Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

TINGSRYDS KOMMUN Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2008-04-14 2008-03-31 24 Ks 69 Au 143 2008/142 004 Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Tingsryds kommuns revisorer har översänt revisionsrapport 2007-11-26 gällande granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Kanslichefens förslag till åtgärder och tidplan har godkänts av kommunstyrelsen 2008-01-21. Föreligger förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område. Digital arkivering omfattas inte av dokumenthanteringsplanen, utan reglering kring detta avvaktas till dess ny lagstiftning på området trätt ikraft. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område, samt att tidigare dokumenthanteringsplaner därmed upphör att gälla. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. ()

TINGSRYDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2008-03-31 29 Au 143 2008/142 004 Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Tingsryds kommuns revisorer har översänt revisionsrapport 2007-11-26 gällande granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Kanslichefens förslag till åtgärder och tidplan har godkänts av kommunstyrelsen 2008-01-21. Föreligger förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan får kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område. Digital arkivering omfattas inte av dokumenthanteringsplanen, utan reglering kring detta avvaktas till dess ny lagstiftning på området trätt ikraft. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område, samt att tidigare dokumenthanteringsplaner därmed upphör att gälla. Utdragsbestyrkande

c2dr/o/ IV ()U~( r.itingsryds ~kommun Kommunledningsförvaltningen 2008-03-25 ~( -:5 ) ;: s f' IV~jor5 G/joY 1 (1) Sara Rudolfsson 0477 44113 sara.rudolfsson@tingsryd.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Tingsryds kommuns revisorer har översänt revisionsrapport 2007-11-26 gällande granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Kanslichefens förslag till åtgärder och tidplan har godkänts av kommunstyrelsen 2008-01-21, 5 (bilaga 1). Föreligger förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseeende kommunledningsförvaltningens område. Digital arkivering omfattas inte av dokumenthanteringsplanen, utan reglering kring detta avvaktas till dess ny lagstiftning på området trätt ikraft. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område, samt att tidigare dokumenthanteringsplaner därmed upphör att gälla. _,._,, ' '.,.2-, (.. ) Sara Rudolfsson Kanslichef postadress Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 313 00 e-posuhemsida kommun@tingsryd.se www.tingsryd.se

Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Kommunstyrelsen i Tingsryds kommun avseende kommunledningsförvaltningens verksamhetsområde Antagen av kommunstyrelsen 2008-04-14, 69 R) ~ ~ ~ '-..._ L/j Y\ ""'\?0 ~ ~ g \:j ~ '\:

Innehållsförteckning 1. lrll~cjrlirl~... ~ Upplägg... 3 Begreppsförklaring... 3 2. Arkivb~s krivr1 i r1 ~... 4 Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen... 4 Arkivansvarig... 4 Historik... 4 Kommunens nuvarande organisation... 6 Arkivets struktur... 7 Arkivorganisation... 7 Gallring... 7 IT -system som används inom kommunledningsförvaltningen... 8 ~- Dokum~r~thar~t~rir~~splar1... 9 Verksamhetsgemensamma dokument.... 9 l. Allmänt... 9 2. Personuppgifter... 11 3. Anställning... 12 4. Projekt... 13 Kansliavdelningen... 14 l. Administration... 14 2. Information... 15 3. Beredskap... 16 IT -avdelningen... 17 Personalavdelningen... 18 Ekonomi- och löneavdelningen... 20 l. Löneadministration... 20 2. Ekonomi... 26 3. Upphandling och avtal... 33 Näringslivsenheten... (... 39 2

3 1. Inledning Upplägg Kommunledningsförvaltningen har fem avdelningar: kansliavdelningen, ekonomi- och löneavdelningen, personalavdelningen, IT -avdelningen och näringslivsenheten. A v delningarnas arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner finns samlade i detta gemensamma dokument. Den första delen "Verksamhetsgemensamma dokument" omfattar dokument som är gemensamma för alla i kommunledningsförvaltningen. Begreppsförklaring Handling Bevaras Gallras Gallringstid Vid inaktualitet Medium Förvaring Anmärkning Alla typer av informationsbärare, En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett fotografi, ett Arkiv 80 etc. Betyder att handlingen ska bevaras för all framtid. Handlingen ska efter angiven tid förstöras. Anger efter hur lång tid en handling får förstöras. T. ex. "2 år" betyder 2 år efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. En handling som upprättades 2000 kan alltså gallras tidigast den l januari 2003. Detta betyder att handlingen kan gallras så snart uppgifterna i den inte längre behövs. Detta avgör handläggaren själv eftersom det är hon/han som vet hur länge handlingen behövs. Man måste dock ta hänsyn till överklagandetider och behov av att använda uppgifterna till sammanställningar och statistik. Talar om hur informationsbäraren ser ut, t.ex. Arkiv 80, ADB, fotografier eller annat. Med ADB menas all typ av automatisk databehandling. Här finns information om var handlingen förvaras före slutarkivering och vilken sorteringsordning den har. Här finns kommentarer och extra information som underlättar förståelse för handlingarna och den verksamhet de uppkommit i.

4 Arkiv 80 Slutarkiv Svenskt Arkiv 80, arkivbeständigt Arkiv 80, ska användas till alla handlingar som ska bevaras. Handlingama överförs till centralarkivet när de inte längre behövs i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen anges vilken tid man kan leverera. Före leverans ska materialet vara rensat från gem, plastfickor, häftklamrar, minnesanteckningar och annat som inte hör till ärendet. Detta görs av ansvarig handläggare i ärendet. 2. Arkivbeskrivning Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Kommunfullmäktige fastställer de mål som är riktlinjer för kommunens verksamhet och tar ställning i frågor som rör inriktningen på kommunens verksamhet. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för den sammantagna verksamhetens utveckling, ekonomiska resultat och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet Kommunstyrelsen är även arbetslöshetsnämnd, krisledningsnämnd och trafiknämnd. Arkivansvarig Arkivansvarig för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens verksamhetsområden är kanslichefen. Historik Kommunstyrelsen inrättades den l januari 1971. Då sammanlades följande kommuner och församlingar: Almundsryd, Linneryd, Södra Sandsjö, Tingsryd, Urshult, Väckelsång och Älmeboda. Kommunstyrelsen har vid sin sida ett arbetsutskott. Fram till den l januari 1992 fanns även ett personal- och organisationsutskott. Arbetsutskottet är från den l januari 1992 även kommunens personalorgan.

5 Kommunförvaltning fram til11988: Kansliavdelning, ekonomiavdelning, personalavdelning, fastighetsavdelning, byggnadsavdelning, social avdelning och skolkontor. 1988 genomfördes en förvaltningsorganisation enligt följande: Administrativt kontor: kansli- och planeringssektion, personalsektion, näringslivssektion, ekonomisektion Tekniskt kontor: gatusektion, fastighetssektion, plan- och miljösektion Socialtjänstkontor: Social administration, bamomsorgssektion, individ- och familjesektion, äldre- och handikappsektion skolkontor Fritidskontor Kulturförvaltning 1976 upprättades arkivbildningsplan för Tingsryds kommun. 1992 fastställde kommunstyrelsen arkivbildningsplan för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och personalsektion. Förmedlingsorganets verksamhet upphörde 1993-07-01 och dess arkiv överlämnades till miljö- och byggnämnden för vidare skötsel och ansvar. Kommunfullmäktige beslutade 2000-06-29 att fastställa den övergripande organisation för kommunen som i huvudsak fortfarande är gällande idag.

6 Kommunens nuvarande organisation Kommunala företag, - - - - - - - - ~., - - - - - - - - '. j Stiftelsen Kommunhus! j Tingsryds Industristiftelse! ' - - - - - -,/ ' - - - - - - - - / - - - - - - - - -.. l'- - - - - - - - -.. ( Tingstyds Utvecklings och i 1 Tingsryd s Energi AB l, FE_~l!f!~~-~---- / ' - - - - - - - - / "Kommunfullmäktige! Kommunstyrelse r Revision Kommunalförbund,------------------~ l, / l Räddningstjansten östra Kronoberg J,------------------~ : Regionförbundet Södra Smaland ~, / l ( - ;~c~~~~-~-] överförmyndare Kultur- och fritidsnämnd l. Miljö ocll bygg- Il nämnd ) ( Kommunch~:J Socialfö valtning lndivi 1- och familje 1msorg Handika p pomsorg Äldreo 11sorg Alkohol Histänd Barn och utbildningsförvattning Förskola Skola RO 1,2,3,4 Gymnasieskola Tingsryds Lärcenter Kommunlednings förvaltning Politisk administration Information Säkerhet'beredskap Ekonomi. löner Personal, IT Näringsliv, turism Teknisk förvaltning Fastigtleter Gator Vatten och avlopp Städ Kost Ren M Ilning Kultur och fritidsförvaltning Idrottsanläggningar Simhall B1briotek Kultur Föreningsstöd Fritidsgardar Plan och milj öl ontor Detalj ptaner Byg Miljö-o' LivsmedE Djun g lov h hälsa lskontrotl kydd./

7 Arkivets struktur Arkivhandlingar förvaras i närarkiv på respektive avdelning eller i mindre brandsäkra skåp i tjänsterum. Material som överlämnats till arkivmyndigheten finns i centralarkivet Arkivorganisation Kanslichefen är ansvarig för den kommunala arkivverksamheten som tillsyns- och stödverksamhet och är arkivansvarig för kommunstyrelsen. Arkivarien är ansvarig för det praktiska arbetet med centralarkiv och tillsyn- och stödverksamhet Arkivredogörare för kommunstyrelsens verksamhetsområde är: Kansliavdelningen: utses av kanslichefen, för närvarande Margona Johansson Ekonomi- och löneavdelningen: utses av ekonomichefen, för närvarande Maria Johansson Personalavdelningen: utses av personalchefen, för närvarande Helena Clemendtson IT -avdelningen: utses av IT -driftchefen, för närvarande Christin Grönberg Näringslivsenheten: utses av näringslivschefen, för närvarande AlfHenriksson Arkivredogöramas uppgift är att svara för tillsyn och vård av handlingar, som är upptagna i dokumenthanteringsplanen samt för att gallringsbara handlingar förstörs utan dröjsmål. Arkivhandlingar skall förvaras på ett betryggande sätt under hela bevarandetiden. Handlingama skall vara skyddade mot fukt och vatten, brand, stöld och olaga intrång. Tillsyn skall också ske av arkivlokaler. Gallring Kommunstyrelsens arkiv gallras med stöd av föreliggande dokumenthanteringsplan och RA FS 1997:6 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfållig eller ringa betydelse, samt RA-FS 1997:8 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa av kommunernas och landstingens handlingar.

8 IT -system som används inom kommunledningsförvaltningen Winness KLARA FileNet Personec RoR Ftb Trio Present Besehed WebPublish ecompanion GroupWise Personec Time PBI/IPS Decapus EMS Ärendehanteringssystem. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kopplas till systemet. Arkivhanteringssystem. Dokumenthanteringssystem Ekonomisystem Fakturahanteringssystem Röstbrevlådesystem m.m. Schema- och bemanningssystem W ebbpubliceringsprogram Personal- och lönesystem E-post- och bokningssystem stämplingssystem Budgetsystem Integrationssystem Debiteringssystem

9 3. Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument 1. Allmänt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Anmälda delegationsbeslut Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.2 Diarium Winess Bevaras ADB Winess 1.3 Diarieplan Bevaras Arkiv 80 Diarium Ett exemplar diariförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.4 Diarieförda handlingar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.5 Dokumenthanteringsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.6 Arkivbeskrivning Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år! arkiveras vid förändring. 1.8 Enkäter, sammanställning/reslutat Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar av frågeformulär 4 år eller motsvarande bevaras med sammanställningen 1.9 Enkäter, underlag Vid inaktualitet Papper Handläggare 1.10 Klagomålshantering och synpunkter Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.11 Korrespondens av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium Handlingar av betydelse för 4 år utgången av ärende och/eller som --

10 bidrar till att följa ärendets gång. 1.12 Inkomna cirkulär och meddelanden av Vid inaktualitet Papper Diarium T.ex. cirkulär från SKL kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom 1.13 Övriga inkomna och upprättade Vid inaktualitet Papper/ Diarium/ handlingar av ringa betydelse E-post E-postsystemet 1.14 Protokoll, anteckningar från politiska Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokoll och anteckningar av 4 år arbetsgrupper, referensgrupper, större betydelse bevaras. styrgrupper 1.15 Protokoll, medbestämmandelagen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år (MBL) 1.16 Protokoll/minnesanteckningar från 2 år Papper/ Handläggare/ förvaltningsledning Intranät Intranät 1.17 Minnesanteckningar från interna Vid inaktualitet Papper/ Handläggare verksamhetsmöten av större vikt ADB 1.18 Protokoll från pensionärs- och Bevaras Arkiv 80 Handläggare 4 år handikappråd, Agenda 21-grupp eller annat liknande organ som nämnden/förvaltningen har sekreteraransvar för 1.19 Tjänsteanteckningar Vid inaktualitet/ Papper Närarkiv l Minnesanteckningar som inte 4 år Bevaras eller ADB/ Handläggare tillför sakuppgift och är av Arkiv 80 tillfållig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Tjänsteanteckningar som tillför

