Förvaltningsplan för Selma

Förvaltningsplan för Selma Dokumentnamn Förvaltningsplan för Selma Fastställt av Siv Olofsson Dokumentansvarig Ulf Pantzare Version 1,0 Datum 070516 Status Fastställd 1

Innehållsförteckning 1 Inledning 3 1.1 Syfte och målgrupp 3 1.2 Förvaltningsperiod 3 1.3 Bakgrund 3 2 Omfattning av förvaltningsuppdraget 3 2.1 Förvaltningsobjektet 3 2.1.1 Selmas huvudfunktioner 3 2.1.2 IT-stöd och systemsamband (integrationer) 3 2.1.3 Dokumentation 3 2.2 Förvaltningsaktiviteter 4 2.3 Mål 6 2.3.4 Övergripande mål 6 2.3.5 Problem och behov 6 2.4 Status för IT-stödet 6 2.5 Status för verksamhetsstödet 6 2.6 Påverkan från och till olika projekt 6 2.7 Mål för perioden 7 2.8 Resurser för perioden 8 3 Förvaltningsorganisation 8 3.1 Parter 8 3.2 Rollbeskrivningar 9 3.2.6 Rollbeskrivning (Lokal) systemägare (SÄ) 9 3.2.7 Rollbeskrivning systemförvaltare (SF) 9 3.2.8 Systemadministratör (SA) 9 3.3 Förvaltningsfora 10 3.4 Bemannad förvaltningsorganisation för perioden 10 Till denna plan finns specifikation över Förvaltningsprocesserna. http://www.umu.se/studentcentrum/process/inde.html 2

1 Inledning 1.1 Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen för Selma är att klargöra hur förvaltningen ska utföras och styras under avsedd period (2007). Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för och de som bedriver förvaltningen av Selma. Dokumentet ägs och förvaltas av systemägaren (SÄ). 1.2 Förvaltningsperiod Förvaltningsplanen gäller för 2007. I augusti bör systemägaren påbörja målarbetet inför 2008 I november bör mål och budget samt bemanning av förvaltningsorganisationen för 2008 vara beslutad av styrgruppen (systemägaren). 1.3 Bakgrund 2 Omfattning av förvaltningsuppdraget 2.1 Förvaltningsobjektet Selma är Umeå universitets system för kursplaner, utbildningsplaner, kurstillfällen och programtillfällen. 2.1.1 Selmas huvudfunktioner Hantera förslag på kursplaner, fastställda kursplaner och reviderade kursplaner på svenska och engelska. Hantera förslag på utbildningsplaner, fastställda utbildningsplaner och reviderade utbildningsplaner på svenska och engelska Hantera all anmälningsinformation Tillhandahålla information som utgör underlag för produktion av webb- och pappersbaserad utbildningskatalog, programblad, sammanställning av kursplaner, studiehandböcker etc. Kurskoder och anmälningskoder skapas och administreras via systemet Hantera leveranser till studera.nu m.fl. nationella system Leverera uppgifter till Ladok 2.1.2 IT-stöd och systemsamband (integrationer) Beskrivning av eport/import rutiner System Beskrivning av systemsamband Kommunikation Ansvarig Ladok Eport till Ladok löpande ODBC Rektors delegation kring fastställande av kurs- och utbildningsplaner In-design Uttag vid beställning överförs via e-post XML-filer Katalogredaktör Ingo-Glue Webbservice XML-filer Katalogredaktör NyA Utbildningsinformationen tillgängliggörs för VHS inhämtningsrobot via publikt gränssnitt XML-filer på webbplats Katalogredaktör 2.1.3 Dokumentation 3

