Slutrapport Gemit II. Region Skåne. ITT Projektledningsenhet Projektdirektiv. Statusrapport. Projektplan.

Transkript

1 Region Skåne ITT Projektledningsenhet Slutrapport Datum Dnr Slutrapport Gemit II Organisatorisk enhet Projektbeställare Projektledare Primärvården Stefan Henningsson Datum Dokumentbeteckning Distributionslista Margareta Gejke/ Henrik Boll Slutrapport Gemit II Karl Gemfeldt, Evalotta Elnertz, Stefan Henningsson, Peter Bergström Statusrapport Projektplan Projektdirektiv Slutrapport Adress:

2 Slutrapport 2(13) Godkännande av slutrapport Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller: Beslut att godkänna Slutrapport och avsluta projektet, Beslut att inte avsluta projektet Beslut att bordlägga beslutet JA NEJ Kommentar: Datum och underskrift projektägare Namnförtydligande

3 Slutrapport 3(13) Revisionshistorik Datum Ver Namn Kommentar ,1 Margareta Gejke Ett första utkast ,2 Margareta Gejke Uppdaterat avsnitt 1.6, 2,1 samt 2, ,3 Margareta Gejke Uppdaterat avsnitt 4, 5 och ,4 Margareta Gejke Uppdaterat avsnitt 2,4 sam uppgift om skrivare ,5 Margareta Gejke Uppdaterat avsnitt Utfall kostnader Margareta Gejke Slutgiltig version Margareta Gejke Reviderad enl. beslut på styrgruppsmöte Infogat Sammanfattning, uppdaterat avsnitt 2.5 samt avsnitt 2.6

4 Slutrapport 4(13) Innehållsförteckning Kom ihåg att uppdatera innehållsförteckning så att rubriker och sidnummer stämmer Sammanfattning Grundläggande information Syfte Bakgrund Projektnytta Organisationsplan Historik Processer och metoder Projektresultat jämfört med projektmål Målen Utfall mål Reståtgärder Utfall tidplan Utfall kostnader Effektmål Överlämning/leverans av projekt Erfarenheter och observationer Förslag till förbättringar Kommentarer från projektet Referenser... 13

5 Slutrapport 5(13) Sammanfattning I och med bildandet av ITT togs beslut att avsluta Gemit efter genomförda pilotmigreringar våren och sommaren Syftet med detta beslut var att omstrukturera projektet inför breddinförandet, och att låta det drivas i ITT:s regi. Gemit II startades upp senhösten 2005 med projektplan klar vid årsskiftet och med målsättning att avslutas Projektet försenades på grund av fler omständigheter, beskrivna nedan i avsnitt 1.5 och 2.4 och migreringsarbetet avslutades först Syftet med nya miljön var att ge möjlighet till flexibilitet och mobilitet i vardagsarbetet. Samlad, centraliserad, serverdrift skulle möjliggöra effektivare och snabbare service och support. Verksamheten är idag till stora delar nöjda med den nya miljön, mobiliteten och upplever att support ges snabbare. För RSIT:s del upplevs vinster med den centraliserade supporten och behovet av tekniker på plats ute på vårdcentralerna har minskat betydligt.

6 Slutrapport 6(13) 1 Grundläggande information 1.1 Syfte. Syftet är att skapa en användarvänlig, kostnadseffektiv och driftsäker IT-miljö 1.2 Bakgrund Under 2004 påbörjades projektet Gemit. Syftet med detta projekt var att skapa och införa en ny ITmiljö för den verksamhet som idag finns inom primärvården. Denna nya IT-miljö skulle ge en säker och kostnadseffektiv drift som tillgodoser behoven fram till nästa version av Windows, d.v.s. under 3-4 år. Det skulle ges möjlighet att inom denna IT-miljö i framtiden kunna byta ut enskilda datasystem utan att inverka på grundplattformen. Huvudmålet för Gemit var att Primärvården inom Region Skåne skull ha konsoliderat server- och applikationsdrift samt ha migrerat samtliga klienter till central miljö senast I och med bildandet av ITT togs beslutet att avsluta Gemit efter genomförda pilotmigreringar. Syftet med detta beslut var för att omstrukturera projektet inför breddinförandet och att låta det drivas i ITT:s regi. Gemit avslutades sommaren Projektnytta Den nya miljön ger möjlighet till flexibilitet och mobilitet i vardagsarbetet, och ger verksamheten bättre förutsättningar att fokusera på kärnverksamheten. Samlad, centraliserad, serverdrift underlättar införande och installation av nya system, samt möjliggör effektivare och snabbare service och support. 1.4 Organisationsplan Från Uppdragsgivare: Håkan Thimansson, Ewald Ornstein, Bjarne Jensen, Monica D Larsson, Ulf Swanstein Beställarombud: Stefan Henningsson, Primärvården Projektet är uppdelat i ett huvudprojekt och ett delprojekt samt ett par arbetsgrupper inom olika kompetensområden. Arbetsgrupperna är inte beslutande grupper. Alla förslag och lösningar på tilldelade uppgifter skall presenteras i projektgruppen för beslut.

