Region Skåne RSIT Region Skånes IT-verksamhet Förstudierapport Datum 2010-06-04 Dnr Förstudierapport Breddinförande SVPL Organisatorisk enhet Rapportbeställare Programkontoret Lena Larsson i samarbete med Annika Rönnberg Dokumentbeteckning Distributionslista Förstudierapport Projektdirektiv Projektplan Statusrapport Slutrapport
Förstudierapport 2(24) Beslut om fortsättning Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller JA NEJ Kommentar: Beslut att starta projektet alternativ 1,,, Beslut att inte starta projektet Beslut att bordlägga beslutet Ort och datum: Ort och datum: Underskrift Beställare Underskrift Projektledare Namnförtydligande Namnförtydligande
Förstudierapport 3(24) Revisionshistorik Datum Ver Namn Kommentar 2010-04-26 0.2 Lena Larsson Flyttat ut flödena till bilaga1. Kompletterat intressenterna 2010-04-28 0.3 Lena Larsson Lagt in två olika utbildnings strategier Har tagit fram MS projekt bilder frö akternativ 1 och 2 2010-04-29 0.4 Lena Larsson Komplettering efter möter med Annika Rönnberg och Bo Ljunggren 2010-05-03 0.5 Lena Larsson Lagt till kapitel sammanfattning 2010-05-05 0.6 Lena Larsson Uppdaterat efter workshop 10-05-04 För och nackdelar med alternativen gällande införing. Komplettering av projektorganisation. 2010-05-28 0.7 Lena Larsson Komplettering efter möte med projektgruppen. 2010-06-04 0.8 Annika Rönnberg Komplettering efter möte i styrgruppen SVPL
Förstudierapport 4(24) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 6 2 Uppdrag... 6 2.1 Bakgrund...6 2.2 Syfte... 6 2.3 Projektmål... 7 2.4 Uppdrag... 7 2.5 Avgränsningar... 7 3 Metod... 7 4 Nuläge... 7 4.1 Sjukhus... 8 4.2 Psykiatri... 8 4.3 Kommuner... 8 4.4 Primärvård offentlig/privat... 8 4.5 Sammanfattning... 8 4.6 Pilot... 8 4.7 Flöde av SVPLärenden... 9 5 Intressenter... 9 6 Beroenden till andra projekt... 9 6.1 Plattform för gemensamma tjänster... 9 6.2 Statistikkoder... 9 6.3 Koppling Melior... 10 7 Förutsättningar... 10 7.1 Följande förutsättningar skall vara klara innan breddinförandet startar... 10 7.2 Följande förutsättningar bör vara klara innan driftstart på en enhet. Fel! Bokmärket är inte definierat. 7.3 Följande förutsättningar ligger utanför projektet, men skall vara klara för respektive enhet innan införandet skall ske.... 10 7.4 Oklara förutsättningar... 11 8 Analys... 11 8.1 Analys av flöden... 11 8.2 Analys av beroenden mellan olika förberedande aktiviteter... 11 9 Analys av olika utbildningsalternativ... 12 9.1 Alternativ 1 Utbildningsteam... 12 9.2 Alternativ 2 Utbildare med lokala utbildare inom respektiver organisation... 13 9.3 Roller som skall utbildas... 13 10 Analys av olika införande strategier... 15 10.1 Alternativ 1 Distriktsvis förberedelser, Distriktsvis införande... 15 10.2 Alternativ 2 Parallella förberedelser, stegvis införande... 17 10.3 Alternativ 3 Parallella förberedelser, samtidigt införande... 17 11 Riskanalys... 18 12 Ekonomiska konsekvenser... 18 13 Nyttoanalys... 21 14 Organisationsplan - Bemanningsplan... 21 14.1 Styrgrupp... 21
Förstudierapport 5(24) 14.2 Övergripande Projektgrupp... 21 14.3 Delprojekt... 22 15 Förvaltning... 23 16 Rekommendation... 23
Förstudierapport 6(24) 1 Sammanfattning Denna förstudierapport tar upp olika alternativ till införande av Samordnad Vårdplanering (SVPL). Först en nulägesanalys i kapitel 3 som beskriver vilka enheter som blir berörda av ett införande. Ett antal intressenter och förutsättningar för att införandet skall kunna gå igång har identifierats i kapitel 4 och 7. I kapitel 8 har flöden av meddelande analyserats. I bilaga 1 finns uppgifter om hur flöden av meddelanden går mellan sjukhus, kommuner och vårdcentraler. Värdena baserat dels på uppgifter från kommunerna, dels utifrån statistik via uttag från Melior data. I kapitel 9 belyses olika alternativ för utbildning i samband med införandet. I kapitel 10 redovisas tre olika alternativ till införande strategi. Alternativ 1 innebär att införandet sker stegvis i det fyra olika hörnen av Skåne. Där första steget utgör en utvidgad pilot. Alternativ 2 innebär att SVPL införs först på kommuner och inom primärvård. Därefter startas sjukhusen upp ett efter ett. Alternativ 3 innebär att alla enheter förbereder sig och utbildas parallellt sedan startas alla upp samtidigt. I rapporten redovisas risk och konsekvensanalys för de olika alternativen. Till sist ges ett förslag till projektorganisation vid ett införande enligt det förordade alternativet. I denna rapport förordas införande alternativ1. Både alternativ 1 och 2 har ett antal attraktiva