Reducerad Kontoplan Bas för Odontologiska fakulteten Kontogrupp Konto Text Sid nr 18 1821 Inventarier årets anskaffning 3 18 1851 Datorer och utrustning årets anskaffning 3 47 4790 Term.glasögon o övriga hjälpmedel 3 48 4810 Kurs/konferensavg externt 4 4820 Kurs/konferensavg internt 4 49 4971 Personalrepr avdragsgill moms 4 4975 Livsmedel, övrigt 4 4990 Övriga personalkostnader 4 51 5120 Hyra/Leasing av inventarier 4 5190 Korttidshyra av inventarier 4 53 5310 Mobiltelefon inköp 4 5330 Datorer och utrustning <10 000 5 5390 Övrigt stöldbegärligt 5 54 5410 Kontorsmateriel 5 5421 Disketter och videoband mm 5 5422 Övriga datortillbehör 5 5430 Förbrukningsinvent <10 000 5 5450 Trycksaker 5 5460 Övriga förbrukn.varor 5 5461 Tandvårdsmaterial 5 5467 Lab.materiel 5 5468 Apoteksvaror 5 5471 Tidningar & tidskrifter 5 5472 Facklitteratur 5 5491 Toner för skrivare och kopiering 5 55 5560 Serviceavtal kontorsmaskiner 5 5590 Rep och underhåll övrigt 5 56 5610 Kopieringskostnader 5 5641 Konsultarvoden, icke statliga 5 5652 Utbildn.tjänster,icke statliga 5 5691 Övriga tjänster,icke statliga 5 5692 Övriga tjänster statliga 5 57 5711 Mobiltelefon 5 59 5940 Frakter och transporter 6 5950 Resekostn biljetter inrikes 6 5951 Resekostnader, bilj utrikes 6 5952 Hotell och logi, Sverige 6 1
5953 Hotell och logi, utlandet 6 5954 Buss och taxi 6 5958 Hyrbilskostnader 6 5959 Övriga resekostnader 6 60 6071 Representation avdragsgill moms 6 6075 Representation, gåvor 6 62 6282 Medlems/föreningsavgifter 7 81 8130 Räntekostnader leverantörsskulder 7 2
Kontogrupp 18 Maskiner och inventarier I denna kontogrupp redovisas maskiner och inventarier, som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav. Tillgångar som redovisas här skall ha en livslängd om minst tre år och ett anskaffningsvärde uppgående till minst 10 000 kr exklusive mervärdesskatt. 1821 Inventarier årets anskaffning 1851 Datorer och utrustning årets anskaffning I en anläggningstillgångs anskaffningsvärde, (eller anskaffningsutgift), ingår samtliga kostnader som krävs för att göra tillgången brukbar, det vill säga förutom inköpspris även kostnader för frakt, tull, importavgifter, installation, provkörning mm. Kontogrupp 47 Kostnader för sjuk- och hälsovård I denna grupp bokförs myndighetens kostnader för sjuk- och hälsovård avseende egen personal. Här bokförs även kostnader för fritidsverksamhet (friskvård) och förebyggande hälsovård samt personliga hjälpmedel såsom till exempel terminalglasögon. 4790 Term.glasögon o övriga hjälpmedel Kontogrupp 48 Kostnader för utbildning I kontogrupp 48 bokförs alla kostnader för utbildning avseende till exempel vidareutbildning, fortbildning och omskolning, samt avgifter för externt arrangerade kurser och konferenser. 4810 Kurs/konferensavg externt 4820 Kurs/konferensavg internt Måltider i samband med externa kurser/konferenser (konto 4810) som anordnas av högskolan betraktas ej som representation utan som driftskostnad. Därmed föreligger full avdragsrätt för moms, det vill säga hela momsbeloppet får lyftas av. Observera dock att eventuella kostnader för resor och logi som inte ingår i kursavgiften i samband med externa kurser bokförs i kontogrupp 59. Intern representation i form av interna kurser och interna konferenser (konto 4820) ses som driftskostnader, inkluderat måltider och logi. Därmed föreligger full avdragsrätt för moms vilket betyder att hela momsen får lyftas. Interna kurser och konferenser räknas som internt även om externa personer deltar, givet att syftet är internt för verksamheten. I samband med att konferensen planeras ska ett detaljerat program upprättas över hela konferensen. Konferensprogrammet ska bifogas som bilaga till verifikationen (fakturan), vilket kan göras via bilagefunktionen i programmet IM. 3
