Projekt rapport Pilotprojektet syftade till att under en 1-års period undersöka vad en genomgripande decentralisering innebär för MN-fakultetens biblioteksservice. Projekttiden har blivit förlängd med ytterligare ett år, till december 2000, på grund av att fakulteten vill avvakta universitetsstyrelsens beslut i de övergripande biblioteksfrågorna för Lunds universitet. Projektrapporteringen sker dock som tidigare beslutats i februari 2000, delprojektet som rör överföring av ämnesspecifika monografier från UB2 till Ekologiska biblioteket kommer att redovisas i en separat bilaga under hösten 2000. Den nuvarande praxis med depositioner och lån från UB ska avvecklas. Projektet ska redovisa och analysera hur detta har genomförts och dessutom utforma ett förslag på ny ansvarsfördelning mellan UB och Ekologiska biblioteket. En redogörelse från MN-fakulteten angående deras ansvar och finansiering skall också ingå i den slutgiltliga projektrapporten. För projektbeskrivning se: "Pilotprojekt Ekologiska biblioteket : ny arbetsfördelning mellan centralbibliotek och närbibliotek" (Bilaga 1) samt bilagor till denna (Bilaga 2 & 3). Avvecklingen av depositioner och lån innebär stora förändringar, här nedan har projektet delats in i 4 delar. Förkortade sammanfattningar av resultaten redovisas här. A. Prenumerationsansvaret för de deponerade tidskrifterna övergår från UB2 till Ekologiska biblioteket. Medel för prenumerationer och hantering överförs från UB2:s budget till Ekologiska biblioteket. Sammanfattning Det finns inga praktiska hinder för Ekologiska biblioteket att sköta tidskriftsprenumerationerna själv, dock krävs det personal för hanteringen. Det största problemet är prenumerationskostnaderna som varje år ökar med minst 10%, hur ska detta kunna lösas utan att varje år behöva säga upp 10-20% av tidskrifterna. Medlen från fakulteten till biblioteksverksamheten måste vara öronmärkta, i princip har de ju varit "öronmärkta" för biblioteksändamål när UB fått dem. Det är effektivare om prenumerationerna på fulltexttidskrifter sköts centralt, så de kan lagras på en för Lunds universitet gemensam server för att sedan vara basen till databasen DADS. 1
Att prenumerera via agent har bitvis varit problematiskt och måste utvärderas inför nästa års prenumerationer. Att använda Lolitas periodikamodul för tidskriftsregistrering är mycket ineffektivt, på institutionsbiblioteken är det betydligt effektivare med manuell registrering på kort. B. "Egen sigel" i Libris, är ett naturligt led i Ekologiska bibliotekets självständighetsprocess. För förklaring av begreppet "sigel" se sidan 11. Vid överföringen av det deponerade materialet till Ekologiska bibliotekets ägo måste samtliga katalogposter i Libris och Lolita ändras, detta justeringsarbete förenklas genom att Ekologiska biblioteket får en "egen sigel" och generella ändringar kan göras i Libris. "Egen sigel" innebär att samtliga Ekologiska bibliotekets böcker blir synliga i Libris, inte som tidigare ett fåtal. "Egen sigel" innebär också att den praktiska hanteringen av fjärrlån-ut övergår till Ekologiska biblioteket. En överföring till Ekologiska biblioteket av UB2s monografier och serier, inom ämnet "ekologi", kommer att göras inom detta projektet. Sammanfattning 1. Libriskörning - automatiska justeringar till Lbio av Ekologiska bibliotekets samtliga beståndsposter i Libris. Det är viktigt att analysera vilka fält som ska vara med när man gör profilen till Libriskörningen. Den generella körningen i Libris gör att de flesta posterna har ändrats till Lbio över natten. Vilket gör att fjärrlånet kan sätta igång omedelbart och att våra böcker genast finns under den nya siglen "Lbio". 2. Manuella justeringar av beståndsposterna i Libris och Lolita. Handhavandet av de manuella justeringarna i Libris och Lolita måste delas upp mellan UB och Ekologiska biblioteket, samtliga böcker och tidskrifter justeras på både UB och Ekologiska biblioteket. Enligt UBs och Ekologiska bibliotekets gemensamma uträkningar tar det det ca. 8 min. att justera en tidskrift i samtliga kataloger. Våra 255 deponerade tidskriftstitlar har tagit 34 timmar att justera, omräknat i lön rör det sig om 5.780:-. En monografijustering tar 8 min. och kostar ca 23:-. Man ska betänka att vi sparar mycket tid i senare skede genom att uppgifterna i Libris och Lolita är korrekta. Alla fjärrlånebeställningar har hyllplacering noterad och de av våra låntagare som använder Libriskatalogen ser omedelbart på vilken hylla boken står i Ekologiska biblioteket. 3. Överföring av monografier och serier inom ämnet "ekologi" från UB2 till Ekologiska biblioteket För detta delmoment har endast riktlinjerna dragits upp. Det praktiska arbetet kommer att ske under 2000 och redovisningen kommer att ske i en bilaga till slutrapporten. 4. Fjärrlån (ut) - hanteringen tas över av Ekologiska biblioteket. 2
Att effektuera fjärrlånen, utlån av böcker respektive artikelkopiering, innebär inga problem för Ekologiska biblioteket. Det är snarare att föredra eftersom all hanteringen sker där materialet finns vilket gör det betydligt effektivare. Det krävs personal för att hantera fjärrlånet, storleken på personalen kan man enkelt räkna ut ifrån hur många kopior respektive böcker biblioteket effektuerar per år. Ledningsgruppen för UB har beslutat att fr.o.m. 2000-01-01 ska ingen ersättning utgå till institutionsbiblioteken för deras fjärrlånekopiering. Ekologiska biblioteket bör få själig ersättning för kopiering och emballage, eftersom UB tar ut kostnader för de utsända kopiorna. Frankeringsrutinerna bör ses över omgående. Däremot måste faktureringen till de lånsökande biblioteken, det betyder i förlängningen även till Lunds universitets låntagare, ske via UB. Detta är en mycket komplex struktur av UBs-reprokonto, gratis kopior från andra svenska universitetsbibliotek -"frikretsen", Bibsam ersättning etc. som svårligen låter sig hanteras på institutionsbiblioteken. C. Ansvarsfördelning mellan UB och Ekologiska biblioteket, i samband med att ett flertal funktioner flyttas ut från UB kommer ansvaret att läggas över på Ekologiska biblioteket för dessa. Sammanfattning Ekologiska biblioteket kan handha de flesta arbetsuppgifterna själv. Vissa arbetsuppgifter är Ekologiska biblioteket bättre på än UB och vise versa. Exempel på uppgifter som Ekologiska biblioteket är bättre på: - att förvärva rätt litteratur inom sitt ämnesområde - att göra