SIDA 1 av 14 Bilaga 1 Regler för SMR-bidraget Dessa regler gäller för bidrag förmedlade av SMR från Sida för utvecklingssamarbete i syd och öst samt för informationsarbete i Sverige. Reglerna utgör en bilaga till avtal som skrivs mellan SMR och respektive medlemsorganisation. SMR för genom denna avtalstext vidare tillämpliga regler från Sida. Medlemsorganisationen ansvarar för att skriva avtal med sina samarbetsorganisationer. Varje organisation ansvarar för att föra vidare gällande avtalsvillkor till nästa led. SMR har utarbetat en avtalsmall som svenska medlemsorganisationer kan utgå ifrån för att teckna avtal med sina samarbetsorganisationer. Medlemsorganisationerna har därmed också ett ansvar för att följa upp och kontrollera att samarbetsorganisationer följer aktuella regler och avtalsvillkor. Revision av bidragsmedel För att säkerställa att SMR:s bidrag används för de syften de är avsedda för ska alla insatser med SMR-bidrag revideras årligen. Kraven på revision ska föras vidare i varje led. För insatser med bidrag upp till SEK 250 000 kan förenklade revisionsregler tillämpas, se nedan under rubriken Förenklade revisionsregler (för Sverige respektive nästkommande led). Revision i Sverige Medlemsorganisationen är ansvarig för att insatsen revideras årligen. Revisionen ska utföras av en extern, oberoende och kvalificerad revisor. SMR ska godkänna uppdragsbeskrivningen (terms of reference) för revisionen och valet av revisor. Till avtalet mellan SMR och medlemsorganisationen bifogas en mall för uppdragsbeskrivningen. Den ska utgöra en del av revisorns uppdragsbrev, antingen infogad i löpande text eller som bilaga. Vid samfinansierade insatser accepterar SMR en gemensam revision för alla finansiärer, men SMR ska delta i utformningen av uppdragsbeskrivningen. Revisorn ska göra en årlig granskning av medlemsorganisationens samtliga pågående insatser som har stöd från SMR och som lyder under dessa avtalsregler. Revisorn ska därefter utfärda en samlad revisionsrapport och en samlad revisionspromemoria (management letter) med uppdaterad information om samtliga insatser. Det ska framgå tydligt vilka (del- och slutrapporterade) insatser
SIDA 2 av 14 som granskats samt vilka insatser som under året ska slutrapporteras. En separat revision kan göras för de insatser som slutrapporteras under året och den ska då skickas in tillsammans med slutrapport. De insatserna behöver då inte ingå i den årliga revisionen det året. Revisorn ska granska att medlemsorganisationen har avtal med samarbetsorganisation i de fall medel förmedlas vidare. Revisorn ska då även granska att del- och slutrapporter med tillhörande revision har inkommit i tid i enlighet med avtalade datum mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation. Revisionsrapporten ska innehålla insatsnummer och avtalsdatum med SMR, underskrift av revisor samt titel. Det ska framgå att revisionen gjorts enligt ISA 800/805. Revisorn ska uttala sig/bestyrka i revisionsrapporten, enligt ISA 800/805, huruvida den finansiella rapporten (som alltid utgör en del av del- respektive slutrapport) överensstämmer med medlemsorganisationens redovisning/bokföring och SMR:s riktlinjer för finansiell rapport (enligt detta avtal). Revisorn ska granska underlag/verifikationer till bokföringen. Revisionspromemorian (management letter) baseras på den finansiella rapporten (se Finansiell instruktion), inte på hela organisationen. Revisionspromemorian ska innehålla de iakttagelser som revisorn har gjort under granskningsprocessen. Revisionspromemorian ska även innehålla uppgifter om ifall medlemsorganisationen har vidtagit åtgärder för tidigare