Januari 2014. Bonus? Nej tack?! Om upphandlingsenheternas bonussystem

Januari 2014 Bonus? Nej tack?! Om upphandlingsenheternas bonussystem

Förord 2 Rapporten är framtagen av Rhetikfabriken AB i Malmö.

Förord 3 Förord Varje år upphandlar svenska myndigheter varor, tjänster och byggentreprenader för omkring 500-600 miljarder kronor. Det är viktigt att dessa inköp genomförs på ett sätt som främjar konkurrens och skapar en hållbar tillväxt. Kommunernas upphandlingar är en viktig del av det lokala företagsklimatet. Upphandlingarna bidrar till kommunens möjligheter att sänka kostnader och höja kvaliteten i de skattefinansierade verksamheterna och skapar möjligheter för lokala företag att växa och utvecklas. Bra genomförda offentliga upphandlingar leder till högre kvalitet och lägre kostnader för det allmänna och för konsumenterna. Genom enkla och effektiva upphandlingar skapas många möjligheter, både för kommuner och för företag. I detta sammanhang är det därför viktigt att det sker en dialog mellan kommun och företagare och att man väger in företagarnas uppfattningar om hur upphandlingarna bör organiseras när förfrågningsunderlaget utformas. Tyvärr så upplever företagen allt för ofta att förfrågningsunderlagen blir allt mer omfattande och att därmed den administrativa bördan ökar. Något som på senare tid har börjat öka är att kommuner i sina upphandlingar kräver bonusersättningar från företagen. Ersättningar som grundar sig på vad företagen levererat till kommunen. Här är det företaget som ska sammanställa och redovisa vad kommunen köpt och dessutom betala en bonus på det till kommunen. Kommunerna anser bland annat att detta är ett sätt att få bra statistik över sina inköp och som ett sätt att finansiera sina upphandlingsenheter. Men de som kommer i kläm i det här systemet är företagen och vissa har till och med valt att avstå från att lämna anbud i upphandlingar för att de innehåller bonusar. Vi valde därför att titta lite närmre på denna nya företeelse och gav i uppdrag till Rhetikfabriken AB i Malmö att få det belyst ur såväl ett företagsperspektiv som ett kommunalt perspektiv. Resultatet finner ni i denna skrift. Karlshamn och Malmö i januari 2014 Carina Centrén och Rolf Elmér Blekinge och Skåne

Innehåll 4 Innehåll Förord... 3 Innehåll... 4 1. Sammanfattning... 5 2. Bakgrund... 7 3 Några identifierade kommuner med bonussystem... 10 4. Upphandlingschefernas synpunkter på bonusar... 11 5. Verklighet för företag... 14 6. Bilaga 1 Bonusklausuler i upphandlingar... 17 7. Bilaga 2 Kort om studien... 20

Sammanfattning 5 1. Sammanfattning Idén om att finansiera enheter med hjälp av bonusar sprider sig runt om i landet till fler och fler kommunala upphandlingsenheter. Spridningen tog fart efter att lagen om offentlig upphandling reformerades 2010 och regionala inköpscentraler började startas upp. De regionala inköpscentralerna var inspirerade av den modell för finansiering som används av de två viktigaste nationella inköpsorganisationerna, SKL Kommentus och Statens Inköpscentral. De kommuner som har börjat använda bonusar som en metod för att finansiera sina upphandlingsenheter har vanligtvis väldigt lika system. Ett exempel är Karlskrona kommun. Där måste leverantörerna i januari varje år lämna in statistik till upphandlingsenheten över vad de sålt till kommunens enheter under året. Utifrån denna statistik ska de betala in bonusavgiften på en procent av årets totala försäljningsbelopp till upphandlingsenheten. Vi har talat med upphandlingschefer och företagare för att kunna kartlägga skälen till varför bonussystemen används och vilka konsekvenser det får för företagen. Motiven är att skaffa kapital och statistik Upphandlingscheferna ser bonusarna som en metod för upphandlingsenheten att skaffa kapital och samla in statistik som de behöver för att driva och utveckla sin verksamhet. När upphandlingsenheterna inte får anslag att täcka sina kostnader, så är det huvudsakliga alternativet till bonusar att använda interndebitering. Då faktureras kommunens övriga förvaltningar och bolag när de tar hjälp av upphandlingsenheten för att exempelvis göra en upphandling. Att skicka interna fakturor innebär att kostnaderna för upphandling blir tydligare för de kommunala förvaltningarna och bolagen, än vad fallet är när bonussystem används. När den faktiska kostnaden går att se så blir förvaltningarna och bolagen mindre benägna att använda sig av upphandlarnas tjänster och de ramavtal som har undertecknats. Då får upphandlingsenheterna det får svårare att få in pengar. Utbredd missuppfattning att företag inte drabbas Till försvar för bonusarna menar många av de intervjuade upphandlingscheferna att företagen inte drabbas av några extra kostnader. De utgår då från att företagen efter att ha räknat ut kostnaden för sina varor eller tjänster lägger på så många procent som avgiften är satt till, plus lite marginal. Eftersom det är kommunen som köper tjänsterna och varorna så tillfaller kostnaden för bonusavgifterna i slutändan ändå kommunen. Företagen ger en bild av krångel och kostnader Företagarna vi intervjuat menar att det inte överensstämmer med hur företag i praktiken arbetar när de lämnar ett anbud. De företagare som vi har talat med har varit samstämmiga i att det är en alldeles för teoretisk syn på hur företag arbetar. Det är väldigt sällan som det går att räkna ut i förväg vad ett uppdrag kommer att kosta. För företag som har exempelvis serviceavtal med kommuner kan bonusarna innebära ett stort arbete. Då kan det röra sig om tusentals fakturor per år och ibland ska även underleverantörer vara med och betala delar av bonusarna. Tiden det då tar att administrera det hela kan räknas i veckor. För alla företag innebär det merarbete i form av att de måste