fördelar. Alternativ 1 rekommenderas pga att Man får bättre kontroll vid ett successivt införande Man minskar risken för belastnings- och prestandaproblem Stor fördel för slutanvändarna på vårdcentraler och kommuner att minska tiden mellan utbildning och praktik. Arbetet med denna förstudierapport har utförts i samarbete med Annika Rönnberg RSIT, Thomas Wester Kommunförbundet samt den projektgrupp som arbetar med Mottagning, testning och godkännande av IT-stöd för Samordnad vårdplanering SVPL. 2 Uppdrag 2.1 Bakgrund Arbetet med kravspecifikation och upphandlingen av Samordnad vårdplanering SVPL påbörjades redan 2006 och höll på till början av 2008. Därefter har projektet Mottagning, testning och godkännande av IT-stöd för Samordnad vårdplanering SVPL startat. I detta uppdrag ingår inte att ansvara för genomförandet av breddinförandet. 2.2 Syfte Att utnyttja den kompetens som redan finns i projekt Mottagning, testning och godkännande av ITstöd för Samordnad vårdplanering SVPL för att kunna ge bästa möjliga förslag på breddinförande
Förstudierapport 7(24) 2.3 Projektmål Ge förslag på hur ett breddinförande skall ske. 2.4 Uppdrag Ge förslag på ett breddinförande genom att ta fram en strategi/ mall för hur ett införande skall ske i form av: Utbildning - Hur många personer skall utbildas/per roll Införandestöd Tekniska krav Ge inriktning på var införande skall ske beroende på flödena mellan sjukhus kommun primärvård för att minska dubbelarbete. Ge förslag på personer/roller som skall ansvara för olika delar i breddinförandet Övriga krav Förvaltning Förslag på drift och support Hur överlämnandet till ansvarig för breddinförandet skall ske. 2.5 Avgränsningar Uppdraget innebär att ge ett förslag på hur breddinförandet och överlämnandet skall ske 3 Metod Arbetsgrupp; I arbetet med denna förstudie har följande personer tillsammans utformat rapporten; Annika Rönnberg RSIT, Bo Ljunggren Logica, Thomas Wester Kommunförbundet, Lena Larsson RSIT. Arbetsmöten; För att förstå vad som måste vara klart inför ett breddinförande och vilka resurser det kräver, har det varit möten med personer som ansvarar för HSA katalog, SITHS korten, Lärplattformen Lärkan, Meliorföreträdare på sjukhusen, IT personer inom primärvården samt förvaltningsgruppen för SVPL. Dessutom har det varit ett antal telefonsamtal med olika berörda parter. Telefonkontakt med Britt-Marie Andersson LUA för de privata hälsovalsenheterna. Möte med SVPLs projektgrupp. 4 Nuläge Idag hanteras SVPL med hjälp av en så kallad fatjänst. Själva processen börjar inom sjukvården, där den startas upp via en koppling från journalsystemet Melior med en inskrivning och kallelse i SVPL fatjänst. Blanketter faas sedan vidare till de olika mottagarna inom kommuner och primärvård. Vårdplan upprättas gemensamt av de olika aktörerna och faas fram och tillbaka för underskrift av alla parter. Internt faas alla meddelanden för kännedom till berörda enheter.
Förstudierapport 8(24) 4.1 Sjukhus I Region Skåne finns 8 offentliga sjukhus. SUS, Landskrona, Helsingborg, Ängelholm, Kristianstad, Hässleholm, Ystad, Trelleborg samt ett privat i Simrishamn. Journalsystemet Melior finns på samtliga offentliga sjukhus. Simrishamn har journalsystemet Swedestar. 4.2 Psykiatri Rättspsykiatri finns på 4 orter, Malmö, Lund, Helsingborg, och Hässleholm Vuenpsykiatri på 6 orter, Malmö, Lund, Helsingborg, Kristianstad, Ystad och Trelleborg. 4.3 Kommuner I Skåne finns 33 kommuner varav Malmö har 10 stadsdelar. Alla kommuner tar emot fa från flera olika sjukhus i Region Skåne. 4.4 Primärvård offentlig/privat I dag finns det omkr 90 offentliga vårdcentraler, ca 60 privata enheter anslutna till hälsovalet. Dessutom finns det ett antal privata vårdgivare som har äldre avtal och därför inte är anslutna till hälsovalet. Även dessa kommer att beröras av införandet av SVPL. 4.5 Sammanfattning Totalt är ca 5000-10000 personer involverade i processen. Idag skickas i genomsnitt 600 meddelanden /dygn, se kravspecifikation för IT-tjänsten Samordnad Vårdplanering 2007 07 02. 4.6 Pilot Pilotinförande startade 28 april 2010. Pilotinförandet gjordes på Landskrona lasarett, Landskrona stad och Svalövs kommun samt fyra offentliga och en privat vårdcentral inom Landskrona och Svalövs området. Erfarenheterna från denna pilot utgör en viktig input för denna förstudie. Ca 300 användare och 100 ärenden hanterades under piloten. En gemensam projektorganisation etablerades under piloten med samtliga parter, landsting, kommun, privata aktörer. Piloten avslutades 31 maj och övergick sedan i skarp drift.
