SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(12) Plats och tid Beslutande ledamöter Åtvidabergs bibliotek, kl.13.30-16.10 Lars-Åke Bergstrand (S), ordförande Björn Moum (M), vice ordförande Anki Sjöö-Törner (S) Fredrik Ebbestad (M) Mia Götesdotter (MP) Övriga närvarande ersättare Astrid-Marie Jonsson (C) Övriga närvarande Rikard Spalle, förvaltningschef samhällsbyggnad Daniel Tornberg, ekonom 25 Raymond van der Heijden, utvecklingschef och stadsarkitekt Kristina Andersson, transportsamordnare 28-29 Mats Sundin, projektledare kulturskolan 25-27 Martin Gustafsson, sekreterare Justering Utses att justera Mia Götesdotter Justeringens plats och tid Kommunhuset, 2015-05-27 Justerande paragrafer 25-32 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Martin Gustafsson Lars-Åke Bergstrand Mia Götesdotter ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Anita Sjösvärd
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(12) Förteckning över utskottets ärenden Ärende Sidnummer 25 Ändring i dagordning 3 26 Ekonomi uppföljning 4 27 Driftform kulturskolan 5 28 Information om trafikförändringar 2016 8 29 Upphandling av samhällsbetalda resor 9 30 Personal information 10 31 Information från verksamheten 11 32 Övriga frågor 12
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(12) Ktfs 25 Ändringar i dagordning På förslag av ordföranden väljer utskottet att göra följande ändringar i dagordningen; driftform kulturskolan läggs som ärende 2 och information om trafikförändringar 2016 och upphandling av samhällsbetalda resor läggs som ärende 3 och 4.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(12) Ktfs 26 Ekonomi - uppföljning Kultur och s beslut Utskottet godkänner informationen. Ärendebeskrivning Daniel Tornberg, controller, meddelade att prognosen för helåret är att budget hålls. Dessutom informerades utskottet om effekterna för de kommunala verksamheterna som finns i våra kommersiella fastigheter, främst Facetten, om verksamheten blir ålagd ett avkastningskrav i budgeten. Främst drabbas gymnasieskolan eftersom de ersättningar som betalas för elever som går i andra (privata) skolor bland annat baseras på vilken hyra den egna gymnasieskolan betalar. Utskottet lovade att återkomma i frågan.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(12) Ktfs 27 Driftform kulturskolan Kultur och s beslut Kultur, turism, fastighet och föreslår kommunstyrelsen att besluta om att driftsformen för framtidens kulturskola för barn och unga i Åtvidaberg from januari 2016 sker i kommunal regi. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 2014-04-02 96 att uppdra till kommunledningsförvaltningen att utreda hur kommunen i framtiden ska förhålla sig till sång och instrumental undervisning för barn och unga i Åtvidabergs kommun som idag bedrivs av Kulturskolan i Åtvidaberg ekonomisk förening men bekostas av kommunen via ett verksamhetsbidrag. Under 2014 startades arbetet och processen i enlighet med kommunstyrelsens uppdrag om att utreda hur kommunen i framtiden ska förhålla sig till sång och instrumental undervisning för barn och unga i Åtvidabergs kommun. I ett extra sammanträde för kultur, turism, fastighet och den 4 februari 2015, föreslog utskottet kommunstyrelsen att besluta om att bevilja Kulturskolan i Åtvidaberg ekonomisk förening ett nytt ekonomiskt verksamhetsstöd på 700 000 kronor för andra halvåret 2015 (2015-06-30 2015-12-31). Kultur, turism, fastighet och vill genom det ekonomiska verksamhetsstödet säkerställa att barn och unga i Kulturskolan Åtvidaberg ekonomisk förenings verksamheter kan fortsätta sina aktiviteter under andra halvåret av 2015 samt för att säkerställa en övergång till en ny organisation när det gäller kulturaktiviteter med start 2016-01-01. På utskott med kultur, turism, fastighet och samhällsbyggnadsutskott den 16 februari 2015 presenterades Viljeinriktning