- - --- - -- ~---------------- 11 sakuppgift bevaras i diarium. 1.20 Undervisningsmaterial, OH-bilder, Vid inaktualitet Papper, Handläggare, Power Point-presentationer OH, ADB Intranät 1.21 Avtal, original Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 1.22 E-post av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium E-post som är av betydelse 4 år diarieförs, tas ut på Arkiv 80 och bevaras i ärendeakten. E-post med sekretess tas omedelbart ut på Arkiv 80 och diarieförs. 1.23 E-post av mindre betydelse Vid inaktualitet Papper/ E-postlåda E-post 1.24 Policydokument Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2. Personuppgifter Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning leverans Sortering slutarkiv 2.1 Personuppgiftslagen, begäran om Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år registerutdrag 2.2 Personuppgiftslagen, Bevaras Arkiv 80 Diarium Personuppgiftsombudets 4 år registerförteckningar förteckning över de personregister som används i verksamheterna. 2.3 Samtyckesblanketter för behandling av 2 år efter att Papper Handläggare personuppgifter personuppgiftshe handling hos

12 myndigheten upphört l 2.4 Samtycke till utlägg på webbplats 2 år efter att Papper Handläggare publicering upphört 3. Anställning 3.1 Anställning/rekrytering, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Pärm Annons, kravprofil och beslut 4 år tillsättningshandlingar i kronologisk bevaras ordning. 3.2 Förteckning/ sammanställning över Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år samtliga sökande till en tjänst i kronologisk ordning. 3.3 Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst l år Papper Närarkiv.Pärm i kronologisk ordning. 3.4 Ansökningshandlingar, Vid inaktualitet Papper Närarkiv.Pärm spontanansökningar i kronologisk ordning. 3.5 Rekvisition av bidrag till 2 år Papper Närarkiv.Pärm arbetsgivare/huvudman i kronologisk ordning. 3.6 Beslut om lönebidrag/beslutsmeddelande Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år i kronologisk ordning. 3.7 Handlingsplan för lönebidragsanställd Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år i kronologisk ordning. 3.8 Utvecklingssamtal, utvecklingsplaner, Vid inaktualitet Papper Chef i dokumenterade överenskommelser ~--- --------. l l

13 4. Projekt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 4.1 Protokoll/minnesanteckningar med Bevaras Arkiv 80 Handläggare Minnesanteckningar som 4 år dagordning och deltagarlista, gäller dokumenterar projektets möten av större vikt utveckling och beslut. 4.2 Övriga minnesanteckningar Vid inaktualitet Papper Handläggare 4.3 Korrespondens som dokumenterar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år överenskommelser, avgöranden, beslut 4.5 slutrapport, utvärdering Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 4.6 Uppdragshandlingar, direktiv, Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år uppdragsbeskrivning, målbeskrivning 4.7 Övrigt projektmaterial, Bevaras Arkiv 80 Handläggare Ett arkivexemplar av varje 4 år marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, publikationer, foton -- - -- --~

14 Kansliavdelningen 1. Administration Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Kallelser 2år Papper Kronologiskt i pärm. 1.2 F öredragningslistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. 4 år Kronologiskt i l pärm. 1.3 Protokoll, politiska beslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år 1.4 Anslag av beslut på kommunens 2 år Papper Närarkiv Anslaget sitter lagakraftstiden anslagstavla som är tre veckor. Anslaget tas ner dagen efter beslutet vunnit laga kraft. 1.5 Arbetsordningar, reglementen, Bevaras Arkiv 80 Diarium Vid behov delegationsordningar, ägardirektiv 1.6 Postlista Vid inaktualitet Papper Registrator 1.7 Protokoll fört vid borgerlig vigsel eller Bevaras Arkiv 80 Pärm 4 år registrering av partnerskap samt intyg om hindersprövning

15 2. Information Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 F o to samlingar Bevaras Foto! ADB Närarkiv, Digitala och analoga bildarkiv Vid behov informatör 2.2 Hemsidor Bevaras ADB/ Informatör Tillfällig information kan gallras l år Papper löpande. Eftersom det är av värde att se hur förvaltningen presenterar sin verksamhet för besökare på hemsidan över tid ska startsidan samt hemsidans kartalstruktur tas ut på Arkiv 80 en gång om året. 2.3 Egenproducerat informationsmaterial, Bevaras Varierande Informatör Ett arkivexemplar bevaras Vid behov broschyrer, program 2.4 Pressklipp Bevaras Arkiv 80 Informatör l år 2.5 Arkiv80 Närarkiv Ett arkivexemplar om året skrivs l år! /ADB ut 2.6 Befolkningsprognos Bevaras Arkiv 80 Planeringssekr Ett exemplar av den årliga l år eterare befolkningsprognosen skrivs ut 2.7 Befolkningsstatistik Bevaras Arkiv 80 Planeringssekr Ett exemplar av årsstatistiken l år eterare skrivs ut 2.8 Underlag till befolkningsstatistik Vid inaktualitet Papper/ Planeringssekr ADB eterare...

16 3. Beredskap Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning leverans Sortering slutarkiv 3.1 Lista över krigsplacerade Bevaras Arkiv 80 Låst arkiv. sekretess 3.2 Planeringsunderlag for det civila Bevaras Arkiv 80 Låst arkiv försvaret 3.3 Kartmaterial från försvarsmakten - Bevaras Arkiv 80 sekretess sekretess skyddsobjekt 3.4 skrivelser från försvarsmakten Vid inaktualitet Papper Låst arkiv sekretess 3.5 Riskinventering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.6 Beredskapsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.7 Lednings- och informationsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.8 Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.9 Handlingar rörande samband vid Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov krissituationer 3.10 Kontaktlista Bevaras Arkiv 80 sekretess sekretess 3.11 Inrapportering, samband Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.12 Larmlista Vid inaktualitet Papper/ Närarkiv l ADB Handläggare/ Intranät

17!T-avdelningen Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 AD B-behörigheter/konton l O år efter att Papper Pärm behörigheten blivit inaktuell 1.2 Elektroniska spår från Internet Vid inaktualitet ADB Brandvägg 1.3 Granskningsloggar Finns i back-up ADB Server Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t.ex. databasfrågor, anropens ursprung/plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) som kan behövas i revisioner, ansvars/ disciplinärenden m. m.

18 Personalavdelningen Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Centrala arbetsmilj ö kommittens Bevaras Arkiv 80 Diarieförda 4 år protokoll. handlingar på kansliavdelnin gen. Kronologisk ordning. 1.2 Anmälan om arbetsskada Bevaras Arkiv 80 Pärm Inkluderar Vid behov Personnummer utredningsdokumentation, läkarintyg, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TF A m. fl. 1.3 LAS, varsel tidsbegränsade l år Papper Pärm Handlingar som rör anställningar Kronologiskt tillsvidareanställning i personakt på ekonomi- och löneavdelningen. Övriga LAShandlingar l år. 1.4 Beslut om uppsägning (på Bevaras Arkiv 80 Pärm Förvaras i MBL- Vid behov arbetsgivarens initiativ) Kronologiskt förhandlingsprotokollspärmen. 1.5 Avgångsvederlag, beslut Bevaras Arkiv 80 Pärmoch Förvaras beroende på Vid behov diarieförda beslutsinstans i MBLhandlingar förhandlingsprotokollspärm och bland diarieförda handlingar. Kopia läggs i personalakten på ekonomi- och löneavdelningen.

19 1.6 Disciplinärende, arbetstagare Bevaras Arkiv 80 Pärm Originalet förvaras i MBL- Vid behov förhandlingsprotokollspärm. Kopia till personakten på ekonomi- och löneavdelningen. 1.7 Tillbudsrapporter 10 år Papper Pärm Kopia förvaras i pärm Centrala Arbetsmilj ö kommittens protokoll. Original förvaras på respektive avdelning. 1.8 Förhandlingsprotokoll, MBL Bevaras Arkiv 80 Pärm i Vid behov (inklusive i förekommande fall kronologisk lönebeslut) ordning. 1.9 Personlighetstester Vid inaktualitet ADB Personalhandlä ggares dator. 1.10 AMF, försäkringsuppgifter, 10 år Papper Pärm. årsspecifikationer

20 Ekonomi- och löneavdelningen 1. Löneadministration Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning leverans Sortering slutarkiv 1.1 A v drag för förmåner via lön 3 år Papper Närarkiv. T.ex. PC-avdrag. Pärm i kronologisk ordning 1.2 Tjänstgöringsrapporter gällande arvoden 3 år Papper Närarkiv. Gäller attesterad l år och ersättning till förtroendevalda Pärm i närvarolista/reseräkning kronologisk inklusive bifogade kvitton ordning 1.3 ställföreträdare, god man etc 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.4 Arvoderat uppdrag övriga 3 år ADB Handlägga- Gäller t.ex. underlag för l år res dator. ersättningar till familjehem, korttidsvistelse i stödfamilj etc. Erhålls via fil från socialförvaltningen. 1.5 Ersättning för utlägg via lön 3 år Papper Närarkiv. A vs er underlag för utbetalning l år Pärm i samt kvitto kronologisk ordning

21 1.6 Facklig tid, rapporter och 3 år Papper Närarkiv. l år sammanställningar 2 år Pärm i kronologisk ordning 1.7 Kontrolluppgifter 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.8 Ledighetsansökningar, längre än l Bevaras Arkiv 80 Personakt. månader 1.9 Ledighetsansökningar, kortare än l 3 år Papper N ärar kiv. Läggs till l år månad Pärm i tjänstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.10 Ledighet med lön för fackligt uppdrag 3 år Papper Närarkiv. Läggs till l år Pärm i tj änstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.11 Löne-/uppdragstillägg, beslut om Bevaras Arkiv 80 Läggs i personakt. 1.12 Lönekort/semesterkort t o m 1988 Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning --- -- - - --- ---------

22 1.13 Lönelistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. l år Pärm i ordning förvaltning/ DB-kod! Personnum mer 1.14 Löneöversyn, protokoll från översyn, 10 år Papper Närarkiv. Original finns på retrolista Pärm i personalavdelningen i MBLkronologisk förhandlingsprotokollspärmen. ordning 1.15 Personalförteckning/övertidsjournal 3 år Papper Pärm i Sökregistret bevaras. l år kronologisk ordning 1.16 Reseräkningar 3år Papper Närarkiv. Avser underlag för utbetalning l år Pärm i samt bifogade kvitton kronologisk ordning_ 1.17 S juk- och friskanmälan 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.18 skatter, jämkningar m. m. 3år Papper Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning ---

23 1.19 Skulder/inmätningar, beslut om införsel 10 år Papper Närarkiv. o.d. Pärm i kronologisk ordning. 1.20 Tidrapport 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.21 Tjänstgöringsrapport, tirnavlönad med 3 år Papper Närarkiv. l år fastställd arbetstid Pärm i ordning förvaltning/ DBkod/persorm ummer. 1.22 Nyckelkvittenser l år efter Papper Pärm inaktualitet 1.23 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.24 Anställningsbevis Bevaras Arkiv 80 Personakt Gäller även anställningsavtal/tj änstgöringsr apport för tirnarrställd personar, tuan fast anställningstid, förlängning av tidsbegränsad anställning. Förvaltningen bevarar ett underskrivet original. 1.25 Korttidsförordnande Bevaras Arkiv 80 Personakt

24 1.26 Avslutande av anställning, anmälan om Bevaras Arkiv 80 Personakt Ett underskrivet exemplar. avgång 1.27 Tjänstgöringsbetyg Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.28 Arbetsgivarintyg 3år ADB P A -systemet 1.29 Ansökan om pension Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.30 Pensionsbrev, pensionsberäkning Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.31 Dödsfall, handlingar rörande Bevaras Arkiv 80 Personakt T.ex. rörande änkepension och efterlevandeforsäkring 1.32 Gratifikation, dokumentation om Bevaras Arkiv 80 Pärm Dokumentation över vilken erhållen gåva som har valts samt dokumentation om överlämnande av gratifikation (tidpunkt, sammanhang) 1.33 Livränta Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.34 Lönebidrag, aviserings om utbetalt 3 år Papper Pärm belopp 1.35 Omplaceringsärende Bevaras Arkiv 80 Personakt Kan inkludera rehabutredning, rehabplan, särskilt läkarutlåtande, kontrakt, beslut om rehabersättning m.m. 1.36 sjukfrånvaro, sjukanmälan/friskanmälan 3 år Papper Pärm -

25 1.37 sjukersättning, beslut om Bevaras Arkiv 80 Personakt A vs er sjukfrånvaro, partiell och tillsvidare. Försäkringskassans beslutkopia läggs i personakt. 1.38 Särskild ålderspension (garantipension), Bevaras Arkiv 80 Personakt ansökan, beslut och överenskommelser 1.39 Sökregister borttagna anställningar från Bevaras Arkiv 80 Pärm. l år personregister Personnumro er/ alfabetisk ordning 1.40 Närvarolistor förtroendemän 3 år Papper Närarkiv. l år i Pärm. Ordning DBkod/namn 1.41 Justeringsrapporter 3 år Papper Pärm. Original finns bland l år verifikationerna. 1.42 Kontrollistor Digitalt ecompanion 1.43 Lönefördelningsbok 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk. 1.44 Avstämning löner och skattedeklaration 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk 1.45 Kontrolluppgifter och rättelser av 10 år Papper Närarkiv. 2 år kontrolluppgifter Pärm. Personnr årsvis 1.46 Avstämning balanskonto/lön 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm.