databas- och litteratursökningar inom biologi - låntagarkontakten och informationsarbetet inom sitt ämnesområde - biblioteksundervisning för studenter och doktorander inom sitt ämnesområde Exempel på uppgifter som UB är bättre på: - katalogisering - fjärrlån, beläggning och lokalisering av inlån till LUs låntagare - det lokala datasystemet Lolita - prenumerationer på fulltexttidskrifter D. MN-fakultetens analys över ansvarsförhållandena och basfinansieringen av institutions/fakultetsbibliotekens verksamhet. Sammanfattning Fakulteten planerar att organisera sin biblioteksverksamhet i ett fakultetsbibliotek med fem enheter. Fakulteten planerar för - att inrätta en biblioteksnämnd - att varje biblioteksenhet är storleksmässigt så stor att den kan bära två till tre anställningar och handha de arbetsuppgifter som bör ligga på ett fakultetsbibliotek. Fakulteten ställer krav om - att det skall finnas sak- och ämneskunnig personal inom varje biblioteksenhet - att biblioteksverksamheten skall vara lättillgänglig för studerande och forskare. 3
A. Prenumerationsansvaret för de deponerade tidskrifterna övergår från UB2 till Ekologiska biblioteket Beskrivning av projektet och dess förutsättningar Ekologiska biblioteket har 141 deponerade tidskrifter från UB2, 8 av dessa är bytestidskrifter. Prenumerationsansvaret för 133 tidskrifter förs över på Ekologiska biblioteket. De 8 bytestidskrifternas framtid är oviss eftersom UB2 håller på att avveckla sin bytesverksamhet. För tillfället skickas inget i utbyte för dessa tidskrifter. Lunds universitet har förhandlat fram ett ramavtal med tidskriftsagenten EBSCO. Ekologiska biblioteket ska under projektet prenumerera via denna agent. Ekologiska biblioteket ska inte säga upp några prenumerationer. Ekologiska biblioteket ska utöver den tryckta prenumerationen även prenumerera på fulltextversionerna. Samtliga tidskrifter ska registreras i Lolitas periodikamodul. Ekologiska biblioteket ska följa nuvarande standard vad beträffar katalogisering, fjärrlån och allmän tillgänglighet av berörda tidskrifter. Medel för 1999 års prenumerationer och för hantering (½-tidstjänst) förs över från UB2s budget till Ekologiska biblioteket. Genomförande av prenumerationsprojektet Lista över de aktuella tidskriftsöverföringarna Hösten 1998 skickade UB2 över en Excel-fil på de tidskrifter som ingick i projektet. Här fanns också uppgifter om prenumerationskostnaderna. På Excel-filen fanns även de 8 bytestidskrifterna specificerade. Kommentarer Prenumerationspriserna på Excel-filen var från 1997 eller äldre, vilket gjorde det svårt att räkna fram de troliga kostnaderna för 1999 års prenumerationer. Det saknades flera tidskrifter på Excel-filen, men dessa titlar katalogiserades som "flerbandsverk i serie" och ingick inte i överläggningen. Dessa "flerbandsverk i serie" sades istället upp av UB2 och vi fick efter bästa förmåga själva prenumerera på dem. EBSCO tar hand om prenumerationer och uppsägningar UB2 skickade över Excel-filen till tidskriftsagenten EBSCO för vidare hantering. EBSCO åtog sig att säga upp alla UB2s prenumerationer och istället teckna motsvarade prenumera-tionen för Ekologiska biblioteket. Samt att prenumerera på samtliga fulltextversioner av de tidskrifter som vi har den tryckta versionen av. Alla icke amerikanska tidskrifter lades upp på direktprenumeration till förlagen, dvs EBSCO prenumererar för Ekologiska bibliotekets räkning, men hanterar inte de fysiska tidskriftshäftena. Dessa skickas direkt från förlagen till Ekologiska biblioteket. Alla amerikanska tidskrifter skickas till Ekologiska biblioteket med "jets", dvs de amerikanska förlagen skickar tidskriftshäftena till en sampackningscentral i Alabama. 4
Därifrån packas de ca. 1 gång per vecka och skickas med DHL till Ekologiska biblioteket. Detta blir billigare än flygporto. Kommentarer Uppsägningar av UBs prenumerationer EBSCOs uppsägningar av UB2s tidigare prenumerationer har inte fungerat, utan EBSCO har endast lagt upp en ny prenumeration. Detta beror enligt EBSCO på att den prenumerationsansvariga personen på EBSCO inte har fått besked om att uppsägningarna ingick i avtalet mellan UB2 och EBSCO. Följden av detta är att UB2 har blivit överhopad med 1999 års tidskriftshäften samt påminnelsefakturor från tidigare agenter och förlag. Fakturorna har skickats över till Ekologiska biblioteket för att vi ska säga upp deras gamla prenumeration. Ytterligare en följd av detta är att häftena från 1999 har samlats på UB2 och också häften från 1998, med eftersläpande utgivning. Därmed har Ekologiska biblioteket fått dras med luckor i sitt bestånd under en längre tid tills detta upptäcktes. Startvolym, när prenumerationen via EBSCO ska börja På irreguljära periodika har vi haft svårt att få korrekta uppgifter från både EBSCO och UB2 om när vår prenumeration skulle starta. Följden av detta är att vi har fått betala ett antal dubbletthäften som har varit från både 1997 och 1998. Fakturahantering På fakturan för 1999 års prenumerationer har EBSCO endast specificerat priset för vissa tidskrifter, medan övriga faktureras senare. Hit tills har vi, utöver huvudfakturan, fått 27 tilläggsfakturor och 6 kreditfakturor. Flera av fakturorna har innehållit felaktiga uppgifter, vilket är tidsödande att kontrollera. Vi kan inte få en ny faktura utan EBSCO kräver att den felaktiga betalas och de ska skicka en kreditfaktura, vilket kan ta mycket lång tid. Redan i våras startade vi med att inte betala de felaktiga fakturorna förrän vi fått kreditfakturan, detta ledde istället till att vi fick påminnelsefakturor från EBSCOs ekonomiavdelning. UB2 har fått problem med dubbel fakturering, dvs EBSCO har fakturerat både Ekologiska biblioteket och UB2 för samma tidskrift. Reklamationer I juni månad hade vi fortfarande inte fått första numret av 42 tidskrifter, av de 133 tidskrifterna. Av dessa var 30 amerikanska, vilket utgjorde mer än hälften av de amerikanska tidskrifterna. I september hade vi fortfarande inte fått första numret av 10 av våra prenumerationer. Vi har reklamerat ca.1 gång per månad via mail, online samt telefonsamtal till Holland. En av tidskrifterna, "Trends in Ecology and Evolution", har vi speciellt påpekat vikten av att få igång snabbt samt uppmärksammat EBSCO att vår prenumeration är kodad som "personlig"- prenumeration inte för institutioner och att detta troligtvis är anledningen till att vi inte får den. Vi har hela tiden fått svaret "Vi jobbar på det" och det var först i november de lyckades reda ut problemet så vi kunde få årets häften. Ytterligare ett exempel är en av våra viktigaste tidskrifter "Ecology", de 8 häftena för 1999 anlände först i januari 2000. Vi har därför varit tvungna att lägga upp en egen prenumeration på denna. Reklamationer av luckor i beståndet Vissa tidskrifter har vi fått fr.o.m. nr 2 eller 3 (1999) istället för nr 1. Dessa håller vi också oförtrutet på att reklamera ca. 1 gång per månad. Vid senaste reklamationen i september var antalet tidskriftstitlar som har luckor i beståndet 11 st. Vid reklamationen i juni var det 5 st. 5