7 Slutrapport 7(13) Styrgrupp Operativ styrgrupp Projektgrupp Henrik Boll Referensgrupp Delprojekt Servicedesk och på platsen support Arbetsgrupp Migreringsrutiner Arbetsgrupp Klient & kringutrustning Arbetsgrupp information och utbildning Arbetsgrupp Central miljö 1.5 Historik Delprojekt Servicedesk och på platsen support startades inte upp utan införlivades i de olika Arbetsgrupperna. Följande händelser har påverkat och försenat den ursprungligt satta tidplanen: Under förberedelsetiden migrerades pilot vårdcentraler om, och HP-klienten ersattes med Wyseklient. Med anledning av missnöje med den miljö som levererats i Gemit startades ett analysarbete, Citrix Kvalitetssäkring, vilket innebar att projektet fick avvakta med migreringsarbetet. Genomförandet av Telefoniprojektet hade högsta prioritet inom Region Skåne, och Gemit II fick vänta med migreringar och planera om. Beslut om uppgradering av bandbredd påverkade tidsplanen. Beslut om att ip-omläggning skulle göras i samband med migrering gav samordningsvinster, men innebar påverkan på tidsplanen. Ett uppehåll på 3 månader inträffade 2007/2008 innan beslut om fortsatt migrering av Biosis vårdcentralerna togs p.g.a. oklar finansiering samt etablering av kostandseffektiv teknisk lösning för Biosis. Byte av hårdvara, Wyse tunn klient ersattes med HP tunn klient, skedde våren Denna förändring, som innebar uppsättning av ny administrationsmiljö och test av mall för ny klient, klarades av utan förseningar i tidsplanen. 1.6 Processer och metoder Informationsprocess bestående av möten för verksamhetschefer, IT kontaktpersoner och personal samt skriftlig information. Projektgrupps- och migreringsgruppsmöten. Operativa styrgrupps- och styrgruppsmöten.

8 Slutrapport 8(13) Beställning och lagerhållning - enligt rutin beskriven i Arbetsrutiner på Konfigurationsfabrik för Gemit II.doc, bilaga 1. Inventeringsprocess bestående besök på varje vårdcentral, upprättande av inventeringslistor och sammanställningar av problem och frågeställningar. Migreringsprocess - bestående av framtagande av migreringsplan, rutiner och upprättande av checklistor. Certifiering och test av hårdvara. En testklient har satts ut på varje vårdcentral. Driftöverlämningsprocess - rutin för överlämning till drift Uppföljningsprocess kvalitetssäkring av informations- förberedelse- och migreringsarbetet genom enkät till verksamheten. All dokumentation har lagts upp i Region Skånes grupprum. 2 Projektresultat jämfört med projektmål 2.1 Målen Från projektplanen : Projektets mål är tills : För hela Primärvården infört den centrala IT-miljön som etablerades i projektet Gemit. Infört Region Skånes tekniska grundplattform. Minimera antalet dator - och skrivarmodeller. 2.2 Utfall mål. Projektet har blivit mycket försenat på grund av de händelser som tas upp under punkt 1.5 Historik. Den centrala IT-miljön är införd på alla primärvårdens enheter där journalprogram används. 100 enheter har migrerats, och över 3400 datorer har bytts ut. Administrativa enheter har under projektets gång undantagits, och dessa ska hanteras i samband med TGP-utrullning under våren Målet Infört Region Skånes tekniska grundplattform var satt enbart för feta klienter, och är uppfyllt genom att klienten ligger med i AD:et och har ZAM installerad enligt definition vid projektets start. Dock fanns inte agenten tillgänglig vid pilotmigreringarna 2005 (Gemit) eller vid ommigrering av dessa 2006, och inte heller för de vårdcentraler runt Trelleborg som migrerades Antalet dator- och skrivarmodeller har minskat. Ca 80 % av klienterna är tunn Wyse-dator eller tunn HP-dator. Stationära datorer är av modellen Dell Optiplex 745 och nyare, samt HP DC7600 och nyare. Antalet skrivarmodeller har minskat från ca 135 till ca 12. Anm.: Anpassning till Region Skånes tekniska grundplattform för tunna klienter genomförs i projektet TGP tunn.