Dokument kopplade till objektet Dokumentation, namn Processbeskrivningar Kursplaneprocessen fristående kurs http://www.ledning.umu.se/adm_utv/etapp3/dps/dok/dpsp-pbkurs-050418.pdf Systemdokumentation Systemdokumentationen är ordnade i användningsfall. Finns tillgängliga via Uppsalas Share Point Server. Tekniska beskrivningar Finns i form av tabellbeskrivningar via Uppsalas Share Point Server. Användardokumentation Manualen http://www.umu.se/studentcentrum/verksamhet/ladok/ladok_pdf/selma_manual_ut db.pdf Utbildningsdokumentation Manualen http://www.umu.se/studentcentrum/verksamhet/ladok/ladok_pdf/selma_manual_ut db.pdf Projektdokument Projektdefinition http://www.ledning.umu.se/adm_utv/etapp3/dps/dok/dps-pd-050307-v1.pdf PDF Ny utbildningsdatabas http://www.ledning.umu.se/adm_utv/etapp3/dps/dok/dpsk-pd-050915.pdf Kravspecifikation http://www.ledning.umu.se/adm_utv/etapp3/dps/dok/dpsp-kravlista-051007.pdf Ny utbildningsdatabas http://www.utbadmin.umu.se/ Slutrapport http://pc.projekt.umu.se/main.php/slutrapport_selma_sa.pdf?fileitem=4342113 Avtal Internuppdrag drift Under upparbetande Avtal leverantör Överenskommelse mellan Uppsala universitet, Karolinska institutet och Umeå universitet om utnyttjande och förvaltning av ett system (SELMA) för hantering av kursplaner och kurslitteratur m m. UmU Dnr: 243-245-07 2.2 Förvaltningsaktiviteter Förvaltningsaktiviteterna i samband med förvaltning av Selma är följande Förvaltningsaktivitet Definition/eempel 4

Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll Avser åtgärder för att styra och förbättra förvaltningsverksamheten i syfte att uppnå överenskomna mål för Selma. Prioritera ärenden Besluta om förvaltningsplan Planera och fördela arbetsuppgifter Avser såväl reaktiva som proaktiva åtgärder i syfte att stödja användare och öka deras kunskap om Selma. Syftet är att vidmakthålla och vidareutveckla användarnas kunskap om Selma. Utbildning Svara på frågor (användarfrågor, policy och teknik) Skapa och uppdatera användardokumentation Behörighetsadministration Bevaka/söka fel Plocka ut statistik Avser åtgärder i syfte att hantera förbättringsåtgärder och ändringar som initieras i Selma och dess omvärld, Aktiviteter från det att ändringsbehov uppstår till dess att ändring är införd. Testa ändringar Rättningar (fel i objektet) Fel i verksamhetens rutiner Lyfta upp synpunkter kring Förbättringar (,ej tvingande) Bättre samspel mellan verksamhet och applikation Anpassningar (tvingande ändring) Förändringar i regelverk Organisatoriska förändringar Begränsningar/ändringar i andra system Sanering Behov har upphört Se avtal med leverantör av drift 5

Uppdragstyper Förvaltning (timmar) Projekt/ Aktiviteter Akuta uppdrag Planerade uppdrag Nyutveckling Förvaltningsstyrning 160 Användarstöd 500 Ändringshantering 500 Marknadsföring 120 Summa budgeterat: 1280 2.3 Mål Avsnittet beskriver övergripande mål och delmål för Selma. 2.3.4 Övergripande mål Skapa ett effektivare och bättre sätt för att kunna utnyttja processer för kursplaner och utbildningsplaner Minska kvalitetsvariationer Möjliggöra att nyttovinsterna kan komma kärnverksamheten till godo Minska mängden manuell administration kring kursplanering. Öka rättsäkerheten Säkerställa leverans till webb- och tryckt katalog, studera.nu, NyA, m.fl. system Minska manuell hantering av litteraturlistor till UB och bokhandlare 2.3.5 Problem och behov Följande problem- och behovsbild har identifierats för Selma förvaltning. Förvaltningsverksamheten är under etablering. Avvaktar förvaltningsbeslut. Resursfrågan ej löst vad gäller ekonomi likväl som personal. Förvaltningsplan under upprättande. Förvaltningsrådet ej etablerat. Nationella styrgruppen för utveckling av Selma ej klar. Befogenheter är ej uttalade. 2.4 Status för IT-stödet Funktionalitet: Systemet fungerar enligt kravspecifikation. Tydlig utvecklingspotential finns. Användarvänlighet: Fungerar men tydlig förbättringspotential finns. 2.5 Status för verksamhetsstödet Under uppbyggnad. Avsaknaden av formellt fastställd förvaltningsorganisation försvårar. 2.6 Påverkan från och till olika projekt Projekt Beskrivning Påverkan 6