Följande svar fick vi den 5 oktober från EBSCO angående vår reklamation av "Journal of ichtyology". Vårt huvudkontor i USA har varit i kontakt med utgivaren av ovan nämnda tidskrift i och med att ni saknar vol. 39 nr. 1, 3-6. Utgivaren säger att de har skickat dessa nummer till er och vill tyvärr inte skicka en gång till. Osökt ställer jag mig frågan "Är det inte detta en agent ska fixa?" Felaktiga adresser Eftersom de icke amerikanska förlagen skickar tidskrifterna direkt till Ekologiska biblioteket är det viktigt att adressen är riktig. EBSCO fick följande adress: Lunds Universitet, Ekologiska biblioteket, Sölvegatan 37, S-223 62 Lund. Två förlag, Harcourt Brace och Kluwer, har trasslat till det i sina adressregister och skickar våra tidskrifter till Ekonomiska biblioteket, på följande adress: Lunds Universitet, Ekonomiska biblioteket, Box 7081, S-220 07 Lund (Harcourt Brace) samt Lunds Universitet, Economic Library, Box 7081, S-220 07 Lund (Kluwer). Efter påpekande till EBSCO ändrades adressen på våra tidskrifter från Harcourt Brace till Lunds Universitet, Ekonomiska Biblioteket, Solvegatan 37, S-2262 Lund (dvs vår gatuadress och postnr, men Ekonomiska bibl.). EBSCO lovade att ändra detta hos förlagen och vi enades om att ta bort "Lunds universitet" och istället skriva "Ekologiska biblioteket" först. Följden blev att vi började få Ekonomiska bibliotekets tidskrifter, den senaste feladresserade häftet kom så sent som i december och fortfarande kommer vissa av våra till Ekonomiska biblioteket trots att vi meddelar EBSCO varje gång det sker. Fulltexttidskrifter Vårt mål var att kunna prenumerera på samtliga fulltexttidskrifter av de som vi redan hade i tryckt version från EBSCO, men det visade sig att EBSCO endast kunde förmedla vissa titlar. Vi önskade också att man skulle kunna nå dem via IP-nr, inte via "userid och password". Vi fick en lista på de titlar vi kunde prenumerera på (24 st). Av dessa fanns det 8 st som vi redan hade fri tillgång till genom den ordinarie tryckta prenumerationen. För övriga 16 titlar fick vi betala en extra kostnad mellan 900:- och 9.940:- för att få fulltext, de flesta tilläggen låg kring 1.000:- till 1.500:-. De fulltexttidskrifter som har ingått gratis i den tryckta prenumerationen kan helt plötsligt upphöra och man tvingas att tilläggsbetala. Så var fallet med "Hydrobiologia" (Kluwers förlag). Den är redan mycket dyr i den tryckta versionen 56.700:- och i september fick vi besked om att tillägget för fulltext 1999 var 9.940:-. Tidskriften "Phytopathology" finns i fulltext men det kostar för närvarande lika mycket att ha den tryckta som fulltexten därför avvaktar vi och prenumererar endast på den tryckta. Från Blackwells förlag har vi 9 fulltexttidskrifter. Dessa kan vi inte få tillgång till via IP-nr, utan vi måste lägga upp en sida bakom varje titel med Userid och Password. Denna sida är dold för alla utom för LU och LTH. En av Blackwells tidskrifter, African journal of ecology, fungerar fortfarande inte pga att det endast ligger häften från 1998 i fulltext. Eftersläpningen i utgivningen är ett stort problem speciellt med Blackwells tidskrifter. Från NRC i Canada har vi fyra fulltext tidskrifter. Vi betalar ett tillägg mellan 912:- och 1.004:- för dessa titlarna i fulltext, men detta tillägg gäller bara för 1999 års prenumeration. Vi har via EBSCO försökt att förhandla fram ett bra pris för de äldre årgångarna, men först ville NRC ha fullt betalt eftersom de inte förstod att vi redan hade prenumerationer på de tryckta årgångarna sedan mycket lång tid tillbaka. EBSCOs förhandlingar med NRC har kommit så långt att NRC har hittat 3 av våra 4 tidigare prenumerationer, men de ger oss en löjligt låg reduktion av priset. För t.ex. "Canadian journal of zoology" 1998 vill NRC ha 3.472:- för att vi ska få den i fulltext, det är nästa samma kostnad som vi redan betalat för den tryckta. Ett 6
mer rimligt pris vore 1.000:- för varje årgång. Förhandlingarna fortsätter men det lutar snart åt att vi själva tar kontakt med NRC och försöker reda ut det hela. Med Springers fulltexttidskrifter hade vi problem hela våren. Till slut gav EBSCO oss namn och telefonnr till en person på Springers förlag i Tyskland, varefter det räckte med ett telefonsamtal samt att faxa ner IP-nr serierna för Lunds universitet + LTH och fulltext tidskrifterna fungerade nästa morgon. Det är just den här typen av kontakter som jag beskrivit ovan som en agent ska sköta på ett professionellt sätt, men som EBSCO fallerar med hela tiden. En förklaring till att det har varit så otroligt svårt att få igång fulltexttidskrifterna kan vara att förlagen inte vill ha agenter som mellanhand, speciellt inte när det gäller detta nya mediet som fulltexttidskrifterna utgör. Men det förklara inte alla problemen vi har haft. Våra förhoppningar var att EBSCO skulle kunna spara filerna av våra fulltexttidskrifter på sin server, så att vi hade en försäkring att vi skulle kunna nå dem även om vi slutade med prenumerationerna på vissa. Endast vissa förlag tillåter EBSCO att göra detta och EBSCO har inte kunnat erbjuda service för dessa ännu. Det verkar vara betydligt förnuftigare att UB förhandlar med förlagen och att fulltexttidskrifterna samlas på en server i Lund, dessutom kan alla filerna matas ned i DADS som är en databas vars gränssnitt söker i alla fulltexttidskrifter som LU och LTH prenumererar på. EBSCOs handläggande av fulltexttidskrifterna under 1999 har gjort oss mycket tveksamma till att låta dem fortsätta hantera denna delen av prenumerationen åt oss. Det vore betydligt bättre om vi kunde komma fram till en lösning med direktprenumerationer som UB sköter och nermatning på en server i Lund för samtliga fulltextsprenumerationer. Om alla fulltextprenumerationer för Lunds