Aktivitetskort på nätet Handbok 1
Aktivitetskort på Nätet (ApN) Som förening kan ni ansöka om bidrag och följa ert ärende via ApN. Var ni än är i världen och vilken tid det än är på dygnet kan ni logga in i ApN och uppdatera era föreningsärenden gentemot kommunen. Varje föreningsstyrelse utser 1-3 föreningsadministratörer som har styrelsens förtroende och uppdrag att uppdatera föreningens uppgifter, ladda upp årsmöteshandlingar samt ansöka om eventuella bidrag. Föreningsadministratörens inloggningsuppgifter fungerar som en digital signatur och ersätter därför namnunderskrift, detta är juridiskt godkänt. Kontakta Juan Colarte på fritidsbokningen, kultur- och fritidsförvaltningen, via mail eller telefon för att erhålla inloggningsuppgifter till ApN. Det som behövs är: Föreningens namn Föreningsadministratörens namn Föreningsadministratörens person nummer (ååååmmdd-xxxx) Föreningsadministratörens mobilnummer Föreningsadministratörens e-post Adress till ApN Inlogg: www.haninge.se/uppleva-och-gora/foreningar/apn Manual för ApN Finns under: www.haninge.se/uppleva-ochgora/foreningar/apn 1
Kom i gång Alla föreningar som är registrerade i Haninge kommuns föreningsregister kan få inloggningsuppgifter till ApN. Föreningsregistret finner ni här: www.haninge.se/uppleva-och-gora/foreningar/ Om ni inte är med i föreningsregistret, vänligen kontakta Juan Colarte. Uppdatering av föreningsregistret görs sedan av föreningar själva via APN-systemet. Digital signering Skaffa inlogg till ApN Inloggningsuppgifterna till ApN fungerar som en digital signatur vid inlämnande av föreningsuppgifter, årsmöteshandlingar samt insändande av bidragsansökan. Vi rekommenderar att alla föreningar har tre föreningsadministratörer. Föreningsadministratören erhåller inloggningsuppgifter till ApN av Juan Colarte. Vid ansökan om inloggningsuppgifter ange: Föreningens namn Föreningsadministratörens namn Föreningsadministratörens personnummer (ååååmmdd-xxxx) Föreningsadministratörens mobilnummer Föreningsadministratörens e-post Obs! Ledare erhåller inlogg till ApN från föreningsadministratören. Fullständigt personnummer ApN kräver ett fullständigt personnummer på tolv siffror för varje administratör/ledare/deltagare som registreras i systemet. Personuppgifter kan idag hämtas från antingen Skatteverket eller från försäkringsbolaget som föreningen använder i samband med försäkring av de aktiva. Alla som erhåller ett inlogg till ApN uppger sitt tolvsiffriga personnummer. 2 Detta fullständiga personnummer är alltid synligt för föreningsadministratören samt kommunadministratören.
Skyddat och krypterat Det tolvsiffriga personnumret är skyddat och krypterat i tolv tecken som är godkänt av Datainspektionen. Den enda gången det fullständiga personnumret på en deltagare är synligt är när en ledare lägger till en deltagare i ApN. Personnumret krypteras sedan för all framtid och de fyra sista siffrorna kan varken ses av ledaren, föreningsadministratören eller kommunadministratören. Folkbokföringsregistret Skyddad identitet/asylsökande Ändra lösenord ApN är kopplat till Skatteverkets folkbokföringsregister. Detta ger möjlighet att, via t.ex. närvaroföring i ApN, ta fram fullständig statistik kring åldrar och kön på deltagare, antal aktiviteter utförda i en viss förening eller i ett visst geografiskt område eller anläggning. All statistik är ett ovärderligt underlag för kommunens politiker inför beslut gällande till exempel byggande av nya anläggningar. Har föreningen deltagare med skyddad identitet eller som är asylsökande, vänligen kontakta kommunadministratören vid närvaroregistrering i ApN. För att ändra lösenord klicka på Ledare och ändra ditt lösenord. Alternativt ta hjälp av föreningsadministratören som klickar på Ledare, väljer aktuell ledare och ändrar till önskat lösenord. 5 minuters inaktivitet I dagsläget loggas man ut ur ApN om man inte varit aktiv på sidan under fem minuter. Tänk därför på att spara era uppgifter med jämna mellanrum vid till exempel bidragsansökan. Föreningsuppgifter Som registrerad förening i Haninge kommuns föreningsregister syns föreningen på Haninge kommuns hemsida. Dessutom har föreningen möjlighet att boka hallar eller lokaler i kultur- och fritidsförvaltningens regi samt möjlighet att ansöka om bidrag inom kultur- och fritidsförvaltningen, socialförvaltningen och äldreförvaltningen. Föreningar måste uppdatera sina uppgifter i föreningsregistret för att kunna ta del av kommunens nyhetsbrev eller annan viktig information som måste ut till föreningar. 3