Förstudierapport 9(24) 4.7 Flöde av SVPLärenden I Bilaga 1 redovisas flödena av ärenden från de olika sjukhusen till kommunerna. Uppgifterna på bilderna bygger på information från kommunerna, som angivet vilka sjukhus de får patienter ifrån. För Helsingborgs sjukhus, Ängelholms lasarett, Kristianstad sjukhus, Hässleholms sjukhus finns statistik hämtad från Melior databaser angående mängden av meddelanden från olika kliniker på sjukhuset samt även angivet mottagare, kommun, primärvård. 5 Intressenter Följande intressenter har identifierats under förstudien. I samband med breddinförandet bör en ordentlig intressentanalys i form av workshop eller intervjuer göras med dessa. Läkare Intressenter Intern / Psykolog Etern Sjuksköterskor Användare Slutenvården Verksamhetschef Läkare Psykolog Sjuksköterskor Medicinska sekreterare Arbetsterapeut Sjukgymnast Kurator Undersköterska/skötare Vårdare /vårdbiträde Användare Öppenvård offentlig Läkare Psykolog Sjuksköterskor Medicinska sekreterare Arbetsterapeuter Sjukgymnaster Kurator Användare Kommunerna Verksamhetschef Biståndsbedömare Socialsekreterare Sjuksköterskor Sekreterare/Receptionist Arbetsterapeuter Sjukgymnaster Privata vårdgivare Slutenvården (Simrishamn, Ängelholm ögon ortoped) Verksamhetschef Medicinska sekreterare Arbetsterapeut Sjukgymnast Kurator Privata vårdgivare Öppenvården Läkare Psykolog Sjuksköterskor Medicinska sekreterare Arbetsterapeuter Sjukgymnaster Kurator RSIT VO Kund VO leverans - utveckling IT kommunerna 33 olika IT privata enheter Capio Hälsoringen Carema Praktikertjänst mfl Privatläkare med olika avtal Leverantörer SysTeam Förvaltningsgruppen SVPL Beställare Regionledning Programkontor Kommunerna Intern/Etern 6 Beroenden till andra projekt 6.1 Plattform för gemensamma tjänster Införandet av SVPL är beroende av att den gemensamma grundplattformen är klar och stabil och överlämnande till driften. I detta läge är det inte slutfört. 6.2 Statistikkoder Malmö stad har ett behov att kunna dela upp sina SVPL ärenden på olika stadsdelar. Detta sker idag med hjälp av statistikkoder i PASiS. Dessa koder hanteras inte i det nya IT-stödet. Det är en
Förstudierapport 10(24) förutsättning att statistikkoderna finns implementerade för att Malmö stad skall kunna börja använda det nya SVPL. 6.3 Koppling Melior I den nuvarande lösningen (fatjänsten) finns en koppling till Melior. Det finns en stark önskan att motsvarande koppling finns inför att införande sker på SUS Malmö och SUS Lund 7 Förutsättningar Det har kommit fram en rad förutsättningar som måste vara på plats innan ett breddinförande på börjas. Många av dessa punkter kan enheterna ta tag i redan från sommaren 2010 oavsett när själva införandet sedan kan påbörjas. Vissa förutsättningar är absolut nödvändiga. Andra förutsättningar är önskvärda, men det går att starta upp ett breddinförande genom att välja alternativa vägar. 7.1 Följande förutsättningar skall vara klara innan breddinförandet startar 7.1.1 Projektorganisation Det skall finnas en övergripande regional projektorganisation som håller samman införandet och en budget för denna. Den kan innehålla en rad delprojekt för de olika införandena på sjukhus, kommuner och primärvård. Styrgruppen för projektet bör ha med företrädare med beslutanderätt från Region Skåne, kommuner och privata aktörer. 7.1.2 Avtal Det måste finnas avtal. Det behövs avtal för server och applikationsdrift, samt avtal för fortsatt förvaltning och utveckling. 7.1.3 Utbildning Innan breddinförandet startas upp skall en utbildning och utbildningsmaterial tas fram. Det finns flera olika alternativ hur utbildning kan läggas upp se kapitel 9. Till piloten har utbildningsmaterial tagit fram. Detta kan utgöra grunden till det utbildningsmaterial som tas fram till införandet på bred front. I den nuvarande Förvaltningsgruppens uppdrag ingår att samverka med projektledningen vid införandet av IT-stödet SVPL samt medverka vid planering av utbildning i verksamheterna. 7.1.4 Resultat från piloten En förutsättning för att ett breddinförande skall kunna ske är att resultatet av piloten blir så pass bra att såväl användare som projektgrupp och styrgrupp anser att ett breddinförande kan påbörjas. Den utvärdering som görs inom piloten utgör ett viktigt underlag inför breddinförande. 7.2 Följande förutsättningar ligger utanför projektet, men skall vara klara för respektive enhet innan införandet skall ske. I breddinförandet får det säkerställas att dessa förutsättningar är på plats.
Förstudierapport 11(24) 7.2.1 HSA katalog Alla berörda enheter och personer måste läggas upp i HSA katalogen. Det sker via Skånekatalogen för anställda inom Regionen och hälsovalet. Kommunerna har ett gränssnitt (Samverkanslagret) direkt in mot HSA och kan mata in sina uppgifter via detta. 7.2.2 SITHS kort Alla personer som skall in och arbeta med SVPL behöver ett personligt kort. Dessa kort måste vara levererade och testade innan SVPL driftsätts på respektive enhet. 7.2.3 Kortläsare och Net-ID Kortläsare och NET-ID skall vara installerat på alla klienter. 7.3 Oklara förutsättningar 7.3.1 Juridiska aspekter Det är i dag oklart rent juridiskt vem som äger informationen i vårdplanen eftersom både företrädare för Region Skåne och kommunerna är inne och skriver i samma dokument. Detta måste klargöras men ett breddinförande kan startas upp ändå. Juristerna i såväl Region Skåne som kommunerna bör ta beslut i denna fråga. 7.3.2 Reservrutiner Inledningsvis kan siemens fatjänst användas som reservrutin Avtalet med Siemens angående fatjänsten upphör att gälla okt 2010. 8 Analys 8.1 Analys av flöden Nulägesanalys har gjorts av flöden avseende meddelande och vårdplaner. Som framgår av denna analys, har alla enheter många kontaktpunkter med andra enheter. SUS Malmö och SUS Lund har kontakt med flest kommuner för vårdplanering. De har även de största volymerna. De mindre sjukhusen Hässleholm och Trelleborg har båda kontakt med många kommuner. Se bilaga 1. 8.2 Analys av beroenden mellan olika förberedande aktiviteter Flera av de förberedande aktiviteterna som behövs för ett breddinförande av SVPL behövs även för andra IT-stöd såsom te. E-dos. Dessa förberedelser kan med fördel lyftas ut från själva breddinförandet och genomföras med tanke på kommande IT-Stöd som kommer att kräva SITHS kort, kortläsare, Net-Id och koppling till HSA katalogen. På bilden nedan syns de olika aktiviteter som behöver genomföras, och deras beroende av varandra, innan ett införande kan ske på en enhet. De med röd bakgrund är generella och bör kunna genomföras snarast. De med grön bakgrund är specifika för SVPL införandet HSA katalogen bör vara uppdaterad innan SITHS korten beställs. Korten är en förutsättning för att användaren skall kunna nå applikationen. Utbildningen som tas fram är unik för SVPL Utbildningen av utbildare är en förutsättning för att användarna skall kunna utbildas. Utbildning är en förutsättning för att användarna skall kunna konfigurera SVPL för sin enhet.
