PROMEMORIA Datum 2007-04-13 Författare Ruth Yosef Ny funktionalitet för Finansinspektionens offentliggörande av prospekt Finansinspektionen P.O. Box 6750 SE-113 85 Stockholm [Sveavägen 167] Tel +46 8 787 80 00 Fax +46 8 24 13 35 finansinspektionen@fi.se www.fi.se Finansinspektionen publicerar från den 13 april 2007 samtliga godkända prospekt avseende erbjudande till allmänheten och upptagande till handel på en reglerad marknad på sin webbplats i fulltextform. Funktionen för att publicera de finansiella prospekten har utvecklats. Enligt FI:s statistik är förteckningen en av dem mest besökta sidor på vår webbplats. Till skillnad från tidigare kommer samtliga godkända prospekt från november 2006 vara tillgängliga i fulltextform och sökbara på FI:s webbplats i och med introduceringen av det nya sättet att offentliggöra prospekten på. Innan den 13 april 2007 innebar publiceringen av prospekten att vi på www.fi.se endast kunde tillhandahålla en förteckning med länkar till respektive emittents webbplats. Länkarna kunde med tiden bli inaktuella. Syftet är att förbättra servicen för de som vill ta del av prospekt och erbjudandehandlingar, dvs. såväl emittenterna som investerarna och andra som av olika skäl kan tänkas ha intresse av att ta del av dessa handlingar. För att hålla en hög säkerhet i samband med publiceringen av prospekt och undvika att FI av misstag tillhandahåller fel dokument har vi infört särskilda rutiner och tekniska kontrollmoment. Vi ger den som skickar in prospektet, emittenten eller den som åtagit sig uppdraget, en möjlighet att i förhand kontrollera den information som FI kommer att publicera. För att säkerställa att vi hanterar rätt prospekt, dvs. rätt prospekt och korrekt version av prospektet, kräver en viss medverkan från din sida. Vi ber dig t.ex. att kontrollera om vi hanterar rätt dokument, vilket borde vara den slutliga versionen av prospektet som FI har godkänt. Den nya rutinen påverkar ärendehandläggningen på följande sätt. Nya rutiner Du kommer att fylla i informationen som rör publiceringen av prospektet på en blankett. Blanketten finns så väl som en del av detta introduktionsbrev som ett separat dokument på webbplatsen under prospekt. På blanketten ska det bland annat lämnas uppgifter om vem som kommer att vara 1(13)
kontaktperson för publiceringen. Notera att kontaktpersonen för verifieringen inte behöver vara densamma som kontaktperson som för prospektet. När prospektet är godkänt och emittenten offentliggjort det på sin webbplats, tar FI kontakt med den kontaktperson, vars uppgifter är lämnade i blanketten, och meddelar att det är dags att logga in. Kontakten som idag sker per telefon kommer troligtvis att ske per mejl framledes. Den slutliga versionen av prospektet, vilken ska verifieras av kontaktpersonen, ska vara den version som tidigare har skickats in till FI i ett separat mejl i slutskedet av prospekthandläggningen. För att kunna ha enhetliga dokumentnamn och för att underlätta teknisk kontroll ber vi dig namnge dokumenten på följande sätt. Namngivningen av dokumentet ska ske enligt nedan följande utformning. Behåll gärna namngivningen när prospektet läggs ut på emittentens webbplats. Kortnamn eller förkortning på emittenten Datum för offentliggörande. Ex. Volvo_prospekt_061231_556012-5790 Dokumenttyp: - prospekt - tillägg - erbjudande Emittentens organisationsnummer. Verifiering av prospekt Kontaktpersonen ska logga in, identifiera sig med hjälp av sin elektroniska identitetshandling (e-legitimation alternativt BankID) 1 och därefter verifiera prospektet enligt följande: 1. Gå in på FI:s webbplats, adressen är www.fi.se/prospekt. 2. Välj valfri inloggning. Bara den som angivits som kontaktperson till oss och vars namn och personuppgifter är angivna kan logga in sig och därigenom få åtkomst till det dokument FI avser att publicera. Identifiering av att rätt person loggat in sker med hjälp av e-legitimation, t.ex. BankID. Via länkar på inloggningssidan kan du få information om hur du skaffar e- legitimation. 1 För att veta att rätt person är inne i vårt system, görs en behörighetskontroll genom att begära legitimation, i det här fallet en elektronisk id. 2
Efter inloggning kan du nu se om det är rätt dokument och att innehållet efter en översiktlig granskning överensstämmer med den slutliga versionen av prospektet som FI avser att publicera och bekräfta det elektroniskt. Därefter ska du bekräfta detta elektroniskt. Först därefter publicerar FI prospektet på sin webbplats Utan denna bekräftelse tillåter inte våra rutiner att vi gör dokumentet tillgängligt på FI:s hemsida. Syftet med rutinen är att undvika misstag, dvs. publicering av felaktigt prospekt, från FI:s sida. Vi vill understryka att ansvaret för att informationen på FI:s webbplats är korrekt endast åvilar FI. 3. I likhet med tidigare är det den som ansöker om godkännande av ett prospekt som ska offentliggöra prospektet. Finansinspektionens publicering av prospektet är ett komplement som sker kort därefter. Frågor Om du har frågor om rutiner i ett prospektärende kontakta då gärna den aktuella handläggaren på FI. För tekniska frågor kontakta Kurt Eckerblad tel 08-787 82 50. 3
