Vanliga frågor kring regelverk rörande revision och finansiell rapportering

Transkript

1 Vanliga frågor kring regelverk rörande revision och finansiell rapportering En hjälp för Forum Syds handläggare samt för svenska och lokala organisationer Frågeställningarna utgår från regelverket som finns i Forum Syds Allmänna Villkor, daterade januari Vanliga frågor kring revision s. 2 Vanliga frågor kring finansiell rapportering s. 8 Forum Syd Katarinavägen 20 Box SE Stockholm Sweden tel: +46(0) fax: +46(0)

2 Vanliga frågor kring revision av Forum Sydfinansierade projekt 1. Varför ska revision genomföras årligen på alla Forum Syd-finansierade projekt? Varje organisation är ansvarig för att den finansiella rapporteringen är korrekt. Revisorns uppgift är att granska rapporteringen och uttala sig om dess riktighet. Revision innebär att med professionellt skeptisk inställning kritiskt granska, bedöma och uttala sig om en verksamhets redovisning och förvaltning. Det handlar om att ge trovärdighet till presentationen av verksamhetens finansiella information. Målet med revisionen är att undersöka huruvida den finansiella rapporten ger en sann och rättvis bild av organisationens arbete i projektet. 2. Vad är en extern, oberoende och kvalificerad revisor? Att vara extern och oberoende betyder att revisorn inte ska stå i beroendeställning till någon i organisationen som han/hon ska granska. Revisorn ska inte själv ha ekonomiska intressen som påverkas av utfallet av revisionen. Finns det tvivel på revisorns oberoende minskar värdet av revisionen. En kvalificerad revisor innebär i Sverige att man är godkänd eller auktoriserad av Revisorsnämnden, det vill säga att man har en skyddad titel. Att enbart kalla sig revisor får däremot vem som helst göra. 3. Vad betyder det att för granskning av bidrag över 50 miljoner krävs att revisorn har någon form av certifiering? För svenska revisorer krävs att revisorn har titeln auktoriserad revisor, vilket är den högre graden av titel. 2

3 4. Hur ska vi tolka det i samarbetslandet? Hur hittar man kvalificerade och/eller certifierade revisorer där? Det är svårt att jämföra revisorer mellan olika länder. Det vi i Sverige kallar revisor (auditor), ingår i engelskan i det vidare begreppet accountant, vilket även kan innefatta personer som arbetar med bokföring. Kvalificerad revisor översätts till professional accountant. När man talar om kvalificerade revisorer, finns tre vanliga titlar på engelska; CPA (Certified Public Accountant) (amerikansk engelska), Authorized Public Accountant eller CA (Chartered Accountant) (brittisk engelska). Titeln kan variera i olika länder. Det finns många olika klassificeringar av revisorer i olika länder, men ett grundläggande krav i Sida-projekt är att det ska finnas en central tillsynsmyndighet av något slag som fastställer kriterier för revisorskvalifikationer och certifierar revisorer samt har översyn över dessa. 5. Måste revisorn i samarbetslandet vara ansluten till IFAC (International Federation of Accountants)? Ett medlemskap i IFAC innebär att revisorn/revisorsfirman står under tillsyn av IFAC, vilket utgör en kvalitetssäkring. Det är dock inte ett krav att revisorn är medlem i IFAC, utan kraven är att revisorn ska vara kvalificerad och arbeta enligt den internationella revisionsstandarden ISA. Standarden, dvs arbetssättet, sätts internationellt av IFAC. Man kan som revisor arbeta enligt ISA utan att vara medlem i IFAC. Är revisorn medlem i IFAC, är detta dock ett bra sätt att styrka dess kompetens. 6. Vad betyder internationellt erkänd revisionsstandard? IFAC har satt upp internationella revisionsstandarder för den privata sektorn (som NGOs tillhör), som kallas International Standards on Auditing (ISA), vilket är ett internationellt regelverk för kvalificerade revisorer. I Sverige har ISA översatts till Revisionsstandarder (RS) och ges ut av Far. Sida accepterar inte nationella revisionsstandarder då kvalitén kan skifta i olika länder. Blanda inte ihop detta med redovisningsstandard, varje organisation ska följa sitt lands nationella redovisningsstandarder. 3

