TINGSRYDS KOMMUN Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2008-04-14 2008-03-31 24 Ks 69 Au 143 2008/142 004 Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Tingsryds kommuns revisorer har översänt revisionsrapport 2007-11-26 gällande granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Kanslichefens förslag till åtgärder och tidplan har godkänts av kommunstyrelsen 2008-01-21. Föreligger förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område. Digital arkivering omfattas inte av dokumenthanteringsplanen, utan reglering kring detta avvaktas till dess ny lagstiftning på området trätt ikraft. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område, samt att tidigare dokumenthanteringsplaner därmed upphör att gälla. Kommunstyrelsen beslutar att bifalla arbetsutskottets förslag. ()
TINGSRYDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2008-03-31 29 Au 143 2008/142 004 Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Tingsryds kommuns revisorer har översänt revisionsrapport 2007-11-26 gällande granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Kanslichefens förslag till åtgärder och tidplan har godkänts av kommunstyrelsen 2008-01-21. Föreligger förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan får kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område. Digital arkivering omfattas inte av dokumenthanteringsplanen, utan reglering kring detta avvaktas till dess ny lagstiftning på området trätt ikraft. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område, samt att tidigare dokumenthanteringsplaner därmed upphör att gälla. Utdragsbestyrkande
c2dr/o/ IV ()U~( r.itingsryds ~kommun Kommunledningsförvaltningen 2008-03-25 ~( -:5 ) ;: s f' IV~jor5 G/joY 1 (1) Sara Rudolfsson 0477 44113 sara.rudolfsson@tingsryd.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Tingsryds kommuns revisorer har översänt revisionsrapport 2007-11-26 gällande granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Kanslichefens förslag till åtgärder och tidplan har godkänts av kommunstyrelsen 2008-01-21, 5 (bilaga 1). Föreligger förslag till ny gemensam dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseeende kommunledningsförvaltningens område. Digital arkivering omfattas inte av dokumenthanteringsplanen, utan reglering kring detta avvaktas till dess ny lagstiftning på området trätt ikraft. Förslag till beslut Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättad dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen avseende kommunledningsförvaltningens område, samt att tidigare dokumenthanteringsplaner därmed upphör att gälla. _,._,, ' '.,.2-, (.. ) Sara Rudolfsson Kanslichef postadress Box88 362 22 Tingsryd besöksadress Torggatan 12 Tingsryd telefon fax 0477 441 00 (vx) 0477 313 00 e-posuhemsida kommun@tingsryd.se www.tingsryd.se
Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Kommunstyrelsen i Tingsryds kommun avseende kommunledningsförvaltningens verksamhetsområde Antagen av kommunstyrelsen 2008-04-14, 69 R) ~ ~ ~ '-..._ L/j Y\ ""'\?0 ~ ~ g \:j ~ '\:
Innehållsförteckning 1. lrll~cjrlirl~... ~ Upplägg... 3 Begreppsförklaring... 3 2. Arkivb~s krivr1 i r1 ~... 4 Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen... 4 Arkivansvarig... 4 Historik... 4 Kommunens nuvarande organisation... 6 Arkivets struktur... 7 Arkivorganisation... 7 Gallring... 7 IT -system som används inom kommunledningsförvaltningen... 8 ~- Dokum~r~thar~t~rir~~splar1... 9 Verksamhetsgemensamma dokument.... 9 l. Allmänt... 9 2. Personuppgifter... 11 3. Anställning... 12 4. Projekt... 13 Kansliavdelningen... 14 l. Administration... 14 2. Information... 15 3. Beredskap... 16 IT -avdelningen... 17 Personalavdelningen... 18 Ekonomi- och löneavdelningen... 20 l. Löneadministration... 20 2. Ekonomi... 26 3. Upphandling och avtal... 33 Näringslivsenheten... (... 39 2
3 1. Inledning Upplägg Kommunledningsförvaltningen har fem avdelningar: kansliavdelningen, ekonomi- och löneavdelningen, personalavdelningen, IT -avdelningen och näringslivsenheten. A v delningarnas arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner finns samlade i detta gemensamma dokument. Den första delen "Verksamhetsgemensamma dokument" omfattar dokument som är gemensamma för alla i kommunledningsförvaltningen. Begreppsförklaring Handling Bevaras Gallras Gallringstid Vid inaktualitet Medium Förvaring Anmärkning Alla typer av informationsbärare, En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett fotografi, ett Arkiv 80 etc. Betyder att handlingen ska bevaras för all framtid. Handlingen ska efter angiven tid förstöras. Anger efter hur lång tid en handling får förstöras. T. ex. "2 år" betyder 2 år efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. En handling som upprättades 2000 kan alltså gallras tidigast den l januari 2003. Detta betyder att handlingen kan gallras så snart uppgifterna i den inte längre behövs. Detta avgör handläggaren själv eftersom det är hon/han som vet hur länge handlingen behövs. Man måste dock ta hänsyn till överklagandetider och behov av att använda uppgifterna till sammanställningar och statistik. Talar om hur informationsbäraren ser ut, t.ex. Arkiv 80, ADB, fotografier eller annat. Med ADB menas all typ av automatisk databehandling. Här finns information om var handlingen förvaras före slutarkivering och vilken sorteringsordning den har. Här finns kommentarer och extra information som underlättar förståelse för handlingarna och den verksamhet de uppkommit i.
4 Arkiv 80 Slutarkiv Svenskt Arkiv 80, arkivbeständigt Arkiv 80, ska användas till alla handlingar som ska bevaras. Handlingama överförs till centralarkivet när de inte längre behövs i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen anges vilken tid man kan leverera. Före leverans ska materialet vara rensat från gem, plastfickor, häftklamrar, minnesanteckningar och annat som inte hör till ärendet. Detta görs av ansvarig handläggare i ärendet. 2. Arkivbeskrivning Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Kommunfullmäktige fastställer de mål som är riktlinjer för kommunens verksamhet och tar ställning i frågor som rör inriktningen på kommunens verksamhet. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för den sammantagna verksamhetens utveckling, ekonomiska resultat och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet Kommunstyrelsen är även arbetslöshetsnämnd, krisledningsnämnd och trafiknämnd. Arkivansvarig Arkivansvarig för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens verksamhetsområden är kanslichefen. Historik Kommunstyrelsen inrättades den l januari 1971. Då sammanlades följande kommuner och församlingar: Almundsryd, Linneryd, Södra Sandsjö, Tingsryd, Urshult, Väckelsång och Älmeboda. Kommunstyrelsen har vid sin sida ett arbetsutskott. Fram till den l januari 1992 fanns även ett personal- och organisationsutskott. Arbetsutskottet är från den l januari 1992 även kommunens personalorgan.