Sammanfattning 6 sätta sig in i nya regler och skapa nya rutiner för fakturering och statistikinsamling. Det här kostar både i arbetstid och i pengar. Många upphandlingsenheter har problem med att det varje år är ett antal företag som glömmer bort eller missar att rapportera in statistik eller betala in sina avgifter. För kommunen innebär detta att man måste skicka ut påminnelser och göra kontroller så att allting blir korrekt. För företagen som missat avgiften innebär det en obehaglig överraskning i början på det nya året. Företag väljer att inte lämna anbud Vi har talat med företagare som har valt att inte lägga anbud just på grund av att bonusavgifterna var en del av upphandlingen. Detta är ett exempel som visar på hur stort besvär bonusarna är för företagen. Att upphandlingarna upplevs som så krångliga är inte bara dåligt för företagen. När det är färre företag som väljer att lämna anbud då kommunen ska köpa in varor och tjänster så riskerar konkurrensen att sättas ur spel. Det innebär i förlängningen att kommunerna gör sämre affärer och i slutändan är det alla medborgare i kommunen som drabbas. Företagen lastas med kommunernas problem Förutom de flera negativa aspekterna för företagen och kommunens medborgare så saknas det en analys över rimligheten i bonussystemen. För företagen innebär det att de får lasta en börda åt kommunerna som de överhuvudtaget inte har med att göra.

Bakgrund 7 2. Bakgrund Upphandlingsenheten tillhör i de flesta kommuner en del av kommunledningskontoret eller serviceförvaltningen. Vanligtvis finansieras enheterna på samma sätt som socialtjänsten, näringslivskontoren och andra enheter inom kommunen, via anslag i kommunens budget. Upphandlingsenheterna får då sina intäkter direkt från skatteintäkterna som kommunen har. När enheterna får anslag behöver de inte hitta andra sätt att finansiera sin verksamhet. En ny finansieringsform har börjat sprida sig i Sverige. Runt om i landet börjar fler och fler upphandlingsenheter använda sig av en form av bonussystem. Konstruktionen är uppbyggd så att företagen som säljer till kommunen ska betala bonusavgifter till upphandlingsenheten. Vanligtvis en gång per år ska leverantörerna betala tillbaka en del av vinsten från sin försäljning till kommunen. Grundidén är att pengar från kommunens övriga kommunala förvaltningar och bolag ska flyttas över till upphandlingsenheterna. I företagen ska pengarna bara göra ett kort mellanstopp. Det är ett krav i upphandlingarna att sköta den här administrationen åt kommunerna. Annars är inte företagen välkomna som leverantörer. Nationella och regionala inköpscentraler är föregångare I Sverige finns det på nationell nivå två aktörer inom upphandling som är mer tongivande än alla andra. Det är Statens Inköpscentral som ligger under Kammarkollegiet som gör inköp åt staten och SKL Kommentus som gör gemensamma inköp åt kommuner och landsting. Dessa två använder sig av bonussystem. Sättet som dessa två arbetar på är vägledande för många organisationer inom upphandling i Sverige. En lagändring av LOU skedde år 2010. I och med reformen öppnades möjligheter för att bilda regionala inköpscentraler. Detta medförde att många kommuner gick samman och bildade gemensamma inköpscentraler. För att finansiera dessa tog många av dem efter den finansieringsmodell som Statens Inköpscentral och SKL Kommentus använder. I de intervjuer vi genomfört och de kommunfullmäktigebeslut vi analyserat hänvisas ofta till just de två stora nationella inköpscentralerna och större regionala inköpscentraler, som exempelvis Upphandlingsbolaget i Göteborg, när bonusar diskuteras. Vi ser att bonussystem är någonting som håller på att sprida sig till fler orter runt om i Sverige. Vi menar att konsekvenserna av detta måste belysas och diskuteras innan det sprider sig ytterligare och införs i fler kommuner. Exempel på hur bonussystem används En upphandling går vanligtvis till så att kommunen bestämmer vilka krav de har på den vara eller tjänst de behöver köpa in, och sedan annonserar de ut upphandlingen. Därefter lämnar företagen anbud där de beskriver vad de kan leverera och till vilket pris. Vinner företagen upphandlingen, alltså blir utvalda som leverantörer till kommunen, så levererar de varan eller tjänsten, skickar en faktura och sedan är allt klart. När det gäller ramavtal så är det ofta flera förvaltningar som använder sig av samma avtal. Då kan varje förvaltning göra beställningar på en vara eller en tjänst utifrån ramavtalet.