4 7. Vad är ISA 805 som revisorn ska uttala sig i enlighet med? ISA 805 är en revisionsstandard som reglerar ett visst revisionsuppdrag som benämns Audits of financial statements prepared in accordance with special purpose frameworks. På svenska heter samma standard RS 805 Revisors rapport avseende revisionsuppdrag med särskilt syfte. ISA/RS 805 anger hur denna typ av revision ska utföras och rapporteras och anger alltså formen för revisorns rapportering. 8. Varför måste den bilagda uppdragsbeskrivningen i Forum Syds Allmänna Villkor användas när man anlitar en revisor? Uppdragsbeskrivningen är vår enda möjlighet som givare att påverka revisionens kvalitet. Genom att godkänna uppdragsbeskrivningen kan man se till att Sidas krav uppfylls. 9. Vad innebär det att Forum Syd i förväg måste godkänna SvEOs val av revisor? Forum Syd ska försäkra sig om att i uppdragsbeskrivningen för revisorsuppdraget anges att revisorn arbetar enligt internationell revisionsstandard (dvs enligt internationellt regelverk för kvalificerade revisorer) och är kvalificerad. Om revisorn i sin rapport anger att han/hon arbetar enligt internationell revisionsstandard, så bör det inte finnas någon anledning att ifrågasätta valet av revisor, men om man har information att en viss revisor inte är oberoende eller kvalificerad, har Forum Syd rätt att underkänna valet av revisor. SvEO behöver inte skicka in något intyg eller dylikt, utan genom att SvEO skriver på avtalet med Forum Syd förbinder man sig till att använda den uppdragsbeskrivning för revision som är bilagd i Forum Syds Allmänna Villkor, vilket är tillräckligt för Forum Syd för att godkänna valet av revisor. 10. Vad innebär det att SvEO i förväg måste godkänna LEOs val av revisor? Samma som för Forum Syd i ovanstående fråga. SvEO ska försäkra sig om att LEO använder den mall för uppdragsbeskrivning för revision (Terms of Reference) som är bilagd i Forum Syds mall för SvEO-LEO-avtal. Alla parter måste också försäkra sig om att revisorn förstår uppdraget och innehållet i uppdragsbeskrivningen. 4

5 11. Hur ska revisorns rapportering se ut? Vad ska den innehålla? I revisionsuppdraget ingår att lämna två avrapporteringar; dels ett revisionsintyg (eng: Audit certificate) i enlighet med ISA 805 och dels en särskild granskningsrapport (eng: Audit memorandum). Revisorn ska granska organisationens rapport och uttala sig enligt ISA 805 om huruvida rapporten är i enlighet med organisationens redovisning, fastställd budget samt Forum Syds instruktion för rapportering. I granskningen enligt ISA 805 ingår att avlämna ett revisionsintyg, enligt regelverket för denna revisionsstandard. I revisionsintyget lämnar revisorn sitt bestyrkande (uttalande) om den ekonomiska information som reviderats och anger huruvida den finansiella rapporten ger en sann och rättvis bild. Revisorn granskar ett urval av redovisningen, och brukar därför uttrycka att de genomfört revisionen för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra sig om att sammanställningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. I revisionsuppdraget ingår även att avlämna en särskild granskningsrapport, som närmare beskriver revisorns arbete. Granskningsrapporten följer inte en särskild revisionsstandard, men det framgår av Bilaga 1 Mall för uppdragsbeskrivning för revision i Forum Syds Allmänna Villkor vilka punkter som ska granskas särskilt och tas upp i rapporten. 12. Vad är ISA 315 som ska användas för riskbedömning? ISA 315 är en revisionsstandard som behandlar revisorns riskanalys i planeringen och genomförandet av granskningsuppdraget och har syftet att identifiera och bedöma riskerna för väsentliga felaktigheter genom att förstå organisationen och dess miljö. ISA 315 är ett verktyg för revisorernas arbete, och rör inte SvEOs eller LEOs egen riskbedömning. 13. Hur ska SvEOs / LEOs svar på revisionen se ut? Svaret ska innehålla dels organisationens ställningstagande till revisorns rapport och dels en åtgärdsplan utifrån vad revisorn kommit fram till. SvEOs båda dokument biläggs del- respektive slutrapporten till Forum Syd. 5

6 14. Hur ska årsrapporter revideras? Alla projekt ska revideras årligen, enligt samma revisionsregler. Det innebär att årsrapporter ska revideras på samma sätt som slutrapporten. (Årsrapporter ersätter tidigare delrapporter) Revision av dessa rapporter skall vara utförd så att revisor uttalar sig explicit om dessa, och alltså ej ingå som en del av SvEO årliga revision om inte revisor ges tydligt uppdrag att utföra dessa båda revisioner samtidigt men med tydligt uppdrag enligt Bilaga Vad innebär SvEOs (och ev LEOs) kontroll av revision i efterföljande led? SvEO ska bedöma revisorn, det vill säga säkerställa att revisorn som används i efterföljande led är oberoende och kvalificerad. SvEO ska kontrollera att revisionsinstruktionerna har förmedlats och bekräftats av den lokala revisorn samt att denne lämnar sin rapport enligt avtal. SvEO ska även bedöma innehållet i den lokala revisorns rapport samt agera på den information som framkommer där. Väsentliga brister som framkommit i LEOs revisionsrapport ska framgå i SvEOs rapportering till Forum Syd. Samma sak gäller för LEO om LEO i sin tur vidareförmedlar bidrag till en partner. 16. Hur ska SvEO bedöma LEOs revisor? Vilka titlar kan en revisor ha? Se fråga 4 för titlar/certifiering. I bedömningen av revisor ingår att kontrollera att revisorn är kvalificerad och se till att revisorns granskning sker i enlighet med internationellt erkänd revisionsstandard (ISA). 6