5 Kommunförvaltning fram til11988: Kansliavdelning, ekonomiavdelning, personalavdelning, fastighetsavdelning, byggnadsavdelning, social avdelning och skolkontor. 1988 genomfördes en förvaltningsorganisation enligt följande: Administrativt kontor: kansli- och planeringssektion, personalsektion, näringslivssektion, ekonomisektion Tekniskt kontor: gatusektion, fastighetssektion, plan- och miljösektion Socialtjänstkontor: Social administration, bamomsorgssektion, individ- och familjesektion, äldre- och handikappsektion skolkontor Fritidskontor Kulturförvaltning 1976 upprättades arkivbildningsplan för Tingsryds kommun. 1992 fastställde kommunstyrelsen arkivbildningsplan för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och personalsektion. Förmedlingsorganets verksamhet upphörde 1993-07-01 och dess arkiv överlämnades till miljö- och byggnämnden för vidare skötsel och ansvar. Kommunfullmäktige beslutade 2000-06-29 att fastställa den övergripande organisation för kommunen som i huvudsak fortfarande är gällande idag.
6 Kommunens nuvarande organisation Kommunala företag, - - - - - - - - ~., - - - - - - - - '. j Stiftelsen Kommunhus! j Tingsryds Industristiftelse! ' - - - - - -,/ ' - - - - - - - - / - - - - - - - - -.. l'- - - - - - - - -.. ( Tingstyds Utvecklings och i 1 Tingsryd s Energi AB l, FE_~l!f!~~-~---- / ' - - - - - - - - / "Kommunfullmäktige! Kommunstyrelse r Revision Kommunalförbund,------------------~ l, / l Räddningstjansten östra Kronoberg J,------------------~ : Regionförbundet Södra Smaland ~, / l ( - ;~c~~~~-~-] överförmyndare Kultur- och fritidsnämnd l. Miljö ocll bygg- Il nämnd ) ( Kommunch~:J Socialfö valtning lndivi 1- och familje 1msorg Handika p pomsorg Äldreo 11sorg Alkohol Histänd Barn och utbildningsförvattning Förskola Skola RO 1,2,3,4 Gymnasieskola Tingsryds Lärcenter Kommunlednings förvaltning Politisk administration Information Säkerhet'beredskap Ekonomi. löner Personal, IT Näringsliv, turism Teknisk förvaltning Fastigtleter Gator Vatten och avlopp Städ Kost Ren M Ilning Kultur och fritidsförvaltning Idrottsanläggningar Simhall B1briotek Kultur Föreningsstöd Fritidsgardar Plan och milj öl ontor Detalj ptaner Byg Miljö-o' LivsmedE Djun g lov h hälsa lskontrotl kydd./
7 Arkivets struktur Arkivhandlingar förvaras i närarkiv på respektive avdelning eller i mindre brandsäkra skåp i tjänsterum. Material som överlämnats till arkivmyndigheten finns i centralarkivet Arkivorganisation Kanslichefen är ansvarig för den kommunala arkivverksamheten som tillsyns- och stödverksamhet och är arkivansvarig för kommunstyrelsen. Arkivarien är ansvarig för det praktiska arbetet med centralarkiv och tillsyn- och stödverksamhet Arkivredogörare för kommunstyrelsens verksamhetsområde är: Kansliavdelningen: utses av kanslichefen, för närvarande Margona Johansson Ekonomi- och löneavdelningen: utses av ekonomichefen, för närvarande Maria Johansson Personalavdelningen: utses av personalchefen, för närvarande Helena Clemendtson IT -avdelningen: utses av IT -driftchefen, för närvarande Christin Grönberg Näringslivsenheten: utses av näringslivschefen, för närvarande AlfHenriksson Arkivredogöramas uppgift är att svara för tillsyn och vård av handlingar, som är upptagna i dokumenthanteringsplanen samt för att gallringsbara handlingar förstörs utan dröjsmål. Arkivhandlingar skall förvaras på ett betryggande sätt under hela bevarandetiden. Handlingama skall vara skyddade mot fukt och vatten, brand, stöld och olaga intrång. Tillsyn skall också ske av arkivlokaler. Gallring Kommunstyrelsens arkiv gallras med stöd av föreliggande dokumenthanteringsplan och RA FS 1997:6 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfållig eller ringa betydelse, samt RA-FS 1997:8 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa av kommunernas och landstingens handlingar.
8 IT -system som används inom kommunledningsförvaltningen Winness KLARA FileNet Personec RoR Ftb Trio Present Besehed WebPublish ecompanion GroupWise Personec Time PBI/IPS Decapus EMS Ärendehanteringssystem. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kopplas till systemet. Arkivhanteringssystem. Dokumenthanteringssystem Ekonomisystem Fakturahanteringssystem Röstbrevlådesystem m.m. Schema- och bemanningssystem W ebbpubliceringsprogram Personal- och lönesystem E-post- och bokningssystem stämplingssystem Budgetsystem Integrationssystem Debiteringssystem
9 3. Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument 1. Allmänt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Anmälda delegationsbeslut Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.2 Diarium Winess Bevaras ADB Winess 1.3 Diarieplan Bevaras Arkiv 80 Diarium Ett exemplar diariförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.4 Diarieförda handlingar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.5 Dokumenthanteringsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.6 Arkivbeskrivning Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år! arkiveras vid förändring. 1.8 Enkäter, sammanställning/reslutat Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar av frågeformulär 4 år eller motsvarande bevaras med sammanställningen 1.9 Enkäter, underlag Vid inaktualitet Papper Handläggare 1.10 Klagomålshantering och synpunkter Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.11 Korrespondens av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium Handlingar av betydelse för 4 år utgången av ärende och/eller som --
10 bidrar till att följa ärendets gång. 1.12 Inkomna cirkulär och meddelanden av Vid inaktualitet Papper Diarium T.ex. cirkulär från SKL kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom 1.13 Övriga inkomna och upprättade Vid inaktualitet Papper/ Diarium/ handlingar av ringa betydelse E-post E-postsystemet 1.14 Protokoll, anteckningar från politiska Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokoll och anteckningar av 4 år arbetsgrupper, referensgrupper, större betydelse bevaras. styrgrupper 1.15 Protokoll, medbestämmandelagen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år (MBL) 1.16 Protokoll/minnesanteckningar från 2 år Papper/ Handläggare/ förvaltningsledning Intranät Intranät 1.17 Minnesanteckningar från interna Vid inaktualitet Papper/ Handläggare verksamhetsmöten av större vikt ADB 1.18 Protokoll från pensionärs- och Bevaras Arkiv 80 Handläggare 4 år handikappråd, Agenda 21-grupp eller annat liknande organ som nämnden/förvaltningen har sekreteraransvar för 1.19 Tjänsteanteckningar Vid inaktualitet/ Papper Närarkiv l Minnesanteckningar som inte 4 år Bevaras eller ADB/ Handläggare tillför sakuppgift och är av Arkiv 80 tillfållig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Tjänsteanteckningar som tillför