Bakgrund 8 Leverantören levererar till den förvaltningen som gjort beställningen och därefter skickar de en faktura till den förvaltningen. De kommuner som använder bonusar gör på ett liknande sätt. Den stora skillnaden är att efter fakturan har skickats och betalats så tillkommer det ett steg. I januari, eller varje halvår eller varje kvartal ska de som har sålt något till kommunen skicka in information till upphandlingsenheten över hur mycket de har sålt av sina varor eller tjänster och till vilken förvaltning. Dessutom ska de utifrån den informationen räkna ut hur mycket de ska betala i bonusavgift till upphandlingsenheten. Bonussystemen är på de flesta håll konstruerade på ungefär samma sätt. Det som framförallt skiljer sig är hur stor del av intäkterna som kommer från bonusar och i vilken typ av upphandlingar som bonusar används. Många kommuner kombinerar anslag med bonusar. För en del upphandlingsenheter är bonusarna en väldigt liten del av intäkterna medan det för en del kan vara den enda inkomstkällan. Vi ska kort beskriva hur bonusar används i Karlskrona för att det är ett typiskt exempel på hur det kan se ut. Följande klausul ingår i regel i de avtal som Karlskrona har med sina leverantörer: 7.6 Bonus 1 Leverantören skall utan anmodan utbetala bonusavgift. På det sammanlagda faktiska inköpsvärdet skall Leverantören utbetala en (1) % samt moms i bonusavgift till Karlskrona Kommun, vilket skall vara inräknat i offererat/avtalat pris./ / Leverantören skall årligen i januari månad i samband med bonusbetalningen tillsända Karlskrona kommuns avtalspart statistikuppgift om försåld vara/tjänst. Statistikuppgift skall lämnas kostnadsfritt och efter överenskommen form och innehåll. I januari varje år ska leverantörerna betala in bonusavgiften till Karlskronas upphandlingsenhet. I samband med inbetalningen ska leverantören också skicka in statistik över hur mycket de har levererat. Bonusavgiften är på en procent av leverantörens totala försäljning till kommunen under det föregående året. Detta används inom alla upphandlingar förutom de som kommunstyrelsen i Karlskrona beslutat ska vara undantagna. Undantagna är upphandlingar som genomförs med en annan part (oftast grannkommuner), entreprenadupphandlingar med ett värde över tio miljoner och finansiella avtal. Enligt uppgifter från Karlskrona kommuns upphandlingsenhet är även upphandlingar som rör pensioner, LOV, VA-kollektivet, direktupphandlingar samt upphandlingar inom EU-projekt undantagna från bonussystemet. Bonusarna infördes efter ett beslut av kommunstyrelsen 2007 som en del av ett resultatförbättrande utvecklingsprogram. 2 Programmet var inriktat på att skapa 1 Upphandling av Karlskrona kommun Handikappförvaltningen. Se hela klausulen och fler exempel i bilaga 1. 2 Protokoll från Karlskrona kommunstyrelses sammanträde den 6 november 2007. 220 Resultatförbättrande utvecklingsprogram, tydliggöra inriktning, styrning och samordning avseende upphandling.

9 förutsättningar för att genomföra förbättringar av kommunens ekonomiska resultat inom ett antal angivna områden, varav ett var upphandling. Detta ville man förverkliga genom att tydliggöra inriktning, styrning och samordning avseende upphandling, vilket genomfördes bland annat genom införande av bonussystemet. Upphandlingsenheten har en budget på cirka fyra miljoner kronor varav cirka en femtedel, alltså runt 800 000 kronor är intäkter från bonusavgifter. De har haft problem med att många företag inte betalar in avgiften i tid eller slarvar i inrapportering av statistik. De har därför gjort försök med att skicka ut påminnelser till alla företag som de har kontrakt med.