Universitet skett från en central enhet, hade även dubbelprenumerationer kunnat undvikas. Ekologiska biblioteket var ovetande om UB:s upphandling av förlaget Kluwers fulltexttidskrifter inför 2000, pga detta har onödiga prenumerationer gjorts. Vad gäller de tryckta tidskrifterna är vi beredda att ge EBSCO ytterligare ett år, eftersom det är ett stort extra arbete att ytterligare en gång byta leveranssystem. Dock kan detta extra arbetet uppvägas i.o.m att vi har direkt kontakt med förlagen vid reklamationer och att detta resulterar i en effektivare hantering. I dagsläget reklamerar vi till EBSCO som i bästa fall reklamerar till förlagen. Prenumerationskostnaderna år 2000 Kostnaderna för 1999 år tidskriftsprenumerationer har inte räknats ned ännu eftersom vi inte har fått alla fakturorna. Men det rör sig om ca. 750.000:-, vi har fått förhandsbesked från EBSCO på att prishöjningen till år 2000 blir ca. 8% för våra tidskrifter. Om det stämmer skulle våra prenumerationer kosta oss 810.000:- nästa år, en höjning med 60.000:-. Dock anser UB2s periodikaavdelning att 8% är rena glädjekalkylen, när de har räknat på prishöjningarna stannar de på ca. 15-20%. Förlagens höjning har varit 10% de senaste åren och sedan beror det på hur stark de svenska kronan är. En 15% prisökning skulle för oss innebära en höjning med 112.500:-, prenumerationskostnaderna för år 2000 skulle då bli 862.500:-. Hur täcks dessa prisökningar? Ska vi fortsätta enligt UBs modell med uppsägningar vartannat år. Under projektperioden har vi fått medel för prenumerationerna direkt från fakulteten, dessa medel har varit öronmärkta för biblioteket. Det är viktigt att om projektet permanentas att medlen även i fortsättningen öronmärks för biblioteket. Dessa medel har ju tidigare tillkommit UB2 för deras biblioteksverksamhet och det är olyckligt om de skulle försvinna ut i institutionernas budget. Biblioteksverksamheten kräver kontinuitet och fakultetens biblioteksnämnd har ett stort ansvar. 7
Inför år 2000 har det, på Ekologiska bibliotekets önskemål, beslutats från fakulteten att biblioteket ska få en egen LM-kod. Detta för att i första hand förenkla det ekonomiska handhavandet vid bokslut och budget, men också för att fakulteten enkelt ska kunna ha en överblick över bibliotekets kostnader. 1999 års medel för prenumerationerna har utbetalats i 12-delar från fakulteten vilket har medfört ett stort underskott på vårt konto, eftersom årets prenumerationer betalas i förskott. Sammanfattning av prenumerationshanteringen det finns inga praktiska hinder för Ekologiska biblioteket att sköta tidskriftsprenumerationerna själv, dock krävs det personal för hanteringen. det största problemet är prenumerationskostnaderna som varje år ökar med minst 10%, hur ska detta kunna lösas utan att varje år behöva säga upp 10-20% av tidskrifterna. medlen från fakulteten till biblioteksverksamheten måste vara öronmärkta, i princip har de ju varit "öronmärkta" för biblioteksändamål när UB fått dem. det är effektivare om prenumerationerna på fulltexttidskrifter sköts centralt, så de kan lagras på en för Lunds universitet gemensam server för att sedan vara basen till databasen DADS. att prenumerera via agent har bitvis varit problematiskt och måste utvärderas inför nästa års prenumerationer. Lolitas periodikamodul Registrering av tidskriftshäftena i Lolitas periodikamodul var ett av kraven från UB. Anledningen till detta var att låntagarna skulle kunna se i Lolita om ett visst häfte hade anlänt. Vi har mycket svårt att tro att låntagarna först slår upp i Lolita för att kontrollera om häftet har anlänt, för att sedan gå till biblioteket och ta fram det. Vi tror snarare att låntagaren går till biblioteket och om häftet inte finns på plats frågar låntagaren bibliotekets personal, som snabbt kan ge svar genom att titta på periodikakortet. I båda fallen har vi en besviken låntagare, men om vi använder registreringskort kan vi fästa en lapp på kortet om vem som önskar tidskriftsnumret ifråga. Detta gör sig inte så lätt i periodikamodulen. Lolitas periodikamodul är definitivt inte värd all den tid som man måste lägga ner vid registrering. Vi har från april gjort en jämnförande studie mellan hur lång tid det tar att registrera tidskrifterna på vanliga registerkort i papper kontra registrering i Lolitas periodikamodul. Registrering på kort tar ca. 1 min./tidskriftshäfte och inkluderar även registrering av luckor (icke anlända tidskriftshäften) Registrering i periodikamodulen tar ca. 1,5 min./tidskriftshäfte (vid normal registrering) Normal registrering inkluderar inte; notering av luckor (icke anlända tidskriftshäften) eller registrering av reklamerade tidskriftshäften som fyller ut luckor i beståndet, korrigering av ankomst datum, manuell inläggning av extra nr eller supplement, ändringar i frekvenser, kumuleringar av volymer eller att öppna periodikapost som "låst" sig. Ska dessa moment tas med överstiger vi med lätthet 1,5 min. Se (Bilaga 4) för en manual över de vanligaste transaktionerna i periodikamodulen. Att lägga upp en ny tidskriftspost tar 1-2 timmar, det tar ca. 3 min. att skriva ett nytt registreringskort på maskin. 8
Tidskriftsposter som ligger i UBs Lolita konto går ej att föra över till det Naturvetenskapliga kontot, dessa poster måste göras hel nya och pga det förlorar man all registrerings information som UB2 har lagt in tidigare När vi tog över registreringsansvaret var de flesta av våra periodikaposter manuellt manipulerade vad gäller förväntad ankomstdatum, vilket har medfört att vi har lagt ner mycket tid för att rätta till dessa posterna. Om man i en manuellt manipulerad post har registrerat luckor, går det ej att registrera dessa häften när de anländer. Man måste i såfall fortsätta att manipulera och man kommer in i en ond cirkel om inte hela posten rättas till. Reklamationsdelen fungerar dåligt i periodikamodulen. Bra med kort enkelt och snabbt att registrera lätt att se när en tidskrift förväntas anlända enkelt att skriva kommentarer lätt och snabbt att göra ett nytt kort kortlådan är transportabel Dåligt med kort svårt att upptäcka luckor, icke anlända tidskriftshäften, om man glömt notera dem man måste fysiskt befinna sig i biblioteket för att kunna få tillgång av kortinformationen Bra med periodikamodulen om allt stämmer (det gör det sällan med tidskrifter) är det enkelt och snabbt att registrera alla kan nå informationen via Lolita lätt att