- - --- - -- ~---------------- 11 sakuppgift bevaras i diarium. 1.20 Undervisningsmaterial, OH-bilder, Vid inaktualitet Papper, Handläggare, Power Point-presentationer OH, ADB Intranät 1.21 Avtal, original Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 1.22 E-post av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium E-post som är av betydelse 4 år diarieförs, tas ut på Arkiv 80 och bevaras i ärendeakten. E-post med sekretess tas omedelbart ut på Arkiv 80 och diarieförs. 1.23 E-post av mindre betydelse Vid inaktualitet Papper/ E-postlåda E-post 1.24 Policydokument Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2. Personuppgifter Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning leverans Sortering slutarkiv 2.1 Personuppgiftslagen, begäran om Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år registerutdrag 2.2 Personuppgiftslagen, Bevaras Arkiv 80 Diarium Personuppgiftsombudets 4 år registerförteckningar förteckning över de personregister som används i verksamheterna. 2.3 Samtyckesblanketter för behandling av 2 år efter att Papper Handläggare personuppgifter personuppgiftshe handling hos
12 myndigheten upphört l 2.4 Samtycke till utlägg på webbplats 2 år efter att Papper Handläggare publicering upphört 3. Anställning 3.1 Anställning/rekrytering, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Pärm Annons, kravprofil och beslut 4 år tillsättningshandlingar i kronologisk bevaras ordning. 3.2 Förteckning/ sammanställning över Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år samtliga sökande till en tjänst i kronologisk ordning. 3.3 Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst l år Papper Närarkiv.Pärm i kronologisk ordning. 3.4 Ansökningshandlingar, Vid inaktualitet Papper Närarkiv.Pärm spontanansökningar i kronologisk ordning. 3.5 Rekvisition av bidrag till 2 år Papper Närarkiv.Pärm arbetsgivare/huvudman i kronologisk ordning. 3.6 Beslut om lönebidrag/beslutsmeddelande Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år i kronologisk ordning. 3.7 Handlingsplan för lönebidragsanställd Bevaras Arkiv 80 Närarkiv.Pärm 4 år i kronologisk ordning. 3.8 Utvecklingssamtal, utvecklingsplaner, Vid inaktualitet Papper Chef i dokumenterade överenskommelser ~--- --------. l l
13 4. Projekt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 4.1 Protokoll/minnesanteckningar med Bevaras Arkiv 80 Handläggare Minnesanteckningar som 4 år dagordning och deltagarlista, gäller dokumenterar projektets möten av större vikt utveckling och beslut. 4.2 Övriga minnesanteckningar Vid inaktualitet Papper Handläggare 4.3 Korrespondens som dokumenterar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år överenskommelser, avgöranden, beslut 4.5 slutrapport, utvärdering Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 4.6 Uppdragshandlingar, direktiv, Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år uppdragsbeskrivning, målbeskrivning 4.7 Övrigt projektmaterial, Bevaras Arkiv 80 Handläggare Ett arkivexemplar av varje 4 år marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, publikationer, foton -- - -- --~
14 Kansliavdelningen 1. Administration Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Kallelser 2år Papper Kronologiskt i pärm. 1.2 F öredragningslistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. 4 år Kronologiskt i l pärm. 1.3 Protokoll, politiska beslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år 1.4 Anslag av beslut på kommunens 2 år Papper Närarkiv Anslaget sitter lagakraftstiden anslagstavla som är tre veckor. Anslaget tas ner dagen efter beslutet vunnit laga kraft. 1.5 Arbetsordningar, reglementen, Bevaras Arkiv 80 Diarium Vid behov delegationsordningar, ägardirektiv 1.6 Postlista Vid inaktualitet Papper Registrator 1.7 Protokoll fört vid borgerlig vigsel eller Bevaras Arkiv 80 Pärm 4 år registrering av partnerskap samt intyg om hindersprövning
15 2. Information Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 F o to samlingar Bevaras Foto! ADB Närarkiv, Digitala och analoga bildarkiv Vid behov informatör 2.2 Hemsidor Bevaras ADB/ Informatör Tillfällig information kan gallras l år Papper löpande. Eftersom det är av värde att se hur förvaltningen presenterar sin verksamhet för besökare på hemsidan över tid ska startsidan samt hemsidans kartalstruktur tas ut på Arkiv 80 en gång om året. 2.3 Egenproducerat informationsmaterial, Bevaras Varierande Informatör Ett arkivexemplar bevaras Vid behov broschyrer, program 2.4 Pressklipp Bevaras Arkiv 80 Informatör l år 2.5 Arkiv80 Närarkiv Ett arkivexemplar om året skrivs l år! /ADB ut 2.6 Befolkningsprognos Bevaras Arkiv 80 Planeringssekr Ett exemplar av den årliga l år eterare befolkningsprognosen skrivs ut 2.7 Befolkningsstatistik Bevaras Arkiv 80 Planeringssekr Ett exemplar av årsstatistiken l år eterare skrivs ut 2.8 Underlag till befolkningsstatistik Vid inaktualitet Papper/ Planeringssekr ADB eterare...
16 3. Beredskap Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning leverans Sortering slutarkiv 3.1 Lista över krigsplacerade Bevaras Arkiv 80 Låst arkiv. sekretess 3.2 Planeringsunderlag for det civila Bevaras Arkiv 80 Låst arkiv försvaret 3.3 Kartmaterial från försvarsmakten - Bevaras Arkiv 80 sekretess sekretess skyddsobjekt 3.4 skrivelser från försvarsmakten Vid inaktualitet Papper Låst arkiv sekretess 3.5 Riskinventering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.6 Beredskapsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.7 Lednings- och informationsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.8 Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.9 Handlingar rörande samband vid Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov krissituationer 3.10 Kontaktlista Bevaras Arkiv 80 sekretess sekretess 3.11 Inrapportering, samband Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 3.12 Larmlista Vid inaktualitet Papper/ Närarkiv l ADB Handläggare/ Intranät
17!T-avdelningen Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 AD B-behörigheter/konton l O år efter att Papper Pärm behörigheten blivit inaktuell 1.2 Elektroniska spår från Internet Vid inaktualitet ADB Brandvägg 1.3 Granskningsloggar Finns i back-up ADB Server Loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information (t.ex. databasfrågor, anropens ursprung/plats, ansvarig användare för operationer, datum, tidpunkt, berörda tabeller och fält, historiska samt uppdaterade värden) som kan behövas i revisioner, ansvars/ disciplinärenden m. m.
