Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan i Västerås den 1 november 2011 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS). Inspektionen aviserades i förväg och omfattade hela arkivverksamheten med fokus på frågor kring myndighetens övergripande arkiv- och dokumenthantering samt -styrning. Myndighetens huvudarkiv finns i Hässleholm. Den nuvarande inspektionen omfattade inte arkivlokalen samt förvaringen av myndighetens pappershandlingar i Hässleholm. Närvarande vid inspektionen: Från Myndigheten för yrkeshögskolan Huvudregistrator Arkivarie Från Riksarkivet Nora Liljeholm, inspektör Désirée Veschetti Holmgren, utredare Förelägganden Myndigheten för yrkeshögskolan startade sin verksamhet 2009 och arbetar för närvarande med att ta fram flertalet av de styrdokument Riksarkivet saknar. Nedanstående förelägganden innebär att myndigheten ska fastställa och vid behov komplettera dessa dokument. Upprätta arkivbeskrivning och arkivförteckning enligt 6 arkivlagen (1990:782) och enligt RA-FS 2008:4, 6 kap. Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2. Upprätta en plan för informationssäkerhet enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap. 2. Dokumentera tillämpning av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter avseende o handlingar vid ansökan om tjänst, RA-FS 2004:1 o räkenskapshandlingar, RA-FS 2004:3 och o handlingar tillkomna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet, RA-FS 2006:5.
Inspektionsrapport 2 (6) Kontrollera att inför inköp av skrivmateriel begärs leverantörsförsäkran enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2006:4, 3 kap. 1. Redovisning av föreläggandena ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 31 maj 2012. Inspektionen Myndigheten för yrkeshögskolan bildades den 1 juli 2009 och Riksarkivet har aldrig tidigare inspekterat myndigheten. Inspektionen var en s.k. systeminspektion då alla delar av arkivvården från framställning till bevarande och gallring granskades översiktligt. Sammanfattningsvis kan konstateras att Myndigheten för yrkeshögskolan har idag ett pappersbaserat arkiv men är på väg mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering. Myndigheten saknar fortfarande viktiga verktyg och system som kan möjliggöra elektronisk ärendehantering fullt ut. Arkivredovisning enligt 6 arkivlagen (1990:782) i form av arkivbeskrivning och arkivförteckning saknas. Riksarkivet har i samband med inspektionen fått ta del av utkast till flera styrdokument, såsom klassificeringsstruktur och strategi för bevarande. Eftersom Myndigheten för yrkeshögskolan arbetar för närvarande intensivt med att ta fram dessa styrdokument vill Riksarkivet inte uttala sig om kvalitén på dessa utkast och vill istället återkomma när myndigheten beslutat styrdokumenten i fråga och redovisat dessa i samband med redovisningen av vidtagna åtgärder till följd av Riksarkivets förelägganden. Ansvar och organisation Kunskapsnivån om arkivregelverket varierar inom myndigheten. Registratorn genomför information i arkiv- och dokumenthanteringsfrågor för varje nyanställd i samband med introduktionsutbildningar. Funktionen för arkiv och registratur är placerade på avdelningen Intern stöd och styrning och består idag av en heltidstjänst, huvudregistrator, och två halvtidstjänster, registratorer, samt en visstidsanställd arkivarie. Arkivansvarig är chefen för Intern stöd och styrning men detta framgår varken av delegationsordningen eller av befattningsbeskrivningen. Frågor kring bevarande av digital information hanteras av IT-funktionen i samarbete med arkiv- och registratur. IT-funktionen består av en anställd i kombination med tjänster som köps från externa leverantörer. Vid myndigheten finns också en controller som arbetar med myndighetens verksamhetsprocesser. Upphandling av skrivmateriel utförs idag med stöd av konsulter men från årsskiftet kommer troligtvis att finnas en person anställd för att hantera upphandlingsfrågor. Ingen större omorganisation förväntas som skulle påverka arkivbildningen hos myndigheten.