se luckor, icke anlända tidskriftshäften Dåligt med periodikamodulen mycket användarovänligt system tar för lång tid att arbeta med posterna "låser" sig spontant och det krävs hjälp från Systemavdelningen för att låsa upp dem svårt att få en överblick över de registrerade tidskriftshäftena, eftersom man inte kan se i vilken kronologisk ordning de har anlänt till biblioteket förväntansdatum är opålitliga: a) pga felräkning i posten b) pga att någon har manipulerat tiden manuellt det går ej att flytta poster från ett Lolita konto till ett annat, utan man måste göra en ny post och missar den tidigare inlagda informationen. att göra en ny periodikapost tar 1-2 timmar, beroende på det krångliga kodspråket i posterna tidskriftshäften med dubbla årtal (1998/99) tar extra lång tid att registrera. fälten på HM-skärmen är inte sökbara vilket innebär att det t.ex. inte går att söka efter fakturanummer. Man måste ha ett parallellt betalningssystem för att kunna göra fakturakontroller etc. reklamationsdelen fungerar dåligt 9
Sammanfattning periodikamodulen Lolitas periodikamodul är det mest användarovänliga datorprogram vi har stött på, under 90-talet. All den tid det tar att registrera i periodikamodulen uppvägs inte av att låntagarna (i de flesta fall) kan se om ett speciellt tidskriftshäfte har anlänt. Inom mycket snar framtid kommer vi att ha majoriteten av våra tidskrifter i fulltext, dessa registreras inte i periodikamodulen. Det känns inte speciellt motiverat att lägga ner massor av tid för registrering av de resterande tryckta tidskrifterna (ofta de minst attraktiva). Vårt förslag är att man endast använder periodikamodulen till att ange från vilket år man startade med tidskriften, samt om man upphör eller övergår till fulltext anges detta. 10
B. "Egen sigel" - Lbio En av delarna i pilotprojektet består i att analysera vilka åtagande "egen sigel" innebär för ett institutionsbibliotek. I Libris (den nationella bibliotekskatalogen) har varje bibliotek en bokstavskod, t.ex. S=Kungl. bibl. Li=Linköpings UB, L=Lunds UB, Gm=Göteborgs biomedicinska bibl. Denna bokstavskod kallas "sigel" och får maximalt innehålla fyra bokstäver. Upprinnelsen till projektet "Egen sigel" startade med diskussionerna hur man skulle gå tillväga för att justera beståndsuppgifterna i Libris och Lolita sedan bok- och tidskrifts-depositionerna övergått i Ekologiska bibliotekets ägo. Mycket arbete och tid kunde sparas om man kunde göra en generell ändring av hela beståndet i Libris. En sådan generell körning skulle också resultera i att alla beståndsposter i Libris skulle vara korrekta över en natt. Samtidigt kunde man få fjärrutlåningen testad fullt ut på ett institutions bibliotek. Allt detta sammantaget talade för att Ekologiska biblioteket skulle få en "egen sigel". Redovisning "egen sigel" - Lbio Redogörelse för arbetet med "egen sigel" - Lbio. 1. Libriskörning - automatiska justeringar till Lbio av Ekologiska bibliotekets samtliga beståndsposter i Libris 2. Manuella justeringar av beståndsposterna i Libris och Lolita 3. Överföring av monografier och serier inom ämnet "ekologi" från UB2 till Ekologiska biblioteket 4. Fjärrlån (ut), hanteringen tas över av Ekologiska biblioteket Redogörelse för arbetet med "egen sigel" - Lbio Ekologiska biblioteket tar kontakt med Libris sekretariatet och får besked om att det är fullt genomförbart att med en generell körning föra över hela Ekologiska bibliotekets bestånd till en ny sigel i Libris. "Eget sigel"-möte (Rolf Hall, Ulf Nilsson, Åse Paulsson, Gun-Britt Sandersson) (Bilaga 2). Mötet syftade till att utreda konsekvenserna inom fjärrlån och katalogisering vid anskaffandet av "egen sigel" i Libris. "Projekt Ekologiska biblioteket" möte (Rolf Hall & Åse Paulsson) (Bilaga 3). Här beslutades att föregående mötesanteckningar skall utgöra underlag för beslut gällande ansvar och arbetsfördelning mellan UB2 och Ekologiska biblioteket när det gäller "egen sigel". Projekttjänsten för justeringar i Libris och Lolita skulle utlysas och Systemavdelningen på UB kontaktas för att de i sin tur ska ta kontakt med Libris sekretariatet. Projektbeskrivning (Bilaga 1) 11
Ekologiska biblioteket får fylla i en registreringsblankett med uppgifter om biblioteket, vad gäller fjärrlåneservice etc. (Se sidan 14) Efter endel diskussioner med systemavdelningen och UB2:s katalogavdelning beslutades det hur Libris körningen skulle se ut. (Se sidan 13) Testkörning av 20 katalogposter. Libris körningen, alla våra böcker heter nu Lbio. Vi får beskedet från UB2 att vi nu får sköta fjärrutlånet av böcker helt själva. Ekologiska biblioteket och UB börjar med de manuella justeringarna i Libris. Det förs noggrann tidsredovisning på de olika momenten, för att det ska gå att räkna fram den totala tidsåtgången för olika typer av justeringar. 1. Libriskörning - automatiska justeringar till Lbio av Ekologiska bibliotekets samtliga beståndsposter i Libris. Beskrivning av projektet och dess förutsättningar Vid överföringen av det deponerade materialet till Ekologiska bibliotekets ägo måste samtliga katalogposter i Libris och Lolita ändras, detta justeringsarbete förenklas genom att Ekologiska biblioteket får en "egen sigel" och en generella körning gör alla ändringarna i Libris. När kontakt togs med Librissekretariatet framgick det att det var fullt möjligt att genomföra en generell flyttning av Ekologiska bibliotekets bestånd till en ny sigel. Dock fanns det ett undantag och det var de beståndsposter som ligger under L* där flera institutioner är noterade för bestånd. Dessa katalogposter skulle vi få en fellista på och fick i efterhand justera dem manuellt. Det påpekades också att körningen måste göras emedan Stairs funktionen fortfarande finns i bruk i Libris. Vi fick också besked om att en sigel endast får innehålla 4 bokstäver, så Lekol blir tyvärr för långt. Vi bestämmer oss för Lbio. Ekologiska bibliotekets poster i Libris har två olika utseende: L Plac.På:Inst480 - för deponerade periodika och monografier L* Inst480 - för periodika och monografier ägda av Ekologiska biblioteket Körningen i Libris skulle innefatta båda typerna. Efter diskussioner med Systemavdelningen på UB, Libris sekretariatet och UB2s katalogavdelning, beslutades följande profil för körningen. 12