18 Personalavdelningen Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Centrala arbetsmilj ö kommittens Bevaras Arkiv 80 Diarieförda 4 år protokoll. handlingar på kansliavdelnin gen. Kronologisk ordning. 1.2 Anmälan om arbetsskada Bevaras Arkiv 80 Pärm Inkluderar Vid behov Personnummer utredningsdokumentation, läkarintyg, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TF A m. fl. 1.3 LAS, varsel tidsbegränsade l år Papper Pärm Handlingar som rör anställningar Kronologiskt tillsvidareanställning i personakt på ekonomi- och löneavdelningen. Övriga LAShandlingar l år. 1.4 Beslut om uppsägning (på Bevaras Arkiv 80 Pärm Förvaras i MBL- Vid behov arbetsgivarens initiativ) Kronologiskt förhandlingsprotokollspärmen. 1.5 Avgångsvederlag, beslut Bevaras Arkiv 80 Pärmoch Förvaras beroende på Vid behov diarieförda beslutsinstans i MBLhandlingar förhandlingsprotokollspärm och bland diarieförda handlingar. Kopia läggs i personalakten på ekonomi- och löneavdelningen.
19 1.6 Disciplinärende, arbetstagare Bevaras Arkiv 80 Pärm Originalet förvaras i MBL- Vid behov förhandlingsprotokollspärm. Kopia till personakten på ekonomi- och löneavdelningen. 1.7 Tillbudsrapporter 10 år Papper Pärm Kopia förvaras i pärm Centrala Arbetsmilj ö kommittens protokoll. Original förvaras på respektive avdelning. 1.8 Förhandlingsprotokoll, MBL Bevaras Arkiv 80 Pärm i Vid behov (inklusive i förekommande fall kronologisk lönebeslut) ordning. 1.9 Personlighetstester Vid inaktualitet ADB Personalhandlä ggares dator. 1.10 AMF, försäkringsuppgifter, 10 år Papper Pärm. årsspecifikationer
20 Ekonomi- och löneavdelningen 1. Löneadministration Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning leverans Sortering slutarkiv 1.1 A v drag för förmåner via lön 3 år Papper Närarkiv. T.ex. PC-avdrag. Pärm i kronologisk ordning 1.2 Tjänstgöringsrapporter gällande arvoden 3 år Papper Närarkiv. Gäller attesterad l år och ersättning till förtroendevalda Pärm i närvarolista/reseräkning kronologisk inklusive bifogade kvitton ordning 1.3 ställföreträdare, god man etc 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.4 Arvoderat uppdrag övriga 3 år ADB Handlägga- Gäller t.ex. underlag för l år res dator. ersättningar till familjehem, korttidsvistelse i stödfamilj etc. Erhålls via fil från socialförvaltningen. 1.5 Ersättning för utlägg via lön 3 år Papper Närarkiv. A vs er underlag för utbetalning l år Pärm i samt kvitto kronologisk ordning
21 1.6 Facklig tid, rapporter och 3 år Papper Närarkiv. l år sammanställningar 2 år Pärm i kronologisk ordning 1.7 Kontrolluppgifter 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.8 Ledighetsansökningar, längre än l Bevaras Arkiv 80 Personakt. månader 1.9 Ledighetsansökningar, kortare än l 3 år Papper N ärar kiv. Läggs till l år månad Pärm i tjänstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.10 Ledighet med lön för fackligt uppdrag 3 år Papper Närarkiv. Läggs till l år Pärm i tj änstgöringsrapporten. kronologisk ordning 1.11 Löne-/uppdragstillägg, beslut om Bevaras Arkiv 80 Läggs i personakt. 1.12 Lönekort/semesterkort t o m 1988 Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning --- -- - - --- ---------
22 1.13 Lönelistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. l år Pärm i ordning förvaltning/ DB-kod! Personnum mer 1.14 Löneöversyn, protokoll från översyn, 10 år Papper Närarkiv. Original finns på retrolista Pärm i personalavdelningen i MBLkronologisk förhandlingsprotokollspärmen. ordning 1.15 Personalförteckning/övertidsjournal 3 år Papper Pärm i Sökregistret bevaras. l år kronologisk ordning 1.16 Reseräkningar 3år Papper Närarkiv. Avser underlag för utbetalning l år Pärm i samt bifogade kvitton kronologisk ordning_ 1.17 S juk- och friskanmälan 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.18 skatter, jämkningar m. m. 3år Papper Närarkiv. Pärm i kronologisk ordning ---
23 1.19 Skulder/inmätningar, beslut om införsel 10 år Papper Närarkiv. o.d. Pärm i kronologisk ordning. 1.20 Tidrapport 3 år Papper Närarkiv. l år Pärm i kronologisk ordning 1.21 Tjänstgöringsrapport, tirnavlönad med 3 år Papper Närarkiv. l år fastställd arbetstid Pärm i ordning förvaltning/ DBkod/persorm ummer. 1.22 Nyckelkvittenser l år efter Papper Pärm inaktualitet 1.23 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.24 Anställningsbevis Bevaras Arkiv 80 Personakt Gäller även anställningsavtal/tj änstgöringsr apport för tirnarrställd personar, tuan fast anställningstid, förlängning av tidsbegränsad anställning. Förvaltningen bevarar ett underskrivet original. 1.25 Korttidsförordnande Bevaras Arkiv 80 Personakt
24 1.26 Avslutande av anställning, anmälan om Bevaras Arkiv 80 Personakt Ett underskrivet exemplar. avgång 1.27 Tjänstgöringsbetyg Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.28 Arbetsgivarintyg 3år ADB P A -systemet 1.29 Ansökan om pension Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.30 Pensionsbrev, pensionsberäkning Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.31 Dödsfall, handlingar rörande Bevaras Arkiv 80 Personakt T.ex. rörande änkepension och efterlevandeforsäkring 1.32 Gratifikation, dokumentation om Bevaras Arkiv 80 Pärm Dokumentation över vilken erhållen gåva som har valts samt dokumentation om överlämnande av gratifikation (tidpunkt, sammanhang) 1.33 Livränta Bevaras Arkiv 80 Personakt 1.34 Lönebidrag, aviserings om utbetalt 3 år Papper Pärm belopp 1.35 Omplaceringsärende Bevaras Arkiv 80 Personakt Kan inkludera rehabutredning, rehabplan, särskilt läkarutlåtande, kontrakt, beslut om rehabersättning m.m. 1.36 sjukfrånvaro, sjukanmälan/friskanmälan 3 år Papper Pärm -
25 1.37 sjukersättning, beslut om Bevaras Arkiv 80 Personakt A vs er sjukfrånvaro, partiell och tillsvidare. Försäkringskassans beslutkopia läggs i personakt. 1.38 Särskild ålderspension (garantipension), Bevaras Arkiv 80 Personakt ansökan, beslut och överenskommelser 1.39 Sökregister borttagna anställningar från Bevaras Arkiv 80 Pärm. l år personregister Personnumro er/ alfabetisk ordning 1.40 Närvarolistor förtroendemän 3 år Papper Närarkiv. l år i Pärm. Ordning DBkod/namn 1.41 Justeringsrapporter 3 år Papper Pärm. Original finns bland l år verifikationerna. 1.42 Kontrollistor Digitalt ecompanion 1.43 Lönefördelningsbok 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk. 1.44 Avstämning löner och skattedeklaration 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk 1.45 Kontrolluppgifter och rättelser av 10 år Papper Närarkiv. 2 år kontrolluppgifter Pärm. Personnr årsvis 1.46 Avstämning balanskonto/lön 10 år Papper Närarkiv. l år Pärm.