3 Några identifierade kommuner med bonussystem 10 3 Några identifierade kommuner med bonussystem Vi har identifierat tretton kommuner som använder sig av bonussystem. Vi har bara listat de kommuner som använder sig av bonusar vid upphandlingar som gäller den egna kommunen. Det förekommer också att kommuner använder bonusar när de gör upphandlingar tillsammans med andra kommuner, alltså när de fungerar som någon slags inköpscentral. Dessa har vi inte tagit med i den här listan. Man kan se att det finns vissa regionala variationer. Det kan förklaras med att kommunerna ofta inspireras av sina grannkommuner eller starka aktörer i regionen. Exempelvis nämner flera upphandlingschefer i Halland att de har tagit intryck från Upphandlingsbolaget i Göteborg. I andra regioner har vi inte stött på fenomenet överhuvudtaget. Detta beror på två faktorer. Dels att bonussystem är ovanligt i många regioner. Den andra anledningen är att vi inte har haft ambitionen att kontrollera alla Sveriges 290 kommuner. Sannolikt rör det sig om många fler kommuner än de vi listar nedan. Identifierade kommuner med bonusar Växjö Alvesta Karlskrona Kalmar Södertälje Malmö Lund Göteborg Varberg Falkenberg Vänersborg Kungsbacka Västerås

Upphandlingschefernas synpunkter på bonusar 11 4. Upphandlingschefernas synpunkter på bonusar Vi har intervjuat ett tjugotal upphandlingschefer för att ta reda på hur bonussystemen motiveras och hur man resonerar kring dem. Vi har fått in en mängd olika åsikter och resonemang. I våra intervjuer har vi märkt att det finns tre stycken återkommande huvudargument som förklarar varför systemen används. Slipper interndebitering och ökar avtalsföljningen Vid ramavtal är det ofta ett stort antal förvaltningar som har möjlighet att anropa från avtalet. Ifall upphandlingsenheten inte är finansierad via anslag, utan måste skaffa in pengar genom att ta betalt av andra förvaltningar, är bonusavgifter ett alternativ. Vid exempelvis en upphandling av A4-papper drar samtliga av kommunens förvaltningar nytta av upphandlarnas arbete. Ifall upphandlingsenheten ska få ersättning från samtliga förvaltningar via interna fakturor innebär detta mycket administration med interndebitering. Kanske skulle varje kommunal enhet behöva betala några tusen kronor till upphandlingsenheten. Genom att istället lägga på en bonusavgift på försäljningspriset som leverantörerna ska betala så undviker man en del intern administration. Administrationen försvinner dock inte. Den förflyttas bara till företagens bord istället. Ett viktigt skäl till varför upphandlingsenheterna är måna om att undvika att göra saker besvärligare för kommunernas enheter är att dessa redan ofta upplever upphandlingar och ramavtal som någonting krångligt. En viktig del av upphandlingsenheternas dagliga arbete är att förklara och övertyga förvaltningarna om att följa de ramavtal som finns. En upphandling kan vara en resurskrävande process. Ifall en förvaltning som behöver hjälp med att genomföra en upphandling skulle vara tvungna att betala en klumpsumma till upphandlingsenheten skulle det sannolikt bli dyrt. När kommunens olika enheter inte ser sig som delar av samma helhet kan sådana stora kostnader verka avskräckande. Genom att istället använda bonusar bakas kostnaden för upphandlingsenheternas tjänster in i priset. De stora engångskostnader för förvaltningarna försvinner då. Detta gör att de övriga förvaltningarna blir mer benägna att använda sig av upphandlingsenheternas tjänster och att följa de ramavtal som finns. Ökar tillgången till statistik Flera upphandlingschefer vi talat med menar att tillgången till god statistik är en av de främsta fördelarna med bonussystemen. När företagen ska betala in bonusavgifterna bygger summan på försäljningsstatistik som företagen rapporterar in till kommunen. Statistiken behövs för att kunna kontrollera att företagen betalar in rätt bonusavgift. Vid upphandlingar är det väldigt viktigt att ha bra underlag för att kunna göra en god affär. Statistik över hur mycket av olika varor och tjänster som gått åt ute i kommunens verksamhet under året är därför viktig. Med hjälp av statistik kan upphandlarna exempelvis bättre uppskatta vilka volymer de behöver köpa in och anpassa krav och funktioner efter efterfrågan.