Koncernkatalogen Kommunikationsrelationer och uppgifter Okänd Webbpubliceringsprojektet Kommunikationsrelationer och uppgifter Okänd Proj 14 Kommunikationsrelationer och uppgifter Okänd Internationell Kommunikationsrelationer och uppgifter Okänd marknadsföring NyA (utvecklingsprojekt) Kommunikationsrelationer och uppgifter Okänd 2.7 Mål för perioden Målen för perioden är en följd av de problem/behov som presenteras i föregående avsnitt Mål (vad) Uppnås genom att (hur) Vidmakthålla Vidareutveckling Förvaltningsstyrning Förvaltningsorganisationens Det övergripande målet med förvaltningsstyrning aktiviteter är fördelade och uppföljda utifrån gällande är att överenskomna mål i åtgärdslista. denna plan är uppnådda. Förvaltnings- och styrgruppsmöten är genomförda enligt beskrivningar i denna plan. Förvaltningsplan för kommande år är framarbetad och beslutad i november månad. Erforderliga avtal är framarbetade och överenskomna (t.e. avtal med eterna leverantörer). Användarstöd Det övergripande målet med användarstöd är behovsanpassat stöd till användarna avseende Selmas olika delar. Ändringshantering Det övergripande målet med ändringshantering är att Selma är aktuellt, korrekt och anpassat efter verksamhetsmässiga och tekniska behov. Användarnas frågor är besvarade enligt fastställd process för användarstöd. Oförutsedda tekniska problem är hanterade enligt fastställd process för driftrelaterad felhantering. Behörigheter är administrerade enligt beslutat regelverk. Selma är felrättat. Kunskapsstödjande dokumentation är uppdaterad. 7

Daglig IT-drift och underhåll Det övergripande målet med daglig IT-drift och underhåll är att IT-stöden ska vara tillgängliga enligt verksamhetsparternas behov. Se driftsavtal 2.8 Resurser för perioden Detta avsnitt beskriver beräknade resurser för Selma baserade på målen i föregående avsnitt. Selmas totala budget under 2007-0101 2007-12-31 är följande kronor (timmar): Huvudaktivitet Verksamhet IT Summa budgeterat Förvaltningsstyrning 38 000 (160) 38 000 Användarstöd 120 000 (500) 120 000 Ändringshantering 120 000 (500) 120 000 Daglig IT-drift och underhåll 162 000 (250) 162 000 Marknadsföring 29 000 (120) 29 000 Summa budgeterat 307 000 162 000 469 000 Förvaltningsavgiften tillkommer. 3 Förvaltningsorganisation 3.1 Parter För att förvaltningen av Selma ska fungera tillfredsställande måste relationen mellan förvaltningens parter tydliggöras. I nedanstående figur har parterna kategoriserats utifrån vilken verksamhet som bedrivs. Part StudentCentrum It-stöd Uppsala ( de facto ) S-byrån Uppsala Typ av verksamhet LOKAL SYSTEMÄGARE DRIFTCENTRAL NATIONELL SYSTEMÄGARE (LEVERANTÖR AV APPLIKATION) UMEÅ REPRESENTERAT VIA REFERENSGRUPPEN FÖR UTVECKLING 8