Kontogrupp 49 Övriga personalkostnader I kontogrupp 49 bokförs kostnader för personalrepresentation samt övriga personalkostnader som till exempel uppvaktningar samt gåvor till anställda, och personaltidningar. 4971 Personalrepr avdragsgill moms 4975 Livsmedel, övrigt 4990 Övriga personalkostnader Intern representation (konto 4971) får uppgå till högst 200 kr/person exklusive moms. Vatten, saft, öl och vin får ingå i representationskostnader, däremot inte sprit. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Undantagsvis kan detta belopp få överskridas vid tillfällen som uppenbart kan anses vara ett tack för det gångna årets arbete, exempelvis julbord. Det får dock inte överskrida 300 kr/person exklusive moms. Observera avdragsrätten för moms på 90 kr/person. Detta innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr exklusive moms får endast 22,50 kr konteras mot ingående momskontot (i det fall det gäller 25 % moms). Resterande belopp konteras som en kostnad mot representationskontot. När representation understiger 90 kr exklusive moms bokförs den faktiska momsen mot ingående momskontot och resterande belopp mot representationskontot. I de fall då det är 12 % moms på fakturan (kioskverksamhet etc) gäller momsavdraget 10,71 kronor per person på fakturor upp till 90 kronor. För fakturor avseende representation skall det omedelbara sambandet med högskolans verksamhet tydligt framgå. Underlag skall därför bifogas fakturan med följande kompletterande uppgifter: Datum för representationen Syfte med representationen Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som deltagit samt vilket företag/organisation de representerar Uppgifterna lämnas i programmet IM antingen på fliken Anv. meddelande i faktura fönstret eller som en bifogad fil, i word- excel-, eller pdf-format på fliken Bifogade dokument. Kontogrupp 51 Hyra/leasing av anläggningstillgångar I kontogrupp 51 bokförs hyra samt operationell leasing av inventarier. 5120 Hyra/Leasing av inventarier 5190 Korttidshyra av inventarier Kontogrupp 53 Förbrukningsinventarier I kontogrupp 53 bokförs stöldbegärliga förbrukningsinventarier vars värde understiger 10 000 kr exklusive moms. Dessa ska stöldmärkas och registreras i Nilex. Övriga förbrukningsinventarier, det vill säga sådana som ej är stöldbegärliga, bokförs i kontogrupp 54. 5310 Mobiltelefon inköp 4
5330 Datorer och utrustning <10 000 5390 Övrigt stöldbegärligt Kontogrupp 54 Förbrukningsvaror I kontogrupp 54 bokförs inköp av förbrukningsmaterial och förbrukningsvaror med ett värde understigande 10 000 kr, och som inte behöver stöldmärkas. 5410 Kontorsmateriel 5421 Disketter och videoband mm 5422 Övriga datortillbehör 5430 Förbrukningsinventarier <10 000 5450 Trycksaker 5460 Övriga förbrukn.varor 5461 Tandvårdsmaterial 5467 Lab.materiel 5468 Apoteksvaror 5471 Tidningar & tidskrifter 5472 Facklitteratur 5491 Toner för skrivare och kopiering Kontogrupp 55 Rep och underhåll av inventarier I kontogrupp 55 bokförs kostnader för reparation och underhåll av inventarier samt serviceavtal avseende maskiner, apparater och övriga inventarier. 5560 Serviceavtal kontorsmaskiner 5590 Rep och underhåll övrigt Kontogrupp 56 Diverse främmande tjänster I kontogrupp 56 bokförs kostnader för diverse främmande tjänster. 5641 Konsultarvoden, icke statliga 5652 Utbildn.tjänster,icke statliga 5691 Övriga tjänster,icke statliga 5692 Övriga tjänster, statliga Konto 5692 används mot bland annat etiska prövningsnämnden. OBS! glöm inte då inte motpart 1313. Kontogrupp 57 Telefon Post Datakommunikation I kontogrupp 57 bokförs löpande utgifter avseende mobiltelefon. 5711 Mobiltelefon 5