Upphandlingschefernas synpunkter på bonusar 12 Att ha bra underlag är väldigt viktigt för att kunna göra bra upphandlingar. Men det betyder inte att det är nödvändigt att det ska vara företagen som rapporterar in den. Med utvecklingen av e-handelssystem blir det lättare för kommunerna att ta fram underlaget själva. I Kungsbacka kommun och några andra kommuner används ett inköpssystem där allt som förvaltningarna beställer registreras och kan kontrolleras av upphandlingsenheten. Det gör att de själva kan skapa det statistiska underlaget och inte behöver kräva in det från leverantörerna. Detta är naturligtvis att föredra, då en del av den administrativa bördan försvinner för både företagens och kommunens del. Däremot finns fortfarande problemet med bonusarna kvar. Missuppfattning att företag inte drabbas En vanlig missuppfattning är att företagen inte drabbas av bonussystemet. Detta är naturligtvis av avgörande betydelse för hur väl man anser att systemet fungerar. Så länge upphandlingscheferna tror att det är ett system som inte ställer till några problem för företagen så har de inga anledningar till att försöka ändra på något. Vi menar att det har att göra med att det finns en för onyanserad bild av hur företagen arbetar. I teorin lägger företag utan problem på en dryg procent på priset i anbudet. Detta ska då täcka upp alla kostnader som företaget har för bonusarna. Ifall det hade varit så enkelt, hade det varit kommunen som stod för hela kostnaden i slutändan. Eftersom det ändå är kommunen som betalar de högre priserna. Leverantör räknar ut försäljningspris och lägger till 1 % Kommun beställer arbeten, leverantör fakturerar avtalar pris Leverantör betalar 1% av värdet på årets försäljning och rapporterar in statistik. I den här modellen är det många viktiga kostnader för företagen som inte syns. För leverantörer finns det alltid osäkerhetsfaktorer när man sätter priser i förväg. Exempelvis är det svårt att förutsäga hur lång tid saker kommer att ta, vilka problem som kommer att uppstå på vägen eller hur inköpspriser kommer att förändras under de kommande åren. För företag är den här typen av osäkerheter och risker något som det kostar att hantera. Man gör risk- och känslighetsanalyser som underlag för att kunna ta fram strategier för att möta dem. När kommuner lägger på bonusavgifter, krav på inrapportering av statistik och hot om dyra viten så medför det att graden av osäkerhet ökar. Ökad osäkerhet medför ökade kostnader. Flera av de upphandlingschefer vi talat med har också berättat om att de har problem med att leverantörerna inte förstår systemet och glömmer bort eller missat att det finns. Exempelvis så finns det på upphandlingsenheterna anställda som lägger en stor del av sin

Upphandlingschefernas synpunkter på bonusar 13 arbetstid på att skicka ut extra påminnelser innan bonusarna ska betalas in, och påminnelser efter att tiden gått ut till alla som har missat det. Att upphandlingsenheterna måste lägga så mycket energi på att skicka ut påminnelser är ett tecken på att det finns många företag som drabbas. Att missa att lägga på bonusarna på priset blir dyrbart för företagen. En eller två procent av de totala försäljningsintäkterna kan vara skillnaden mellan ett positivt eller negativt årsresultat för ett företag med knappa marginaler. En annan direkt kostnad som drabbar företag är viten som de får betala ifall de är försenade med att rapportera in statistiken. I exempelvis Västerås utgår vite om 10 000 kronor om man inte rapporterar uppgifterna i tid. Det finns också exempel på att företag får stå för kostnaden för en kontroll av fakturor och räkenskaper genomförd av en auktoriserad revisor, ifall denne upptäcker några fel. Alla de här kostnaderna är dyra och svåra att komma tillrätta med för företagen. Risken att missa en klausul i avtalet, eller att rapportera in statistik i tid, kan minskas genom att företagarna lägger mer tid på att lusläsa avtalen eller anställer fler administratörer. Men detta medför mindre tid och resurser som kan ägnas åt företagets kärnverksamhet. De företag som inte missar bonusarna lägger på extra marginaler för att kompensera för osäkerheten, vilket gör att kommunerna får betala ett högre pris. Varje kravställning som upplevs som besvärlig ökar också risken att leverantörer väljer att inte lämna anbud, vilket leder till sämre konkurrens och på sikt sämre kvalitet i förhållande till priserna som kommunerna får betala.

