndens ordförande i uppdrag underteckna försäljningen. bifalla arbetsutskottets förslag. ge fastighetskontoret i uppdrag till kommande sammanträde redovisa hur många bostadsrätter som fastighetskontoret äger och var de finns.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Kommunstyrelsen Fa 106 Au 64 Dnr 07 2400 110 Ombyggnad på stadshotellet Fastighetskontoret har fört diskussioner med ägarna för hotell St och Aqua Spa gällande en förändring av lokalerna för kunna inrymma Aqua Spa på entréplan och i källaren. Det finns ett efters underhåll som beräknas kosta 475 000 kronor Den kostnaden faller på fastighetsägaren. Kostnaden för anpassningen av lokalerna för inrymma Aqua Spa beräknas till 1 400 000 kronor och tas ut som ett hyrestillägg gentemot hotell St. Arbetsutskottet överlämnar ärendet till fastighetsnämnden utan yttrande Vid ärendets gång i fastighetsnämnden presenterades kostnaden för ombyggnationen av Stadshotellet. föreslå kommunstyrelsen finansiera ombyggnationen på 1 400 000 kronor för inrymma Aqua Spa på stadshotellet.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Fa 107 Au 65 Dnr 07 0530 048 Prognos fastighetsnämnden oktober 2007 Fastighetskontoret har sammanställt en kortfad ekonomisk prognos för innevarande år till KLK. Utförligare prognoser lämnas i tertialrapporterna samt vid årsbokslutet. Dessa rapporteringstillfällen innebär kontoansvariga kontinuerligt arbetar med identifiera eventuella under- och överskott samt man vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärderi tid. Driftprognos per den 31/10 En analys vid oktober månads utgång visar ett prognostiserat driftöverskott på ca 20,1 miljoner kronor, vilket för växel och städenheterna till stor del beror på icke förbrukade resultatöverföringar från 2006. Det prognostiserade överskottet innefar följande: Fastighetsnämnden: - 0,1 miljoner, orsak ny nämnd och ökade arvodeskostnader. Städenheten: + 9 miljoner, pga. balanserat överskott på 7,8 miljoner från 2006, visst överskott pga. sen omställning till miniminivån för städ. Växel: +1,4 miljoner, härrör från balanserat överskott 2006. Tryckeri/Porto: - 0,5 miljoner (pga. avskrivning gammal maskinpark 0,7 miljoner) Centraladministration: + 0,5 miljoner, delvis beroende på viss vakans personal samt mindre kostnader för datakonsulter och QM-projekt. Verksamhetsavdelningen inkl IRU-projekt: +10,8 miljoner. Medierna följer budget men oro finns för kommande köldperioder. Prognostiserat överskott härrör från icke avslutade drift- och IRU-projekt.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Lokalförsörjningsavdelningen inkl underhållsprojekt och IRU-projekt: -1,0 miljoner, se bilaga 1. Hyresintäkter/hyreskostnader: Följer budget Utfallet per den sista oktober för samtliga driftprojekt ses i bilaga 2. Utfallet per den sista oktober för samtliga IRU-projekt ses i bilaga 3. Investeringsprognos per den 31/10 Vad gäller investeringar är prognosen ett överskott på ca 1 miljoner kronor. Detta innefar ett stort underskott för Evenemangsarenan (ca -45 miljoner beroende på lyftplan) där man dock har ny budget under 2008. Det är i övrigt främst investeringarna i Brinkenrestaurangen (+5), Apoteket i Hjorten (+5), Lövångerskolan (+2), Inre Ursvikenskolan (+12), Eddahallen (+15), Styr och reglerteknik, Ungdomsfotbollshall samt Ny manege i ridhus som inte kommer slutföras under året och fastighetsnämnden balanserar därför över kvarvarande medel till 2008. Utfallet för samtliga investeringsprojekt per den sista oktober visas i bilaga 4. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna redovisad information efter genomgång godkänna den redovisade prognosen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Kommunstyrelsen Fa 108 Au 66 Dnr 07 2400 099 Förhyrning av lokal för delar av Solkrafts verksamhet Solkraft har för närvarande sju olika arbetsplaster i Skellefteå. Det har gjorts en genomgång av deras lokaler och det har konstaterats ett behov av förändrade lokaler. Det har förts en diskussion med ägaren av f d Hyresbutiken om få hyra dessa lokaler. Solkrafts tanke är där skulle återbrukarna, tapetseriet, snickeriet, och eventuellt Gula Villan inrymmas. Kostnaden för lokalen är 996 000 kronor/år och kontraktet löper på 5 år. Lokalernas yta är 1350 m 2 (varmt) och 130 m 2 (kallt). Fastighetskontoret har tillsammans med Solkraft sett på en lösning som innebär Solkraft förlägger delar av verksamheten till f d Norsjöbuss. Årskostnaden på en sådan lösning med en investering på 5 miljoner kronor skulle innebära en hyra på drygt 1 000 000 kr/år och man skulle inte kunna säga upp Solkraft Nord (årskostnad 300 000 kr) Norsjöbuss fd lokaler ägs av Skellefteå kommun och Hyresbutikens ägare är SB Mikael Dahlberg Invest. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar förhyra 1480 m 2 för Solkraft och föreslå kommunstyrelsen godkänna förhyrningen. bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Fa 109 Dnr 07 0530 061 Informationspunkter Stadshuset och Hjorten: Jan Wiberg informerar om till och utbyggnaden av Stadshuset beräknad kostnad 25 miljoner, samt flytten av apoteket till Hjorten kommer vara genomfört till maj 2008. Catarina Lundbergs fråga angående försäljning av Centrumhuset i Jörn Folkets Hus kommer få vara kvar tills vidare, har ett 5-års kontrakt. Robert Ignberg om gamla tandläkarstation i Bureå dessa lokaler används idag av skolan. godkänna informationen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Fa 110 Dnr 07 0530 008 Delgivningar Följande protokoll delges och lägges till handlingarna: Fastighetsnämndens au 2007-10-10 Fastighetsnämnden 2007-10-17 lägga delgivningarna till handlingarna.