revisionsrekommendationer och om dessa anses vara tillräckliga. Av revisionspromemorian ska det framgå vilken granskning revisorn har gjort samt vilken granskningsmetod som har använts. Medlemsorganisationen ska skicka revisionsrapporten och revisionspromemorian till SMR senast fem dagar efter att de har fått dem från revisorn och inte senare än 31 maj varje år. Medlemsorganisationen ska bedöma och agera på information som framkommer i rapporteringen, dokumentera sitt ställningstagande och rapportera eventuella brister/problem till SMR. Ett svar (management response) ska tas fram av medlemsorganisationen, inkluderande en åtgärdsplan, och skickas till SMR och revisor inom en månad. Kostnader för svensk revision kan ingå i insatsbudgeten. Medlemsorganisationen ska samarbeta med och assistera SMR och/eller Sida vid eventuella tilläggsrevisioner eller uppföljningar som SMR och/eller Sida kan komma att begära. Förenklade revisionsregler i Sverige För bidrag upp till 250 000 kr kan revisionen göras av en förtroendevald revisor i de fall SMR godkänt ett sådant förfarande för den specifika insatsen. Granskningen ska göras i enlighet med de granskningspunkter som framgår av
SIDA 3 av 14 separat bilaga 2b som i dessa fall bifogas till avtalet mellan SMR och medlemsorganisationen. Ett revisionsintyg ska utfärdas där avtalsdatum och SMRs insatsnummer framgår. Den förtroendevalda revisorn ska uttala sig om huruvida medlemsorganisationens finansiella rapport överensstämmer med organisationens bokföring samt ger en rättvisande bild av projektet i enlighet med avtalet mellan medlemsorganisation och SMR och SMR:s instruktion för finansiell rapportering. En förtroendevald revisor ska ha dokumenterad erfarenhet och en ekonomisk utbildning på minst motsvarande gymnasial nivå och får inte vara anställd av den organisation som är föremål för granskningen. Revision i nästkommande led I de fall medlemsorganisationen vidareförmedlar SMR-bidrag till en samarbetsorganisation ska medlemsorganisationen ansvara för att bidraget årligen revideras enligt de krav som ställs ovan och i uppdragsbeskrivningen. Medlemsorganisationen ska godkänna uppdragsbeskrivningen och samarbetsorganisationens revisor för revision av SMR-bidraget. Medlemsorganisationen ska kontrollera att revisorn är kvalificerad samt att revisionen görs enligt ISA 800/805. Revisionen ska genomföras av en extern, oberoende och kvalificerad revisor och genomföras enligt internationell standard eller nationell standard om den bedöms vara likvärdig. Med kvalificerad revisor avses godkänd eller auktoriserad revisor eller motsvarande enligt EU:s krav eller nationella krav. Revisorn måste själv kunna sätta sig in i ISA 800 eller 805 standarden och själv utifrån det avgöra om han/hon kan ta sig an uppdraget. Medlemsorganisationen ansvarar för att revisionsrapport, revisionspromemorian och samarbetsorganisationens svar (management response, inklusive åtgärdsplan) kommer in i tid i enlighet med de datum som har avtalats med samarbetsorganisationen. Kostnader för revision i nästkommande led kan ingå i insatsbudgeten. Förenklade revisionsregler i nästkommande led För bidrag upp till 250 000 kr kan granskning göras av annan än auktoriserad revisor i de fall SMR godkänt ett sådant förfarande för den specifika insatsen. Den som granskar bidraget ska ha ekonomisk utbildning och dokumenterad erfarenhet och får inte vara anställd, eller tidigare anställd, på den granskade organisationen. Granskningen ska göras i enlighet med de granskningspunkter som framgår av separat bilaga som i dessa fall bifogas till avtalet mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation.