Verklighet för företag 14 5. Verklighet för företag har på senare tid flera gånger blivit kontaktade av företag som har råkat ut för bonusavgifter. De undrar vad det är för någonting och varifrån det kommer. Vi har talat med ett antal av dessa och flera andra företag som för närvarande har avtal som innebär att de måste betala bonusavgifter. För att få in olika perspektiv har vi talat med företag i olika branscher och av olika storlekar. Alla företag är olika och de har olika metoder för att hantera problemet. För vissa företag har det inneburit betydligt mer administration och kostnader än vad de hade räknat med. För andra fungerar det utan några större problem. Undviker att lämna anbud Våra gemensamma myndigheter och offentliga bolag köper varje år in varor och tjänster till ett värde av cirka 865 miljarder kronor. 3 Det motsvarar ungefär en fjärdedel av Sveriges bruttonationalprodukt, dvs värdet av alla varor och tjänster som vi i Sverige producerar under året. Eftersom det är så stora summor det rör sig om är det viktigt att upphandlingar sköts på ett bra sätt. Bra upphandlingar kännetecknas av enkla och tydliga förfrågningsunderlag som ställer relevanta krav. För att stat, kommuner och landsting ska göra bra inköp gäller det också att se till att det råder en väl fungerande konkurrens. Det här kan jämföras med att man som privatperson jämför priser i flera butiker innan man handlar. I Sverige så har Konkurrensverket uppdraget att arbeta för effektiv konkurrens i både privat och offentlig verksamhet och för en effektiv offentlig upphandling. De har en vision om att leverantörer ska kunna och vilja delta i offentliga upphandlingar. 4 I rapporten Effektivare offentlig upphandling problem och åtgärder ur ett rättsekonomiskt perspektiv menar de att teori och praktiska erfarenheter visar att konkurrensen generellt sett fungerar väl när det finns 5-6 konkurrerande företag. 5 Den allmänna uppfattningen är att det oftast lämnas för få anbud vid upphandlingar. Ett medelstort företag vi talade med berättade om hur de valde att agera när de såg att en upphandling innehöll bonusar. De valde att helt enkelt strunta i att lämna anbud. Ett tungt vägande skäl till att vi valde att inte lämna anbud på en upphandling som kommunen gjorde var att vi såg att vi var tvungna att räkna ut bonusar varje år. Vad är det här, tänkte vi. I slutändan så fick de (kommunen) bara in ett enda anbud i upphandlingen som de var tvungna att acceptera. /Vd för ett medelstort företag 3 Dagens samhälle Den offentliga marknaden 2013 4 http://www.kkv.se/t/page 313.aspx 5 Konkurrensverket uppdragsforskningsrapport 2009:4 Effektivare offentlig upphandling problem och åtgärder ur ett rättsekonomiskt perspektiv. Sida 44.

Verklighet för företag 15 Det här är det som man i forskningen beskriver som transaktionskostnader som blir till inträdeshinder. Aktörerna väljer att avstå från marknaden eftersom det är för dyrt att ta sig in på den. Den praktiska konsekvensen av bonusarna blir att kommunerna gör sämre affärer. Det är inte bara företagen som drabbas av detta, utan även alla medborgare i kommunen som får mindre för sina skattepengar. Det är orimligt att kommunerna använder bonussystem som medför så mycket administrativt krångel för företagen att de avstår från att lämna anbud. Mer administration och krångel Vi kan efter intervjuerna slå fast att idén om att företag lägger på en procent på priset när de lämnar anbud är långt ifrån hur det verkligen går till. Endast ett stort företag med över 10 000 anställda i Sverige arbetade på ett sätt som kan liknas vid den metoden. Vid varje större upphandling så skapar det stora företaget en projektgrupp där det ingår jurister, ekonomer, kalkylerare och andra experter som skapar avancerade modeller för att optimera anbuden. Bonusarna hanterar de då som alla andra kostnadsdrivande faktorer i upphandlingen. Tidsåtgången för att hantera särskilda krav, regler och administrativa rutiner är proportionellt sett större för mindre företag än för större företag. 6 Bonusarna slår därför hårdare mot de små och medelstora företagen. För de flesta företag som vi talat med tycks det stora problemet vara att det innebär merarbete och extratid för att sätta sig in i hur bonussystemet fungerar. Man måste ta reda på hur man ska göra, hur man ska hantera bonusarna och vad klausulerna egentligen betyder för det egna företaget. För vårt företag är bonussystemet en onödig energitjuv. Man ska sätta sig in i vad det innebär, hur man ska gå tillväga och försöka räkna ut vad det kostar. Det blir ett energiläckage. Hela tankesättet är helt fel. Jag förstår överhuvudtaget inte varför kommunen ska ta ut en bonus. /Företagare För små företag är det största hindret vid upphandlingar just att det är för komplicerat. Det visade Tillväxtverket i sin undersökning Företagens villkor och verklighet 2011 där de skickade ut enkäter till 30 000 små och medelstora företag. 7 Särskilt för mindre företag är extra administrativt krångel en tung börda. Men även stora leverantörer får problem om de någon gång har missat klausulen i avtalet eller har glömt bort 6 Konkurrensverket uppdragsforskningsrapport 2009:4 Effektivare offentlig upphandling problem och åtgärder ur ett rättsekonomiskt perspektiv. Sida 37. 7 Tillväxtverket 2011 info:0376 Offentlig upphandling Företagens deltagande

