Verksamhets- och ledningsstöd Landstingsservice ekonomienhet TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2016-03-18 Landstingsfullmäktige Sida 1(2) Referens Diarienummer 150625 Genomförandebeslut avseende ombyggnation av lokaler för läkarutbildning vid länssjukhuset i Kalmar Förslag till beslut 1. Landstingsfullmäktige ger landstingsservice i uppdrag att tillsammans med personaldirektören, hälso- och sjukvårdsförvaltningen och ITförvaltningen genomföra ombyggnation av lokaler för läkarutbildning, sjukhusadministration, kliniskt träningscenter och IT-förvaltningen enligt redovisat förslag. 2. Landstingsfullmäktige anslår 3 Mkr per år från och med 2017 avseende extern förhyrhyrning av lokaler för IT-förvaltningens medarbetare i Kalmar. Bakgrund Landstingsfullmäktige beslutade i november 2015 att ge landstingsservice i uppdrag att tillsammans med landstingets personaldirektör, hälso- och sjukvårdsförvaltningen och IT-förvaltningen genomföra programarbete och ta fram underlag för genomförandebeslut för att skapa lokaler för den decentraliserade läkarutbildning som startar vårterminen 2019. Verksamheten är ny och har inga lokaler sedan tidigare. Behovet består av attraktiva och funktionella lokaler för lektioner på distans samt för social samvaro och hemvist under studietiden. Lokalbehovet omfattar lokaler för läkarutbildningens administrativa personal och 100 studenter samt 20 studenter som genomför fördjupningsarbeten. För att få tillgång till de ombyggnadsytor som krävs för läkarutbildningen måste omdisponering inom hus 02 ske och IT-förvaltningens medarbetare måste utlokaliseras till externt förhyrda lokaler. Tidplan Inriktningsbeslut togs av landstingsfullmäktige vid sammanträde den 18-19 november 2015 och genomförandebeslut kommer att fattas av landstingsfullmäktige den 25 maj 2016. Invigning av lokalerna beräknas ske den 3 september 2018. Landstinget i Kalmar län Webbplats Ltkalmar.se E-post landstinget@ltkalmar.se Postadress Besöksadress Telefon 0480-810 00 vx Organisationsnr 232100-0073 Bankgiro 833-3007
Landstinget i Kalmar län Datum 2016-03-18 Referens 150625 Sida 2(2) Göran Öberg Tf förvaltningschef Iréne Brodell Basenhetschef Bilagor 1. Ombyggnad av hus 02, Länssjukhuset Kalmar för decentraliserad läkarutbildning, forskningsenheten, KTC och sjukhusadministration, daterad den 9 mars 2016. 2. Skiss hus 02, plan 1, daterad den 3 februari 2016. 3. Skiss hus 02, sektion, daterad den 2 februari 2016. 4. Skiss hus 02, plan 5, daterad den 30 januari 2016. 5. Skiss hus 02, plan 7, daterad den 12 februari 2016. 6. Skiss hus 02, plan 8, daterad den 10 februari 2016. 7. Skiss hus 02, plan 9, daterad den 30 januari 2016. 8. Skiss hus 15, plan 2, växel, daterad den 12 februari 2016.
Underlag för Genomförandebeslut Ombyggnad av hus 02, Länssjukhuset Kalmar för decentraliserad läkarutbildning, forskningsenheten, KTC och sjukhusadministration Landstinget i Kalmar län 1 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 Sammanfattning Efter genomfört programarbete föreslås landstinget investera totalt 89 Mkr i ombyggnad av hus 02 inom fastigheten Kungsljuset 3 i Kalmar. Visionen för projektet är att skapa en hållbar och säker vård och arbetsmiljö som möjliggör en modern, effektiv och kreativ arbetsplats för studenter och personal. Målet för programarbetet har varit att planera för lokaler som utifrån ett verksamhetsperspektiv: Stödjer effektiva processer, teambildning och främjar god arbetsmiljö Skapar attraktiva och funktionella lokaler för studenter och personal Lokaler som integrerar forskning och utveckling och möjliggör en stärkt akademisk miljö Bakgrund Våren 2015 fick Landstingsservice i uppdrag att tillsammans med personaldirektören och Hälso- och