för utveckling av kulturaktiviteter och framtidens kulturskola för barn och unga i Åtvidaberg. Förutom viljeinriktning presenteras förslag till den fortsatta processen. I den fortsatta processen föreslås bland annat att ett förslag som visar hur den framtida kulturskolan ska bedrivas, ska läggas fram för beslut vid kommunstyrelsens sammanträde i juni 2015. Målet enligt den föreslagna processen är att framtidens kulturskola i Åtvidaberg ska vara i gång från och med januari 2016. Förutsättningar för driftsform enligt Lagen om Offentlig Upphandling Det nuvarande upplägget där kommunen stödjer den Ekonomiska Föreningen Kulturskola Åtvidaberg genom ett verksamhetsbidrag på 1,4 mkr anses att strida mot LOU. Nuvarande konstruktion är att jämföra med köp av tjänst och bedömningen görs att det blir svårt att få till en konstruktion med drift av verksamheten inom ramen för en förening (ekonomisk eller ideell). Verksamhetsbidragens storlek och kommunens önskemål om att styra verksamheten talar för att det är fråga om tjänsteköp i juridisk mening.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(12) Driftsformen ekonomisk förening är inte att rekommendera för verksamheter som ska erhålla kommunala verksamhetsbidrag utifrån det perspektivet att en ekonomisk förening alltid har till ändamål till att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom ekonomisk verksamhet i vilken medlemmarna deltar. Då ersättningarna även uppgår till långt över gränsen för direktupphandling och musikskolor normalt drivs av kommuner (97 % av kulturskolorna är kommunala) är bedömningen att om kommunen ska fortsätta finansiera verksamheten driven av en extern aktör oavsett verksamhetsform, måste verksamheten upphandlas enligt Lagen om Offentlig Upphandling. Driftsform kulturundervisningen; upphandling eller kommunal regi Enligt ovanstående resonemang finns det två alternativ kvar för kulturundervisningens driftsform; upphandling eller kommunal regi. I samtal med politiken och inom kommunens tjänstemannaorganisation har för- och nackdelar diskuterats. Upphandling Det som talar för upphandling: Olika aktörer kan lämna anbud för att driva verksamheten. Kan vara ekonomisk fördelaktig. Det som talar emot upphandling: Mindre flexibilitet dvs. kommunen är låst under avtalsperioden. Upphandlingsunderlaget ska vara så pass specificerad och att den styr verksamheten i förväg. Det anses vara svårare att ha en flexibel verksamhet för att bemöta ungdomarnas önskemål om innehållet i verksamheten. Osäkert om det kommer in flera anbud för att driva verksamheten med tanke på att Åtvidabergs underlag är begränsad. Kommunal regi Det som talar för kommunal regi: Med 97 % av kulturskolor i kommunal regi kan man säga att det är praxis och en väl utvecklad driftsform. På riksnivå jobbar man i dagsläget fram en national strategi för utvecklingen av kulturskoleundervisningen och det anses vara viktigt att kunna antecipera på denna utveckling. En större möjlighet att politisk kunna styra verksamheten och koppla det till den nationella strategin och regionala kulturplanen som arbetas fram. En flexibel verksamhet där ungdomarnas önskemål om innehållet i verksamheten kan styra. En långsiktighet när det gäller utveckling av verksamheten. Möjligheter att kunna koppla kulturundervisningen till skolans verksamhet. Det som talar emot kommunal regi:
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(12) Det kan vara en fördel att ha en balanserad mix där externa aktörer driver en del av verksamheten inom det kommunala. Det kan anses vara svårt att fånga det ideella engagemanget när verksamheten bedrivs av kommunen. I diskussionerna har den politiska Viljeriktning för utveckling av kulturaktiviteter och framtidens kulturskola för barn och unga i Åtvidaberg varit ledande. Att politisk kunna styra kulturundervisningen genom tydliga och mätbara mål har varit en viktig faktor för att förespråka kulturundervisningen i kommunal regi. Att kunna ta ett helhetsgrepp om utveckling och samordning av kulturaktiviteter och undervisningen båda på fritid och skoltid är en annan viktig faktor. Målet är att samtliga barn i kommunen som geografisk område, ska kunna ta del av en bredd av kulturaktiviteter och undervisning, t ex genom olika kulturprojekt och ett brett samarbete mellan den framtida kulturskolan, studieförbund, övriga kulturaktörer och skolan. Barnens och ungdomarnas möjlighet att kunna påverka verksamhetens innehåll anses vara viktig. Fortsatt process Viktiga aspekter för det fortsatta arbetet är lokalfrågan. Båda för hösten 2015 och från och med januari 2016, är inriktningen att den största delen av kulturundervisningen ska ske där barnen finns, det vill säga inne i skolorna. Samtidigt anses det vara av betydande vikt att kulturskola har ett hem där man kan samla runt en gemensam scen. En avstämning mellan skolans och kulturskolans verksamhet när det gäller lokalerna och schemaläggning är under utveckling. En annan viktig fråga som kommer att bearbetas i den fortsatta processen är hur den kommunala kulturundervisningen kommer att landa i den kommunala förvaltningsorganisationen. Hur verksamheten kommer att styras och ledas är viktiga förutsättningar för att kunna uppnå målen för ett brett kulturutbud för alla barn och unga i Åtvidaberg. Här arbetar kommunledningsförvaltningen i dialog med barn- och utbildningsförvaltningen fram förutsättningarna. Viktig i detta sammanhang är att skapa en tydlig bild hur den framtida kulturundervisningen kommer att formas utifrån den politiska viljan att undervisningen ska främst ske i grupp. Här är en process igång där den framtida kulturundervisningen utifrån viljeriktningen målas upp och den kompetensen som finns hos den ekonomiska föreningen Kulturskola Åtvidaberg tas till vara. En fråga som är under utveckling och har diskuterats med representanter från Kulturskolans styrelse, är hur man kan organisera det ideella engagemanget som präglar dagens ekonomiska förening Kulturskola Åtvidabergs verksamhet. Föräldrar- och annat ideellt engagemang är viktig och behövs, även om framtidens kulturundervisning kommer att drivas i kommunal regi. Ambitionen är att samla de ideella krafterna under en föreningsform så att de förblir en tillgång till barnens och ungdomarnas kulturaktiviteter. Expedieras: Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(12) Ktfs 28 Information om trafikförändringar 2016 Kultur och s beslut Utskottet godkänner informationen. Ärendebeskrivning Kristina Andersson, transportsamordnare, informerar utskottet om trafikförändringar 2016 och framåt. Från och med 2012 finns det en regional trafikmyndighet som genom en skatteväxling med regionens kommuner tagit över hela ansvaret för linjebussar, tätortslinjer, länsfärdtjänst och kompletteringstrafik. Det är regionens trafiknämnd som tar fram mål och riktlinjer som ska ligga till grund för hur kollektivtrafiken i regionen ska planeras och utvecklas. Närtrafik är en ny trafikform som ersätter linjebussar och kompletteringstrafik i mindre tätbefolkade områden i regionen. Närtrafiken ska gå inom vissa tidsintervaller. Linjebussarna 530, 535 och 538 har avtal till 2021. Tätortslinjerna 286 och 287 är under upphandling. Linje 535 är en delad linje och delen som trafikerar Valdemarsvik-Falerum läggs ned till sommaren 2016. Delen Falerum till Åtvidaberg kommer finnas kvar. Nedläggningen påverkar främst Kvarnvik/Hannäs området och bland annat elever som går i skola i Valdemarksvik. Astrid-Marie Jonsson och Kristina Andersson får i uppdrag att ta fram en skrivelse med Åtvidabergs kommuns synpunkter på föreslagna och planerade förändringar i kollektivtrafiken.