Anslag / Bevis Justeringen har tillkännagetts genom anslag

Transkript

1 Blad Kommunstyrelsens ekonomiutskott - delegering Plats och tid Förvaltningsbyggnaden Arvidsjaur klockan Beslutande Jerry Johansson (s), ordförande Lena Karlsson (s) Peter Manner (v) Leif Andersson (c) Lars Ralph (m) Övriga närvarande Johnny Högberg, kommunchef Ulrika Hallnor, tillförordnad ekonomichef Liselott Sandström Utses att justera Leif Andersson Justeringens Förvaltningsbyggnaden Arvidsjaur plats och tid Underskrifter Sekreterare Liselott Sandström Paragrafer Ordförande Jerry Johansson Justerande Leif Andersson Anslag / Bevis Justeringen har tillkännagetts genom anslag Organ Kommunstyrelsens ekonomiutskott delegering Datum då anslaget Datum då anslaget sattes upp tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Nämndskansliet Liselott Sandström

2 Kommunstyrelsens ekonomiutskott Ärendeförteckning EkuD 19 Dnr 00177/ Projekt - Digital hantering av sammanträdeshandlingar EkuD 20 Dnr 00031/ Verksamhetsbidrag år 2012 Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten EkuD 21 Dnr 00182/ Verksamhetsbidrag år 2012 RFSL Nord EkuD 22 Dnr 00152/ Bidrag till mineraljaktens prispengar och resor för de kommunala kontaktpersonerna under 2012 EkuD 23 Dnr 00194/ Information - Länstrafikens begäran om ersättning för ökade kostnader EkuD 24 Dnr 00076/ Information - Upphandlingar över tröskelvärdet av utskriftstjänster EkuD 25 Dnr 00244/ Investeringsbudget

3 Kommunstyrelsens ekonomiutskott EkuD 19 Dnr 00177/ Projekt - Digital hantering av sammanträdeshandlingar Jerry Johansson har initierat ett projekt för digital hantering av sammanträdeshandlingar. Bakgrund Under 2010 fördes diskussioner med IT-Norrbottens VD om att göra en satsning på digital dokumenthantering, bland annat genom digitala dokumentläsare/läsplatta. I dagsläget sker alla utskick till nämnder och styrelser med papper med postens portokostnad. Om det är möjligt att föra över alla dagordningar, protokoll samt andra handlingar som är kopplade till nämnder och styrelser till digital hantering skulle detta kunna vara en besparing, både ekonomiskt och administrativt. Det skulle också bli en hanteringsvinst för de förtroendevalda som lätt kan spara sina handlingar och anteckningar lättåtkomligt på ett ställe oavsett storlek och mängd. Jerry Johansson har vägt sina sammanträdeshandlingar för ett år. Vikten är ca 17 kilo papper, lågt räknat. Ett rimligt snitt för en ordinarie politiker i nämnd och styrelse är 5 kilo/år och kommunen har runt 200 förtroendeuppdrag. Cirkavikt beräknas till uppåt 1 ton papper. Arbetstid för kopiering och för tjänstemän att utföra traditionellt utskick kan ligga på ca 110 timmar/år. Exp beslut:. Kommunstyrelsen. Johnny Högberg. Ann Engberg Ett projekt har påbörjats med ekonomiutskottet som pilot. En projektgrupp bestående av kommunkansli och representant från IT har arbetat under våren för att ta fram arbetsrutiner med lämpliga programvaror. Läsplattor har delats ut till ekonomiutskottets ordinarie ledamöter. Ledamöterna har plattorna som lån och villkoren har reglerats i avtal som undertecknats av varje ledamot enskilt. Dagens sammanträde var det första med digitala handlingar. Projektledare Ann Engberg informerade ledamöterna om hur projektet fortskrider och vikten av deltagarnas synpunkter och iakttagelser, både positiva och negativa, för att den utvärdering som kommer att göras efter projekttidens slut ska bli så rättvisande som möjligt.

4 Kommunstyrelsens ekonomiutskott EkuD 20 Dnr 00031/ Verksamhetsbidrag år 2012 Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten Folkrörelsernas arkiv i Norrbotten ansöker om verksamhetsbidrag för 2012 med 1 kr per kommuninnevånare. Folkrörelsernas arkiv arbetar med att dokumentera organisationer och sammanslutningar av folkrörelsekaraktär och att samla in och bevara organisationers handlingar och annan egendom. Arkivet samlar också in och bevarar handlingar som tillhört enskilda personer med anknytning till folkrörelserna. Arkivet tar också emot handlingar av allmänt historiskt intresse för Norrbottens län. För 2011 beviljades verksamhetsbidrag med kr. Kommunstyrelsens ekonomiutskott beslutar att bevilja Folkrörelsernas Arkiv i Norrbotten bidrag med 5000 kronor för år att pengarna tas från kommunstyrelsens anslag för föreningsbidrag.. Folkrörelsernas arkiv