26 1.47 Jämkningsbeslut 3 år Papper Närarkiv. Pärm 1.48 ATP-gruppliv, årsredovisningar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. l år Pärm. 1.49 Arbetsgivaravgifter och skatt, 10 år Papper Närarkiv. lår redovisningar Pärm. Kronologisk ordning. 1.50 AMF, anmälan om sjukdom och 5 år Papper Närarkiv. 2 år olycksfall Pärm. Alfabetisklår SVIS 1.51 Intresseavdragslistor lo år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk ordning. 2. Ekonomi Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 Attest och utanordningsbehörighet, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokollspärm Vid behov beslut om attest kansliavdelningen. 2.2 Kontoplan i ekonomisystemet Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov l

27 2.3 Budget, budgethandlingar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Ett exemplar av handlingama Vid behov Protokollspärm bevaras före beslut i kansliavdelnin arbetsutskottet, före beslut i gen. kommunstyrelsen och före beslut i kommunfullmäktige. 2.4 Budgetunderlag, verifikationer 10 år Papper Närarkiv 2.6 Övrigt beslutsunderlag till budget, 2 år Papper Närarkiv bokslut m.m. 2.7 Bokslut, delårsbokslut huvudbok, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Vid behov saldo Protokollspärm kansliavdelnin gen. 2.8 Årsredovisning med resultat- och Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. Ett exemplar av den 3 år balansräkning, verksamhetsberättelser Kronologisk tryckta versionen till arkivet. ordning. Underlag till årsredovisningar/bokslut gallras vid inaktualitet och hålls ordnade kronologiskt i pärm i närarkiv. 2.9 Uppföljningsrapport Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.10 Inventarieförteckning 5 år Papper Närarkiv 2.11 Anläggningsreskontra: lista på 10 år Papper Närarkiv anskaffade anläggningar per år med hänvisning till verifikation 2.12 Huvudbok Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. 3 år Bokslutslista per tillgångskonto Kronologisk.

28 2.13 Redovisningssystemet för ekonomi, Innehåller allmänna handlingar. Personec RoR Innehållet i systemet (databas och digitala dokument) ska tas omhand och arkiveras i enlighet med Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.14 Dagjournal: 5 år Papper Närarkiv Skrivs ut vmje natt. In- och utbetalningsverifikationer Rensas från åtkomsthandling före Daglig körning med tillhörande gallring. Vart 5:e år sparas för girolistor forskning. Kassor (rapport, avstämning samt kvitton) 2.15 Uppgifter om bankställning, 2 år Papper Närarkiv K vartalssammanställningarna kontoutdrag bevaras. Löpande uppgifter gallras vid inaktualitet. 2.16 Leverantörsreskontra i Personec RoR Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.17 Leverantörsfakturor, Arkiv 80soriginal 10 år Papper Närarkiv. Vart 5:e år sparas för forskning. Leverantörsfakturor scannade i Ftb Digitalt Pärm. Nummer F akturarna scannas och hanteras i EDI-fakturor /kronologisk. Ftb. EDI-fakturor (elektroniska fakturor) skrivs ut på Arkiv 80 Arkiv 80. 2.18 Följesedel. 10 år/vid Papper Närarkiv Innehåller följesedel uppgifter inaktualitet som är obligatoriska för verikfikation, men som ej framgår av fakturan, ska följesedeln scannas och originalet arkiveras tillsammans med fakturan. Är fakturan komplett behöver fö~iesedeln inte sparas. '-

29 2.19 Utanordning med underlag 10 år Papper Närarkiv V erifkationer 2.20 Förvaltningsintema fakturor lo år Papper Närarkiv 2.21 Kundreskontra, underlag i Ftb 10 år Papper Närarkiv 2.22 Listor kundfakturor och 2 år Papper Närarkiv fakturaunderlag l l l 2.23 Kundreskontra, Personec RoR Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.24 Löneavräkningslista 10 år Papper Närarkiv 2.25 Bokföringsorder 10 år Papper Närarkiv 2.26 Avskrivningar kundfordringar, 10 år Papper Närarkiv Bifogas bokföringsmaterialet beslut/specifikation 2.27 Momsredovisning, fakturor och 10 år Papper Närarkiv Hanteras av Personec RoR kundreskontra i Personec RoR 2.28 Underlag för egen ansökan 10 år Papper Närarkiv 2.29 Kontoavstämningar i samband med 2 år Papper Närarkiv delårs- och årsbokslut 2.30 Rekvisitioner, förteckning över 10 år Papper Närarkiv utlämnade rekvisitioner ---

30 2.31 Aktiebrev Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.32 Lista över ägarposter i kommunala Vid inaktualitet Papper Närarkiv bolag 2.33 Engagemangs besked: Vid inaktualitet Papper Närarkiv Bankens dokumentation över Lista över banklån kommunens lån, placeringar, Avräkningsnota, kopia amorteringar. Placeringsdokumentation Kommunens egen dokumentation över lån, placeringar och amorteringar förs in i bokslutet. 2.34 Upptagna lån, skuldebrev/reverser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.35 Utlämnade lån till kommunala bolag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov internreverser 2.36 Ränteswapavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.37 Räntetakavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.38 Konjunkturbedömningar, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.39 Prognoser, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.40 Prognoser, egenproducerade 2 år Papper Närarkiv 2.41 Underlag fondutdelning: Närarkiv Beviljade ansökningar Bevaras Arkiv 80 5 år Ej beviljade ansökningar 2 år Papper Sammanställning över ansökningar Bevaras Arkiv 80 5 år och utdelningsförslag

31 2.42 Urkunder rörande donationsfonder Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.43 Korrespondens med länsstyrelsen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. 5 år angående fonder Kronologisk ordning i pärm. 2.44 Borgensförteckning Vid inaktualitet Papper Närarkiv. Borgensåtgadanden protokollförs Kronologiskt i i kommunstyrelsen. Listas i l pärm. bilaga till bokslutet. 2.45 Lånehandlingar 10 år Papper Pärm Vid behov 2.46 Avtal med plusgirot angående 2 år efter avtalets Papper Pärm. utbetalningsservice upphörande. Alfabetisk och kronolgisk ordning. 2.47 Korrespondens avseende försäkringar l O år efter det att Papper Pärm. försäkringen Kronologisk. upphört 2.48 Försäkringsbrev l O år efter det att Papper försäkringen upphört. 2.49 Försäkringsavtal Bevaras Arkiv 80 Pärm. lo år efter Objekt/kronolo det att gisk. försäkring upphört. 2.50 Inkomna skadeanmälningar 10 år Papper Kronologisk l 2.51 säkerhetshandlingar såsom aktier, Bevaras Arkiv 80 Bankfack andelar, grundfondskapital, anslagstäckta lån -- -

32 2.52 Ekonomisk dokumentation av Bevaras Arkiv 80 Pärm. Vid behov redovisningssystemet RoR Kronologisk. 2.53 Kontoplan Bevaras Arkiv 80 Pärm Finns även digitalt i Vid behov redovisningssystemet RoR 2.54 Anläggningsregister ADB ADB/N ärarkiv Finns i huvudbok under /Papper 2.55 Bokföringsorder 10 år Papper Pärm. Kronologisk ordning. 2.56 Verifikationer Papper anläggningstillgångar. Skrivs ut en gång per år. 2.57 Kontoutdrag från plusgirot 2 år Papper Pärm. Bevaras med dagbokföringens Kronologisk verifikationer. ordning. 2.58 Handlingar för kassa och 2 år Papper bokföringskontroller - avstämningar. 2.59 Debiteringsunderlag 10 år Papper Pärm. 2 år 2.60 lo år Papper Pärm 2 år Debite]."ingslistor

33 3. Upphandling och avtal Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 3.1 Förhandsannonsering 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag få avtal om upphandlingen slöts. 3.2 Bevis för avsändningsdatum för 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om annonsunderlag upphandlingen slöts. 3.3 F örfrågningsunderlag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år Anbudsförfrågan/anbuds inbjudan/ an budsinfordran Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och tidskrifter Anbudsinbjudan, branschvillkor l- bestämmelser, kravspecifikationer, avtalsvillkor Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare 3.4 Ansökningsinbjudan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år upphandling och förhandlad upphandling. 3.5 Ansökningar om att få inkomma med Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år anbud, antagna upphandling och förhandlad upphandling. --

34 3.6 Ansökningar om att få inkomma med 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv anbud, ej antagna upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.7 Nejtackbrev/avböjanden att delta i 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv upphandlingen upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.8 UtvärderingsprotokolVsammanställni Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år ng över kvalificering av upphandling och förhandlad anbudsansökningar/intresseanmälnin upphandling. g ar 3.9 Meddelanden till anbudsgivare, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2år utvalda upphandling och förhandlad upphandling. 3.10 Meddelanden till anbudsgivare, ej 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv utvalda upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.11 Anbud, antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilagor i form av arbetsprover, Vid behov modeller och motsvarande får gallras vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad under förutsättning att de fmns beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. ---

35 3.12 Anbud, ej antagna 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.13 Broschyrer som ingår i antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet 2 år anbud, innehållande sakuppgift 3.14 Broschyrer som ingår i ej antagna 2 år Papper Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet anbud, innehållande sakuppgift Räknas från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.15 Broschyrer som ingår i anbud, ej Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är innehållande sakuppgift avslutad. i 3.16 Anbud, för sent inkomna 2år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.17 Kuvert/emballage som innehållit Vid inaktualitet/2 år Papper Närarkiv Får gallras när upphandlingen är inkomna anbud avslutad. Kuvert/emballage som innehållit för sent inkomna anbud får gallras efter 2 år räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.18 Anbudsöppningsprotokoll/anbudspro Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år to koll/anbudsförteckning 3.19 Begäran om och svar på Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år förtydliganden/kompletteringar, antagna anbud.

36 3.20 Begäran om och svar på 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förtydliganden/kompletteringar, ej upphandlingen slöts. antagna anbud. 3.21 Svar till anbudsgivare på Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år förfrågningar, antagna 3.22 Svar till anbudsgivare på 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förfrågningar, ej antagna upphandlingen slöts. 3.23 Korrespondens med anbudsgivare av Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är tillfållig eller ringa betydelse avslutad 3.24 Skatte- och registerkontroll av 2 år Papper Närarkiv Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.25 soliditetsupplysningar, kontroll av 2 år Papper Närarkiv Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.26 Dokumentation från förhandling, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser 3.27 Anbudsutvärdering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.28 Tilldelningsbeslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år

37 3.29 Avtalikontrakt med bilagor, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 5 år beställningsskrivelser 3.30 Ramavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.31 Efterannonsering - annons efter 2 år Papper Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2 år avslutad upphandling till EUT /TED tröskelvärdena. 3.32 Rapport om avslutad upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2 år tröskelvärdena och lämnas till EU: kommission på dess begäran. 3.33 Beslut om avbruten upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.34 Upplysning om avbruten Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år upphandling 3.35 Direktupphandling/enstaka köp av Arkiv 80 Närarkiv Gallras 2 år efter avtalstidens varor eller tjänster för vilka ramavtal utgång för direktupphandlingar saknas: anbud och offerter, beslut, som gäller varor och tjänster som avtal, beställningar, stödjer den egna verksamheten beställningsbekräftelser och som saknar långsiktigt värde.! Ej antagna offerter vid direktupphandling gallras vid inaktualitet. 3.36 Avtal som ingår i upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov ---

38 3.37 Underavtal inom ramavtal 2 år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång. Gäller även beställningar/avrop mot ramavtal samt antagna offerter, Ej antagna offerter kan gallras vid inaktualitet. 3.38 Leasingavtal/kontrakt 2 år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång 3.39 Avtal, vid enstaka köp av varor eller Bevaras/2 år Arkiv 80 Närarkiv Bevaras för avtal som gäller Vid behov tjänster för vilka ramavtal saknas verksamhetskritiska varor och (dvs. vid direktupp handling) tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång för avtal som gäller varor och tjänster som stödjer den egna verksamheter och som saknas långsiktigt värde. 3.40 Avtal. Övriga, inklusive Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov förvaltningsintema överenskommelser av betydelse 3.41 Avtal rörande enskild person Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Läggs i personakt Vid behov 3.42 Prisblad Vid inaktualitet Papper Närarkiv 3.43 Prisändring Vid inaktualitet Papper Närarkiv

39 Näringslivsenheten Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Etableringsförfrågningar Bevaras Arkiv 80 Pärm i Vid behov kronologisk ordning. Diarium. 1.2 Förteckning över mark och lokaler Bevaras Arkiv 80 Pärm Vid behov 1.3 F öretagarregister Bevaras ADB ADB Vid behov