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(12) Ktfs 29 Upphandling av samhällsbetalda resor Kultur och s beslut Utskottet föreslår kommunstyrelsen att genom avtal ge Kollektivtrafiknämnden i Östergötland (TSN) ansvaret för planering, upphandling, drift och samordning av särskild kollektivtrafik (inom kommunal färdtjänst, skolskjutsar) för Åtvidabergs kommuns räkning. Ärendebeskrivning Inför innevarande avtalsperiod, med trafikeringsperiod 2011-07-01 till 2016-06-30, startade kommunen samarbete med Östgötatrafiken och gav dem uppdraget att sköta upphandling och drift av den särskilda kollektivtrafiken. Åtvidabergs kommun var första kommun i länet som valde den möjligheten. Fler kommuner har anslutit under perioden och samarbetet har utvecklats och reglerats. Regleringen sker genom ett avtal mellan Åtvidabergs kommun och Region Östergötland i egenskap av regional kollektivtrafikmyndighet. Kommunen och Östgötatrafiken reglerar ersättning för den överlämnade trafiken genom kompletterande Trafikavtal. Avtal avseende samordning av särskild kollektivtrafik i Åtvidabergs kommun mellan Åtvidabergs kommun och Region Östergötland. Se bilaga 1. Expedieras: Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(12) Ktfs 30 Personal - information Kultur och s beslut Utskottet godkänner informationen. Ärendebeskrivning Rikard Spalle, förvaltningschef samhällsbyggnad, har inget nytt att rapportera vad gäller personalförändringar på samhällsbyggnadsförvaltningen. Jennie Rothman, utredare och utskottsekreterare, kommer tillbaka efter sommaren efter att ha varit mammaledig. Raymond van der Heijden, utvecklingschef/stadsarkitekt, informerar utskottet om att arbete pågår med att få klart organisationen. Bemanning av turistbyrån är löst för året.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(12) Ktfs 31 Information från verksamheten Kultur och s beslut Utskottet godkänner informationen. Ärendebeskrivning Information från samhällsbyggnadsförvaltningen Rikard Spalle, förvaltningschef för samhällsbyggnadsförvaltningen, informerar utskottet om förvaltningens verksamhet. Rikard informerar om att mycket fokus läggs på arbete med nästa års budget samt innevarande och kommande års investeringsbudgetar. Bredbandsupphandlingen gällande kommunikationsoperatör ligger ute för anbud. Arbetet med kommunens detaljplaner och med översiktsplanen fortgår. Målet är fortfarande att översiktsplanen ska ut på samråd innan sommaren, dock kan det skjutas fram till efter sommaren om ändringsförslag kommer upp på kommande möten med bl.a. politisk ledningsgrupp samt planerings- och ekonomiutskott. Stenhusgatan ska beläggas inom de närmsta veckorna. Arbete pågår med att skapa en mötesplats vid golfanläggningen i Facetten, ambitionen är att ha denna klar till Industridagen 23 september. Information från stad- och landsbygdsutvecklingsavdelningen Raymond van der Heijden, utvecklingschef/stadsarkitekt, berättar om att arbetet med att färdigställa förutsättningarna för det nya biblioteket pågår för fullt. På torsdagen den 21 maj kommer det vara öppet hus i nya biblioteket och fokus kommer läggas på konst. Ytterligare tillfällen med öppet hus är planerade. Avdelningen deltar i regionens arbete med att ta fram en kulturplan. Arbetet med dom strategiska grupperna pågår. Det har varit ett möte i Grebo, två möten i Falerum och möten är planerade i Björsäter och Hannäs. Därutöver finns även planer på ett gemensamt möte med alla de strategiska grupperna. Raymond informerar också om arbetet med att bygga en skate-, bmx- och kickbike park (och aktivitetspark) vid Alléskolan.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(12) Ktfs 32 Övriga frågor Anslagstavlor i kommunens tätorter Arbete pågår med att färdigställa anslagstavlor som ska sättas upp i kommunens tätorter. Utformning och konstruktionen rörande anslagstavlorna är klart men lackning och färdigställande av kartmaterial återstår.