SIDA 4 av 14 Ett revisionsintyg ska utfärdas med ett uttalande om huruvida samarbetsorganisationens finansiella rapport överensstämmer med organisationens bokföring samt ger en rättvisande bild av projektet i enlighet med avtalet mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation. Den finansiella rapporten ska signeras av den som utför revisionen. Revisionsintyget ska innehålla insatsnummer, avtalsdatum och underskrift. Egeninsats En medlemsorganisation som får Sida-bidrag via SMR ska finansiera en del av kostnaderna med egna medel. Denna egeninsats är ett uttryck för organisationens prioriteringar och förmåga att mobilisera ett engagemang. Egeninsatsen ska vara kontanta, privata medel insamlade i Sverige. Medlemsorganisationen kan ha fått pengarna genom vanlig insamlingsverksamhet, men också genom gåvor, företagssponsring, medlemsavgifter eller andra intäkter som organisationen får från privatpersoner. Egeninsatsen kan utgöras av intäkter från försäljning av varor som inte producerats och/eller köpts med medel från SMR. Eget eller insamlat material får inte räknas som del av egeninsatsen, inte heller värdet av medlemsorganisationens eller samarbetsorganisations eget arbete. Egeninsatsen får inte utgöras av bidrag från andra offentliga organ (t ex stat, kommun, landsting) i Sverige eller utlandet. Egeninsatsen får heller inte utgöras av intäkter från försäljning av tjänster, finansiering från lokala samarbetspartners i utvecklingsländer eller av outnyttjat administrationsbidrag. Medlemsorganisationen ska kunna redogöra för hur egeninsatsen är beräknad och hur man kontrollerar och säkerställer att enbart godkända intäkter ingår. Kravet på egeninsatsen är att den ska vara minst 10 procent av kostnaden för den SMR-stödda insatsen. Egeninsatsen ska redovisas i enlighet med godkänd budget för respektive insats. Den redovisade egeninsatsens andel av insatsens totala kostnader ska stå i proportion till den budgeterade egeninsatsens andel av budgeterade totala kostnader. Administrationsbidrag Administrationsbidraget är ett bidrag till den svenska medlemsorganisationen för faktiska kostnader som är indirekt kopplade till genomförandet av insatsen, t.ex. kostnader för att ta fram ansökan och rapportering, samt löpande uppföljning av insatsen. Administrationsbidraget får inte användas för investeringar, eller betalning av lån eller skulder. Administrationsbidraget motsvarar 8 procent av det beviljade bidraget. Summan ska inte ingå i budgeten i ansökan till SMR. SMR räknar ut administrationsbidraget utifrån storleken på erhållet SMR-bidrag.
SIDA 5 av 14 Revisionskostnader i Sverige kan budgeteras för i insatsbudgeten och behöver alltså inte täckas av administrationsbidraget. Extra uppföljningskostnader som inte täcks av administrationsbidraget kan också budgeteras för och ingå i insatsbudgeten. Dessa kostnader ska preciseras och vara möjliga att bedöma. Utbetalningen av administrationsbidraget sker vid varje utbetalningstillfälle under den aktuella perioden (8 procent av utbetalt belopp). Andra bidrag Medlemsorganisationen kan kombinera bidragen med annan typ av verksamhet med bidrag från andra källor så länge som medlen används på det sätt som beskrivits i den godkända ansökan. I ansökan ska medlemsorganisationen uppdelat per år presentera den totala budgeten uppdelad på sökt bidrag, egeninsats och bidrag från andra givare. Medlemsorganisationen ska i ansökan (och IHS) samt i del-/slutrapport redovisa om andra bidrag går till en specifik budgetpost (i IHS andra bidrag) eller om de fördelas över flera poster (i IHS allmänna bidrag), se SMRs instruktionsvideo (www.missioncouncil.se/formedlemsorganisationer/). SMR-bidraget ska alltid redovisas separat om inte bidraget har godkänts som kärnstöd (core funding) alternativt som en del av ett sammanhållet program. När en insats kan påbörjas En insats kan påbörjas efter det att avtal har skrivits i respektive led och godkänts av SMR. Om aktiviteter inom ramen för en godkänd insats påbörjas före det att avtal har skrivits, görs detta på egen risk med egna medel. Projektmedel kan tillräknas i efterhand om aktiviteter som genomförts har varit i enlighet med den ansökan som godkänns av SMR. Rekvisition och utbetalning av beviljat bidrag Medlemsorganisationen ska lämna en lyftplan för planerade rekvisitioner per insats och år, planen ska följa det faktiska medelsbehovet som föreligger. En sådan plan lämnas in till SMR i början av varje år. När lyftplanen är godkänd och avtal har undertecknats med SMR kan den sökande medlemsorganisationen rekvirera bidraget. Detta sker skriftligen. Om det faktiska medelsbehovet ändras för den aktuella rekvisitionsperioden, ska lyftplanen justeras. Före den första rekvisitionen ska medlemsorganisationen skicka in ett intyg (beslut av årsmöte eller styrelse/ledning) till SMR där det framgår att namngivna personer har rätt att rekvirera medel, samt ett bankintyg där bankkontoinnehavare och bankkontonummer framgår. Medlemsorganisationen ska skicka in ett nytt intyg till SMR om uppgifterna ändras.