Tingsryds kommun Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Kommunstyrelsen i Tingsryds kommun avseende kommunledningsförvaltningens verksamhetsområde Antagen av kommunstyrelsen 2008-04-14, 69

Innehållsförteckning 1. lrll~<irlill~... ~ Upplägg... 3 Begreppsförklaring... 3 2. Arkivbeskrivning... 4 Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen... 4 Arkivansvarig... 4 Historik... 4 Kommunens nuvarande organisation... 6 Arkivets struktur... 7 Arkivorganisation... 7 Gallring... 7 IT -system som används inom kommunledningsförvaltningen... 8 3. Dokumenthanteringsplan... 9 Verksamhetsgemensamma dokument... 9 l. Allmänt... 9 2. Personuppgifter... 11 3. Anställning... 12 4. Projekt... 13 Kansliavdelningen... 14 l. Administration... 14 2. Infonnation... 15 3. Beredskap... 16 IT -avdelningen... 17 Personalavdelningen... 18 Ekonomi- och löneavdelningen... 20 l. Löneadministration... 20 2. Ekonomi... 26 3. Upphandling och avtal... 33 Näringslivsenheten... 39 2

3 1. Inledning Upplägg Kommunledningsförvaltningen har fem avdelningar: kansliavdelningen, ekonomi- och löneavdelningen, personalavdelningen,!t-avdelningen och näringslivs enheten. A v delningarnas arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner finns samlade i detta gemensamma dokument. Den första delen "Verksamhetsgemensamma dokument" omfattar dokument som är gemensamma för alla i kommunledningsfårvaltningen. Begreppsförklaring Handling Bevaras Gallras Gallringstid Vid inaktualitet Medium Förvaring Anmärkning Alla typer av informationsbärare, En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett fotografi, ett Arkiv 80 etc. Betyder att handlingen ska bevaras för all framtid. Handlingen ska efter angiven tid förstöras. Anger efter hur lång tid en handling får förstöras. T. ex. "2 år" betyder 2 år efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. En handling som upprättades 2000 kan alltså gallras tidigast den l januari 2003. Detta betyder att handlingen kan gallras så snart uppgifterna i den inte längre behövs. Detta avgör handläggaren själv eftersom det är hon/han som vet hur länge handlingen behövs. Man måste dock ta hänsyn till överklagandetider och behov av att använda uppgifterna till sammanställningar och statistik. Talar om hur informationsbäraren ser ut, t. ex. Arkiv 80, ADB, fotografier eller annat. Med ADB menas all typ av automatisk databehandling. Här finns information om var handlingen förvaras före slutarkivering och vilken sorteringsordning den har. Här finns kommentarer och extra information som underlättar förståelse för handlingama och den verksamhet de uppkommit i.

4 Arkiv 80 slutarkiv Svenskt Arkiv 80, arkivbeständigt Arkiv 80, ska användas till alla handlingar som ska bevaras. Handlingama överförs till centralarkivet när de inte längre behövs i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen anges vilken tid man kan leverera. Före leverans ska materialet vara rensat från gem, plastfickor, häftklamrar, minnesanteckningar och annat som inte hör till ärendet. Detta görs av ansvarig handläggare i ärendet. 2. Arkivbeskrivning Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Kommunfullmäktige fastställer de mål som är riktlinjer för kommunens verksamhet och tar ställning i frågor som rör inriktningen på kommunens verksamhet. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för den sammantagna verksamhetens utveckling, ekonomiska resultat och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet Kommunstyrelsen är även arbetslöshetsnämnd, krisledningsnämnd och trafiknämnd. Arkivansvarig Arkivansvarig för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens verksamhetsområden är kanslichefen. Historik Kommunstyrelsen inrättades den l januari 1971. Då sammanlades följande kommuner och församlingar: Almundsryd, Linneryd, Södra Sandsjö, Tingsryd, Urshult, Väckelsång och Älmeboda. Kommunstyrelsen har vid sin sida ett arbetsutskott. Fram till den l januari 1992 fanns även ett personal- och organisationsutskott. Arbetsutskottet är från den l januari 1992 även kommunens personalorgan.

5 Kommunförvaltning fram ti111988: Kansliavdelning, ekonomiavdelning, personalavdelning, fastighetsavdelning, byggnadsavdelning, social avdelning och skolkantor. 1988 genomfördes en förvaltningsorganisation enligt följande: Administrativt kontor: kansli- och planeringssektion, personalsektion, näringslivssektion, ekonomisektion Tekniskt kontor: gatusektion, fastighetssektion, plan- och miljösektion Socialtjänstkontor: Social administration, bamomsorgssektion, individ- och familjesektion, äldre- och handikappsektion skolkontor Fritidskontor Kulturförvaltning 197 6 upprättades arkivbildningsplan för Tingsryds kommun. 1992 fastställde kommunstyrelsen arkivbildningsplan för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och personalsektion. Förmedlingsorganets verksamhet upphörde 1993-07-01 och dess arkiv överlämnades till miljö- och byggnämnden för vidare skötsel och ansvar. Kommunfullmäktige beslutade 2000-06-29 att fastställa den övergripande organisation för kommunen som i huvudsak fortfarande är gällande idag.

6 Kommunens nuvarande organisation Kommunala företag, - - - - - - - -,,,-- - - - - - - - ~ j Stiftelsen Kommunhus 1 j Tingsryds Industristiftelse l ' - - --- - - - - / ' - - - - - - - - -', --- - - - - - -,,, ------- --- ----, Tlngsryds Utvecklings od1 t j Tingsryd s Energi AB l 1, _F~st!f!h~~---- _,, -. _ -.- - - - -..t Kommunfullmäktigeli ( Revisio~ Kommunalförbund,------------------~ 1 Räddningstjänsten Östra Kronoberg l ~------------------),------------------~ l Regionförbundet Södra Smaland l l l ~-------------------' Överförmyndare r_,.--~iljö- och bygg- ~. nämnd Kommunchef Socialförvaltning l Individ- och familjeomsorg Handikappomsorg Äldreomsorg Alkolloltillständ l Barn och utbildningsförvaltning Förskola Skola RO 1,2,3.4 Gymnasieskola Tingsryds Lärcenter Kommun ledningsförvaltning Politisk administration Information Säkerhetlberedskap Ekonomi, löner Personal, IT Näringsliv, turism Teknisk förvaltning Fastigheter Galor Vatten och avlopp Städ Kost Renhällning Kultur och fritidsförvaltning Idrottsanläggningar Simhall Bibtiotek Kultur Föreningsstöd Fritidsgärdar l Plan- och miljökontor Detaljplaner Bygglov P.ililjö- och hälsa Livsmedelskontroll Djurskydd

7 Arkivets struktur Arkivhandlingar förvaras i närarkiv på respektive avdelning eller i mindre brandsäkra skåp i tjänsterum. Material som överlämnats till arkivmyndigheten finns i centralarkivet Arkivorganisation Kanslichefen är ansvarig för den kommunala arkivverksamheten som tillsyns- och stödverksamhet och är arkivansvarig för kommunstyrelsen. Arkivarien är ansvarig for det praktiska arbetet med centralarkiv och tillsyn- och stödverksamhet Arkivredogörare för kommunstyrelsens verksamhetsområde är: Kansliavdelningen: utses av kanslichefen, for närvarande Margona Johansson Ekonomi- och löneavdelningen: utses av ekonomichefen, for närvarande Maria Johansson Personalavdelningen: utses av personalchefen, för närvarande Helena Clemendtson IT -avdelningen: utses av IT -driftchefen, for närvarande Christin Grönberg Näringslivsenheten: utses av näringslivschefen, for närvarande Alf Henriksson Arkivredogöramas uppgift är att svara for tillsyn och vård av handlingar, som är upptagna i dokumenthanteringsplanen samt för att gallringsbara handlingar förstörs utan dröjsmål. Arkivhandlingar skall förvaras på ett betryggande sätt under hela bevarandetiden. Handlingama skall vara skyddade mot fukt och vatten, brand, stöld och olaga intrång. Tillsyn skall också ske av arkivlokaler. Gallring Kommunstyrelsens arkiv gallras med stöd av föreliggande dokumenthanteringsplan och RA FS 1997:6 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, samt RA-FS 1997:8 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa av kommunernas och landstingens handlingar.

8 Il-system som används inom kommunledningsförvaltningen Winness KLARA FileNet Personec RoR Ftb Trio Present Besehed WebPublish ecompanion GroupWise Personec Time PBI/IPS Decapus EMS Ärendehanteringssystem. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kopplas till systemet. Arkivhanteringssystem. Dokumenthanteringssystem Ekonomisystem Fakturahanteringssystem Röstbrevlådesystem m.m. Schema- och bemanningssystem W ebbpubliceringsprogram Personal- och lönesystem E-post- och bokningssystem stämplingssystem Budgetsystem Integrationssystem Debiteringssystem

9 3. Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument 1. Allmänt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Anmälda delegationsbeslut Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.2 Diarium Winess Bevaras ADB W in ess 1.3 Diarieplan Bevaras Arkiv 80 Diarium Ett exemplar diariförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.4 Diarieförda handlingar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år l 1.5 Dokumenthanteringsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.6 Arkivbeskrivning Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.8 Enkäter, sammanställning/reslutat Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar av :frågeformulär 4 år eller motsvarande bevaras med sammanställningen 1.9 Enkäter, underlag Vid inaktualitet Papper Handläggare 1.10 Klagomålshantering och synpunkter Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.11 Korrespondens av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium Handlingar av betydelse för 4 år utgången av ärende och/eller som --

10 bidrar till att följa ärendets gång. 1.12 Inkomna cirkulär och meddelanden av Vid inaktualitet Papper Diarium T.ex. cirkulär från SKL kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom 1.13 Övriga inkomna och upprättade Vid inaktualitet Papper/ Diarium/ handlingar av ringa betydelse E-post E-postsystemet 1.14 Protokoll, anteckningar från politiska Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokoll och anteckningar av 4 år arbetsgrupper, referensgrupper, större betydelse bevaras. styrgrupper 1.15 Protokoll, medbestämmandelagen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år (MBL) 1.16 Protokoll/minnesanteckningar från 2 år Papper/ Handläggare/ förvaltningsledning Intranät Intranät 1.17 Minnesanteckningar från interna Vid inaktualitet Papper/ Handläggare verksamhetsmöten av större vikt ADB 1.18 Protokoll från pensionärs- och Bevaras Arkiv 80 Handläggare 4 år handikappråd, Agenda 21-grupp eller annat liknande organ som nämnden/förvaltningen har sekreteraransvar för 1.19 Tjänsteanteckningar Vid inaktualitet/ Papper Närarkiv l Minnesanteckningar som inte 4 år Bevaras eller ADB/ Handläggare tillför sakuppgift och är av Arkiv 80 tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Tjänsteanteckningar som tillför

11 sakuppgift bevaras i diarium. 1.20 Undervisningsmaterial, OH-bilder, Vid inaktualitet Papper, Handläggare, Power Point-presentationer OH, ADB Intranät 1.21 Avtal, original Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 1.22 E-post av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium E-post som är av betydelse 4 år diarieförs, tas ut på Arkiv 80 och bevaras i ärendeakten. E-post med sekretess tas omedelbart ut 1 på Arkiv 80 och diarieförs. 1.23 E-post av mindre betydelse Vid inaktualitet Papper/ E-postlåda E-post 1.24 Policydokument Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov ---------- 2. Personuppgifter Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 Personuppgiftslagen, begäran om Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år registerutdrag 2.2 Personuppgifts lagen, Bevaras Arkiv 80 Diarium Personuppgiftsombudets 4 år registerfårteckningar fårteckning över de personregister som används i verksamheterna. 2.3 Samtyckesblanketter får behandling av 2 år efter att Papper Handläggare personuppgifter personuppgiftshe handling hos

12 myndigheten upphört 2.4 Samtycke till utlägg på webbplats 2 år efter att Papper Handläggare publicering upphört 3. Anställning 3.1 Anställning/rekrytering, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Pärm Annons, kravprofil och beslut 4 år tillsättningshandlingar i kronologisk bevaras ordning. 3.2 Förteckning/sammanställning över Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år samtliga sökande till en tjänst i kronologisk ordning. 3.3 Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst l år Papper Närarkiv.Pärm i kronologisk ordning. 3.4 Ansökningshandlingar, Vid inaktualitet Papper Närarkiv.Pärm spontanansökningar i kronologisk ordning. 3.5 Rekvisition av bidrag till 2 år Papper Närarkiv.Pärm arbetsgivare/huvudman i kronologisk ordning. 3.6 Beslut om lönebidraglbeslutsmeddelande Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år i kronologisk ordning. 3.7 Handlingsplan för lönebidragsanställd Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år i kronologisk ordning. 3.8 Utvecklingssamtal, utvecklingsplaner, Vid inaktualitet Papper Chef dokumenterade överenskommelser