5 Kommunstyrelsens ekonomiutskott EkuD 21 Dnr 00182/ Verksamhetsbidrag år 2012 RFSL Nord RFSL Nord ansöker om verksamhetsbidrag med kronor för år Föreningen bedriver verksamhet för homo- bi och transpersoner. Föreningslokal finns i Piteå kommun för olika former av social verksamhet för hela föreningens upptagningsområde. Föreningen besöker de olika kommunerna i upptagningsområdet ett par gånger per år och har kontakt med medlemmarna. RFSL Nord byter under 2012 namn till RFSL Pite älvdal och Norra Västerbotten. Kommunstyrelsens ekonomiutskott beslutar att avslå RFSL Nords ansökan om verksamhetsbidrag för RFSL Nord

6 Kommunstyrelsens ekonomiutskott EkuD 22 Dnr 00152/ Bidrag till mineraljaktens prispengar och resor för de kommunala kontaktpersonerna under 2012 SGU ansöker om bidrag till mineraljaktens prispengar till mineralfynd som görs under De vill också att kommunen står för resor och utlägg för kommunens representant. Kommunens representant är Leif Ståhl. Uppgiften ingår i hans ordinarie arbetsuppgifter. Mineraljakten avslutas 15 september och prisen delas ut i november/ december. Kommunstyrelsens ekonomiutskott beslutar att bevilja bidrag till Mineraljakten motsvarande den faktiska kostnaden för priser som betalas ut för fynd inom Arvidsjaurs kommun dock högst kronor. att anvisa pengar ur anslaget för kommunstyrelsens konto för allmänna utredningar.. SGU. Leif Ståhl

7 Kommunstyrelsens ekonomiutskott Information - Länstrafikens begäran om ersättning för ökade kostnader EkuD 23 Dnr 00194/ Länstrafiken har begärt extra tillskott med kronor för 2011 med anledning av att vissa linjer har blivit dyrare. Ekonomiutskott uppdrog till gatuchef Mårten Enoksson att kontakta Länstrafiken för att få en förklaring på de ökade kostnaderna. Efter kontakt med Länstrafiken har det visat sig att Länstrafiken har fakturerat ett för stort belopp samt gett kommunen en felaktig budget. Det felaktiga beloppet kommer att återbetalas. Mårten Enoksson meddelar också att kostnaderna framledes kommer att öka markant med anledning av nya upphandlingar.. Mårten Enoksson

8 Kommunstyrelsens ekonomiutskott EkuD 24 Dnr 00076/ Information - Upphandlingar över tröskelvärdet av Utskriftstjänster För närvarande hanteras skrivare och toner på varje enhet. Resultatet är en flora av skrivare och kopiatorer med mängder av olika avtalsformer för drift och service. En samlad upphandling av utskriftstjänster skulle kunna minska kostnaden för kommunen och minska arbetet med skrivare både på ITenheten och för verksamheterna. En upphandling av utskriftstjänst skulle även förflytta fokus från maskinvara till det som maskinen används till. För år 2010 redovisas en kostnad för kopiering och toner på kr. För ett treårsavtal innebär det ca 2,5-3 mkr. Upphandlingar över tröskelvärdet (1,9 Mkr) ska anmälas till styrelse/nämnd för godkännande innan de verkställs. Kommunstyrelsens ekonomiutskott beslutade att godkänna en övergripande inventering av befintliga skrivare/kopiatorer som underlag för upphandling. En projektgrupp har utsetts för översynen. Ulrika Hallnor, tillförordnad ekonomichef föredrog ärendet vid dagens sammanträde. Bland annat så har översynen visat att det finns ca 80 skrivare ute i organisationerna, med flera olika leverantörer och därmed avtal med varierande avtalsvillkor. Behovet efter avslutad inventering har uppskattats till 54 styck. Åtgärden förväntas ge effektivisering och ekonomiska besparingar, bland annat på leasingavgifter och toner. Upphandlingsunderlag har annonserats och sista anbudsdag är 2:a oktober. Avtalstiden är satt till tre år.. Ledningsgrupp. Ulrika Hallnor. Mikael Renberg

9 Kommunstyrelsens ekonomiutskott EkuD 25 Dnr 00244/ Investeringsbudget Sammanställning av investeringsbehovet i kommunens verksamheter har inlämnats av samtliga verksamheter. Kommunstyrelsens ekonomiutskott beslutar att konstatera att de totala investeringsäskandena överstiger kommunens finansiella förmåga att ge verksamheterna i uppdrag att till kommunstyrelsens sammanträde i november komma in med reviderat äskande som prioriterats utifrån planerade investeringar 2012 och kommande femårsperiod.. Ledningsgrupp. Ulrika Hallnor

10 Kommunstyrelsens ekonomiutskott Ordinarie ledamöter: Namn Närvarande Ja Nej Avst Ja Nej Avst Ja Nej Avst 1 Jerry Johansson X 2 Lena Karlsson X 3 Peter Manner X 4 Leif Andersson X 5 Lars Ralph X Ersättare: 1 Marcus Lundberg 2 Tycko Johansson 3 Britt-Inger Hedman 4 Bo Lundmark 5 Martin Nilsson SUMMA 5