Verklighet för företag 16 att rapportera in i tid. Bonusar hör inte till vanligheterna och om man inte blir påmind så är de lätta att glömma bort. Vi har flera kommuner bland våra kunder, men jag har aldrig stött på det innan. En av våra ekonomitjejer fick sitta i en vecka när påminnelsen kom och räkna ut avgifterna för alla våra underleverantörer. Vi använder oss mycket av underleverantörer och då måste vi räkna ut hur mycket av bonusarna som de ska betala, för vi vill ju inte betala deras del. /Vd för ett mellanstort företag Detta stämmer överens med bilden vi fått av våra samtal med upphandlingscheferna. Det är många kommuner som har varit tvungna att påminna företag. En del av de företag vi talat med har berättat om hur de har fått obehagliga överraskningar i början av det nya året då dyra räkningar trillat in från upphandlingsenheterna. Sammanfattningsvis så är det alltså inte så enkelt som en del upphandlingschefer vill göra det till. Företagen drabbas på olika sätt och har olika sätt att hantera det beroende på hur företaget ser ut. Några av de upphandlingschefer vi talade med menar att företagen inte drabbas av systemet eftersom de bara lägger på 1 % på priset i anbudet. I praktiken arbetar man inte så när man lägger ett anbud. Detta visar på att det finns ett behov av en utvecklad dialog mellan inköpare och leverantörer för att skapa förståelse för varandras verksamheter.

Bilaga 1 Bonusklausuler i upphandlingar 17 6. Bilaga 1 Bonusklausuler i upphandlingar Karlskrona 7.6 Bonus Leverantören skall utan anmodan utbetala bonusavgift. På det sammanlagda faktiska inköpsvärdet skall Leverantören utbetala en (1) % samt moms i bonusavgift till Karlskrona Kommun, vilket skall vara inräknat i offererat/avtalat pris. Detta skall ske för samtliga upphandlande enheter för vilka upphandlingen genomförts. Utbetalning skall ske årligen räknat på kalenderår med inbetalning senast 31 januari. Exempel: Fakturerat exkl. moms 1 000 000 = 1 % Bonus = 10 000 + moms = 12 500 inkl moms. Bonusavgiften utbetalas specificerad till: Karlskrona kommun, Bankgironummer 5321-8301. Talongen skall märkas med texten: Bonus Resor daglig verksamhet Handikappförvaltningen. Bonusavgiften får ej ske som kreditfaktura, utan ska ske som en separat utbetalning. Leverantören skall årligen i januari månad i samband med bonusbetalningen tillsända Karlskrona kommuns avtalspart statistikuppgift om försåld vara/tjänst. Statistikuppgift skall lämnas kostnadsfritt och efter överenskommen form och innehåll. Malmö 7.2.8. Avtalsadministrativavgift (AAA) Leverantör ska erlägga avtalsadministrationsavgift (AAA) med 2 % på all försäljning som sker till Malmö stad. Enligt svensk skattelagstiftning tillkommer 25 % moms avseende avgifter. Malmö stad fakturerar leverantör AAA efter respektive redovisningsperiod utgång. Betalningsvillkor 30 dagar efter fakturadatum. Malmö stad sänder inför fakturering leverantör uppgift om AAA för aktuell period. Leverantör ska senast tio (10) dagar efter mottagandet av ovanstående uppgift meddela Malmö stad vid avvikande uppfattning om beloppets storlek. Ersättningsgrundande period: Fakturering sker halvårsvis och grundar sig på försäljning perioden januari till och med juni respektive perioden juli till och med december. Vid försenad inbetalning kommer dröjsmålsränta att debiteras enligt Räntelag (1975:635). Vid förlängning av avtalet gäller samma ersättningsgrundande periodstruktur.