Förstudierapport 12(24) Figur 1. Här ses de olika aktivteter som skall vara genomförda innan driftstart på en enhet kan ske. 9 Analys av olika utbildningsalternativ I samband med införandet kommer många medarbetare att beröras. Det finns två huvudalternativ när det gäller utbildning. Alternativ 1 är att ett utbildningsteam bildas. Alternativ 2 innebär att speciella Utbildare inom varje organisation eller delprojekt utbildas. 9.1 Alternativ 1 Utbildningsteam. Detta alternativ innebär att ett centralt utbildningsteam bildas och att dessa ansvarar för att utbilda samtliga sa personer så grundligt att de kan klara av alla arbetsuppgifter som inte kräver systemadministratörs behörigheter. Sa personerna kan sedan utbilda slutanvändarna på hemmaplan och agera handledare. Det är en fördel om utbildningsteamet kan innehålla personer som varit med i tidigare SVPL projekt alternativt i pilotprojektet och har erfarenhet och kunskap om systemet. Detta team ansvarar sedan för att hands on utbildning genomförs till alla superanvändare i regionen, kommunerna och privata aktörer. Kostnaden för utbildningarna får gemensamt bekostas av berörda parter.
Förstudierapport 13(24) Figur 2 Utbildningsstrategi där regionalt utbildningsteam har hand om utbildning. 9.2 Alternativ 2 Utbildare med lokala utbildare inom respektiver organisation Detta alternativ innebär att en grupp utbildare utbildas. Dessa utbildare skall komma från alla berörda parter, regionen, kommunerna och de privata aktörerna. Utbildarna får en total utbildning rörande systemet. Sedan får dessa utbildare ta hand om utbildningarna i sina respektive organisationer. De utbildar sa personer som sedan utbildar slutanvändarna. De lokala utbildarna utbildas av personer med stor kunnighet i systemet. Det kan t.e. vara personal från leverantören eller från tidigare projektgrupper inom SVPL. Figur 3 Utbildningsstrategi där utbildare utbildas. 9.3 Roller som skall utbildas Oavsett vilken strategi som väljs kommer att antal personer att behöva utbildas i de olika rollerna som finns i systemet. 9.3.1 Systemadministratörer. Central systemadministratör finns idag..
Förstudierapport 14(24) Funktionen som lokal systemadministration finns inte i dag i systemet, den behöver utvecklas inför breddinförandet av SVPL tjänsten. Personer med systemadministratörsbehörighet kommer att behöva utbildas. Det förutsätter dock att det finns både regional och lokal administratörsnivå. Det kan finnas behov av ett par systemadministratör på regional nivå. På lokal nivå kan det behövas systemadministratörer. De behöver en hands on utbildning. 9.3.2 Utbildare Utbildare är den grupp användare som skall ha en tillräcklig kunskap om möjligheterna i systemet, regelverket och SVPLprocessen. De behöver en lärarledd hands on utbildning på ½ -1 dag. I detta dokument är antaget att slutanvändarna har så pass goda kunskaper i systemet att de endast behöver handledning av utbildarna vid enstaka tillfällen. Kommunerna Inom kommunerna kan det finnas behov av ca 2 sa personer per kommun. Malmö kan på grund av sin storlek ha behov av minst 1 sa person per stadsdel. Totalt ca 80 utbildare inom kommunerna. Primärvård Inom primärvården finns ca 90 offentliga och 60 privata enheter. Med hänsyn till att Primärvårdens arbetsuppgifter i applikationen är så pass begränsade, att bekräfta att man tagit del av vårdplanen, kan det upplevas som onödigt mycket att det finns en sa person per enhet. Hälsovalets ekonomiska spelregler försvårar dock samarbetet mellan enheterna. Total ca 150 superanvändare. Sjukhusen På sjukhusen kan det finnas behov av två sa personer per sjukhus. På SUS dock 2 på vardera SUS Malmö och SUS Lund. totalt 20 st. Eventuell kan det finnas behov av fler sa personer på de stora sjukhusen. 9.3.3 Utbildare av utbildarna Det behövs ett antal personer som kan utbilda utbildarna. Dessa kan lämpligtvis få sin utbildning av personal som varit med i utvecklingsprojektet. Ett annat alternativ är att tjänsten köps in från leverantören. 9.3.4 Slutanvändare Slutanvändarna behöver endast känna till hur de löser sina uppgifter i systemet. Denna utbildning behöver därför inte vara lika omfattande som utbildningen för sa personer. Ett alternativ för att nå så många användare som möjligt på så kort tid som möjligt är att lägga upp en utbildning på nätet. Ett annat alternativ är att även slutanvändarna får hands on utbildning Det kan dock ta lång tid innan alla berörda genomgått utbildningen eftersom datasals kapacitet är begränsad och att det finns andra konkurrerande utbildningar som också behöver datasalarna. En hands on utbildning kräver flera utbildare under en längre tid. 9.3.5 Nätbaserad utbildning Inom Region Skåne finns LärKan som är en utbildningsplattform för olika typer av nätbaserade utbildningar. Denna skulle kunna nås även av användarna på kommunsidan. Att ta fram en nätbaserad utbildning får utgöra ett projekt i sig. Kontaktperson för Lärkan är Anita Nyberg Region Skåne.