9 Slutrapport 9(13) 2.3 Reståtgärder Datorer som inte har bytts ut under projekttiden Installation av 8 tunna klienter samt 1 fet dator på vårdcentralen Oxie. Delar av vårdcentralen är utlokaliserade till Käglinge, fram tills ordinarie lokaler är klara för inflyttning under våren Överlämnat till enhetschef Axel Tonning, ITT Sydväst, för hantering. Fet dator som kan ersättas med tunn klient Fet dator installerad med programmen Ebill och/eller Procenter kan ersättas med tunn klient. Dessa program har i projektets början, vid migrering i Mellersta och på Medidocvårdcentraler i NV, inte fungerat i Citrix-miljön, men gör det from migreringarna av Biosisvårdcentraler i NV, som startade i januari Självträningsprogrammen Physiotools och Fysiofix kommer att ersättas av upphandlat självträningsprogram Physiotools som ska implementeras i Citrix-miljön inom snar framtid. När det är infört kan de feta datorerna ersättas med tunn klient. Överlämnas till VO Leverans för planering av utbyte. Se dokument: Fet dator som kan bytas till tunn klient i PV.xls, bilaga 2 På grund av brist på tunna klienter våren 2008, i samband med övergång från Wyse-klienter till HPklienter, migrerades vårdcentralerna Tollarp, Degeberga, Vä, Vilan och Familj och Ungdomshälsan i K- stad och H-holm med enbart feta datorer. Överlämnas till VO Leverans för planering av eventuellt utbyte. Se inventeringslistor för respektive vårdcentral under: ITTGroup på RSFS042CL.reg.skane.se\ITT Alla\Primärvård Citrix\Dokumentation\Gemit II projektinformation\inventeringslistor 2.4 Utfall tidplan Originalplan: Projektstart: Projektslut:

10 Slutrapport 10(13) Reviderad och slutgiltig tidplan: De händelser som påverkat den ursprungliga tidsplanen beskrivs i ovanstående bild och finns även beskrivna under avsnitt 1.5 Historik 2.5 Utfall kostnader Vid projektets start lades ingen budget. Under året 2006 gjordes uppskattning av kostnader enligt följande: Migreringskostnaden för 7 vårdcentraler runt Trelleborg uppgick till kronor. Inberäknat i denna siffra är endast kostnader för timmar, tunn och fet klient samt för Citrix-licenser Utifrån dessa kostnader gjorde dåvarande projektledare Henrik Boll en mycket grov uppskattning av kostnaderna för migrering av alla övriga vårdcentraler. Den uppskattningen, baserad på inköp av 3000 tunna klienter vilket gav en migreringskostnad på 7278 kronor/klient, visade på en total budgeterad kostnad på kronor. Kostnader för servrar, skrivare, skannrar, transporter, hyra lager tillkommer. Utfallet ser ut som följer: För 2006 uppgick kostnaderna till kronor enligt uppgift från ekonomi. Inräknat är kostnader för resurser och icke specificerad utrustning. Utfallet för 2007 blev enligt uppgift från ekonomi kr. I denna summa ingår kostnader för resurser, transporter, hyra lager och icke specificerad utrustning. Utfallet för 2008 stannar på ca kr, (alla fakturor för december är ännu inte inkomna). I denna siffra ingår kostnader för tunna klienter, ( tom april då PC som tjänst startade), skrivare och scannrar, timmar, transporter och hyra lager. Kostnader för servrar och Citrix-licenser är inte inräknat.