Uppdatera föreningsuppgifter i ApN Endast föreningsadministratören kan uppdatera föreningens uppgifter. Logga in i ApN, första sidan som kommer upp är Föreningsuppgifter. Fyll i adressuppgifter till föreningen, styrelsens kontaktuppgifter samt medlemsstatistik. Även om styrelsen/medlemsantalet ej förändrats sedan föregående år så radera någon av uppgifterna, skriv in informationen igen och avsluta med att klicka på uppdatera information. Den uppdaterade informationen kommer att godkännas av kommunadministratören innan publicering i föreningsregistret/på hemsidan. Ladda upp årsmöteshandlingar i ApN I samband med att föreningen ansöker om ett bidrag i ApN, laddas de senaste årsmöteshandlingarna upp i den aktuella bidragsansökan. Bidragsansökan Ny ansökan Välj bidrag och ladda upp årsmöteshandlingarna under bifogade dokument. Föreningar som söker Lokalt aktivitetsstöd (Lok), laddar upp årsmöteshandlingar senast den 15 augusti under Bidragsansökan Ny ansökan Årsmöteshandlingar. Årsmöteshandlingarna består av: årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning samt revisionsberättelse. Sista dag för uppdatering av föreningsuppgifter / insändande av årsmöteshandlingar När som under året, dock senast den 15 augusti varje år. (De föreningar som ansöker om bidrag med sista ansökningsdag 1 november, uppdaterar sina föreningsuppgifter senast den 15 augusti samt bifogar årsmöteshandlingar i samband med ansökan senast den 1 november) 4
Bidrag Alla registrerade och aktiva föreningar i Haninge kommuns föreningsregister har möjlighet att ansöka om bidrag inom kultur- och fritidsförvaltningen, socialförvaltningen samt äldreförvaltningen. Mer information om föreningsbidrag finner ni på: www.haninge.se/foreningsbidrag De sökbara bidragen i ApN är markerade med: KoF Kultur- och fritidsförvaltningen I dagsläget loggas man ut ur ApN om man inte varit aktiv under fem minuter. Det är därför bra att spara med jämna mellanrum vid till exempel bidragsansökan. Hur man ansöker om bidrag (Ej Lokalt aktivitetsstöd) Logga in på ApN. Nere till vänster står det Bidragsansökan - klicka. Klicka på Ny ansökan. En lista på bidrag kommer upp. Välj bidrag och klicka på Ansök, fyll i frågeboxarna samt ladda upp eventuella bifogade dokument och klicka på Skicka. Önskar du fylla i hela ansökan men vänta med att skicka in den så klicka på Spara. Ansökan sparas då under Bidragsansökan på föreningens sida. Klicka på Visa på den sparade bidragsansökan för att ändra, skicka eller radera ansökan. Obs! Bidragsansökan kan endast göras av föreningsadministratören. Hur man följer sitt bidragsärende i ApN Föreningsadministratören går in under Bidragsansökan. Där ser man i nästa bild vilka bidrag som föreningen har ansökt om. Där står vilken typ av bidrag som är sökt, vem som har gjort ansökan, beloppet på ansökan och under Status ser man var i bidragsprocessen ansökan ligger hos kommunen. Bidraget kan antingen vara: Skickad Mottagen Beviljad (och på väg för utbetalning) Avslag Sista ansökningsdag för bidrag Kultur- och fritidsförvaltningen Lokalt aktivitetsstöd 1 (1 juli 31 december): 15 februari (godkännande av rapport 25 feb) 5
Lokalt aktivitetsstöd 2 (1 januari 30 juni): 15 augusti (godkännande av rapport 25 aug) Stöd till studieförbund: 1 april Föreningsdriven Öppen Verksamhet: 1 november Förstärkt ridbidrag: 15 februari Lokalbidrag för scouter: 1 november Lokalhållande förening: 1 november Startbidrag för nyregistrerade föreningar: 1 november Övrigt bidrag: 1 november Kulturbidrag, grund: 1 november Kulturprojekt/kulturmiljöprojekt: 1 november Kulturarrangemang: senast tre månader innan aktuellt arrangemang När varje period avslutas stängs möjligheterna för att söka bidrag. Systemet öppnar igen 1 januari nästkommande år. Redovisning av bidrag De föreningar som har fått föreningsbidrag från kultur- och fritidsförvaltningen är skyldiga att redovisa bidragen (till vad och hur bidraget har använts) till kultur- och fritidsförvaltningen. LOKALT AKTIVITETSSTÖD (Lok) Lokalt aktivitetsstöd söks av föreningar med barn- och ungdomsverksamhet eller handikappverksamhet. Bidragsberättigad ålder är 7-20 år. Sedan 1 jan 2008 har Haninge kommun en begränsning i antalet bidragsberättigade sammankomster per barn och aktivitet: 7-9 år 40 sammankomster/halvår 10-12 år 60 sammankomster/halvår 13-16 år 60 sammankomster/halvår 17-20 år 80 sammankomster/halvår 6