Förstudierapport 15(24) Fördelar med nätbaserad utbildning; Användarna kan gå den på den tid som passar dem. Användarna kan genomföra utbildningen på sin arbetsplats, ingen restid eller reskostnader. Användaren kan gå utbildningen om igen när det är något moment som behöver fräschas upp. Nya medarbetare kan gå utbildningen oavsett när de tillträder sin tjänst. Det behövs inte några datasalar för utbildning. Det behöver inte någon utbildare på plats när användaren genomgår utbildningen. Det går att utbilda fler på kortare tid jämfört med lärarledd utbildning Nätbaserad utbildning kan lämpligen kombineras med introducerande information för stora grupper, så kallade aula föreläsningar. 9.3.6 Hands on utbildning Inom Region Skåne finns mer erfarenhet av hands on utbildning än av nätutbildning. Fördelar med hands on utbildning; Det kan gå snabbare att ta fram en hands on utbildning. Det finns redan ett hands on material Användarna får svar på sina frågor direkt under utbildningen, jmf med feedback från handledare som går in på nätutbildningen 1 gång /dag. Hand on ger en mer verklig situation som kan ge användaren en med realistisk bild av hur det är att arbeta med systemet. Det ger mer möjlighet till dialog och frågor angående rutiner och annat. Oavsett om det valet faller på nätbaserad eller hands on utbildning, eller bådadera, så krävs det en speciell utbildningsdatabas med fiktiva patienter om kan nollställas. 10 Analys av olika införande strategier I arbetet med förstudien har det framkommit tre huvudalternativ för införande. Det ena att införandet sker etappvis i olika områden i Skåne. Det andra är att alla förberedelser sker parallellt. När kommuner och primärvård är klara startas ett sjukhus upp i taget. Det tredje alternativet innebär att alla enheter förbereds och startas upp samtidigt. Oavsett vilket införande som väljs får det första steget vara något av en pilot för att testa i ett större sammanhang. Alla alternativen har för och nackdelar. Användarna får arbeta dubbelt i två system under en längre period. Olika kommuner kommer in i ITstödet vid olika tidpunkter. Användarna skall antingen hålla reda på vilka kommuner som är med eller gå in i systemet för att upptäcka att det inte går att genomföra SVPL på detta sättet. 10.1 Alternativ 1 Distriktsvis förberedelser, Distriktsvis införande I alternativ 1 görs införandet i fyra etapper, te. nordväst, nordost, sydost och till sist sydväst med SUS. Inom varje etapp kan enheterna starta upp efterhand stegvis beroende på önskemål från egna organisationen. Det innebär att de sjukhus, kommuner och primärvårdsenheter som finns inom respektive område startar upp samtidigt. Det första av dessa införanden får ses som en andra pilot där allting testas under utvidgade former jämfört med piloten i Landskrona som är väldigt begränsad.
Förstudierapport 16(24) Varje distriktsinförande utgör ett eget större delprojekt. Fördelar; En fördel med detta alternativ är att belastningen inte blir så stor systemet. En begränsad mängd som gör det lättare att hålla ihop projektet. En fördel är att alla parter (slutenvård, öppenvård och kommunerna) inom ett distrikt samarbetar vid införandet. En fördel är att man kan arbeta fram gemensamma rutiner inom ett distrikt. Hands on utbildningarna kan schemaläggas i fas med att IT-stödet förs in i distriktet. Det krävs en mindre utbildningsorganisation eftersom utbildningsperioden blir mer utsträckt jämfört med övriga alternativ. IT-stödet belastas stegvis och eventuella prestandaproblem upptäcks efterhand. Det kan innebära att färre kundanpassningar behöver göras innan införande i en etapp behöver göras. Om införande etapp 1 blir lyckad kan det utgöra ett gott eempel att visa på. Efter varje införande får man erfarenheter som kan användas vid nästa införande. Vid distriktsvis införande kan övriga delprojekt ta lärdom av de som genomförts tidigare. Supportorganisationen kan vara mindre i början eftersom få användare kommer med från start. Ett begränsat införande blir mer lättöverskådligt och lättare att styra för projektledaren. Nackdelar; Den största nackdelen med detta alternativ är att Det är svårt att begränsa områdena. eftersom sjukhusen har SVPL ärenden till flera olika kommuner som är spridda över Skåne. Slutenvård, Kommuner och öppenvård får arbeta i två system tills alla distrikt är införda. Risk att rutinerna blir olika i olika delar av Skåne om införandet sker distriktsvis i separata delprojekt. Konfigurering kan komma att ske efter lokala behov som inte håller för hela Skåne. Det kan innebära att inte alla kundanpassningar upptäcks från början och att de då totalt kommer att kosta mer och att de kanske blir mindre smart utvecklade. Eventuella konflikter mellan kundanpassningar upptäcks inte förrän alla etapper är införda. Om etapp 1 innebär mycket problem och skapar missnöje kan det innebära att övriga distrikt inte vill gå med. Förslag till införandeplan I detta alternativ kan man tänka sig att; Som införande steg ett starta upp nordöstra Skåne. Kommuner, vårdcentraler samt Hässleholms och Kristianstads sjukhus ingår. Som ett steg därefter kan sydöstra Skåne komma. Kommuner, vårdcentraler samt Ystads sjukhus (och Simrishamn?) ingår Starta upp med nordvästra delen av Skåne. Kommuner, vårdcentraler samt Ängelholms och Helsingborgs sjukhus ingår. Sist startas sydvästra Skåne med SUS Lund, SUS Malmö, Trelleborgs sjukhus.