Profiler för Libriskörningen Depositioner gamla 096-fältet [y] L [a] 0200 [b] Plac.På:Inst480 nya 096-fältet [y] Lbio [a] Inst480 Om det finns årtal efter "Plac.På:Inst480" ska dessa tas bort. Om det finns ett [c]-fält med Ref. ska detta finnas kvar. Ekologiska biblioteket eget material gamla 096-fältet [y] L* [a] Inst480 nya 096-fältet [y] Lbio [a] Inst480 Om det finns ett [b]-fält med Ref. ska detta finnas kvar Vi måste behålla Inst480 i [a]-fältet för att vara säkra på att posterna hamnar i rätt Lolita konto och inte skriver över några poster. På båda typerna av poster skall följande fälten finnas kvar. 080-fältet UDK och 081-fältet SAB ska vara kvar 590-fältet Uppgift om delar ska vara kvar 596-fältet Anmärkningsfältet ska vara kvar Kommentarer Följande misstags gjordes. Poster som ej fick Lbio - En del L-poster saknade [a]-fält 0200, dessa poster fördes inte över till Lbio utan ligger kvar i UBs L-konto. Eftersom vi gör en total genomgång av vårt material hittar vi dem allt eftersom och får manuellt justera dem. Det rör sig mest om huvudposter till flerbandsverk och periodika. - Under den manuella genomgången av poster har vi även upptäckt att vi har deponerat material från UB1, avdelning Q. Vi skulle således även ha gjort en profil med följande utseende. [y] L [a] 0100 [b] Plac.På:Inst480 - Vi har även upptäckt skrivfel i 096 fältet Inst408 istället för Inst480. - Alla de ovanstående posterna hittar man vid den manuella genomgången, om man systematiskt tar alla sina böcker från hyllorna och går igenom mot Libris. Anmärkningsfältets vara eller inte vara - Det kan diskuteras så här i efterhand hur klokt det var att låta anmärkningsfältet 596 vara kvar. I 99% av fallen innehåller anmärkningsfältet endast uppgifter om "Senare facksign." vid UB2. Detta är en uppgift som nu måste tas bort manuellt på samtliga poster, eftersom den är synlig i Web-Libris och är mycket störande. I några få fall finns det anmärkningskommentarer som kan vara viktiga att låta vara kvar. Dock tror jag det är möjligt att vid en körning beställa att det endast är anmärkningar som startar med texten "Senare facksign." som ska tas bort och då slipper man många timmars manuellt arbete. Å andra sidan var det just dessa störande anmärkningar i Web-Libris som gjorde att vi börjande gå igenom samtliga poster och lägger till hyllsignatur samtidigt som vi tar bort anmärkningsfältet. Ett arbete som vi troligtvis inte hade prioriterat annars, men som underlättar för både våra låntagare och för Ekologiska bibliotekets personal. Registrering i Libris av Ekologiska biblioteket 13
För att erhålla vår sigel, Lbio, fick vi fylla i en registreringsblankett med uppgifter om Bibliotekets namn, adress, kontaktperson, hemsidesadress, e-mail adress för fjärrlånebeställningar, önskemål om antalet användaridentiteter, IP-adresser för återkomst av Websöks utländska poster etc. Mycket av denna informationen lägges in i Libris för att underlätta för fjärrlåneverksamheten. Se (Bilaga 5), för hur man ändrar bibliotekets uppgifter i Libris. Libriskörningen Därefter gjorde Librissekretariatet en test körning med 20 av våra poster och efter vad vi kunde se såg det bra ut. Två dagar senare görs hela körningen och nu finns vi med i Libris som Lbio. Redan samma dag fick vi vår första fjärrlånebeställning via e-mail. Efter några dagar upptäcker vi att det bara är bokbeställningar som kommer via e-mail, efter kontakt med Librissekreteriatet ordnas det omgående så att även artikel-beställningarna kommer via e-mail. Fellistan på de poster som inte körningen kunde klara av kom dagen efter, den innehöll 62 st ISBN och ISSN nummer. Nästan alla härrörde från poster i L* där det fanns mer än ett institutionsbibliotek registrerat på posten. - 28 var huvudposter till tidskrifter - 4 poster kom från L kontot och saknade 0200 i [a]-fältet - Övriga var monografier eller huvudposter till flerbandsverk Libriskörningen klar och nästa moment tar vid. Manuella justeringar av beståndsposter i Libris och Lolita Sammanfatting av Libriskörningen Det är viktigt att analysera vilka fält som ska vara med när man gör profilen till Libriskörningen. Den generella körningen i Libris gör att de flesta posterna har ändrats till Lbio över natten. Vilket gör att fjärrlånet kan sätta igång omedelbart och att våra böcker genast finns under den nya siglen "Lbio". Att finjustera manuellt med hyllsignatur på samtliga poster är inte nödvändigt, men det underlättar både för låntagare och personal. Librissekretariatets personal har varit otroligt bra och effektiva att samarbeta med. 2. Manuella justeringar av beståndsposterna i Libris och Lolita 14
Efter den generella körningen i Libris, då Ekologiska bibliotekets material fick sigeln Lbio, återstår en hel del manuella justeringar i posterna både i Libris och Lolita. Enligt projektbeskrivningen skulle Ekologiska biblioteket endast utföra justeringarna i sitt eget Lolitakonto, alla övriga justeringar skulle utföras av en UB katalogisatör. Under projektets gång har dessa arbetsrutiner ändrats, en betydligt effektivare arbetsfördelning har på detta sättet kunnat utarbetats (se sid. 16). Libris katalogen innehåller nu hylluppställning för allt material på Ekologiska biblioteket vilket är till stor hjälp för våra låntagare och för fjärrlånehanteringen, eftersom det förutom hylluppställning även står i klartext om boken är "Ej Hemlån" resp. "Ej Fjärrlån". Följande justeringar i katalogerna har genomförts och tidsåtgången beräknats. (EB = Ekologiska biblioteket) Deponerade periodika 255 st ca. 8 min per post (4 min UB, 4 min EB) Periodika ägda av Ekologiska biblioteket - 4 min per post (EB) Deponerade monografier - 8 min per post (4 min UB, 4 min EB) Monografier ägda av Ekologiska biblioteket - 4 min per post (EB) Fellistan efter Libris körningen, 62 poster. ca. 10 min per post (samtliga justeringar är gjorda på EB i L* och Lbio, utom 4 gallringar i UB-kontot L i Libris) Limnologiska bibliotekets (Inst455) gamla poster, 128 poster, ca. 7 min per post (samtliga justeringar är gjorda på EB i L* och Lbio, utom 12 gallringar i UB-kontot L i Libris). Limnologiska biblioteket blev en del i det nybildade Ekologiska biblioteket 1994. Dessa 128 posterna har påpekats vid flera tillfällen men ej blivit justerade. Särkatalogiserade periodika häften ca. 8 min per post (4 min UB, 4 min EB) Tiderna redovisade här ovan är för normala katalogjusteringar. Vissa katalogposter kräver betydligt längre tid, exempelvis de tidskrifter som har fel beståndsuppgifter i Libris och anger att hela beståndet finns på Ekologiska biblioteket, medan de äldre årgångarna fortfarande är placerade på UB2. Detta kräver att man kontrollerar var tidskriften rent fysiskt befinner sig och sedan skickar eventuella volymer till Ekologiska biblioteket. Man bör kalkylera med att vissa tidskrifter tar betydligt längre tid än 8 min att reda ut, någon speciell tidsredovisning kommer inte att ske för dessa tidskrifter. Sammanfattning Handhavandet av de manuella justeringarna i Libris och Lolita måste delas upp mellan UB och Ekologiska biblioteket, samtliga böcker och tidskrifter justeras på både UB och Ekologiska biblioteket. Enligt UBs och Ekologiska bibliotekets gemensamma uträkningar tar det det ca. 8 min. att justera en tidskrift i samtliga kataloger. Våra 255 deponerade tidskriftstitlar har tagit 34 timmar att justera, omräknat i lön rör det sig om 5.780:-.