SIDA 6 av 14 Före den första utbetalningen ska även en kopia på avtal mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation skickas till SMR. SMR granskar avtalet för att säkerställa att avtalsvillkoren har förts vidare. Om ett tilläggsavtal har tecknats mellan medlemsorganisation och samarbetsorganisation, ska en kopia på tilläggsavtalet skickas in till SMR. Rekvisition av SMR-bidrag ska göras med hjälp av en särskild blankett som undertecknas av behörig representant, enligt gällande avtal med SMR. Vid begäran om utbetalning ska formalia om organisationen och insatsen anges samt det begärda beloppet. Vid första rekvisitionstillfället ska det på rekvisitionen anges när insatsen beräknas starta. På rekvisitionen ska även en prognos ges för när ytterligare medel ska rekvireras och hur mycket (alternativt bekräfta att det sker enligt godkänd rekvisitionsplan). Vid nästkommande rekvisitioner ska det förutom prognos även redovisas hur mycket medel som hittills (under innevarande år) utbetalats för insatsen. En rekvisition kan skannas in och skickas via e-post, förutsatt att man samtidigt skickar originalet med ordinarie postgång. Utbetalning av medel kan endast göras om organisationerna har fullgjort de rapporteringskrav som gäller. Godkända bidrag ska rekvireras före den 31 december det år som bidraget är avsett för. För att kunna rekvirera bidraget efter den 31 december ska en särskild överenskommelse ha gjorts med SMR. Medlemsorganisationen ska med sin samarbetsorganisation följa samma regler för utbetalning av medel som ovan. Kontroll av rapportering och det aktuella behovet av medel ska ske innan utbetalning. Medlemsorganisationen ska även begära att samarbetsorganisationen bekräftar mottagandet av bidraget genom att ange mottagen summa i lokal valuta eller den valuta som används i projektet. Ett bankkontoutdrag ska verifiera summan. Medlemsorganisation som vidarebefordrar SMR-bidrag till en samarbetsorganisation ska göra detta via det svenska och/eller internationella banksystemet. Om det bedöms att befintliga banksystem inte fungerar tillräckligt bra ska ett godkännande av SMR ske för att pengar ska kunna transfereras på annat sätt. Bankkonton och ränteintäkter Utbetalda bidrag från SMR ska hållas på ett separat konto hos medlemsorganisationen. Kontot ska tecknas av minst två personer i förening. Uppkommen ränta på kontot i Sverige kan användas inom ramen för godkända insatser och av SMR godkända budgetposter. Den ska redovisas separat på den finansiella delen av rapporten. Årlig ränta på bankkontot ska redovisas till SMR
SIDA 7 av 14 varje år senast den 31 januari. Kopia på bankkontoutdraget ska skickas in till SMR. Medlemsorganisationen ska försäkra sig om att samarbetsorganisationen håller SMR-bidrag på ett separat bankkonto. Om det är omöjligt att ha pengarna på ett separat konto på grund av landets gällande lagstiftning räcker det att medlen finns på ett bankkonto. Bidraget ska dock alltid särredovisas, vilket ska säkerställas i bokföringen och ekonomihanteringen. Eventuell ränteintäkt på samarbetsorganisationens konto ska redovisas som intäkt på en separat rad i slutrapporten. Denna ränteintäkt kan enbart användas inom ramen för den godkända insatsen och av SMR godkända budgetposter. Valutakursdifferenser Valutakursdifferenser ska redovisas på en separat rad i den finansiella rapporten och kommenteras i den narrativa rapporten. Om kursvinst/förlust påverkar den lokala budgeten med mer än 10 procent ska det kommuniceras med SMR. Kursvinster ska användas inom ramen för den godkända insatsen och till av SMR godkända budgetposter. Som avtalspart med SMR vilar ansvaret på medlemsorganisationen att redovisning av kursdifferenser är korrekt. Mottagarbevis som ska användas vid varje utbetalningstillfälle, där den mottagna summan i annan valuta bekräftas av samarbetsorganisationen, ger möjlighet till kontroll av valutakurser i efterhand. Återbetalning När en insats är avslutad, ska medel som inte använts återbetalas till SMR. Återbetalningsskyldighet gäller: När utbetalda medel har använts på ett sätt som avviker från vad SMR och medlemsorganisationen har kommit överens om enligt gällande avtal. När utbetalda medel inte har använts inom den period för vilken de är beviljade, och förlängning inte godkänts av SMR. När utbetalda medel som inte utnyttjats överstiger 500 kronor. När egeninsatsen är för låg. Återbetalningsskyldigheten gäller inte utbetalat administrationsbidrag. Återbetalningen ska ske till SMR senast 30 dagar efter det att SMR framställt återbetalningskravet. Vid återbetalningar ska insatsnumret tydligt anges. Återbetalning ska ske till:
SIDA 8 av 14 Bankgiro 5873-5937 för utvecklingsinsatser sydanslaget Bankgiro 5873-6190 för insatser inom öst anslaget Bankgiro 5873-6240 för informationsinsatser När SMR bedömer slutrapporten kontrolleras att rätt belopp har återbetalats eller kommer att återbetalas. Omdisponeringar och förändringar Stora ändringar inom ramen för godkänd insats ska godkännas av SMR. Detta gäller normalt följande områden: Omdisponeringar som överstiger 10 procent per övergripande budgetpost i godkänd ansökan (med övergripande budget menas den uppställning som finns på ansökans framsida utdragen från IHS). Förändringar som innebär helt nya kostnader och nya budgetposter. Tidsförskjutningar som påverkar genomförandet av insatsen enligt godkänd plan. Betydande förändringar vad gäller planerade aktiviteter. Nya eller förändrade mål. Andra förändringar hos svensk medlemsorganisation eller samarbetsorganisation som påverkar möjligheterna att genomföra insatsen enligt beviljad plan, exempelvis förändringar på viktiga besluts- och ledningspositioner. I de fall SMR har godkänt en ansökan på en mer övergripande nivå (till exempel program) är det medlemsorganisationens ansvar att följa upp och godkänna förändringar på en specificerad insatsnivå. Krav på god redovisningssed SMR kräver en god redovisningssed av medlemsorganisationerna och deras samarbetsorganisationer. I minst sju år efter att en insats är avslutad och slutrapporterad, ska rapporter, redovisningar, bokföringsunderlag och övrig relevant dokumentation kopplad till insatsen finnas tillgängliga hos respektive organisation. SMR och Sida har rätt att med egen personal, eller med inhyrda konsulter, besöka, granska och utvärdera verksamheten. Medlemsorganisationen ska ha ett ändamålsenligt redovisningssystem, en systematisk och kronologisk bokföring samt god intern kontroll och förvaltning. Medlemsorganisationen ska även försäkra sig om att samarbetsorganisation har detta.
SIDA 9 av 14 Medlemsorganisationen bör samla in och granska årsredovisningar, revisionsberättelser och revisionsrapporter från samarbetsorganisationen för att kontrollera att SMR-bidraget specificerats som intäkt i den finansiella rapporten, alternativt i en fotnot eller kommentar, samt om organisationens verksamhet är rimlig i relation till dess ekonomiska ställning. I de fall detta är ett lagstadgat krav i landet så är det ett krav från SMR. I övriga fall är det endast en rekommendation från SMR att en revision görs av hela organisationen. Upphandling Medlemsorganisationen ska ha egna upphandlingsregler och följa dessa i användningen av SMR-bidrag. Om medlemsorganisationens egna upphandlingsregler i något avseende har lägre krav än SMR:s minimikrav enligt nedanstående, ska SMR:s regler ha företräde. Minimikraven är följande: All upphandling av varor och tjänster som den svenska medlemsorganisationen gör med SMR-bidrag ska ske i enlighet med upphandlingsprinciperna om ickediskriminering, likabehandling, transparens och proportionalitet. Upphandling av varor och tjänster ska göras på ett affärsmässigt sätt. Konkurrensmöjligheter ska utnyttjas och anbud ska behandlas objektivt så att konkurrens på lika villkor kan uppnås. Den anbudsgivare som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet (bästa kombination av pris och kvalitet) ska tilldelas kontraktet. Anbudsförfrågan ska skickas till minst tre parter. Följande tröskelvärden ska minst tillämpas: Upphandling ska ske i konkurrens för alla tjänsteupphandlingar överstigande åtta prisbasbelopp 1 såvida inte annat överenskommits med SMR. Upphandling ska ske i konkurrens för alla varuupphandlingar överstigande två prisbasbelopp såvida inte annat överenskommits med SMR Därutöver skall skriftlig prisjämförelse göras vid alla upphandlingar överstigande 50 000 SEK. För information om aktuella prisbasbelopp hänvisas till skatteverkets hemsida: www.skatteverket.se Kontrakt får inte delas upp i avsikt att kringgå tröskelvärdena. Anbud får inte begäras in enbart av jämförelseskäl utan den som inbjuds ska kunna räkna med att verkligen komma ifråga som leverantör. Anbudsgivare får inte delta i upphandlingen om anbudsgivaren är insolvent, föremål för likvidation, försatt i konkurs eller inte har fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalningar av skatt och socialförsäkringsavgifter i det land där anbudsgivaren har sitt säte. 1 Prisbasbeloppet fastställs för ett år i taget av regeringen. Det bestäms utifrån konsumentprisindex. Prisbasbeloppet är utgångspunkt för indexreglerade förmåner.