sjukvårdsförvaltningen genomföra en förstudie avseende lokaler för en decentraliserad läkarutbildning vid Länssjukhuset i Kalmar. Landstingsfullmäktige beslutade i november 2015 att projektering skulle fortsätta enligt framtaget förslag. Aktivetetsbaserade arbetsplatser Aktivitetsbaserade arbetsplatser är i grunden ett arbetssätt för moderna arbetsplatser och medarbetare som bygger på modern forskning utifrån hälsosamma arbetsplatser och ny teknik. När aktivitetsbaserade arbetsplatser tar form i ett kontorskoncept utformas det efter vilka aktiviteter medarbetarna utför. Det är individens arbetsuppgifter som styr och kan utformas ur olika perspektiv beroende på olika förutsättningar och organisationens mål. Med stöd av teknik och mobilt-it så är möjligheterna obegränsade. Kontorsmiljöer som sätter fokus inte bara på individen utan på gruppen, samarbetet och variationen. Det aktivitetsbaserade kontoret är mer individanpassat genomtänkt och ger ändå en känsla av eget revir inne i den egna gruppen, en viktig psykosocial faktor. Arbetet sker inte bara vid skrivbordsplatsen utan lika gärna vid kaffeautomaten eller i lunchrummet. Plötsliga möten och oväntade samarbeten möjliggörs i dessa lokaler och uppmuntrar medarbetarnas kreativa förmågor. Ingen har ett eget skrivbord utan personliga saker förvaras i skåp och lokalerna delas in i zoner för olika aktiviteter med passande inredning. Man väljer den arbetsplats som bäst stödjer arbetsuppgiftens art och mål. Lounger, samtalsrum, grupprum och arbetsplatser för fokuserat arbete skapas och stödjer arbetssättet. Lokalernas utformning är ett koncept där färgsättning, inredning, konst, IT-teknik och möbler skapar en helhet. Detta förutsätter ett annat angreppssätt än traditionellt och ställer krav på en helhetssyn under projekteringen. Ärendet Decentraliserad läkarutbildning är en ny verksamhet med start VT 2019. Totalt 100 studenter (20 per termin), lektorer och administrativ personal behöver funktionella och attraktiva lokaler centralt placerade på sjukhuset. Läkarutbildningen på plan 8 i hus 02 ger studenternas lokaler de bästa förutsättningarna. Landstinget i Kalmar län 2 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 Studenternas sambandskrav ut mot sina placeringar på sjukhusets vårdenheter är tillgodosedda. På plan 4 i hus 02 finns det Skyways och korridorförbindelser mot samtliga hus inom fastigheten. Den vägen kan studenterna lätt ta sig fram och tillbaka mellan lektioner, lunch och sina placeringar på sjukhuset. Den önskvärda nära kopplingen tillsammans med forskningsenheten tillgodoses. Detta innebär en stärkt akademisk utbildnings- och forskningsmiljö samt på sikt en förbättrad personal- och kompetensförsörjning av läkare. Forskningsenheten ger stöd till medarbetare som vill börja forska eller som redan bedriver forskningsarbeten. I nära samarbete med studenternas akademiska miljö tros synergieffekt finnas för framtida forskning. Insikten om hur forskningsresultat växer fram och används kommer i slutändan patienten till del genom bättre kvalitet och säkrare hälso- och sjukvård. KTC, kliniskt träningscentrum är idag lokaliserade på delar av plan 5 i hus 02. Ytan och kapaciteten räcker inte till. KTC behöver utökas ordentligt i samband med att läkarutbildningen förläggs till länssjukhuset. Utbildningslokaler ska uppföras så autentiskt som möjligt utifrån vårdmiljö. Medarbetare och studenter kan träna kliniska färdigheter på modeller, detta ökar patientsäkerheten och minskar risker för felbehandling. Medicinsk simulering och scenarioträning är en angelägen funktion för att få kompetens och trygghet i mötet med patienter. KTC lokaliseras på plan 9 i hus 02 för att tillgodose en geografisk närhet till studenternas lokaler på