7 17. Hur mycket/på vilket sätt ska SvEOs revisor granska LEOs revision? Rapportering från LEO ska användas som grund för SvEOs rapportering. Den svenska revisorn ska granska SvEOs finansiella rapport. SvEOs revisor uttalar sig om den organisation han/hon reviderar, och inte om efterföljande led. Kontrollen av revision i efterföljande led och ansvaret för den kontrollen ligger hos SvEO. Revisorn ska undersöka om SvEO har avtal med de organisationer SvEO vidareförmedlar pengar till, om SvEO har följt Forum Syds revisionsinstruktioner och om SvEO har tillfredsställande rutiner/resurser för att vidta relevanta åtgärder föranledda av lokala revisionsrapporter. 18. Vem är ansvarig för revisionen? Enligt Parisagendans syn på ägandeskap, är det partnern (Forum Syds partner = SvEO, SvEOs partner = LEO) som är ansvarig för att utföra kontroller av aktiviteterna och för att utföra revisionen. När medel överförs till en lokal part, är det den lokala partnern som är ansvarig för att bidraget revideras årligen enligt Forum Syds Allmänna Villkor, Bilaga 1. SvEO är ansvarig för att projektet i sin helhet revideras i Sverige. SvEO ansvarar för att se till att regelverken för revision förs vidare till efterföljande led, ingår i mall för avtal mellan SvEO och LEO, samt för att följa upp att LEO följer avtalet med SvEO. 7

8 Vanliga frågor kring finansiella rapporteringen av Forum Syd-finansierade projekt 1. Vad innebär god redovisningssed? God redovisningssed innebär att bokföringen utförs i enlighet med de lagar och de normer som finns på området, samt enligt vedertagen praxis i branschen. Samtliga bokföringsskyldiga organisationer måste följa god redovisningssed. Enligt Sidas instruktion för bidrag ur anslagsposten Stöd genom svenska organisationer i det civila samhället (Mars 2010 med rättelser juli 2010, Reviderad april 2012) ska även samtliga SvEOs och LEOs som erhåller Sidabidrag följa god redovisningssed i respektive land, även om organisationen enligt lag inte måste det. Enligt bokföringslagen har Bokföringsnämnden huvudansvaret för utvecklandet av god redovisningssed. FRII har utvecklat riktlinjer för god redovisningssed i insamlingsorganisationer. ( 2. Vad innebär redovisningsprinciperna bokföringsmässiga grunder och kontantprincipen? Bokföringsmässiga grunder innebär att de utgifter och inkomster som hör till ett räkenskapsår ska kostnads- respektive intäktsföras och påverka räkenskapsårets resultat. Det som avgör när händelsen bokförs är när den utförs, inte när den betalas. Som exempel så bokförs kostnaden för en faktura först som en skuld så snart den kommer in till organisationen, och när fakturan sedan betalas bokförs skulden bort. Kontantprincipen är en förenklad form av bokföring, som de flesta mindre föreningar använder sig av. Kontantprincipen innebär att man får vänta med att bokföra affärshändelsen tills betalning sker. Som exempel bokförs en faktura först som en kostnad när den betalas av organisationen. Vid räkenskapsårets utgång ska dock alla obetalda fordringar och skulder bokföras. Anledningen till att organisationerna (oavsett hur små de är) ska ange detta är att revisorn måste veta vilken princip som tillämpats för att kunna genomföra sin granskning. Det är också bra information för mottagaren av den finansiella rapporten. Om t ex kontantprincipen används är det extra viktigt för granskaren 8

9 att få kompletterande information om eventuellt inköpta inventarier då dessa endast redovisas som en kostnad i samband med betalningstillfället och inte syns i nästa års finansiella rapport. 3. Vad innebär det att SvEO ska redogöra för vilka principer man använder för fördelning av lönekostnader? Frågorna gällande lönekostnader är relevanta för de organisationer som har haft kostnader för personal i projektet, vilka bekostas med projektmedlen. Huvudprincipen är att det ska finnas tydliga rutiner för den arbetstid som debiteras projektet, så att en extern person har möjlighet att granska processen och underlagen. Syftet med denna punkt är att SvEO ska beskriva hur fördelningen av lönekostnader har gjorts i projektet, så att revisorn vid sin granskning kan förhålla sig till om fördelningen har gjorts enligt beskrivningen. 4. Vad innebär intern styrning och kontroll? Med intern kontroll menas de riktlinjer och rutiner som finns inom organisationen och som har som syfte att medverka till hög kvalitet i redovisningen och förhindra att fel och oegentligheter uppstår. God intern kontroll främjar säkerhet och effektivitet och ser till att resurserna i verksamheten används på det sätt som organisationens ledning och styrelse tänkt sig. Intern styrning och kontroll är generellt definierad som en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppfylls inom följande kategorier: effektivitet och produktivitet i verksamheten tillförlitlig finansiell rapportering efterlevnad av tillämpliga lagar och regler 5. Vad är Coso? Coso är ett internationellt ramverk för intern styrning och kontroll. ( Syftet är att underlätta interna och externa revisioner, underlätta jämförelser och dialoger samt att dokumentera processer och beslut, öka spårbarhet, förebygga problem och risker, transparens, likvärdig bedömning etc. Coso används av ett stort antal svenska myndigheter, varav Sida är en. 9