Revisionsrapport nr 9/2015 Upplands Väsby kommun Granskning av avgångsvederlag
Innehåll 1 Sammanfattning och svar på revisionsfrågor samt rekommendationer... 2 2 Inledning... 3 2.1 Bakgrund... 3 2.2 Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3 Metod... 3 3 Resultat av genomförd granskning... 3 3.1 Riktlinjer för avgångsvederlag i kommunen.... 3 3.2 Delegationsordning... 3 3.3 Genomförd granskning avgångsvederlag... 4 4 Källförteckning... 6 1
1 Sammanfattning och svar på revisionsfrågor samt rekommendationer EY har på uppdrag av revisorerna i Upplands Väsby kommun genomfört en granskning i syfte att bedöma den interna kontrollen i processen för att betala ut avgångsvederlag och liknande ersättningar i kommunen. Granskningen visar att det inte finns någon antagen policy eller riktlinjer för avgångsvederlag eller liknande ersättningar. Det finns riktlinjer för aktiv personalavveckling som omfattar verksamhetsförändringar, övertalighet och uppsägning. Vi rekommenderar att riktlinjer tas fram för att säkerställa en likartad hantering i kommunen. Detta är enligt vår bedömning svårt att säkerställa med gällande rutiner. Av delegationsordningen framgår hur beslut kring avgångsvederlag fattas. Där framgår att kontorschefer har rätt att vidaredelegera uppsägning och avsked samt att avgångsvederlag alltid ska diskuteras med överordnad chef. I respektive nämnds delegationsförteckning hänvisas tillbaka till kommunstyrelsens delegationsförteckning. Detta gör att det inte framgår vilka befattningar som fått beslutsrätten vidaredelegerad till sig. Vi rekommenderar att detta tydliggörs i nämndernas delegationsordningar. Samtliga överenskommelser om avgångsvederlag har inhämtats för perioden 2013 och 2014. Det är svårt att bedöma om de villkor som anges är rimliga. Det finns stora variationer i både tid och belopp. För att bedöma om beslut om avgångsvederlag har fattats i behörig ordning har information om befattningar för de chefer som undertecknat överenskommelserna inhämtats från personalavdelningen. Eftersom det inte framgår till vilka beslutsrätten vidaredelegerats kan vi inte uttala oss om beslut har fattats i behörig ordning. Vi kan dock konstatera att det är rimliga befattningar som undertecknat avtalen. Granskningen föranleder följande rekommendationer: Vi rekommenderar att riktlinjer tas fram beträffande hantering av avgångsvederlag för att säkerställa en likaratad hantering i kommunen. Vi rekommenderar att det tydliggörs vilka befattningar som fått beslutsrätt gällande avgångsvederlag vidaredelegerad till sig i nämndernas delegationsordningar. 2
2 Inledning 2.1 Bakgrund Årligen betalas avgångsvederlag och liknade ersättningar ut till anställda i kommunen. Omfattningen varierar mellan åren. En inkonsekvent hantering eller avsaknad av fungerande rutiner eller riktlinjer kan leda till förtroendeskada och/eller ekonomisk skada för kommunen. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen har varit att bedöma den interna kontrollen i processen kring hantering av avgångsvederlag, om beslut av ersättning skett i behörig ordning samt om avtal tecknats baserat på rimliga villkor. Följande revisionsfrågor har besvarats: Finns antagen policy eller riktlinjer för avgångsvederlag och liknande ersättningar? Hur säkerställs en likartad hantering i kommunen? Är beslutsordningar tydliga? Finns avtal för samtliga avgångsvederlag och har dessa fattats i behörig ordning? 2.3 Metod Vid granskningen har en registeranalys omfattande samtliga lönetransaktioner för åren 2013-2014 genomförts. Utbetalda avgångsvederlag har stämts av mot behöriga beslut och avtal. Utöver vår interna kvalitetssäkring har samtliga intervjuade fått möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta. 3 Resultat av genomförd granskning 3.1 Riktlinjer för avgångsvederlag i kommunen. Det finns riktlinjer framtagna och uppdaterade 2003 avseende aktiva åtgärder för personalavveckling. Riktlinjerna har fastställts av kommunstyrelsen och omfattar bland annat verksamhetsförändringar, övertalighet och uppsägning. Vid verksamhetsförändringar har varje nämnd/förvaltning ansvaret för omprövning och rationalisering av verksamheten utifrån givna budgetramar. Övertalighet definieras inom respektive förvaltning. Samordning och avveckling hanteras av kommunstyrelsens personalenhet. Vid övertalighet kan pensionslösningar prövas. Det finns även möjlighet att träffa överenskommelse om avgångsvederlag eller motsvarande under uppsägningstiden. Vid större anspråk ska förhandling ske med personaldirektör. Uppsägning får genomföras när omplacering och/eller adekvata stödåtgärder prövats. 