(Från UBs kansli har vi fått en formel på hur mycket en bibliotekarie kostar i timmen.) B x 1,55 x 1/165 uträknat på en bruttolön (B) av 18.000:- blir det 170:-/tim En monografijustering tar 8 min. och det kostar ca 23:-. Man ska betänka att vi sparar mycket tid i senare skede genom att uppgifterna i Libris och Lolita är korrekta. Alla fjärrlånebeställningar har hyllplacering noterad och de av våra 15
låntagare som använder Libriskatalogen ser omedelbart på vilken hylla boken står i Ekologiska biblioteket. Vi är förvånade över att de manuella justeringarna går så snabbt och smidigt att göra. Sett i ett längre perspektiv är det väl använda pengar att göra dessa justeringar fullt ut. Arbetsrutinerna för periodika bör vara följande Ekologiska biblioteket går igenom samtliga deponerade tidskrifter i Libris och gör sina justeringar. Detta är mest effektivt eftersom Ekologiska biblioteket kan sitt bestånd och har sin uppdaterade periodikalista till stöd. Ekologiska biblioteket gör en lista över de tidskriftstitlar som UB måste gallra ur Libris. Ekologiska biblioteket gör en lista på de tidskrifter som har särkatalogiserade delar, för att UB utifrån den ska kunna justera beståndet. UBs arbete kan börja sedan ovanstående punkter är gjorda. UB justerar samtliga deponerade tidskrifter i Lolita, samt de som behövs gallras i Libris enligt lista från Ekologiska biblioteket UB justerar samtliga särkatalogiserade delar i Lolita och Libris (tar bort UB:s bestånd och lägger till Lbio). Arbetsrutinerna för monografierna bör vara följande UB justerar samtliga deponerade monografier utifrån listutdrag från Lolita, detta sker innan Ekologiska biblioteket börjar med sina justeringar alla tveksamma fall skickas över till Ekologiska biblioteket för kontroll Ekologiska bibliotekets arbete kan börja sedan ovanstående punkter är gjorda. Ekologiska biblioteket justerar hela sitt monografi bestånd i Libris och Lolita Kommentarer Ett problem som dök upp vid det manuella monografijusteringarna var att de av Ekologiska biblioteket återlämnade depositionerna inte var justerade i Lolita. Detta gällde både monografier som var återlämnade 1994 och de som var återlämnade i augusti 1998. Enligt protokollet från projektgruppsmötet dem 11 juni 1998, (Bilaga 2), skulle dessa justeringar vara utförda innan Lbio körningen gjordes. Med anledning av detta problemet insåg vi att det inte gick att lita på UBs Lolita katalog vad gällde de utdeponerade monografierna, detta innebar att alla monografijusteringar måste göras först i UBs katalog så att alla tveksamma fall kunde skickas till Ekologiska biblioteket för kontroll. Det är i huvudsak 2 typer av problem som UB skickar över för kontroll poster som finns i UBs Lolita konto som Plac.På:Inst480 men som saknas i UBs konto i Libris som Plac.På:Inst480. Detta rör sig om återlämnade monografidepositioner som ej justerats av UB i Lolita poster som finns i UBs Lolita konto som Plac.På:Inst480 men som ursprungligen är depositioner från UB1 till Ekologiska biblioteket (mindre än 20 böcker). Dessa hade vi missat när profilen för Libriskörningen gjordes. Här nedan följer en indelning av materialet i olika typer. Beskrivningar på hur Ekologiska biblioteket gör justeringarna i Libris-Webb finns i (Bilaga 6). 16
Tidskrifter - tidigare depositioner Typ 1. Tidskrifter där Lbio har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) lägga till hyllsignatur, [Periodica] rätta beståndsuppgifterna ex. i många av UBs poster finns endast start volym angivet, årtal saknas ex. periodika som är äldre än 1957 har ett brott i beståndsuppgiften Vol. 28-54;55-90(1930/31-1957;1958-1993) ta bort texten "Senare facksign..." i anmärkningsfältet kontrollera om tidskriften har särkatalogiserade special nummer, om så är fallet skrives ISSN nr och titel upp på en lista. Se vidare under Typ 1b. Manuellt ska UB göra följande i Lolita ta bort posten ur UBs Lolita konto, en lista på samtliga deponerade tidskrifter har tagits ut från UB2s periodikalista rätta pekaren i samkatalogen, dvs ta bort UB2 och se till så Nekolb finns där Typ 1b. Tidskriften har särkatalogiserade delar där Lbio har genererats automatisk Manuella justeringar för huvudposten till dessa tidskrifter sker som ovan i Typ1, för delarna är rutinerna följande. lista med ISSN nr och titlar skickas över från EB till UB. LI30 lista från Libris bifogas i de fall inte samtliga delar varit registrerade tidigare. Manuellt ska UB göras följande i Libris (Lbio) lägga till hyllsignatur, ex. [Periodica (=Hydrobiologia) Ej hemlån] ta bort texten "Senare facksign..." i anmärkningsfältet Manuellt ska UB göra följande i Lolita ta bort posterna ur UBs Lolita konto rätta pekarna i samkatalogen, dvs ta bort UB2 och se till så Nekolb finns där Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Lolita justera samtliga poster så det klart framgår var de är placerade lägga till "Ej Hemlån" Typ 2. Tidskrifter där Lbio inte har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) sekundärkatalogisera tidskriften lägga till hyllsignatur, [Periodica] lägga till beståndsuppgifter skriva upp ISSN nr och titel på en lista till UB för att de ska kunna gallra tidskriften ur sitt konto i Libris Manuellt ska UB göra följande i Libris (L) gallra tidskrifterna enligt lista från EB Manuellt ska UB göra följande i Lolita ta bort posten ur UBs Lolitakonto, en lista på samtliga deponerade tidskrifter har tagits ut från UB2s periodikalista rätta pekaren i samkatalogen, dvs ta bort UB2 och se till så Nekolb finns där Typ 2b. Tidskriften har särkatalogiserade delar där Lbio inte har genererats automatisk 17