plan 8. Detta underlättar för studenterna att självständigt öva på att utföra färdigheter och tillämpa sin kunskap i övningsmiljö. Den utökade kapaciteten tillgodoser studenternas behov och gynnar även övriga studenter och övrig personal. Sjukhusets ledningsstab och administration är idag en splittrad enhet med lokaler på plan 8 och 9 i hus 02. Tomställande av plan 8 och 9 är en förutsättning för läkarutbildningens och KTCs behov av lokaler och samband. Sjukhusadministration samlokaliseras på plan 7. En sammanhållen verksamhet på plan 7 i hus 02 gynnar teambildning och ger en bättre arbetsmiljö. Det skapas också optimala förutsättningar för att kunna bedriva ett gott och synligt ledarskap och utvecklingsarbete. Lokalerna utformas utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Detta förändrade arbetssätt ställer nya krav på lokalernas utformning för att stödja verksamhetens möjligheter till kreativitet och arbete tvärprofessionellt. Lokalerna ska stödja de oväntade samarbeten och möten som ger kreativitet och utveckling. Det är dags att förändra synen av vad administrativt arbete inom vården behöver - från expeditioner och arbetsstationer till en palett av behovsstyrda administrativa arbetsplatser. Sjukhusadministration har valt att vara föregångare i detta nytänkande. IT-verksamheten flyttas till externa lokaler i centrala Kalmar för att skapa ytor som kan byggas om till lokaler för läkarutbildningen och sjukhusadministration. ITs lokaler hos extern fastighetsägare tillgodoser mer än väl verksamhetens behov och framtida kapacitet kan ökas med upp till 25 %. Verksamheten ser möjligheter till effektivitetsutveckling då man blir en mer samlad enhet. Den årliga externa hyreskostnaden uppgår till 3 Mkr. Förutom externa lokaler har IT behov av nedslagsplatser och ytor för service mot kunder på länssjukhuset vilket inryms på plan 5 i hus 02. Landstinget i Kalmar län 3 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 MDK, videokonferensbaserat multidisciplinärt konferensrum är ett nytt behov som framkommit under processen. En multidisciplinär konferens samlar medicinsk personal med olika specialistkompetenser och funktioner för att, efter diagnostik, gemensamt komma överens om den mest lämpliga behandlingen för en viss patient. De tekniska lösningarna är komplexa för att kunna presentera olika bilder samtidigt och konferera med flera externa deltagare. Behovet av ytterligare ett sådant rum är ett led i arbetet med standardiserade vårdförlopp. Utrymme för detta kan tillskapas på plan 5 i redan planerat konferensrum. ID-Kortenheten får nya lokaler på plan 5 och flyttas upp från källarplan för att bättre tillgodose medarbetarnas behov. Teleservice bemannar informationsdisken i huvudentrén, sjukhusväxeln och tar emot fysiska besök från verksamheterna för hjälp med service och felsökning av telefoni och larmsökare flera gånger dagligen. Teleservice måste lämna sina lokaler för att lokaler för läkarutbildningen ska kunna skapas. Mindre anpassning och ombyggnad av bibliotekets f. d lokaler plan 2 hus 15 utförs. Detta för att möjliggöra ensamarbete under obekväm arbetstid och tillgodose verksamhetens behov av funktionella lokaler. Mål och syfte Visionen för projektet är att skapa en hållbar och säker vård och arbetsmiljö som möjliggör en modern effektiv och kreativ arbetsplats för studenter och personal. Ombyggda lokaler i hus 02 förväntas att: skapa en attraktiv utbildningsort som integrerar utbildning, forskning och utveckling samt främjar framtida goda samarbeten och på sikt en förbättrad personal och kompetensförsörjning av läkare vara en föregångare för den goda arbetsplatsen med mer hälsosamma, kreativa och utvecklade administrativa arbetsplatser i flexibla lokaler