SIDA 10 av 14 Vidare får anbudsgivare inte delta i upphandlingen om denne har dömts för brott avseende yrkesutövningen eller korruption, enligt SMR:s definitioner av korruption, se rubrik Felaktig användning av medel och otillbörligt beteende. Kontrakt får inte tilldelas anbudsgivare om det under upphandlingen framkommer något som kan ifrågasätta anbudsgivarens opartiskhet. Anbudsgivare måste intyga att ovanstående uteslutningsgrunder inte finns. Om undantag måste göras kring ovanstående ska det kommuniceras och godkännas av SMR. En utvärderingskommitté med udda antal och minst tre till antalet ska tillsättas för utvärdering av inkomna anbud mot organisationens fastställda upphandlingsregler och SMR:s krav enligt ovan. Vid utvärderingen får hänsyn endast tas till sådana kriterier som angivits i förfrågan. All upphandling med SMR-medel ska dokumenteras separat för att möjliggöra granskning. Medlemsorganisationen ska kontrollera att samarbetsorganisationen har upphandlingsregler samt att den följer dessa. Ägarskap och hantering av tillgångar Utrustning och fordon som köpts in inom ramen för projektet ska tillfalla samarbetsorganisationen i det land där insatsen genomförts, om inte annat anges i godkänd ansökan. Tillgångarna får endast användas för det syfte som angetts i godkänd ansökan. Alla handlingar som rör utrustning och fordon som köpts in i enlighet med godkänd insatsbudget ska dokumenteras väl och tillgångar ska tas upp i organisationens tillgångsregister enligt god redovisningssed. Medlemsorganisationen ansvarar för att föra kravet vidare till samarbetsorganisation och för uppföljning av att kravet följs. Finansiell instruktion I ansökan till SMR ska medlemsorganisationen redovisa (fördela) hur mycket av total godkänd budget som beräknas stanna och förbrukas i medlemsorganisationen i Sverige, som beräknas gå till och förbrukas i medlemsorganisationens regionkontor (om sådant finns) samt beräknas gå till och förbrukas i lokal organisation i Syd. Fördelningen ska göras på kostnadstyp i SMR:s insatshanteringssystem (IHS) och justeras vid eventuell budgetrevidering. Se SMR:s videoinstruktion. På samma sätt ska redovisning på kostnadstyp göras i den finansiella rapporten (till del- och slutrapport senast sista februari varje år respektive 12 månader efter sista utbetalning från SMR). Det ska göras i SMR:s mall för finansiell rapport. Rapporten ska omfatta samtliga finansieringskällor till projektet/programmet och det som inte utgör SMR-bidrag eller egeninsats ska redovisas som andra
SIDA 11 av 14 bidrag. Medlemsorganisationens ledning/styrelse ansvarar för den finansiella rapporten. Om medlemsorganisationen har tagit emot del- eller slutrapport från samarbetsorganisationen, ska årets utfall redovisas i den finansiella rapporten (kan vara preliminärt för delrapporter). Om medlemsorganisationen har egna kostnader som del i insatser, ska utfallet jämföras med avtalad budget för aktuell rapporteringsperiod. Rapporterade kostnader ska då kunna härledas från bokföringen och det ska finnas underlag (kvitton/fakturor) som verifierar kostnaderna. Det ska även framgå av noterna/kommentarerna till den finansiella rapporten vilken redovisningsprincip som används (kontantprincipen eller bokföringsmässiga grunder). Om det förekommer lönekostnader hos medlemsorganisationen ska det framgå av noterna vilken princip som används för fördelning av lönekostnader. Det ska finnas tillförlitliga rutiner som möjliggör uppföljning och revision av debiterad arbetstid. Medlemsorganisationen ska vid ansökan