26 1.47 Jämkningsbeslut 3 år Papper Närarkiv. Pärm 1.48 ATP-gruppliv, årsredovisningar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. l år Pärm. 1.49 Arbetsgivaravgifter och skatt, 10 år Papper Närarkiv. lår redovisningar Pärm. Kronologisk ordning. 1.50 AMF, anmälan om sjukdom och 5 år Papper Närarkiv. 2 år olycksfall Pärm. Alfabetisklår SVIS 1.51 Intresseavdragslistor lo år Papper Närarkiv. l år Pärm. Kronologisk ordning. 2. Ekonomi Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 2.1 Attest och utanordningsbehörighet, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokollspärm Vid behov beslut om attest kansliavdelningen. 2.2 Kontoplan i ekonomisystemet Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov l
27 2.3 Budget, budgethandlingar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Ett exemplar av handlingama Vid behov Protokollspärm bevaras före beslut i kansliavdelnin arbetsutskottet, före beslut i gen. kommunstyrelsen och före beslut i kommunfullmäktige. 2.4 Budgetunderlag, verifikationer 10 år Papper Närarkiv 2.6 Övrigt beslutsunderlag till budget, 2 år Papper Närarkiv bokslut m.m. 2.7 Bokslut, delårsbokslut huvudbok, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Vid behov saldo Protokollspärm kansliavdelnin gen. 2.8 Årsredovisning med resultat- och Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. Ett exemplar av den 3 år balansräkning, verksamhetsberättelser Kronologisk tryckta versionen till arkivet. ordning. Underlag till årsredovisningar/bokslut gallras vid inaktualitet och hålls ordnade kronologiskt i pärm i närarkiv. 2.9 Uppföljningsrapport Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.10 Inventarieförteckning 5 år Papper Närarkiv 2.11 Anläggningsreskontra: lista på 10 år Papper Närarkiv anskaffade anläggningar per år med hänvisning till verifikation 2.12 Huvudbok Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. Binds in. 3 år Bokslutslista per tillgångskonto Kronologisk.
28 2.13 Redovisningssystemet för ekonomi, Innehåller allmänna handlingar. Personec RoR Innehållet i systemet (databas och digitala dokument) ska tas omhand och arkiveras i enlighet med Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.14 Dagjournal: 5 år Papper Närarkiv Skrivs ut vmje natt. In- och utbetalningsverifikationer Rensas från åtkomsthandling före Daglig körning med tillhörande gallring. Vart 5:e år sparas för girolistor forskning. Kassor (rapport, avstämning samt kvitton) 2.15 Uppgifter om bankställning, 2 år Papper Närarkiv K vartalssammanställningarna kontoutdrag bevaras. Löpande uppgifter gallras vid inaktualitet. 2.16 Leverantörsreskontra i Personec RoR Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.17 Leverantörsfakturor, Arkiv 80soriginal 10 år Papper Närarkiv. Vart 5:e år sparas för forskning. Leverantörsfakturor scannade i Ftb Digitalt Pärm. Nummer F akturarna scannas och hanteras i EDI-fakturor /kronologisk. Ftb. EDI-fakturor (elektroniska fakturor) skrivs ut på Arkiv 80 Arkiv 80. 2.18 Följesedel. 10 år/vid Papper Närarkiv Innehåller följesedel uppgifter inaktualitet som är obligatoriska för verikfikation, men som ej framgår av fakturan, ska följesedeln scannas och originalet arkiveras tillsammans med fakturan. Är fakturan komplett behöver fö~iesedeln inte sparas. '-
29 2.19 Utanordning med underlag 10 år Papper Närarkiv V erifkationer 2.20 Förvaltningsintema fakturor lo år Papper Närarkiv 2.21 Kundreskontra, underlag i Ftb 10 år Papper Närarkiv 2.22 Listor kundfakturor och 2 år Papper Närarkiv fakturaunderlag l l l 2.23 Kundreskontra, Personec RoR Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Enligt Riksarkivets krav gällande långtidslagring av ADBupptagningar. 2.24 Löneavräkningslista 10 år Papper Närarkiv 2.25 Bokföringsorder 10 år Papper Närarkiv 2.26 Avskrivningar kundfordringar, 10 år Papper Närarkiv Bifogas bokföringsmaterialet beslut/specifikation 2.27 Momsredovisning, fakturor och 10 år Papper Närarkiv Hanteras av Personec RoR kundreskontra i Personec RoR 2.28 Underlag för egen ansökan 10 år Papper Närarkiv 2.29 Kontoavstämningar i samband med 2 år Papper Närarkiv delårs- och årsbokslut 2.30 Rekvisitioner, förteckning över 10 år Papper Närarkiv utlämnade rekvisitioner ---
30 2.31 Aktiebrev Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.32 Lista över ägarposter i kommunala Vid inaktualitet Papper Närarkiv bolag 2.33 Engagemangs besked: Vid inaktualitet Papper Närarkiv Bankens dokumentation över Lista över banklån kommunens lån, placeringar, Avräkningsnota, kopia amorteringar. Placeringsdokumentation Kommunens egen dokumentation över lån, placeringar och amorteringar förs in i bokslutet. 2.34 Upptagna lån, skuldebrev/reverser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.35 Utlämnade lån till kommunala bolag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov internreverser 2.36 Ränteswapavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.37 Räntetakavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.38 Konjunkturbedömningar, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.39 Prognoser, inkomna Vid inaktualitet Papper Närarkiv 2.40 Prognoser, egenproducerade 2 år Papper Närarkiv 2.41 Underlag fondutdelning: Närarkiv Beviljade ansökningar Bevaras Arkiv 80 5 år Ej beviljade ansökningar 2 år Papper Sammanställning över ansökningar Bevaras Arkiv 80 5 år och utdelningsförslag