som tillåter kontinuerlig verksamhetsutveckling erbjuda arbetsplatser som anpassats för olika aktiviteter genom behovsstyrda arbetsplatser öka välbefinnandet och effektiviteten samt öka samarbetet mellan olika team och funktioner Begränsningar I programarbetet har behovet av anpassningar och ombyggnad ute i vårdverksamhet utifrån studenternas behov ej studerats. Omfattningen är i nuläget okänt. Då utbildningsplanen är fastlagd kan en förstudie utifrån studerat behov påbörjas. Lämplig tidpunkt för detta är under ht 2016-vt 2017 och att Landstingsservice ges ett uppdrag att påbörja denna. Genomförandet av dessa ombyggnationer kan sedan ske etappvis i takt med utbildningen. Vid ev större ny- eller ombyggnationer under denna tid ska detta behov ingå i verksamhetens totalbehov. Landstinget i Kalmar län 4 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 Åtgärder Flytt av IT-verksamhet till externa lokaler kommer ske under december 2016, därefter påbörjas ombyggnation av hus 02. Ombyggnation kommer att ske etappvis enligt särskild turordning för att minimera behovet av evakueringslokaler och störningar på befintlig verksamhet. Ombyggnad av hus 02 Plan 1 Omklädningsrum till läkarstudenter 110 m² Plan 5 LSK-ytor för IT-verksamhet och sjukhusgemensamt multidisciplinärt konferensrum samt ID-Kortenheten 300 m² Plan 7 Sjukhusledning och administration 1 000 m² Plan 8 Decentraliserad läkarutbildning och forskningsenheten 1 000 m² Plan 9 KTC 650 m² Anpassning i hus 15 Plan 2 Teleservice 150 m² Fastighetstekniska åtgärder Ombyggnation för ny verksamhet och ny planlösning medför åtgärder på ventilation och kyla. Ny rumsbildning och förändrad verksamhet medför utbyte av ventilationsinstallationer på respektive våningsplan Landstinget i Kalmar län 5 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 Organisationsplan Landstinget centralt Peter Rydasp Styrgrupp Johan Rosenqvist Ingvar Rydén Iréne Brodell Susanna Köhlin Marie Dellve Förvaltning Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten Arbetsgrupper Representanter för berörda verksamheter Ombud Mats Eriksson Byggprojektledare Marie Dellve Funktionsplanerare Susanna Köhlin Alf Stenfelt Interna konsulter LTS Stefan Westblom FM-enheten Externa konsulter Atrio arktiekter Teknikkonulter Landstinget i Kalmar län 6 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 Tidplan Förstudie hösten 2015 Inriktningsbeslut av LF november 2015 Programarbete december 2015 april 2016 Genomförandebeslut av LF maj 2016 Detaljprojektering juni - oktober 2016 Upphandling av entreprenörer november 2016 Flytt till externa lokaler IT december 2016 Ombyggnation och inflyttning i etapper 2017-2018 Byggproduktion slutförd augusti 2018 Invigning 3 september 2018 Ekonomi (2016 års prisnivå) Total byggproduktionskostnad beräknas till 74 Mkr, verksamhetsutrustning till 14,2 Mkr och medel för konstnärlig utsmyckning till 740 000 kr. Landstingets kostnader för energi, fastighetsdrift och underhåll beräknas öka med 700 000 kr/år. Kostnader för logistik beräknas förbli oförändrade medan kostnader för lokalvård beräknas öka med 380 000 kr/år. Kapitaltjänstkostnader beräknas till 5,2 Mkr/år. Årshyran för förhyrning av lokaler för IT-förvaltningen uppgår till 3 Mkr/år inklusive el fastighetsskatt. Investering av IT-infrastruktur beräknas till 0,6 Mkr samt årlig driftskostnad 0,3 Mkr/år. Ökade driftskostnader kommer att arbetas in i Landstingsplanen from 2018. Risker Två risker är bedömda som stora (>9) enligt utförd riskanalys: 1) Antal anbudsgivare och anbudsnivå 2) Nya externa lokaler för delar av befintlig verksamhet 3) Anpassning till befintlig byggnad Uppföljning Rapportering i stora projekt sker regelbundet, en ggr/månad till byggchefen vid personliga möten och enligt uppställd redovisningsmall. Rapportering i projekt som löper enligt fastlagda planer och inom godkänd budget görs till (Investeringsrådet/Landstingsstyrelsen/Landstingsfullmäktige) i samband med ordinarie bokslutsrapportering. Datum: 2016-03-09 Handläggare: Mats Arvidsson, Marie Dellve, Susanna Köhlin (byggprojektledare, funktionsplanerare), LTS Bygg- och förvaltarenheten Landstinget i Kalmar län 7 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