13 4. Projekt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 4.1 Protokoll/minnesanteckningar med Bevaras Arkiv 80 Handläggare Minnesanteckningar som 4 år dagordning och deltagarlista, gäller dokumenterar projektets möten av större vikt utveckling och beslut. 4.2 Övriga minnesanteckningar Vid inaktualitet Papper Handläggare 4.3 Korrespondens som dokumenterar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år överenskommelser, avgöranden, beslut 4.5 slutrapport, utvärdering Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 4.6 Uppdragshandlingar, direktiv, Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år uppdragsbeskrivning, målbeskrivning 4.7 Övrigt projektmaterial, Bevaras Arkiv 80 Handläggare Ett arkivexemplar av varje 4 år marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, publikationer, foton

14 Kansliavdelningen 1. Administration Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Kallelser 2 år Papper Kronologiskt i pärm. 1.2 F öredragningslistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. 4 år Kronologiskt i pärm. 1.3 Protokoll, politiska beslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år 1.4 Anslag av beslut på kommunens 2 år Papper Närarkiv Anslaget sitter lagakraftstiden anslagstavla som är tre veckor. Anslaget tas ner dagen efter beslutet vunnit laga kraft. 1.5 Arbetsordningar, reglementen, Bevaras Arkiv 80 Diarium Vid behov delegationsordningar, ägardirektiv 1.6 Postlista Vid inaktualitet Papper Registrator 1.7 Protokoll fört vid borgerlig vigsel eller Bevaras Arkiv 80 Pärm 4 år registrering av partnerskap samt intyg om hindersprövning '

15 2. Information Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 Fotosamlingar Bevaras Foto/ ADB Närarkiv, Digitala och analoga bildarkiv Vid behov infonnatör 2.2 Hemsidor Bevaras ADB/ Informatör Tillfällig information kan gallras l år Papper löpande. Eftersom det är av värde att se hur förvaltningen presenterar sin verksamhet för besökare på hemsidan över tid ska startsidan samt hemsidans kartalstruktur tas ut på Arkiv 80 en gång om året. 2.3 Egenproducerat informationsmaterial, Bevaras Varierande Infonnatör Ett arkivexemplar bevaras Vid behov broschyrer, program 2.4 Pressklipp Bevaras Arkiv 80 Informatör l år 2.5 Interna telefonkataloger Bevaras Arkiv80 Närarkiv Ett arkivexemplar om året skrivs l år /ADB ut 2.6 Befolkningsprognos Bevaras Arkiv 80 Planeringssekr Ett exemplar av den årliga l år eterare befolkningsprognosen skrivs ut 2.7 Befolkningsstatistik Bevaras Arkiv 80 Planeringssekr Ett exemplar av årsstatistiken l år eterare skrivs ut 2.8 Underlag till befolkningsstatistik Vid inaktualitet Papper/ Planeringssekr ADB eterare -------

16 3. Beredskap Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 3.1 Lista över krigsplacerade Bevaras Arkiv 80 Låst arkiv. sekretess 3.2 Planeringsunderlag för det civila Bevaras Arkiv 80 Låst arkiv försvaret 3.3 Kartmaterial från försvarsmakten - Bevaras Arkiv 80 sekretess sekretess skyddsobjekt 3.4 Skrivelser från försvarsmakten Vid inaktualitet Papper Låst arkiv sekretess 3.5 Riskinventering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.6 Beredskapsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.7 Lednings- och infonnationsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.8 Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.9 Handlingar rörande samband vid Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov krissituationer 3.10 Kontaktlista Bevaras Arkiv 80 sekretess sekretess 3.11 Imapportering, samband Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.12 Larmlista Vid inaktualitet Papper/ Närarkiv l ADB Handläggare/ Intranät

17 /T-avdelningen Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 ADB-behörigheter/konton l O år efter att Papper Pärm behörigheten blivit inaktuell 1.2 Elektroniska spår från Internet Vid inaktualitet ADB Brandvägg 1.3 Granskningsloggar Finns i back-up ADB Server Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t.ex. databas:frågor, anropens ursprung/plats, ansvarig användare for operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) som kan behövas i revisioner, ansvars/disciplinärenden m.m.

18 Personalavdelningen Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Centrala arbetsmilj ö kommittens Bevaras Arkiv 80 Diarieförda 4 år protokoll. handlingar på kansliavdelnin gen. Kronologisk ordning. 1.2 Anmälan om arbetsskada Bevaras Arkiv 80 Pärm Inkluderar Vid behov Personnummer utredningsdokumentation, läkarintyg, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TF A m. fl. 1.3 LAS, varsel tidsbegränsade l år Papper Pärm Handlingar som rör anställningar Kronologiskt tillsvidareanställning i personakt på ekonomi- och löneavdelningen. Övriga LAShandlingar l år. 1.4 Beslut om uppsägning (på Bevaras Arkiv 80 Pärm Förvaras i MBL- Vid behov arbetsgivarens initiativ) Kronologiskt förhandlingsprotokollspännen. 1.5 A v gångs vederlag, beslut Bevaras Arkiv 80 Pärm och Förvaras beroende på Vid behov diarieförda beslutsinstans i MBLhandlingar förhandlingsprotokollspärm och bland diarieförda handlingar. Kopia läggs i personalakten på ekonomi- och löneavdelningen. --

19 1.6 Disciplinärende, arbetstagare Bevaras Arkiv 80 Pärm Originalet forvaras i MBL- Vid behov förhandlingsprotokollspärm. Kopia till personakten på ekonomi- och löneavdelningen. 1.7 Tillbudsrapporter 10 år Papper Pärm Kopia förvaras i pärm Centrala Arbetsmilj ö kommittens protokoll. Original forvaras på respektive avdelning. 1.8 Förhandlingsprotokoll, MBL Bevaras Arkiv 80 Pärm i Vid behov (inklusive i förekommande fall kronologisk lönebeslut) ordning. 1.9 Personlighetstester Vid inaktualitet ADB Personalhandlä ggares dator. 1.10 AMF, forsäkringsuppgifter, 10 år Papper Pärm. årsspecifikationer

20 Ekonomi- och löneavdelningen 1. Löneadministration Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 A v drag för förmåner via lön 3 år Papper Närarkiv. T.ex. PC-avdrag. Pärm i kronologisk ordning 1.2 Tjänstgöringsrapporter gällande arvoden 3 år Papper Närarkiv. Gäller attesterad l år och ersättning till förtroendevalda Pärm i närvarolista/reseräkning kronologisk inklusive bifogade kvitton ordning 1.3 ställföreträdare, god man etc 3 år Papper Närarkiv. l år Pänni kronologisk ordning 1.4 Arvoderat uppdrag övriga 3 år ADB Handlägga- Gäller t.ex. underlag för l år res dator. ersättningar till familjehem, korttidsvistelse i stödfamilj etc. Erhålls via fil från socialförvaltningen. 1.5 Ersättning för utlägg via lön 3 år Papper Närarkiv. Avser underlag för utbetalning l år Pärm i samt kvitto kronologisk ordning

21 1.6 Facklig tid, rapporter och 3 år Papper Närarkiv. l år sammanställningar 2 år Pärm i kronologisk ordning 1.7 Kontrolluppgifter lo år Papper Närarkiv. l år Pänni kronologisk ordning 1.8 Ledighetsansökningar, längre än l Bevaras Arkiv 80 Personakt. månader 1.9 Ledighetsansökningar, kortare än l 3 år Papper Närarkiv. Läggs till l år månad Pärm i tj änstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.10 Ledighet med lön för fackligt uppdrag 3 år Papper Närarkiv. Läggs till l år Pänni tjänstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.11 Löne-/uppdragstillägg, beslut om Bevaras Arkiv 80 Läggs i personakt. 1.12 Lönekort/semesterkort t o m 1988 Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning

22 1.13 Lönelistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. l år Pärm i ordning förvaltning/ DB-kod/ Personnum mer 1.14 Löneöversyn, protokoll från översyn, lo år Papper Närarkiv. Original finns på retrolista Pärm i personalavdelningen i MBLkronologisk forhandlingsprotokollspärmen. ordning 1.15 Personalförteckning/övertidsj oumal 3 år Papper Pänni Sökregistret bevaras. l år kronologisk ordning 1.16 Reseräkningar 3 år Papper Närarkiv. Avser underlag för utbetalning l år Pärm i samt bifogade kvitton kronologisk ordning 1.17 S juk- och friskanmälan 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.18 Skatter, jämkningar m.m. 3 år Papper Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning --------

23 1.19 Skulder/inmätningar, beslut om införsel 10 år Papper Närarkiv. o.d. Pärm i kronologisk ordning. 1.20 Tidrapport 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.21 Tjänstgöringsrapport, tirnavlönad med 3 år Papper Närarkiv. l år fastställd arbetstid Pärm i ordning förvaltning/ DBkodlpersonn ummer. 1.22 Nyckelkvittenser l år efter Papper Pärm inaktualitet 1.23 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.24 Anställningsbevis Bevaras Arkiv 80 Personakt Gäller även anställningsavtal/tj änstgöringsr apport för timanställd personar, tuan fast anställningstid, förlängning av tidsbegränsad anställning. Förvaltningen bevarar ett underskrivet original. 1.25 Korttidsförordnande Bevaras Arkiv 80 Personakt

24 1.26 A vs lutande av anställning, anmälan om Bevaras Arkiv 80 Personakt Ett underskrivet exemplar. avgång 1.27 Tjänstgöringsbetyg Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.28 Arbetsgivarintyg 3 år ADB P A-systemet 1.29 Ansökan om pension Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.30 Pensionsbrev, pensionsberäkning Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.31 Dödsfall, handlingar rörande Bevaras Arkiv 80 Personakt T.ex. rörande änkepension och efterlevandeförsäkring 1.32 Gratifikation, dokumentation om Bevaras Arkiv 80 Pärm Dokumentation över vilken erhållen gåva som har valts samt dokumentation om överlämnande av gratifikation (tidpunkt, sammanhang) 1.33 Livränta Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.34 Lönebidrag, aviserings om utbetalt 3 år Papper Pärm belopp 1.35 Omplaceringsärende Bevaras Arkiv 80 Personakt Kan inkludera rehabutredning, rehabplan, särskilt läkarutlåtande, kontrakt, beslut om rehabersättning m.m. 1.36 S jukfrånvaro, sjukanmälan/friskanmälan 3 år Papper Pärm '

25 1.37 sjukersättning, beslut om Bevaras Arkiv 80 Personakt Avser sjukfrånvaro, partiell och tillsvidare. Försäkringskassans beslutkopia läggs i personakt. 1.38 Särskild ålderspension (garantipension), Bevaras Arkiv 80 Personakt ansökan, beslut och överenskommelser 1.39 Sökregister borttagna anställningar från Bevaras Arkiv 80 Pärm. l år personregister Personnumm er/ alfabetisk ordning 1.40 Närvarolistor förtroendemän 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Ordning DBkod/namn 1.41 Justeringsrapporter 3 år Papper Pärm. Original finns bland l år verifikationerna. 1.42 Kontrollistor Digitalt ecompanion 1.43 Lönefördelningsbok 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk. 1.44 A vstärnning löner och skattedeklaration lo år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk 1.45 Kontrolluppgifter och rättelser av lo år Papper Närarkiv. 2 år kontrolluppgifter Pärm. Personnr årsvis 1.46 Avstämning balanskonto/lön lo år Papper Närarkiv. l år Pärm.

26 1.47 Jämkningsbeslut 3 år Papper Närarkiv. Pärm 1.48 ATP-gruppliv, årsredovisningar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. l år Pärm. 1.49 Arbetsgivaravgifter och skatt, lo år Papper Närarkiv. l år redovisningar Pärm. Kronologisk ordning. 1.50 AMF, anmälan om sjukdom och 5 år Papper Närarkiv. 2 år olycksfall Pänn. Alfabetisk/år SVlS 1.51 Intresseavdragslistor 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk ordning. 2. Ekonomi Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 Attest och utanordningsbehörighet, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokollspänn Vid behov beslut om attest kansliavdelningen. 2.2 Kontoplan i ekonomisystemet Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov

27 2.3 Budget, budgethandlingar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Ett exemplar av handlingama Vid behov Protokollspärm bevaras före beslut i kansliavdelnin arbetsutskottet, före beslut i gen. kommunstyrelsen och före beslut i kommunfullmäktige. 2.4 Budgetunderlag, verifikationer lo år Papper Närarkiv. 2.6 Övrigt beslutsunderlag till budget, 2 år Papper Närarkiv bokslut m.m. l 2.7 Bokslut, delårsbokslut huvudbok, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Vid behov saldo Protokollspärm kansliavdelnin gen. 2.8 Årsredovisning med resultat- och Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. Ett exemplar av den 3 år balansräkning, verksamhets berättelser Kronologisk tryckta versionen till arkivet. ordning. Underlag till årsredovisningar/bokslut gallras vid inaktualitet och hålls ordnade kronologiskt i pärm i närarkiv. 2.9 Uppföljningsrapport Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.10 Inventarieförteckning 5 år Papper Närarkiv 2.11 Anläggningsreskontra: lista på lo år Papper Närarkiv anskaffade anläggningar per år med hänvisning till verifikation 2.12 Huvudbok Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. 3 år Bokslutslista per tillgångskonto Kronologisk.