31 2.42 Urkunder rörande donationsfonder Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 2.43 Korrespondens med länsstyrelsen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv. 5 år angående fonder Kronologisk ordning i pärm. 2.44 Borgensförteckning Vid inaktualitet Papper Närarkiv. Borgensåtgadanden protokollförs Kronologiskt i i kommunstyrelsen. Listas i l pärm. bilaga till bokslutet. 2.45 Lånehandlingar 10 år Papper Pärm Vid behov 2.46 Avtal med plusgirot angående 2 år efter avtalets Papper Pärm. utbetalningsservice upphörande. Alfabetisk och kronolgisk ordning. 2.47 Korrespondens avseende försäkringar l O år efter det att Papper Pärm. försäkringen Kronologisk. upphört 2.48 Försäkringsbrev l O år efter det att Papper försäkringen upphört. 2.49 Försäkringsavtal Bevaras Arkiv 80 Pärm. lo år efter Objekt/kronolo det att gisk. försäkring upphört. 2.50 Inkomna skadeanmälningar 10 år Papper Kronologisk l 2.51 säkerhetshandlingar såsom aktier, Bevaras Arkiv 80 Bankfack andelar, grundfondskapital, anslagstäckta lån -- -
32 2.52 Ekonomisk dokumentation av Bevaras Arkiv 80 Pärm. Vid behov redovisningssystemet RoR Kronologisk. 2.53 Kontoplan Bevaras Arkiv 80 Pärm Finns även digitalt i Vid behov redovisningssystemet RoR 2.54 Anläggningsregister ADB ADB/N ärarkiv Finns i huvudbok under /Papper 2.55 Bokföringsorder 10 år Papper Pärm. Kronologisk ordning. 2.56 Verifikationer Papper anläggningstillgångar. Skrivs ut en gång per år. 2.57 Kontoutdrag från plusgirot 2 år Papper Pärm. Bevaras med dagbokföringens Kronologisk verifikationer. ordning. 2.58 Handlingar för kassa och 2 år Papper bokföringskontroller - avstämningar. 2.59 Debiteringsunderlag 10 år Papper Pärm. 2 år 2.60 lo år Papper Pärm 2 år Debite]."ingslistor
33 3. Upphandling och avtal Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 3.1 Förhandsannonsering 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag få avtal om upphandlingen slöts. 3.2 Bevis för avsändningsdatum för 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om annonsunderlag upphandlingen slöts. 3.3 F örfrågningsunderlag: Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år Anbudsförfrågan/anbuds inbjudan/ an budsinfordran Annonsunderlag till upphandlingsdatabaser och tidskrifter Anbudsinbjudan, branschvillkor l- bestämmelser, kravspecifikationer, avtalsvillkor Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare 3.4 Ansökningsinbjudan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år upphandling och förhandlad upphandling. 3.5 Ansökningar om att få inkomma med Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år anbud, antagna upphandling och förhandlad upphandling. --
34 3.6 Ansökningar om att få inkomma med 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv anbud, ej antagna upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.7 Nejtackbrev/avböjanden att delta i 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv upphandlingen upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.8 UtvärderingsprotokolVsammanställni Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2 år ng över kvalificering av upphandling och förhandlad anbudsansökningar/intresseanmälnin upphandling. g ar 3.9 Meddelanden till anbudsgivare, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv 2år utvalda upphandling och förhandlad upphandling. 3.10 Meddelanden till anbudsgivare, ej 2 år Papper Närarkiv Vid urvalsupphandling, selektiv utvalda upphandling och förhandlad upphandling. Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.11 Anbud, antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilagor i form av arbetsprover, Vid behov modeller och motsvarande får gallras vid inaktualitet, dvs när upphandlingen är avslutad under förutsättning att de fmns beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. ---
35 3.12 Anbud, ej antagna 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.13 Broschyrer som ingår i antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet 2 år anbud, innehållande sakuppgift 3.14 Broschyrer som ingår i ej antagna 2 år Papper Närarkiv Bilägges upphandlingsärendet anbud, innehållande sakuppgift Räknas från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.15 Broschyrer som ingår i anbud, ej Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är innehållande sakuppgift avslutad. i 3.16 Anbud, för sent inkomna 2år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.17 Kuvert/emballage som innehållit Vid inaktualitet/2 år Papper Närarkiv Får gallras när upphandlingen är inkomna anbud avslutad. Kuvert/emballage som innehållit för sent inkomna anbud får gallras efter 2 år räknat från den dag då avtal om upphandlingen slöts. 3.18 Anbudsöppningsprotokoll/anbudspro Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år to koll/anbudsförteckning 3.19 Begäran om och svar på Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år förtydliganden/kompletteringar, antagna anbud.