Manuella justeringar för huvudposten till dessa tidskrifter sker som ovan i Typ2, för delarna är rutinerna följande. lista med ISSN nr och titlar skickas över från EB till UB. LI30 lista från Libris bifogas i de fall inte samtliga delar varit registrerade tidigare. Manuellt ska UB göras följande i Libris (Lbio) sekundärkatalogisera delarna i Lbio lägga till hyllsignatur, ex. [Periodica (=American zool...) Ej hemlån] ta bort texten "Senare facksign..." i anmärkningsfältet Manuellt ska UB göra följande i Libris (L) gallra delarna Manuellt ska UB göra följande i Lolita ta bort posterna ur UBs Lolita konto rätta pekarna i samkatalogen, dvs ta bort UB2 och se till så Nekolb finns där Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Lolita justera samtliga poster så det klart framgår var de är placerade lägga till "Ej Hemlån" Tidskrifter - ägda av Ekologiska biblioteket Typ 3. Tidskrifter där Lbio har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) lägga till hyllsignatur, [Periodica] kontrollera beståndet kontrollera om det finns, av andra bibliotek, särkatalogiserade häften i Libris. Om så är fallet ska dessa särkatalogiseras. Typ 4. Tidskrifter där Lbio inte har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) sekundärkatalogisera tidskriften lägga till hyllsignatur, [Periodica] lägga till beståndsuppgifter kontrollera om det finns, av andra bibliotek, särkatalogiserade häften i Libris. Om så är fallet ska även Ekologiska bibliotekets häften särkatalogiseras. Monografier - tidigare depositioner Typ 5. Monografier där Lbio har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) lägga till hyllsignatur, ex. [Etologi] ta bort texten "Senare facksign..." i anmärkningsfältet Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Lolita kontrollera (nästa dag) så det inte har genererats en ny exemplarpost i Lolita. Om så är fallet måste de befintliga exemplaren föras över till den nya posten och den gamla raderas. göra en fysisk markering på boken att den är OK i katalogerna Manuellt ska UB göra följande i Lolita ta bort posten ur UBs Lolita konto, en lista på samtliga deponerade monografier har genererats ur Lolita 18
rätta pekaren i samkatalogen, dvs ta bort UB2 och se till så Nekolb finns där Typ 6. Monografier där Lbio inte har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) sekundärkatalogisera monografien lägga till hyllsignatur, ex. [Limnologi] skriva upp ISBN nr och titel på en lista till UB för att de ska kunna gallra posterna ur sitt konto i Libris Manuellt ska UB göra följande i Libris (L) gallra posterna enligt lista från EB Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Lolita kontrollera (nästa dag) så posten har gått över till Lolita, göra exemplarpost och streckkoda boken. göra en fysisk markering på boken att den är OK i katalogerna Manuellt ska UB göra följande i Lolita ta bort posten ur UBs Lolitakonto, en lista på samtliga deponerade monografier har genererats ur Lolita rätta pekaren i samkatalogen, dvs ta bort UB2 och se till så Nekolb finns där Monografier - ägda av Ekologiska biblioteket Typ 7. Monografier där Lbio har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) lägga till hyllsignatur, ex. [Mammalia] Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Lolita kontrollera (nästa dag) så det inte har genererats en ny exemplarpost i Lolita, om så är fallet måste de befintliga exemplaren föras över till den nya posten och den gamla raderas. göra en fysisk markering på boken att den är OK i katalogerna Typ 8. Monografier där Lbio inte har genererats automatiskt Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Libris (Lbio) sekundär katalogisera monografien lägga till hyllsignatur, ex. [Ent Fysiologi] Manuellt ska Ekologiska biblioteket göra följande i Lolita kontrollera (nästa dag) så posten har gått över till Lolita, Göra exemplarpost och streckkoda boken. göra en fysisk markering på boken att den är OK i katalogerna 3. Överföring av monografier och serier inom ämnet ekologi från 19
UB2 till Ekologiska biblioteket Detta delmoment har efter ett antal diskussioner ändrat inriktning flera gånger, allt från generella lösningar med överföringar av alla monografier inom ett ämnesområde, till detaljdiskussioner om enstaka titlar. UB och Ekologiska biblioteket har olika mening om vilket material som ska överföras. Här nedan redovisas några av de skilda synpunkter som har framkommit under diskussionerna. Därefter redovisas Ekologiska bibliotekets och UB2s synpunkter separat. Det är viktigt att formulera klara riktlinjer och arbetsprinciper för att undvika senare detaljdiskussioner om enstaka titlar Överföringar av monografier och tidskrifter måste föregås av förhandlingar och en avvägning måste göras mellan kostnader för urval och katalogiseringsarbete å ena sidan och kundnytta å den andra. Det är önskvärt att överföra hela bokbeståndet inom ett ämnesområde (ex. Uea - ekologi) för att det ska bli så logiskt som möjligt för låntagarna. Inte som idag när samma typ av monografier finns både på Ekologiska biblioteket och på UB2 Man måste vara försiktig när det gäller generella överföringar. Det går ej att göra en dellösning för Ekologiska biblioteket, utan man måste titta på det tillsammans med de övriga institutionsbiblioteken. Eftersom ingen enighet kunde nås mellan Ekologiska biblioteket och UB2, blev resultatet av dessa diskussioner att Ekologiska biblioteket skall under 2000 ta fram vissa "enskilda titlar" som har högsta prioritet för överföring. Diskussioner om dessa enskilda titlar ska ske mellan UB2 (Ulf Nilsson) och Ekologiska biblioteket. En noggrann tidsstudie över detta arbetet skall redovisas till Projektgruppen efter sommaren 2000. Ekologiska biblioteket har följande argument för att samtliga monografier (ej på svenska) inom ett ämnesområdet (ex. ekologi, zoologi) bör flyttas över till Ekologiska biblioteket. monografierna på Lunds universitets bibliotek ska vara placerade på det utifrån låntagarnas synvinkel mest logiska stället, inte som nu uppdelade mellan UB2 och Ekologiska biblioteket. Låntagarna har mycket svårt att förstå varför en bok om fiskmåsar står på UB2 medan en bok om skrattmåsar står på Ekologiska biblioteket. monografierna på Ekologiska bibliotekets betydligt mer ämnesuppdelade på hyllorna än de är på UB2, vilket underlättar för låntagarna. Ett exempel på detta är avdelning Zoologi-Ug 20