28 2.13 Redovisningssystemet för ekonomi, Innehåller allmänna handlingar. Personec RoR Innehållet i systemet (databas och digitala dokument) ska tas omhand och arkiveras i enlighet med Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.14 Dagjournal: 5 år Papper Närarkiv Skrivs ut varje natt. In- och utbetalningsverifikationer Rensas från åtkomsthandling före Daglig körning med tillhörande gallring. Vart 5 :e år sparas för girolistor forskning. Kassor (rapport, avstämning samt kvitton) 2.15 Uppgifter om bankställning, 2 år Papper Närarkiv K vartalssammanställningarna kontoutdrag bevaras. Löpande uppgifter gallras vid inaktualitet. 2.16 Leverantörsreskontra i Personec RoR Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.17 Leverantörsfakturor, Arkiv 80soriginal lo år Papper Närarkiv. Vart 5 :e år sparas för forskning. Leverantörsfakturor scannade i Ftb Digitalt Pärm. Nummer Fakturorna scannas och hanteras i ED I-fakturor /kronologisk. Ftb. EDI-fakturor (elektroniska fakturor) skrivs ut på Arkiv 80 Arkiv 80. 2.18 Följesedel. lo år/vid Papper Närarkiv Innehåller följesedel uppgifter inaktualitet som är obligatoriska för verikfikation, men som ej framgår av fakturan, ska följesedeln scannas och originalet arkiveras tillsammans med fakturan. Är fakturan komplett '. behöver följesedeln inte sparas.

29 2.19 Utanordning med underlag 10 år Papper Närarkiv Verifkationer 2.20 Förvaltningsintema fakturor 10 år Papper Närarkiv 2.21 Kundreskontra, underlag i Ftb 10 år Papper Närarkiv 2.22 Listor kundfakturor och 2 år Papper Närarkiv fakturaunderlag 2.23 Kundreskontra, Personec RoR Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.24 Löneavräkningslista 10 år Papper Närarkiv 2.25 Bokföringsorder lo år Papper Närarkiv 2.26 Avskrivningar kundfordringar, 10 år Papper Närarkiv Bifogas bokföringsmaterialet beslut/specifikation 2.27 Momsredovisning, fakturor och 10 år Papper Närarkiv Hanteras av Personec RoR kundreskontra i Personec RoR 2.28 Underlag för egen ansökan lo år Papper Närarkiv 2.29 Kontoavstämningar i samband med 2 år Papper Närarkiv delårs- och årsbokslut 2.30 Rekvisitioner, forteckning över 10 år Papper Närarkiv utlämnade rekvisitioner L. -- -

30 2.31 Aktiebrev Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.32 Lista över ägarposter i kommunala Vid inaktualitet Papper Närarkiv bolag 2.33 Engagemangs besked: Vid inaktualitet Papper Närarkiv Bankens dokumentation över Lista över banklån kommunens lån, placeringar, Avräkningsnota, kopia amorteringar. Placeringsdokumentation Kommunens egen dokumentation över lån, placeringar och amorteringar förs in i bokslutet. 2.34 Upptagna lån, skuldebrev/reverser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.35 Utlämnade lån till kommunala bolag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov internreverser 2.36 Ränteswapavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.37 Räntetakavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.38 Konjunkturbedömningar, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.39 Prognoser, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.40 Prognoser, egenproducerade 2 år Papper Närarkiv. 2.41 Underlag fondutdelning: Närarkiv Beviljade ansökningar Bevaras Arkiv 80 5 år Ej beviljade ansökningar 2 år Papper Sammanställning över ansökningar Bevaras Arkiv 80 5 år och utdelning _[(}_~~liig

31 2.42 Urkunder rörande donationsfonder Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.43 Korrespondens med länsstyrelsen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. 5 år angående fonder Kronologisk ordning i pärm. 2.44 Borgensförteckning Vid inaktualitet Papper Närarkiv. Borgensåtgadanden protokollförs Kronologiskt i i kommunstyrelsen. Listas i pärm. bilaga till bokslutet. 2.45 Lånehandlingar 10 år Papper Pärm Vid behov 2.46 Avtal med plusgirot angående 2 år efter avtalets Papper Pänn. utbetalningsservice upphörande. Alfabetisk och kronolgisk ordning. 2.47 Korrespondens avseende försäkringar l O år efter det att Papper Pärm. forsäkringen Kronologisk. upphört 2.48 Försäkringsbrev l O år efter det att Papper försäkringen upphört. 2.49 Försäkringsavtal Bevaras Arkiv 80 Pärm. lo år efter Objektlkronolo det att gisk. försäkring upphört. 2.50 Inkomna skadeanmålningar lo år Papper Kronologisk 2.51 säkerhetshandlingar såsom aktier, Bevaras Arkiv 80 Bankfack andelar, grundfondskapital, anslagstäckta lån

32 2.52 Ekonomisk dokumentation av Bevaras Arkiv 80 Pärm. Vid behov redovisningssystemet RoR Kronologisk. 2.53 Kontoplan Bevaras Arkiv 80 Pärm Finns även digitalt i Vid behov redovisningssystemet RoR 2.54 Anläggningsregister ADB AD BINärarkiv Finns i huvudbok under /Papper 2.55 Bokföringsorder 10 år Papper Pärm. Kronologisk ordning. 2.56 Verifikationer Papper anläggningstillgångar. Skrivs ut en gång per år. 2.57 Kontoutdrag från plusgirot 2 år Papper Pärm. Bevaras med dagbokföringens Kronologisk verifikationer. ordning. 2.58 Handlingar for kassa och 2 år Papper bokföringskontroller - avstämningar. 2.59 Debiteringsunderlag 10 år Papper Pärm. 2 år 2.60 10 år Papper Pärm 2 år Debiteringslistor

33 3. Upphandling och avtal Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 3.1 F ör handsannonsering 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag få avtal om upphandlingen slöts. 3.2 Bevis för avsändningsdatum för 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om annonsunderlag upphandlingen slöts. 3.3 F örfrågningsunderlag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år Anbudsförfrågan/anbudsinbjudan/an budsinfordran Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och tidskrifter Anbudsinbjudan, bransch villkor/- bestämmelser, kravspecifikationer, avtalsvillkor Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare 3.4 Ansökningsinbjudan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år upphandling och förhandlad upphandling. 3.5 Ansökningar om att få inkomma med Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år anbud, antagna upphandling och förhandlad upphandling.

34 3.6 Ansökningar om att få inkomma med 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv anbud, ej antagna upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.7 Nejtackbrev/avböjanden att delta i 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv upphandlingen upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.8 Utvärderingsprotokoll/ sammanställni Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år ng över kvalificering av upphandling och förhandlad anbudsansökningar/intresseanmälnin upphandling. g ar 3.9 Meddelanden till anbudsgivare, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år utvalda upphandling och förhandlad upphandling. 3.10 Meddelanden till anbudsgivare, ej 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv utvalda upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.11 Anbud, antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilagor i form av arbetsprover, Vid behov modeller och motsvarande får gallras vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad under förutsättning att de finns beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras.

35 3.12 Anbud, ej antagna 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.13 Broschyrer som ingår i antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet 2 år anbud, innehållande sakuppgift 3.14 Broschyrer som ingår i ej antagna 2 år Papper Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet anbud, innehållande sakuppgift Räknas från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.15 Broschyrer som ingår i anbud, ej Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är innehållande sakuppgift avslutad. 3.16 Anbud, för sent inkomna 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.17 Kuvert/emballage som innehållit Vid inaktualitet/2 år Papper Närarkiv Får gallras när upphandlingen är l inkomna anbud avslutad. Kuvert/emballage som innehållit för sent inkomna anbud får gallras efter 2 år räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.18 Anbudsöppningsprotokoll/anbudspro Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år tokou/anbudsförteckning ' 3.19 Begäran om och svar på Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år förtydliganden/kompletteringar, antagna anbud.

36 3.20 Begäran om och svar på 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förtydliganden/kompletteringar, ej upphandlingen slöts. antagna anbud. 3.21 Svar till anbudsgivare på Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år förfrågningar, antagna 3.22 Svar till anbudsgivare på 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förfrågningar, ej antagna upphandlingen slöts. 3.23 Korrespondens med anbudsgivare av Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är tillfällig eller ringa betydelse avslutad 3.24 Skatte- och registerkontroll av 2 år Papper Närarkiv Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.25 soliditetsupplysningar, kontroll av 2 år Papper Närarkiv B il äggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.26 Dokumentation från förhandling, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser 3.27 Anbudsutvärdering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.28 Tilldelningsbeslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år

37 3.29 Avtalikontrakt med bilagor, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 5 år beställningsskrivelser 3.30 Ramavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år j 3.31 Efterannonsering - annons efter 2 år Papper Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2 år i avslutad upphandling till EUT /TED tröskelvärdena. 3.32 Rapport om avslutad upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2år tröskelvärdena och lämnas till EU: kommission på dess begäran. 3.33 Beslut om avbruten upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.34 Upplysning om avbruten Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år upphandling 3.35 Direktupphandling/enstaka köp av Arkiv 80 Närarkiv Gallras 2 år efter avtalstidens varor eller tjänster för vilka ramavtal utgång för direktupphandlingar saknas: anbud och offerter, beslut, som gäller varor och tjänster som avtal, beställningar, stödjer den egna verksamheten beställningsbekräftelser och som saknar långsiktigt värde. Ej antagna offerter vid direktupphandling gallras vid inaktualitet. 3.36 Avtal som ingår i upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov

38 3.37 Underavtal inom ramavtal 2 år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång. Gäller även beställningar/avrop mot ramavtal samt antagna offerter, Ej antagna offerter kan gallras vid inaktualitet. 3.38 Leasingavtal/kontrakt 2 år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång 3.39 Avtal, vid enstaka köp av varor eller Bevaras/2 år Arkiv 80 Närarkiv Bevaras för avtal som gäller Vid behov tjänster för vilka ramavtal saknas verksamhetskritiska varor och (dvs. vid direktupp handling) tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång för avtal som gäller varor och tjänster som stödjer den egna verksamheter och som saknas långsiktigt värde. 3.40 Avtal. Övriga, inklusive Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov förvaltningsintema överenskommelser av betydelse 3.41 Avtal rörande enskild person Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Läggs i personakt Vid behov 3.42 Prisblad Vid inaktualitet Papper Närarkiv 3.43 Prisändring Vid inaktualitet Papper Närarkiv

~- 39 Näringslivsenheten Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Etableringsförfrågningar Bevaras Arkiv 80 Pärm i Vid behov kronologisk ordning. Diarium. 1.2 Förteckning över mark och lokaler Bevaras Arkiv 80 Pärm Vid behov 1.3 F öretagarregister Bevaras ADB ADB Vid behov.l -

~Tingsryds ~kommun Kornmunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2009-10-19 2009-09-21 19 Ks 154 Au 286 Dnr 2009/399 007 Granskning av kommunledningsförvaltningens dokumenthanteringsplan Föreligger rapport från Arkivarie Roger Rydberg angående granskarring av dokumenthanteringsplanen för kornmunledningsförvaltningen. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutar att mottaga rapporten, samt att åtgärda eventuella brister i förvaring, arkivering och gallring enligt dokumenthanteringsplanen. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. Exp: Kommunchef Kristin Andersson Ekonomichef Daniel Gustafsson Arkivarie Roger Rydberg Utdragsbestyrkande 2009 _ 10 _ 21

Bilaga Ks Au 286 2009-09-21 Ks 154 2009-10-19 Granskning av Kommunledningsförvaltningen Dokumenthanteringsplan TINGSRYDS KOMMUN.2009,ng.. 1 n c --~~- Dn r.?ovl l :J 9 7}.. Kontrollen ska ske genom stickprov för att se att handlingar förvaras, arkiveras och gallras i enlighet med gällande dokumenthanteringsplan. 2009 års kontroll ska avse Ekonomi- och löneavdelningen. Ansvarig för granskningen är Roger Rydberg, kommunarkivarie. Resultatet av granskningen ska rapporteras till Kommunstyrelsen i september 2009. Bilaga: Utdrag ur Ekonomi- och löneavdelningens dokumenthanteringsplan Ekonomi- och löneavdelningen l. Löneadministration 1.1 A v drag för förmåner via lön Anmärkning: T.ex. PC-avdrag, dessa upphörde 2009-06-30, Ny anmärkning är: Måltidskupongema. 1.12 Lönekort/semesterkort t o m 1988 dessa finns inte längre 1.19 Här bör det stå: skulder/inmätningar, beslut om införsel o. d. samt intresseavdrag 1.20 Tidrapport denna post är onödig, samma som tj änstgöringsrapp01i 1.21 T j änstgöringsrapport, tirnav lönad med fastställd arbetstid denna post är onödig, läggs i samma som tj änstgöringsrapportema 1.26 A vs lutande av anställning, anmälan om avgång denna post är onödig, gällde före 2002 1.36 sjukfrånvaro, sjukanmälan/friskanmälan denna post är onödig, se l: 17 1.45 Kontrolluppgifter och rättelser av kontrolluppgifter denna post är onödig, se l :7 1.47 Jämkningsbeslut denna post är onödig, se l: 18 1.51 Intresseavdragslistor denna post är onödig, se l : 19