Kontogrupp 59 Frakter, transporter och resor I kontogrupp 59 bokförs kostnader för frakter samt resekostnader av olika slag. 5940 Frakter och transporter 5950 Resekostn biljetter inrikes 5951 Resekostnader, bilj utrikes 5952 Hotell och logi, Sverige 5953 Hotell och logi, utlandet 5954 Buss och taxi 5958 Hyrbilskostnader 5959 Övriga resekostnader OBS! att konto 5958 Hyrbilskostnader, avser korttidshyra av personbilar/lätta lastbilar från t ex AVIS och liknande. Notera även att endast halva momsen är avdragsgill vid hyra/leasing av personbil/lätt lastbil. Konto 5959 används med parkeringsbiljetter. Fakturor avseende resor och logi ska kompletteras med uppgifter om syfte. Uppgifterna lämnas antingen i fliken Anv.meddelande i fakturafönstret och/eller som bifogad i wordexcel-, eller pdf-format på fliken Bifogade dokument. Kontogrupp 60 Representation (extern) I kontogrupp 60 bokförs kostnader för extern representation. Sådan representation ska ha direkt samband med myndighetens verksamhet. De kostnader som kan förekomma här kan avse mat, dryck, biljetter till olika evenemang och dylikt. I denna grupp bokförs även kostnader för representationsgåvor. Representation mot anställda i form av personalfester, informationsmöten etc redovisas inte här utan skall bokföras i kontogrupp 49, Övriga personalkostnader. 6071 Representation avdragsgi moms 6075 Representation, gåvor Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 300 kronor per person exklusive moms. Vatten, saft, öl och vin får ingå i representationskostnader, däremot inte sprit. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Vid representation för utländska gäster kan kostnadstaket överskridas även om 300 kronor också då bör räcka i normalfall. Observera avdragsrätten för moms på 90 kr/person. Detta innebär att när beloppet vid representation överstiger 90 kr exklusive moms får endast 22,50 kr konteras mot ingående momskontot (i det fall det gäller 25 % moms). Resterande belopp konteras som en kostnad mot representationskontot. När representation understiger 90 kr exklusive moms bokförs den faktiska momsen mot ingående momskontot och resterande belopp mot representationskontot. I de fall då det är 12 % moms på fakturan (kioskverksamhet etc) gäller momsavdraget 10,71 kronor per person på fakturor upp till 90 kronor. 6
För fakturor avseende representation skall det omedelbara sambandet med högskolans verksamhet tydligt framgå. Underlag skall därför bifogas fakturan med följande kompletterande uppgifter: Datum för representationen Syfte med representationen Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som deltagit samt vilket företag/organisation de representerar Uppgifterna lämnas i programmet IM antingen på fliken Anv. meddelande i faktura fönstret eller som en bifogad fil, i word- excel-, eller pdf-format på fliken Bifogade dokument. Regler gällande för gåvor kan ekonomihandboken konsulteras, kapitel 10.11.11 (sidan 49-49). Kontogrupp 62 Diverse kostnader I kontogrupp 62 bokförs diverse kostnader såsom medlems/föreningsavgifter m.m. 6282 Medlems/föreningsavgifter Kontogrupp 81 Diverse kostnader 8130 Räntekostnader leverantörsskulder Detta konto används då räntekostnader i samband med förfallen betalning. 7