Förstudierapport 17(24) 10.2 Alternativ 2 Parallella förberedelser, stegvis införande. Detta alternativ innebär att alla parter förbereder sig med avseende på de tekniska bitarna, HSA katalog, SITHS kort, kortläsare och NET-ID. Utbildning av användare och konfigurering sker också i så snabb takt som det är möjligt. Kommuner och primärvårdsenheter startar upp parallellt. Därefter startar sjukhusen på samma sätt som i alternativ 1. Det blir då ett delprojekt som håller samman införandet för samtliga kommuner och ett delprojekt som ansvarar för införandet i öppenvården. Fördelar; Den största fördelen med detta alternativ är att det inte blir något dubbelarbete på sjukhusen. När de startar upp är alla kommuner och vårdcentraler inne i systemet och kan ta emot meddelandena. Det blir naturligt att rutinerna för samtliga kommuner och samtliga öppenvårdsenheter kan utvecklas gemensamt i delprojekten. Kan överskådligt se behovet av samtliga kundanpassningar när hela Skåne är med i delprojekten. Leverantören kan då utveckla kundanpassningarna så att de ingår i ett gemensamt synsätt på lösning. Det kan bli enklare för små kommuner om alla kommuner ingår i samma delprojekt. Samarbete gällande utbildning, rutiner, it support mm. Kommunerna kommer igång snabbare med förberedelserna. Regionen kan snabbare få betalt för tjänsten från kommunerna Nackdelar; Kommuner och Primärvård kan vara klara långt innan de får några ärenden via det nya IT-stödet. Om det uppstår prestandaproblem vid uppstart av ett sjukhus kan flera bli berörda eftersom alla kommuner och öppenvårdsenheter är med. Det kan krävas en större supportorganisation i början jämfört med alternativ 1 eftersom fler användare är nya samtidigt. Det krävs en större utbildningsinsats över en kortare tid jämfört med alternativ 1, om man väljer hands on utbildning. Kommuner och öppenvård får även med detta alternativ arbeta med dubbla system, speciellt de kommuner och öppenvårdsenheter som har få ärenden, eller till större delen får sina ärenden från de sjukhus som implementerar IT-stödet sist. Förslag till införandeplan I detta alternativ kan man tänka sig att släppa på sjukhusen i samma ordning som i alternativ ett, men eftersom alla kommuner och vårdcentraler är med i systemet kan sjukhusen släppas på med kortare intervall än i alternativ ett. 10.3 Alternativ 3 Parallella förberedelser, samtidigt införande. Detta alternativ innebär att alla parter förbereder sig med avseende på de tekniska bitarna, HSA katalog, SITHS kort, kortläsare och NET-ID. Utbildning av användare och konfigurering sker också i så snabb takt som det är möjligt. När alla kommuner, primärvårdsenheter och sjukhus är klara startas allt upp på en gång. Fördelar; Den största fördelen med detta alternativ är att det inte blir något dubbelarbete för någon part. När man startar upp är alla kommuner, vårdcentraler och sjukhus inne i systemet och kan ta emot meddelandena. Nackdelar;
Förstudierapport 18(24) Det kan bli en hög belastning på systemet när alla startar på en gång. Under test och pilot har belastningen varit mycket lägre. Om systemet inte klarar av belastningen blir det ett stort bakslag. Stora krav på resurser under kort tid. Förslag till införandeplan I detta alternativ kan man tänka sig att lägga lång tid på förberedelserna så att alla enheter har tid på sig att bli kara med de förberedande aktiviteterna. Eftersom alla sjukhus sedan startar upp på en gång utgör själva förberedelsetiden även tiden för införandet. 11 Riskanalys Riskerna med de olika alternativen beskrivs närmare här nedan.. 11.1.1 Risker oavsett alternativ för införandestrategi Det finns en risk att alla inte vill gå med och införa IT-stödet Det finns risk att prestanda inte räcker till när det blir hög belastning Det finns risk med svårighet att få resurser till projektet. Andra projekt med högre prioritet mm. 11.1.2 Alternativ 1 Distriktsvis förberedelser, distriktsvis införande Det finns en risk att det blir mycket dubbelarbete både för medarbetare inom sjukvård, kommun och primärvård med parallella system innan alla enheter är med i systemet. De kanske får svårt att hinna med sina arbetsuppgifter. Det finns en risk att om något går snett vid införandet på första sjukhuset kan det bli ett långt uppehåll innan införandet startar upp igen. Kanske sjukhusen tom inte vill gå med. Det finns en risk att det tar lång tid innan alla enheter är med. 11.1.3 Alternativ 2 Parallella förberedelser, distriktsvis införande slutenvården. Det finns en risk att några kommuner och vårdcentraler får vänta länge innan de får sitt första ärende. 11.1.4 Alternativ 3 Parallella förberedelser, samtidigt införande Det finns en risk att systemet inte klarar av belastningen när alla startar upp samtidigt. Kräver mycket resurser under kort tid 12 Ekonomiska konsekvenser De ekonomiska konsekvenserna för de olika alternativen handlar framförallt om, över vilken tid kostnaderna skall fördelas. Om projektet skall genomföras snabbt, krävs många resurser under kort tid. Dels som medarbetare i projektet, dels som etra resurser för HSA katalog och korthantering. Om projektet kan genomföras över en längre tidsperiod kommer kostnaderna för projektmedarbetarna att vara högre och kostnaderna i form av tid för att användarna arbetar i dubbla system vara högre. Kostnaden för support och drift blir samma oavsett vilken införande strategi som väljs. 12.1.1 Utbildningskostnader Kostnader för hands on utbildning innefattar Kostnader för att ta fram utbildningsmaterial och utbildningsmiljöer