36 3.20 Begäran om och svar på 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förtydliganden/kompletteringar, ej upphandlingen slöts. antagna anbud. 3.21 Svar till anbudsgivare på Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år förfrågningar, antagna 3.22 Svar till anbudsgivare på 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avtal om förfrågningar, ej antagna upphandlingen slöts. 3.23 Korrespondens med anbudsgivare av Vid inaktualitet Papper Närarkiv Dvs. när upphandlingen är tillfållig eller ringa betydelse avslutad 3.24 Skatte- och registerkontroll av 2 år Papper Närarkiv Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.25 soliditetsupplysningar, kontroll av 2 år Papper Närarkiv Biläggs upphandlingsärendet anbudsgivare 3.26 Dokumentation från förhandling, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser 3.27 Anbudsutvärdering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.28 Tilldelningsbeslut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år
37 3.29 Avtalikontrakt med bilagor, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 5 år beställningsskrivelser 3.30 Ramavtal Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.31 Efterannonsering - annons efter 2 år Papper Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2 år avslutad upphandling till EUT /TED tröskelvärdena. 3.32 Rapport om avslutad upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Gäller för upphandlingar över 2 år tröskelvärdena och lämnas till EU: kommission på dess begäran. 3.33 Beslut om avbruten upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 3.34 Upplysning om avbruten Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år upphandling 3.35 Direktupphandling/enstaka köp av Arkiv 80 Närarkiv Gallras 2 år efter avtalstidens varor eller tjänster för vilka ramavtal utgång för direktupphandlingar saknas: anbud och offerter, beslut, som gäller varor och tjänster som avtal, beställningar, stödjer den egna verksamheten beställningsbekräftelser och som saknar långsiktigt värde.! Ej antagna offerter vid direktupphandling gallras vid inaktualitet. 3.36 Avtal som ingår i upphandling Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov ---
38 3.37 Underavtal inom ramavtal 2 år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång. Gäller även beställningar/avrop mot ramavtal samt antagna offerter, Ej antagna offerter kan gallras vid inaktualitet. 3.38 Leasingavtal/kontrakt 2 år Papper Närarkiv Räknat från avtalstidens utgång 3.39 Avtal, vid enstaka köp av varor eller Bevaras/2 år Arkiv 80 Närarkiv Bevaras för avtal som gäller Vid behov tjänster för vilka ramavtal saknas verksamhetskritiska varor och (dvs. vid direktupp handling) tjänster. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång för avtal som gäller varor och tjänster som stödjer den egna verksamheter och som saknas långsiktigt värde. 3.40 Avtal. Övriga, inklusive Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov förvaltningsintema överenskommelser av betydelse 3.41 Avtal rörande enskild person Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Läggs i personakt Vid behov 3.42 Prisblad Vid inaktualitet Papper Närarkiv 3.43 Prisändring Vid inaktualitet Papper Närarkiv
39 Näringslivsenheten Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Etableringsförfrågningar Bevaras Arkiv 80 Pärm i Vid behov kronologisk ordning. Diarium. 1.2 Förteckning över mark och lokaler Bevaras Arkiv 80 Pärm Vid behov 1.3 F öretagarregister Bevaras ADB ADB Vid behov
Tingsryds kommun Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Kommunstyrelsen i Tingsryds kommun avseende kommunledningsförvaltningens verksamhetsområde Antagen av kommunstyrelsen 2008-04-14, 69
Innehållsförteckning 1. lrll~<irlill~... ~ Upplägg... 3 Begreppsförklaring... 3 2. Arkivbeskrivning... 4 Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen... 4 Arkivansvarig... 4 Historik... 4 Kommunens nuvarande organisation... 6 Arkivets struktur... 7 Arkivorganisation... 7 Gallring... 7 IT -system som används inom kommunledningsförvaltningen... 8 3. Dokumenthanteringsplan... 9 Verksamhetsgemensamma dokument... 9 l. Allmänt... 9 2. Personuppgifter... 11 3. Anställning... 12 4. Projekt... 13 Kansliavdelningen... 14 l. Administration... 14 2. Infonnation... 15 3. Beredskap... 16 IT -avdelningen... 17 Personalavdelningen... 18 Ekonomi- och löneavdelningen... 20 l. Löneadministration... 20 2. Ekonomi... 26 3. Upphandling och avtal... 33 Näringslivsenheten... 39 2
3 1. Inledning Upplägg Kommunledningsförvaltningen har fem avdelningar: kansliavdelningen, ekonomi- och löneavdelningen, personalavdelningen,!t-avdelningen och näringslivs enheten. A v delningarnas arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplaner finns samlade i detta gemensamma dokument. Den första delen "Verksamhetsgemensamma dokument" omfattar dokument som är gemensamma för alla i kommunledningsfårvaltningen. Begreppsförklaring Handling Bevaras Gallras Gallringstid Vid inaktualitet Medium Förvaring Anmärkning Alla typer av informationsbärare, En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett fotografi, ett Arkiv 80 etc. Betyder att handlingen ska bevaras för all framtid. Handlingen ska efter angiven tid förstöras. Anger efter hur lång tid en handling får förstöras. T. ex. "2 år" betyder 2 år efter utgången av det kalenderår då handlingen upprättades. En handling som upprättades 2000 kan alltså gallras tidigast den l januari 2003. Detta betyder att handlingen kan gallras så snart uppgifterna i den inte längre behövs. Detta avgör handläggaren själv eftersom det är hon/han som vet hur länge handlingen behövs. Man måste dock ta hänsyn till överklagandetider och behov av att använda uppgifterna till sammanställningar och statistik. Talar om hur informationsbäraren ser ut, t. ex. Arkiv 80, ADB, fotografier eller annat. Med ADB menas all typ av automatisk databehandling. Här finns information om var handlingen förvaras före slutarkivering och vilken sorteringsordning den har. Här finns kommentarer och extra information som underlättar förståelse för handlingama och den verksamhet de uppkommit i.
4 Arkiv 80 slutarkiv Svenskt Arkiv 80, arkivbeständigt Arkiv 80, ska användas till alla handlingar som ska bevaras. Handlingama överförs till centralarkivet när de inte längre behövs i verksamheten. I dokumenthanteringsplanen anges vilken tid man kan leverera. Före leverans ska materialet vara rensat från gem, plastfickor, häftklamrar, minnesanteckningar och annat som inte hör till ärendet. Detta görs av ansvarig handläggare i ärendet. 2. Arkivbeskrivning Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Kommunfullmäktige är kommunens högsta beslutande organ. Kommunfullmäktige fastställer de mål som är riktlinjer för kommunens verksamhet och tar ställning i frågor som rör inriktningen på kommunens verksamhet. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för den sammantagna verksamhetens utveckling, ekonomiska resultat och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet Kommunstyrelsen är även arbetslöshetsnämnd, krisledningsnämnd och trafiknämnd. Arkivansvarig Arkivansvarig för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens verksamhetsområden är kanslichefen. Historik Kommunstyrelsen inrättades den l januari 1971. Då sammanlades följande kommuner och församlingar: Almundsryd, Linneryd, Södra Sandsjö, Tingsryd, Urshult, Väckelsång och Älmeboda. Kommunstyrelsen har vid sin sida ett arbetsutskott. Fram till den l januari 1992 fanns även ett personal- och organisationsutskott. Arbetsutskottet är från den l januari 1992 även kommunens personalorgan.