För föreningar med fler sektioner får barnen 40/60/80 sammankomster per idrott som utövas. Det vill säga, spelar 8-åriga Lisa både fotboll och handboll i samma förening så begränsas hon inte till att vara bidragsberättigad 40 sammankomster för att hon utövar bägge idrotter i samma förening, utan man får 40 bidragsberättigade sammankomster för fotbollen och 40 för handbollen. Haninge kommun har valt att ha en fyra veckors spärr för att slippa stort jobb i slutet på bidragsperioden då föreningarna av misstag registrerat Lisa på två sammankomster samtidigt (krockar). Att ha denna spärr ger också kommunen och föreningarna validerat data i systemet för att se hur mycket kommunen är skyldiga föreningen. Något som underlättar budgetarbetet för båda parter. Lägga upp en ledare Föreningsadministratören är den som har befogenheten att tilldela sin förenings ledare inloggningsuppgifter i ApN. För att göra detta klickar man på Ledare och sedan knappen Skapa eller återaktivera ledare. Därefter fyller man i fullständigt personnummer för att kunna komma vidare. I nästa steg i systemet lägger man till samtliga uppgifter och trycker på Spara. Nu är ledaren inlagd med de inloggningsuppgifter som föreningsadministratören har skapat. Tips! Vår absoluta rekommendation och önskan är att man tilldelar ledarna inloggningsuppgift i form av fullständigt personnummer (ååååmmdd-xxxx). Detta för att kunna ge unika inloggningsuppgifter till ledaren och minska risken att Sven Svensson redan är upptaget av annan förening i ApN. Vanligt misstag! Vanligt är att man lägger upp en ledare till exempel dag 10 och försöker registrera närvaro på ledaren för en sammankomst dag 1. ApN tolkar din registrering av ledaren dag 10 som att ledaren först blev medlem i föreningen dag 10 och kan därför heller inte registreras på en sammankomst innan det datumet. Vårt tips registrera alla ledare först. Närvaro sen. Hur man lägger upp ett Loknärvarokort I samband med att föreningsadministratören lägger till ledaren kan man längst ner på sista sidan skriva i namnet på närvarokortet som ledaren ska ansvara för och klicka på Skapa ett kort. Då kopplas ledaren till just det närvarokortet. 7
Obs! Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer någon annan. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F97 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Koppla ledare till närvarokort I samband med att föreningsadministratören lägger till ledaren kan man längst ner på sista sidan skriva i namnet på närvarokortet som ledaren ska ansvara för och klicka på Skapa ett kort. Då kopplas ledaren till just det närvarokortet. Namn på närvarokort Hur man ändrar namn på närvarokort Ta bort närvarokort Ledaren ansvarar för samma närvarokort för all framtid, tills ni väljer något annat. Ledarens närvarokort rensas på data i samband med inskickad ansökan och att ny bidragsperiod påbörjas. Det är därför viktigt att namnge kortet med födelseår, ex F97 istället för F15, eftersom flickorna blir 16 nästa år. På så vis slipper föreningen ändra namnen på samtliga närvarokort som är kopplade till alla ledare. Föreningsadministratören kan ändra namnet på närvarokortet. Klicka på Byt namn, kort. Klicka på det kort det berör längst ut till vänster och ändra namn. Klicka på Ändra för att spara det nya namnet. Föreningsadministratören kan klicka på Borttag av kort och sedan klicka i berörda kort och sedan svara Ja på frågan om du är säker. Obs! Borttagna kort innebär att all registrerad närvaro och deltagare försvinner helt och hållet, för all framtid! Arkivering av gamla närvarokort/bidragsansökningar 8 All registrerad närvaro, närvarokort och periodrapporter för samtliga bidragsperioder som föreningen ansökt om bidrag för finns lagrade i ApN för all framtid. Föreningsadministratören kan alltså när som helst gå tillbaka och titta på gamla närvarokort och periodrapporter inne i ApN. Klicka på Periodrapport och välj vilken period du vill titta på i rullistan. Samma sak gäller för övriga bidragsansökningar. Klicka på Bidragsansökan för att se sammanställningen på samtliga övriga bidragsansökningar föreningen gjort.