Handledning för verifieringsprocessen Förutsättningar För att kunna logga in måste du ha en e-legitimation. Som certifikat kan du använda BankID. Information om hur du skaffar dig e-legitimation, finner du på följande webbplatser: http://www.bankid.com/ resp. http://www.e-legitimation.se Logga in Gå inpå www.fi.se/prospekt Sidan Prospekt Publiceringsgodkännande kommer att bli synlig. Här väljer du sätt att logga in på. Nedan följer stegvis vägledning Här ska du välja inloggningssätt. 4
Exempel på inloggning med BankID När du loggar in med BankID kommer ett mindre program att behöva laddas ned till din dator och installeras för att hantera inloggningen med ditt BankIDcertifikat. Du får därför frågan om du godkänner installationen. För att kunna logga in med BankID måste du svara ja. Observera dock att installation inte behöver göras om du har din BankID sparad i en diskett eller ett USB-minne. För att logga in med BankID ska du svara ja här. När du har svarat ja på frågan kommer du att få ange det lösenord som du tidigare har valt för ditt BankID-certifikat. På sidan för att ange lösenord finns det tre fält: mapp ; i vilket du pekar ut var ditt certifikat ligger på datorn. Om inte rätt plats anges automatiskt i fältet kan du peka ut den genom att välja Bläddra. BankID ; i vilket du väljer certifikat om du har mer än ett på din dator lösenord ; i vilket du anger lösenordet 5
Sidan där du pekar ut ditt BankID-certifikat och anger det lösenord du har valt. Här ser du vilka prospekt som behöver ditt godkännande; för den händelsen du har flera prospekt som behöver ditt godkännande ser du flera prospektlänkar. Genom att hålla musmarkören ovanför länken, får du en hjälptext som beskriver prospektets innehåll. 6
När du väl tittat genom dokumentet och du finner det vara korrekt, ska du klicka på Godkänn. Observera att granskningen av dokumentet inte är avsedd att vara en detaljgranskning. Se punkten 2 under information. När du har tryckt på knappen Godkänn, ska du klicka på Ok givet att du godkänner prospektet. Observera att du godkänner prospektet på prospektingvarens, emittentens eller den som åtagit sig uppdragets vägnar och inte i egenskap av privatperson. 7
Nu får du bekräftelse på att du godkänt att vi publicerar prospektet på FI:s webbplats. Här kan du nu logga ut och din verifiering avslutas. 8
Nedan ser du den alternativa processen då du INTE önskar godkänna prospektet för publicering på grund av fel i dokumentet. Här klickar du på länken prospekt. Här märker du, när du tittat på pdf-filen, att den exempelvis är felaktig och vill därför inte godkänna den. 9
Här ska du uppge skälet till varför godkännandet inte kan ske. 10
Nedan ser du den alternativa processen då du ÅNGRAR ditt godkännande av prospektet för publicering. Här klickar du på länken prospekt. För den händelsen du vill ångra godkännandet av prospektet, klickar du på ångraknappen. 11
Här trycker du på knappen OK för att ångra publiceringen på FI:s webbplats. Här får du bekräftelse på ditt ångrande. 12
Bilaga 2 Uppgifter om publicering av prospekt Prospektinformationen på FI:s webbplats måste vara korrekt. Det kräver din medverkan genom att godkänna prospektet för publicering på Finansinspektionens hemsida. Detta görs elektroniskt via vår webbplats efter identifiering med hjälp av en e- legitimation alternativt BankID. Inloggning och information om olika e-legitimationer, t.ex. BankID finns på www.fi.se/prospekt Namn på prospektdokumentet i pdf-format: Av säkerhetsskäl behöver namnet innehålla bolagets organisationsnummer. Fyll i följande uppgifter Emittentens organisationsnummer: Kontaktperson för publicering: Personnummer för kontaktperson: (personnummer behövs för att möjliggöra elektronisk identifiering via e-legitimation BankID) Telefonnummer för kontaktperson: (gärna mobilnummer) Mejl för kontaktpersonen: Datum för offentliggörande av prospektet: Namn på länk till webbplats där prospektet ska offentliggöras: OBS! Nedanstående fylls i av Finansinspektionens handläggare Namn på handläggare Diarienummer Värdepapperstyp - Aktie 3 - Warrant - Obligation - Övriga Dokumenttyp - Erbjudandehandling - Grundprospekt - Prospekt - Registreringsdokument - Tilläggsprospekt - Värdepappersnot Tilläggsprospektet är kopplat till, ange Värdepapperstyp Dokumenttyp Offentliggörandedatum Har prospektet offentliggjorts av emittenten? Ja Nej 2 Bilaga till mallen Ansökan om godkännande och registrering av prospekt 3 Aktier och andra aktierelaterade finansiella instrument. Se definitioner i lagen om handel med finansiella instrument 1 kap 1 13