presentera ett beräkningsunderlag för lönekostnader i insatsen. I det underlaget ska det finnas en kort beskrivning av tjänsten, dess omfattning (timmar eller procent) samt en beskrivning av lönenivå med motivering till denna. Lönekostnader ska bokföras löpande under insatsens genomförande för att främja god uppföljning. Behörig person inom organisationen ska löpande godkänna/attestera dessa underlag. Nationella redovisnings- och skatteregler ska alltid följas. Förskott till anställda ska undvikas i största möjliga utsträckning. I de fall det inte går att undvika ska redovisning ske inom en månad. Lån till anställda hos medlemsorganisation och samarbetsorganisation får inte förekomma. Förutom ordinarie underskrift på del- och slutrapport ska den finansiella rapporten skrivas under av behörig person, den person som är organisationens ekonomiansvarige för insatsen. Medlemsorganisationen ansvarar för att ovanstående krav avseende den finansiella rapporten förmedlas vidare till samarbetsorganisation. Delrapport För en insats som löper över flera år ska en delrapport lämnas in senast den sista februari varje år. Delrapporten ska göras på SMR:s delrapporteringsmall och vara undertecknad av behörig person inom medlemsorganisationen. I delrapporten ska en beskrivning ges av hur insatsen har utvecklats, om det är något som inte följer plan och i så fall varför. Viktiga lärdomar som har gjorts
SIDA 12 av 14 under perioden ska beskrivas och identifierade uppföljningsfrågor ska kommenteras. Rapporten ska även innehålla en ekonomisk redovisning av hur mycket medel som spenderats under perioden. Delrapportens finansiella del kan lämnas in med preliminärt utfall och utan revisorssignatur. Revisorn ska signera den finansiella rapporten i samband med revisionen och skicka in den tillsammans med revisionshandlingarna (senast 31 maj). Slutrapport Slutrapporter lämnas in löpande under året, men senast 12 månader efter sista utbetalningsdag från SMR (alternativa rapporteringsdatum kan anges i huvudavtalet). Slutrapporten ska göras på SMR:s slutrapporteringsmall och vara undertecknad av behörig person inom medlemsorganisationen. Slutrapporten ska innehålla en finansiell del och en berättande del. Den ska också innehålla en revision av insatsen (se ovan Revision av bidragsmedel). Revisorn ska signera den finansiella rapporten i samband med revisionen och skicka in den tillsammans med revisionshandlingarna. Den berättande delen ska beskriva insatsens resultat och om insatsen har genomförts enligt plan. Eventuella avvikelser mot plan ska förklaras i rapporten. Resultatredovisningen ska visa om och hur väl insatsen har uppfyllt sina mål. Resultatredovisningen ska också beskriva och analysera orsakerna till vad som gick bra eller dåligt samt vad alla inblandade har lärt sig. Rapporten ska även innehålla en ekonomisk redovisning av hur mycket medel som har spenderats under genomförandet av insatsen. Detta görs på den ekonomiska sammanställningen som återfinns i SMR:s mall för slutrapportering. Se vidare ovan under Finansiell instruktion. Hur del- och slutrapporter lämnas in Medlemsorganisationen ska tillförsäkra sig om att det är en behörig person inom samarbetsorganisationen som skriver under de rapporter som inlämnas till medlemsorganisationen. Behörig person inom medlemsorganisationen ska underteckna de rapporter som sedan skickas till SMR. Del- och slutrapporter ska laddas upp direkt i SMR:s insatshanteringssystem (IHS). Vad gäller slutrapport ska även ett underskrivet exemplar skickas med vanlig post till SMR.