5 Kommunförvaltning fram ti111988: Kansliavdelning, ekonomiavdelning, personalavdelning, fastighetsavdelning, byggnadsavdelning, social avdelning och skolkantor. 1988 genomfördes en förvaltningsorganisation enligt följande: Administrativt kontor: kansli- och planeringssektion, personalsektion, näringslivssektion, ekonomisektion Tekniskt kontor: gatusektion, fastighetssektion, plan- och miljösektion Socialtjänstkontor: Social administration, bamomsorgssektion, individ- och familjesektion, äldre- och handikappsektion skolkontor Fritidskontor Kulturförvaltning 197 6 upprättades arkivbildningsplan för Tingsryds kommun. 1992 fastställde kommunstyrelsen arkivbildningsplan för kommunfullmäktige, kommunstyrelse och personalsektion. Förmedlingsorganets verksamhet upphörde 1993-07-01 och dess arkiv överlämnades till miljö- och byggnämnden för vidare skötsel och ansvar. Kommunfullmäktige beslutade 2000-06-29 att fastställa den övergripande organisation för kommunen som i huvudsak fortfarande är gällande idag.
6 Kommunens nuvarande organisation Kommunala företag, - - - - - - - -,,,-- - - - - - - - ~ j Stiftelsen Kommunhus 1 j Tingsryds Industristiftelse l ' - - --- - - - - / ' - - - - - - - - -', --- - - - - - -,,, ------- --- ----, Tlngsryds Utvecklings od1 t j Tingsryd s Energi AB l 1, _F~st!f!h~~---- _,, -. _ -.- - - - -..t Kommunfullmäktigeli ( Revisio~ Kommunalförbund,------------------~ 1 Räddningstjänsten Östra Kronoberg l ~------------------),------------------~ l Regionförbundet Södra Smaland l l l ~-------------------' Överförmyndare r_,.--~iljö- och bygg- ~. nämnd Kommunchef Socialförvaltning l Individ- och familjeomsorg Handikappomsorg Äldreomsorg Alkolloltillständ l Barn och utbildningsförvaltning Förskola Skola RO 1,2,3.4 Gymnasieskola Tingsryds Lärcenter Kommun ledningsförvaltning Politisk administration Information Säkerhetlberedskap Ekonomi, löner Personal, IT Näringsliv, turism Teknisk förvaltning Fastigheter Galor Vatten och avlopp Städ Kost Renhällning Kultur och fritidsförvaltning Idrottsanläggningar Simhall Bibtiotek Kultur Föreningsstöd Fritidsgärdar l Plan- och miljökontor Detaljplaner Bygglov P.ililjö- och hälsa Livsmedelskontroll Djurskydd
7 Arkivets struktur Arkivhandlingar förvaras i närarkiv på respektive avdelning eller i mindre brandsäkra skåp i tjänsterum. Material som överlämnats till arkivmyndigheten finns i centralarkivet Arkivorganisation Kanslichefen är ansvarig för den kommunala arkivverksamheten som tillsyns- och stödverksamhet och är arkivansvarig för kommunstyrelsen. Arkivarien är ansvarig for det praktiska arbetet med centralarkiv och tillsyn- och stödverksamhet Arkivredogörare för kommunstyrelsens verksamhetsområde är: Kansliavdelningen: utses av kanslichefen, for närvarande Margona Johansson Ekonomi- och löneavdelningen: utses av ekonomichefen, for närvarande Maria Johansson Personalavdelningen: utses av personalchefen, för närvarande Helena Clemendtson IT -avdelningen: utses av IT -driftchefen, for närvarande Christin Grönberg Näringslivsenheten: utses av näringslivschefen, for närvarande Alf Henriksson Arkivredogöramas uppgift är att svara for tillsyn och vård av handlingar, som är upptagna i dokumenthanteringsplanen samt för att gallringsbara handlingar förstörs utan dröjsmål. Arkivhandlingar skall förvaras på ett betryggande sätt under hela bevarandetiden. Handlingama skall vara skyddade mot fukt och vatten, brand, stöld och olaga intrång. Tillsyn skall också ske av arkivlokaler. Gallring Kommunstyrelsens arkiv gallras med stöd av föreliggande dokumenthanteringsplan och RA FS 1997:6 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, samt RA-FS 1997:8 Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa av kommunernas och landstingens handlingar.
8 Il-system som används inom kommunledningsförvaltningen Winness KLARA FileNet Personec RoR Ftb Trio Present Besehed WebPublish ecompanion GroupWise Personec Time PBI/IPS Decapus EMS Ärendehanteringssystem. Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kopplas till systemet. Arkivhanteringssystem. Dokumenthanteringssystem Ekonomisystem Fakturahanteringssystem Röstbrevlådesystem m.m. Schema- och bemanningssystem W ebbpubliceringsprogram Personal- och lönesystem E-post- och bokningssystem stämplingssystem Budgetsystem Integrationssystem Debiteringssystem
9 3. Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument 1. Allmänt Nr Handlingsslag Bevara/Gallra Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering slutarkiv 1.1 Anmälda delegationsbeslut Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.2 Diarium Winess Bevaras ADB W in ess 1.3 Diarieplan Bevaras Arkiv 80 Diarium Ett exemplar diariförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.4 Diarieförda handlingar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år l 1.5 Dokumenthanteringsplan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.6 Arkivbeskrivning Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar diarieförs och 4 år arkiveras vid förändring. 1.8 Enkäter, sammanställning/reslutat Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett exemplar av :frågeformulär 4 år eller motsvarande bevaras med sammanställningen 1.9 Enkäter, underlag Vid inaktualitet Papper Handläggare 1.10 Klagomålshantering och synpunkter Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.11 Korrespondens av betydelse Bevaras Arkiv 80 Diarium Handlingar av betydelse för 4 år utgången av ärende och/eller som --
10 bidrar till att följa ärendets gång. 1.12 Inkomna cirkulär och meddelanden av Vid inaktualitet Papper Diarium T.ex. cirkulär från SKL kortvarig betydelse, överlämnade för kännedom 1.13 Övriga inkomna och upprättade Vid inaktualitet Papper/ Diarium/ handlingar av ringa betydelse E-post E-postsystemet 1.14 Protokoll, anteckningar från politiska Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokoll och anteckningar av 4 år arbetsgrupper, referensgrupper, större betydelse bevaras. styrgrupper 1.15 Protokoll, medbestämmandelagen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år (MBL) 1.16 Protokoll/minnesanteckningar från 2 år Papper/ Handläggare/ förvaltningsledning Intranät Intranät 1.17 Minnesanteckningar från interna Vid inaktualitet Papper/ Handläggare verksamhetsmöten av större vikt ADB 1.18 Protokoll från pensionärs- och Bevaras Arkiv 80 Handläggare 4 år handikappråd, Agenda 21-grupp eller annat liknande organ som nämnden/förvaltningen har sekreteraransvar för 1.19 Tjänsteanteckningar Vid inaktualitet/ Papper Närarkiv l Minnesanteckningar som inte 4 år Bevaras eller ADB/ Handläggare tillför sakuppgift och är av Arkiv 80 tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Tjänsteanteckningar som tillför