Inspektionsrapport 3 (6) Styrdokument I delegationsordning framgår uppgifter om arkivansvar under avdelningschefen för Intern stöd och service. Beslut i ärenden tas inom avdelningen. Arbeten som rör dokumenthantering och arkivfrågor tas inte specifikt upp i 2011 års VP. Det finns ett enkelt diarie- och dossierplan i W3D3 som ligger till grund för registrering av handlingar och ärenden. Rutinbeskrivning kring arkiv- och dokumenthantering inklusive hantering av e-post och personadresserad post finns i viss mån, men behöver uppdateras. Tillämpningsbeslut avseende gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse finns. De övriga tillämpningsbesluten för exempelvis PA- och lönehandlingar, räkenskapshandlingar m.m. fanns vid dagen för inspektion som utkast och kommer enligt de närvarande att beslutas före årsskiftet. Även strategi för bevarande och plan för informationssäkerhet finns som utkast. Arkivbildning, framställning och hantering av handlingar Myndighetens kärnverksamhet består av att samordna och besluta om yrkeshögskoleutbildning samt förse arbetsmarknaden med rätt yrkeskompetens. Myndigheten har en huvudregistrator men diarieföring sker även av administratörer på avdelningarna Tillsyn och Utbildning, som registrerar sina ärenden själva. Diarieföring sker i W3D3 sedan myndighetens tillkomst. Databasen har införlivats i Myndigheten för yrkeshögskolan från den nedlagda KY-myndigheten. Systemet är från 2003. Uppgifter om avslutade utbildningar och studieresultat registreras i W3D3 i en egen serie (dossié) vid sidan om administrativa ärenden. Syftet är att de studerande ska kunna få ut studieintyg efter avslutad utbildning även då utbildningsanordnaren har upphört med sin verksamhet. Tanken är att dessa uppgifter ska tas ut ur W3D3 och läggas över i ett nytt verksamhetssystem. Uppgifterna finns idag i form av pdf-filer som är inte sökbara. Tanken är att skapa ett sökbart system för framtiden. E-post skrivs ut och bevaras på papper och digitalt. Alla diarieförda handlingar finns i elektronisk form sedan myndighetens start men är i dagsläge inte i PDF/A. Från januari 2012 kommer det finnas en modul som konverterar handlingar till PDF/A och allt som skapas/inkommer elektroniskt kommer att bevaras i elektronisk form i systemet. Pappershandlingar kommer att skannas. Myndigheten kan därför antas komma behöva gallringsbeslut från Riksarkivet för inskannade pappershandlingar. Myndigheten anser att ärendehanteringen i princip kommer att bli papperslös, vilket leder till att behovet av arkivlokal för förvaring av handlingar kommer att minska radikalt. Administratörerna på avdelningarna rensar ärendena. Diarieförda handlingar arkiveras enligt diarieplanen och i löpnummerordning. Utbildningsärenden förvaras efter utbildningsnummer. Även tillsynsärenden förvaras i dossiéer utifrån utbildningsnummer. Varje ny utbildning får ett nytt nummer. I dossiéerna samlas avslutade och pågående ärenden. Avställning sker när en utbildning avslutas, då arkiveras akten och skickas till huvudarkivet i Hässleholm. Denna hantering har ett problem och det är spårbarheten. Även myndigheten konstaterar att det är svårt att spåra dels olika typer av ärenden (utbildnings- eller tillsyn) rörande samma utbildning dels olika typer av utbildningsärenden hos samma anordnare. Problemet har att göra
Inspektionsrapport 4 (6) med hur man inom yrkeshögskolan definierar en utbildning. Varje utbildning som beviljas får idag ett eget utbildningsnummer och hanteras som en fristående utbildning även om samma utbildning har existerat tidigare hos samma anordnare. Problemet håller på att utredas. I samband med övergången till elektronisk dokumenthantering kommer även problemet med elektroniska underskrifter att utredas ur ett juridiskt perspektiv. Agresso används som ekonomisystem. För löneadministration används Palasso och för fakturahantering, Contempus. För hantering av Palasso och Contempus anlitas Kammarkollegiet. Myndigheten är medveten om att arkivansvaret för dessa handlingar/uppgifter ligger hos dem själva och inte hos Kammarkollegiet. Myndigheten för yrkeshögskolan delar inte system med andra myndigheter eller motsvarande. En webbplats kommer inom kort att delas med Högskoleverket. De två myndigheterna kommer att ha ansvar för var sin del av informationen som hanteras på webbplatsen. En standardiserad och myndighetsanpassad systemförvaltningsmodell håller på att tas fram i samarbete med en konsult. Dokumentation är på gång. Enligt uppgift kommer även frågor kring informationssäkerhet att tas upp i denna modell. Säkerhetskopiering regleras i avtal med ett IT-företag. Samtliga servrar säkerhetskopieras i myndighetens egen backupmiljö. Företaget övervakar, kontrollerar och säkerställer. Backuppen sker i enlighet med myndighetens krav. Utöver de tekniska beskrivningarna som följer med systemen saknas särskilt dokumentation kring systemen. Om särskilda anpassningar skett har detta emellertid dokumenterats. Myndigheten bör ta fram en bättre och samordnad dokumentation till det nya verksamhetssystemet i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 5 kap. 1-6. Myndigheten för yrkeshögskolan administrerar flera webbplatser: http://yhmyndigheten.se det finns en tidigare bevarad version inklusive dokumentation. http://eqfinfo.se har ännu inte bevarats. http://www.yrkeshogskolan.se en ren katalog över utbildningar. Varje utbildare kan lägga till och ta bort information. Har ännu inte bevarats. http://valideringsinfo.se - har ännu inte bevarats. Myndigheten arbetar också på en strategi för bevarande i enlighet med Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2009:2, 3 kap. 1-2. Strategin bör även omfatta frågor kring hantering och bevarande av webbplatserna. Upphandling av skrivmateriel m.m. sköts idag av en konsult och avropas enligt de statliga ramavtalen. De närvarande utgick ifrån att leverantörsförsäkran enligt RA-FS 2006:4, 3 kap. 1, används. Detta kunde dock inte bekräftas vid inspektionstillfället.