SIDA 13 av 14 Felaktig användning av medel och otillbörligt beteende Enligt SMR:s antikorruptionspolicy betraktas följande exempel som korruption: favorisering och nepotism, mutor och bestickning, förskingring, utpressning, svindleri, jäv, penningtvätt och illegal finansiering av politiska partier. Se vidare SMR:s antikorruptionspolicy på hemsidan. Den finns på svenska, engelska, franska och spanska. Medlemsorganisationen ska aktivt arbeta för att undvika, förebygga och upptäcka alla former av förskingring och korruption inom den egna organisationen och i aktiviteter som organisationen deltar i, inklusive men inte begränsat till de program eller insatser som ingår i avtal och finansieras med SMR-bidrag. För att förebygga korruption i utvecklingssamarbetet ska medlemsorganisationerna och deras samarbetsorganisationer eftersträva öppenhet och transparens i sin verksamhet. Det är viktigt att alla aktörer i samarbetskedjan, inklusive de avsedda målgrupperna, har ett ägarskap och inflytande över processerna i utvecklingssamarbetet. Ansvariga personer ska även kunna ställas till svars för sina handlingar vilket kräver tydliga och väl dokumenterade strukturer för ansvar och mandat. Medlemsorganisationerna ska ha en egen policy och handlingsplan för det egna antikorruptionsarbetet. Personal och anlitade konsulter får inte för sig själv eller annan ta emot eller ge, begära eller lämna, utlova eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning, ersättning, kompensation, otillbörlig vinning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt beteende. Som avtalspart med SMR ska medlemsorganisationen snarast vidta åtgärder vid kännedom/information om illegal eller otillbörlig hantering, eller annan form av missbruk av medel, i någon aktivitet som faller under avtal med SMR. Detta oavsett om medlemsorganisationen har ansvar för det otillbörliga beteendet eller inte. Information ska snarast ges till SMR om sådana upptäckter samt om vilka åtgärder som har vidtagits. Därefter ska medlemsorganisationen tillsammans med SMR diskutera och fatta beslut om hur frågan ska hanteras vidare. Medlemsorganisationen ska därefter informera SMR om utvecklingen och lämna en slutrapport med slutsatser och åtgärder. Medlemsorganisationen ska säkerställa att samarbetsorganisationen känner till och aktivt arbetar efter dessa regler. Vid misstanke om korruption eller ekonomisk misskötsel kan SMR eller Sida genomföra en särskild extern revision av insatsen. Om misstankarna bekräftas kan SMR överväga att avbryta sitt stöd samt säga upp befintliga avtal och medlemsorganisationen kan komma att bli återbetalningsskyldiga.
SIDA 14 av 14 Informationsmaterial och kommunikationsaktiviteter På tryckt informationsmaterial, annat material som tas fram i kommunikationssyfte samt vid större evenemang ska det vara tydligt: Att insatsen sker med stöd från SMR och Sida Att SMR och Sida inte har medverkat vid utformningen av material eller aktiviteter Att SMR och Sida inte tar ställning till de synpunkter som medlemsorganisationen framför. På informationsmaterial som finansieras helt eller delvis med SMR-bidrag ska följande text finnas med: Detta har finansierats med stöd från Svenska missionsrådet och Sida. SMR/Sida delar inte nödvändigtvis de åsikter som framförs här. Ansvaret för innehållet är uteslutande författarens. SMR:s eller Sidas logotyp får inte förekomma på material som inte är utgivet av SMR eller Sida. Särskilda regler för kommunikationsarbete Bidraget för kommunikationsarbete i Sverige får inte användas för insamlingsverksamhet, allmän profilering av medlemsorganisation eller för medlemsvärvning. I sin kommunikation om insatsen, ska medlemsorganisationen alltid informera om att finansiering erhållits från svenskt utvecklingssamarbete, oavsett till vilken andel SMR/Sida finansierat insatsen. Sverigelogotypen ska användas vid framtagande av informationsmaterial och i samband med informationsinsatser. Det är medlemsorganisationens ansvar att ta fram sådant material och att ansvara för innehållet såsom utgivare. Sida eller Sverige skall inte omnämnas på sådant sätt att det kan uppfattas som om Sida eller Sverige har tagit del av framställandet eller stöder någon viss åsikt i det som publiceras.