2. Ekonomi 2.8 Årsredovisning med resultat- och balansräkning, verksamhetsberättelser Anmärkning: Binds in. Ett exemplar av den tryckta versionen till arkivet. Underlag till årsredovisningar/bokslut gallras vid inaktualitet och hålls ordnade kronologiskt i pärm i närarkiv. Dessa är ej inbundna sedan 1999. 2.10 Inventarieförteckning finns ej 2.12 Huvudbok, Bokslutslista per tillgångskonto Dessa är ej inbundna sedan 1999. Anmärkning: Binds in. 2.14 Dagjoumal: In- och utbetalningsverifikationer, Daglig körning med tillhörande girolistor, Kassor (rapport, avstämning samt kvitton) Anmärkning: Sirrivs ut varje natt. Rensas från åtkomsthandling före gallring. Vart 5:e år sparas för forskning. Dessa bör kallas Dagrapporter 2.19 Utanordning med underlag, Verifikationer Dessa finns bland Remitteringmua 2.20 Förvaltningsinterna fakturor Dessa finns i W orkflo w ADB 2.21 Kundreskontra, underlag i Ftb Bör stå: Kundreskontra, underlag för debitering 2.22 Listor kundfakturor och fakturaunderlag Bevara/Gallra 2 år Bör stå: Debiteringslistor kundfakturor och fakturaunderlag Bevara/Gallra 10 år Förvaring/Sortering ADB 2.24 Löneavräkningslista finns ej 2.31 Aktiebrev Förvaring/Sortering Närarkiv bör stå: Bankfack 2.32 Lista över ägarposter i kommunala bolag Förvaring/Sortering Närarkiv bör stå: Bankfack 2.36 Ränteswapavtal finns ej 2.42 Urkunder rörande donationsfonder Förvaring/Sortering Närarkiv bör stå: Bankfack 2.55 Bokföringsorder denna post är onödig, se 2.25 2.56 V erifiktationer denna post är onödig, se Ftb och Remitteringarna

2.57 Kontoutdrag från plusgirot Anmärkning: Bevaras med dagbokföringens verifikationer Bör stå: finns i Dagrapporterna 2.58 Handlingar för kassa och bokföringskontroller-avstämningar Bevara/Gallra 2 år bör stå: l O år, och de förvaras bland Dagrapporterna 3. Upphandling och avtal 3.4-3.l O Urvalsupphandling finns ej 3.16 Anbud, för sent inkomna finns ej 3.26 Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser finns ej 3.33-3.34 bör sammanslås till: Beslut och Upplysning om avbruten upphandling 3.37 Underavtal inom ramavtal finns ej 3.41 Avtal rörande enskild person finns ej bör finnas bland Personalavdelningens handlingar Det är många brister i dokumenthanteringsplanen som behöver justeras. Vad det gäller förvaring, där det står förvaras i närarkiv. Finns de senaste månademas arbete i pärmar på kontoren. Dessa pärmar sätts sedan över i närarkiv et, när det råder platsbrist i bokhylloma på kontoret. ~~llringen, sköts den utan anmärkning. Roger Rydberg, Arkivarie Tingsryd Kommun 2009-09-09

20 Ekonomi- och löneavde/ningen 1. Löneadministration - Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Sortering 1.1 A v drag för fönnåner via lön 3år Papper Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning 1.2 Tjänstgöringsrapporter gällande arvoden 3år Papper Närarldv. och ersättning till förtroendevalda Pärm i kronologisk ordning 1.3 ställföreträdare, god man etc 3år Papper Närarkiv. Pänni honologisk ordning 1.4 Arvoderat uppdrag övriga 3år ADB Handläggares dator. 1.5 Ersättning för utlägg via lön 3år Papper Närarldv. Pärm i honologisk ordning Anmärkning T.ex. PC-avdrag. Gäller attesterad närvarolista/reseräkning inldusive bifogade levitton Gäller t. ex. underlag för ersättningar till familjehem, korttidsvistelse i stödfamilj etc. Erhålls via fil från socialförvaltningen. A vs er underlag för utbetalning samt levitio Leverans slutarkiv lår lår lår lår va ('Il r--- ~ p --- -----

21 1.6 Facldig tid, rapporter och 3 år Papper Närarkiv. lår sammanställningar 2 år Pärm i kronologisk ordning 1.7 Kontrolluppgifter 10 år Papper Närarkiv. lår Pärm i kronologisk ordning 1.8 Ledighetsansölmingar, längre än l Bevaras Arldv 80 Personakt. månader 1.9 Ledighetsansökningar, kmiare än l 3 år Papper Närarkiv. Läggs till lår månad Pärm i tj änstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.10 Ledighet med lön för facldigt uppdrag 3år Papper Närarid v. Läggs till lår Pänni tj änstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.11 Löne-/uppdragstillägg, beslut om Bevaras Arkiv 80 Läggs i personakt. 1.12 Lönekort/semesterkort t o m 1988 Bevaras Arldv 80 Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning -- -- -- -- -- ---- - --- -- --

22 -- 1.13 Lönelistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. lår Pänni ordning förvaltning/ DB-kod/ Personnum mer 1.14 Löneöversyn, protokoll från översyn, 10 år Papper Närarkiv. Original finns på retrolista Pänni personalavdelningen i :MBLkronologisk förhandlingsprotokollspärroen. ordning 1.15 Personalförteckning/övertidsj oumal 3år Papper Pänni sökregistret bevaras. l år kronologisk ordning 1.16 Reseräkningar 3år Papper Närarkiv. Avser underlag for utbetalning lår Pärm i samt bifogade levitton kronologisk ordning 1.17 Sjuk- och friskanmälan 3år Papper Närarkiv. lår Pärroi kronologisk ordning 1.18 skatter, jämkningar m.m. 3år Papper Närarkiv. Pärroi kronologisk ordning

23 1.19 Skulder/inmätningar, beslut om införsel 10 år Papper Närarkiv. o.d. Pärm i Iaonologisk ordning. 1.20 Tidrapport 3år Papper Närarkiv. l år Pärm i laonologi~k ordning 1.21 Tjänstgöringsrapport, tirnavlönad med 3år Papper Närarkiv. lår fastställd arbetstid Pänni ordning förvaltning/ DBkodlpersonn Ulllin er. 1.22 Nyckelkvittenser l år efter Papper Pärm inaktualitet 1.23 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.24 Anställningsbevis Bevaras Arkiv 80 Personakt Gäller även anställningsavtal/tjänstgöringsr apport förtimanställd personar, tuan fast anställningstid, förlängning av tidsbegränsad anställning. Förvaltningen bevarar ett underskrivet original. 1.25 Korttidsförordnande Bevaras Arkiv 80 Personakt --------

24 1.26 Avslutande av anställning, anmälan om Bevaras Arldv 80 Personakt Ett undersicrivet exemplar. avgång 1.27 Tjänstgöringsbetyg Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.28 Arbetsgivarintyg 3år ADB P A-systemet 1.29 Ansökan om pension Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.30 Pensionsbrev, pensionsberälrning Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.31 Dödsfall, handlingar rörande Bevaras Arkiv 80 Personakt T.ex. rörande änkepension och efterlevandeförsälaing 1.32 Gratifikation, dokumentation om Bevaras Arkiv 80 Pärm Dokumentation över vilken erhållen gåva som har valts samt dokumentation om överlämnande av gratifikation (tidpunkt, sammanhang) 1.33 Livränta Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.34 Lönebidrag, aviserings om utbetalt 3år Papper Pärm belopp 1.35 Omplaceringsärende Bevaras Arkiv 80 Personakt Kan inldudera rehabutredning, rehabplan, särsldlt läkarutlåtande, kontrakt, beslut om rehabersättning m.m. 1.36 sjukfrånvaro, sjukanmälan/friskanmälan 3 år Papper Pärm -

25 ~- 1.37 sjukersättning, beslut om Bevaras Arkiv 80 Personakt A vs er sjulcfrånvaro, partiell och tillsvidare. Försäkringskassans 1.38 Särskild ålderspension (garantipension), Bevaras Arkiv 80 Personakt ansökan, beslut och överenskommelser beslutkopia läggs i personakt.! l 1.39 Sölaegister borttagna anställningar från Bevaras Arkiv 80 Pärm. lår personregister Personnumro er/ alfabetisk ordning 1.40 Närvarolistor förtroendemän 3år Papper Närarldv. lår Pärm. Ordning DBkod/namn 1.41 Justeringsrapporter 3år Papper Pärm. Original finns bland lår verifikationerna. l 1.42 Kontrollistor Digitalt ecompanion l 1.43 Lönefördelningsbok 10 år Papper Närarldv. lår! Pärm. l Kronologisk. i 1.44 Avstämning löner och skattedeldaration lo år Papper Närarldv. lår! Pänn. Kronologisk l 1.45 Kontrolluppgifter och rättelser av 10 år Papper Närarkiv. 2år kontrolluppgifter Pärm. Personnr årsvis 1.46 Avstämning balanskonto/lön 10 år Papper Nära:rldv. lår ' Pärm. - ~ ------------~------~-- -

26 ' 1.47 Jämkningsbeslut 3år Papper Närarldv. Pänn 1.48 ATP-gruppliv, årsredovisningar Bevaras Arkiv 80 Närarid v. lår Pänn. 1.49 Arbetsgivaravgifter och skatt, 10 år Papper Närarid v. lår redovisningar Pänn. Kronologisk ordning. 1.50 AMF, anmälan om sjukdom och Sår Papper Närarid v. 2år olycksfall Pärm. Alfabetisklår s vis 1.51 Intresseavdragslistor 10 år Papper Närarldv. lår Pärm. Kronologisk ordning. 2. Ekonomi Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans ' Sortering slutarkiv 2.1 Attest och utanordningsbehörighet, Bevaras Arldv 80 Närarkiv Protokollspänn Vid behov beslut om attest kansliavdehringen. 2.2 Kontoplan i ekonomisystemet Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov - -- - ----

27 2.3 Budget, budgethandlingar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Ett exemplar av handlingarna Vid behov Protokollspänn bevaras före beslut i kansliavdelnin arbetsutskottet, före beslut i gen. kommunstyrelsen och före beslut i kommunfullmäktige. 2.4 Budgetunderlag, verifikationer 10 år Papper Närarkiv 2.6 Övrigt beslutsunderlag till budget, 2år Papper Närarkiv bokslut m.m. 2.7 Bokslut, delårsbok:slut: huvudbok:, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Vid behov saldo Protokollspärm k:ansliavdelnin.gen. 2.8 Årsredovisning med resultat- och Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. Ett exemplar av den 3år balansräkning, verksamhets berättelser Kronologisk tryckta versionen till arkivet. ordning. Underlag till årsredovisningar/bokslut gallras vid inalctualitet och hålls ordnade kronologiskt i pärm i närarkiv. 2.9 Uppföljningsrapport Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov ~ 2.10 Inventarieförteckning Sår Papper Närarkiv 2.11 Anläggningsreskontra: lista på 10 år Papper Närarldv anskaffade anläggningar per år med hänvisning till verifikation 2.12 Huvudbok Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. 3år Bokslutslista per tillgångskonto Kronologisk. --- -- ---- -- ----- ---- --- ------- - --

.28 2.13 Redovisningssystemet för ekonomi, Innehåller allmänna handlingar. Personec RoR Innehållet i systemet (databas och digitala dokument) ska tas omhand och arkiveras i enlighet med Riksarldvets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.14 Dagjournal: Sår Papper Närarkiv Sicrivs ut varje natt. In- och utbetalningsverifikationer Rensas från åtkomsthandling före Daglig körning med tillhörande gallring. V art 5 :e år sparas för girolistor forslming. Kassor (rapport, avstämning samt kvitton) 2.15 Uppgifter om bankställning, 2 år Papper Närarldv K vartalssammanställningarna kontoutdrag bevaras. Löpande uppgifter gallras vid inaktualitet. 2.16 Leverantörsreskontra i Personec RoR Arldv 80 Närarid v Enligt Riksarldvets lcrav gällande långtidslagring av ADB- 1.1pptagningar. 2.17 Leverantörsfakturor, Arkiv 80soriginal 10 år Papper Närarldv. Vart 5 :e år sparas för forslming. Leverantörsfakturor scannade i Ftb Digitalt Pärm.Nummer Fakturorna scannas och hanteras i ED I-fakturor /kronologisk. Ftb. EDI-fakturor (elektroniska fakturor) skrivs ut på Arldv 80 Arldv 80. 2.18 Följesedel. 10 år/vid Papper Närarldv Innehåller följesedel uppgifter inaktualitet som är obligatoriska för verikfikation, men som ej framgår av fakturan, ska följesedeln scannas och originalet arkiveras tillsammans med falcturan. Är faleturarr komplett behöver följes~deln inte_ spara._s_. _