3.2 Delegationsordning Av delegationsförteckning för kommunstyrelsen framgår att uppsägning och avskedande inklusive beslut om löneförmån för personal inom Stöd & Process, Kultur- och fritidskontoret, Social- och omsorgskontoret, Utbildningskontoret, Kontoret för samhällsbyggnad och Miljöoch hälsoskyddskontoret hanteras av respektive kontorschef med rätt att vidaredelegera. Uppsägning med avgångsvederlag ska alltid ske i samråd med överordnad chef. 3
I respektive nämnds delegationsförteckning hänvisas vidare till kommunstyrelsens delegationsförteckning gällande personalfrågor. Det framgår inte till vilka befattningar vidaredelegation skett. Alla beslut som fattas med stöd av delegation ska återrapporteras/anmälas till nämnden. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering ska anmälas till respektive förvaltningschef. Vi har efterfrågat men inte erhållit någon sådan dokumentation gällande avgångsvederlag. På intranätet finns information om regler vid uppsägning från arbetsgivarens sida. Arbetsgivaren har möjlighet att säga upp en medarbetare om det finns saklig grund för uppsägning. Saklig grund för uppsägning kan handla om arbetsbrist eller personliga skäl. Arbetsbrist kan uppstå genom driftsänkning, omorganisation eller genom att arbetsuppgifterna på annat sätt blivit överflödiga. Personliga skäl handlar om omständigheter som är direkt kopplade till medarbetaren personligen. Det kan bland annat handla om inkompetens, bristande samarbetsförmåga, illojalitet eller misskötsamhet. Om arbetsgivaren kan omplacera den anställda saknas saklig grund för uppsägning. Provanställning kan avbrytas utan särskilda skäl, med en månads ömsesidig uppsägningstid, utan att det behöver föreligga saklig grund. 3.3 Genomförd granskning avgångsvederlag Vi har inhämtat en fil innehållande samtliga lönetransaktioner för åren 2013 och 2014. Samtliga nämnder/förvaltningar omfattas av granskningen. Granskningen omfattar följande lönearter: 1523 Avgång. arbetsbefriad 4900 Avgångsvederlag 4901 Avgång. vederlag 6505 Avgångslösning Under 2013 och 2014 har avgångsvederlag uppgående till 7 535 tkr betalats ut till 55 olika medarbetare. 5 997 tkr under 2013 och 1 538 tkr under 2014. Flera av avtalen sträcker sig över en längre period, det vill säga påbörjas före 2013 eller avslutas efter 2014. Samtliga överenskommelser om avgångsvederlag har inhämtats. Av dessa framgår vilken tjänst medarbetaren innehaft, sista dag för anställning, avgångsvederlagets storlek samt eventuella andra villkor. Det kan vara samordning med eventuell inkomst från annan arbetsgivare. Överenskommelserna har upprättats av kommunledningskontorets HRavdelning. Innehållet har överenskommits i berörda verksamheter. De olika överenskommelserna har undertecknats av kommundirektör, HR-direktör, samt enhetschefer, avdelningschefer och rektorer. Det framgår inte alltid av undertecknad överenskommelse vilken befattning den som skrivit under innehar. Detta framgår inte heller av den delegationsförteckning som finns. Uppgifterna om vilken befattning den som undertecknat överenskommelsen för arbetsgivarens räkning har hämtas från personalsystemet. Vi kan dock inte av dessa underlag utläsa om den befattning som undertecknat överenskommelsen fått beslutsrätten vidaredelegerat till sig. 4
Genomgången av överenskommelser om avgångsvederlag fördelar sig mellan kommunens olika verksamheter enligt nedan: Belopp i Kontor kr Kontoret för samhällsbyggnad 1 196 000 Kommunledningskontoret 1 707 922 Väsby välfärd 2 988 384 Stöd och process 215 968 Kundvalskontoret 1 426 816 Totalt 7 535 090 Stockholm den 10 december 2015 Rebecka Hansson Auktoriserad revisor 5
4 Källförteckning Delegationsförteckning för kommunstyrelsen, författningssamling, 2015-06-01 Översyn av riktlinjer för aktiva åtgärder för personalavveckling, 85, sammansträdesprotokoll, kommunstyrelsen 2003-04-22 6