Lägga upp en deltagare Deltagare med skyddad identitet Hur gör man om man stavat fel på en ledare eller deltagare? Koppla deltagare till närvarokort Sök deltagare Ta bort deltagare Skapa en Lok-sammankomst Föra närvaro Hur man tar ut tomma närvarokort i pappersform att föra närvaro i innan man registrerar i ApN Deltagare läggs till när en närvaro skapas. Klicka på Närvarokort och fyll i samtliga uppgifter för sammankomsten. Klicka på Skapa ny sammankomst. I nästa bild klickar du på Lägg till en ny deltagare. Fyll i samtliga uppgifter och klicka på Spara. Deltagare med skyddad identitet eller som är asylsökande registreras inte i ApN eftersom deras personnummer inte överensstämmer med folkbokföringens och ApNs uppgifter. Har ni deltagare med skyddad identitet eller som är asylsökande, vänligen kontakta Juan Colarte på fritidsbokningen. Kontakta ApN-supporten eller Juan Colarte på fritidsbokningen så får du hjälp med korrigeringen. Deltagare läggs till när en närvaro skapas. Klicka på Närvarokort och fyll i samtliga uppgifter för sammankomsten. Klicka på Skapa ny sammankomst. I nästa bild klickar du på Lägg till en ny deltagare. Fyll i samtliga uppgifter och klicka på Spara. Kan göras under Närvarokort och när sammankomst har skapats, så klickar man Sök deltagare. En ny ruta öppnas och man kan söka på antingen födelsenummer, för- eller efternamn. Föreningsadministratören eller ledare kan gå in under Närvarokort och lägga till en sammankomst. I samband med att man får upp alla aktiva kopplade till närvarokortet klickar man på Borttag längst ut till höger efter den aktives namn och klickar på Spara. Logga in på ApN. Klicka på Närvarokort. Välj närvarokort, aktivitet, lokal, match eller träning/sammankomst, datum och tid och avsluta med att klicka på Skapa sammankomst. Gå in på Närvarokort sammankomst. Kryssa för de deltagare samt ledare som är närvarande. Klicka på Spara. Föreningsadministratör kan klicka på periodrapport visa pdf skriv ut. 9
Om anläggning eller område saknas i rullistan Riktat stöd Kontakta ApN-supporten eller Juan Colarte på fritidsbokningen så får du hjälp med att lägga upp en anläggning eller område som saknas. Riktat stöd är det namn som i dagsläget används för att markera om en deltagare/ledare är funktionsnedsatt och aktiv i en verksamhet för funktionsnedsatta. Kontakta ApN-supporten eller Juan Colarte på fritidsbokningen så får du hjälp med att registrera en deltagare med funktionsnedsättning. Sista dag för registrering av närvaro i ApN Haninge kommun har en fyra veckors spärr vilket innebär att ledaren måste ha registrerat sammankomstens närvaro i ApN inom 30 dagar från att den genomfördes. Senare än fyra veckor från det datum aktiviteten genomfördes låses ApN och aktiviteten kan inte längre registreras i ApN. Anledningen till denna spärr är två saker: Det första är att vi vill underlätta för föreningarna att lösa eventuella flaggor (krockar) under pågående period istället för att ha hundratals flaggor att lösa i sista sekund. Det andra är att vi vill kunna ha validerad data i systemet. Det vill säga att både kommunens administratörer samt föreningsadministratörerna ska kunna få ut aktuella prognoser i ApN. Prognoser innehållande hur mycket kommunen är skyldig föreningen i just denna sekund. Något som kan vara bra att veta i budgetarbetet för båda parter. Flagga vid en deltagares sammankomst (krockar) En flagga innebär att en deltagare har blivit dubbelredovisad. Denne har registrerats som närvarande på två olika aktiviteter samtidigt. Enligt Haninge kommuns bidragsreglemente får en förening endast bidrag för en sammankomst per person och förening/dag, oavsett antalet timmar. Vanligt misstag Ett vanligt fel är att förening A har registrerat Lisa som närvarade i många timmar, till exempel 09:00-15:00. Fast i verkligheten kanske Lisa endast närvarade mellan 09:00-11:00 och åkte sedan vidare till förening B:s aktivitet som började klockan 12:00. 10 Eftersom förening A har sagt att Lisa var närvarande mellan 9-15 så säger ApN ifrån och säger att hon inte kan vara närvarande på två ställen samtidigt.