3.2 Rollbeskrivningar Nedanstående tabeller visar rollbeskrivningar på budgetnivå och beslutsnivå ur ett styrperspektiv. 3.2.6 Rollbeskrivning (Lokal) systemägare (SÄ) Ansvar Se: http://www.umu.se/it/umu_internt/ithandbok/sysforv.html Befogenhet Tar beslut Arbetsuppgifter Godkänna förvaltningsplan Besluta om resurser enligt framställd budget Tecknar avtal 3.2.7 Rollbeskrivning systemförvaltare (SF) Ansvar Se: http://www.umu.se/it/umu_internt/ithandbok/pm/idira.pdf eklusive att vara kontaktperson för användare av IT-systemet Samt att vara kontaktperson mot driftcentral och systemleverantör i avtalsfrågor och andra frågor av principiell art och att ingå i den nationella referensgruppen för utveckling Befogenhet Prioritera och planera inom ramen för förvaltningsplanen Arbetsuppgifter Besluta om förslag till förvaltningsplan Bereda beslutsunderlag Följa upp utfall mot förvaltningsplanen 3.2.8 Systemadministratör (SA) Ansvar Se: http://www.umu.se/it/umu_internt/ithandbok/sysforv.html samt Vara kontaktperson för användare av IT-systemet Tilldela behörigheter till användare av systemet Utbilda användare Vara kontaktperson mot driftcentral och systemleverantör i frågor som rör daglig verksamhet Befogenhet Övervaka den del av resurserna han/hon ansvarar för och utan förvarning ingripa om det krävs för att kunna sköta den dagliga driften av systemet och för att kunna utföra felsökning. Hindra användares tillgång till resurserna vid grundad misstanke om regelbrott eller vid felaktig användning som orsakar driftstörningar, samt vid sabotage/störande verksamhet mot annan användare eller mot resurserna. Då så erfordras för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter, granska och kontrollera data, program, datakommunikation och andra uppgifter. Vid granskning och kontroll av data i informationsfiler (dokument, databaser eller motsvarande) skall medgivande från ansvarig för informationen (informationsägare) eller rektor inhämtas. Arbetsuppgifter Sörja för systemets dagliga underhåll vad gäller innehåll, support, 9

felrapportering, samverkan och information. 3.3 Förvaltningsfora För att arbetet med Selma ska hanteras så effektivt som möjligt med information och beslut på rätt nivå bildas förvaltningsfora. Dessa har olika syften, deltagare och mötesfrekvens, vilket beskrivs i nedanstående matris. Styrgrupp och förvaltningsgrupp är obligatoriska fora. Fora Arbetsuppgifter Deltagare Frekvens Styrgrupp (budgetnivå) Förvaltningsgrupp (beslutsnivå) Godkänna förvaltningsplan Besluta om resurser Tecknar avtal Besluta om förslag till förvaltningsplan Bereda beslutsunderlag Prioritera och planera inom ramen för förvaltningsplanen Följa upp utfall mot förvaltningsplanen Operativ nivå Bereder förslag för systemutveckling Hanterar felrapporter 3.4 Bemannad förvaltningsorganisation för perioden Systemägare Tar beslut vid behov, dock minst en gång per år Systemförvaltare Förbereder i förhållande till Systemägaren Systemadministratör Vid behov. Med utgångspunkt från parterna, se avsnitt 3.1,samt de mål som formulerats för Selma bör förvaltningsorganisationen bemannas med följande personer. Part s Verksamhet IT Nivå Styrgrupp (budgetnivå) Systemägare Chef StudentCentrum Förv.grupp (beslutsnivå) Operativ nivå Systemförvaltare Kristina Söderlund-Ågren (Tf Erik Ångman) Systemadministratör Erik Ångman (Tf Robert Karlsson, samt i förekommande fall övriga ladokhandläggare vid SC) För beskrivning av rollerna, se 3.2 10