29 2.19 Utanordning med underlag 10 år Papper Närarkiv Verifkationer 2.20 Förvaltningsintema fakturor 10 år Papper Närarid v 2.21 Kundreskontra, underlag i Ftb 10 år Papper Närarkiv 2.22 Listor kundfakturor och 2år Papper Närarkiv fakturaunderlag 2.23 Kundreskontra, Personec RoR Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.24 Löneavrälmingslista 10 år Papper Närarkiv 2.25 Bokföringsorder 10 år Papper Närarkiv 2.26 Avskrivningar kundfordringar, 10 år Papper Närarldv B if o gas bokföringsmaterialet beslut/specif:ij.cation 2.27 Momsredovisning, fakturor och 10 år Papper Närarldv Hanteras av Personec RoR kundreskontra i Personec RoR 2.28 Underlag för egen ansökan 10 år Papper Närarkiv 2.29 Kontoavstämningar i samband med 2år Papper Närarid v delårs- och årsbokslut 2.30 Rekvisitioner, forteckning över 10 år Papper Närarid v utlämnade rekvisitioner l -- ------- L

30 2.31 Aktiebrev Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.32 Lista över ägarposter i kommunala Vid inaktualitet Papper Närarkiv bolag 2.33 Engagemangs besked: Vid inaktualitet Papper Närarkiv Bankens dolaunentation över Lista över banldån kommunens lån, placeringar, A vräl.allngsnota, kopia amorteringar. Placeringsdokumentation Kommunens egen dolmmentatian över lån, placeringar och amorteringar förs in i bokslutet. 2.34 Upptagna lån, skuldebrev/reverser Bevaras Arldv 80 Närarkiv Vid behov 2.35 Utlämnade lån till kommunala bolag: Bevaras Arldv 80 Närarldv Vid behov internreverser 2.36 Ränteswapavtal Bevaras Arldv 80 Närarkiv Vid behov 2.37 Räntetakavtal Bevaras Arldv 80 Närarid v Vid behov 2.38 Konjunkturbedömningar, inlcomna Vid inaktualitet Papper Närarldv 2.39 Prognoser, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.40 Prognoser, egenproducerade 2år Papper Närarkiv 2.41 Underlag fondutdelning: Närarldv Beviljade ansökningar Bevaras Arldv 80 Sår Ej beviljade ansökningar 2 år Papper Sammanställning över ansökningar Bevaras Arkiv 80 Sår och utdelningsförslag

31 2.42 Urkunder rörande donationsfonder Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.43 Korrespondens med länsstyrelsen Bevaras Arldv 80 Närarldv. Sår angående fonder K.ronologisk l ordning i 2.44 Borgensförteclming Vid inaktualitet Papper Närarkiv. Borgensåtgadanden protokollförs Kronologiskt i i kommunstyrelsen. Listas i l pärm. bilaga till bokslutet. 2.45 Lånehandlingar 10 år Papper Pärm Vid behov l 2.46 Avtal med plusgirot angående 2 år efter avtalets Papper Pärm. utbetalningsservice upphörande. Alfabetisk och k:ronolgisk ordning. l 2.47 Korrespondens avseende försäkringar l O år efter det att Papper Pärm. försäkringen Kronologisk. l upphört l 2.48 F örsälaingsbrev l O år efter det att Papper l försälaingen upphört. 2.49 F örsälaingsavtal Bevaras Arkiv 80 Pänn. 1 lo år efter pärm. Obj ek:tlk:ronolo gisk. 2.50 Inko1nnaskadearunälningar 10 år Papper Kronologisk det att försälaing upphört. l l 2.51 säkerhetshandlingar såsom aktier, Bevaras Arkiv 80 Bankfack andelar, grundfondskapital, anslagstäckta lån - ---------~~ ~

32 2.52 Ekonomisk dokumentation av Bevaras Arkiv 80 Pärm. Vid behov redovisningssystemet RoR Kronologisk. 2.53 Kontoplan Bevaras Arkiv 80 Pärm Finns även digitalt i Vid behov redovisningssystemet RoR 2.54 Anläggningsregister ADB ADB~ärarkiv Finns i huvudbok under /Papper 2.55 Bokföringsorder 10 år Papper Pänn. Kmnologisk ordning. 2.56 V eri:fikationer Papper anläggningstillgångar. Sicrivs ut engång per år. 2.57 Kontoutdrag från plusgirot 2 år Papper Pärm. Bevaras med dagbokföringens Kronologisk verifikationer. ordning. 2.58 Handlingar för kassa och 2år Papper bokföringskontroller- avstämningar. 2.59 Debiteringsunderlag lo år Papper Pärm. 2 år 2.60 10 år Papper Pärm 2år Debiteringslistor -~

33 3. Upphandling och avtal Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans 3.1 F ör handsannonsering Sorterin~ slutarkiv 2år Papper Närarid v Rälmat från den dag få avtal om upphandlingen slöts. 3.2 Bevis för avsändningsdatum för 2år Papper Närarid v Rälmat från den dag då avtal om annonsunderlag upphandlingen slöts. 3.3 F örfrågningsunderlag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år Anbuds förfrågan/ anbuds inbjudan/ an budsinfordran Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och tidsmfter Anbudsinbjudan, branschvillkor/- bestämmelser, laavspeciflkationer, avtalsvillkor Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare 3.4 Ansölmingsinbjudan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2år upphandling och förhandlad upphandling. 3.5 Ansökningar om att få inkomma med Bevaras Arkiv 80 Närarldv Vid urvalsupphandling, selektiv 2år anbud, antagna upphandling och förhandlad upphandling. ~---'--~ ----

34 3.6 ------- -- Ansökningar om att få inkomma med 2år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv anbud, ej antagna upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.7 Nejtackbrev/avböjanden att delta i 2år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv l upphandlingen upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. l l 3.8 Utvärderingsprotokoll/sammanställni Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2år ng över kvalificering av upphandling och förhandlad anbudsansökningar/intresseanm.älnin upphandling. g ar l l 3.9 Meddelanden till anbudsgivare, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2år utvalda upphandling och förhandlad upphandling. 3.10 Meddelanden till anbudsgivare, ej 2år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv utvalda upphandling och förhandlad upphandling. Rälmat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.11 Anbud, antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilagor i form av arbetsprover, Vid behov modeller. och motsvarande får gallras vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad under förutsättning att de fmns beslcrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. - - -- -------

35 3.12 Anbud, ej antagna 2år Papper Närarkiv Rälmat :fi. ån den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.13 Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållandesakuppgift Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet 2år 3.14 Broschyrer som ingår i ej antagna 2år Papper Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet. anbud, innehållande sakuppgift Rälmas :fi. ån den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.15 Broschyrer som ingår i anbud, ej Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är innehållande sakuppgift avslutad. 3.16 Anbud,försentinlcomna 2år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om l upphandlingen slöts. 3.17 Kuvert/emballage som innehållit Vid inaktualitet/2 år Papper Närarkiv F år gallras när upphandlingen är inkomna anbud avslutad. Kuvert/emballage som! innehållit för sent inlcomna anbud får gallras efter 2 år rälmat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.18 Anbudsöppningsprotokoll/ anbudspro Bevaras Arkiv 80 Närarid v 2år l tokoll/anbudsfårteclming l 3.19 Begäran om och svar på Bevaras Arldv 80 Närarldv 2år förtydliganden/kompletteringar, l antagna anbud.

-~~ 36 3.20 Begäran om och svar på 2år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förtydliganden/kompletteringar, ej upphandlingen slöts. antagna anbud. 3.21 Svar till anbudsgivare på Bevaras Arldv 80 Närarkiv 2år förfrågningar, antagna 3.22 Svar till anbudsgivare på 2år Papper Närarkiv Rälmat från den dag då avtal om förfrågningar, ej antagna upphandlingen slöts. 3.23 Korrespondens med anbudsgivare av Vid inalctualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är tillfållig eller ringa betydelse avslutad 3.24 Skatte- och registerkontroll av 2år Papper Närarkiv Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.25 soliditetsupplysningar, kontroll av 2år Papper Närarid v Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.26 Dokumentation från förhandling, Bevaras Arldv 80 Närarkiv 2år provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser 3.27 Anbudsutvärdering Bevaras Arldv 80 Närarkiv 2år 3.28 Tilldelningsbeslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2år --- - -

37 --- 3.29 A vtallkontrakt med bilagor, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Sår beställningsskrivelser 3.30 Ramavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2år 3.31 Efterannonsering - annons efter 2år Papper Närarkiv Gäller får upphandlingar över 2år avslutad upphandling till EUT/TED tröskelvärdena. 3.32 Rapport om avslutad upphandling Bevaras Arldv 80 Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2år tröskelvärdena och lämnas till EU: kommission på dess begäran. 3.33 Beslut om avbruten upphandling Bevaras Arldv 80 Närarldv 2år 3.34 Upplysning om avbruten Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2år upphandling 3.35 Direktupphandling/enstaka köp av Arkiv 80 Närarkiv Gallras 2 år efter avtalstidens varor eller ij ärrster för vilka ramavtal utgång för direktupphandlingar salams: anbud och offerter, beslut, som gäller varor och tjänster som avtal, beställningar, stödjer den egna verksamheten beställningsbekräftelser och som saknar långsiktigt värde. Ej antagna offerter vid direktupphandling gallras vid inaktualitet. 3.36 Avtal som ingår i upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov ---- --

38 3.37 Underavtal inom ramavtal 2år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång. Gäller även beställningar/avrop mot ramavtal samt antagna offerter, Ej antagna offerter kan gallras vid inaktualitet. 3.38 Leasingavtal/lcontrakt 2år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång 3.39 Avtal, vid enstaka köp av varor eller Bevaras/2 år Arkiv 80 Närarkiv Bevaras för avtal som gäller Vid behov tjänster för vilka ramavtal salenas verksamhetskritiska varor och (dvs. vid direktupphandling) tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång för avtal som gäller varor och tjänster som stödjer den egna verksamheter och som saknas långsiktigt värde. i 3.40 Avtal. Övriga, inldusive Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov! förvaltningsintema överenskommelser av betydelse 3.41 Avtal rörande enskild person Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Läggs i personakt Vid behov 3.42 Prisblad Vid inalctualitet Papper Närarkiv 3.43 Prisändring Vid inaktualitet Papper Närarldv

~Tingsryds ~kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott 2010-10-04 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 Au 347 Dnr 2010/493 003 Gallring av räkenskapshandlingar Föreligger skrivelse från kommunarkivarie Roger Rydberg 2010-09-20 avseende gallringen av så kallade typårgångar av räkenskapshandlingar. Beslutsunderlag Skrivelse från kommunarkivarie Roger Rydberg 2010-09-20 Arbetsutskottet beslutar att gallring av räkenskapshandlingar från 1975, 1980, 1985, 1995 samt 2000 utförs av centralarkivet, samt att några typårgångar ej längre sparas framöver Exp: Kommunarkivarie Roger Rydberg Justerande Utdragsbestyrkande 2010-10-06

Bilaga Ks Au 347 2010-10-04 Förslag till gallring av räkenskapshandlingar. Bakgrund.TINGS-RVOS KOMMUN, '.2010 [}9u t. (! o =f2. Dnr :ld to j ~""9J J Under ett antal år fick samtliga kommuner rådet att bevara typårgångar av de räkenskapshandlingar som normalt betraktas som gallrings bara. Råden för dem1a typ av handlingar har dock ändrats då man insett att åtgärden inte haft önskad effekt. RA-FS 1997:8 anger att: "Den stora tillväxten orsakad av bl.a. de så kallade storkommunernas inrättande l januari 1952, motiverar att verifikationerna från och med 1975 kan gallras i sin helhet. Det är heller inte meningsfullt att bevara var femte årgång som så kallad typ årgång. För forskningsändamål kan hellre samtliga verifikationer som rör större projekt bevaras". Riksarkivets råd således att gallring är att föredra i dessa fall. Efter kontakt med andra kommunarkiv har det framkommit att ingen av dessa bevarar någon forn1 av typårgångar. Åtgärd Från centralarkivets sida fi1ms önskemål om att gallring av dessa handlingar skall ske 3 januari 2011. Centralarkivet kan på detta sätt frigöra cirka 51 hyllmeter och vi undviker att bevara handlingar som inte är betydelsefulla vare sig för elen egna verksamheten eller för den framtida forskningen. Föreslagen gallring redovisas nedmi. Samtliga räkenskapshandlingar som uppkommit före 1955 och som förvaras i centralarkivet kommer att bevaras samt vart femte år 1960, 1965 och 1970. Här sker ingen gallring då tillväxten av handlingar i detta bestånd är ytterst begränsad. Centralarkivet föreslår kommunstyrelsen besluta. att att att gallring av räkenskapshandlingar från1975, 1980, 1985, 1995, 2000 utförs smnt gallringen utförs av centralarkivet och vi nu mera ej sparar typårgångar mera i framtiden Räkenskapshandlingarna för 1990 är redan gallrade utan gallringsbeslut av min företrädare Helena Sandgren. Jag har fr.o.m. 1991 sparat verifiktioner för Anslutningsavgifter, Fastighetsreglering, sålda och köpta fastigheter. Dessa har blivit urplockade när verifiktionema har blivit gallrade enligt l O års regeln. Roger Rydberg Kommunarkivarie