Förstudierapport 19(24) Kostnader för hyra av datasalar Kostnader för utbildning av utbildare Kostnader för nätbaserad utbildning innefattar Kostnader för att ta fram utbildningen samt ev anpassningar som behövs under projektet Kostnader för att utbildningen ligger server, lärplattform mm Kostnader för den tid eleven tar del av utbildningen 12.1.2 Kostnader för uppdatering av HSA katalog Att uppdatera HSA katalog innebär en kostnad för kommunerna att lägga in sina användare och enheter i katalogen. För Region Skåne innebär det en kostnad att uppdatera HSA katalogen via Skånekatalogen med bla befattningskod. Detta är en kostnad som eventuellt kan fördelas på flera projekt eftersom uppgifter i HSA kommer att behövas för fler IT-Stöd framöver. Prioriteras ett snabbt införande kan resurser avsättas för att fokusera på enbart denna uppgift. Accepteras ett mer långdraget utförande kan uppgiften läggas på de personer som idag ansvarar för uppdatering av Skånekatalogen ute på enheterna. 12.1.3 Kostnader för STIHS kort Kostnaderna för SITHS kort bör inte läggas på projektet och dess införande eftersom dessa kort krävs för flera andra IT-stöd inom Region Skåne. Om ett snabbt införande prioriteras kan resurser tillsättas för att snabba upp hanteringen av korten. Accepteras ett mer långdraget utförande kan uppgiften utföras de personer som idag ansvarar det. 12.1.4 Kostnader för Projektgrupp I samband med införande kommer en övergripande projektgrupp och att antal delprojekt att startas upp. De resurser som kommer att arbeta med projekten innebär en kostnad. Ju längre tid som projektet sträcker sig desto större är kostnaderna för införandet. Projektarbetet kommer också att kosta avseende resor till och från möten, kostnader för projektrum, lokaler för styrgruppsmöten o dyl. 12.1.5 Kostnader för drift och support Driftkostnaderna består av kostnader för SLA till Service Desk Region Skåne och It avdelningarna på kommunerna för teknisk support. En kostnad för drift och support av utbildningsmiljön. Kostnad för systemförvaltning RSIT samt kostnader för förvaltningsgrupp. 12.1.6 Kostnader för breddinförandet Tabellen nedan visar på var kostnader kan finnas i samband med ett breddinförande. Fas/Etapp Kostnadsslag Egen personal Projektledning administration Projekt Administration Utveckla utbildning s material Uppdatera HSA katalog Kort hantering Genomföra utbildningar Konfigurer ing Drift och support Interna resurser från verksamheten Sjukhusen Genomför ande
Förstudierapport 20(24) Interna resurser från verksamheten Primärvården Interna resurser från verksamheten Kommunerna Personal ID enheten Region Skåne Personal hantering av kort 3 st Kommuner Personal LärKan Personal IT kommunerna RSIT resurser serverpersonal RSIT resurser databas personal RSIT resurser närservice tekniker RSIT resurser service desk Etern personal Personal från privat primärvård X Personal IT privat primärvård Tjänsteköp Material Utbildningsmaterial och Utb.miljö Utbildningsplats på lärkan Investeringar övriga resurser ev som separata projekt Stadsdelar Malmö Koppling melior /Siemens Nyttoanalays Lokalhyra Konferensrum projektmöte Konferensrum styrgruppsmöte Projektrum Lokal för aula föreläsningar Datasalar Resekostnader Resor till projektmöten Resor till utbildningar Resor till olika vårdenheter Övrigt Totalt X
Förstudierapport 21(24) 13 Nyttoanalys I upphandlingen uppges en förväntad nyttoeffekt av att gå över till SVPL via webbapplikation jämfört med fatjänsten. Det går dock inte att mäta effekterna direkt i samband med införandet eftersom alla rutiner då är nya för medarbetarna och tar längre tid. Det projektet kan göra är att mäta utgångsvärdena innan det nya IT-stödet införs. Dessa mätvärde kan sedan utgöra grund för en uppföljning då systemet varit i drift några månader. Detta kommer då att ligga utanför projektets ram och får genomföras på initiativ av beställare eller förvaltningsgrupp. Följande parametrar kan följas upp; Mätning av tid för hantering av olika SVPL ärenden Mätning av tid personalen lägger ned per dag/vecka för att arbeta med SVPL Mätning av kostnader för mängden papper som skrivs ut för varje ärende Mätning av personalens nöjdhet med systemet. Mätning av mängden dubbelregistrering. Mätning av faktorer som påverkat miljön, pappersförbrukning, reskostnader mm Mätning av ökad patientsäkerhet, t e hur många fa kommer fel idag, fält är obligatoriska. Mätning av ökad spårbarhet, t e loggning i nya systemet jämfört med tidigare Effekter för personalen på sjukhusen Effekter för personalen i primärvården (offentlig/privat) Effekter för personalen i kommunerna Ett annat alternativ kan vara att göra en fullständig PENG analys på samma sätt som VGR gjorde. Det innebär att Bruttonytta definieras genom att estimera Direkt nytta Indirekt nytta Svårvärderbar nytta Projektkostnaderna beräknas och dras ifrån och resulterat i nettonytta Detta kräver dock ett eget projekt i sig och kan med fördel läggas ut som ett arbete för studenter som studerar vårdekonomi eller liknande. 14 Organisationsplan - Bemanningsplan Det finns flera tänkbara scenarier för organisation och bemanning vid ett införande. Följande förslag utgår ifrån att alternativ1. väljs när det gäller införandestrategi. 14.1 Styrgrupp Vid ett breddinförande krävs det att det finns en övergripande styrgrupp med representanter från Region Skåne, kommunerna och de privata aktörerna samt RSIT. 14.2 Övergripande Projektgrupp Ett alternativ är att organisationen har en övergripande projektgrupp med projektledare, systemförvaltare, representanter från region och kommun samt delprojektledare för delprojekten, administratör, kommunikatör, process och verksamhetsstöd och utbildning.