Bilaga 1 Bonusklausuler i upphandlingar 18 Vänersborg 4.1.28. e-handelsrabatt För beställningar som utförs via köparens e-handelssystem ska leverantör betala ut en e-handelsbonus om två procent på fakturerat belopp. Respektive köpare bestämmer om rabatten ska utgå i form av halvårsvisa utbetalningar till köparen enligt köparens anvisningar eller om rabatten ska läggas in i Pricat. Göteborg 5.1.25. Provision Provisionen utgör 1 procent på totalt fakturerat belopp (exkl. mervärdesskatt) avseende samtliga avrop som omfattas av Avtalet. Provisionen faktureras Leverantören kvartalsvis av Upphandlingsbolaget och baseras på Leverantörens redovisning av fakturerad volym. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är 30 dagar netto och dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Total fakturerad volym (exkl. skatter) redovisas via avtalsredovisning.goteborg.se. I volymen ingår samtlig försäljning av Leverantören och eventuella underleverantörer. Redovisning ska ske även om ingen försäljning ägt rum eller inga avrop gjorts. Användar-ID och lösenord för redovisning erhålls genom kontakt med Upphandlingsbolagets supportavdelning. Upphandlingsbolaget förbehåller sig rätten att utföra kontroll av redovisad provision. Redovisningen sker kvartalsvis och ska ske enligt följande: Kvartal 1 (1 jan 31 mars) tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 18 Kvartal 2 (1 apr 30 juni) tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 33 Kvartal 3 (1 jul 30 sep) tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 44 Kvartal 4 (1 okt 31 dec) tillhanda Upphandlingsbolaget senast vecka 4. Upphandlingsbolaget har rätt till vite för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende provisionsredovisningen. Vite utgår först efter att Leverantören efter skriftlig påminnelse inte åtgärdat redovisningsbrister inom 10 dagar. Vite utgår därefter med 3 000 kr för varje påbörjad vecka. Maximalt vite uppgår till 15 000 kr för respektive redovisningsperiod. Upphandlingsbolaget äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åligganden avseende provisionsredovisningen genom att anlita en av Upphandlingsbolaget utsedd auktoriserad revisor. Revisorn ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop som krävs för kontrollen och inte står i strid med lag eller börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Om kontrollen visar att Leverantören fullgjort sina åligganden svarar Upphandlingsbolaget för kostnaden, i annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Västerås Förvaltningsavgift Leverantören skall betala en avgift som utgörs av maximalt 1 % av Leverantörens omsättning för detta ramavtal. Avseende förvaltningsavgiften utgörs Leverantörens omsättning av det belopp, exkl. moms, som Leverantören fakturerat Beställaren för varor och tjänster som omfattas av detta avtal.

Bilaga 1 Bonusklausuler i upphandlingar 19 Leverantören skall kvartalsvis rapportera omsättning för perioden i enlighet med nedanstående tidpunkter varefter Inköpsavdelningen fakturerar Leverantören för Förvaltningsavgiften med detta belopp som beräkningsgrund. Redovisning skall ske även om ingen försäljning ägt rum. Leverantören medger Inköpsavdelningen rätt att genomföra oanmäld kontroll av Leverantörens ekonomiska redovisning i syfte att fastställa Leverantörens omsättning på avtalet. För det fall inköpsavdelningen bedömer att den verkliga omsättningen överstiger den redovisade, ankommer det på Leverantören att styrka sin ståndpunkt för att undgå uttag av Förvaltningsavgift enligt Inköpsavdelningens beräkning. Beställaren svarar för kostnaden för kontrollen förutsatt att Leverantören fullgjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta avtal. I annat fall svarar Leverantören för kostnaden för kontrollen. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid kontroll skall korrigeras utan dröjsmål. Kvartal Period Västerås stads upphandlingsenhet tillhanda senast vecka: 1 1 januari - 31 mars 18 2 1 april - 30 juni 33 3 1 juli - 30 sep 44 4 1 oktober - 31 dec 04 Vite Om Leverantören inte inkommer med korrekta uppgifter i tid enligt punkten Förvaltningsavgift och inte vidtar rättelse senast fem (5) dagar efter skriftlig erinran, äger Beställaren rätt till vite med 10 000 kr per tillfälle. Vid Leverantörens uteblivna eller felaktiga rapportering av Omsättning för ett kvartal har Upphandlingsenheten rätt att bestämma Förvaltningsavgiften utifrån den dittills högsta kvartalsomsättningen hos Leverantören eller, om sådan uppgift inte finns, utifrån en av Upphandlingsenheten beräknad kvartalsomsättning hos Leverantören.

Bilaga 2 Kort om studien 20 7. Bilaga 2 Kort om studien Under sensommaren och hösten 2013 har de högsta ansvariga för upphandlingsfrågor i ett tjugotal kommuner kontaktats. Kommunerna vi har kontaktat har framförallt varit de som vi vet eller har fått tips om använder sig av någon form av bonussystem för att finansiera sin verksamhet. Av dessa tjugo har tretton kommuner bonussystem internt inom kommunen. De flesta övriga har endast kommit i kontakt med bonusklausuler när de genomför upphandlingar tillsammans med kringliggande kommuner. Ett antal har inte bonusar överhuvudtaget. Alla har dock haft synpunkter och reflektioner kring frågan. För att hitta kommuner med bonussystem har vi använt oss av våra nätverk och fått tips från de upphandlingschefer och andra kunniga som vi har intervjuat. Detta har kompletterats med kontroller av slumpmässiga upphandlingar i Visma Tendsign. Studien är inte en detaljerad kartläggning över vilka kommuner som använder sig av bonusar. Intervjuerna har haft en informell karaktär där frågeschemat har fungerat som en utgångspunkt för diskussion. Förutom tekniska frågor kring systemens utformning är det framförallt motivering och resonemang kring frågorna som vi har varit intresserade av. I en intervjusituation kan svaren bli påverkade av till exempel att respondenten är stressad, erfarenhetsnivå och i vilken grad personen lägger ut svaren. Därtill kommer intervjuarens egna tolkningar av svaren.