Lösningen på detta är att föreningarna endast registrerar närvaro för EN timma, oavsett längden på aktiviteten. Så förening A registrerar endast närvaro för klockan 09-10. Detta fungerar ur bidragssynpunkt eftersom bidraget alltså baseras på antalet sammankomster och deltagare, INTE antalet timmar. Hur man tar bort en flagga (krockar) Uppkommer det en flagga vid en deltagare så klicka på flaggan för att se vilken förening och föreningsledares verksamhet som det krockar med. Föreningarna själva måste lösa var den dubbelförda deltagaren befann sig den förkryssade dagen och tiden. Var den hos förening A eller B? Obs! Kultur- och fritidsförvaltningen har ingen möjlighet att hjälpa i dessa ärenden då vi omöjligt kan veta var deltagaren har varit aktiv. Det är därför upp till varje förening att lösa. Löses ej flaggorna inom 4-veckor utgår inget bidrag för berörda föreningar för denna deltagare vid flaggad sammankomst. Hur man för över närvarosiffror från ApN till IdrottOnline (RF) Föreningsadministratören klickar på periodrapport och väljer sedan Statistik verksamhet. Kopiera sammanställningen av alla närvarokort och klistra in uppgifterna i IdrottOnline. Obs! För att erhålla kommunalt Lok måste all närvaro vara förd i ApN. Kan man föra närvaro i IdrottOnline (RF) och sedan föra över siffrorna i ApN? App. för Lok i ApN till androidtelefoner och iphone Återkommande sammankomst Hur man ansöker om Lok Nej. I samråd med jurist och ekonom i Haninge kommun är endast närvarokort och ansökan förda i ApN godkända handlingar för Lok-bidragsansökan i kommunen. Finns i android market/app store, sök på Aktivitetskort på nätet. Önskemålet om att kunna lägga upp återkommande sammankomster i förväg går tyvärr inte att lösa i ApN i dagsläget. Föreningsadministratören klickar på periodrapport, välj vilken period det gäller, se att närvarokorten stämmer, klicka på Godkänn. 11
Se deltagares totala sammankomster Statistik på föreningarnas aktiviteter Hur får man del av statistik kring sin förening? Föreningsadministratören kan klicka på Deltagares sammankomster och skriva i personnumret på den aktive och välja vilken period man vill se statistiken på. Via ApN och det statistikprogram (QlikView) som är kopplat till ApN, kan kommunens administratörer plocka ut statistik på respektive förenings aktiviteter. Detaljerad statistik så som: Total summa aktiviteter per idrott Fördelning åldrar och kön Antalet aktiva i ett visst geografiskt område, där föreningen kan se om man tappat aktiva i ett visst område Nyttjandegrad på anläggningar etc. Statistik kring sin förenings aktiviteter kan mot en avgift fås utav fritidsbokningen på kultur- och fritidsförvaltningen. 12
Kontaktuppgifter ApN Support Telefon 090-16 16 60 ApN Fritidsbokningen Enhet Livskvalitet och folkhälsa Haninge kommun Juan Colarte 08-606 89 45 e-post: 136 81 Haninge tel 08-606 70 00 www.haninge.se