Förstudierapport 22(24) 14.2.1 Projektstöd Projektledaren kommer att behöva projektstöd för administration, kommunikation, ekonomi, teknik, verksamhet och processer samt utbildning. 14.3 Delprojekt Det kommer att krävas flera delprojekt både på kommunerna och Region Skånes sida. Dessa delprojekt kan till viss del, löpa parallellt. 14.3.1 Delprojekt 1 Te NO En delprojektledare har ansvaret för hela nordöstra området. Projektgruppen ansvarar för införandet på de vårdenheter som finns i nordöstra Skåne. 14.3.2 Delprojekt 2 T e SO En delprojektledare har ansvaret för hela sydöstra området. Projektgruppen ansvarar för införandet på de vårdenheter som finns i sydöstra Skåne. 14.3.3 Delprojekt 3 T e NV En delprojektledare har ansvaret för hela nordvästra området. Projektgruppen ansvarar för införandet på de vårdenheter som finns i nordvästra Skåne. 14.3.4 Delprojekt 4 T e SV En delprojektledare har ansvaret för hela sydvästra området. Projektgruppen ansvarar för införandet på de vårdenheter som finns i sydvästra Skåne. Styrgrupp Övergripande projektgrupp Administratör Ekonomistöd Kommunikation Teknik Utbildning Verksamheter och processer Delprojekt 1 Delprojekt 2 Delprojekt 3 Delprojekt 4 Figur 4 En första skiss på hur en projektorganisation kan se ut
Förstudierapport 23(24) Resursbehov Omfattning Huvudprojektledare 100% Representant Kommunförbundet 100% Representant Region Skåne 50% Representant Utbildningsfrågor 100% Kommunikationsansvarig + administratör 50% Teknik 50% Delprojektledare etapp 1 50% före, under och efter etapp 1 Delprojektledare etapp 2 50% före, under och efter etapp 2 Delprojektledare etapp 3 50% före, under och efter etapp 3 Delprojektledare etapp 4 50% före, under och efter etapp 4 Det är en fördel om delprojektledarna är samma personer som hanterar flera delprojekt. På så sätt erhålls en erfarenhetsåtervinning i projektet. Med denna projektorganisation kan en grov uppskattning av kostnaderna för ett breddinförande ses i tabellen nedan Roll Antal resurser Antal mån/resurs Timmar Timpris Summa Kommentar Huvudprojektledare 1 17 2992 950 2842400 Delprojektledare 4 distrikt 2 17 5984 700 4188800 Repr utbildningsfrågor 1 17 2992 600 1795200 Representant Kommun 1 17 2992 0 0 Representant Region Skåne 0,5 17 1496 700 1047200 systemförv Inform/admin (50%) 0,5 17 1496 600 897600 Teknik (50%) 0,5 17 1496 600 897600 19448 11668800 Månadskostnad 686400 De 17 månaderna baseras på en uppskattning av att projektet för breddinförande startar augusti 2010 och håller på till december 2011 och med personer som har erfarenheter redan av SVPL-projektet. Ev kan det bli en förlängd tid om helt nya personer ska engageras i projektet. I kostnaderna ovan, förutsätts att resp förvaltning står för sina kostnader i samband med införandet. Det innebär bland annat lokala projektledare, utbildare, lokaler, mm. 15 Förvaltning Utrullningsprojektet måste integrera med befintliga förvaltningsprocesser 16 Rekommendation Under arbetet med denna förstudie har gruppen som arbetat med den kommit fram till att förorda "alternativ 1, distriktsvis förberedelser, distriktsvis införande". Vad gäller "alternativ 3, Parallella förberedelser, samtidigt införande", förkastades detta alternativ relativt snart av gruppen p.g.a. den enorma risken med ett "big bang införande".
Förstudierapport 24(24) Vad gäller "alternativ 1, distriktsvis förberedelser, distriktsvis införande" och "alternativ 2 Parallella förberedelser, stegvis införande" förekom det en del diskussioner i gruppen, eftersom bägge alternativen har ett antal attraktiva fördelar. Anledningen till att man till slut enades kring "alternativ 1, distriktsvis förberedelser, distriktsvis införande" är att man får bättre kontroll vid ett successivt införande, att man minskar risken för belastnings- och prestandaproblem samt att det är en stor fördel för slutanvändarna på vårdcentraler och kommun att minska tiden mellan utbildning och praktik.