Landstingsservice Bygg- och förvaltarenheten Projektnr Fastighetsbeteckning Byggnads-ID Datum D232 Kungsljuset 3 800102 2016-03-09 Bilagor: 1. Skiss hus 02, plan 1, daterad den 3 februari 2016. 2. Skiss hus 02, sektion, daterad den 2 februari 2016. 3. Skiss hus 02, plan 5, daterad den 30 januari 2016. 4. Skiss hus 02, plan 7, daterad den 12 februari 2016. 5. Skiss hus 02, plan 8, daterad den 10 februari 2016. 6. Skiss hus 02, plan 9, daterad den 30 januari 2016. 7. Skiss hus 15, plan 2, växel, daterad den 12 februari 2016. Landstinget i Kalmar län 8 (8) Landstingsservice, Bygg- och förvaltarenheten 2016-03-09
HUS 02, plan 1 OMBYGGNAD OMKLÄDNING FÖR LÄKARUTBILDNINGEN 1128 OMKL. 57pl. 1129 1130 D. 1133 OMKL. 66pl. 113111321132A 1134 FÖRR. FRD. 4545F 2016-02-02
HUS 02 PRINCIPSEKTION 4545F 2016-02-02
5219 PAUS/FIKA 5215 R 5213 5218 VÄNT 5217 5214 KPR 5216 FRD (IT) 5220 TRAPPHUS 5228 VS 5209 KORRIDOR 5212 ELC 5229 ID-FOTO 5221 EXP (ID-FOTO) 5222 DISP. 5211 ARB.-LOKAL (IT) 5223 KONFERENS/ MDK 5210 EXP (IT) HUS 02, plan 5 OMBYGGNAD FÖR IT, ID-FOTO, KONFERENS MDK 4545F 2016-01-30
7216 TRAPPHUS 7213 7224 VS 7212 TFN- 7217 ARKIV 7218 FÖRRÅD 7210 12 ARB.-PL. 7211 PENTRY/ KAFFE 7219A KONF. 20-25p 7220 GRUPP HUS 02, plan 7 OMBYGGNAD FÖR SJUKHUSADMINISTRATIONEN 7206 7207 EL 7208 SAMT/ MÖTE 7205 EL 7204 7209 TFN- 7203 R 7223 EL 7201 KPR/ KORR. 7221 GRUPP 7222 KREATIVA MET 7122 VILR./ MASSAGE 7123 7124 7125 TYST AVD., 6 ARB.-PL. MÖTE SAMT./ 7121 MÖTE 7117 TRAPPA 7107 7105 7111 KORRIDOR ELC 7112 7109 TFN.- 7110 TFN.- 7113 12 ARB.-PL. GRUPP 7126 SAMT./ MÖTE 7127 MÖTE 7128 SKÅP 40p post laddn. 7106 PAUS/LOUNGE 7129 7130 7131B FRD 7131A KOP. 7132 7133 7104 GRUPP- 7101 TRAPPHUS 7103 KPR 40p 7100 VS 7102 MILJÖ 4545F 2016-02-12
8217 LEKTOR EXP 1P 8216 LEKTOR EXP 1P 8215 LEKTOR EXP 1P 8212 EXP 1 P FOU 8211 EXP 4 P FOU 8210 EXP 1 P FOU 8209 ADMIN 3P 8219 TRAPP- HUS 8225 VS 8214 KORR. 8213 ELC 8218 EXP 2P 8220 8 ARB.-PL 8221 PAUS/FIKA 8222 KONFERENS/ UTBILDNING 8208 KOPIERING 8223 KPR 8224 R HUS 02, plan 8 OMBYGGNAD FÖR LÄKARUTBILDNINGEN 8118 TRAPPHUS 8138 VS 8119 8111 GRUPPR. 6-8 P 8120 UNDERVISNING/ KONFERENS 20-25 P 8110 UNDERVISNING/ KONFERENS 10-15 P 8109 GRUPP- 6-8 P 8124 EL 8121 UNDERVISNING/ KONFERENS 20-25 P 8108 8107 GRUPP- GRUPP- 6-8 P 6-8 P 8103 KORRIDOR 8106 LOUNGE 8122 UNDERVISNING/ KONFERENS 20-25 P 8105 PENTRY 8123 ARBPL. 2 P 8205 8206 KORRIDOR 8202 8207 KPR EL 8204 8203 8126 FRD 8125 R 81368137 8104 LKL DATORER / BIBLIOTEK CA 32 PL 8101 TRAPP- HUS 8225 FRD 8228 KPR 82268227 8102 MILJÖ- 4545F 2016-02-10
2016-01-30 4545F HUS 02, plan 9 OMBYGGNAD FÖR KTC 9121 R/ SKÖLJ 9123 9124 FRD 9126 FRD 9113 ELC 9127 METOD ÖVN. 9128 DESINF. 9129 EXP./ SAMTAL 9130 EXP. 2 P 9131 EXP. 2 P 9132 R 9134 PENTRY PERS. 9135 KOP. 9206 EL. 9203 9100 VS 9204 9201 9205 9136 tryckv. 9137 9202 KPR/ OMKL. 9207 METOD/ HLR 9208 FLÄKT 9209 HISSM.- 9210 TRAPPHUS 9101 TRAPP- HUS 9102 MILJÖ- 9104 METOD/ HLR 9105 METOD ÖVN. 9107 METOD ÖVN. 9108 FIKA/ PENTRY 9109 KONFERENS 9111 SIMULATOR- 9114 SIMULATOR- 9112 MANÖVER- 9110 GRUPP- 9115 GRUPP- 9106 FRD. HLR 9103 KORRIDOR 9139 REC./ EXP. 9133 9125 METOD ÖVN. 2 PL 9120 SLUSS 9122 WETLAB METOD ÖVN. 9119 TRAPP- HUS 9138 VS
HUS 15, PLAN 2 OMBYGGNAD FÖR VÄXELN ALTERNATIV MÖBLERING EXP 4545F 2016-02-12