Inspektionsrapport 5 (6) Myndigheten för yrkeshögskolan ska se till att det i samband med inköp av skrivmateriel begärs en leverantörsförsäkran enligt ovan nämnda föreskrift. Aktomslag och arkivboxar som används är enligt uppgift certifierade. Märkning av boxar sker genom påskrift. I arkivet finns digitalt filmmaterial bestående av informationsfilmer i mpeg2. Filerna bevaras idag på CD-skivor. Även digitala bildfiler i jpeg finns på servern, mest konferensdokumentation. Arbete med att beskriva hur dessa ska förtecknas och redovisas samt hur sambanden med tillhörande ärende ska upprättas pågår. Inga mikrofilmer eller kartor och ritningar förekommer i arkivet. Gallring Myndigheten för yrkeshögskolan har ännu inte ansökt om särskilda gallringsföreskrifter eller beslut från Riksarkivet. Behov av gallringsföreskrifter för inskannade handlingar samt för avslagna ansökningar kommer troligtvis att uppstå inom kort. Myndigheten uppmanades att utreda frågan samt komma in med en framställan om gallring till Riksarkivet när frågan blir aktuell. Riksarkivets generella gallringsföreskrifter tillämpas. Tillämpningsbeslut har tagits fram för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Beslut om tillämpning av övriga generella gallringsföreskrifter är på gång och kommer enligt uppgift att beslutas inom kort. Arkivredovisning Någon beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, 4 kap. 2 ) har ännu inte tagits fram. Myndigheten saknar både arkivbeskrivning och arkivförteckning enligt 6 andra punkt arkivlagen (1990:782). Beskrivning (arkivbeskrivning) och redovisning (klassificeringsstruktur) finns i form av utkast och kommer enligt uppgift att beslutas före årsskiftet. Avsikten är att klassificeringsstrukturen ska ligga till grund för både registrering och arkivredovisning. Arbetet med att ta fram strukturen har utgått ifrån tidigare processkartläggningsarbeten. Myndigheten tillämpar enligt VP 2011 ett processorienterat arbetssätt, vilket underlättar arbetet med att ta fram en verksamhetsbaserad arkivredovisning. Viss modifiering av tidigare processer har dock behövts. Pågående ärenden som har övertagits och införlivats i Myndighetens för yrkeshögskolan arkiv enligt RA-MS 2009:36 och 37 har försetts med nödvändiga uppgifter om arkivbildartillhörighet i W3D3. Inga uppgifter finns från KY i Palasso och Agresso, personal från KY fick söka om tjänster hos Myndigheten för yrkeshögskolan. Kymyndigheten har levererat arkivuttag ur Agresso samt PA- och löneinformation vid upphörandet.
Inspektionsrapport 6 (6) Arkivlokaler Riksarkivet har tidigare inspekterat arkivlokalen för KY-myndigheten i Hässleholm samt utfärdat ett medgivande den 26 juni 2007 (dnr RA 231-2005/3933). Lokalen i Hässleholm är myndighetens huvudarkiv. I Västerås förvaras pågående ärenden i dossiéer i enkla lådhurtsar placerade i kontorsmiljö. Det finns även ett så kallat närarkiv för gallringsbara ekonomihandlingar och personalakter. Personalakterna förvaras i låsta Håbeco säkerhetsskåp med 90 minuters brinntid. Riksarkivet kan konstatera att förvaringen av allmänna handlingarna i Västerås inte motsvarar de krav som ställs på myndigheter enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1994:6, omtryck 1997:3). Enligt 6 arkivlagen (1990:782) skall handlingar skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Myndigheten bör vara medveten om de risker som handlingarna utsätts genom förvaring oskyddat i kontorsmiljö. Riksarkivet väljer dock att göra en anmärkning istället för föreläggande om åtgärder eftersom myndigheten är på väg att gå över till digital ärendehantering och kostsamma åtgärder på lokaler skulle inte kunna motiveras. Övrigt I samband med inspektionen har Riksarkivet gjort stickprov och begärt att få titta på handlingar tillhörande ett utbildningsärende. Detta har kunnat genomföras utan problem. Nora Liljeholm Inspektör