11 Slutrapport 11(13) Grundat på ovanstående stannar den totala summan på ca kr, vilket får ses som en uppskattning eftersom alla kostnader inte finns redovisade. 2.6 Effektmål Inga effektmål finns angivna i projektplanen från Se punkt 1.3 Projektnytta. P.g.a. svårigheter att ta ut jämförbar statistik från Ärendehanteringsystemet, (många förändringar har gjorts i det systemet under Gemit II-projektets tid), är det svårt att visa i siffror de vinster som upplevs med den centraliserade och mer kontrollerade miljön. Det kan dock konstateras att i stort sett är Primärvårdens användare nöjda, och tycker att problemen är färre, och om det ät problem så löses de snabbare än tidigare. Driften upplever att antalet incidenter har minskat, och Servicedesken löser många ärenden direkt utan att second-line tekniker blir inblandade, vilket minskar antalet resor ut till vårdcentralerna. 3 Överlämning/leverans av projekt Enligt projektplan från är överlämning klar när nedanstående är uppfyllt. Dokumentation klar Drifts överlämning klar Slutrapport klar Projektavslut klart Produktionsdokumentation finns på: ITTGroup på RSFS042CL.reg.skane.se\ITT Alla\Primärvård Citrix. Drifts överlämning är klar , i och med överlämning av den sist migrerade vårdcentralen. Slutrapport är klar i och med godkännande från beställare. Projektavslut genomförs Erfarenheter och observationer De pauser som uppstått under projekttiden p.g.a. händelser beskrivna under punkt 1.5 har används till att mer grundligt lösa uppkomna problem i verksamheten efter migrering. Tiden har även använts för att förbättra arbetsmetoder och rutiner samt för förberedelser och tester. I och med att projekttiden har förlängts har en del förhållanden förändrats och nya förutsättningar blivit gällande. Exempel på detta är hanteringen av MT-utrustning där nya riktlinjer framtagits, och modeller av datorer och skrivare som utgått och nya modeller har behövts testas. Riskanalys vid Gemit II:s start saknas. En riskanalys gjordes i maj 2005 i Gemit. Denna hade varit bra att använda som grund för fortsatt analys vid omstarten Samarbetet mellan projektmedlemmar inom ITT och Primärvården har fungerat bra. Det har funnits en hög ambition att lösa uppkomna problem gemensamt. Även samarbetet med ITT Drift har fungerat bra.

12 Slutrapport 12(13) Det gedigna informationsarbetet har banat väg för en positiv inställning från verksamheten inför kommande migrering. Den externa utbildning för personal som genomfördes för de första vårdcentralerna uppfyllde inte kraven, och lades därför ner, och ersattes med en resursperson som var behjälplig med användarsupport under migreringsdagen och dagen efter. Det har ibland varit svårt att få tillgång till resurser på grund av hög arbetsbelastning och personalrörlighet inom ITT. Utbyte av resurser har gjort att projektet tappat kompetens, och onödig tid har gått åt till att lära upp nya projektmedlemmar. Arbetsprocesser, beskrivna under punkten 1.6, har successivt vuxit fram och finslipats under projektets gång, vilket har förbättrat kvalitén i migreringsarbetet. 5 Förslag till förbättringar Fokusera på huvuduppgiften. Försök bedöma risker för hur och om andra pågående och kända kommande projekt i verksamheten och omvärlden kommer att påverka tidsplanen. En utförlig riskanalys bör alltid göras. Betona ännu mer inför migrering vikten av att begränsa eller helt stänga verksamheten migreringsdagen. Ibland har mycket tid gått åt för teknikerna i väntan på att rum ska bli lediga. En bättre struktur av mappar och dokument på projektplatsen hade varit ett önskemål direkt från början. Varje enskild grupp ska ha sin mapp som man ansvara för. Förbättra dokumentationsrutiner genom att: Se till att driftsdokumentation uppdateras kontinuerligt vid förändringar och skriv fler lathundar till Servicedesken. 6 Kommentarer från projektet Gemit II har varit ett mycket levande projekt, där en del förutsättningar har ändrats under projektets gång. Det har varit både negativt och positivt, man har fått vara på alerten hela tiden. Sammanhållningen mellan dem som har jobbar i projektet har varit mycket bra. Arbetsmoralen har varit hög, och man har alltid ställt upp när det har behövts. En kärntrupp har varit med under hela projektet och det har bidragit till bra sammanhållning. Möten med tekniker inför varje veckas migreringar har visat sig vara mycket viktiga. Dels för genomgång av kommande arbete, men också socialt. Möten med ITT:s personal från de olika områden Mellersta, Nordväst osv. inför migreringarna har varit viktiga. De har förberett för ett bra samarbete, och vi har fått ovärderliga kontaktpersoner. Att tekniker från respektive område varit med vid migreringarna för att lära sig har varit bra inför driftsöverlämnande. Utbildning av driftstekniker har genomförts och har varit bra. Det tog dock lite tid i början av projektet innan man hittade ett bra koncept.

13 Slutrapport 13(13) De inplanerade pauser på 2 veckor vid byte av journalsystem och driftområde, har gett möjlighet att förbereda på ett bra sätt. Resursperson från primärvården som varit på plats på migreringsdagen och dagen efter för att ge användarsupport har varit en stor tillgång i projektet. 7 Referenser Bilaga 1. Arbetsrutiner på Konfigurationsfabrik för Gemit II.doc Bilaga 2. Fet dator som kan bytas till tunn klient i PV.xls